Contrato derivado del Acuerdo Marco Nº Expediente contratación: 99/3253/16/1 SOLICITUD DE OFERTA PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE AGENCIA DE VIAJES PARA EL CONGRESO EURO-k 2018 1.
ASPECTOS GENERALES a) Objeto del Contrato Derivado: Prestación de servicios de Agencia de Viajes para el Congreso EURO- K 2018. b) Justificación de la necesidad de contratación: ADEIT ha suscrito un Convenio con la entidad organizadora del Congreso en virtud del cual debe llevar a cabo, entre otras actividades, la gestión económica-administrativa del mismo, en la que se incluye la gestión de los viajes y el alojamiento de los invitados al congreso. Así, la necesidad de contratación se justifica en la existencia del citado convenio. Que es EURO? EURO es la asociación de Sociedades Nacionales Europeas de Investigación Operativa (Operations Research/Management Science en las clasificaciones científicas). Su objetivo es promover la Investigación Operativa en Europa. Cuenta con 30 miembros, 28 países europeos, más Israel y Sudáfrica. EURO fue creada en 1976 (mucho antes de que se pensara en la palabra “euro” para la moneda única europea). En su web: https://www.euro-online.org puede encontrarse información más detallada sobre sus actividades., estructura y objetivos. Entre sus principales actividades están la organización de congresos europeos anuales y otras mini-conferencias, escuelas de verano y escuelas doctorales, el apoyo a los grupos de trabajo (32 working groups constituidos por áreas temáticas) y la publicación de revistas, en especial el European Journal of Operational Research. Se trata de una de las revistas más importantes del área, del primer cuartil JCR y con un volumen muy importante de publicaciones al año. EURO 2018 (VALENCIA) Los EURO-k meetings son las reuniones anuales de la asociación. Se celebran todos los años en los que no se celebra el congreso trianual de IFORS (Federación Internacional de Sociedades de Investigación Operativa). Por ejemplo, en 2015 se celebró el EURO-27 en Glasgow, y en 2016 el EURO-28 en Poznan (Polonia). El siguiente EURO-29 será del 8 al 11 julio de 2018 (domingo - miércoles). La sede del congreso será entre los Campus de Tarongers de la Universidad de Valencia y la Universidad Politécnica de Valencia. 1
Por parte del comité científico, previo al congreso, se realizarán las siguientes reuniones/ visitas de inspección: - Noviembre de 2017: Visita de inspección del Vicepresidente de EURO - 24 de enero de 2018: Reunión comité científico (19 personas) Por otra parte, se gestionará los viajes y alojamiento de los cuatro ponentes invitados durante la celebración del congreso. c) Lugar de entrega de los servicios: Fundación Universidad-Empresa de Valencia d) Objeto de los servicios a ofertar:
- Gestión hotelera de las reuniones previas al Congreso Breve descripción: Con motivo de las reuniones previas al congreso, bloqueo de hotel para el Vicepresidente de EURO en noviembre y comité científico del 23 al 25 de enero. Gestión y pago: Las reservas y pagos de dichas habitaciones serán realizadas por ADEIT. Fechas, duración orientativa de las estancias y número de personas: -
Noviembre de 2017: Vicepresidente de EURO (3 noches) Del 23 al 25 de enero de 2018: 19 personas (3 noches)
Tipo de alojamientos requeridos y ubicación: Hotel preferiblemente ubicado en el centro de la ciudad muy cerca del casco histórico y la zona comercial o la Ciudad de las Artes y las Ciencias de Valencia. Las reuniones se celebrarán en el edificio del Centro de Formación Permanente de la Universidad Politécnica de Valencia. Tipo de habitación: DUI Régimen: Alojamiento y desayuno Precio máximo: 110€ por noche (IVA incluido) Gestiones a realizar por la agencia: Cotización y realización de bloqueo de 1 habitación, 3 noches en noviembre de 2017 y 19 habitaciones, 3 noches del 23 al 25 de enero de 2018. La agencia acordará con los hoteles las fechas de los bloqueos, tarifas de grupo y condiciones de cancelación y pago.
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- Gestión de viajes reuniones previas al Congreso Breve descripción: Con motivo de las reuniones previas al congreso, gestión de traslados (tren, avión, etc.) para el Vicepresidente de EURO en noviembre y comité científico el 24 de enero de 2018. Gestión y pago: Las reservas y pagos de dichos traslados serán realizadas por ADEIT. Destino: Valencia Fechas, procedencias orientativas y número de pax: - Noviembre de 2017: Vicepresidente de EURO, procedente de Rotterdam - 24 de enero de 2018: 19 personas, procedentes de: Austria, Bélgica (2), Finlandia, Francia, Alemania, Hungría, Israel, Italia (2), Noruega, Portugal (2), Suiza, Países Bajos, Turquía (2) y Reino Unido (2). Gestiones a realizar por la agencia: presupuestar e informar de las opciones de viaje y compra de billetes de avión, tren, transfer, etc. Descuentos en compañías de transporte.
- Gestión hotelera ponentes invitados durante el congreso Breve descripción: Con motivo del congreso (8-11 julio 2018), bloqueo de hotel para los ponentes invitados (estimado 4 personas). Gestión y pago: Las reservas y pagos de dichas habitaciones serán realizadas por ADEIT. Fechas, duración orientativa de las estancias y número de pax: Del 7 al 11 de julio de 2018, cinco noches para 4 personas. Tipo de alojamientos requeridos y ubicación: Hotel de categoría superior y con buena ubicación para acceder a la sede del congreso (Universidad Politécnica de Valencia –Universidad de Valencia) Tipo de habitación: DUI Régimen: Alojamiento y desayuno Precio máximo: 95€/noche (IVA incluido) Gestiones a realizar por la agencia: Cotización y realización de bloqueo de cuatro habitaciones, 5 noches. La agencia acordará con los hoteles las fechas de los bloqueos, tarifa y condiciones de cancelación y pago. 3
- Gestión de Viajes ponentes invitados al congreso Breve descripción: Con motivo del congreso (8-11 julio 2018), gestión de traslados para los ponentes invitados (estimado 4 personas). Gestión y pago: Las reservas y pagos de dichos traslados serán realizadas por ADEIT. Destino: Valencia Fechas, procedencias orientativas y número de pax: Del 7 al 11 de julio de 2018, cuatro personas procedentes de USA (2), Europa (1) y Latinoamérica (1) Gestiones a realizar por la agencia: presupuestar e informar de las opciones de viaje y compra de billetes de avión, tren, transfer, etc. Descuentos en compañías de transporte. - Otros servicios Atención personalizada al viajero: La agencia deberá facilitar una persona de contacto como gestora del proyecto. Servicio de traslados en autobús: Con motivo de la ponencia plenaria en el Palau de les Arts, la tarde del miércoles 10 de julio de 2018, traslado de 1000 congresistas con recogida desde varios puntos de la ciudad.
- Otros Traslados o servicios adicionales a su llegada a Valencia, traslado a la sede del Congreso, etc. 2.
PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN El importe estimado de los servicios a ofertar asciende a: Concepto
Base imponible
Gestión Hotelera reuniones previas al Congreso Gestión de viajes reuniones previas congreso Gestión de viajes ponentes invitados al Congreso Otros servicios TOTAL
4.500,00 € 17.000,00 € 6.000,00 € 2.000,00 € 29.500,00 €
IVA 1 450,00 1.700,00 600,00 200,00 2.950,00
Importe (IVA incluido) 4.950,00 18.700,00 6.600,00 2.200,00 32.450,00
Se ha considerado el IVA del 10% al ser el IVA aplicable a la mayor parte de los servicios susceptibles de facturación, viajes y alojamiento, sin perjuicio de que el IVA aplicable a los servicios prestados por las agencias sea del 21%.
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3.
PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO El contrato derivado se extenderá desde su formalización estimada para finales de septiembre de 2017 hasta la finalización del congreso EURO-K 2018 estimado para mediados de julio de 2018. No cabe prorroga adicional.
4.
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DEL CONTRATO DERIVADO De conformidad con lo dispuesto en la cláusula 15.2. apartado C del Pliego de Condiciones de Contratación, “en los pedidos iguales o superiores a 18.000 €se solicitará oferta a todas las empresas adjudicatarias antes de cursar los pedidos. En estos casos, deberán presentar oferta en sobre cerrado en la forma establecida en el presente Pliego en el Registro de Entrada de la Fundación. Se concederá como mínimo un plazo de treinta y seis horas (36) para presentar las ofertas. En la solicitud de pedido se indicará el plazo para presentar ofertas, así como la fecha en la que se procederá a la apertura de las ofertas en público. Será adjudicatario quien de conformidad con los criterios de valoración cuantificables mediante fórmulas matemáticas establecidos en el mismo hubiera presentado la oferta económicamente más ventajosa. Para todo lo no previsto en este apartado será de aplicación las mismas reglas utilizadas parta la adjudicación del Acuerdo Marco”.
5.
PROPOSICIONES Y OTRA DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR POR LOS ADJUDICATARIOS DEL ACUERDO MARCO Las ofertas deberán presentarse en sobre cerrado en el Registro de Entrada de la Fundación Universidad-Empresa de Valencia, sito en la Plaza Virgen de la Paz, número 3. Junto con el sobre cerrado se deberá entregar oficio en el que se contengan los siguientes datos:
-
Nº Expediente de Contratación: 99/3253/16/1 Referencia: Contrato derivado de Agencia de Viajes para el Congreso EURO-k 2018 Denominación social de la Empresa Dirección CIF Nombre del Representante: Teléfono de Contacto: Correo electrónico a efectos de notificaciones
Dentro del sobre se deberá incluir los siguientes documentos: -
Índice de su contenido enunciado numéricamente.
-
Proposición económica según ANEXO 1-A. 5
6.
-
Existencia de servicios de atención 24 horas/365 días y exoneración de gastos de cancelación según ANEXO 1-B.
-
Seguros ofertados según ANEXO 1-C.
-
Mejoras en el servicio de alojamiento según ANEXO 1-D.
-
Mejoras en el servicio de transfer según ANEXO 1-E.
PLAZO DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS La documentación contemplada en el apartado anterior, se podrá presentar por Registro de Entrada en la Fundación hasta el 26 de septiembre de 2017 a las 14:00h. Su presentación fuera de plazo será motivo de exclusión.
7.
PLAZO DE APERTURA DEL SOBRE CON LA PROPOSICIÓN ECONÓMICA Los sobres con la documentación de la proposición económica se abrirán en audiencia pública por la mesa de contratación el 28 de septiembre de 2017, a las 10:00 horas en la Sede de ADEIT sita en la Plaza Virgen de la Paz, nº 3 de Valencia.
8.
CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO DERIVADO
8.1.
Criterios de adjudicación De conformidad con lo dispuesto en el Pliego de Condiciones de Contratación, los criterios de adjudicación que se aplicarán serán los contemplados como criterios cuantificables mediante fórmula matemática. PONDERACIÓN
CRITERIOS 1.1. Descuento sobre el servicio de fee máximo previsto en el PPT por emisión de billete 1.1.1. Aéreo nacional
45 14
1.1.2.
Aéreo continental – Europa
9
1.1.3.
Aéreo intercontinental
5
1.1.4.
Autocares / tren / Ferry (solo ida y vuelta)
1.1.5.
Devolución de tasas
10 7
1.2. Descuento sobre el volumen de facturación total de todos los servicios prestados (hoteles, viajes, etc.) 1.3. Existencia de servicio de atención 24 horas/365 días al año en los términos indicados en el PPT 1.4. Exoneración de gastos en caso de anulación
15
1.5. Seguros ofertados
10
6
3 2
1.5.1. Incremento sobre el importe mínimo de la póliza de seguro de Accidentes en viajes exigido en el PPT 1.5.2. Incremento sobre el importe mínimo de la póliza de seguro de responsabilidad civil exigido en el PPT 1.6. Mejora gratuita en alojamientos (upgrade) .- Garantía de habitaciones con buenas vistas y silenciosas 1.7. Mejora gratuita de categoría hotelera
5
1.8. WIFI gratuito en todo el hotel
5
1.9. Servicio gratuito de transfer aeropuerto-hotelaeropuerto 1.10. Servicio gratuito de transfer hotel-UPV-hotel
5
TOTAL CRITERIOS 8.2.
5 5 5
5 100
Forma de valoración de los criterios de adjudicación 1. Descuento sobre el servicio de fee máximo previsto en el PPT por emisión de billete: (hasta un máximo de 45 puntos): Se valorarán los descuentos a aplicar en cada servicio ofertado. Se puntuará de forma proporcional entre las diferentes ofertas presentadas según la siguiente fórmula: P=(pm*O)/mo. Siendo “pm” la puntuación máxima, “O” la oferta que se valora y “mo” la mejor oferta. 2. Descuentos sobre la facturación global de todos los servicios prestados (viajes, hoteles, etc.): (hasta un máximo de 15 puntos): La fórmula utilizada será: 15 x porcentaje ofertado / porcentaje ofertado más elevado. 3. Existencia de servicio de atención 24 horas/365 días al año en los términos indicados en el PPT (hasta un máximo de 3 puntos). Se aplicará directamente 3 puntos si se incluye dicho servicio y 0 si no se incluye. 4. Exoneración de gastos en caso de anulación (hasta un máximo de 2 puntos). Se aplicará directamente 2 puntos si se aporta el compromiso de exoneración de gastos en caso de anulación y 0 si no se aporta. 5. Seguros ofertados (hasta un máximo de 10 puntos): Se puntuará de forma proporcional entre las diferentes ofertas presentadas según la siguiente fórmula: P=(pm*O)/mo. Siendo “pm” la puntuación máxima, “O” la oferta que se valora y “mo” la mejor oferta. 6. Mejora gratuita en alojamientos (upgrade) – Garantía de habitaciones con buenas vistas y silenciosas (hasta 5 puntos): Se aplicará directamente 5 puntos si se aporta 7
el compromiso de mejora gratuita en alojamientos en los términos indicados en el anexo 1-D y 0 si no se aporta. 7. Mejora gratuita de categoría hotelera en relación a la prevista en el presente Documento (hasta 5 puntos): Se aplicará directamente 5 puntos si se aporta el compromiso de mejora en los términos indicados en el anexo 1-D y 0 si no se aporta. 8. WIFI gratuito en todo el hotel (hasta 5 puntos): Se aplicará directamente 5 puntos si se aporta el compromiso de WIFI gratuito en el anexo 1-D y 0 si no se aporta. 9. Servicio gratuito de transfer aeropuerto-hotel-aeropuerto (hasta 5 puntos): Se aplicará directamente 5 puntos si se aporta el compromiso de servicio transfer en los términos indicados en el anexo 1-Ey 0 si no se aporta. 10. Servicio gratuito de transfer hotel-UPV-hotel (hasta 5 puntos): Se aplicará directamente 5 puntos si se aporta el compromiso de servicio transfer en los términos indicados en el anexo 1-E y 0 si no se aporta. 9.
MESA DE CONTRATACIÓN La mesa de contratación estará compuesta por: Presidente: Director Gerente Vocales:
Responsable del Departamento de Contabilidad y Presupuestos Responsable del Departamento de Asesoría jurídica Responsable del Departamento de Congresos y otras actividades Responsable del Departamento de Marketing, Comunicación y Patrocinios
Secretaria: Secretaria Técnica de la Fundación 10.
OTRA DOCUMENTACIÓN PREVIA A LA FIRMA DEL CONTRATO DERIVADO Con carácter previo a la formalización del Contrato:
11.
Relación nominativa del personal que se asignará para la prestación del servicio para el Congreso EURO-K 2018
OTRAS INFORMACIONES a) Información de carácter administrativo: Asesoría jurídica (tlfno. 96.205.79.86 y mail:
[email protected] b) Información de carácter técnico: Departamento de Congresos y otras actividades (tlfno. 96.205.79.24 y mail:
[email protected] 8
Valencia, a 21 de septiembre de 2017
Antoni o Aracil
Firmado digitalmente por Antonio Aracil Fecha: 2017.09.20 18:43:24 +02'00'
Antonio Aracil Garcia Director Gerente de la Fundación
P.D. Comisión Ejecutiva 8/06/2016
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