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SIMPLIFICA

Complejidad de la cadena de suministros: oportunidades para la simplificación RESUMEN EJECUTIVO La complejidad es el acumulativo de aquel cambio organizativo que entreteje dificultades, a menudo invisibles, en la forma en la que el trabajo es desempeñado. Ron Ashkenas escribió para el Harvard Business Review: “Las grandes empresas siempre han sido complejas. Sin embargo, para poder hacer frente a nuevos retos como el de la globalización, éstas han aumentado su complejidad, desde productos que proliferan, relaciones confusas de subordinación hasta procesos duplicados. Se han convertido en empresas difíciles de manejar, ingobernables y de bajo desempeño, lo cual a nadie le gusta. Los clientes se quejan de la falta de consistencia por parte de la empresa. Los empleados se quejan de la poca comunicación y la competencia entre unidades. Los analistas exigen cuentas claras. Los inversionistas denuncian la duplicidad de funciones “. En este artículo, compartimos áreas de oportunidad sugeridas por Ashkenas, para enfrentar a la complejidad.

En los últimos años, las empresas han examinado rigurosamente sus procesos dentro de la cadena de suministros, con herramientas como Lean, Seis Sigma e iniciativas de reestructuración de los procesos institucionales. Si bien estos procesos tienden a ser controlados, otros no se han beneficiado de las técnicas de mejora disciplinadas. Procesos como los de elaboración de presupuestos y planificación, gestión del desempeño, administración de las relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés), pronóstico de venta e innovación, evolucionan a medida que las empresas responden a los nuevos equipos o reglamentos de gestión. Esto a menudo resulta en demasiados compromisos que originan mucha variabilidad, con lo cual el proceso se vuelve ineficiente.

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En poco más de un año, los empleados generaron 3 mil ideas de mejora y simplificación, implementaron 900 y ahorraron $ 14 millones de USD.

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A R T Í C U L O COMPLEJIDAD DE LA CADENA DE SUMINISTROS: OPORTUNIDADES... Ashkenas y su equipo identificaron cuatro áreas de oportunidad que los líderes de negocios pueden aprovechar para obtener un mayor control sobre sus monolitos en crecimiento, mejorando los resultados del negocio al mismo tiempo. “Para contrarrestar la complejidad con éxito”, Ashkenas advirtió; “los líderes necesitan hacer frente a éstos cuatro elementos, con una estrategia continua y multidimensional.”

1.

OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

Después de identificar la simplificación como un imperativo empresarial, los líderes pueden comenzar un ataque continuo en la mitosis estructural. Esto significa que se debe ajustar ocasionalmente la estructura, para garantizar que cumpla con la estrategia del negocio y las necesidades del mercado, y se mantenga lo más simple posible. Ya sea que, desee centralizar las funciones o cambiar las relaciones de subordinación, piense en el diseño organizacional como un proceso dinámico, orgánico y permanente en lugar de un ejercicio de ingeniería que se ejecuta una sola vez.

2.

REFORZAR PRODUCTOS, SERVICIOS Y CARACTERÍSTICAS

Cuando cuente con una estructura apropiada, haga un análisis de los productos y servicios de la compañía. ¿Son demasiados? ¿Cuáles son rentables y tienen el mayor potencial de crecimiento? ¿Cuáles han cumplido su ciclo? La reducción de la complejidad puede adoptar múltiples formas. Encuentre respuestas llevando a cabo una revisión periódica de carteras. Para muchas empresas, las iniciativas para reducir la complejidad están vinculadas estrechamente para diseñar la reutilización y el aumento de la estandarización. Este enfoque es similar a las iniciativas de ingeniería de la plataforma adoptadas por la industria automotriz. Durante las últimas décadas, los fabricantes de gadgets han trabajado sin cesar para agregar funcionalidad. La evolución de los dispositivos de mano son un ejemplo de ello. De acuerdo con un futurista prominente en una de las corporaciones más grandes de Gran Bretaña, la mayoría de la gente compra un dispositivo para un propósito particular. A ninguno le interesa, ni se preocupan, por las capacidades adicionales. “Hemos añadido la funcionalidad durante 20 años, y el 99% de esa funcionalidad no se necesita,” agregó. Otra forma de hacer frente a la proliferación, es la creación de procesos para evaluar si las ofertas de la empresa coinciden bien con las necesidades de los clientes. La revisión debe centrarse tanto en la cartera general, como en la sencillez de los productos individuales. Esto por lo general requiere retroalimentación de los clientes.

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3.

ESTABLECER PROCESOS DISCIPLINADOS

Comprometer a los empleados, de toda la organización, en la simplificación del proceso, particularmente a nivel de las bases, pueden ser de gran alcance. Las personas de todos los niveles se vuelven más propensos a corregir un problema antes de que se salga de las manos. En Nortel, el Director General y Vicepresidente Ejecutivo, crearon un taller de dos horas llamado “Domínalo”. Los equipos de empleados fueron capacitados en herramientas simples de Seis Sigma como DMAIC, mapas de procesos, análisis de causa-efecto y el principio de Pareto. Posteriormente, se les pidió identificar los procesos que ya “dominaban” y podían simplificar. Si el proceso trascendía hacia otras áreas fuera de su control, se les animó a solucionar lo que pudieran y a participar en otras, según se diera el caso. En poco más de un año, los empleados generaron 3 mil ideas de mejora y simplificación , implementaron 900 y ahorraron $14 millones de USD. Más importante aún, la empresa desarrolló una cultura de mejora continua y simplificación.

4.

MEJORA DE HÁBITOS DE LIDERAZGO

Si los líderes son serios acerca de la reducción de la complejidad, necesitan identificar cómo sus propios patrones de comportamiento (usualmente no intencionales), complican las cosas y hacen un compromiso personal hacia la simplificación. Lograr que su organización sea sencilla y mantenerla de esa manera, requiere de mucho trabajo. Se necesita una estrategia explícita y atención vigilante. Por esto es que el apoyo ejecutivo es vital para el éxito de cualquier iniciativa de cambio. Sin embargo, la sencillez debe ser más que un tema de sentirse bien. Los cuatro elementos de la estrategia de simplificación, no obtendrán mucha adhesión si no se posicionan como exigencias del negocio. Basado en ‘Simplicity-Minded Management’, Harvard Business Review

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