Plan de Proyecto Caso: Compañía SHERWIN WILLIAMS
TRABAJOS DE MAESTRÍA
Nombre de proyecto: PROYECTO PLUS
Grupo 1:
Byron Herrera Juan José Chacón Pierina Martillo Javier Rendón Priscila Salazar Estudios para la obtención del título de:
Magíster en Dirección de Proyectos Materia: Gestión de Integración y Gestión de interesados
Profesor:
Ing. Sergio Salimbeni, MBA, PhD
Universidad Espíritu Santo Facultad de Postgrados Guayaquil - Ecuador 2 de Marzo del 2016
MDPR560
Proyecto PLUS ÍNDICE ANÁLISIS DE NEGOCIO.................................................................................................3 INICIO DE PLAN DE PROYECTO ..................................................................................5 CASO DE NEGOCIO ...................................................................................................5 FACTORES AMBIENTALES ..................................................................................... 13 ACTIVOS PROCESOS .............................................................................................. 13 REGISTRO DE INTERESADOS ................................................................................ 13 PROJECT CHARTER ................................................................................................... 14 PLAN DE DIRECCIÓN DE PROYECTO ...................................................................... 18 5. Plan de gestión del Alcance ................................................................................... 18 6. Plan de gestión de Plazos ...................................................................................... 20 7. Plan de gestión de los Costos................................................................................ 22 8. Plan de gestión de Calidad .................................................................................... 24 9. Plan de gestión de RRHH ...................................................................................... 25 10. Plan de gestión de Comunicaciones .................................................................... 26 11. Plan de gestión de los Riesgos ............................................................................ 27 12. Plan de gestión de Adquisiciones ........................................................................ 28 13. Plan de Gestión de Interesados ........................................................................... 29 Anexo 1. Minuta de reunión – Proyecto PLUS ....................................................... 31 Anexo 2. Matriz de Estrategia – Proyecto PLUS .................................................... 32 Anexo 3. Matriz solicitud de cambio – Proyecto PLUS ........................................... 32 Anexo 4. Plantilla de control de interesados - Proycto PLUS……………………… 36
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Proyecto PLUS ANALISIS DE NEGOCIO Nombre de la empresa: Sherwin Williams Company Actividad de empresa: Elaboración de pinturas y productos afines Fecha de análisis: 24 de febrero de 2016 Analista de Negocio: Mariella Vélez
NECESIDADES Fusionar la multinacional Sherwin Williams con la marca tradicional Cóndor, mediante la creación de un nuevo producto diferenciador a los existentes a nivel nacional. ALTERNATIVAS: RESPUESTAS A LAS NECESIDADES Planteando alternativas donde se logre potencializar la marca y buscar destacar los atributos de los productos se plantean estrategias de persuasión y coacción.
1) Realizar una campaña de publicidad agresiva, para eliminar en su totalidad la marca Cóndor Costa y todo el portafolio de la línea comercial de Pinturas Cóndor S.A., introduciendo la marca multinacional Sherwin Williams para todos sus productos.
2) Creación de un nuevo producto a nivel nacional manteniendo la marca Cóndor, denominado: "Cóndor Plus by Sherwin Williams" con características innovadoras y diferenciadoras a los de la competencia. SELECCIÓN Y ANÁLISIS ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Áreas
Solución 1
Solución 2
Aceptación por parte de los clientes
Parámetros
6
10
Proyección de ventas
8
9
Posicionamiento de la marca SW
9
8
Promoción eficiente del producto
7
8
Tecnología aplicada
5
10
Grado de innovación de la solución
5
9
Procesos productivos/fabricación
6
9
VAN
9
8
Control de los daños ambientales
7
10
Aplicación de principios de RSE
8
10
Eficiente identificación de involucrados
6
9
Aporte al crecimiento de la sociedad
5
8
Fidelidad del consumidor con la marca
6
10
Aceptación al cambio
5
9
MERCADO
TÉCNICO
FINANCIERO
RSE
RIESGO
% Solución 1
%Solución 2
7,50
8,75
5,33
9,33
9,00
8,00
6,50
9,25
5,67
9,33
3
Proyecto PLUS Obtener rentabilidad deseada
6
TOTAL
ALTERNATIVA 1
9 6,80
8,93
RAZONES POR NO SELECCIÓN DE ALTERNATIVA
Bajo nivel de aceptación de la marca SW por parte de los clientes Realizar una campaña de publicidad agresiva, para eliminar en su totalidad la marca Cóndor Costa y todo el portafolio de la línea comercial de Pinturas Cóndor S.A., reforzando la marca multinacional Sherwin Williams para todos sus productos.
La marca SW no estaba posicionada en el mercado Poco nivel de tecnología aplicada Idea con nivel bajo de innovación No incluye ningún proceso de fabricación Dificultad para controlar daños ambientales Nivel medio con respecto a aporte en el desarrollo de la sociedad Poca fidelidad del consumidor con la marca SW
ALTERNATIVA 2
Creación de un nuevo producto a nivel nacional manteniendo la marca Cóndor, denominado: "Cóndor Plus by Sherwin Williams" con características innovadoras y diferenciadoras a los de la competencia.
RAZONES POR SELECCIÓN DE ALTERNATIVA Gran nivel de aceptación y fidelidad de la marca Cóndor by SW por parte de los clientes La marca tiene buen posicionamiento en el mercado Más alternativas para una buena posicionamiento del producto Alto nivel de tecnología aplicada Idea con nivel alto de innovación Incluye un proceso productivo/fabricación que puede ser aprovechado Se puede controlar correctamente los daños ambientales Nivel alto con respecto a aporte en el desarrollo de la sociedad Alto nivel de fidelidad del consumidor con la marca Cóndor by SW
Si bien el análisis financiero demuestra que ambas alternativas son rentables, los aspectos de carácter cualitativos como: aceptación del mercado, grado de innovación y tecnicismo en la producción, aplicación de principios de RSE, control de daños ambientales y manejo adecuado de los riesgos, sin duda alguna generan mayores valoraciones considerables para la selección de la idea más factible. Por lo tanto el estudio determina que la mejor solución es la número dos.
SOLUCIÓN RECOMENDADA Creación de un nuevo producto denominado Cóndor Plus by Sherwin Williams, el cual permitirá el reconocimiento de la multinacional respaldada en la fidelidad del consumidor ecuatoriano con la marca Cóndor. De esta manera, se brinda al cliente fiel un nuevo producto con características diferentes y atractivas para sus necesidades. 4
Proyecto PLUS INICIO DE PLAN DE PROYECTO CASO DE NEGOCIO 1.
CONTEXTO
La empresa ecuatoriana Pinturas Cóndor S.A., adquirida en un 100% por la Multinacional Sherwin Williams Company, ha volcado sus esfuerzos en convertirse en la empresa proveedora de servicios y de productos de recubrimiento de la más alta calidad en el mundo. Conscientes de que esto se logra a través del desarrollo y adquisición de los recursos apropiados para mejorar continuamente la performance de sus productos, y ante las necesidades halladas en el mercado de la línea de pinturas, estudia las alternativas que respondan a las necesidades planteadas por los consumidores y que se apeguen a los objetivos de la Multinacional. Pinturas Cóndor, tiene una participación del mercado del 65% a nivel nacional y de acuerdo a encuestas realizadas, se conoce que tiene un alto grado de reconocimiento y es considerada la marca favorita de pinturas en Ecuador. Ante estos resultados, Sherwin Williams Company busca la implementación de un proyecto estratégico que le permita a ser reconocido como el líder en acabados, decoración y productos en el Ecuador y reforzar su posición de marca en la mente del consumidor por encima de sus principales competidores y obtener mayor porcentaje del mercado ocupado por sus rivales. 1.1
Sumario Ejecutivo
Este modelo de negocio describe como el Proyecto Plus, Creación de un nuevo producto
denominado
Cóndor Plus
by Sherwin Williams responderá
a
las
preocupaciones actuales de negocio, los beneficios, recomendaciones y justificaciones del proyecto. Este caso de negocio también analiza los objetivos del proyecto, supuestos, limitaciones y las diferentes alternativas consideradas como posibles opciones para solucionar el problema de la empresa Sherwin Williams luego de comprar a la compañía Pinturas Cóndor. 1.2
Problema
A pesar de tener como objetivo empresarial el reconocimiento de la marca multinacional mediante la eliminación o descarte de la marca Cóndor, el departamento 5
Proyecto PLUS comercial de Sherwin Williams lanza al mercado el nuevo producto llamado Cóndor Costa y con ello se desencadenó una serie de problemas: el objetivo empresarial inicialmente planteado resultó mucho más complicado de lograr y los consumidores continuaban identificándose de manera masiva con Cóndor, a pesar de ser Sherwin Williams la empresa que impulsó ese producto al mercado. La marca de la multinacional continuaba siendo poco conocida en el mercado ecuatoriano de pinturas, ocasionando que no se la vincule con la marca Cóndor. Incluso paralelamente esta idea provocó que las ventas de pintura en la región Sierra disminuyeran considerablemente, ya que la demanda en esa región también se volcó al nuevo producto Cóndor Costa, el cual tenía un precio menor al producto que se vendía en la Sierra. 1.3
Resultados Anticipados
La implementación de la presente propuesta materializada con la creación de un nuevo producto denominado Cóndor Plus by Sherwin Williams, permitirá el reconocimiento de la multinacional respaldada en la fidelidad del consumidor ecuatoriano con la marca Cóndor. De acuerdo al crecimiento a nivel nacional del mercado de pinturas ecuatoriano, el lanzamiento del nuevo producto beneficiará directamente a la empresa Sherwin Williams aumentando los ingresos en el primer año en un 2% ($1.560.000.00), en el segundo un aumento del 4% ($3.120.000.00) y el en tercero un aumento del 6% ($4.680.000.00). De igual manera, el proyecto contribuirá a mejorar la línea de innovación de la compañía a cargo de la Gerencia técnica y su división llamada Unidad de Procesos Químicos. 1.4
Recomendación
Se analizaron dos alternativas para encontrar la mejor manera de lograr potencializar la marca Sherwin Williams. El enfoque del presente documento permite cumplir con el objetivo corporativo de reconocimiento de la multinacional,
aumentar las ventas y
ofrecer un producto con características innovadoras y diferenciadoras. El proyecto recomendado, Proyecto PLUS, el cual consiste en la creación de un nuevo producto de pintura denominada Cóndor Plus by Sherwin Williams, a más de brindar al
6
Proyecto PLUS consumidor un producto diferente al resto, permite el reconocimiento de la marca Sherwin Williams a nivel nacional en fusión con la tradicional marca Cóndor.
2.
EQUIPO DE ANÁLISIS DE CASO DE NEGOCIO
Las siguientes personas conforman el equipo de análisis de caso de negocio. Sus responsabilidades consisten en el análisis y la creación del modelo de negocio del Proyecto PLUS. Tabla de equipo de análisis de Caso de Negocio ROL
DESCRIPCIÓN
NOMBRE
Sponsor
Porporciona apoyo ejecutivo para el proyecto
Sherwin Williams
Soporte de aspectos de innovación y tecnologías
Proporciona soporte de tecnologías para el proyecto
Juan José Chacón
Soporte en Mejora de procesos
Proporciona Soporte para la Mejora de gestión de procesos
Byron Herrera
Soporte comercial y diseño
Proporciona al equipo técnicas de mejora de diseño en marca y comercialización
Pierina Martillo
Analista de Negocio
Dirige al equipo del proyecto
Javier Rendón
Soporte financiero
Proporciona soporte para los aspectos financieros y requisitos
Priscila Salazar
Fuente: Elaboración Propia 3.
DEFINICION DEL PROBLEMA
3.1 Planteamiento del problema Con un objetivo planteado de lograr el reconocimiento de la marca multinacional mediante la eliminación o descarte de la marca Cóndor y concebido en Ecuador como una meta secundaria y a largo plazo, la empresa fija sus esfuerzos a otros aspectos comerciales considerados de mayor importancia basándose solamente en el planteamiento de quitar del mercado a su principal competencia (Pinturas Unidas), y decide lanzar en el 2015 un nuevo producto con la finalidad de quitarles posicionamiento en el mercado y brindando a su vez un elemento diferenciador para la región Costa. El departamento comercial con un presupuesto significativamente alto de 2’000.000 de dólares decide introducir el nuevo producto "Cóndor Costa", cometiendo el error de denominarlo con el nombre de marca que se habían planteado erradicar en 7
Proyecto PLUS 2014 conllevando a que el objetivo determinado por los altos directivos internacionales se torne más complicado de lograr. Paralelamente esta idea provocó que las ventas de pintura en la región Sierra disminuyeran considerablemente, ya que la demanda en esa región también se volcó al nuevo producto Cóndor Costa, el cual tenía un precio menor al producto que se vendía en la Sierra. Además, se conoce que el mercado ecuatoriano presenta un fuerte nacionalismo en marcas, lo cual ocasiona que no se vincule la multinacional Sherwin Williams con Cóndor. 3.2 Impacto Organizacional Debido a que Sherwin Williams es una multinacional que cuenta con una fuerte infraestructura y su propia planta de fabricación de pintura, la creación de Cóndor Plus by Sherwin Williams se va a realizar en las mismas instalaciones y con el personal de trabajo técnico y administrativo ya existente. 4.
VISIÓN GENERAL DEL PROYECTO
4.1
Descripción del Proyecto
Creación de una nueva pintura a nivel nacional denominada: "Cóndor Plus by Sherwin Williams" con características innovadoras y diferenciadoras a los de la competencia, entre las cuales destaca un mayor rendimiento. De esa manera poder lograr una vinculación de la marca de la multinacional con la marca tradicionalmente reconocida en el mercado ecuatoriano 4.2
Metas y Objetivos
El Proyecto PLUS se relaciona directamente con las metas y objetivos estratégicos de Sherwin Williams Company. En la siguiente tabla se enumeran las metas y objetivos que el proyecto respalda.
8
Proyecto PLUS Tabla de Metas y Objetivos del Negocio METAS/OBJETIVOS DEL NEGOCIO
DESCRIPCIÓN
Posicionar marca de pinturas Sherwin Williams
A través de la creación de la pintura Cóndor Plus by Sherwin Williams, se está dando a conocer a los consumidores ecuatorianos que SW se ha fusionado con su marca preferida Cóndor, creando un producto de alta calidad (característica principal de las dos marcas). SW se apoya en la trayectoria que Cóndor tiene en Ecuador.
Cumplir estándares de políticas de procesos y procedimientos
La creación de Cóndor Plus by Sherwin Williams, conlleva procesos de pruebas químicas para garantizar las características innovadoras de rendimiento, lo cual cumple con los altos estándares de procesos y procedimientos de la cadena productiva de la empresa.
Ser empresa con mayor producción de soluciones innovadoras de pintura
Es un producto diferente a los de la competencia, con una característica innovadora en el rendimiento que otorga beneficios notables a la hora de usar la pintura.
Fuente: Elaboración Propia 4.3
Principales supuestos y riesgos
Supuestos del Proyecto PLUS:
Se dispone sin problema alguno de maquinarias e infraestructura necesarias
para el proyecto.
Financiamiento disponible para llevar a cabo todo el proyecto.
Todos los jefes de departamentos de la empresa proporcionarán el apoyo
necesario para el éxito de la finalización del proyecto. Riesgos del Proyecto PLUS:
El primer riesgo involucra la demostración de las nuevas características del
producto, por esta razón es necesario realizar varias pruebas de campo en diferentes regiones del país, con la finalidad de evaluar el comportamiento del producto.
El segundo riesgo se asocia con la aceptación de las nuevas características
técnicas, por esta razón es muy importante la publicidad del producto con la finalidad de demostrar la eficiencia del mismo.
El tercer riesgo involucra a los propietarios de los canales tradicionales, quienes
por desconocimiento no estarían en condiciones de recomendar el nuevo producto, razón por la cual se requiere una capacitación integral en las principales tiendas de distribución. 9
Proyecto PLUS
4.4
Principales hitos del proyecto
Tabla de principales Hitos del proyecto Hitos / Entregables
Fecha
Acta de Constitución del Proyecto
20/02/2016
Equipo de trabajo armado
10/03/2016
Inicio del Proyecto
13/03/2016
Adquisición de Materia prima y Pruebas en laboratorio
01/04/2016
Entregable aceptado
01/05/2016
Diseño de envase de pintura, etiqueta y logo finalizado
15/06/2016
Entregable aceptado
15/07/2016
Finalización del Proyecto
20/08/2016
Fuente: Elaboración Propia 5.
ALINEAMIENTO ESTRATEGICO
El Proyecto PLUS va de la mano con los planes estratégicos de Sherwin Williams Company, lo cual sin duda alguna colaborará en mejorar la situación de la empresa y sobre todo en poder afianzarse en el mercado ecuatoriano. El proyecto se enmarca a los estándares establecidos en las políticas de procesos y procedimientos de la cadena productiva de la empresa, así como también responde a la línea de objetivos operacionales de la empresa estimados para el 2018, que es convertirse en la empresa de mayor producción de soluciones innovadoras de pintura. 6.
ANALISIS DE COSTO BENEFICIO
En la siguiente tabla se indican las acciones que generan ingresos y egresos o costes respecto al Proyecto PLUS durante el año tres, ya que al tercer año es el período de recuperación del proyecto. Al final se indica la Utilidad Neta para el tercer año del proyecto.
10
Proyecto PLUS Tabla de Costo – Beneficio AÑO 3 (Ingresos,
ACCIÓN
TIPO DE ACCIÓN
Ingresos por Ventas
Ingresos
$4.680.000,00
Costo de Venta
Egresos
$-837.114,66
Gastos Administrativos
Egresos
$-94.241,62
Gastos de Publicidad
Egresos
$-89.320,32
Intereses e Impuestos
Egresos
$-855.170,93
Inversión Inicial)
Utilidad Neta
$2.804.152,47
Fuente: Elaboración Propia De acuerdo al análisis Costo Beneficio realizado previamente, se puede apreciar que al autorizar el Proyecto Plus, se obtiene al tercer año una utilidad neta de $ 2.804.152,47. Es importante mencionar que en el primer año la utilidad neta fue de $ 516.629,04 y en el segundo de $ 1.912.077,25; logrando así ser un proyecto rentable y beneficioso económicamente para Sherwin Williams.
7.
ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS
Las siguientes dos alternativas fueron las consideradas para solucionar el problema de negocio. En la siguiente tabla se van a analizar las razones por las cuales una no fue seleccionada y la otra opción sí. Tabla de Análisis de Alternativas
ALTERNATIVA 1
RAZONES POR NO SELECCIÓN DE ALTERNATIVA Bajo nivel de aceptación de la marca SW por parte de los clientes
Realizar una campaña de publicidad agresiva, para eliminar en su totalidad la marca CONDOR COSTA y todo el portafolio de la línea comercial de Pinturas Cóndor S.A., reforzando la marca multinacional SHERWIN WILLIAMS para todos sus productos.
La marca SW no estaba posicionada en el mercado Poco nivel de tecnología aplicada Idea con nivel bajo de innovación No incluye ningún proceso de fabricación Dificultad para controlar daños ambientales Nivel medio con respecto a aporte en el desarrollo de la sociedad Poca fidelidad del consumidor con la marca SW
11
Proyecto PLUS ALTERNATIVA 2
RAZONES POR SELECCIÓN DE ALTERNATIVA Gran nivel de aceptación de la marca Cóndor by SW por parte de los clientes La marca tiene buen posicionamiento en el mercado
Creación de un nuevo producto a nivel nacional manteniendo la marca Cóndor, denominado: "Cóndor Plus by Sherwin Williams" con características innovadoras y diferenciadoras a los de la competencia.
Más alternativas para una buena posicionamiento del producto Alto nivel de tecnología aplicada Idea con nivel alto de innovación Incluye un proceso productivo/fabricación que puede ser aprovechado Se puede controlar correctamente los daños ambientales Nivel alto con respecto a aporte en el desarrollo de la sociedad Alto nivel de fidelidad del consumidor con la marca Cóndor by SW
Fuente: Elaboración Propia
8.
APROBACIÓN
Las siguientes firmas representan que las personas mencionadas tienen un entendimiento claro con respecto a propósito y contenido del presente documento. Al firmar este documento, se indica la aprobación formal del proyecto propuesto en este caso de negocio y que los siguientes pasos serán para crear el proyecto formal de acuerdo a todos los detalles descritos en el presente documento. Tabla de Aprobación Nombre PHILIP J FRY DAVE MUSTAINE
Título Accionista Director Ejecutivo
Firma
Fecha 30/01/2016 30/01/2016
Fuente: Elaboración Propia
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Proyecto PLUS FACTORES AMBIENTALES Normativa de Producto. Ejemplo: ISO e INEN Políticas de distribución de canales tradicional. Aranceles en materias primas.
ACTIVOS PROCESOS Tiendas propias. Infraestructura de fábrica. Dominio del KNOW HOW.
REGISTRO DE INTERESADOS NOMBRE
ROL
PHILIP J FRY
ACCIONISTAS
DAVE MUSTAINE
LITA FORD
DIRECTOR EJECUTIVO DEPARTAMENTO COMERCIAL
INF.
CLASIFI-
FASE DE
TIPO DE
CONTACTO
CACIÓN
INFLUENCIA
INFLUENCIA
994156274
ALTA
TODAS
996472845
ALTA
997654345
NIVEL
INTERÉS
COMENTARIO
ECONOMICO
GERENCIAL
ALTA
FINANCISTA
TODAS
MERCADO
GERENCIAL
ALTA
SPONSOR
ALTA
TODAS
COMERCIAL
JEFATURA
ALTA
DIANA VERA
CARTERA
997654389
BAJA
EJECUCIÓN
ECONOMICO
JEFATURA
MEDIA
RITA CARVAJAL
LOGISTICA
998765438
MEDIA
EJECUCIÓN
OPERATIVO
JEFATURA
MEDIA
MARIELLA VELEZ
PRODUCCIÓN
991278463
MEDIA
EJECUCIÓN
OPERATIVO
JEFATURA
MEDIA
TITO RICARDO
OPERACIONES
998136478
MEDIA
EJECUCIÓN
OPERATIVO
JEFATURA
MEDIA
998735467
MEDIA
INICIAL
OPERATIVO
JEFATURA
MEDIA
SISTEMAS
997463526
BAJA
FINAL
OPERATIVO
JEFATURA
BAJA
CINDY VEINTIMILLA CARLOS VILLA
FORMULACIÓN MATERIA PRIMA
MALENA GOMEZ
RRHH
998756437
BAJA
INICIAL
OPERATIVO
JEFATURA
MEDIA
ANDRES DEL PINO
PROVEEDORES
998798400
MEDIA
INICIAL
ECONOMICO
EXTERNO
MEDIA
CARLOS FERAUD
MAYORISTAS
994873678
ALTA
FINAL
COMERCIAL
EXTERNO
BAJA
CANALES
998575647
MEDIA
FINAL
COMERCIAL
MEDIO
BAJA
COMERCIAL
EXTERNO
ALTA
COMERCIAL
EXTERNO
ALTA
COMERCIAL
EXTERNO
ALTA
ECONOMICO
EXTERNO
ALTA
ABEL BONILLA JACK LOPEZ
FERNANDO FRANCO
MARIANA MARCOS
EQUIPO PROYECTO
USUARIO FINAL TOP USUARIO FINAL PROSPECTO USUARIO FINAL TARGET EQUIPO DE PROYECTO
998790384
ALTA
998746537
ALTA
998746653
ALTA
992345689
ALTA
INICIO Y FINAL INICIO Y FINAL INICIO Y FINAL TODAS
PRO PROYECTO
Fuente: Elaboración Propia 13
Proyecto PLUS PROJECT CHARTER Nombre del Proyecto
Justificación del Proyecto
Alcance de Alto Nivel
Entregables de Alto Nivel
Descripción del Proyecto
Beneficios y efectos esperados
PROYECTO PLUS
FECHA: 20 de Febrero de 2016
El proyecto se da en respuesta a la problemática existente en la desvinculación de la marca de la multinacional con la marca tradicionalmente reconocida en el mercado ecuatoriano, el proyecto tiene el propósito de lograr una propuesta que conlleve a un relanzamiento de la marca tradicionalmente conocida por los consumidores (CONDOR) y su asociación con el nombre de la Multinacional Sherwin Williams.
Desarrollo de un producto de pintura con formulación química nueva que permita que el tono de pintura tenga mayor durabilidad a través de tiempo, así como mayor rendimiento por cobertura sobre superficies. También se debe desarrollar el nuevo logotipo para el etiquetado de envases y elementos comerciales.
Pintura nueva que cumpla los requisitos de aceptación Logotipo fusión marca Cóndor con Sherwin Williams
Creación de una nuevo producto de pintura denominada CONDOR PLUS by SHERWIN WILLIAMS con características innovadoras y diferenciadoras.
Brindar al consumidor un producto innovador con características diferentes a las existentes en el mercado. Incremento de los ingresos de la compañía a 6 puntos porcentuales. Reconocimiento de la marca Sherwin Williams a nivel nacional en fusión con la marca Cóndor.
14
Proyecto PLUS
Objetivos
Objetivos de Alcance
Crear una nueva pintura con características innovadoras y diferenciadoras a los de la competencia. Desarrollar nueva etiqueta; la documentación del producto y la documentación del proyecto que cumpla con los criterios de aprobación.
Objetivo de Plazo Concluir el proyecto dentro de la fecha especificada por el cliente 20/08/2016. Objetivo de Costo
Cumplir con el presupuesto estimado de $ 4.793.370
ENTREGABLE 1: Pintura Cóndor Plus by Sherwin Williams La nueva formulación química debe arrojar un producto que cumpla con los siguientes requisitos: Criterio técnicos: Color: Blanco, bases, y sistema de preparación de colores Tipo: Acuoso
Criterios de Aceptación de entregables
Sólidos en volumen: 28+- 2% Sólidos en peso: 48 +- 2% Densidad: 1.391 +/-0.05 Kg/l Rendimiento Teórico: de 8 a 10 m2 a un espesor seco de 1.5 mils. (1 m2 mayor a la competencia) Tiempos de secado: de 3 a 4 horas en condiciones normales. Presentación: galón (4 litros) Aprueba: Cindy Veintimilla, experta en formulación
15
Proyecto PLUS ENTREGABLE 2: Logotipo Diseño de nuevo logotipo el cual debe representar la fusión entre la marca Cóndor y la marca Sherwin Williams. Debe contener: Isotipo tradicional conocido de marca Cóndor Isotipo marca internacional Sherwin Williams Aprueba: Lita Ford, departamento comercial y marketing
Hitos
Presupuesto preliminar
Riesgos de alto nivel
Resumen Interesados Clave
Acta de Constitución del Proyecto Equipo de trabajo armado Inicio del Proyecto Adquisición de Materia prima y Pruebas en laboratorio Entregable aceptado Diseño de envase de pintura, etiqueta y logo finalizado Entregable aceptado Finalización del Proyecto
20/02/2016 10/03/2016 13/03/2016 01/04/2016 01/05/2016 15/06/2016 15/07/2016 20/08/2016
Uso de infraestructura de la fábrica: $ 3.750.000.00 Capital de trabajo: $ 1.043.370.96 Total: $ 4.793.370.96 El primer riesgo involucra la demostración de las nuevas características del producto, por esta razón es necesario realizar varias pruebas de campo en diferentes regiones del país, con la finalidad de evaluar el comportamiento del producto. El segundo riesgo se asocia con la aceptación de las nuevas características técnicas, por esta razón es muy importante la publicidad del producto con la finalidad de demostrar la eficiencia del mismo. El tercer riesgo involucra a los propietarios de los canales tradicionales, quienes por desconocimiento no estarían en condiciones de recomendar el nuevo producto, razón por la cual se requiere una capacitación integral en las principales tiendas de distribución. Dave Mustaine: Director ejecutivo Lita Ford: Dpto. Comercial Mariela Vélez: Producción Cindy Veintimilla: Formulación materia prima 16
Proyecto PLUS Equipo de proyecto
Gerente de proyecto designado Sponsor
Usted, Tito Ricardo se le autoriza formalmente para la asignación de recursos y manejo del proyecto. Sírvase realizar los contactos, gestiones y comunicaciones pertinentes para la consecución del proyecto que se le ha asignado. Dave Mustaine, Director
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Proyecto PLUS PLAN DE DIRECCIÓN DE PROYECTO 5. Plan de gestión del Alcance El objetivo del proyecto es cumplir con el pedido de los accionistas. El gerente de proyectos deberá dar inicio a la creación del plan de gestión del alcance a partir de la información recopilada en el acta de constitución del proyecto. El Gerente de Proyectos junto al equipo de trabajo tendrá como tarea la recolección de los requerimientos del proyecto. El proceso de recolección de requerimientos para el proyecto PLUS se define de la siguiente manera: El gerente de proyectos liderará una primera reunión con el equipo de trabajo
que se encargará de la recolección de los requerimientos del proyecto. Con el fin de agilizar el trabajo y reducir los tiempos, el proyecto es dividido en
dos partes: la pintura y el logotipo y se conformara un grupo de trabajo para cada una de las partes. La función de cada uno de ellos será relevar todas las características que debe poseer el entregable, incluyendo los criterios de aceptación asociados. Los dos subgrupos de trabajo se reunirán con los interesados de acuerdo a lo
estipulado en el plan de gestión del proyecto. El Gerente de proyectos será el responsable de la coordinación e integración de
las dos partes del proyecto, para formar un único documento que explicite todos los requerimientos del proyecto. Deberá asegurar su integridad. La plantilla que se deben utilizar para la recolección de los requerimientos es la denominada Alcance del proyecto. Allí se describen las características que debe tener el contenido de la documentación.
Se utilizará la técnica de descomposición clásica mediante la estructura de desglose de trabajo. Los líderes asignados a la recolección de requerimientos serán encargados de la descomposición de los entregables que tienen bajo su responsabilidad. El gerente de proyecto será el responsable de coordinar el trabajo de desglose (EDT o WBS), e integrarlo oportunamente. La estructura jerárquica resultante de la descomposición 18
Proyecto PLUS deberá ser aprobada por el Sponsor del proyecto. Una vez aprobada se transformará en la línea base del alcance del proyecto.
La validación de los productos entregables se realizará siguiendo los siguientes pasos: Una vez completada la elaboración de los entregables del proyecto, se le presentará al Sponsor del proyecto, quién decidirá si el entregable en cuestión puede ser mostrado a la directiva mediante la revisión de los requerimientos relevados versus la funcionalidad presente en el entregable. Una vez aprobado el entregable, El gerente de proyectos se reunirá con los interesados quienes evaluarán y aceptarán o no el entregable. En caso de ser aprobado, se registrará en el documento de trazabilidad de requerimientos que el entregable fue aceptado. En el caso de existir objeciones por parte del cliente, se procederá a tomar nota de ellas, utilizando la plantilla Bitácora de problemas y se procederá a contactar a líder del entregable para que verifique los criterios de aceptación asentados en el documento de requerimientos y lo documentado en la matriz de trazabilidad de requerimientos para detectar si hubo falla.
El Gerente de proyectos verificará que cada requerimiento asentado en el documento de requerimientos se esté desarrollado de acuerdo a lo estipulado en la línea base. En caso de encontrar discrepancias se analizará su naturaleza y se procederá a seguir el proceso de control de cambios definido en el plan de gestión del proyecto.
19
Proyecto PLUS 6. Plan de gestión de Plazos El objetivo del proyecto es cumplir con las fechas planificadas del proyecto. El gerente de proyectos deberá dar inicio a la creación del plan de gestión de los plazos a partir de la información recopilada en el acta de constitución del proyecto.
El Gerente de Proyectos junto al equipo de trabajo tendrá como tarea la definición de las actividades para generar los productos entregables del proyecto. La herramienta base a utilizar será la estructura de desglose del trabajo. El proceso para definir las actividades del proyecto se define de la siguiente manera: El gerente de proyectos liderará una primera reunión con el equipo de trabajo y utilizando como base la EDT, definirá un líder para cada componente de alto. Cada líder será responsable, junto a su equipo, de definir las actividades necesarias para producir el entregable asignado. Con el fin de documentar adecuadamente el trabajo de definición de las actividades, se utilizará la plantilla denominada Lista de actividades. Allí constarán todas las actividades del proyecto con sus atributos correspondientes. La función de cada uno de ellos será relevar todas las características que debe poseer el entregable, incluyendo los criterios de aceptación asociados. Los dos subgrupos de trabajo se reunirán con los interesados de acuerdo a lo estipulado en el plan de gestión del proyecto. El Gerente de proyectos será el responsable de la coordinación e integración de las dos partes del proyecto, para luego conformar un único documento que explicite todas las actividades del proyecto. Deberá asegurar su integridad.
Para darle un orden al conjunto de actividades del proyecto, se utilizará la herramienta denominada diagrama de precedencias. Cada subgrupo deberá armar su red. El Gerente de proyectos será el responsable de la coordinación e integración de las dos partes del proyecto. Deberá asegurar la integridad de la información allí detallada y verificar la lógica utilizada.
Para cada una de las actividades previamente identificadas, se deberá calcular los recursos necesarios para ejecutarla. Cada líder deberá calcular los recursos necesarios para su entregable. Se utilizará información de proyectos similares disponibles en el mercado cuando sea necesario. 20
Proyecto PLUS La documentación desarrollada para definir las actividades del proyecto, su orden y secuencia y los recursos necesarios para su ejecución serán utilizados como base para la estimación de la duración de cada actividad.
Cada líder de equipo deberá desarrollar su porción del cronograma que refleje las actividades, recursos asignados, duración y secuencia de ejecución. El gerente de proyectos deberá integrar las dos partes, con ayuda del resto del equipo del proyecto y deberá presentar un diagrama de Gantt mostrando la totalidad del trabajo a realizar en el proyecto y un diagrama de hitos, incluyendo la fecha de inicio y fin de cada uno de los entregables. Para desarrollar el cronograma se utilizará la plantilla definida con el nombre Template de cronograma.
El Gerente será responsable de verificar periódicamente que el cronograma aprobado se está cumpliendo de acuerdo a lo planificado. Se utilizarán las técnicas de análisis de variación y revisión de rendimiento para este fin. En caso de encontrar discrepancias con la línea base de plazos se analizará su naturaleza y se procederá a seguir el proceso de control de cambios definido en el plan de gestión del proyecto.
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Proyecto PLUS 7. Plan de gestión de los Costos El objetivo del proyecto es cumplir con los costos planificados del proyecto. El gerente de proyectos deberá dar inicio a la creación del plan de gestión de los costos a partir de la información recopilada en el acta de constitución del proyecto, definida en el documento.
El margen de error tolerable de las estimaciones estará relacionado con la fase en que se encuentra el proyecto y se define de la siguiente manera: Tabla Co-1 Fase de Iniciación: +100% / -75% Fase de planificación: +50% /-25% Fase de ejecución: +25% / -15% Fase de Control: +10% / -5% Fase de Cierre: +/-5% El gerente de proyectos es quien aprueba las estimaciones de las fases de planificación, ejecución y control. El sponsor del proyecto es quien aprueba las estimaciones iníciales y de cierre.
El Gerente de Proyectos junto al equipo de trabajo tendrá como tarea la definición de los costos asociados al trabajo y los materiales necesarios para generar los productos entregables del proyecto. La herramienta base a utilizar será la estructura de desglose del trabajo. El proceso para definir los costos del proyecto se define de la siguiente manera:
El gerente de proyectos liderará una primera reunión con el equipo de trabajo y utilizando como base la EDT le asignará a cada líder (la responsabilidad, junto a su equipo, de estimar los costos asociados a las actividades necesarias para producir el entregable asignado y los materiales que se necesitan. Con el fin de documentar adecuadamente el trabajo de definición de los costos, se utilizará la plantilla denominada Lista de actividades y costos asociados. Allí constarán todos los costos asociados a las actividades del proyecto.
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Proyecto PLUS El presupuesto estará conformado por la sumatoria de los costos asociados a los componentes a desarrollar. Cada líder del proyecto deberá presentar sus estimaciones ajustadas de acuerdo al margen de error aceptable para la etapa de presupuesto.
El Gerente del proyecto será responsable de verificar periódicamente que los gastos asociados al proyecto se mantengan dentro del presupuesto aprobado. Se utilizarán las técnicas de gestión del valor ganado para realizar este análisis. Los cálculos del valor ganado serán documentados en la plantilla Valor ganado. En caso de encontrar discrepancias con la línea base de costos se analizará su naturaleza y se procederá a seguir el proceso de control de cambios definido en el plan de gestión del proyecto.
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Proyecto PLUS 8. Plan de gestión de Calidad El objetivo del proyecto es cumplir con los parámetros de alcance, plazos y costos definidos para el proyecto. El gerente de proyectos deberá dar inicio a la creación del plan de gestión de calidad a partir de la información recopilada en el acta de constitución del proyecto, definida en él, en el documento de requerimientos del proyecto y en el Plan de gestión de los costos, de donde se obtendrán los parámetros de calidad relacionados al cálculo del valor ganado. El comité evaluador de las acciones correctivas estará formado por el Gerente de proyecto, los líderes de cada entregable. El Sponsor del proyecto, será quien apruebe o rechace en última instancia los cambios propuestos a los procesos.
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Proyecto PLUS 9. Plan de gestión de RRHH El personal asignado a este proyecto deberá tener las siguiente responsabilidades de acuerdo al rol que desempeña, a saber: Roles y responsabilidades. Rol: Gerente de proyecto Responsabilidades:
Dirigir las actividades asignadas a los recursos del proyecto con el fin de alcanzar los objetivos.
Responsable de todos los aspectos del desarrollo del producto del proyecto
Mantener dentro de lo planificado el alcance, los costos y los plazos de ejecución comprometidos.
Ayudar a los líderes del proyecto a definir los requerimientos de los subproductos
Comunicar periódicamente el estado del proyecto a los interesados
Actuar como guía para todos los miembros del equipo del proyecto
Asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad y las políticas de la empresa
Rol: Líder de proyecto Responsabilidad: Definir los requerimientos, las actividades, el esfuerzo y costos asociados de los componentes del proyecto asignados Armar y controlar el cumplimiento de los del cronograma Comunicar el estado del proyecto a su superior inmediato Analizar y resolver problemas técnicos Monitorear los riesgos asociados. A continuación se definen las reglas básicas que deberá acatar todo el personal afectado al proyecto Plus: Horario de trabajo: de 8hs a 17hs Días de trabajo: Lunes a Viernes Vestimenta: informal (no se permite usar zapatillas) Horario de almuerzo: de 12:30hs a 13:30hs. El calendario del proyecto se basará en los Feriados Nacionales y días no laborables definidos por el Gobierno en su página web para el año corriente.
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Proyecto PLUS 10. Plan de gestión de Comunicaciones El objetivo del plan de gestión de las comunicaciones es definir quiénes recibirán qué información, cuándo, en qué formato y a través de qué medio. El gerente de proyectos deberá dar inicio a la creación del plan de gestión de las comunicaciones a partir de la información recopilada en el acta de constitución del proyecto, utilizando también como referencia cualquier otra documentación que sirva de referencia para el proceso. Las comunicaciones del proyecto se realizarán de la siguiente manera: •
El líder del entregable “Pintura”, comunicará en forma quincenal el estado de avance del proyecto al gerente de proyectos. El reporte de avance debe ser discutido y aprobado por el Gerente de proyectos. Luego de lograr la aprobación, el Gerente de proyectos enviará el documento a su principal interesado, es decir al encargado de la bodega.
•
El líder del entregable “Logotipo”, comunicará en forma semanal el estado de avance de estos dos entregables al gerente de proyectos. El reporte de avance debe ser discutido y aprobado por el Gerente de proyectos. Luego de lograr la aprobación, el Gerente de proyectos enviará el documento al
gerente de
marketing. •
Los reportes de avance se enviarán por correo electrónico a los interesados, previo aviso telefónico de que esto va a suceder. El llamado al interesado debe ocurrir con un mínimo de 30 minutos de antelación y un máximo de 1 hora.
•
El gerente de proyectos tendrá una reunión de avance con el sponsor del proyecto cada 25 días, a quien le presentará los dos últimos reportes de avance generados. Además del proceso de comunicación previamente descripto, el gerente de proyectos deberá organizar una reunión presencial cada 40 días con el cliente en sus oficinas, con el fin de presentar el avance del proyecto.
•
Cualquier interesado del proyecto puede solicitar reuniones extraordinarias justificando debidamente el pedido. El gerente de proyectos cuenta con un máximo de 24hs para responder a esa solicitud.
•
Toda la documentación generada en el proyecto será publicada en el sitio de intranet de la compañía, al cual todos los miembros del equipo tienen acceso.
•
Toda la documentación debe ser escrita en lenguaje formal. 26
Proyecto PLUS 11. Plan de gestión de los Riesgos El gerente del proyecto junto a su equipo de trabajo deberá llevar adelante el proceso de identificación, análisis, evaluación, ponderación y definición del curso de acción para los riesgos del proyecto. Los pasos a seguir para esto son los siguientes: 1) El gerente del proyecto organizará una primera reunión con el equipo del proyecto, con el fin de definir el nivel de riesgo asociado al proyecto, teniendo en cuenta el entorno, los interesados y nivel de exposición de los resultados del proyecto. 2) Una vez definido el nivel de riesgo percibido del proyecto, que se establecerá inicialmente como alto, medio o bajo, el gerente de proyecto definirá la cantidad y calidad de recursos asignados a la identificación y el consiguiente análisis de riesgos. 3) Las categorías de riesgos a analizar son las siguientes Comunicaciones Seguridad Organizacionales Culturales Calidad Gestión del proyecto Industriales Legales Geográficos Técnicos Materiales Financieros Proveedores Ambientales •
Institucionales
Estas categorías se enumeran con el fin de ser utilizadas como guía, pudiendo surgir otras que no estén listadas aquí.
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Proyecto PLUS 12. Plan de gestión de Adquisiciones El gerente del proyecto junto al líder del desarrollo del entregable envase, que incluye etiqueta de la misma, deberá trabajar en conjunto para crear el enunciado del trabajo que se entregará a la empresa contratada para realizar el análisis de factibilidad. El documento se hará a partir de la plantilla [Proyecto PLUS] – enunciado del trabajo. El líder será responsable de generar el enunciado de trabajo a partir de la documentación existente en el proyecto: Documento de requerimientos, registro de interesados, cronograma y presupuesto. El gerente de proyectos es responsable de interiorizarse de todos los procedimientos y políticas existentes en la compañía para la contratación de externos, a saber: Política de contrataciones de empresas proveedoras de servicios Tipo de contratos aceptados por la empresa Sistema de pago a proveedores Procedimiento de aprobaciones de contratos Procedimiento de modificaciones de cláusulas Procedimiento de pagos. El gerente de proyectos es responsable de obtener la lista de proveedores con que se ha trabajado con anterioridad, para utilizarla como base se selección del proveedor. También deberá presentar el documento del enunciado del alcance al Sponsor del proyecto, con el fin de obtener su aprobación.
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Proyecto PLUS 13. Plan de Gestión de Interesados Proyecto: PLUS Introducción: Tomando en cuenta los departamentos involucrados de manera directa o indirecta con relación al entregable (Pintura Cóndor Plus), se identificó y se dio responsabilidades e intereses a cada uno de los grupos participantes, sean administrativos, operacionales, comerciales o de consumo, así se minimizan los posible impactos perjudiciales en las diferentes etapas de proyecto.
Plan de Gestión de Interesados
Identificación de los Interesados
Planificación Gestión de los Interesados
PROYECTO PLUS
Tomando en cuenta las diferentes variables y departamentos involucrados en una línea de producción, se realizará una estrategia comunicacional y un estudio de impacto ya sea en referencia a interesados externos e internos, la misma que dará como resultado la identificación de los usuarios y sus posibles niveles de influencia a ser ubicados en cada proceso de elaboración en la línea de producción de Cóndor Plus by Sherwin Williams. Esta lista será presentada al Gerente de Proyectos, en la cual se darán responsabilidades y funciones de planificación y control desde el momento de la aprobación del inicio del proyecto, estableciendo una reunión semanal con los participantes y así revisar novedades y avances del proyecto, las observaciones surgidas como resultado de las reuniones pactadas, quedarán registradas en la minuta de reunión (Ver Anexo 1).
El proceso de la pintura consta con varios pasos a seguir, en los cuales cada uno deberá tener un seguimiento específico y diseñado para cada una de sus etapas. La pintura se compone de 4 elementos en su composición (resinas, aditivos, sólidos y pigmentos), se asignarán líderes con responsabilidades para manejar el control, intereses y expectativas en cada etapa. Con respecto a la parte administrativa se plantea reuniones claves los departamentos de sistemas, compras, logísticas, seguridad industrial y RRHH ya que cada uno de ellos presentan 29
Proyecto PLUS niveles de respaldo, objeciones y resistencias en cada etapa en el enfoque administrativo de entregable Cóndor Plus by Sherwin Williams. El entregable será comercializado en diferentes canales, los cuales deberán retroalimentar la posible aceptación del mismo y la cantidad estimada de colocación en el mercado, el Gerente de Proyectos, identifico usuarios del entregable con características de consumo y niveles de aceptación diferente, estos serán planificados y monitoreados por medio de Jefatura de Comercialización, KAM, Analista de Mercado, Vendedores y Usuarios. Obtenida cada información de los involucrados en el proceso del entregable se deberá definir un matriz de estrategias (Ver Anexo 2), en la cual se detalle el nivel de interés e influencia de cada participante con su respectivo plan de acción a ejecutar.
Manejo de Relación con los interesados
Control de Relación con los Interesados.
Cada departamento involucrado en el proceso del entregable designará un líder, el cual será responsable de informar la planificación, ejecución, monitoreo y cierre de su proceso en la línea de producción, sea administrativo, operacional o comercial. La administración de la información será entregada a sus demás colaboradores en un equipo, así será el intermediario en un proceso de retroalimentación a los involucrados. En el caso de presentarse algún requerimiento u objeción en cualquier etapa del entregable Cóndor Plus by Sherwin Williams, el líder deberá informarlo y documentarlo en la plantilla solicitud de cambio (Ver Anexo 3), así será oficial y dará seguimiento a los nuevos intereses y participantes que afecten al entregable para que sea aceptado o rechazado por el Project Manager.
Oficializada la plantilla de Gestión de Cambios podrá dar como resultados diferentes intereses, objetivos e influencias de algún participante en la elaboración del entregable, de ser así de manera inmediata se deberá actualizar el registro de interesados, evaluar su nivel y planificar una nueva estrategia según la matriz, esta etapa será encabezada por el PM en conjunto con el líder departamental y así volver a la línea de producción según lo estimado.
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Proyecto PLUS Anexo 1. Minuta de reunión – Proyecto PLUS
INFORMACIÓN GENERAL Fecha: 10/04/2016 Lugar: Planta Quito
Hora: 15:00 Moderador: Tito Ricardo
Título: Plan Producción Cóndor Plus
Objetivo: Revisión de cumplimiento 1era Semana
PARTICIPANTES Nombre y apellido Mariela Vélez Cindy Veintimilla
Cargo Producción Formulación Materia Prima
Referencia Revisión KPI H/h Forecast de material
SÍNTESIS DE TEMAS TRATADOS Tema
Situación / Pasos a seguir
Responsables
Fecha
Revisión de Cumplimientos
Se observaron indicadores negativos en producción
Mariella Vélez
06/04/2016
Materia Prima para Formulación
Forecast para pedido sugerido
Cindy Veintimilla
05/04/2016
NOTAS Revisar resultados de temas propuestos con un plazo máximo de 48 horas.
Próxima reunión:
13 de Abril del 2016
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Proyecto PLUS Anexo 2. Matriz de Estrategia – Proyecto PLUS
Nombre del Proyecto
ETAPA – IT
PLUS
Information Technology
BAJO
ALTO
ALTA
Estrategia: Trabajar en conjunto para desarrollar una aplicación amigable con la organización
Estrategia: Entregar requerimientos apropiados para el desarrollo de una plataforma de control.
BAJA
INFLUENCIA SOBRE EL PROYECTO
PODER SOBRE EL PROYECTO
Estrategia: Informar de alguna anomalía en el proceso de producción con respecto al control de la plataforma.
Estrategia: Informar cada etapa del desarrollo de entregable.
Fase de influencia: Media Interés: Medio
Anexo 3. Matriz solicitud de cambio – Proyecto PLUS Datos de la solicitud de cambio Nro. control de solicitud de cambio Solicitante del cambio Área del solicitante Lugar Patrocinador del proyecto Gerente del proyecto
SW – PLUS - 150 Lita ford Comercial Tienda Urdesa - canal Dave Mustaine Tito Ricardo
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Proyecto PLUS Categoría de Cambio
Alcance
Cronograma
Documentación
Otro
Costos
Calidad
Recursos
Procedimientos
Comunicación
Causa / Origen de Cambio
Solicitud de cliente
Reparación de defecto
Acción preventiva
Acción correctiva
Actualización / Modificación de documento
Otros
Descripción de la propuesta de cambio
El departamento comercial solicita revisar los tiempos del entregable, ya que en conjunto con el departamento de marketing, deberán coordinar una campaña de comunicación en los canales tradicionales de comercialización. Se propone un tiempo adiciones de 4 semanas y revisión en la estrategia publicitaria del entregable Cóndor Plus by Sherwin Williams.
Justificación de la propuesta de cambio
Exponer de manera más detallada las ventajas del nuevo producto Cóndor Plus by Sherwin Williams, minimizando cualquier impacto en la estrategia de comunicación y resaltando la marca matriz (Sherwin Williams).
Impacto del cambio en la línea base
Alcance: Medio - Tiempo y económico Cronograma: 4 semanas Costo: USD $ 10.500 33
Proyecto PLUS Calidad: No medible
Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)
Contratación de impulsadoras externas. Aumentar la estrategia BTL. Aumentar el estimado de promocionales y material POP.
Implicaciones para los interesados
Extender los tiempos del entregable en los siguientes departamentos: Operaciones. Logística. Comercial. Equipo PM.
Implicaciones en la documentación del proyecto
Registrar cada cambio en la minuta de reunión. Registrar cada cambio en la matriz de estrategia. Identificar nuevos involucrados.
Riesgos
Retrasos en la entrega del entregable que afecte a los KPI administrativos, operacionales y cronograma de entrega de PM.
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Proyecto PLUS Aprobación
XXXXXXXX
Firmas del comité de cambios Nombre
Rol / Cargo
Firma
Anexo 4. Plantilla de Control de interesados – Proyecto PLUS
Departamento de la Solicitud
Fecha Inicio
Estado
Beneficio
Esfuerzo
Riesgo
Estabilidad
Asignación
Controlado
Departamento de Marketing. Departamento de Comunicación Organizacional.
Controlado
Ninguna
Media
Departamento de Organización y métodos. Departamento de Operaciones. Departamento Financiero
Abr.07/16 Departamento Comercial
Departamento de Sistemas
Abr.11/16
Propuesta: Sí Aprobada: Sí Incorporada: No
Útil
Bajo
Retraso de tiempo de cierre del entregable
Propuesta: Sí Aprobada: Sí Incorporada: No
Útil
Bajo
Pérdida en el control del proceso.
Abr.11/16 Propuesta: Sí Aprobada: Sí Incorporada: No
Departamento de Producción
Importante
Medio
Incumplimiento de Kpi y falta de registro de records
Alto
Falta de materia prima para formulación de Cóndor Plus
Abr.15/16 Departamento de Operaciones
Propuesta: Sí Aprobada: Sí Incorporada: No
Crítico
Inestable
Departamento de Importaciones.
Fecha de Revisión Abr.14/1 6
Abr.18/1 6 Abr.18/1 6
Abr.22/1 6
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