SISTEMA DE INFORMACIÓN TÉCNICA – SIT INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL USO DEL MÓDULO DE EVENTOS GANADEROS

Dentro de los diferentes proyectos que ejecuta FEDEGAN – FNG se llevan a cabo reuniones para transferir conocimiento, intercambiar experiencias o debatir sobre temas de interés común; dichos encuentros son documentados individualmente por la unidad responsable de su ejecución. En aras de mejorar dicha documentación, la Gerencia Técnica de la mano con la Oficina de Informática y con el apoyo del Área de Calidad, han definido un proceso único de registro que incluye jerarquías, criterios y formatos unificados para todos los proyectos. Para lo anterior, se ha seleccionado el SIT como herramienta única de registro, almacenamiento y recuperación de la información. El proceso reúne 5 grandes elementos comunes:      

Eventos realizados por cada URDG, Proyectos Locales, Tecnig@n o Extensionistas. Invitados, asistentes o partes interesadas. Capacitadores, formadores o conferencistas. Temáticas. Resultados esperados. Evidencias y documentación.

El análisis de los elementos anteriores dará lugar a que cada líder determine el impacto logrado con sus eventos y formule planes de mejora específicos para cada uno de ellos. A la par, la gestión en el SIT permitirá una adecuada documentación, salvaguardar y recuperar información; eliminando la dependencia de archivos físicos o grandes volúmenes de papel. Para lograr lo anterior es necesario puntualizar en los siguientes temas:

1.

DEFINICIONES 

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2.

Evento: todo encuentro de ganaderos, trabajadores de finca, asistentes técnicos, estudiantes, directivos gremiales, funcionarios y otros agentes, para intercambio de conocimiento. Sesión: número de reuniones, encuentros o partes de un evento.  Hay eventos de sesión única tal como el Foro Internacional de la Leche o El Congreso Nacional de Ganaderos.  Hay eventos multi-sesión en los que se hacen varios encuentros, tal como la capacitación a vacunadores, en donde, en un día es la sesión teórica y al siguiente la práctica. SIT: Sistema de Información Técnica. Profesionales de Región: llámese a los Proyectos Locales de Aftosa, Centros de Servicios Tecnológicos Ganaderos, Extensionistas o grupo de funcionarios en región.

FORMATOS y DOCUMENTACIÓN

Los formatos definidos para este proceso fueron elaborados con base en los existentes en cada proyecto, en donde recopilaban la información definida por cada uno de sus líderes. Actualmente estos formatos se consideran como la única versión aprobada por la Gerencia Técnica y deben ser utilizados para cualquier tipo de eventos que desarrolle la Organización. Los formatos y el procedimiento también contienen los elementos requeridos por la alta dirección para:  

Evidenciar la planificación, el desarrollo y la pertinencia de los eventos. Analizar el número y tipo de asistentes y su relación con el sector.

Con los anteriores elementos será posible medir el impacto real de los eventos ganaderos. FEDEGAN – FNG y la Gerencia Técnica son conscientes de que los formatos contienen más información de la requerida usualmente, sin embargo, ésta es de vital importancia para la Organización. Por lo anterior, solicitamos de manera especial familiarizarse con ellos muy rápidamente. Los documentos relacionados con el proceso son:

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Formato GI-P06-F01: formato usado por el líder para solicitar la creación de un proyecto si este no está creado en el SIT. Formato GI-P06-F02: formato para ser diligenciado por el líder (o quien este delegue) para documentar cada evento. Posteriormente se registra su información en el sistema, se escanea y se sube el archivo para dejar la evidencia del mismo. Formato GI-P06-F03. formato para ser diligenciado por los niveles locales para cada sesión, contiene la información de los asistentes y el conferencista. Este reemplaza todo formato de asistencia. Posteriormente se registra su información en el sistema, se escanea y se sube el archivo para dejar la evidencia del mismo. Instructivo Gestión de Eventos Ganaderos GI-P06-IN01: Documento orientado a explicar el funcionamiento del Sistema. Documento Instrucciones Generales_Eventos

La documentación está avalada por el grupo de calidad y por ello está disponible en el FTP; para tener acceso a ella por favor haga lo siguiente: En la página web de Fedegan seleccione la opción SERVICIOS En la parte inferior ubique la opción Ir a la página 2

Ubique el segmento Ingreso a Calidad y selecciónelo.

Hacia la mitad del texto encontrará el acceso a la documentación de calidad del FNG.

La página le pedirá los siguientes datos: usuario calidad y contraseña fedegan2009. Estando allí haga la siguiente ruta: Procedimientos SGC/09_Gestión Información y ubique la carpeta de Eventos Ganaderos.

3.

MARCO ESTRATÉGICO

La Gerencia Técnica define un número de proyectos de importancia estratégica que son ejecutados a través de las tres subgerencias, sus coordinaciones o unidades de negocio y dentro de esta última están los líderes de proyecto, encargados de operativizarlos adecuadamente.

El mapa de los proyectos, líderes y áreas es: Nombre del proyecto

Líder del Proceso

Formación de Capital Humano

Santiago Reyes

Educación Radiofónica

Santiago Reyes

Círculos de Excelencia

Mario Arocha

Asistegán

Olber Ayala

Giras Técnicas Ganaderas

Alejandra Salas

Centro de Servicios Tecnológicos

Mario Arocha

Modelos Integrales de Producción

Héctor Durán

Montas Estacionales

Juan Rafael Restrepo

Gestión de Información

Marjorie Zambrano

Zonas Ganaderas Competitivas

Adriana Maldonado

Brigadas Tecnológicas

Felipe Garnica

Ganadería Colombiana Sostenible

Juan Carlos Gómez

Campañas Sanitarias

Olga Franco

Programa Nacional de Salud

Olga L. Franco

Jornadas Sanitarias

Olga L. Franco

Buenas Prácticas Ganaderas

Olga Franco

Asistegán Lechero ALE

Emiliano Zuleta

Asociatividad

Emiliano Zuleta

Clúster Regionales

Emiliano Zuleta

Consensos Ganaderos

Manuel Gómez

Taller de Gestión y transferencia del conocimiento

Manuel Gómez

Capacitaciones EMPRENDEGAN, MECEG

Manuel Gómez

Área

CYT

GCS

SBA

SCP

OIE

Estos proyectos son los vigentes para el año 2014, pero pueden variar de acuerdo a las directrices de la Gerencia Técnica o de la alta dirección. Actividad I:

Para los niveles locales: Determine en que proyecto o proyectos se enmarcan los eventos que usted realiza e identifique al líder del proceso, miembro clave en el registro de eventos y el año de la vigencia presupuestal que lo financia. 4.

OPERATIVIDAD

Paso 1. El líder del proceso verifica que el proyecto este registrado en el SIT, en caso de que no, solicita su creación diligenciando el formato GI-P06-F01 y enviándolo a Claudia Romero Schadegg - [email protected], móvil 3107866606, teléfono fijo 5782020 ext. 436 o a Shirley Sanmiguel Santos [email protected], teléfono fijo 5782020 ext. 565. Paso 2. El líder del proyecto es el responsable de crear los eventos en el sistema, pero la información de contenidos, logística y asistentes es responsabilidad de los profesionales de región que éste determine. Para darle orden a esta actividad, se sugiere que el líder planifique junto con el Coordinador de Área y/o El Subgerente, la agenda de eventos. Actividad II: Para los líderes de proyectos: se envía el siguiente ejemplo de agenda: Proyecto

Evento

Sesiones

Fecha de realización

Buenas Prácticas Ganaderas

Propuesta de reformulación resolución ICA 1332

Sesión única

1 de marzo de 2014

Taller BPG Altiplano Cundiboyacense

3 sesiones

5 al 12 de abril de 2014

Seminario Bienestar Animal Garzón

Sesión única

2 de julio de 2014

Cada líder deberá crear sus eventos en el SIT, siguiendo el instructivo pertinente. Sí surgen dudas, Claudia Romero Schadegg o Shirley Sanmiguel Santos estarán atenta a orientarlo y acompañarlo en todo el proceso.

Paso 3: Una vez creados los eventos, el líder deberá informar a los profesionales de región la creación de éstos y dará las instrucciones sobre tiempos, logística y demás que considere necesario para su ejecución. Posteriormente y para cada evento, el líder debe diligenciar el formato GI-P06-F02. Esto lo hará con la colaboración de los niveles locales y lo someterá a revisión de su Coordinador y/o Subgerente. Una parte del este formato se diligencia manualmente antes del evento y otra después. Una vez completado en su totalidad, el formato deberá registrarse al SIT junto con imágenes escaneadas de cada uno; para ello, se debe seguir el instructivo pertinente. Para facilitar la transcripción están habilitados los comandos Copiar y Pegar. Actividad III: Para los líderes de proyectos: es fundamental asegurarse de que el formato contiene la información completa, adecuada, coherente y bien redactada, que sirva como evidencia de su gestión, del objetivo del evento y de la logística que usted planeó.

Paso 4: Los niveles locales ejecutarán los eventos con los lineamientos establecidos. Deberán diligenciar y tener especial cuidado con el formato GI-P06-F03 y cerciorarse de que la totalidad de asistentes lo diligencien. El conferencista también debe suministrar sus datos y firmar el formato. Esto permitirá conformar un banco de conferencistas. De requerir pre-inscripciones el sistema se lo permitirá, de esta manera podrá generar un archivo tipo Excel con la información de los preinscritos y solamente hacerlo firmar durante la sesión. En este caso lleve también el formato en blanco para los asistentes que no estén pre-inscritos. El formato GI-P06-F03 reemplaza cualquier listado de asistencia usado hasta ahora.

Actividad IV: Para los niveles locales: es fundamental revisar el correcto diligenciamiento del formato durante la sesión y corregirlo sí es del caso. Sea exigente en este punto. Paso 5: Una vez diligenciado totalmente, el formato GI-P06-F03 deberá registrarse al SIT junto con imágenes escaneadas de cada uno. Para facilitar la transcripción están habilitados los comandos Copiar y Pegar. Tenga en cuenta:  

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Las personas se crean una única vez. Sí posteriormente asisten a otros eventos, solo deberán buscarlos por su número de cédula y asociarlos a la sesión. Los ganaderos (personas con RUV) ya están creados en el sistema. Hay que tener en cuenta que al ingresar el número de identificación en el sistema para asociarlo a la sesión, se pre carga su información, la cual debe ser actualizada y/o completada para que quede registrado satisfactoriamente. Se debe ingresar también al conferencista y darle una nota en la casilla Calificación. Sí se requiere, también puede dar una calificación a cada asistente. Recuerde que no solamente puede subir las imágenes escaneadas de la información del evento y las listas de asistencia sino también las memorias/presentaciones de cada sesión o la información que usted considere pertinente. Si usted intenta registrar algún tipo de información y la categoría u opción no está habilitada en el SIT, envíe un correo a Claudia Romero Schadegg o a Shirley Sanmiguel Santos, quienes procederán a realizar la parametrización en el sistema (todas las listas desplegables u opciones se ajustan según cada necesidad).

Tenga a mano el instructivo respectivo y consulte cualquier inquietud. Paso 6: Tanto para líderes como para los niveles locales es recomendable generar el Reporte consolidado de participantes y sus actividades y verificar el avance en el ingreso y tipo de asistentes. El líder deberá incluir el análisis de este reporte en el formato GI-P06-F02. Una vez finalizado el evento, la digitación de la información y el análisis; el líder debe proceder a cerrar el evento y la(s) sesión(es). Este es el paso final del proceso.

A petición de la Gerencia Técnica, se informará periódicamente a la alta dirección la evolución de los eventos y el registro de los mismos. Actividad IV: Para el líder y los niveles locales: si no cuentan con un usuario para el SIT o el que tiene no le presenta la opción Gestión de Proyectos, por favor dirija un correo a Claudia Romero Schadegg o a Shirley Sanmiguel Santos con los siguientes datos:            

Primer Nombre Segundo nombre Primer Apellido Segundo apellido Tipo de Identificación Número de identificación Correo electrónico Teléfono Celular Profesión Cargo Área

5.

RESUMEN ESQUEMÁTICO DEL PROCESO

Dudas, aportes, comentarios? Escríbanos a [email protected] Elaboró: Claudia Ursula Romero Schadegg Última actualización: Enero 31 de 2014