PROYECTO CENTRAL DEL CURSO- MEJORA DE PROCESO TERMINOS DE REFERENCIA CURSO GESTIÓN DE PROCESOS Profesor: Ing. José Ignacio Maya Guerra Departamento de Ingeniería de la Organización Facultad de Minas Universidad Nacional de Colombia- Sede Medellín Versión 2013-2 Análisis de un Caso empresarial: Objetivo de aprendizaje: Integrar y relacionar los conceptos asociados a la gestión de procesos en un caso empresarial real donde el estudiante interactue con la complejidad del fenómeno, Desarrollar capacidad de proposición y de convertir esta en acción Objetivo del Proyecto de Curso: Desarrollar Análisis y Mejora de un proceso empresarial en una pyme de la ciudad siguiendo los planteamientos del curso y la Metodolgía MASP con apoyo de la herramienta o herramientas pertinentes. El grupo de estudiantes eligen una empresa para analizar durante todo el curso. La empresa elegida se caracteriza por uno de los siguientes aspectos:
La empresa es una Pyme y tiene acceso a información primaria y la organización está interesada en el proyecto y
La empresa preferiblemente pertenece a uno de los clúster de Medellín Antioquia o a los Sectores de Transformación Productiva o sectores de Clase Mundial del Ministerio de Industria Comercio y Turismo
El grupo de estudiantes elige un Proceso para mejorar ( emplee los criterios sugeridos en el curso ( basados en Harrington)
-Alcance: El proyecto y su manifestación como informe va desde la identificación/ descripción de la organización hasta la proposición de un plan de acción debidamente para mejorar el proceso identificado, formulado con sus respectivos mecanismos de seguimiento y control. La Actividad incluye dos (2) entregables: El artículo y la presentación El problema u oportunidad de procesos de negocio debe ser original, es decir un problema existente real que aún no haya sido resuelto. y el alcance debe ser de complejidad mediana a baja que pueda ser realizado dentro del tiempo disponible del periodo académico. -Grupos de Analistas: El grupo puede estar conformado por hasta 4 estudiantes -Características de Forma: El informe tipo Análisis de Caso debe cumplir con los parámetros establecidos para la FORMATO ARTICULO (Adjunto). Las fuentes de consulta deben estar debidamente referenciadas. El informe no deberá superar las 15 páginas. El exceso de páginas o de contenido irrelevante será penalizado Fecha de entrega: El informe deberá ser entregado en la plataforma y a través de esta, antes de concluir el semestre académico (fecha aún por definir ), día en que iniciarán las presentaciones y cuyo orden se establecerá aleatoriamente el mismo día Sustentación: Cualquier miembro del equipo estará en capacidad de sustentar la presentación y el artículo Recomendaciones Adicionales
Emplee el Método de Análisis y Solución de Problemas empleado en el curso
Para las entrevistas puede apoyarse en la guia de Entrevistas planteada por James Harrington en el texto Guia, Mejoramiento de los procesos de la Empresa
Concéntrese en mejorar especialmente procesos de negocio. Excepto que en su equipo participen estudiantes de ingeniería industrial o sea su línea de interés, evite intervenir procesos de producción en empresas de manufactura o del sector primario.
El informe debe evidenciar el estado inicial (con hechos y datos ) y el estado alcanzado o esperado (preferiblemente con hechos y datos) y sustentar la conveniencia de la mejora con las herramientas que considere pertinentes ( Ingeniería económica, evaluación de proyectos, IO, etc)
Elementos del informe: El informe deberá ajustarse debidamente a las características de la organización y planteará los elementos donde aplique. En aquellos casos en que el ítem no aplique haga referencia a ello en las notas introductorias del informe. Se sugiere el siguiente contenido, pero el grupo podrá proponer otro esquema, debidamente sustentado, según lo considere La evaluación contemplará el cumplimiento de las etapas del proceso de gestión estratégica, y en particular responder a los planteamientos del numeral 8 de la siguiente lista. 1. Descripción de la organización: haga una reseña de la evolución de la empresa y de las condiciones actuales en términos de: mercado, recursos, tecnologías 2. Efectué un análisis del marco de direccionamiento estratégico (misión, visión, objetivos, valores...), Mapa de Procesos y plantee una proposición de ajuste, en caso de ser necesario. 3. Elabore un análisis interno que valore la importancia de la oportunidad o el problema a intervenir Recuerde la propuesta de Goldrat en TOC 4. En el Marco del MASP Proponga un curso de acción debidamente explicitado (vea anexo lista de chequeo). Cada elemento del plan debe cumplir con los requisitos de un objetivo bien formulado. A modo de síntesis, acompañe el plan con una matriz de estrategias, programas, proyectos (Matriz de Planificación – vea anexo) 5. Establezca los mecanismos de implementación y control, factores de éxito y riesgos en el plan. 6. Efectué una conclusión sobre el proyecto e identifique la experiencia de aprendizaje Incluya si puede las condiciones de la empresa para el proyecto, sus expectativas iniciales y su perspectiva final sobre las proposiciones que el grupo entrega a través del proyecto. 7. Prepare una presentación para compartir el proyecto con el grupo. Identifique adicionalmente facilidades y limitaciones del grupo para desarrollar el proyecto y las ganancias profesionales para los integrantes del grupo. Presente su proyecto con “actitud convincente y vendedora de futuro” El estilo y lenguaje debe llevar a su público a comprender la estrategia propuesta y a adoptarla Compromisos: el grupo de análisis debe asegurarse de dar cumplimiento a los acuerdos de colaboración, confidencialidad y retroalimentación establecidos con la empresa objeto de estudio. Los estudiantes se comprometen a mantener y elevar la dignidad y confianza en la Universidad a través de sus acciones y comportamiento. Forma de evaluación
Identificación del problemas que enfrenta la empresa Calidad del análisis del caso Recomendaciones para resolver el problema identificado Implementación Implicaciones de la solución recomendada
(2 punto). (1 puntos). (1 puntos). (2 puntos). (3 puntos).
Anexo: Matriz de Planificación Elabore una matriz de planificación por cada proyecto (Metodología de Marco Lógico)
. Técnicas para medir resultados A. Objetivos deben ser logros, éxitos y metas cumplidas Realistas, Eficaces, Coherentes, Cuantificables B. Indicadores son la especificación cuantitativa y cualitativa para medir el logro de un objetivo, aceptada colectivamente por los involucrados como adecuada Características: Específico, Realizable, Medible, Relevante, Enmarcado en el tiempo, Independiente Tipos de Indicadores Cuantitativo ¿cuánto se quiere producir o lograr? Cualitativo capacidad de respuesta Temporal ¿cuándo se logrará? De cobertura ¿para quién? ¿dónde se logrará? De eficacia ¿en qué medida se logrará? De eficiencia relación costo-beneficio De desempeño presupuestal en qué medida ejecutamos el presupuesto C Medios de verificación- Indican dónde el ejecutor o el evaluador pueden obtener información acerca de los indicadores Requiere que se considere la disponibilidad de la información: • si dicha información está disponible con la regularidad requerida; • con la actualización requerida; • con la desagregación requerida • con la frecuencia requerida. D Supuestos son factores críticos, que están fuera del control de la gerencia del proyecto o de la agencia ejecutora (que implican riesgo) cuya ocurrencia es necesaria para que el proyecto logre sus objetivos y, por lo tanto, afectará sus probabilidades de éxito I. Fuentes para identificar supuestos • Lecciones aprendidas. • Simulación de involucrados o partes interesadas (y del cuadro de involucrados). • Instrumentos de análisis.
Anexo Lista de Chequeo para propuestas 1) ¿Está Identificado claramente el problema?. 2) ¿ Las soluciones resuelven efectivamente el problema? 3) ¿Por qué hacer esto? 4) ¿Cómo va a hacer esto? 5) Cuando se hace esto? 6) ¿Qué vas a hacer con esto? 7) ¿Dónde? 8) Los efectos previstos o reacciones de los accionistas. 9) Los efectos previstos o reacciones de los empleados. 10) Los efectos previstos o reacciones de los competidores. 11) ¿Cómo espera que los clientes respondan y por qué? 12) ¿Cómo va a pagar por ello? 13) ¿Quién lo hará? 14) ¿Cuál será el impacto sobre los inversionistas de capital poco pacientes en la empresa? 15) Considere por lo menos cuatro puntos en cada componente de los anteriores numerales. 16) ¿Se va a llevar a cabo esto en la empresa ose tercerizará? ¿Por qué? 17) ¿Cómo va a lidiar con la resistencia de los empleados al cambio? 18) ¿Los consumidores individuales tienen bajo poder de negociación?. 19) ¿Hay más competencias básicas o centrales de las que se han informado?. ¿Cuáles son? 20) ¿Es Necesario de proporcionar más información, más profundidad, o un concepto más elaborado? 21) ha pensado en las posibles consecuencias que se derivarán de la solución recomendada. 22) . ¿Se han integrado todos los términos aplicables en su documento estratégico de la clase?. 23) ¿Su trabajo muestra la visión necesaria otiene fuertes vínculos con el material del curso?. 24) ¿Su trabajo es claro, conciso y organizado?. 25) ¿Cómo va a contratar y entrenar nuevos empleados para mantener la capacidad de la base actual de la cultura organizacional?
