CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO DELEGACION PROVINCIAL DE GUAYAS
D R1 .D
PGY.GADM M.AI.OO46.2A17
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNIGIPAL DEL CANTON SAN FRANCISCO DE MILAGRO
INFORME GENERAL A los procesos precontractual, contractual, ejecuci6n, liquidaci6n y pago de contratos para la prestaci6n de servicios de especticulos p0blicos y sociales, eventos ptiblicos y oficiales, y' consultoria asesoria e investigaci6n
TIPO OE EXAMEN
:
EE
PERIOOO DESDE :
2O14lO7lO1
HASTA : 2016/05/30
GOBIERNO AUT6NOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTON SAN FRANCISCO DE MILAGRO
Examen especial a los procesos precontractual, contractual, ejecuci6n, liquidaci6n y pago de contratos para la prestaci6n de servicios de especteculos priblicos y sociales, eventos p0blicos y oficiales, y, consultoria asesoria e investigaci6n, en el Gobierno Aut6nomo Descentralizado Municipal del cant6n san Francisco de Milagro, por el periodo comprendido entre el 1 de julio de 2014 y el30 de junio de 2016.
UNIDAD DE AUDITORiA INTERNA
Milagro
-
Ecuador
RELACI6N DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
(e) GAD GADM lng. Mg. NCI NTCG (Sic) USD
Encargado Gobierno Aut6nomo Descentralizado Gobierno Aut6nomo Descentralizado Municipal
lngeniero Magister Norma Control lnterno Normas T6cnicas de Contabilidad Gubernamental
Utilizado para dar a entender que una palabra o frase transcrita y que pudiera parecer Inexacta, es textual. D6lares de los Estados Unidos de Am6rica
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Ref: lnforme apro
Milagro,
Economista Alcaldesa Gobierno Aut5nomo Descentralizado Municipal Cant6n San Francisco de Milagro Presente De miconsideracion:
La Contraloria General del Estado, a trav6s de la Direcci6n de Auditoria en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efect0o la acci6n de control a los procesos precontractual, contractual, ejecucion, liquidaci6n y pago de contratos para la prestacion de servicios de espect6culos prlblicos y sociales, eventos ptiblicos y oficiales, y, consultoria asesoria e investigaci6n, en el Gobierno Aut6nomo Descentralizado Municipal del cant6n San Francisco de Milagro, por el perlodo comprendido entre el 1 de julio de 2014 y el 30 de junio de 2016.
i
La accion de control se efectuo de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental emitidas por la Contralorla General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la informaci6n y la documentacion examinada no contienen exposiciones err6neas de cardcter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, politicas y dem6s normas aplicables. Debido a la naturaleza de la acci6n de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el articulo 92 de la Ley Orgdnica de la Contraloria General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el cardcter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad,
Econ. L\is Orlando Ch6ez, Mg
CAP1TULO
I
INFORMACION INTRODUCTORIA
Motivo del examen El examen especial al Gobierno Aut6nomo Descentralizado Municipal del cant6n San Francisco de Milagro, se realiz6 con cargo al plan operativo de control del a6o 2016 de
la Unidad de Auditoria lnterna, y de conformidad a la orden de trabajo 0002-DR1DPGY-GADMM-AI-2016 de 22 de julio de 20'16, suscrita por el Delegado Provincial del Guayas, Subrogante.
Objetivo del examen
Verificar
la
y eficiencia de los procesos ejecuci6n, liquidaci6n y pago de contratos para la
propiedad, legalidad, oportunidad
precontractual, contractual,
prestaci6n de servicios de espectdculos p0blicos
y
sociales, eventos p0blicos y
oficiales, y, consultoria asesoria e investigaci6n.
Alcance del examen El examen especial comprendi6 el anelisis de los procesos precontractual, contractual,
ejecuci6n, liquidaci6n
y
pago de contratos para
la
prestaci6n
de servicios de
espectSculos priblicos y sociales, eventos p0blicos y oficiales, y, consultoria asesoria e
investigaci6n, en el Gobierno Aut6nomo Descentralizado Municipal del cant6n San Francisco de Milagro, por el periodo comprendido entre el
'1
de julio de 2014 y el 30 de
junio de 2016.
No se analiz6 los procesos de publicidad y actividades (RGESP-GADCM-06-2014,
RGESP-GADCM-05-2014, RESP-GADMM.O7.2O15, RESP.GADMM-12-2015, RESP-GADMM-06-2016, RESP-GADMM-04-2016);
y un proceso de
estudios
para la construcci6n del mercado de transferencia al lado del nuevo terminal terrestre (CDC-GADMM-02-2016), por cuanto este tipo de contratos no forman
I
tt
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95)
parle del alcance del presente examen especial.
Base legal El cant6n Milagro se cre6 mediante Decreto Legislativo del 17 de septiembre de 1913, publicado en el Registro Oficial 314 del 20 de septiembre de 1913. Mediante
Ordenanza Municipal 01-2010 de 30 de noviembre de 2010, publicada en el Registro Oficial 343 de 17 de diciembre de 2010, se definio la denominaci6n actual del Gobierno Aut6nomo Descentralizado Municipal del Canton San Francisco de Milagro.
Estructura orginica I
Nivel Legislativo
I I
Nivel Ejecutivo Nivel Asesor:
. I I I
Nivel de Apoyo
Administrativo:
I I I I
Nivel Operativo o Generador de Valor:
Concejo Comisiones Permanentes y Especiales Concejo Cantonal de la Niflez y Adolescencia
Alcaldia Asesoria Jurldica Auditoria lnterna Secretaria General Direccion de lnform6tica Direccion General de Planificacion Urbana y Cantonal Direcci6n Administrativa Direcci6n Financiera Direccion Direccion Direccion Direccion Direcci6n Direccion
de Obras P0blicas de Higiene y Servicios P0blicos de Urbanismo - Arquitectura y Construccion de Aval0os Y Catastro de Accion Social de Medio Ambiente
Fuente: Org6nico Funcional - Registro Oficial No. 138 del mi6rcoles 5 de agosto de 2OOg lOrdenanza Municipal No. 03-2010 del 30 de noviembre de 2010' Objetivo de la entidad El objetivo institucional que estd relacionado con el objeto del examen especial es el siguiente:
.
Acrecentar el espiritu de integraci6n de todos los actores sociales y econ6micos, civismo y la coniraternidad de la poblaci6n para lograr el creciente progreso del
a
Fuente: Reglamento Org6nico Funcional de
la llustre Municipalidad de Milagro,
publicado en el Registro Oficial 138 de 5 de agosto de 2009.
Monto de recursos examinados
El monto de los procesos examinados por prestaci6n de servicios relacionados
con
espectdculos p0blicos y sociales, eventos p0blicos y oficiales, y consultoria asesorla e investigacion, asciende a 1 179 293,76 USD, de acuerdo al siguiente detalle:
14 procesos de adquisiciones por r6gimen especialy contrataci6n directa
41 procesos de adquisiciones por infima cuantia
2014*
565 425,50 USD
13 058,00 USD
578 483,50 USD
2015
509 068,25 USD
12 749,01 USD
521 817,26 USD
2016**
73 093,00 USD
5 900,00 usD
78 993,00 USD
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Tota!
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Fuente: Portal de compras p0blicas * Desde 1 de julio 2014 ** Hasta el 30 de junio de 2016
Servidores relacionados detallan en el Anexo
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1'
Total, monto examinado
1 179 293.76 USD
CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones
Del seguimiento efectuado a las recomendaciones formuladas en el lnforme DR1DPGY-AE-O'130-2015 aprobado el 14 de julio de 2015, ejecutado por la Auditoria Externa de la Delegaci6n Provincial del Guayas, de la Contraloria General del Estado,
correspondiente
al examen especial a los ingresos, gastos y procedimientos de
contrataci6n, adquisici6n, recepci6n y utilizaci6n de bienes, prestaci6n de servicios y
consultoria; y, denuncias presentadas, en el Gobierno Aut6nomo Descentralizado Municipal del cant6n San Francisco de Milagro, por el periodo comprendido entre el
1
de enero de 2012 y el 30 de junio de 2014, se determin6 el incumplimiento de cuatro recomendaciones, las mismas que se describen a continuaci6n:
..Recomendacidn 18.- Director Financiero. - Dispondrdt al Tesorero Municipal vigile la propiedad y veracidad de las operaciones financieras aprobadas sean utilizadas para los fines contratados precautelando la asignaci6n correcta de los recursos financieros...". ".
Situaci6n actual: Se verific6 que en unos procesos de adquisici6n por r6gimen especial analizados no existen desgloses en los valores facturados y pagados.
"... Recomendaci6n 19.- Director Financiero. - Dispondrd al Contador revisar las liquidaciones de los contratos de obras y adquisici6n de bienes y servicios, previo al pago, a fin de detectar la existencia de errores y efectuar /os alustes necesarios., y por consiguiente evitar desembolsos adicionales a los legalmente permitidos.. .". Situaci6n actual:
Se evidenci6
desembolsos adicionales
a los legalmente
permitidos. " .. . Recomendaci1n 34.- Director Financiero y Tesorero Municipal. - Efectuardn el control previo pedinente previo al pago verificando que las transacciones esten leg al m ente su ste ntad as...".
Situaci6n actual: Se evidenci6 la falta de firmas de responsabilidad en los comprobantes contables de egresos. " . ..Recomendaci6n 40.- La Alcaldesa. - Dispondri al Director Financiero, Contador y Jefes de Areas requirentes, coordinar acciones y soticitar la documentacion peftinente a los contratistas de manera opoftuna que permita contar con la informaci6n suficiente para proceder con la cancelaci6n de las
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c5r.D
obtigaciones contraidas con los proveedores a fin de mantener un adecuado control en el cumplimiento de las obligaciones. .". Situaci6n actual: Se observaron inconsistencias en los procedimientos de contrataci6n
y consultorias, en la resoluci6n de adjudicaci6n GADCM-03-2015 correspondiente al proceso RGESP-GADCM -06-2014, no se cumple con el articulo 1 de la resoluci6n RE-2013-OOOO82 del lnstituto Nacional de Contrataci6n Piblica; y, por ende, falta la documentaci6n detallada en los pliegos y t6rminos de referencia, ocasionando que no se cuente con la experiencia minima en los pliegos y evitando que se tomen en cuenta otros oferentes para la participaci6n de ofertas en el portal de compras p[blicas
La Alcaldesa mediante oficios: GADCM-A-2O14-990-M, GADCM-A-2O14-990-M GADCM-A-2o14-0992-M de
I
y
de diciembrc de 2014, dispuso al Director Financiero en
funciones del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 20 16, dar cumplimiento a las recomendaciones emitidas por la Conkaloria General.
Los hechos descritos revelan la falta de seguimiento y verificaci6n de los procesos analizados, situaci6n que no permiti6 corregir oportunamente las desviaclones
el Director Financiero, incumpli6 el articulo 92 de la Ley de la Contraloria General del Estado y articulo 28 de su Reglamento; e
sefialadas, por lo cual Org6nica
inobserv6 la NCI 600-02 Evaluaciones peri6dicas.
A la Alcaldesa, Director Financiero en funciones del 1 de septiembre de 2Q14 al 30 de junio de 2016 y Tesorera Municipal del periodo del 12 de octubre de 2015 al 30 de
junio de 2016, mediante oficios 018, 0'19 y 020-GADMM-UAI-2016, del 8 de septiembre de 2016, se les comunic6 resultados provisionales, de los cuales la Tesorera Municipal en funciones del 12 de octubre de 2015 al 30 de junio de 2016, con comunicaci6n de 26 de septiembre de 2016, manifest6.
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t\v,
"... en el 6mbito de mis competencias y de acuerdo a la Norma de Control lnterno 403-08 Controt previo se ha verificado que cada expediente o tr,mite de pago se encuentre respaldado con documentos de sustento, es decir: Pafte precontractual del contrato-lnforme del Administrador del contrato-lngreso de bienes a Bodegalnforme de satisfaccion det servicio-solicitud de Pago-Factura-comprobante de Retenci6n-Comprobante Contable. Cabe recalcar que todos /os pagos se han elaborado a trav,s del sistema del Banco central del Ecuador; y los comprobantes de egreso/pago se encuentran debidamente firmados por quien suscflbe, ademds se aldjunta el respectivo acreditado -SPl del BCE para el archivo final.- Adicional informo que en cumplimiento al Articuto 345 de la COOTAD, se ha realizado
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cieftas observaciones de forma verbal y por escrito a comprcbantes de pago las cuales han sdo puesfas en conocimiento al Director Financiero, de ser e/ caso se ha procedido con la devoluci6n del pago. . .".
Lo manifestado por la Tesorera Municipal, rectifica parcialmente el comentario, por cuanto en los procesos analizados por la auditoria, se evidenci6 deficiencias en el control previo al pago por parte del Director Financiero.
La Alcaldesa, posterior a la lectura del borrador del informe, que se efectu6 el 18 de octubre de 2016, mediante memor6ndum GADMM-A-2O16-1015-M de 20 de octubre de 2016, manifest6:
"...En cuanto a lo manifestado por usted en la que por fatta de acciones administrativas no se cumplieron a cabalidad y de forma inmediata u opoftuna las recomendaciones emitidas por el ente de control derivadas del informe anterior, a lo cual expongo que como mdxima autoridad y como responsable del Gobierno Aut6nomo Descentralizado del cant6n San Francisco de Milagro dispuse a cada uno de los seryrdores de la entidad tomen las acciones correctivas a fin de forlalecer el sistema de control interno que contribuya at cumplimiento de tos objetivos institucionales promoviendo la eficiencia, ta eficacia y economia de las operaciones. ...".
{
Lo expuesto por la Alcaldesa, rectifica parcialmente el comentario de auditoria debido
a que present6 documentaci6n que evidencia las acciones dispuestas al
Director
Financiero.
El Director Financiero, con posterioridad a la lectura del borrador del informe que se efectu6 el 18 de octubre de 2016, mediante oficio GADCM-OF-DF-379-2016 de 21 de octubre de 2016, manifest6.
.Adjunto encontrard memorAndum (sic) circulados por la alcatdesa y por el suscrito en donde se evidencia que en Diciembre del 2014, se ha cumplido con las recomendaciones dadas por la contraloria General det Estado en los anteriores exdmenes especra/es que hace referencia en el borrador. se adjunta disposici,n a Tesorero Municipal y Contador Municipal .. .,'. "..
Lo expresado por el Director Financiero, del periodo del 1 de septiembre de 2014 al30
de junio de 2016, rectifica parcialmente el comentario de auditoria, por cuanto no present6 documentaci6n que evidencie la aplicaci6n de las recomendaciones que le
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cofiespondia cumplir directamente en el ejercicio de sus funciones.
Por lo expuesto, el Director Financiero actuante en el periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016, incumpli6 lo dispuesto en el articulo 77 numeral 3, literal a) y c); de la Ley Org6nica de la Contraloria General del Estado'
Conclusi6n del La falta de seguimiento de las recomendaciones por parte del Director Financiero
periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016, no ha permitido la las aplicaci6n oportuna de las acciones correctivas, ocasionando que se mantengan 14 de julio desviaciones derivadas del informe DR1-DPGY-AE-o130-2015 aprobado el del de 2015, incumpliendo el articulo 92 de la Ley Org6nica de Ia contraloria General
Estadoyelarticulo2SdesuReglamento;einobservandolaNCl600.02Evaluaciones peri6dicas.
Recomendaci6n
Al Director Financiero
, 1
l.Enconocimientodelasrecomendacioneseninformesdeex6menesespeciales
emitidosporlacontraloriaGeneraldelEstado,Vigilarayverificar6su areas cumplimiento, conjuntamente con los encargados de las distintas adminlstrativaSimplementa16oportunamentelasacctonescorrectiVaSneceSarlaS
ysuevaluaci6nposterior,conelobjetodemejoraryfortalecerelsistemade control interno de la entidad
Aplicaci6n presupuestaria en gastos de asesoria y alquiler de equipos de equipos de Dentro de los procesos de infima cuantia, la adquisici6n de alquiler
sonidoyamplificaci6n,seaplicaronlaspartidaspresupuestariasTl'05'07'00' 73.05.99.00y73.08.99.00,.Honorarios;otrosarrendamientosdebienes;yotros bienesdeusoyconsumodeinversi6n,',contrariosalanaturalezadelgastoreportado,
debidoalafaltadesupervisi6nycontroldelDirectorFinancierodelperiododellde
septiembrede2ol4al30dejuniode20l6,JefedePresupuestodelperiododellde juliode20l4al30dejuniode20l6,ycontadordelperiododel2Tdeoctubrede20l4
l A al 31 de mavo de 2016, ocasionando que la informaci6n presentada en los saldos de qYa (i\\) o\-
las cuentas mencionadas no sea confiable para la toma de decisiones, por la aplicacion y registro de partidas presupuestarias que no guardan relaci6n con los gastos realizados, conforme se describe a continuaci6n:
Comprobante contable
Goncepto
4446
Contrataci6n en asesorla t6cnica para revisar documentacion de equipo especializado en asesoria t6cnica legal para revisi6n de documentaci6n de las cuentas por pagar
2014-12-18
4770
2014-12-30
Alquiler de equipo de amplificaci6n de programa cultural
4772
2014-12-30
Alquiler de equipos de amplificaci6n para programa cultural rescate de costumbres y tradiciones
Partida aplicada
Partida que debi6 aplicarse
53.06.01
71.05.07.00 Honorarios
73.05.99.00 Otros arrendamientos de bienes
73.08.99.00
Otros bienes de uso y consumo de inversi6n
Cargos diferidos por
asesorla e investigaci6n especializada
73.02.05.00 Espectdculos, culturales y sociales
73.02.05.00 Espect6culos, culturales y sociales
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El Director Financiero, Jefe de Presupuesto y Contador, inobservaron el numeral 3.2.2.4 Afectaciones presupuestarias de la NTCG; la NCI 402-02 Control previo al compromiso; el Art. 35 numeral 1), 2),4) y 5) relativas a la Direcci6n Financiera y el articulo 36 numerales 1) y 6) relativas al Presupuesto, del Reglamento OrgSnico Funcional de la llustre Municipalidad de Milagro, publicado en el Registro Oficial 138 del 5 de agosto de 2009.
Al Director Financiero, Jefe de Presupuesto y Contador, mediante oficios: 034, 036 y 041-GADMM-UA|-2016 de 12 de octubre de 2016, se les comunic6 los resultados provisionales, sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, el Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016, Jefe de Presupuesto del periodo del 1 de julio de 2014 al30 de junio
de 2016, y Contador del periodo del27 de octubre de 2Q14 al 31 de mayo de 2016, incumplieron lo dispuesto en el articulo 77 numeral 3 literal a) de la Ley Orgdnica de la Conttaloria General del Estado.
Aln ytevL
2016, de conformidad y en cumplimiento con el Ad. 90 de la ley orgenica de pafticipacion ciudadana y control social, los conceiales... realizamos nuestra rendici6n de Cuentas 2015, donde expusimos y denunciamos a la ciudadania el mal manejo de este impofiante tema..."
Lo manifestado por el Concejal Principal, justifica su participaci6n en el proceso; sin embargo, se ratifica el comentario, por cuanto no se obtuvo el producto final al 30 de
junio de 2016 debido a que el resto de Concejales, Vicealcaldesa y Alcaldesa en funciones no presentaron evrdencia documentada. La Alcaldesa mediante comunicaci6n de 19 de octubre de 2016, manifest6:
..A fin de estar acorde con el ordenamiento iuridico vigente y las necesidades de ta instituci1n, en ses,6n de Conceio de 15 de agosto de 2016 se aprob6 el estatuto, el mismo que est{ en tra)mite para su publicaci6n en la gaceta oficial. .". '
.
La Concejal Principal, con comunicaci6n de 21 de octubre de 2016, manifest6:
"... Se exceptlan de los informes de creaci6n de puestos, establecidos en el inciso anterior los gobiernos aut6nomos descentralizados, sus enlrdades y regimenes especiales.
.
.".
Lo manifestado por la Alcaldesa y concejales Principales, ratifica el comentario de auditoria, por cuanto a la fecha de corte del presente examen los mencionados servidores no velaron por la legalidad de este documento y no entr6 en vigencia por falta de su publicaci6n en la gaceta municipal y en el registro oficial.
Por lo expuesto la Alcaldesa y ocho Concejales Principales que incluye a
la
Vicealcaldesa, incumplieron lo dispuesto en el articulo 77 numeral 1 literales a) y e) de la Ley Org6nica de la Contraloria General del Estado.
Conclusi6n Dentro del proceso de consultoria CDC-GADMM-02-2Q15 se contrat6 la elaboraci6n
del Estatuto Orgdnico de Gesti6n Organizacional por Procesos, para el GAD de Milagro; sin embargo, la Alcaldesa, Vicealcaldesa y Concejales no insistieron en cumplir todo el proceso para que se tramite con prioridad en sesi6n de concejo la
W
aprobaci6n de dicho documento y est6 publicado en la gaceta o en el registro oficial para su aplicaci6n; inobservando el articulo 60 letra i) Atribuciones del alcalde o
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12
alcaldesa
del C6digo Org5nico de
Descentralizaci6n;
el Art.
I
Organizaci6n Territorial, Autonomia y
numeral 44) Competencia Generales del Concejo
Cantonal, El art. 11 numeral 16) Del Nivel Ejecutivo Secci6n primera del Alcalde del Reglamento Orgdnico Funcional de la llustre Municipalidad de Milagro publicada en el Registro Oficial 138 de 5 de agosto de 2009, ocasionando que la entidad no disponga
de manera oficial de un instrumento legal para la aplicaci6n de los procesos internos.
Hecho subsecuente
Con comunicaci6n de 19 de octubre de 2016, la Alcaldesa inform6 documentadamente
que, a fin de estar acorde con el ordenamiento juridico vigente y las necesidades de la instituci6n, en sesi6n de Concejo de 15 de agosto de 2016 se aprob6 el Estatuto Orgdnico de Gesti6n Organizacional por Procesos, el mismo que fue publicado en la
gaceta oficial
el 1 de noviembre de 2016, para su aplicaci6n en la entidad;
sin
embargo, no se encuentra atn publicado en el Registro Oficial,
Recomendaci6n
t
A la Alcaldesa y Concejales
I
4.
Vigilar que se publique en el Registro Oficial el estatuto organico funcional y
dem6s documentos legales que sirven para
el
desarrollo
administrativa, a fin de cumplir con la rectitud, eficiencia
de la
gesti6n
y legalidad de
la
administraci6n.
Detalle de valores de actividades contratadas
En el proceso RGESP-GADCM-03-2014, no se desglosan en los pliegos ni en las facturas, los valores correspondientes a la obra artistica y literaria, elaboraci6n de carros aleg6ricos, show artistico con bandas de pueblo, orquestas, zanqueros, grupos de danzas folkl6ricas nacionales e internacionales, actividades contratadas con motivo de la celebraci6n del cent6simo primer aniversario de cantonizaci6n de San Francisco de Milagro.
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Lo comentado se suscit6 debido a la falta de supervisi6n y control del Director inanciero, Administrador de contrato, y Presidenta de la Comisi6n Ocasional de
Festelos, al no verificar que tanto en los pliegos del proceso como en la factura que
pago, no se detallen los valores de las actividades contratadas, ocasionando que no se cuente con informaci6n suficiente para el andlisis y control
sustenta
el
pertinente de las operaciones y actos administrativos celebrados por la entidad. El Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016,
Administrador de Contrato (Director de Coordinaci6n General y Relaciones P[blicas)
del periodo del 1 de julio de 2014 al 31 de octubre de 2014 y la Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa) del periodo del 1 de julio de 2014 al 30 de junio de 2016, inobservaron las NCI 401-03 Supervisi6n, 403-08 Control previo al pago, y 405-07 Formularios y documentos.
Al Director Financiero, Administrador de contrato (Director de Coordinaci6n General y Relaciones P[blicas), y Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa), mediante oficios: 036, 038 y 052-GADMM-UA|-2016 de 12 de octubre
de 2016, se les comunic6 los resultados provisionales, en sus correspondientes periodos de actuaci6n. c
Posterior a la lectura de borrador del informe que se llev6 a cabo el 18 de octubre de 2016, el Director Financiero en su periodo actuante mediante oficio GADCM-OF-OF379-2016 de 2'1 de octubre de 2016, manifest6:
"...tengo a bien manifestar que en ning(tn momento se contravino lo estipulado en la NCI 403-08 Control Previo al Pago, ya que todas (sic) lo eiecutado este debidamente evidenciado en /os sopodes entregados a la Unidad de Auditoria lnterna, en donde se hizo el control previo con respecto a los estipulado y firmado y en sus tdrminos de referencia. No es responsabilidad de la Direcci6n Financiera la revisi6n u aprobaci6n de la etapa precontractual de /os procesos de contrataci6n, por lo que en lo que compete a mis funciones, el pago se valido tanto en su propiedad, legalidad y veracidad...". Lo manifestado por el Director Financiero ratifica el comentario de auditoria debido a que no se desglosa el detalle de valores de actividades contratadas en los pliegos del proceso ni en las facturas que sustentan el pago. Por lo que esta unidad de Auditoria lnterna se ratifica en su comentario.
,
w/t'
Por lo expuesto, el Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 e iunio de 2016, Administrador de Contrato (Director de Coordinaci6n General y
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14
!
Relaciones P0blicas) del periodo del 1 de julio de 2014 al 31 de octubre de 2014 y la Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa) del periodo del 1 de
julio de 2014 al 30 de junio de 2016, incumplieron lo dispuesto en el artlculo
77
numerales 2 y 3, literal a) de la Ley Org6nica de la Contraloria General del Estado.
Conclusi6n La Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa) del periodo del I de julio de 2014 al 30 de junio de 2016, el Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016 y Administrador de Contrato (Director de Coordinaci6n General y Relaciones P0blicas) del periodo del 1 de julio de 2014 al 31
de octubre de 2014, no supervisaron que se desglose los valores de las principales actividades en los pliegos del proceso precontractual ni en las facturas que sustentan los pagos de los servicios contratados, inobservando las NCI 401-03 Supervisi6n, 40308 Control previo al pago,405-07 Formularios y documentos, ocasionando que no se
cuente con informaci6n suficiente
y
pertinente para el control de las operaciones
financieras de la entidad. 1
Recomendaciones A la Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos y Director Financiero
5.
Supervisar6 que en las facturas que sustentan los pagos, se desglosen los valores
de las principales actividades contratadas, a fin de mejorar la transparencia y control de las operaciones financieras de la entidad.
Al Administrador de Contrato b
Vigila16 que en los pliegos del proceso precontractual se detallen los valores de
las principales actividades contratadas, a fin de contar con informaci6n suficiente para las labores de seguimiento y control permanente en la entidad.
15
Adquisici6n de bienes y servicios por fiestas de cantonizaci6n Durante el periodo examinado, se realizaron ocho procesos de contrataciones por R6gimen Especial para gastos por festividades de cantonizacion, los mismos que ascienden a 878 506,75 USD, de los cuales se verific6 la adquisici6n del servicio de catering, alimentacion, transporte al jurado, trofeo, obsequios, bandas y coronas para la reina, bienes y servicios por un monto de 36 330,00 USD que no guardan relacion
con las actividades institucionales presupuestadas; adem6s, no se evidencio que la Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa) haya presentado al llustre Concejo Cantonal y ala Mdxima Autoridad un informe de cumplimiento de estas
festividades
de los aflos 2014 y 2015, de los procesos que se describen a
continuaci6n:
RGESP-GADCM-02-2014 Contrato 02-2014: Show artistico lnternacional con motivo de celebrar el Cent6simo primer Aniversario de Cantonizaci6n de San Francisco de Milagro con partida
presupuestaria 73.02.05.00.00 Espectdculos, culturales
y
sociales segIn
comprobante contable 2014-3715 de 28 de octubre de 2014.
Actividad
Descripcion
Servicio de Catering
Refrescos; agua; sanduches varios; estaciones de queso, galletas, pan; piqueos varios; empanadas de queso y carne; bebidas hidratantes; bebidas energ6ticas; decoracion: Salas lounge, telas, espeios enteros, plantas decorativas.
Total, en USD sin IVA
2 300,00
RGESP.GADCM-01-2014
Contrato 01-2014'. Eventos y actos culturales para la elecci6n de la reina del canton San Francisco de Milagro, con partida presupuestaria 73.02.06.00.00 Eventos P6blicos y Oficiales, seg0n comprobante contable 2014-3306 de 25 de septiembre
16
!
e
Descripci6n
Actividad
Total, en USD sin IVA 4 600,00
Vestuario bailarines
Disefio y fabricaci6n de vestuario. Total 60
Zapatos
Zapatos opening traje candidatas
1725,00
Disefro y elaboraci6n de 15 bandas con leyenda candidatas y 5 bandas para dignidades
1 840,00
Corona para la reina
Disefio y elaboracion de corona para la Reina
3 450,00
Obsequio finalistas
Adquisici6n de obsequios para finalistas
1725,00
Transporte, alimentaci6n,
lncluye alimentaci6n de jueces y equipo de producci6n e imprevistos de candidatas
2 300,00
Bandas para
las
candidatas y bandas bordadas especiales y
banda parc
sefiorita
amistad
hospedaje
15 640,00
Tota!, en USD
RESP-GADMM-03-2015
Contrato 23-2015: Contratacion del servicio de organizaci6n, coordinaci6n y ejecucion de cuatro eventos artisticos culturales para la elecci6n de la reina de San Francisco de Milagro ano2015 con partida presupuestaria73.02.05.00.00 Espect6culos, culturales y sociales seg0n comprobante contable 2015-2917 de 1 de octubre de 2015.
Total, en USD sin IVA
Descripci6n
Actividad
Servicio de Catering
1000 bocaditos de sal y dulce, bocaditos soft, 5 meseros profesionales
1 390,00
Vestuario
Alquiler y dotaci6n de vestuario para las candidatas. Vestuario de una colecci6n completa de un diseftador ecuatoriano
300,00
Bandas para las candidatas y bandas bordadas especiales y banda para sefiorita amistad
Corona para la reina Transporte, alimentaci6n, hospedaje
Jurado Movilizaci6n
Disefio y elaboraci6n de 15 bandas con leyenda candidatas y 5 bandas Para
7 300,00
dignidades
Diseflo: Corona
de plata con
Piedras
4 500,00
lncluye alimentaci6n de jueces y equipo de producci6n e imprevistos de candidatas
900,00
1 minis van a disposici6n de los miembros deljurado durante el dia del certamen
200,00
semipreciosas para la reina
y
elaboraci6n; Trofeos de vidrio
Trofeo individual para
Disefio
candidatas
templado para todas las candidatas
Total, en USD
2 000,00 16 590,00
17
RESP-GADMM-05-2015
Contrato 03'1-2015: Programa artistico cultural internacional el dia 17 de septiembre del 2015 con partida presupuestaria 73.02.06.00.00 Eventos p0blicos y oficiales segrin comprobante contable 2015-3023 de 12 de octubre de 2015.
Actividad Servicio de Catering
Total, en USD sin IVA
Descripci6n
Refrescos, aguai sanduches variosi estaciones de queso, galletas, pan; piqueos varios; empanadas de
queso
y
carnei bebidas hidratantes;
bebidas
1 800,00
usD
energetrcas
Lo comentado se suscit6 debido a la falta de control y supervisi6n de la Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa) del periodo de 'l de julio de 2014 al 30 de junio de 2016, Directora de Acci6n Social del periodo de 1 de julio de 2014 al 19
de enero de 2016, Director Financiero del periodo de 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016 y Tesoreros Municipales, en la adquisrci6n de bienes y servicios para
fiestas y shows artisticos, ocasionando que la entidad durante el periodo examinado haya utilizado 36 330,00 USD en actividades que no corresponden a obras artisticas, literarias o cientificas y eventos culturales de inter6s cantonal.
La Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa) del periodo del
1
de julio de 2014 al30 de junio de 2016, Directora de Acci6n Social del periodo del 1 de
julio de 2014 al 19 de enero de 2016, Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016 y Tesoreros Municipales en sus correspondientes periodos de actuaci6n, incumplieron el articulo 341 pre intervenci6n
y 345 procedimiento de pago del C6digo Org6nico de Organizaci6n Territorial, Autonomia y Descentralizaci6n; el articulo 2 del Acuerdo Ministerial 245 referente a Convenci6n Sobre propiedad literaria artistica publicado en Registro Oficial 242 de 05
de agosto de 1985; el articulo 2 de Las Normas de Austeridad y Control del Gasto Priblico publicado en Registro Oficial 79 de 03 de mayo de 2007 , y el articulo 104 del C6digo Org6nico de Planificaci6n y Finanzas P0blicas.
Adem6s inobservaron las NCI 401-02 Autorizaci6n y aprobaci6n de transacciones operaciones, 401-03 Supervisi6n,403-08 Control previo al pago; el articulo
I
y
numeral
ejo cantonal, articulo 1 1 numeral 16) Del Nivel
'18
Ejecutivo Secci6n primera del Alcalde, articulo 35 numeral 1)' 2)' 4)
Direcci6n Financiera, articulo 36 numeral 1)
y 5) De la
y 6) Presupuesto del Reglamento
Orgdnico Funcional de la lluske Municipalidad de Milagro, publicado en el Registro Oficial 138 de 5 de agosto de 2009.
Mediante oficios: 032, 047,048,050, 045, 052, 040, 038, 039, 035, 042
GADMM-UAl-2016
de '12 de octubre de 2016, se
y
043-
comunic6 los resultados
a la Alcaldesa, Concejales Principales miembros de la Comisi6n Ocasional de Festejos, Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos provisionales
(Vicealcaldesa), Directora
de Acci6n Social, Director
Financiero
y
Tesoreros
Municipales en sus correspondienies perlodos de actuaci6n.
Posterior a la lectura de borrador del informe que se realiz6 el 18 de octubre de 2016,
la Alcaldesa en su periodo de gesti6n mediante comunicaci6n de 20 de octubre de 2016, manifest6.
". .At respecto, en cuanto a lo sefialado en su comentario debo indicar que los desembo/sos realizados en las festividades por la celebraci6n de cantonizaci6n esten previstas en la base legal y normativa anteriormente descita, con el obietivo de promover la diversidad de las expresiones culturales; incentivar la libre creaci1n aftistica y la produccion, difusi6n, distribucion y disfrute de bienes y servlclos culturates; y salvaguardar la memoia social y el patimonio cultural garantizando el ejercicio pleno de los derechos culturales; por lo que las erogaciones por eslos conceptos es un egreso que se encuentra debidamente presupuestado con la respectiva padida presupuestaria y forma pafte de la tradici6n y cuftura (src) estos especticulos p(tblicos hacia nuestros pueblos, la misma que es una tradici'n y se la lleva a cabo afio a afio para el disfrute de los ciudadanos en et ejercicio, en los fines y competencias establecidos por los gobiernos aut1nomos al cual yo dignamente represento.' Las obligaciones contraidas por el valor de 133 480,00 USD estdn debidamente suslenlados con
:
los documentos que justifican dicho desembolso.
.
.".
La Concejala Principal en su periodo actuante con comunicaci6n GADMM-A-2O161016-M de 21 de octubre de 2016, se refiri6 en los mismos t6rminos argumentados por la Alcaldesa.
Lo manifestado por la Alcaldesa y la Concejal Principal, ratifica el comentario de auditoria, por cuanto el servicio de catering, alimentaci6n, transporte al jurado, trofeo,
r.
obsequios
y
coronas para
la reina, no esten relacionados
bb 9t€orwe'a19
directamente con la
preservaci6n y difusi6n del patrimonio arquitectonico, cultural y natural del cant6n. Por lo que esta Unidad de Auditoria lnterna se mantiene en su comentario.
El Director Financiero en su periodo actuante del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016 mediante oficio GADCM-OF-DF-379-2016 de 21 de octubre de 2016, indic6:
.Con respecto a la obseNaci6n sobre el contrato 23-2015, tengo bien a informar que de acuerdo al objeto del contrato en la Clitusula tercera del 3.2 al 3.5, se indica que son compromisos adicionales la obtenci6n de premios para las finalistas del ceftamen, por lo que adjunto copia del acta de entrega como auspicio como por parte del Consorcio Construdipro - Constanti a la Administradora del ". .
Contrato...".
Lo expuesto por el Director Financiero, ratifica el comentario por cuanto los premios adicionales al contrato 23-2015 consistentes en un vehiculo 0 km y vestuarios para las
candidatas a reina, son premios adicionales como obsequio por parte del proveedor y
no forman parte del monto del contrato; sin embargo, existen otros valores como catering y otros premios considerados dentro del contrato. El Tesorero Municipal en su perlodo actuante del 1 de julio de 2014 al 11 de octubre
de 2015, mediante oficio GADMM-D.H.S.P.-1503-2016 de 24 de octubre de 2016, manifest6:
..Dichos procesos al momento que llegaban al Depaftamento de Tesoreria, venian revisados, legalizados y aprobados por sus respecllvo s depafiamentos por lo que procedi a realizar la cancelaci6n...". ".
Lo expuesto por el servidor no rectifica el comentario debido a que como Tesorero Municipal no objet6 los pagos por servicio de catering, alimentaci6n, transporte al jurado, trofeo, obsequios y corona para la reina, gastos que no guardan relaci6n con la preservaci6n y difusi6n del patrimonio arquitect6nico, cultural y natural del cant6n. Por lo que esta Unidad de Auditoria lnterna se mantiene en su opini6n.
La Tesorera Municipal en su periodo de actuaci6n del 12 de octubre de 2015 al 30 de
junio de 2016, con comunicaci6n de 14 de octubre de 2016, manifest6:
20
#
el
031-2015: " . . .en proceso con cddigo RESP'GADMM-03'25-Contrato programa A,listi"o Cultural lnteinacional el dia 17 de septiembre del 2015, el .va.lor delZnticipo fue cancelado el 22 de septiembre de 2015, y en vista que se habia realizado dicha transferencia, se cumplio con la obligaci6n de pago el 21 de octubre del 2015 seg1n factura No. 250' Sobre la base de lo expuesto y en estricto apego a mii competencias, queda demostrado el cumplimiento de la Norma de Control tnterno 403'08 Controt Previo al pago y 403-12 Control y custodia de garantias por parle de la suscrita-. ". Lo expuesto por la Tesorera Municipal ratifica el comentario de auditoria debido a que
registraron la adquisici6n de bienes y servicios que no corresponden a obras artlsticas, literarias o cientificas y eventos culturales de interes cantonal. Por lo que esta Unidad de Auditoria lnterna se mantiene en su comentario. El concejal Principal en su periodo actuante mediante oficio JRBA-251016-1 de 25 de octubre de 2016, manifest6:
pesar de haber soticitado en reiteradas ocasiones a nombre personal asi como en coniunto con los conceiales, se nos entregue la programaci1n de las actividades y et presupuesto total, no se logr6 tener una respuesta favorable.Como miembro de ta Comisi6n Ocasional, s6lo fuimos informados en forma generat de las aclividades a realizarse, ya que las contrataciones y asignaciones de contratos fueron reatizadas por /as autoridades responsab/es de eslos procesos.- En tal virlud, deslindo cualquier responsabilidad en los procesos de contratos No. 01 y 02-2014, ya que tos mismos fueron aprobados y contratados por I a s a utorid ade s re spectiv a s... ".
"...
a
Lo expuesto por el concejal Principal miembro de la comisi6n ocasional de Festejos,
rectifica parcialmente el comentario de auditoria debido a que se solicitaron, aprobaron y registraron la adquisici6n de bienes y servicios que no corresponden a obras artisticas, literarias o cientificas y eventos culturales de inte16s cantonal.
La Directora de Acci6n Social en su periodo actuante del 1 de iulio de 2014 al 19 de enero de 20'16 con comunicaci6n 21 de octubre de 2016' manifest6: " . . .De acuerdo a los Regimen (s,c) Espec,a/es , RESP'GADCM-I1'2014' RESPGADCM-02-2014, RESP-GADMM-03-2015, RESP-GADMM-05-2015' que se solicitaron de ta Direcci6n de Acci6n que en ese entonces se encontraba a mi cargo, clmpleme en informar que nunca se notificado (sic) que como Gobierno Aut6nomo Descentralizado Municipal podriamos requerir en nuestra direcci6n de acuerdo a sus funciones y competencias, como dispone el COOTAD.. .'
Lo expuesto por la Directora de Acci6n Social ratifica el comentarto de auditoria debido
a que solicitaron, aprobaron y registraron la adquisici6n de bienes y servicios que no
21
corresponden a obras artisticas, literarias o cientificas y eventos culturales de inter6s cantonal. Por lo que esta Unidad de Auditoria lnterna se mantiene en su comentario.
La Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa) en su periodo actuante del 1 de julio de 2014 al 30 de junio de 2016 con comunicaci6n 21 de octubre de 2016, manifest6:
"...41 respecto, en cuanto a lo sefialado en su comentario debo indicar que los desembolsos realizados en las festividades por la celebracidn de cantonizaci'n esten previstas en la base legal y normativa anteriormente descrita, con el objetivo de promover la diversidad de las expresiones culturales; incentivar la libre creaci6n aftistica y la producci6n, difusi6n, distribuci6n y disfrute de bienes y seryicios culturales; y salvaguardar la memoria social y el patrimonio cultural garantizando el ejercicio pleno de los derechos culturales; por lo que las erogaciones por eslos conceptos es un egreso que se encuentra debidamente presupuestado con la respectiva paftida presupuestaria y forma pafte de la tradicidn y cultura (slc) estos espectdcu/os p0blicos hacia nuestros pueblos, la misma que es una tradici6n y se la lleva a cabo afio a affo para el disfrute de los ciudadanos en el ejercicio, en los fines y competencias establecidos por los gobiernos aut6nomos al cual yo dignamente represento.- Las obligaciones contraidas por el valor de 133 480,00 USD esfdn debidamente suslentados con los documentos que justifican dicho desembolso.. .". Lo expuesto por la Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa) ratifica el comentario de auditorla debido a que se solicitaron, aprobaron y registraron la adquisici6n de bienes y servicios que no corresponden a obras artisticas. literanas o
cientificas
y
eventos culturales de inter6s cantonal. Por lo que esta Unidad de
Auditoria lnterna se mantiene en su comentario. Los Concejales Principales miembros de la Comisi6n Ocasional de Festejos, en sus periodos actuantes con comunicaci6n GADMM-A-2o16-1016-M de 21 de octubre de 2016, manifestaron: "...Dentro de nuestras competencias como miembros de la Comisi6n Ocasional de - en el Capitulo lV R6gimen de Competencia de la misma normativa en afticulo 264 numeral los gobiernos municipales tendran las siguientes su competencias exclusivas.- 8. Preservar, mantener difundir el patrimonio arquitect6nico, cultural y natural del cant6n y construir los espacros piblicos para estos frnes.- En el C6digo Orgdnico de Organizacidn Territorial, Autonomia y Descentralizaci6n en su articulo 4 letra e) hace referencia a los fines de los gobiernos aut6nomos descentralizados; dentro de sus respectivas fines /os gobiernos aut5nomos circunscripciones territoriales son promoci6n de la diversidad cultural y descentralizados indica.- e) La protecciin y el respeto a sus espaclos de generacidn e intercambio; la recuperaci6n, preseryaci1n y desarrollo de la memoria social y el patrimonio cultural.- En su cras exclusivas del gobierno autonomo FesteTbs.
I
y
y de
22
descentralizado municipal, los gobiernos aut6nomos descentralizados municipales tendrdn las slguienfes competencias exclusivas sin periuicio de otras que determine la ley.- Por tal motivo /os valores que usted indica esbn prevrsfos dentro de nuestro Plan Anual y debidamente presupuestado...".
Lo expuesto por los Concejales Principales miembros de la Comisi6n Ocasional de Festejos, ratifica el comentario de auditoria debido a que se solicitaron, aprobaron y registraron la adquisici6n de bienes y servicios que no corresponden a obras artisticas, literarias o cientlficas y eventos culturales de inter6s cantonal. Por lo que esta Unidad de Auditoria lnterna se mantiene en su comentario.
Por lo expuesto, la Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa)
del periodo del 1 de julio de 2014 al 30 de,unio de 2016, Directora de Acci6n Social
del periodo del 1 de julio de 2014 al 19 de enero de 2016, Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016, y Tesoreros Municipales
en sus respectivos periodos de actuaci6n, incumplieron lo dispuesto en el articulo 77 numeral 2, letra
a) y 3letras
a) y c) de la Ley Org6nica de la Contraloria General del
Estado.
Conclusi6n La presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos (Vicealcaldesa) del periodo del
'1
de julio de 2014 al30 de junio de 2016, Directora de Acci6n Social del periodo del 1 de
julio de 2014 al 19 de enero de 2016, Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016, y Tesoreros Municipales en sus respectivos periodos de actuaci6n, solicitaron, aprobaron y registraron respectivamente la adquisici6n de bienes y servicios que no corresponden a obras artisticas, literarias o cientificas y eventos culturales de inter6s cantonal, ocasionando una disminuci6n de recursos por un monto de 36 330,00 USD, incumpliendo el artlculo
341
y
3a5 del C6digo Org6nico de Organizaci6n Territorial, Autonomia
y
Descentralizaci6n; el articulo 2 del Acuerdo Ministerial 245 referente a Convenci6n sobre propiedad literaria artistica publicado en Registro Oficial 242 de 05 de agosto de 1985; el articulo 2 de Las Normas de Austeridad y Control del Gasto Publico publicado
en Registro Oficial 79 de 03 de mayo de 2007: y el articulo 104 del C6digo Org5nico
Ademas inobservaron las NCI 401-02 Autorizaci6n y aprobaci6n de transacciones y operaciones, 401-03 Supervisi6n,403-08 Control previo al pago; el articulo 9 numeral 44) Competencia Generales del Concejo Cantonal, articulo 11 numeral 16) Del Nivel Ejecutivo secci6n primera del Alcalde, articulo 35 numeral Direcci6n Financiera, articulo 36 numeral 1)
1),2),4) y 5) De
la
y 6) Presupuesto del Reglamento
Org6nico Funcional de la llustre Municipalidad de Milagro, publicado en el Registro Oficial 138 de 5 de agosto de 2009.
Recomendaciones A la Presidenta de la Comisi6n Ocasional de Festejos
7.
Previo a la aprobaci6n de programas
y
proyectos que comprometan recursos
econ6micos para las festividades de cantonizaci6n, verificar6n que estos se encuentren sustentados en las disposiciones legales y que guarden relaci6n con
las competencias institucionales y con el patrimonio arquitect6nico, cultural
y
natural del cant6n, con el fin de maximizar los recursos que dispone la instituci6n.
8
Al finalizar la comisi6n de festejos de cantonizaci6n, presentar a la
m6xima
autoridad y al llustre Concejo Cantonal, el informe documentado y detallado de las
actividades realizadas, a fin de facilitar el seguimiento y control de los recursos invertidos en forma oportuna.
A la Directora de Acci6n Social
9.
Presentar proyectos de inversi6n que se encuentren dentro del dmbito de las competencias municipales, evitando incluir actividades que no guarden relaci6n directa con los objetivos institucionales, a fin de garantizar la utilizaci6n adecuada de los recursos estatales.
Al Director Financiero 10. En Coordinaci6n con el Contador y Tesorero Municipal previo al registro y ejecuci6n de pagos por festividades de cantonizaci6n, verificaran que las
las competencias
y
S
funciones establecidas legalmente, con el objeto de que oportunamente se tomen las acciones correctivas que ameriten.
Placas y condecoraciones para sesi6n conmemorativa Se evidencio que fueron compradas collages y placas conmemorativas aplicadas
a
la partida presupuestaria 73.02.99.00.00 Otros servicios generales por el valor
de 1 901,88 USD sin que se tenga competencia por parte de la municipalidad para realizar dicho gasto mediante proceso realizado por infima cuantia, el Secretario Municipal con memorando GADMM-SG-2015-1306-M de 14 de septiembre de 2015,
inform6
a la Alcaldesa la recepci6n a entera satisfacci6n de placas de madera
y
bronce grabadas para la sesi6n conmemorativa de 17 de septiembre de 2015, la misma que es trasladada tr6mite; y, posteriormente
a la Direccion de Compras Priblicas para su revision y a la Direcci6n Financiera con memorando GADMM-DCP-
522-2015 de 20 de octubre de 2015, con el siguiente detalle:
ta
i t
Procesos infima Cuantia Codigo Fecha de factura Portal
Objeto de Compra
Descripci6n
Total USD sin lVA
Condecoraci6n
2015-10-20
42996.00.1
2015-10-20
38960.01.1
2015-10-20 38960.01
.1
2015-10-20
38960.01
2015-10-20
38960 01.1
2015-10-20
.1
servrcros
distinguidos en orden publico Collages y placas decorativas similares Collages y placas decorativas similares Collages y placas decorativas similares Collages y placas decorativas similares Collages y placas decorativas similares
Condecoraci6n
44,65
Placa de madera importada con marco bronce y grabacion
160,72
Placas grandes y grabaci6n
589,32
Placas medianas y grabaci6n
214,32
Placas madera marco de bronce y grabaci6n
625,00
Placas madera marco de bronce y grabacion
267,87 1 901,88
Totalen USD
Lo comentado se suscito por la falta de control y supervisi6n del Secretario Municipal
del periodo del 24 de octubre de 2014 al 30 de junio de 2016, Director de Compras
25
P0blicas del periodo del 25 de agosto de 2015 al 30 de junio de 2016
y Director
Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016 en la adquisici6n de placas de madera y bronce grabadas para ser donadas, ocasionando que la entidad durante el periodo examinado utilice recursos por 1 901'88 USD en actividades que est6n dentro de las prohibiciones establecidas legalmente para el sector p[rblico.
El Secretario Municipal del periodo del 24 de octubre de 2014 al 30 de junio de 2016' Director de Compras P0blicas del periodo del 25 de agosto de 2015 al 30 de junio de 2016 y Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de
2016, incump eron el articulo 104 del C6digo Organico de Planificaci6n y Finanzas P0blicas; El Reglamento del articulo 104 del C6digo Orgdnico de Planificaci6n y Finanzas Piblicas del 11 de noviembre del 2010; las NCI 401-02 Autorizaci6n y aprobaci6n de transacciones y operaciones, 401-03 Supervisi6n, y 403-08 Control previo al pago.
Mediante oficios 57, 37
y 36-GADMM-UA|-2016 de 12 de octubre de
20'16, se
comunic6 los resultados provisionales al Secretario Municipal del periodo del 24 de octubre de 2014 al 30 de junio de 2016, Director de Compras P0blicas del periodo del 25 de agosto de 2015 al 30 de junio de 2016 y Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016, sin recibir respuesta. Posterior a la conferencia final de resultados, que se efectu6 el 18 de octubre de 2016: La Alcaldesa, mediante comunicaci6n de 21 de octubre de 2016, manifest6:
"...En cuanto a lo seffalado en su comentario sobre la adquisiciones de placas conmemorativas s,n gue se tenga competencia por pafte de la entidad para realizar dicho gasto mediante la contratacion realizado (sic) por el mecanismo de infima cuantia, el Secretario Municipal con memorando GADMM-SG-2l151306-M de 14 de septiembre de 2015, solicit6 la compra de placas de madera y bronce grabadas para la Sesion Conmemorativa de 17 de septiembre de 2015 por el valor de $ 1 901,88 USD, requerimiento que fue trasladada a la Direcci'n de Compras P(lblicas para su trdmite respectivo y posteriormente a la Direcci6n Financiera con memorando GADMM-DCP-522-201 5 de 20 de octubre de 2015.- Por lo expuesto, indico que por tratarse de actividades conmemorativas que difunden la actividad cultural del canton, las mismas que se encuentran enmarcadas en las competencias otorgadas para el cumptimiento de los fines institucionales, mencionada adquisicion no constituy6 un requerimiento recurrente; y es m:is dispuse a la Direcci6n de Compras tacian estaba contemplada dentro de la
26
,
.
normativa legal observdndose que /os documentos que soportan el desembolso estdn totalmente legalizados debido a que fueron entregadas para la sesi6n instituciones como homenaie por las fiestas de solemne a personas cantonizacion, requerimiento que fue solicitada (sic) a traves del Secretario del Concejo Municipal .. .".
e
El Secretario Municipal en su periodo actuante mediante oficio GADMM-A-3621-2016 de 25 de octubre de 2016, manifest6:
..llustro a usted que con fecha 1 5 de agosto de 201 1 , que en sesi6n ordinaria de fechas 02 y 1 5 de agosto de 2011 , sancion6 y regulo (sic) mediante Ordenanza de distinciones del Gobierno Autonomo Descentralizado Municipal de San Francisco de Milagro, que en su articulo 1 estipula las condecoraciones gue se realizan a diferentes dignidades del cant6n.- Con este antecedente al existir base legal suficiente y procedente a traves de la ordenanza invocada no existe disposici6n arbitraria de fondos municipales, por el contrario existe un cumplimiento cabal de lo dispuesto por el organo legislativo cantonal, siendo improcedente por carecer de sustento juridico conclusi'n sefialada en este punto por usted...". '
.
El Director Financiero en su periodo actuante mediante oficio GADCM-OF-OF-3792016 de 21 de octubre de 2016, manifest6:
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" . . .las condecoraciones realizadas para la Sesi6n Conmemorativa de 17 de septiembre del 2015 se amparan en la Ordenanza de Distinciones del Gobierno Aut6nomo Descentralizado Municipal de San Francisco de Milagro, publicada en la Gaceta Oficial el 21 de septiembre de 2011, en donde el aft. 1 estipula las condecoraciones que se realizan a diferentes dignidades del cant6n.- Haciendo referencia que para el caso de otras entidades p(tblicas que no conforman el Presupuesto General del Estado, que su aprobacidn sea por la instancia correspondiente, en el caso de los Gobiernos Aut1nomos Descentralizados, dicha atribucion recae sobre los Concejos Municipales, tal como lo establece el COOTAD en el afiiculo 57 literales a) y d) Por ende la adquisici6n de condecoraciones se sustenla en la antes mencionada Ordenanza, cuyo obietivo es la de reconocer a personajes ,Tuslres de la ciudad por su contribuci6n desinteresada en dmbitos de investigacion, educaci6n, salud e inclusi6n social...".
Lo manifestado por la Alcaldesa, Secretario Municipal del periodo del 24 de octubre de
2014 al 30 de junio de 2016 y Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de
2014 al 30 de junio de 2016, ratifica el comentario de auditoria debido a que no presentaron documentaci6n que justifique los gastos realizados para donaciones que
estan expresamente prohibidas de acuerdo al C6digo Orgdnico de Planificaci6n y Finanzas P0blicas. Por lo que esta Unidad de Auditoria lnterna se mantiene en su
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Por lo expuesto, el Director de Compras Piblicas, Secretario Municipal y Director Financiero, incumplieron lo dispuesto en el artlculo 77 numerales 2 y 3, letra a) de la Ley Orginica de la Contraloria General del Estado.
Conclusi6n En la entidad se adquirieron collages y placas decorativas por el valor de 1 901,88 USD para ser entregados en diferentes eventos conmemorativos, los mismos que se encuentran dentro de las prohibiciones, por lo que el Secretario Municipal del periodo del 24 de octubre de 2014 al 3Q de junio de 2016, Director de Compras P0blicas del
periodo del 25 de agosto de 2015 al 30 de junio de 2016 y Director Financiero del periodo del 1 de septiembre de 2014 al 30 de junio de 2016, incumplieron el articulo 104 del C6digo Org6nico de Planificaci6n y Finanzas Plblicas del 11 de noviembre de
2010; contravinieron Planificaci6n
y
el
Reglamento
Finanzas Priblicas;
e
del articulo '104 del C6digo Orgdnico
de
inobservaron las NCI 401-02 Autorizaci6n y
aprobaci6n de transacciones y operaciones, 401-03 Supervisi6n, 403-08 Control previo
al pago, reduciendo los recursos municipales adquisiciones que no est6n acorde con sus competencias y objetivos institucionales.
Recomendaciones
Al Director de Compras P(blicas 'l
1. Verificara que previo a iniciar los procesos de infima cuantia de bienes y servicios, estos tengan como prop6sito cubrir necesidades propias de la entidad y que no exista restricci6n legal para su ejecuci6n, a fin de mantener un control adecuado de los procesos.
Al Secretario Municipal
12, Solicitar proyectos de inversi6n que satisfagan necesidades colectivas y se encuentren dentro del ambito de las competencias municipales y que no exista restricci6n legal para su ejecuci6n, con el fin de distribuir equitativamente los
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J I
Al Director Financiero rcalizat desembolsos por bienes o servicios por infima cuantia, estos re0nan todos los requisitos legales para llevarlos a cabo y que no exista restricci6n legal para su ejecuci6n, a fin de evitar desembolsos indebidos.
13. Verificar que previo
a
Econ. Luis Orlando Ch6ez, Mg
Auditor General lnterno
I n
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