Importancia de la Contabilidad Administrativa en la planeación, control y toma de decisiones de las Pymes

Mónica García Manzano*

Introducción Una de las aspiraciones más comunes de cualquier joven es poder establecer una empresa propia que le permita ser dueño de su tiempo y obtener las ganancias que se disponga, sin tener que depender de nadie. Desafortunadamente, este deseo requiere de muchas habilidades y estrategias para emprender un negocio, así como de responsabilidades y de una actitud positiva con el fin de lograr el objetivo. En el mejor de los casos, después de algún tiempo de dedicación, procesos, trámites y muchos problemas, se logra establecer una empresa propia; sin embargo, cumplir con este primer objetivo no significa que todo va a ser próspero y exitoso, es tan sólo el inicio de una serie de retos para el dueño de una empresa. Según cómo se manejen y se resuelvan los retos diarios, se va a determinar el tiempo de vida de la misma. Con una buena administración, planeación y control de recursos, principalmente, se puede asegurar que la empresa perdure mucho tiempo, de lo contrario se irá a la quiebra. Existen diversos motivos por los cuales las empresas fracasan, especialmente las Pymes. La mayoría se relación con el papel fundamental que la contabilidad administrativa cumple dentro del control y planeación del negocio. Por lo tanto, el presente ensayo buscará explicar la importancia que tiene la contabilidad administrativa dentro del control y planeación de una empresa para su buen funcionamiento y desarrollo. Desarrollo Antes de continuar hablando un poco más sobre las PyMEs, es necesario comprender lo que realmente es considerado como una de ellas. Una PyME es una organización empírica, financiada, organizada y dirigida por el propio dueño, quien en México para efectos fiscales es considerado un contribuyente menor. Abastece a un mercado pequeño, cuando mucho

regional; no cuenta con alta producción maquinizada y su planta de trabajadores suele estar integrada por familiares del dueño, por lo que suele llamársele “empresa familiar”. Como podemos notar, las Pymes son el tipo de empresas que apenas se están formando y desarrollando en el mercado, por lo tanto es fundamental que se lleve una buena planeación y control para que puedan sobrevivir en los primeros años, los cuales son los más difíciles porque apenas se están dando a conocer y experimentan su funcionamiento y adaptabilidad a los cambios del mercado. Según la Secretaría de Economía, “en México y en la mayoría de los países del mundo, el 80% de las empresas de nueva creación no logra superar los dos primeros años de vida. Y del 20% restante que sobrevive, sólo el 20% supera los cinco primeros años.” Estos datos nos confirman la situación tan delicada e importante en la que se encuentran las empresas que apenas están desarrollándose, ya que solamente el 20% logra seguir funcionando. Según la Encuesta Nacional de Micronegocios del INEGI, “el 80% de estas cierra durante su primer año de operación por falta de liderazgo o problemas internos, y el 70% de los negocios familiares desaparecen después de la muerte del fundador y sólo entre el 9 y 15% consigue llegar a la tercera generación” , así lo afirmo Katia del Rivero Vargas, directora asociada de la consultoría Visión Sistémica. El porcentaje de empresas que no logra superar los dos años de vida es muy elevado; las razones principales radican en la falta de liderazgo y los problemas internos, como ya lo mencione anteriormente. Respecto de la falta del liderazgo, eso depende mucho del carácter y autonomía de la persona a cargo de la empresa, de las decisiones que tome y del control que ejerza sobre la misma. En cuanto a problemas internos, existen demasiados; según un artículo de la revista SAP Bussiness One, en el país se tienen ocho problemas comunes relacionados con el fracaso de las nuevas PyMES y las PyMES establecidas, los cuales son: 1. Control de inventarios. 2. Cuentas por cobrar. 3. Organización Interna. 4. Conocimiento del mercado. 5. Planteamiento de la producción. 6. Contabilidad y finanzas de la empresa. 7. Innovación tecnológica. 8. Falta de financiamientos. La mayoría de las razones señaladas anteriormente son estudiadas por la contabilidad administrativa, especialidad que se encarga de dar seguimiento a sus procesos y cumplimiento.

Contabilidad Administrativa El propósito básico de la contabilidad es proveer información útil acerca de una entidad económica para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, como los accionistas, acreedores, cliente, administradores, gobierno, etc. Debido a que la contabilidad es útil para un conjunto de personas, se originan diversas ramas con base en las diferentes necesidades de información de los distintos segmentos de usuarios: contabilidad financiera, contabilidad fiscal y contabilidad administrativa. En efecto, en general, la contabilidad es muy importante para cualquier empresa, especialmente para las Pymes que comienzan su vida en el mercado, pues cada rama, ya sea la financiera, fiscal o la administrativa, cumple un papel fundamental y es de gran importancia; sin embargo, en cuestión de planeación y control, la que se requiere es la contabilidad administrativa, ya que es la que nos va a ayudar a proyectar en el futuro y a tomar decisiones en el presente. La contabilidad administrativa se define como “un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, orientado a facilitar las funciones administrativas de planeación y control así como de la toma de decisiones.” Entre las aplicaciones más comunes se encuentra la elaboración de presupuestos, la determinación de costos de producción y la evaluación de la eficiencia de diferentes áreas operativas de la organización. En diversas ocasiones se llega a confundir con la contabilidad financiera. Si bien ambas tienen como finalidad generar información útil para la toma de decisiones en las organizaciones, además de exigir responsabilidad sobre la administración de los recursos, la contabilidad financiera verifica y realiza esta labor de manera global mientras que la contabilidad administrativa lo hace por áreas o segmentos. Además la contabilidad administrativa está organizada con el fin de producir información para usuarios internos de la organización, se enfoca hacia el futuro y genera los presupuestos y estándares de costos. Por otra parte, la contabilidad financiera produce información para los usuarios externos, se basa en información del pasado o en sucesos ya realizados por la organización, además de que permite visualizar globalmente los resultados de la empresa. Dentro de las características principales de la contabilidad administrativa encontramos que tiene la intención de proveer información para realizar actividades de costeo de productos y servicios. Respecto a la administración, intenta motivar a los administradores para que logren los objetivos de la empresa, así como generar reportes con información relevante que sirvan para facilitar el proceso de planeación, control administrativo y toma de decisiones. Lo anterior sin duda es fundamental para el desarrollo de cualquier Pyme. Los primeros años de la empresa son los más importantes para generar una planeación, es decir, saber a dónde se quiere llegar en el corto y largo plazo, aprender a controlar lo que sucede en la empresa con lo que ocurre en el mercado para con base en ello tomar la

decisión adecuada. Realizando de manera adecuada estas tres acciones fundamentales aseguramos la vida de nuestra empresa en los primeros años, mientras la impulsamos para su crecimiento. Contabilidad administrativa y la planeación Con frecuencia las PYMES no contemplan el tema de la planeación. De acuerdo con un artículo publicado en julio del 2013 por la Condusef (Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros) en su página web, llamado “Errores más comunes del empresario Pyme”, uno de los errores más graves que se comete en las Pymes es la falta de planeación. Pues con frecuencia los empresarios no contemplan este tema ya que van solucionando las cosas según se presentan, sin comprender que esta forma de trabajar limita por mucho el crecimiento de la misma. La planeación es una actividad fundamental en la actualidad, ya que el mundo en el que vivimos es muy incierto por lo que debemos tener algún plan de acción para prevenir los cambios. Toda compañía, incluyendo las Pymes y las grandes empresas, se desarrollan en un entorno variable en donde pueden existir desastres naturales, reformas a las leyes tributarias, la economía cambiante, el crecimiento acelerado de empresas, la globalización ante el desarrollo tecnológico, etc., de tal manera que si se utiliza la planeación como forma de prevenir riesgos y anticiparse a los cambios será más fácil la adaptación de cualquier empresa, que le permita continuar desarrollándola y funcionando adecuadamente sin que se vea afectada. La planeación es un elemento fundamental en el área administrativa de una empresa, ya que, entre otros aspectos, permite: •Fijar objetivos, estrategias, metas y políticas (filosofía de la organización). •Ampliar el foco de atención hacia los cambios del entorno. •Desarrollar acciones con flexibilidad. Las actividades de planeación indican lo qué se desea lograr en la empresa y cómo se plantea alcanzarlo. Existen dos tipos de planeación: la operativa y la estratégica. La contabilidad administrativa apoya a la planeación operativa, pues considera el diseño de acciones para alcanzar los objetivos que se desean en un periodo determinado mediante el empleo de distintas herramientas, como los presupuestos, el modelo costo-volumenutilidad y el costeo basado en actividades. El Presupuesto El presupuesto puede definirse como la “herramienta que traduce a un lenguaje cuantitativo las acciones que formula la alta administración, cuyo objetivo es colocar a la organización en determinada situación financiera durante un cierto periodo.”

Además, un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros las operaciones y recursos que forman parte de una empresa en un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Si analizamos la definición anterior, podemos afirmar que el presupuesto consiste en cuantificar en términos monetarios la toma de decisiones anticipada y los objetivos trazados, de manera que permitan visualizar su efecto en la empresa y sirvan como herramienta de control administrativo. Uno de los presupuestos más completos, de gran utilidad para cualquier organización, es el “Presupuesto maestro”. Este se define como un conjunto de presupuestos que buscan, por un lado, la determinación de la utilidad o pérdida que se espera tener en el futuro y, por el otro, formular estados financieros presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un periodo futuro en función de los planes operativos para el año siguiente. El presupuesto maestro está integrado básicamente por dos áreas: el presupuesto de operación y el financiero. El presupuesto de operación hace un estimado de las partidas que conforman o influyen directamente en las utilidades de la compañía, lo integran a su vez el presupuesto de ventas, producción, materia prima, mano de obra, gastos indirectos de fabricación, gastos de operación, costo de venta y valuación de inventarios. El presupuesto financiero expresa el estado de situación financiera y el estado de flujo presupuestados. Es muy importante el uso de los presupuestos en las Pymes, ya que son muy útiles para pronosticar el crecimiento futuro de las mismas, con el fin de tomar decisiones acertadas en el momento preciso y manejarlas eficientemente. También ayuda a coordinar las diversas actividades y tareas dentro de la organización; finalmente, motiva a los empleados a alcanzarlo obteniendo el mayor beneficio para la empresa. Los presupuestos propician que se defina una estructura adecuada dentro de la organización, en la cual se determina la responsabilidad y autoridad de todos los que forman parte de ella, además facilita la utilización óptima de diferentes insumos y la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la empresa. Modelo costo-volumen-utilidad El modelo costo-volumen-utilidad es un apoyo fundamental en la actividad de planeación, es decir, en el diseño de las acciones que permitirán lograr el desarrollo integral de la empresa al igual que los presupuestos. Este modelo está elaborado para servir como apoyo en la actividad de planear, ya que diseña las acciones eligiendo entre diversos caminos a seguir. Los tres elementos de este

modelo son los precios de costo, los volúmenes de producción y venta, y los precios de venta. Dentro del análisis de este modelo, la principal herramienta es el cálculo del punto de equilibrio. El punto de equilibrio es el punto en donde los ingresos de la empresa son iguales a sus costos, eso significa que no hay utilidad pero tampoco pérdida. En el proceso de planeación operativa, o a corto plazo, toda empresa debe estar consciente de que las variables que repercuten en el futuro son los costos, volúmenes y precios; el éxito de cualquiera de ellas depende de cómo se manejen estas variables. Costeo Basado en Actividades (ABC) Por último, encontramos el costeo basado en actividades como la última herramienta que apoya a la planeación de las empresas. El costeo basado en actividades, por sus siglas en ingles ABC (Activity Based Costing), trata de asignar los gastos indirectos de fabricación a los productos de manera precisa. Es muy útil, ya que toma en cuenta el verdadero consumo de los recursos, determina las actividades que podrían ser más eficaces, identifica los productos y servicios rentables; además, apoya a la planeación estratégica de la empresa, facilitando la minimización de costos. Todas estas herramientas que utiliza la contabilidad administrativa para la planeación de una empresa son realmente útiles para la administración de los recursos actuales, identificación y conocimiento de la situación de la empresa, y con base en ello, para la planeación de metas hacia el futuro. Contabilidad administrativa: el control administrativo En todas las empresas es necesario tener un adecuado control interno, pues gracias a este se evitan riesgos, se protegen y cuidan los activos y los intereses de las organizaciones, mientras se evalúa la eficiencia de la misma en cuanto a la organización que mantiene. Gran parte de las Pymes no cuenta con un control interno adecuado, debido a que en la mayoría de los casos carecen de formalidad, de manuales de procedimientos y de políticas. El control administrativo es el proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en función de los objetivos planeados por la organización. La información que proporciona la contabilidad administrativa puede ser útil en el proceso de control como medio para comunicar la información acerca de lo que la dirección quiere que se haga; como medio para motivar a la empresa a que actúe en la forma más adecuada para lograr los objetivos establecidos, y como medio para evaluar los resultados; es decir, para juzgar que tan buenos son y de esta manera evaluar el desempeño de los responsables de cada área.

El control administrativo se efectúa a través de los informes que genera cada una de las áreas, lo cual permite detectar alguna variación para que, a su vez, se puedan realizar acciones correctivas para lograr efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos. Contabilidad administrativa: toma de decisiones Por último, la contabilidad administrativa, como ya lo mencioné anteriormente, ayuda a facilitar la toma de decisiones. Para tomar una buena decisión se requiere utilizar el modelo científico que, en resumen, es el siguiente: a) Análisis (reconocer que existe un problema, definirlo, obtener y analizar datos). b) Decisión (proponer diferentes alternativas y seleccionar la mejor). c) Puesta en práctica (poner en práctica la alternativa seleccionada y realizar la vigilancia necesaria para controlar el plan elegido. La contabilidad administrativa ayuda a que la decisión sea la mejor. En toda empresa diariamente se toman decisiones, unas pueden ser rutinarias como la contratación de empleados, pero otras no, como la decisión de introducir o eliminar una línea de producto. La calidad de las decisiones depende del tipo de información disponible; es decir, a mejor calidad de información, mejor decisión. Aunque la información que genera la contabilidad es usada por la administración en la toma de decisiones, es importante resaltar que no proporciona respuestas automáticas a los problemas administrativos; es el gerente de cada empresa el que elige la mejor alternativa, con base a la experiencia profesional y sus conocimientos, junto con la información generada por la contabilidad administrativa. Con base en lo anterior, podemos decir que la toma de decisiones es fundamental para nuestra empresa, en especial para las Pymes que no tienen mucha experiencia en el mercado y que dependiendo de esta elección va a verse afectado su desempeño e incluso su tiempo de vida. Por lo tanto, es fundamental que se tomen las decisiones con apoyo en toda la información útil que nos proporciona las herramientas que ya mencionamos, para obtener, al final, resultados satisfactorios para la organización. Conclusión Como se analizó, la contabilidad administrativa nos proporciona las herramientas necesarias que, aplicadas de manera adecuada, nos ayudan a que nuestra Pyme no sólo logre sobrevivir a los dos primeros años que son tan difíciles, sino que siga creciendo, logrando metas, generando más utilidades y convierta en una empresa estable y exitosa. Es muy importante que cumplamos con las 3 etapas básicas de una contabilidad administrativa: planeación, control y toma de decisiones, ya que de nada va a servir una buena planeación si no establecemos controles adecuados y si no tomamos decisiones correctas.

También es muy útil que utilicemos todas las herramientas que se señalaron en el ensayo para una correcta planeación. En la etapa de la elaboración del presupuesto es muy importante que proyectemos las metas, objetivos y utilidades deseadas de una forma realista y clara. Además se requiere que la información financiera de nuestra Pyme se presente de forma veraz y oportuna, de tal manera que nos permita cumplir con los objetivos de la elaboración de nuestro presupuesto. Si contamos con una buena planeación, es muy seguro que los resultados obtenidos en el control administrativo sean favorables y mantengamos un buen manejo de recursos, que nos permita contar con información confiable y veraz que nos va a ser de gran utilidad al momento de tomar decisiones importantes. Si aprovechamiento los beneficios que nos proporciona la contabilidad administrativa, es decir, si interpretamos la información adecuadamente, es seguro que nuestra empresa va a funcionar correctamente, va a poder crecer y desarrollarse exitosamente con el paso del tiempo. Fuentes bibliográficas y de consulta Arredondo González, M. M. (2008). Contabilidad y análisis de costos. (1era ed., p. 155). México DF: Grupo Editorial Patria. Calleja Bernal, F. J. (2003). Contabilidad administrativa. (1st ed., p. 29). México: Pearson Educación. CONDUSEF. (2013, Julio 19). Errores más comunes del empresario pyme. Retrieved from http://www.condusef.gob.mx/index.php/empresario-pyme-como-usuarios-de-serviciosfinancieros/548-errores-mas-comunes-del-empresario-pyme Guajardo Cantú, G. (2008). Contabilidad financiera. (Quinta ed., p. 17). México: Mc Graw Hill. González Rivas, L.A., (2002).La pequeña y mediana empresa de hoy. (2da ed., p.25) México. Landgrave, I.; Márquez, F., Morales, L., y Ramírez, D.N., Efecto de la inflación sobre los estados financieros, trabajo de investigación inédito para el IMPC. Newman H., William, Constructive Control, Prentice-Hall, Englewood Cliffs, N.J., 1976, p.53. Pymempresario. (2013, Julio). La importancia de la planeación en las empresas. Retrieved from http://www.pymempresario.com/2011/05/la-importancia-de-la-planeacion-en-lasempresas/

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*Mónica García Manzano es estudiante del 5º semestre de la Licenciatura en Contaduría Pública del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores Monterrey (ITESM), Campus Estado de México y Ganadora del quinto lugar del 8º. Concurso de ensayo universitario “Carlos Pérez del Toro”. El Colegio de Contadores Públicos de México se reserva la reproducción total o parcial de este material. El contenido de los artículos firmados es responsabilidad del autor, sin que este necesariamente refleje la opinión del Colegio sobre el tema tratado. Cuando se exprese opinión del Colegio se especificará claramente.