SESIÓN N 07 SIGA ML - ALMACENES
Expositor Ronald Vásquez Guerra
SESIÓN N° 07 Temas a Tratar
• Introducción Almacenes • Entradas • Atención de Pedidos • Kárdex • Ubicaciones Físicas • Transferencias • Cierre de Almacén
SESION N° 07
Introducción Almacén
Introducción Dentro de los procesos técnicos de abastecimiento enmarcados dentro del Decreto Ley 22056 del 01 de enero de 1978.
Subsistema de utilización/preservación Llamado así porque orienta y coordina la movilización, el uso, conservación y custodia de los bienes, servicios y obras ejecutadas para una adecuada utilización y preservación.
Dentro de uno de sus procesos comprende al almacenamiento: “Actividad técnica, administrativa y jurídica relacionada con la ubicación física temporal de los bienes materiales adquiridos por las entidades públicas a través de las modalidades de adquisición establecidas o recibidos por otros conceptos diferentes (donaciones, sobrantes, reposiciones, etc.), en un espacio físico apropiado denominado almacén, con fines de custodia, antes de entregarlos, previa firma de la PECOSA, a las dependencias solicitantes, con destino a los usuarios de los mismos
Almacén El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, destinada a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos.
1. Proceso de Almacenamiento Es el proceso técnico de abastecimiento, las actividades comprendidas están referidas a ubicar los bienes en forma temporal en un espacio determinado con fines de custodia, para su posterior distribución a solicitud de los Centros de Costo. (RJ Nº 335-90-INAP/DNA Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional Fecha 09-09-90)
2. Fases del Proceso de Almacenamiento Tal y como se mencionó el proceso de almacenamiento posee un conjunto de actividades las cuales son:
a) b) c) d) e)
Recepción Verificación y Control de Calidad Internamiento Registro y Control Custodia
3. Proceso de Distribución Es el proceso técnico de abastecimiento, que consiste en un conjunto de actividades técnico – administrativas, referidas directamente a la satisfacción de las necesidades.
4. Fases del Proceso de Distribución Tal y como se mencionó el proceso de distribución posee un conjunto de actividades las cuales son: a) b) c) d) e)
Formulación del Pedido Autorización de Despacho Acondicionamiento de Materiales Control de Materiales Entrega de Materiales
SESION N° 07
Entradas al Almacén
Entradas al Almacén Sirve de documento fuente. Se utiliza para informar sobre el ingreso de bienes al almacén por conceptos distintos a la adquisición con orden de compra.
Entradas al Almacén - Internamiento Comprende las acciones para la ubicación de los bienes en los lugares previamente asignados, hay que tener algunas consideraciones: Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión, etc. Ubicar los bienes en el lugar que previamente se les ha designado en la zona de almacenaje. Evitar dividir un grupo de bienes del mismo grupo en zonas de almacenaje diferentes.
Entradas al Almacén Los Tipo de Entradas considerados son los siguientes: • Ingreso por compra, como su mismo nombre lo indica este ingreso es producto de una adquisición realizada previamente en el SIGA y que culminó en la generación de una Orden de Compra. • De ahí otra forma de registrar una entrada es con las Notas de Entradas al Almacén – NEA, que pueden ser por Producción, Donación, Transf. Externa, Devolución, Diferencia de Inventario, Producto Terminado, otros.
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Atención de Pedidos
Pedido Comprobante de Salida - PECOSA La Finalidad de la PECOSA es servir como un documento fuente, en él se efectúa el pedido, se autoriza y registra la salida de bienes del almacén.
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Kárdex de Almacén
Kardex de almacén Resume el resultado de las operaciones de entradas y salidas de bienes del almacén, es elaborado mensualmente.
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Ubicaciones Físicas
Ubicación Física La creación de código de ubicación física, estará compuesto por una combinación de números y letras que ayudara a la ubicación de los ítems en los almacenes en forma inmediata.
Ubicación Física Almacén.- Es un edificio usado para guardar material, ubicado dentro de una instalación. Es la primera posición de la ubicación identificada por dos números. Ejemplo el 01, 02, 03, etc. (opcional)
Ubicación Física Cuarto de Almacén (Zona).- Los Cuartos de Almacén son divisiones del almacén, y están identificados por una letra en mayúscula. Ejemplo el A, B, C, etc. (Obligatorio)
Ubicación Física Estantes.- Se usan para colocar artículos. Estas son identificadas por tres números. Ejemplo: 001, 002, 003, etc. (Obligatorio)
Ubicación Física Fila.- Es cada fila del estante en una unidad de almacenamiento, se identifica mediante una letra. Ejemplo el A, B, C, etc. (Obligatorio)
Ubicación Física Columna.- Son las divisiones verticales de las unidades de almacenaje y se identifican por tres números. Ejemplo: 001, 002, 003, etc. (Obligatorio)
Ubicación Física Casillas.Son divisiones verticales u horizontales. Están identificados por una letra en mayúscula. Ejemplo el A, B, C, etc. (Opcional)
Ubicación Física Almacén (A) + Estante (001) + Columna (07) + Fila(C) + Casillero (03) = A00107C03
SESION N° 07
Transferencia entre almacenes
SESION N° 07
Procesos de Cierre de almacén
Proceso de Pre Cierre Mensual Una vez terminado todo los procesos de Almacenamiento y Distribución dentro del mes, se procederá a realizar el cierre respectivo del mes actual para dar paso al nuevo mes siguiente. Así mismo también se considera el cierre anual del actual año.
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