Pliego de Prescripciones Técnicas Desarrollo Informático Sistema de Gestión Económico Financiera y de Clientes de ADEIT Nº de expediente: 99/6237/17/6
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN ECONÓMICO FINANCIERA Y DE CLIENTES DE ADEIT 1.
OBJETIVO ................................................................................................................... 4
2.
FINALIDAD Y JUSTIFICACIÓN DE NECESIDADES ........................................................ 5 2.1.
Finalidad ............................................................................................................. 5
2.2.
Justificación de necesidades .............................................................................. 6
3.
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................................ 9
4.
DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS ACTUALES DE ADEIT ............................................ 10 4.1.
Sistema de gestión SIGUE ................................................................................ 10
4.2.
Sistema de gestión CONTABLE......................................................................... 11
4.3.
Otros sistemas de gestión ................................................................................ 11
5.
PREMISAS DEL SERVICIO DEMANDADO PARA EL NUEVO SISTEMA ....................... 13
6.
GESTION DE USUARIOS ........................................................................................... 18
7.
DEFINICIÓN GLOBAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEMANDADO ............................. 20 7.1.
Objetivo Estratégico General del Sistema ....................................................... 20
7.2.
Gestión de la Información implementada en el sistema ................................. 20
7.3.
Origen de la información en el nuevo sistema ................................................ 21
7.4.
Punto de Corte de la información.................................................................... 23
7.5. Áreas de gestión y funcionalidades estratégicas a resolver por el nuevo sistema ........................................................................................................................ 24 7.6.
Estructura de las bases de datos del nuevo sistema ....................................... 26
7.7.
Cabeceras de Expediente ................................................................................. 26
7.8.
Personas físicas y jurídicas ............................................................................... 27
7.9.
Gestión presupuestaria del expediente........................................................... 27
7.10.
Gestión Contabilidad Financiera .................................................................. 27
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7.11.
Gestión Contabilidad Analítica – Sistema de asignación de costes ............. 30
7.12.
Base de datos documental ........................................................................... 31
7.13.
Gestión Comercial ........................................................................................ 31
7.14.
Estructura de relaciones............................................................................... 32
8. REQUERIMIENTOS Y FUNCIONALIDADES DE GESTIÓN CLIENTES A RESOLVER EN EL NUEVO SISTEMA – GESTIÓN DE RELACIONES CON EL CLIENTE (CRM) .......................... 33
9.
8.1.
Gestión de personas y sus roles....................................................................... 35
8.2.
Gestión de Empresas / Entidades / Organizaciones ........................................ 41
HERRAMIENTA DE IMPORTACIÓN .......................................................................... 44 9.1.
Gestión de Unidades de Negocio..................................................................... 44
9.2.
Cabecera expediente ESPACIOS ...................................................................... 47
9.3.
Cabecera expediente BECAS ............................................................................ 48
9.4.
Cabecera expediente PRÁCTICAS .................................................................... 49
9.5.
Cabecera expediente POSTGRADOS ................................................................ 50
9.6.
Cabecera expediente CONGRESOS .................................................................. 51
9.7.
Cabecera expediente CURSOS ......................................................................... 52
10. GESTIÓN DE EXPEDIENTES ORIGINADOS EN EL NUEVO SISTEMA .......................... 54 11. GESTOR DOCUMENTAL DEL EXPEDIENTE ............................................................... 57 12. GESTIÓN PRESUPUESTARIA DEL EXPEDIENTE. REQUERIMIENTOS Y FUNCIONALIDADES EN EL NUEVO SISTEMA................................................................... 59 12.1.
Gestión de solicitudes de gasto ................................................................... 59
12.2.
Gestión de facturas de compras de proveedores ........................................ 60
12.3.
Gestión de facturas de ventas a clientes ..................................................... 62
12.4.
Gestión de pago de facturas de proveedores .............................................. 64
12.5.
Gestión de cobros de facturas a clientes ..................................................... 66
12.6.
Facturación Electrónica ................................................................................ 69
13. GESTIÓN DE INFORMES........................................................................................... 70 14. GESTIÓN CONTABLE FINANCIERA DEL EXPEDIENTE. PROGRAMA DE CONTABILIDAD FINANCIERA .................................................................................................................... 72 15. INFRAESTRUCTURA TÉCNICA .................................................................................. 77 2
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16. MEDIOS HUMANOS A ADSCRIBIR AL PROYECTO .................................................... 79 17. DIRECCIÓN DEL PROYECTO ..................................................................................... 81 18. PLANIFICACIÓN DE LOS TRABAJOS A REALIZAR ...................................................... 82 19. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA ............................................................................. 86 20. FORMACIÓN A EMPLEADOS DE ADEIT .................................................................... 88 21. INFORMES PERIÓDICOS DEL PROYECTO ................................................................. 89 22. REUNIONES DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ...................................................... 90
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1. OBJETIVO
El objetivo del presente Pliego es definir la estructura, diseño y operativa del Sistema Informático de Gestión Económico Financiera y de Clientes integrado demandado por la Fundació Universitat-Empresa de València (Consell Social de la Universitat de València. Estudi General de València) de la Comunitat Valenciana, medio propio de la Universitat de València (en adelante “la Fundación” o “ADEIT”), teniendo como punto de partida las premisas que, a la hora de abordar su desarrollo, implantación y mantenimiento futuro, cualquier proveedor especializado debe cumplir, incorporar y dotar a la futura oferta de desarrollo del mismo, las cuales se entenderán como valor añadido fundamental, al margen de la calidad técnica intrínseca del propio producto demandado por nuestra entidad.
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2. FINALIDAD Y JUSTIFICACIÓN DE NECESIDADES 2.1.
Finalidad
La finalidad del presente documento será explicitar las líneas de actuación y requerimientos maestros para el desarrollo de un Sistema informático de gestión económico financiera y de clientes de ADEIT, que cubra con garantías las funcionalidades completas de la gestión empresarial en cuanto a la gestión de procesos y funcionalidades que se enumeran en este Pliego. Además, se exige no sólo la documentación necesaria donde se expliquen las capacidades para la producción del mismo, sino también una guía de implantación de la solución completa según experiencia en similares proyectos donde se describa, sobre el horizonte temporal establecido, cómo se producirá la implantación del sistema, fases de desarrollo, formación, compromiso de ambas partes durante el proceso y el soporte o mantenimiento ofrecido durante la vigencia total del contrato. Se contratarán los servicios de implantación de la solución, junto con todo el licenciamiento necesario para llevarlo a cabo. Una vez implementado el sistema, se va a requerir también un adecuado mantenimiento sobre dichos servicios (y sobre la configuración de la infraestructura que lo soporte), así como la resolución de los problemas y consultas que surjan en plazos breves de tiempo. Todo ello durante la vigencia total del contrato. Adicionalmente, la necesidad de renovar los entornos tecnológicos de ADEIT, tanto a nivel de infraestructura (hardware) como de sistemas (software), la aparición de nuevos productos en el mercado o la obsolescencia o cambios de los ya existentes, requieren disponer de un servicio que permita adaptar los sistemas de información.
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Finalmente, dentro del objeto del contrato se encuentra la formación en el funcionamiento del sistema tanto a nivel más técnico como a nivel de usuario de ADEIT. 2.2.
Justificación de necesidades
Entre otros, los principales argumentos que motivan la implantación de un sistema de gestión son las siguientes: •
Carencias del actual sistema de gestión contable. Las carencias de la plataforma respecto de los requisitos funcionales de ADEIT hacen necesaria la realización de muchas actividades de forma manual y con el apoyo de herramientas ofimáticas, lo que merma la eficiencia en los procesos administrativos.
•
Costes y dificultad de mantenimiento del sistema de gestión contable. El sistema de gestión contable está basado en una plataforma desarrollada originalmente de forma específica para ADEIT, así que cualquier cambio legislativo o funcional debe adoptarse mediante la contratación de adaptaciones de desarrollos que resultan complicados, poco operativos y con garantías inciertas de funcionamiento.
•
Carencias en el análisis de la información. La disgregación de la información, entre los variados sistemas de la organización, provoca que la elaboración de informes y análisis de datos sean complejos y con una difícil manejabilidad.
•
Transformación de ADEIT como entidad del Sector Público y medio propio de la Universitat de València. Hace necesario que se implementen procedimientos de contratación respetuosos con la normativa de contratación pública.
Adicionalmente a los motivos anteriores, es necesario redefinir los procesos y sistemas del ADEIT para adaptarlos a los nuevos retos y métodos de interrelacionarse con los clientes; para lo que es necesario definir un nuevo sistema de gestión de procesos que permita:
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• Pasar de desarrollos a medida a una plataforma estándar, con lo que ello implica en la gestión de evoluciones y mantenimiento. • Dotar a ADEIT de una herramienta de gestión integrada, centralizada y homogénea que sea la base de gestión actual y futura. • Homogeneizar los procesos administrativos, su seguimiento y la implicación departamental. • Integrar en una solución única todos los procesos de gestión económico financiera de ADEIT, poniendo énfasis inicialmente en la Gestión administrativa financiera. • Permitir integrar en un único entorno de gestión las diversas operativas y líneas de actividad. • Poseer un sistema fácilmente escalable y con una arquitectura tecnológica robusta y fiable. • Disponer de una comunicación con el “exterior” en los diversos idiomas oficiales (al menos castellano, valenciano e inglés), a través de un sistema multiidioma. • Permitir la gestión de las relaciones con terceros (interoperabilidad y trazabilidad). • Obtener información integrada y centralizada. • Ir a una solución potente y a la vez flexible que permita adaptarse de forma rápida a los futuros cambios de gestión, organización o legislación.
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• Ir a una solución con amplia funcionalidad pero que permita ir incorporando, de forma paulatina, los diferentes procesos de gestión de las unidades de negocio dentro de la solución. • Obtener las ventajas que dan las tecnologías estándar de mercado, sin depender de grandes desarrollos para poder ser independientes de la exclusividad en servicios, pero a través de un fabricante solvente y tecnológicamente avanzado. • Garantizar la seguridad en los procesos que permita proteger los datos en cumplimiento de la normativa de protección de datos de aplicación, así como controlar los procedimientos establecidos.
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3. RESUMEN EJECUTIVO
Dentro del objeto del contrato se incluyen las siguientes prestaciones: a) Un Sistema informático de gestión económico financiera y de clientes que será desarrollado cumpliendo los siguientes hitos previstos en el presente pliego: a. Análisis de requerimientos b. Diseño de la Arquitectura y diseño técnico de la solución c. Construcción, implementación y pruebas d. Migración e. Puesta en producción b) Mantenimiento del Sistema c) Formación a los usuarios del sistema una vez implementado
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4. DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS ACTUALES DE ADEIT
4.1.
Sistema de gestión SIGUE
El sistema de gestión SIGUE es la aplicación que se dispone para gestionar muchas de las actividades que realiza ADEIT, partiendo de una base de datos única. SIGUE es una aplicación web desplegada en: -
un servidor de aplicaciones BEA Weblogic instalada en un servidor Windows 2003 Server
-
soportada con una base de datos de Oracle 10g instalada en un servidor Linux
-
corre bajo un JAVA versión 1.6.0.10
-
para su modelado y gestión de procesos se utiliza el workflow Reactor
-
el generador de informes es Crystal Reports
A continuación, se indican las unidades de negocio o actividades que se gestionan desde SIGUE •
Postgrado Propio de la Universitat de València: gestión de cursos, directores, profesores, preinscritos, actas y títulos.
•
Prácticas en empresas de estudiantes de la Universitat de València: gestión de solicitudes de estudiantes, ofertas de empresas, prácticas y certificaciones
•
Actividades (jornadas, seminarios, congresos, …): gestión de actividades y de inscripciones en las mismas
•
Espacios y Medios: gestión de reserva de espacios y medios del edificio para actividades propias o alquileres de los mismos.
•
Empleo y Becas profesionales: gestión de la bolsa de empleo y becas de formación profesional.
•
Contabilidad: gestión de facturas emitidas y recibidas y de expedientes (contabilidad presupuestaria), gestión de solicitudes de gasto.
•
Convenios: control de convenios firmados.
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Adicionalmente, SIGUE se integra de forma automática o manual, según el caso, con la propia página Web de ADEIT, con la Universitat de València, con una aplicación externa para la gestión de congresos y actividades. 4.2.
Sistema de gestión CONTABLE
La actual aplicación de CONTABILIDAD es un programa específico desarrollado por una empresa externa para la propia entidad, ADEIT, independiente de SIGUE, pero entre ambos sistemas hay una replicación de datos cada 30 segundos para estar sincronizados. El sistema de CONTABILIDAD está soportado: -
con un gestor de base de datos de Oracle 10g instalada en el servidor Linux, pero con en una instancia diferente a SIGUE
-
utiliza Oracle Forms 6.0.8.10.3
-
utiliza Oracle Reports 6.0.8.10.1
En este sistema se realizan, de forma genérica, las siguientes gestiones: •
Contabilidad presupuestaria
•
Gestión de expedientes
•
Gestión de facturas emitidas y recibidas
•
Gestión de bancos, cobros y pagos, remesas, impuestos, …
4.3.
Otros sistemas de gestión
Se dispone de un conjunto de sistemas gestionados de forma interna y externa: Gestión interna: -
Plataforma del Aula virtual (Moodle) – Servidores externos monitorizados con gestión interna de la plataforma.
-
control de almacén
-
escáner de documentos y facturas
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-
gestión de compras de material
-
control de presencia
-
control de contrataciones y licitaciones
Gestión externa: -
vídeos (plataforma de streaming de vídeo de acceso restringido)
-
envíos masivos de correos electrónicos de campañas de publicidad
-
envíos SMS a móviles
-
gestión de nóminas y contratos de personal
-
gestión para la contratación: Plataforma de Contratos del Sector Público, Central de Compras del Estado, Registro telemático de Contratos de la Junta Consultiva de Contratación del Estado, Registro telemático de la Sindicatura de Cuentas, etc.
Se gestionan con Access o Excel las compras (material de oficina), los inventarios (inmovilizado), la conciliación bancaria, las certificaciones y mantenimiento preventivo del edificio, entre otros.
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5. PREMISAS DEL SERVICIO DEMANDADO PARA EL NUEVO SISTEMA
Las características técnicas, comerciales y de servicio que debe contemplar el programa de gestión son las que se especifican a continuación con una breve descripción básica de cada uno de los factores que debe incorporar el desarrollo del sistema, al margen de la propia solución informática que, como herramienta a tal fin, debe resolver para cada uno de los puntos que se detallan en el apartado 6 dedicado a ese objetivo: •
Concepción de disponibilidad y acceso al sistema: El sistema a desarrollar deberá cumplir y garantizar el acceso de sus múltiples usuarios de forma simultánea al margen de la localización física. Debe de resolver la seguridad de acceso al mismo mediante algún sistema de validación aceptado y debe restringir el uso de sus partes según decisión de ADEIT para cada uno de ellos.
•
Concepción multidispositivo y multiplataforma: El sistema a desarrollar deberá cumplir y garantizar el acceso desde múltiples dispositivos, ya de uso masivo y estandarizado en la actualidad, bien sean ordenadores de sobremesa, tabletas, teléfonos móviles, etc. indistintamente sea de forma nativa o remota según necesidades de cada uno de los módulos que así lo demanden o de la totalidad del sistema según premisa de diseño del mismo.
•
Adecuación Interface Responsiva: El concepto multidispositivo del sistema ofertado por el proveedor deberá adecuar su interface visual y de uso, según la plataforma con que el usuario interactué en cada momento, entendiendo la dificultad y limitaciones que pudiera incorporar cada módulo de gestión del sistema y la adaptación del mismo.
•
Instalación Cliente/Servidor local o externa: El sistema informático y sus bases de datos, deberán poder ser instalados íntegramente, bien sea en local dentro de las instalaciones del propio cliente y en sus equipos servidores propios o bien desde
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cualquier proveedor y solución profesional externa y virtualizada existente en la actualidad que, en cualquier caso, no minorará las capacidades, características y uso del mismo en cada uno de sus apartados, y estarán dentro del dominio propiedad de ADEIT (https://www.adeituv.es/) •
Herramientas de programación: La concepción del sistema informático y la forma de cubrir y gestionar sus necesidades implican herramientas y lenguajes de programación mundialmente aceptados y reconocidos profesionalmente, los cuales nos garantizan el éxito técnico y de solución de servicio presente y futuro para nuestra compañía. La empresa proveedora deberá “defender” la utilización de los lenguajes de programación ofrecidos para desarrollar el sistema especificado. Estas herramientas se especificarán en la oferta y su uso en cada uno de sus grandes módulos o estructura de desarrollo, esperando de ellos que se defienda su potencia, capacidad de conexión con otros sistemas o herramientas externas, compatibilidad y escalabilidad. Tendrá una importancia capital la documentación existente del mismo, así como su comunidad de desarrolladores ya establecida, y la de empresas que desarrollen y mantengan estos sistemas de forma generalizada. Se valorarán los desarrollos existentes en el mercado realizados con éstas herramientas, bien por la empresa proveedora como por otras empresas próximas.
•
Seguridad y datos: Como las herramientas de programación estipuladas en el apartado anterior, se valorarán y tendrán en cuenta aspectos tales como las posibilidades de encriptación, conexiones externas seguras hasta el servidor Web utilizando HTTPS, el soporte de múltiples tipos de bases de datos, la instalación del sistema en varios tipos de plataformas existentes Windows, Linux, Unix, Mac OS , etc.., compatibilidad con la mayoría de servidores actuales, TOMCAT Apache , IIS, etc.., la gratuidad o de código abierto del mismo en cuanto a uso de licencias, etc., 14
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características no definitivas pero que si se considerarán de valor añadido en la toma de decisiones. •
Escalabilidad: Es la garantía de que el sistema ofertado crece y evoluciona a todos los niveles con nuestra empresa y en todos sus aspectos, capacidad, rapidez y manejo de cantidades ingentes cada vez mayores de datos, conexiones con sistemas y plataformas de proveedores externos, hardware y periféricos actuales y futuros acorde con el sector empresarial.
•
Capacidades y competencias de desarrollo: La empresa licitadora deberá justificar de forma objetiva las competencias de los recursos humanos asignados al proyecto acordes a los parámetros de servicio, técnicos y herramientas explicitadas en su oferta de desarrollo.
•
Garantía de desarrollo: La empresa licitadora deberá defender de forma objetiva la capacidad de llevar a cabo el compromiso ofertado mediante casos de éxito de similares características ya sea en este u otro sector empresarial acordes a los parámetros de servicio, técnicos y herramientas explicitadas en su oferta de desarrollo.
•
Garantía de continuidad: Se deberá aportar de forma objetiva la garantía del desarrollo y del mantenimiento en el largo plazo y la expansión de la demanda de servicios por parte de ADEIT. Hay que tener en cuenta que el desarrollo actual forma parte de una estrategia empresarial de futuro de la entidad y que será la base a todo lo que se implemente con posterioridad como núcleo del mismo.
•
Licencias de uso por herramientas comerciales de terceros implementadas en el desarrollo: El proveedor del sistema deberá justificar la adquisición de plataformas o herramientas informáticas que no fueran de uso libre, necesarias para la instalación, puesta en marcha, desarrollo y uso continuado a implementar o integrar en el sistema ofertado, así como su valoración concreta. El uso de 15
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alternativas de libre utilización será tomado en consideración por ADEIT en la medida adecuada para la aceptación del desarrollo. •
Software, licencias y códigos fuente. Durante la ejecución de los trabajos objeto de este pliego, el adjudicatario se compromete a facilitar en todo momento a las personas designadas por ADEIT a estos efectos, la información y documentación para disponer de un conocimiento completo de las circunstancias en que se desarrollen los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados por resolverlos. Sin perjuicio de lo dispuesto por la legislación vigente, en materia de propiedad intelectual y de protección jurídica de los programas de ordenador, el contratista acepta expresamente que la propiedad y los derechos de explotación de las posibles aplicaciones informáticas desarrolladas de forma personalizada, al amparo del presente pliego, corresponden únicamente a ADEIT, con exclusividad y a todos los efectos, así como la propiedad de toda la documentación generada. Se deberá entregar todas aquellas herramientas, licencias software y códigos fuente que sean necesarios para la generación y depuración de nuevas versiones de los distintos aplicativos, permitiendo la realización de modificaciones y mejoras por personal de ADEIT. Por ello se deberá garantizar la propiedad, custodia y transferencia de todo el código fuente y herramientas necesarias para la continuidad del desarrollo del sistema en la forma y modo que ADEIT considere. El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato posterior, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.
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•
Cumplimiento de horizonte temporal: La empresa licitadora deberá defender de forma objetiva la capacidad de desarrollo y número de los recursos humanos asignados al proyecto acordes a los parámetros técnicos y herramientas explicitadas en su oferta de desarrollo con el objetivo del cumplimiento de los plazos temporales establecidos en la oferta.
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6. GESTION DE USUARIOS
El sistema en su gestión de usuarios será el encargado de velar dentro del sistema por la “propiedad” de todas las acciones en cuanto al uso, consulta, edición y acceso a la información almacenada e introducida en el mismo y además está íntimamente unido al sistema de requerimientos de validación, alarmas de información sobre requerimientos de atención de todos los usuarios en los procesos que le afecten según, debiendo cumplir con varios objetivos fundamentales: •
Confidencialidad de la información: Mediante la asignación de permisos adecuados por usuarios en cuanto al acceso a los diferentes módulos disponible en el nuevo sistema y sus funcionalidades.
•
Seguridad y autenticidad: Restricción de utilización del sistema y de acceso a los datos e informaciones a las personas autorizadas mediante mecanismos que permitan la identificación, la autenticación, la gestión de derechos de acceso y, en su caso, la gestión de privilegios y la privacidad. Se exige que el sistema cumpla la normativa prevista en el Esquema Nacional de Seguridad.
•
Cumplimiento de lo establecido por la normativa de Protección de Datos: La aplicación debe cumplir los requerimientos previstos en la normativa reguladora de protección de datos. En concreto, el Reglamento (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y su normativa de desarrollo. Posibilidad de definir permisos y distintos niveles de acceso, registrar todos los accesos, ocultar información sensible a usuarios no autorizados, …
•
Trazabilidad de la información: Mediante el registro del usuario en el alta, edición o modificación de todos aquellos datos que ADEIT los considere como
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críticos, así como la fecha /hora de la actualización de ese dato en cuestión. Será valorada la existencia de un Log total del sistema. •
Interoperabilidad: Que permita que los sistemas de información y que los procedimientos a los que éstos dan soporte, puedan compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
El módulo de gestión de usuarios será donde se realicen las altas de los mismos mediante el acceso como administrador del sistema y será este, el que a su vez gestione el alta de los demás usuarios del programa, donde a cada uno se le proporcionarán los permisos adecuados para la utilización de cada uno de los módulos y funcionalidades. El administrador proporcionará de origen a cada usuario, una clave de acceso la cual, podrá ser cambiada en todo momento y a libre albedrío únicamente por el usuario afecto, y a la cual no tendrá acceso el administrador para asegurar la no usurpación de roles en el sistema. A su vez el administrador gestionará los plazos para la renovación de claves de acceso de cada usuario como también todo lo necesario para adecuarse a los requisitos de la Ley de Protección de Datos en curso.
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7. DEFINICIÓN GLOBAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEMANDADO
7.1.
Objetivo Estratégico General del Sistema
El sistema informático a desarrollar debe, a nivel funcional REGISTRAR, MODIFICAR, BUSCAR, RELACIONAR, CONSULTAR Y GESTIONAR cualquier dato, documento, información o valor que afecte o sea necesario para la gestión global de la entidad ADEIT en cualesquiera de las unidades o actividades de negocio actuales susceptibles de necesidad de gestión económica, presupuestaria y contable, bien sea por necesidad de imputación de costes a la misma, por imputación de ingresos o en ambos casos, pero siempre a partir del proceso de FORMALIZACION o CONTRATACION oficial de la actividad. Resumiendo, el nuevo sistema propuesto registrará todas aquellas actividades de ADEIT que sean susceptibles de generar gastos o ingresos a partir de su formalización oficial y será capaz de gestionar ya desde ese momento y de forma autónoma para toda la organización, todas las necesidades de gestión e información contable y de clientes hasta su conclusión o cierre. Puesto que ADEIT es una Fundación sin ánimo de lucro, el Plan General de Contabilidad ha de estar adaptado al de entidades sin fines lucrativos. 7.2.
Gestión de la Información implementada en el sistema
El sistema informático a desarrollar debe involucrar a todos y cada uno de los departamentos identificados en ADEIT y a los cuales afecta a cada unidad o actividad de negocio, al margen de si su concepción departamental fuera más clásica o vertical o bien basada en procesos organizativos transversales, en todo caso, la introducción de la información en el sistema debe de iniciarse a partir de LA CONTRATACIÓN OFICIAL y FORMALIZACIÓN de cada una de las actividades que originan, como hemos dicho, una necesidad de gestión económica, presupuestaria y contable, dejando, para un fase
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futura próxima, la implementación en el sistema de todas aquellas gestiones empresariales previas que en la actualidad realiza ADEIT para llegar a este punto de formalización de sus servicios. 7.3.
Origen de la información en el nuevo sistema
Como es de entender ADEIT dispone en la actualidad de las herramientas informáticas necesarias para la gestión del día a día de todas sus actividades. A grandes rasgos y para tener una referencia global, mostramos en el siguiente gráfico, las herramientas más significativas de sistema actual y los procesos generales que resuelven cada una de ellas.
Como podemos observar en el gráfico, ADEIT dispone en la actualidad de 3 grandes bloques de gestión de la información: Sistema SIGUE, Sistema CONTABLE y Aplicaciones EXTERNAS. Para ser breves, se puede decir que las aplicaciones externas, las cuales difieren según la unidad o actividad de negocio a tratar en cada caso por ADEIT, suministran y gestionan la información con SIGUE durante los procesos de PROMOCIÓN, 21
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CAPTACIÓN,
MARKETING,
PROPOSICIONES
FORMATIVAS,
DIFUSIÓN,
PREINSCRIPCIONES, que en definitiva son todos los pasos previos a la FORMALIZACIÓN en cada una de las actividades y áreas de negocio. Es justo en este momento, en el de la FORMALIZACIÓN, donde hay que implementar el desarrollo del nuevo sistema de gestión integral y que a partir de este punto sea autosuficiente para toda la organización.
El sistema informático a desarrollar, como es lógico, debe de convivir de forma paralela con toda la implementación informática utilizada hasta la fecha, hasta su puesta en marcha definitiva. Pero a su vez, debe alimentarse durante su desarrollo de toda la información necesaria que nace desde el sistema actual y que una vez incorporada al nuevo sistema, siga su curso independiente mediante los nuevos procedimientos de gestión que se hayan diseñado para la organización.
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Por ello lo primero que debemos proponer con sumo detalle es el "punto de corte" donde en un futuro, se abandonará de forma paulatina y definitiva el sistema actual y sólo el nuevo sistema será la referencia de gestión y única herramienta global para todo ADEIT. 7.4.
Punto de Corte de la información
Como hemos comentado en el presente Pliego y después de estudiar con detenimiento la organización, entendemos que estratégicamente y como mejor hipótesis de desarrollo y menos traumática para conseguir los objetivos a alcanzar por el sistema, así como convivir con ambos sistemas en uso, debe de ser a partir de la FORMALIZACIÓN Y CONTRATACIÓN de cada uno de los servicios que ofrece ADEIT donde toda esa información, "viajará" hacia el nuevo sistema mediante la herramienta informática adecuada y se mostrará ya organizada y estructurada automáticamente con la nueva filosofía de gestión que hayamos diseñado, a la espera de continuar con cada uno de los procesos de gestión restantes hasta su cierre.
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7.5.
Áreas de gestión y funcionalidades estratégicas a resolver por el nuevo sistema
Se muestra a continuación un esquema de las funcionalidades principales a implementar y que ha de solucionar el nuevo sistema informático. El gráfico o esquema que se muestra a continuación indica en color verde cada una de las funcionalidades que el nuevo sistema ha de resolver de forma ya autónoma a partir de la importación (punto de corte) del sistema actual y que, a la postre, estará disponible y totalmente operativo para toda la organización. Las áreas en color rojo, plasman las funcionalidades que a día de hoy forman parte del plan estratégico futuro de implementación en el nuevo sistema de gestión y que, durante el desarrollo e implantación de esta primera fase, continuarán a pleno rendimiento en el sistema actual, garantizando la gestión diaria de ADEIT.
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7.6.
Estructura de las bases de datos del nuevo sistema
Al margen del "Motor de base de datos" a utilizar, el nuevo sistema deberá ser capaz de almacenar, "manejar" y relacionar con rendimiento, escalabilidad y eficiencia toda la información necesaria presente y futura, mediante una estructura de tablas, consultas, índices y relaciones que hagan posible satisfacer la demanda de información de cada usuario y departamento mediante la filosofía de gestión empresarial expuesta con anterioridad para el nuevo sistema. A continuación, mostramos, según las áreas y gestiones a resolver por cada unidad de negocio mostradas en el esquema anterior propuesto, cuales son los “pilares” fundamentales de información determinadas por los "actores" que forman parte en cada proceso del nuevo sistema. 7.7.
Cabeceras de Expediente
La herramienta de importación/conexión, automatizará la introducción y sincronización en el nuevo sistema de todos y cada uno de los proyectos, actividades o expedientes formalizados de cada unidad de negocio de ADEIT mediante la creación de la "cabecera de expediente", la cual, según el proyecto, actividad o unidad de negocio de que se trate, aportará diferente información al nuevo sistema, pero siempre la mínima necesaria para la gestión autónoma posterior. Por supuesto en esta cabecera se mantendrán las referencias/numeraciones o códigos de expediente necesarios para la identificación y relación de los mismos expedientes entre el sistema actual (exportador) y el nuevo sistema a desarrollar (importador). La cabecera de expediente a su vez se dará de alta con toda la información económica propuesta y necesaria para su gestión en el sistema nuevo.
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7.8.
Personas físicas y jurídicas
El sistema de importación dará de alta de forma automática cada una de las empresas, docentes, estudiantes, profesionales, medios, … es decir, personas físicas o jurídicas, y en calidad o condición de qué actúan en exclusiva para ese expediente (cliente o proveedor). Obviamente existirán procesos automáticos de control de duplicidades de cada una de estas bases entre los dos sistemas, así como una sincronización de datos entre ambos sistemas fuera necesario a juicio de ADEIT. La cantidad de información a importar de cada una de ellas dependerá de la unidad de negocio origen del expediente en curso. 7.9.
Gestión presupuestaria del expediente
La importación realizada de datos y valores al nuevo sistema incluirá para cada uno de los "actores" toda la información económica y presupuestaria necesaria para su gestión de facturación, imputación de costes, gestión de tesorería, cobros, pagos y todas sus pautas de contratación para su posterior gestión en el nuevo sistema y según en condición de qué actúen en cada expediente. Cada uno de los movimientos o entradas en el expediente presupuestario tiene que estar vinculado a un código de desglose. Dicho código de desglose específico de ADEIT es una herramienta interna que se utiliza para conectar o relacionar los movimientos de ingresos, gastos o traspasos realizados en el expediente con la contabilidad financiera. Así como, por ejemplo, vincular una factura a una solicitud de gasto y sus presupuestos. 7.10. Gestión Contabilidad Financiera La información económica y presupuestaria de ADEIT debe de ser transparente para todos los departamentos y para todos los usuarios a los cuales atañe y la forma en que se presente la misma debe de estar "alejada" de los formalismos, estructuras y normalizaciones que dicta nuestro Plan General Contable. Aun así, es condición 27
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indispensable para con los profesionales adecuados de la entidad y para con las instituciones, la presentación, registro y formalización de nuestras actividades económicas en el formato adecuado y estipulado a tal fin. Por ello el sistema deberá exportar o integrar todos y cada uno de los asientos contables que se deriven de nuestra actividad económica a un PROGRAMA DE CONTABILIDAD FINANCIERA, de prestigio, y que tenga el suficiente soporte y actualización de normativa para desempeñar esta función de forma holgada. El propio proveedor que oferte el desarrollo deberá proponer e incluir el programa de contabilidad financiera, y debe haber tenido experiencia de conexión con el mismo y suficientes garantías de servicio. El programa de contabilidad financiera debe estar preparado para facilitar la información a presentar en las declaraciones fiscales, tanto de forma mensual como de forma trimestral.
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7.11. Gestión Contabilidad Analítica – Sistema de asignación de costes La Fundación como medio propio de la Universitat de València, tiene encomendada la gestión de determinadas actividades. Como consecuencia, una condición establecida como esencial por la propia Universitat es que ADEIT diseñe e implante un sistema de información analítico que permita determinar los costes reales de las prestaciones de la actividad objeto de la encomienda. Dicho sistema se encuentra diseñado en la actualidad y se encuentra implementado en formato Excel. No siendo objeto de este pliego la implementación informatizada de este sistema de costes, si es necesario, al menos, que el nuevo sistema pueda asignar cada uno de los ingresos o gastos generados a un CENTRO DE COSTE, para el posterior desarrollo del sistema de costes.
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7.12. Base de datos documental En esta primera fase, el sistema debe ya resolver la gestión documental, e incluirá el almacenamiento digital, registro, clasificación, recuperación y búsqueda de todos y cada uno de los documentos físicos y digitales recibidos en ADEIT y que son asignados durante la gestión de cada expediente a cada una de las partes o "actores" vinculados al mismo. En cualquier caso, ha de cumplir con las funcionalidades que se indican en el punto 11, Gestor Documental del Expediente. 7.13. Gestión Comercial La importación de cada uno de los expedientes al sistema nuevo, derivados de cada una de las unidades de negocio de ADEIT, implica que el nuevo sistema incorpore y gestione cada dato o valor a partir de la unidad mínima de gestión empresarial, desde los clientes y proveedores tanto a nivel personal e individual como de empresas e instituciones. Esta gestión a partir de cada expediente y sus relaciones internas con cada una de sus partes vinculadas (véase el grafico de la página siguiente), no sólo ofrece la solución de gestión empresarial del propio expediente, sino que si se extrapola y se agrupa a la totalidad de los expedientes de cada uno de las personas físicas y jurídicas que intervienen en el mismo, se tendrá el entero de su vida comercial, así como toda su información crítica relacionada, para poder generar cualquier tipo de informe de gestión, búsqueda de información, cuadros de mando de grandes índices y datos de la organización. En definitiva, y tal como se indica en el punto 8, el sistema ha de incluir no sólo el registro de clientes y proveedores, sino que ha de poder dar soporte a las relaciones con el cliente para conocer, además, sus necesidades con el objetivo final de fidelizarlo (CRM). Este sistema ha de facilitar el establecimiento de la estrategia de ADEIT para la satisfacción y fidelización de los clientes.
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En el siguiente gráfico de relaciones se muestra de forma visual cómo debería estructurarse y vincularse la información en el nuevo sistema. 7.14. Estructura de relaciones
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8. REQUERIMIENTOS Y FUNCIONALIDADES DE GESTIÓN CLIENTES A RESOLVER EN EL NUEVO SISTEMA – GESTIÓN DE RELACIONES CON EL CLIENTE (CRM)
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El sistema ha de incluir no sólo el registro de clientes y proveedores, sino que ha poder dar soporte a las relaciones con el cliente para conocer, además, sus necesidades con el objetivo final de fidelizarlo (CRM). Este sistema ha de facilitar el establecimiento de la estrategia de ADEIT para la satisfacción y fidelización de los clientes. Y en fases futuras conseguir, ampliando de forma adecuada sobre la implementación que se indica, la nueva filosofía de la gestión por competencias, pudiendo ofrecer a los "clientes" la oferta adecuada por parte de ADEIT para el desempeño de esas capacidades, habilidades y destrezas a las que se orientará la siguiente fase de desarrollo, pero que ya en este, debe de estar plasmada en el diseño de cada módulo en la medida que sea posible. A título orientativo, y para dimensionar el volumen de CLIENTES de ADEIT, se aportan los siguientes datos de carácter ANUAL que figuran publicados en el Portal de Transparencia
en
el
siguiente
enlace
http://portaldetransparencia.adeituv.es/portada/informacion-institucional/programade-actividades-2/ : Datos de Postgrado •
Cerca de 9.000 estudiantes/titulados de postgrado
•
Alrededor de 3.400 profesores o 2.200 profesores de empresa o 900 profesores de la Universitat de València o 300 profesores de otras universidades
•
Más 400 cursos/año gestionados
Datos de Prácticas •
11.600 prácticas de estudiantes en empresas de la Universitat de València
•
3.500 empresas y entidades receptoras de estudiantes en prácticas
•
1.400 tutores de universitat
•
6.000 tutores de empresa 34
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Datos Cursos y Congresos •
8.500 asistentes a Cursos o Congresos o cualquier otra actividad formativa
Datos de Espacios y Medios •
500 actividades realizadas como alquileres de espacios
•
100 empresas o entidades
Datos de Becas •
650 becas de formación
•
50 empresas y entidades receptoras
Actualmente, el Sistema Integrado de Gestión SIGUE dispone del siguiente volumen de clientes únicos: •
272.000 personas (con sus distintos roles)
•
37.500 empresas (con sus respectivas sedes)
8.1.
Gestión de personas y sus roles
Hay que destacar como punto de partida, que debido a la propia idiosincrasia empresarial particular de ADEIT y en el entorno institucional y empresarial en que desarrolla los servicios que ofrece, la definición de los conceptos de clientes y proveedores de bienes y servicios varía con respecto a otros sectores empresariales. Las “personas” dentro del sistema de gestión de ADEIT, adquieren su condición según el rol que desempeñan en cada proyecto en el cual participan, pudiendo incluso, si se da el caso, que no sólo una misma persona, como es habitual, desempeñara roles distintos en diferentes actividades, sino incluso dentro de la misma actividad en curso.
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Aun así, como es de entender, la gestión de datos inequívocos de la propia persona, como identificadores maestros que hacen que no se rompa esa integridad referencial que buscamos para identificar a esa persona y no a otra, sea clara, sí que es cierto que, también y según los roles que cada una pueda llegar a tener (que será potencialmente todos), demandaría relacionarlas con una serie de datos particulares únicamente necesarios si la misma asumiera esos roles durante cualquier expediente en que se viera involucrada dentro del software de gestión durante el registro de su actividad empresarial a lo largo del tiempo. Por ello, es de suma importancia definir y diseñar con acierto la estructura de tablas maestras y secundarias en cuanto a campos, índices y sus posibles relaciones entre ellas ya que a la postre el sistema y bajo la demanda de las diferentes consultas sobre esta estructura, garantizará el éxito de que las mismas sean capaces de ofrecer cualquier tipo de información, consulta, informe o filtro, en la forma y modo que desee el usuario. Las “personas” asociadas a cada uno de los expedientes (entendido como tal y que denominamos así, a cualquier actividad de negocio formalizada por ADEIT en cualquiera de los servicios que ofrece), pueden abarcar roles de alumno, profesor, empleado, director, tutor, etc…que a la postre todos ellos serán los clientes y proveedores al uso, cada uno en su función, a los cuales el sistema tendrá que registrar e imputar los diferentes valores presupuestarios con los que resolver las diferentes gestiones de compras, pagos, ventas y cobros que demandará el sistema informático. Como apoyo para entender la “dimensión” de la estructura de información que se demanda podemos enumerar con bastante detalle que sería la siguiente (la cantidad de datos enumerados en este documento no son los únicos existentes en ningún caso, pero si los mínimos a incorporar y los más representativos los cuales únicamente servirán al futuro proveedor de la aplicación como valoración de la carga de trabajo en el desarrollo a valorar). Datos mínimos a añadir por PERSONA Inequívocos al margen del rol desempeñado: 36
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Nombre / Apellidos / DNI / Dirección Completa / Estado / Nacionalidad / Fecha Nacimiento / Activo / Email Personal / Teléfono / Móvil / Sexo / Observaciones Generales / Emprendedor / Numero Seguridad Social / Protección de Datos / Carnet / Vehículo Propio •
Gestión de Permisos para envío según medio
•
Gestión de Tipos de Calle
•
Gestión de Provincias
•
Gestión de Poblaciones
•
Gestión de Comarcas
•
Gestión de Países
•
Gestión Tarjeta DARDE demandas de empleo de la persona (inserción de demandas de empleo y estado de las mismas)
•
Gestión de Datos Bancarios y Cuentas Corrientes de la persona
•
Gestión de Formas de Cobro y Pago de la persona
•
Cuenta Contable Cliente
•
Cuenta Contable Proveedor
Datos mínimos a añadir por PERSONA ROL ALUMNO (CURRICULUM): •
Gestión completa de Titulaciones (Universidad / Titulación / Convalidación, etc…)
•
Gestión de Cursos de ADEIT anteriores a SIGUE (POSTGRADOS) Selección desde la base de datos de cursos, identificador de cursos, expedientes.
•
Gestión de Cursos de ADEIT gestionados en SIGUE (POSTGRADOS) Selección desde la base de datos de cursos, identificador de cursos, expedientes.
•
Gestión de Cursos de POSTGRADOS OFICIALES Universidad de Valencia y su gestión completa, Selección desde la base de datos de cursos, identificador de cursos, expedientes
•
Gestión de prácticas anteriores a SIGUE no gestionadas por ADEIT. Selección desde la base de datos de prácticas, expedientes
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•
Gestión de Formación Complementaria (datos fundamentales para su gestión, año, titulo, duración, centro, área académica, provincia, población)
•
Gestión de idiomas (seleccionables de idioma, modo hablado, escrito, etc… y nivel)
•
Gestión de conocimientos informáticos (selección de aplicación y nivel)
•
Gestión de estancias en el extranjero (seleccionables de país, meses, motivo)
•
Gestión de Objetivos profesionales (disponibilidad geográfica, mejor horario, expectativas económicas, incorporación inmediata)
•
Gestión de antiguos seminarios cursados (selección de seminarios antiguos)
Datos mínimos a añadir por PERSONA ROL PROFESOR: •
Distinción Profesor Universidad de Valencia / Profesor otras Universidades
•
Gestión de datos de Universidades españolas (Dirección / Tipo de universidad / centro universitario)
•
Gestión de centros universitarios de cada universidad, en este caso dentro de la de valencia (Dirección / Tipo / Campus)
•
Gestión de titulaciones de cada uno de los centros
•
Gestión de especialidades
•
Gestión PDI (Personal Docente e Investigador), PAS (Persona de Administración y Servicios) o becarios. Situación / Categoría / Centro / Departamento / email de universidad y todo lo necesario para su gestión.
Datos mínimos a añadir por PERSONA ROL EMPLEADO: •
Gestión de EMPRESAS
•
Gestión de SEDES
•
Gestión de Cargos
•
Gestión de Departamentos
•
Email empleado empresa / Teléfono empleado empresa / Condiciones empleado empresa / Periodo empleado empresa
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Datos mínimos a añadir por PERSONA ROL PROVEEDOR: •
Gestión de Datos Bancarios y Cuentas Corrientes del Proveedor
•
Gestión Formas de Pago Proveedor
•
Gestión de Tipos de Proveedor
•
Retenciones Proveedor
El diseño y relaciones en esta fase de la base de datos debe arrojar un esquema como mostramos a continuación, donde el acceso y consultas a cualquier valor o dato registrado hasta el momento desde cualquiera de las instancias del nuevo sistema, sea transparente al usuario y de inmediato y fácil acceso, pudiendo demandar la información que deseemos de cualquier apartado sin importar desde donde hemos accedido o en qué lugar estemos de la nueva aplicación.
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8.2.
Gestión de Empresas / Entidades / Organizaciones
La otra gran interacción de ADEIT por la actividad económica que la define hace referencia a las EMPRESAS y evidentemente a su asociación y vinculación con las PERSONAS que las representan. La relación institucional y comercial de ADEIT con las EMPRESAS cómo entes jurídicos en cada una de las unidades de negocio en que se formalizan sus relaciones comerciales obliga a estructurar con detalle toda la información necesaria con las misma y que permita resolver con garantías de éxito, la información demandada al nuevo sistema informático integrado. Datos mínimos a añadir por EMPRESA Inequívocos: Nombre Fiscal / Nombre Comercial / CIF / Dirección Completa / Actividad / Tipo de Empresa / Fecha Alta / Activa / Tamaño / Clasificación CNAE / Cuenta Contable Cliente / Cuenta Contable Proveedor / etc… Datos mínimos a añadir por EMPRESA como SEDE •
Gestión como Sede Maestra ((Empresa como sede)
•
Gestión de Sedes Padre ((Empresas de las cuales depende)
•
Gestión de Sedes Hija (Empresas que dependen de ella)
Datos mínimos a añadir por EMPRESA como PROVEEDORA: •
Gestión de Datos Bancarios y Cuentas Corrientes del Proveedor
•
Gestión Formas de Pago Proveedor
•
Gestión de Tipos de Proveedor
•
Retenciones Proveedor
Vinculación Referencial entre EMPRESA Y PERSONAS/EMPLEADOS Es en este apartado donde se producirá la vinculación entre PERSONAS Y EMPRESA cuando las mismas adquieran el rol de empleados, pudiendo establecerse la misma desde cualquiera de las dos partes, mostrando un reflejo de datos en cualquiera de las dos gestiones realizadas 41
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Datos mínimos a añadir por PERSONA ROL EMPLEADO o EMPLEADO asociado a EMPRESA •
Gestión de EMPRESAS
•
Gestión de SEDES
•
Gestión de Cargos
•
Gestión de Departamentos
•
Email empleado empresa / Teléfono empleado empresa / Condiciones empleado empresa / Periodo empleado empresa
El diseño y relaciones en esta fase de la base de datos debe arrojar un esquema como se muestra a continuación, donde el acceso y consultas a cualquier valor o dato registrado hasta el momento desde cualquiera de las instancias del nuevo sistema, sea transparente al usuario y de inmediato y fácil acceso, pudiendo demandar la información que deseemos de cualquier apartado sin importar desde donde hemos accedido o en qué lugar estemos de la nueva aplicación.
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9. HERRAMIENTA DE IMPORTACIÓN 9.1.
Gestión de Unidades de Negocio
Espacios y medios, becas, postgrados, prácticas, congresos, y cursos u otras actividades puntuales conforman la oferta de servicios, cartera de negocios o actividades que abarca ADEIT y que el nuevo sistema informático debe de ser capaz de gestionar en toda su extensión. Como queda explicado y representado visualmente en este documento, será en esta “primera fase” de desarrollo del software y donde convivan en paralelo ambos sistemas de gestión (el actual y el nuevo modelo), tenga sentido la presencia de una herramienta de importación lo más automatizada posible en su concepto, la cual nutra, desde la conexión de ambos sistemas a la nueva plataforma desarrollada, de la información necesaria, para que a partir de ese momento (PUNTO DE CORTE), ya sea, la nueva aplicación, la que de forma autónoma resuelva todas las tareas previstas hasta el final de la gestión empresarial de cada área. Para ello, la herramienta de importación deberá de “arrastrar” al nuevo sistema, al completo y de forma totalmente relacionada, cada uno de las contrataciones formalizadas por ADEIT en el viejo sistema, las cuales y que a partir de ahora, hablaremos de ellas conceptualmente como “expedientes”, no solo con la cabecera particular personalizada de cada una de las unidades de negocio la cual se trate en cada momento, sino de todos los registros contenidos en las bases de datos que se han pormenorizado en el apartado “Gestión de personas” del presente documento, haciendo referencia a la gestión de personas y sus roles en el expediente y a la “Gestión de Empresas” relacionadas con el mismo y del que forma parte. Habrá que definir de forma concienzuda e identificar cual será la información que nos sirva de identificador inequívoco de cada uno de los registros en cada una de las tablas comprometidas en la importación, que asegure el éxito de la relación de la información
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importada, el alta de cada registro en cada tabla del nuevo sistema, teniendo en cuenta a su vez, que si bien los expedientes serán únicos cada vez en su importación, podría no ser así, cada una de las personas y empresas de los que forman parte. La herramienta de importación deberá ser capaz de identificar y analizar la información importada y compararla con la contenida ya en el nuevo sistema, identificar los nuevos registros para completar las tablas de destino y actualizar los ya existentes si existiera nueva información a completar en ellos, renovada del sistema antiguo de origen. El objetivo de la herramienta de importación, (que todo sea dicho, formará parte integrada dentro del sistema nuevo de gestión como un módulo, herramienta u opción, …, como se quiera considerar, es decir, no será un aplicativo independiente del nuevo sistema), será, como así se ha descrito en apartado anterior de este documento, dejar introducida y relacionada en el nuevo sistema, todos los expedientes formalizados con toda la información necesaria para continuar su gestión presupuestaria a todos los niveles hasta su cierre o conclusión. Se muestra a continuación un esquema visual del flujo de información:
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9.2.
Cabecera expediente ESPACIOS
Se importarán todos los datos particulares para dar de alta y gestionar este tipo de expedientes, tales como: Identificadores, Referencias y códigos contables del expediente en el sistema antiguo con el objeto de poder realizar una trazabilidad si fuera necesaria como pueden ser: / Nº expediente / Referencias y Códigos Contables / Códigos de desglose. todos ellos parametrizados por ADEIT en sus diferentes fines. •
Descripción del expediente
•
Tipo de actividad
•
Tipo de unidad de negocio
•
Aulas alquiladas
•
Tipo de tarifa que se aplica
•
Fecha inicio evento / Fecha final Evento
•
Hora inicio evento día / Hora fin evento día
•
Nº asistentes
•
Departamento interno
•
Persona gestor espacio
•
Observaciones generales evento
•
Medios requeridos evento/ etc.
•
Empresa usuaria
•
Empresa a facturar
Una vez creada mediante la herramienta de importación la cabecera del expediente en cuestión, el sistema descargará, dará de alta y/o actualizará todos los registros de las tablas vinculadas a las personas y/o empresas asociadas a esa cabecera de expediente y que a su vez incorporará todos aquellos datos necesarios para resolver desde el sistema nuevo los pagos necesarios a los proveedores (personas y empresas) y los cobros a los clientes (personas y empresas) involucradas en el mismo y según el rol desempeñado. 47
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9.3.
Cabecera expediente BECAS
Se importarán todos los datos particulares para dar de alta y gestionar este tipo de expedientes, tales como: Identificadores, Referencias y códigos contables del expediente en el sistema antiguo con el objeto de poder realizar una trazabilidad si fuera necesaria como pueden ser: / Nº expediente / Referencias y Códigos Contables / Códigos de desglose. todos ellos parametrizados por ADEIT en sus diferentes fines. •
Descripción del expediente
•
Tipo de actividad
•
Tipo de unidad de negocio
•
Datos empresa demandante de la beca
•
Datos persona / tutor beca en empresa
•
Denominación de la beca
•
Actividades base a desarrollar
•
Nº de plazas demandadas
•
Duración
•
Periodo
•
Lugar
•
Horario
•
Requisitos (titulación / idioma / etc…)
•
Dotación económica
•
Número de pagos a realizar
•
Forma de facturación
•
Personas / alumnos asociados a la beca
Una vez creada mediante la herramienta de importación la cabecera del expediente en cuestión, el sistema descargará, dará de alta y/o actualizará todos los registros de las 48
Pliego de Prescripciones Técnicas Desarrollo Informático Sistema de Gestión Económico Financiera y de Clientes de ADEIT Nº de expediente: 99/6237/17/6
tablas vinculadas a las personas y/o empresas asociadas a esa cabecera de expediente y que a su vez incorporará todos aquellos datos necesarios para resolver desde el sistema nuevo los pagos necesarios a los proveedores (personas y empresas) y los cobros a los clientes (personas y empresas) involucradas en el mismo y según el rol desempeñado. 9.4.
Cabecera expediente PRÁCTICAS
Se importarán todos los datos particulares para dar de alta y gestionar este tipo de expedientes, tales como: Identificadores, Referencias y códigos contables del expediente en el sistema antiguo con el objeto de poder realizar una trazabilidad si fuera necesaria como pueden ser: / Nº expediente / Referencias y Códigos Contables / Códigos de desglose todos ellos parametrizados por ADEIT en sus diferentes fines. •
Descripción del expediente
•
Tipo de actividad
•
Tipo de unidad de negocio
•
Datos empresa demandante de la práctica
•
Datos persona / tutor práctica en empresa
•
Datos persona / tutor práctica de universitat
•
Tipo de práctica
•
Titulación asociada a la práctica
•
Asignatura asociada a la práctica
•
Denominación de la práctica
•
Actividades base a desarrollar
•
Nº de plazas demandadas
•
Duración
•
Periodo
•
Lugar
•
Horario 49
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•
Requisitos (titulación / idioma / etc…)
•
Dotación económica
•
Forma de facturación
•
Personas / alumnos asociados a la práctica
Una vez creada mediante la herramienta de importación la cabecera del expediente en cuestión, el sistema descargará, dará de alta y/o actualizará todos los registros de las tablas vinculadas a las personas y/o empresas asociadas a esa cabecera de expediente y que a su vez incorporará todos aquellos datos necesarios para resolver desde el sistema nuevo los pagos necesarios a los proveedores (personas y empresas) y los cobros a los clientes (personas y empresas) involucradas en el mismo y según el rol desempeñado. 9.5.
Cabecera expediente POSTGRADOS
Se importarán todos los datos particulares para dar de alta y gestionar este tipo de expedientes, tales como: Identificadores, Referencias y códigos contables del expediente en el sistema antiguo con el objeto de poder realizar una trazabilidad si fuera necesaria como pueden ser: / Nº expediente / Referencias y Códigos Contables / Códigos de desglose… todos ellos parametrizados por ADEIT en sus diferentes fines. •
Descripción del expediente
•
Tipo de actividad
•
Tipo de unidad de negocio
•
Descripción del título propio
•
Tipo de titulación
•
Área académica y de conocimiento del postgrado
•
Facultad o Servicio o Departamento de la Universitat que propone
•
Datos de los directores de la universidad asociados al postgrado
•
Datos de los directores fuera de la universidad asociados al postgrado 50
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•
Memoria académica del curso (Objetivos / Interés / Relevancia)
•
Plan general de estudios (Créditos)
•
Tipo de materias impartidas
•
Número de estudiantes mínimo
•
Importe precio público
•
Requisitos y a quien va dirigido
•
Salidas profesionales
•
Resumen memoria económica del postgrado. (ingresos por matricula, gastos postgrado materiales, otros y profesores, viabilidad del postgrado)
•
Si se realiza en ADEIT, espacio asociado
•
Si se realiza en el aula virtual de ADEIT
Una vez creada mediante la herramienta de importación la cabecera del expediente en cuestión, el sistema descargará, dará de alta y/o actualizará todos los registros de las tablas vinculadas a las personas y/o empresas asociadas a esa cabecera de expediente y que a su vez incorporará todos aquellos datos necesarios para resolver desde el sistema nuevo los pagos necesarios a los proveedores (personas y empresas) y los cobros a los clientes (personas y empresas) involucradas en el mismo y según el rol desempeñado. 9.6.
Cabecera expediente CONGRESOS
Se importarán todos los datos particulares para dar de alta y gestionar este tipo de expedientes, tales como: Identificadores, Referencias y códigos contables del expediente en el sistema antiguo con el objeto de poder realizar una trazabilidad si fuera necesaria como pueden ser: / Nº expediente / Referencias y Códigos Contables / Códigos de desglose todos ellos parametrizados por ADEIT en sus diferentes fines. •
Descripción del expediente
•
Tipo de actividad 51
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•
Tipo de unidad de negocio
•
Empresa o entidad o departamento que organiza el congreso
•
Importe del congreso
•
Si se realiza en ADEIT, espacio asociado
•
Departamento interno
•
Persona gestor
Una vez creada mediante la herramienta de importación la cabecera del expediente en cuestión, el sistema descargará, dará de alta y/o actualizará todos los registros de las tablas vinculadas a las personas y/o empresas asociadas a esa cabecera de expediente y que a su vez incorporará todos aquellos datos necesarios para resolver desde el sistema nuevo los pagos necesarios a los proveedores (personas y empresas) y los cobros a los clientes (personas y empresas) involucradas en el mismo y según el rol desempeñado. 9.7.
Cabecera expediente CURSOS
Se importarán todos los datos particulares para dar de alta y gestionar este tipo de expedientes, tales como: Identificadores, Referencias y códigos contables del expediente en el sistema antiguo con el objeto de poder realizar una trazabilidad si fuera necesaria como pueden ser: / Nº expediente / Referencias y Códigos Contables / Códigos de desglose todos ellos parametrizados por ADEIT en sus diferentes fines. •
Descripción del expediente
•
Tipo de actividad
•
Tipo de unidad de negocio
•
Tipo de curso
•
Empresa o entidad o departamento que organiza el curso
•
Importe del curso
•
Si se realiza en ADEIT, espacio asociado 52
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•
Departamento interno
•
Persona gestor
Una vez creada mediante la herramienta de importación la cabecera del expediente en cuestión, el sistema descargará, dará de alta y/o actualizará todos los registros de las tablas vinculadas a las personas y/o empresas asociadas a esa cabecera de expediente y que a su vez incorporará todos aquellos datos necesarios para resolver desde el sistema nuevo los pagos necesarios a los proveedores (personas y empresas) y los cobros a los clientes (personas y empresas) involucradas en el mismo y según el rol desempeñado.
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10. GESTIÓN DE EXPEDIENTES ORIGINADOS EN EL NUEVO SISTEMA
El módulo “fundamental” del nuevo aplicativo a desarrollar será la gestión de expedientes de ADEIT. En él, y acorde con el diseño de interface del sistema, aparecerán todas las actividades empresariales o contratos formalizados por ADEIT, en forma de cabeceras de expedientes, los cuales sean susceptibles de gestionarse a cualquier nivel y con cualquier objeto o necesidad empresarial por cualquier usuario o departamento al cual le afecten, con el objeto final, como ya bien hemos resaltado en este documento, de resolver hasta su cierre cada uno de los aspectos de gestión del mismo que le sean necesarios. La introducción o alta en el nuevo sistema de estas cabeceras de expedientes, así como todos sus datos y bases relacionados necesarios para su gestión (detallados en los apartados 7 y 8) se efectuará de dos formas: 1. Automática (Herramienta de importación): Como se ha indicado, el funcionamiento paralelo en el tiempo de los dos sistemas (antiguo y nuevo desarrollo) hasta su desvinculación total con la futura fase 2 de desarrollo donde se incluyan todas aquellas funcionalidades del expediente que aún son necesarias para ADEIT y que resuelve el sistema SIGUE, y que así continuará hasta el momento adecuado, nos obliga a no abandonar ningún sistema, lo que da sentido, mediante la herramienta de importación, al traslado de la información del expediente al nuevo sistema para la gestión presupuestaria donde ya “caminará” sólo, salvo cuando sea necesario a juicio de ADEIT. Se desarrollará un procedimiento parametrizado en cuanto a fechas, orden y filtros de importación, definidos de la forma más estandarizada posible, que una vez conectado con SIGUE, nos genere en el nuevo sistema y en este módulo, todas las nuevas cabeceras de expedientes no disponibles, así como el alta o actualización de todas las bases satélite necesarias y que dependan del mismo,
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siempre a partir del “punto de corte” como ya se mostró en el gráfico adjunto del punto 9 del presente documento. 2. Manual (Intervención del usuario): Los expedientes de todas las actividades comerciales de ADEIT seguirán originándose en SIGUE, debido a las herramientas de promoción y captación necesarias. No obstante, en el nuevo sistema, y particularmente en aquellas unidades de negocio cuyo peso específico en cuanto a promoción sea menor, ya se ha de poder utilizar el nuevo sistema para el ALTA original y completa de los nuevos expedientes de esas actividades en cuestión. Además, también existe expedientes en el actual sistema contable que son genéricos de la entidad o de los departamentos de la entidad, pero no tienen ninguna actividad comercial asociada, los cuales se deberán de tener en cuenta. La introducción manual de los expedientes aprovechará todo el desarrollo de alta de registros y relaciones de la importación automática en cada una de las tablas, añadiendo una capa de diseño de interface para la edición a todos los niveles de cada una de las bases del sistema afectadas pero esta vez bajo el control total del usuario. Para que en el alta manual de expedientes puedan vincularse todas las demás bases, estas a su vez, deben de poder “alimentarse” de nuevas altas respectivas de sus propios valores correspondientes mediante el alta o edición a todos sus niveles de intervención posible. Las bases mínimas que podrán editarse sus registros, para el alta, modificación, o eliminación de los mismos y con ello poder relacionar sus valores con el nuevo expediente dado de alta serán: •
Gestión de Personas y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias.
•
Gestión de Direcciones y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias.
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•
Gestión de Persona rol alumno (currículum) y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias.
•
Gestión de Persona rol profesor y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias.
•
Gestión de PDI y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias.
•
Gestión de Universidades y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias.
•
Gestión de Persona rol empleado y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias.
•
Gestión de Sedes y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias.
•
Gestión de Persona rol proveedor y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias.
•
Gestión de Empresas y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias.
•
Gestión de Bases necesarias para la asociación de información en cada una de las cabeceras de expedientes de cada una de las áreas de negocio de ADEIT y todas sus bases satélites relacionadas y necesarias: (Gestión de Espacios / Gestión de Becas / Gestión de Prácticas / Gestión de Postgrados / Gestión de Congresos / Gestión de Cursos u otras Actividades)
Estas dos formas de introducción / alta de expedientes han de estar disponibles ya en esta fase de desarrollo del sistema.
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11. GESTOR DOCUMENTAL DEL EXPEDIENTE
La obtención en el nuevo sistema del expediente por cualquiera de las dos vías propuestas (automática o manual) ha de permitir ya de forma autónoma en el nuevo sistema continuar con la gestión presupuestaria del mismo y resolver todas las funcionalidades necesarias hasta el cierre del mismo. Los valores que se añadan, modifiquen o actualicen en cualquier modo y forma al expediente ya no tendrán reflejo alguno sobre el sistema antiguo (SIGUE) y serán estos, los que “manden” sobre toda la gestión posterior, salvo que sea necesario a juicio de ADEIT y que finalmente se trasladarán y transformarán en la contabilidad financiera de la entidad. Una de las funcionalidades operativas y de uso masivo diario en cualquier unidad de negocio que cursa ADEIT es la gestión de la documentación, sobretodo en cuanto a su recepción, debido a la diversidad de formatos y modelos y, claro está, a la falta de control de la misma por parte de ADEIT ya que es generada por los agentes externos del expediente, en su mayoría, proveedores en cualquiera de sus roles. Por tanto, debe incluirse un Sistema de Gestión Documental que sirva de repositorio de documentos como base de una gestión de documentos que, además, pueda apoyar la gestión del conocimiento de ADEIT. Dicho sistema deberá poder gestionar tanto documentos en formato electrónico como en papel, permitiendo de este modo la configuración de un sistema integral de gestión de los documentos. Los documentos o documentación recibida pueden ser potencialmente físicos o telemáticos, con origen en cualquier medio estandarizado a tal fin. Los formatos de los documentos recibidos ya virtualizados pueden ser ofimáticos (MS Office en su mayoría), PDFs, imágenes, etc… El gestor documental debe de resolver las funciones de: 57
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1. Digitalización y almacenamiento del documento en diferentes formatos. 2. Transformación de formatos capaces de generar documentos pdf. 3. Identificación del documento (usuario recepción documento, fecha hora recepción, contacto entrega, tipología, extensión, remitente, destinatario, etc…). 4. Firma electrónica en el documento desde la propia aplicación, firmando directamente el documento o mandándolo a un circuito de firmas. 5. Portafirmas electrónico que permita que el usuario, antes de firmar un documento, pueda consultar el resto de documentos relacionados con el mismo por formar parte de un mismo expediente. 6. En todos los casos, los circuitos de firma deberán poder involucrar a usuarios, grupos de usuarios y a roles específicos. 7. Asociación al expediente (permisos, seguridad y validaciones de usuario). 8. Asociación a las solicitudes de gasto del expediente. 9. Búsquedas documentales genéricas. 10. Visualización e impresión del documento. 11. Vinculación para adjuntar a plataformas de envío. 12. Trazabilidad de todas las acciones realizadas sobre los documentos, construyendo de esta forma la historia del documento. 13. Interoperabilidad de todos los datos y procedimientos del sistema. El gestor documental debe de ser capaz de registrar cualquier tipo de documento aun no teniendo la posibilidad de asignarlo o vincularlo a un expediente en curso en el momento por circunstancias particulares, dejando su gestión posterior de asociación a los usuarios dedicados a tal fin, los cuales mediante las herramientas disponibles en el mismo gestor puedan completar dicha asignación. Todos aquellos documentos no vinculados a expedientes, quedarán en un estado de “atención” dentro del propio gestor, siendo el mismo sistema el que se encargará de “alertar” en la forma que se diseñe al efecto, a los distintos usuarios destinatarios del sistema para la resolución de la tarea pendiente.
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12. GESTIÓN PRESUPUESTARIA DEL EXPEDIENTE. REQUERIMIENTOS Y FUNCIONALIDADES EN EL NUEVO SISTEMA
Cada expediente contratado disponible de las actividades realizadas en ADEIT para su gestión pormenorizada en el sistema es realmente considerado, desde el punto de vista presupuestario, como un proyecto autónomo e independiente en cuanto a su viabilidad financiera. Partiendo de un presupuesto y unas condiciones de contratación que se originará en el sistema SIGUE y, aunque los datos presupuestarios que se importen al nuevo sistema sean ya los validados y conformados en la oferta concertada, sí que debe de existir en el nuevo sistema un control absoluto de que se cumplan con todos los parámetros presupuestados establecidos, así como las desviaciones en cualquiera de los parámetros económicos en que concurra el mismo. En esta gestión presupuestaria, el nuevo sistema debe dar solución en funcionalidades a todos los requisitos que se deriven en cuanto a: 12.1. Gestión de solicitudes de gasto Las solicitudes de gasto son unos documentos internos de ADEIT que nos asegura el control, seguridad y necesidad del gasto asociado a todo expediente en curso y que permite dar cumplimiento a la normativa en materia de contratación pública, que exige centralizar la información para permitir conocer las necesidades de contratación de todos los departamentos de ADEIT. Aunque obviamente, antes de la formalización de cualquier contratación de un servicio o suministro existe un presupuesto orientativo y estimado de los gastos en que incurrirá para llevarlo a buen fin, las solicitudes de gastos y su aprobación o validación por responsables de departamento y otros intervinientes deben de ser el paso previo a todo petición o encargo de bienes y servicios a cualquier proveedor afecto en uno o varios expedientes. Esta herramienta de control, la cual es un documento interno que deberá implementarse desde el nuevo sistema, tendrá diferentes bloque o apartados a cumplimentar, que como mínimo deberían ser:
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Cabecera Solicitud del Gasto: Numeración o identificación de la solicitud del gasto (estructura definida) / Ejercicio / Tipología / Fecha / Asociación de la solicitud al expediente o expedientes en curso / Códigos Actividad / Código Naturaleza del Gasto Propuesta y descripción del gasto y su justificación/ Departamento proponente / Comprobación existencia de crédito en el expediente / Proceso de contratación Gestión de validaciones y aprobaciones por departamento / usuario El módulo de gestión de solicitudes de gasto, será a su vez un registro de almacenamiento de los mismos y al igual que ocurre con el módulo de gestión de expedientes y gestor documental, el nuevo sistema dispondrá en tiempo real de todos los registros de solicitud de gasto para su consulta, disponiendo de todos los filtros y selectores necesarios, los cuales, combinados entre ellos, nos arrojen las búsquedas que el usuario necesite en cada momento para su análisis operativo diario. El nuevo sistema también alertará al usuario afectado, en la forma en que se defina, si su intervención fuera necesaria en cualesquiera de las solicitudes de gasto en curso. Podemos entender ya, que el nuevo sistema y según reglas de inteligencia artificial predefinidas en la programación, será capaz de generar por si sólo tareas de intervención diarias para cada usuario, ofreciéndole con el diseño de estos primeros módulos, expedientes a gestionar, documentos a vincular y solicitudes de gasto a atender o validar, de la forma en que proponemos más adelante en el diseño de la interface del mismo. Dicho sistema permitirá integrarse con la Plataforma de Contratos del Sector Público para la contratación de las obras, servicios y suministros para ADEIT. 12.2. Gestión de facturas de compras de proveedores Al igual que todos los módulos a desarrollar en el nuevo sistema, tendremos el gestor de facturas de proveedores. Si el proceso ha seguido una operativa coherente,
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previamente a la recepción de una factura de proveedor de bienes o servicios debe de existir en el sistema como hemos visto previamente en apartados anteriores: •
Un expediente (o varios) formalizado en su correspondiente gestor para asociarlo a la factura de proveedor
•
Una solicitud de gasto asociada al mismo expediente, cuya aprobación da origen a la contratación de los servicios del proveedor afecto
•
Una imagen o representación visual de la misma en nuestro gestor documental, bien digitalizándola si nos llegara en soporte físico, bien identificándola si lo hiciera por cualquier medio telemático
Pudiera ser que no todas las facturas de proveedor, debido a su importe, tipología o naturaleza, nos obligara a la existencia de una solicitud de gasto como desencadenante de la misma, pero si, de forma irremisible, deberá existir un expediente a la cual asociarla. El alta de cualquier factura de compra en el sistema la realizamos como en otros módulos generando una cabecera de factura de compra con los datos básicos presupuestarios con el objeto de generar un procedimiento de pago de la misma en el módulo correspondiente y una gestión contable financiera hacia el programa de contabilidad financiera. Los datos mínimos necesarios para el alta de la cabecera de factura de proveedor serían los siguientes: Fecha Factura / Proveedor Remitente / Identificador o Número Factura del Proveedor / Departamento Afecto / Expediente Asociado / Solicitud de gasto asociada / Valores Económicos / Tipos de IVA / Tipos de IRPF / Código de desglose / Grupo de Gasto / Grupo Contable / Forma de Pago / Vencimientos
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El módulo de gestión de facturas de compra, será a su vez un registro de almacenamiento de los mismos y al igual que ocurre con el módulo de gestión de expedientes, gestor documental y solicitudes de gasto, el nuevo sistema dispondrá en tiempo real de todos los registros de facturas de compra para su consulta, disponiendo de todos los filtros y selectores necesarios, los cuales combinados entre ellos, nos arrojen las búsquedas que el usuario necesite en cada momento para su análisis operativo diario. El nuevo sistema también alertará al usuario afectado que será el responsable del expediente, en la forma en que se defina, si su intervención fuera necesaria en cualesquiera de las facturas de compra para que nos dé su visto bueno para el pago de la misma. Podemos entender ya, que el nuevo sistema y según reglas de inteligencia artificial predefinidas en la programación será capaz de generar por si sólo tareas de intervención diarias para cada usuario, ofreciéndole con el diseño de estos primeros módulos, expedientes a gestionar, documentos a vincular, solicitudes de gasto a atender o validar y facturas de compra en las que intervenir, de la forma en que proponemos más adelante en el diseño de la interface del mismo. 12.3. Gestión de facturas de ventas a clientes La gran diferencia de este módulo de gestión se basa en el origen de la información, que nace desde el mismo expediente en curso y en su automatización, ya que se basa en los parámetros presupuestarios previamente pactados y en los roles de las personas que actúan como clientes en cada parte del expediente. Además, según la unidad de negocio que atañe a cada expediente y la diferencia de tratamiento de la misma según la actividad que estemos gestionando en cada momento, la automatización de las facturas de venta a nuestros clientes se producirá de una forma u otra. Al igual que en anteriores módulos en el nuevo sistema, tendremos un gestor de facturas a clientes, teniendo su origen en cada uno de los expedientes, los cuales de forma
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automática irán alimentando este gestor con todas y cada una de las facturas autogeneradas por el nuevo sistema bajo las condiciones de diseño del software. En cada expediente previamente formalizado, dispondremos de todas y cada una de las personas y empresas en su rol de cliente (alumnos, profesores, empresas contratantes, coordinadores, etc…) y de su información económica de facturación pactada. Como es de suponer el sistema se nutrirá no sólo de la información económica del expediente sino también de cada una de las condiciones particulares de facturación registrados en cada una de las bases de personas afectas, con las que a la postre, generará la factura definitiva y las condiciones de pago de la misma. Pudiera ser, a su vez, que no todas las facturas a cliente, correspondiera a la totalidad del importe del servicio ofrecido, sino que se basaran en el importe cobrado al cliente en ese vencimiento particular, con lo que el sistema de facturación se nutriría por el devengo del vencimiento de importe y no por el total de la deuda, como por otro lado también pudiera suceder. De igual forma, sea cual sea la alternativa deseada para la generación de la factura, el sistema automatizará la creación de la misma y mostrará las cabeceras en el módulo de gestión de las mismas y como dijimos en el módulo de alta de cualquier factura de compra, también para las de ventas o a clientes, esa cabecera de factura dispondrá de los datos básicos presupuestarios con el objeto de generar un procedimiento de cobro de la misma en el módulo correspondiente y una gestión contable financiera hacia el programa de contabilidad financiera. Los datos mínimos necesarios para el alta de la cabecera de factura a cliente serían los siguientes: Fecha Factura / Cliente Destinatario / Identificador o Número Factura de ADEIT / Departamento Afecto / Expediente Asociado / Valores Económicos / Tipos de IVA / Código de desglose / Grupo de Gasto / Grupo Contable / Forma de Cobro / Vencimientos
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Repitiendo la filosofía descrita en anteriores módulos, la gestión de facturas de venta, será a su vez un registro de almacenamiento de los mismos y al igual que ocurre con el módulo de gestión de expedientes, gestor documental, solicitudes de gasto y facturas de compra de proveedores, el nuevo sistema dispondrá en tiempo real de todas las cabeceras de facturas de venta para su consulta, disponiendo de todos los filtros y selectores necesarios, los cuales combinados entre ellos, nos arrojen las búsquedas que el usuario necesite en cada momento para su análisis operativo diario. El nuevo sistema también alertará al usuario afectado, en la forma en que se defina, si su intervención fuera necesaria en cualesquiera de las facturas de venta. Podemos entender ya, que el nuevo sistema y según reglas de inteligencia artificial predefinidas en la programación será capaz de generar por si sólo tareas de intervención diarias para cada usuario, ofreciéndole con el diseño de estos primeros módulos, expedientes a gestionar, documentos a vincular, solicitudes de gasto a atender o validar y facturas de compra y de venta en las que intervenir, de la forma en que proponemos más adelante en el diseño de la interface del mismo. 12.4. Gestión de pago de facturas de proveedores El módulo de gestión de facturas de proveedor da origen, a cada una de las gestiones y órdenes de pago, reflejadas por el importe de los diferentes vencimientos en que se desglosa cada factura de proveedor a resolver. En este módulo, cada uno de los vencimientos de factura, tendrá una gestión y seguimiento individualizado por el usuario, el cual podrá tratar su pago incorporándola en cualquiera de las funcionalidades que permita el gestor a tal efecto. Así como existe una cabecera de facturas de proveedor con los datos básicos, existirán a su vez una cabecera de pago por cada vencimiento en que se desglose cada factura cuyos datos mínimos serán los siguientes:
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Fecha Factura / Proveedor Remitente / Identificador o Número Factura del Proveedor / Importe / Fecha de Vencimiento / Nº de Vencimiento / Forma de Pago / Medio de Pago Proveedor El presente módulo reflejará en tiempo real todos los vencimientos potenciales de todas las facturas de proveedor en curso y como en otros módulos del nuevo sistema mantendrá la filosofía de poder filtrar, seleccionar y ordenar cada uno de los datos de los que conste su cabecera, los cuales combinados entre ellos, nos arrojen las búsquedas que el usuario necesite en cada momento para su análisis operativo diario y su incorporación al gestor de remesas de pago de los mismos para resolver su gestión. Gestor de Remesas de Pago: Dentro del gestor de pago de facturas y gracias a sus herramientas descritas con anterioridad, el usuario será capaz de identificar cada uno de los vencimientos según los criterios coyunturales que se decidan en cada momento, los cuales se incorporarán a la remesa de pago que se genere a partir de los mismos. El gestor de remesas no es más que la agrupación de los diferentes vencimientos de facturas de proveedor seleccionadas, que asociados a uno de nuestros medios bancarios de pago, genere los archivos telemáticos (XML, TXT, ETC…) con la estructura oficial de cada norma necesaria para conectar con las diferentes plataformas bancarias del mercado. La cabecera del gestor de remesas ofrecerá los siguientes datos mínimos para su gestión: Nº de Remesa / Fecha de Remesa / Medio de Pago ADEIT / Importe Total Remesa / Validación de por Usuario Interno Una vez localizada accederemos de nuevo a su composición para poder manipular en todos los aspectos los diferentes vencimientos que incorpore si así fuera necesario, como es el caso de la gestión de devoluciones de efectos que el sistema debe de 65
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solventar, modificando el vencimiento o cualquiera de sus aspectos o incorporándolo a una nueva remesa. Obviamente, el gestor reflejará el histórico de remesas creadas en el sistema y su composición, donde el usuario podrá volver sobre ellas para su consulta en cualquier momento mediante las herramientas de búsqueda ya explicitadas en los demás módulos de este documento. El nuevo sistema también alertará al usuario afectado en la validación de la remesa correspondiente, en la forma en que se defina, si su intervención fuera necesaria en cualquiera de ellas. Podemos entender ya, que el nuevo sistema y según reglas de inteligencia artificial predefinidas en la programación será capaz de generar por si sólo tareas de intervención diarias para cada usuario, ofreciéndole con el diseño de estos primeros módulos, expedientes a gestionar, documentos a vincular, solicitudes de gasto a atender o validar y facturas de compra y de venta en las que intervenir, gestores de vencimientos de cobro y pago, de la forma en que proponemos más adelante en el diseño de la interface del mismo. Por defecto a todas las facturas les corresponderá pago único y al contado o inmediato. Cada cliente, proyecto etc. tendrá asociada y parametrizada de base una forma de pago / cobro determinada y será la que actué de forma automática a no ser que exista intervención manual para modificarla si fuera necesario.
12.5. Gestión de cobros de facturas a clientes El concepto en cuanto a funcionalidad es el mismo que en el gestor de pagos a proveedor, el módulo de gestión de facturas a clientes, da origen, a cada una de las gestiones y órdenes de cobro, reflejadas por el importe de los diferentes vencimientos en que se desglosa cada factura a cliente a resolver.
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En este módulo, cada uno de los vencimientos de factura, tendrá una gestión y seguimiento individualizado por el usuario, el cual podrá tratar su cobro incorporándola en cualquiera de las funcionalidades que permita el gestor a tal efecto. Así como existe una cabecera de facturas a clientes con los datos básicos, existirán a su vez una cabecera de cobro por cada vencimiento en que se desglose cada factura cuyos datos mínimos serán los siguientes: Fecha Factura / Cliente Remitente / Identificador o Número Factura al Cliente / Importe / Fecha de Vencimiento / Nº de Vencimiento / Forma de Cobro / Medio de Cobro al Cliente El presente módulo reflejará en tiempo real todos los vencimientos potenciales de todas las facturas a cliente en curso y como en otros módulos del nuevo sistema mantendrá la filosofía de poder filtrar, seleccionar y ordenar cada uno de los datos de los que conste su cabecera, los cuales combinados entre ellos, nos arrojen las búsquedas que el usuario necesite en cada momento para su análisis operativo diario y su incorporación al gestor de remesas de cobro de los mismos para resolver su gestión. Gestor de Remesas de Cobro: Dentro del gestor de cobro de facturas y gracias a sus herramientas descritas con anterioridad, el usuario será capaz de identificar cada uno de los vencimientos según los criterios coyunturales que se decidan en cada momento, los cuales se incorporarán a la remesa de cobro que se genere a partir de los mismos. El gestor de remesas no es más que la agrupación de los diferentes vencimientos de facturas a clientes seleccionadas, que asociados a uno de nuestros medios bancarios de cobro, genere los archivos telemáticos (XML, TXT, ETC…) con la estructura oficial de cada norma necesaria para conectar con las diferentes plataformas bancarias del mercado.
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La cabecera del gestor de remesas ofrecerá los siguientes datos mínimos para su gestión: Nº de Remesa / Fecha de Remesa / Medio de Cobro ADEIT / Importe Total Remesa / Validación de Usuario Una vez localizada accederemos de nuevo a su composición para poder manipular en todos los aspectos los diferentes vencimientos que incorpore si así fuera necesario, como es el caso de la gestión de devoluciones de efectos que el sistema debe de solventar, modificando el vencimiento o cualquiera de sus aspectos o incorporándolo a una nueva remesa. Obviamente, el gestor reflejará el histórico de remesas creadas en el sistema y su composición, donde el usuario podrá volver sobre ellas para su consulta en cualquier momento mediante las herramientas de búsqueda ya explicitadas en los demás módulos de este documento. El nuevo sistema también alertará al usuario afectado en la validación de la remesa correspondiente, en la forma en que se defina, si su intervención fuera necesaria en cualquiera de ellas. Podemos entender ya, que el nuevo sistema y según reglas de inteligencia artificial predefinidas en la programación será capaz de generar por si sólo tareas de intervención diarias para cada usuario, ofreciéndole con el diseño de estos primeros módulos, expedientes a gestionar, documentos a vincular, solicitudes de gasto a atender o validar y facturas de compra y de venta en las que intervenir, gestores de vencimientos de cobro y pago, de la forma en que proponemos más adelante en el diseño de la interface del mismo. Es importante considerar que en la actualidad ADEIT tiene establecidas diferentes formas de cobro de sus facturas para poder automatizar las mismas con los ficheros descargados de las entidades bancarias, como son el cobro por ventanilla ó el cobro por TPV. También se debe de poder generar los ficheros bancarios para el cobro por domiciliación utilizando la norma interbancaria vigente. 68
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12.6. Facturación Electrónica Dado el carácter de ADEIT como medio propio de la Universitat de València, proveedora de servicios a la Administración pública, y de acuerdo con la Ley 25/2013 de 27 de diciembre de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas del sector público, se hace imprescindible la implementación en el sistema informático de un servicio que permita tanto la emisión como la recepción de facturas con los requisitos técnicos compatibles con FACE y Ge-factura. Este servicio ha de garantizar que las facturas emitidas puedan conservarse con legibilidad, autenticidad en el origen de la factura e integridad del contenido de la misma. También debe garantizarse la conexión y el acceso a ellas por parte de la Administración Pública. Se garantizará, además, el acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración (información del estado de las facturas). Igualmente, el servicio debe garantizar la lectura de facturas electrónicas recibidas y su integración en el propio programa de contabilidad.
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13. GESTIÓN DE INFORMES.
En cada uno de los módulos de gestión que hemos pormenorizado en este documento, los cuales volvemos a enumerar para su refuerzo: •
Gestión de expedientes
•
Gestión documental
•
Gestión de solicitudes de gasto
•
Gestión de facturas de proveedor
•
Gestión de facturas a clientes
•
Gestión de pago de facturas de proveedores
•
Gestión de cobros de facturas a clientes
•
Gestión de remesas
•
Gestión de usuarios
•
Gestión Contable
Nos hemos preocupado de recalcar que se dispondrá en tiempo real de todos los datos mínimos de las cabeceras de cada base para su consulta, disponiendo de todos los filtros y selectores necesarios, los cuales, combinados entre ellos, nos arrojen las búsquedas que el usuario necesite en cada momento para su análisis operativo diario. Todos estos resultados que nacen de las combinaciones posibles potenciales no sólo han de ser filtrados en tiempo real en los formularios correspondientes en pantalla, sino que a su vez debe reflejarse en un INFORME con las características mínimas de ser: •
Representado en pantalla: posibilidad de incluir filtros por campos para la generación de informes.
•
Impreso hacia cualquier dispositivo a tal fin.
•
Convertido en formato PDF u otro de uso masivo que proponga ADEIT.
•
Exportado a extensión compatible con sistema MS OFFICE para ser tratado a la postre desde estos aplicativos.
•
Transformado en documento de imagen de extensión reconocida (JPEG, TIF, BMP, …)
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A su vez cada uno de los módulos mencionados, tendrán informes predeterminados exclusivos de uso común para los usuarios de los mismos que les sean necesarios para las tareas de su operativa diaria. Estos listados e informes se basan igual que los anteriores en consultas directas, agrupaciones y ordenaciones sobre las tablas afectas a cada módulo sin mayor complejidad en su desarrollo, pero bajo un formato y estructura esperada fija y diseñada por ADEIT según sus plantillas y modelos necesarios para cada función.
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14. GESTIÓN CONTABLE FINANCIERA DEL EXPEDIENTE. PROGRAMA DE CONTABILIDAD FINANCIERA
Actualmente existen un catálogo de aplicaciones y sistemas complejos de mantener por la variedad y antigüedad de los mismos, por lo que el objetivo en la implementación de la solución de gestión global de ADEIT es modernizar los sistemas que dan soporte a las actividades desarrolladas con una solución más actual. Dada la complejidad de los sistemas y considerando que algunos de ellos se han desarrollado específicamente para una actividad concreta, el sistema a implementar debe integrarse con aquellos sistemas temporales existentes o futuros, dando la cobertura necesaria para evitar el desarrollo de sistemas una vez identificadas nuevas líneas de actuación o proyectos. Actualmente se dispone de un sistema de gestión interno con dos módulos principales (SIGUE y CONTABILIDAD) sincronizados entre sí. Adicionalmente existe un conjunto de aplicaciones gestionadas interna o externamente. Estos sistemas cubren una gran parte de las necesidades de gestión de ADEIT. El objetivo a conseguir con el nuevo sistema es diferenciar la gestión económica presupuestaria de la aplicación de la gestión contable financiera que será enviada o exportada hacia el PROGRAMA DE CONTABILIDAD FINANCIERA que proponga o integre en el sistema el licitador. La gestión de la contabilidad financiera de ADEIT no es sino, la transcripción en “lenguaje” contable formalizado de cada una de las operaciones y movimientos económicos que se devenguen derivados de la actividad de ADEIT con el objeto final de solucionar los compromisos de información y presentación de cuentas, balances, libros, … así como cualquier documentación solicitada dentro de la normativa vigente por terceras instituciones oficiales.
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Para ello, el nuevo sistema dispondrá de un módulo contable donde se identifiquen cada una de los movimientos necesarios que se han de trasladar al programa de contabilidad financiera y se parametricen y diseñen los asientos de diario oficiales en cuanto a estructura y codificación contable y comportamiento del mismo al ser trasladado y convertido a través del fichero de exportación a tal fin. El fichero de exportación/integración resultante debe de respetar los formatos admitidos por la mayoría de los programas de contabilidad del mercado, como pueden ser ASCII, XBASE, CSV, TXT, ETC…En él se encontrarán todos y cada uno de los asientos contables exportados bajo la estructura diseñada por la entidad proveedora o propietaria del sistema contable elegido. Bien es cierto que la mayoría de sistemas contables difieren en esta estructura, pero su núcleo de tratamiento principal de la exportación es razonablemente parecido en todos los sistemas. El gestor contable debe de tener como mínimo las siguientes partes a resolver para su buena gestión: Alta de cuentas contables (Plan General Contable necesario) Se darán de alta en el nuevo sistema y coincidirán en su codificación contable con el Plan General Contable existente en el Programa de Contabilidad Financiera, ya que durante la exportación ambos sistemas cotejarán y “hablarán” el mismo lenguaje para con sus asientos de diario. La mayoría de las cuentas contables de uso general y común estarán dadas de altas en ambos sistemas, no así las cuentas contables particulares, sobre todo de proveedores y clientes que tienen su origen como es de entender desde el sistema informático nuevo a desarrollar en ADEIT. Es de entender que toda “persona” o “empresa” dada de alta en el sistema informático que adquiera el rol de proveedor o de cliente según las circunstancias de cada 73
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expediente gestionado y a la cual se le impute cualquier tipo de acción económica o presupuestaria a resolver, devengará un asiento contable oficial derivado de la gestión que se realice con ella durante la resolución de su expediente. Por ello y como se ha descrito en cada uno de los módulos del sistema, cada una de las bases, dispondrá de identificadores y referencias necesarias, como será el Código Contable inequívoco que cada persona en su rol de proveedor y de cliente que se le asigne. Por supuesto este código contable vendrá estipulado en cuanto número de dígitos y grupo contable según el plan contable utilizado en el Programa de contabilidad financiera. El nuevo sistema, asignará de forma automática y reservará para cada persona o empresa nueva dada de alta, su código contable, el cual será utilizado a la hora de “montar” la exportación del asiento según el diseño del mismo. Los proveedores y clientes nuevos no existentes en el programa de contabilidad financiera, serán dados de alta desde el propio exportador a la vez que introduce sus movimientos contables, ya que obviamente el programa contable desconoce y carece de la existencia de las nuevas cuentas. Migración del histórico de la contabilidad financiera y los expedientes presupuestarios: Importación o migración de los datos financieros y presupuestarios del actual sistema al que se implante. Diseño y Gestión de Asientos de Contabilidad Financiera: En este módulo se parametrizarán y se asignarán las cuentas del plan general contable a cada uno de los tipos de asientos predefinidos que debe de generar el exportador. La configuración, comportamiento y distribución de cuentas contables (Debe / Haber) e importes económicos de cada uno de los asientos a exportar será dictaminada por los responsables y expertos en la materia de ADEIT.
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Las gestiones presupuestarias mínimas dentro del sistema que devengarán asientos y generarán ficheros de exportación serán: •
Configuración de Apunte contable Cabecera Facturas de Proveedor
•
Configuración de Apunte contable Cabecera Facturas a Cliente
•
Configuración de Apunte contable Pago vencimientos Facturas de Proveedor
•
Configuración de Apunte contable Cobro vencimientos Facturas a Clientes
•
Configuración de Apunte Movimientos Bancarios (Norma 43, Norma 57, Norma 19, SEPA, TPV, …) de Cobros de Facturas a Clientes.
•
Configuración de Apunte Movimientos Bancarios (Norma 43, SEPA,…) de Pagos de Facturas de Proveedor.
Todos estos asientos predefinidos por los responsables, serán transparentes en cuanto a configuración, pudiendo cambiar las cuentas contables afectadas a cada uno de los mismos mediante sencillos selectores sobre cada una de las bases. Una vez tengamos parametrizados las cuentas contables de la totalidad de nuestro gestor de asientos, no tendríamos por qué volver a su manipulación de no ser por un cambio de política de empresa o por cambio de normativa contable, pero siempre el usuario que tuviera permisos para ello podrá acceder a las configuraciones oportunas y reasignar las nuevas cuentas deseadas. Gestión de Exportación de Asientos. Fichero Contable: Ya configurado el sistema, el gestor mostrará todos aquellos movimientos presupuestarios en cada uno de sus apartados que potencialmente deben de ser exportados al sistema contable. El usuario dispondrá de los filtros necesarios en el gestor contable para revisar cualquier tipo de operación disponible para la exportación y decidir sobre su inclusión en el fichero. Básicamente habrá exportación entre fechas, por medios de cobro y pago, por 75
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tipología de asientos, y otros necesarios que exija la operativa del departamento responsable. El sistema nuevo resolverá todas las funcionalidades necesarias para la gestión presupuestaria de ADEIT, que ahora hace el sistema contable en curso y que sólo serán estrictamente los asientos contables oficiales los que se trasladarán al programa de contabilidad financiera que será utilizado de forma exclusiva por los expertos contables que necesiten estudiar este tipo de información en el formato oficial.
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15. INFRAESTRUCTURA TÉCNICA
Como ya hemos indicado con anterioridad, el sistema informático y sus bases de datos, deberán poder ser instalados íntegramente, bien sea en local dentro de las instalaciones del propio cliente y en sus propios equipos servidores (on premise), o bien desde cualquier proveedor y solución profesional externa y virtualizada existente en la actualidad (on demand) que, en cualquier caso, no minorará las capacidades, características y uso del mismo en cada uno de sus apartados, y estarán dentro del dominio propiedad de ADEIT (https://www.adeituv.es/) Y aunque no es objeto de esta licitación la definición de la plataforma técnica, la empresa licitadora deberá definir la estructura tecnológica necesaria para garantizar el correcto funcionamiento del sistema propuesto, según el dimensionamiento de usuarios y funcional identificada. La infraestructura definirá obligatoriamente: •
Estructura de servidores.
•
Dimensionamiento de memoria y dispositivos de almacenamiento.
•
Soluciones de copia de seguridad.
•
Software de sistema operativo.
•
Requerimientos de comunicaciones y ancho de banda de red necesarios.
La plataforma definida deberá contemplar los siguientes entornos: •
Entorno de desarrollo.
•
Entorno de pruebas.
•
Entorno de explotación o productivo.
El licitador incluirá en sus funciones el apoyo en la definición, diseño e implantación de la arquitectura para el desarrollo, prueba y ejecución de las aplicaciones de ADEIT. En este apoyo se incluye la ayuda en la selección de alternativas, planificación y dimensión
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de los entornos necesarios, y definición de sus características técnicas y soporte a la configuración. En todo caso, se deberá aportar a título orientativo, el coste de disponer de la infraestructura necesaria, tanto en propiedad y en los locales del cliente, como, en su caso, el coste de disponer de los servicios de alquiler de dicha infraestructura en servidores externos. Además, el proveedor dará una recomendación justificada de entre las alternativas planteadas.
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16. MEDIOS HUMANOS A ADSCRIBIR AL PROYECTO
La empresa adjudicataria deberá contar con un equipo de trabajo compuesto, al menos, por los perfiles que se indican a continuación: CATEGORÍA
REQUISITOS
Responsable del
Ingeniero superior informático o titulación equivalente.
proyecto
•
Experiencia superior a 8 años en trabajos de diseño y la implantación de sistemas de gestión empresarial.
•
Experiencia en soluciones de Gestión de Procesos de Negocio
•
Experiencia en implantación de soluciones de facturación electrónica y firma electrónica.
•
Implantación demostrable de Sistemas de Gestión Empresarial, Soluciones de gestión y automatización de procesos.
•
Conocimientos avanzados en Sistemas de gestión contable y financiera.
Jefe de Proyecto
Ingeniero superior informático o titulación equivalente. •
Experiencia superior a 3 años en trabajos de dirección de proyectos y de diseño y la implantación de sistemas de gestión empresarial.
•
Experiencia en implantación de sistemas de gestión empresarial.
•
Implantación demostrable de Sistemas de Gestión Empresarial, soluciones de gestión y automatización de procesos.
•
Experiencia en el uso de herramientas de gestión y planificación (p.ej.: Microsoft Project)
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•
Conocimientos avanzados en Sistemas de gestión contable y financiera.
Consultor / Analista
Ingeniero técnico en Informática, o titulación equivalente.
Funcional
•
Experiencia superior a 3 años en tareas de análisis, diseño e implantación de sistemas de gestión, definición y reingeniería de procesos
•
2 años mínimos de experiencia en elaboración de especificaciones de requisitos mediante técnicas que involucren a los usuarios.
•
Haber participado al menos en 3 proyectos de implantación de sistemas de gestión empresarial y automatización de procesos.
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17. DIRECCIÓN DEL PROYECTO
La Dirección del Proyecto será designada por ADEIT. Son sus funciones: dirigir, supervisar y coordinar la realización y desarrollo de los trabajos, velando por el cumplimiento del programa, coordinar las entrevistas entre personas usuarias y técnicos, aprobar la documentación y productos entregados, etc.
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18. PLANIFICACIÓN DE LOS TRABAJOS A REALIZAR
El desarrollo del proyecto deberá incluir los paquetes de trabajo que se detallan a continuación: Construcción del nuevo sistema: 1. Análisis de requerimientos. Obtención y catalogación de los requerimientos funcionales, técnicos, administrativos y legales del sistema a desarrollar; así como del catálogo de procesos a analizar e implementar. 2. Diseño de la arquitectura global del sistema. Durante esta actividad se deberá definir y aprobar la arquitectura global del sistema a desarrollar, identificando subsistemas, modelos de componentes y paquetes estandarizados a utilizar. 3. Diseño técnico de la solución. El análisis deberá incluir la descripción detallada y desarrollada de las funcionalidades requeridas y la definición de los procesos ejecutados. Se deberá diseñar en esta etapa la interfaz de usuario del sistema. El diseño técnico deberá incluir la descripción detallada del modelo de datos utilizado, los diferentes subsistemas, componentes y modelo de comunicaciones utilizado y plataformas a utilizar. 4. Construcción, implementación y pruebas del sistema. La codificación del sistema se guiará según estándares de mercado. Se deberá disponer de registro documental de las pruebas realizadas al sistema. En la propuesta técnica se documentarán las herramientas utilizadas para la documentación y gestión de defectos del software.
5. Migración de datos al nuevo sistema de ADEIT:
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Los procesos de migración deberán estar orientados a garantizar y verificar la consistencia de los datos migrados y a la comprobación de las cantidades migradas por entidades de origen y destino. 1. Análisis de requerimientos de la migración. Obtención y catalogación de los requerimientos funcionales de la migración. 2. Diseño técnico de la migración. El análisis deberá incluir la descripción detallada y desarrollada de las funcionalidades requeridas y la definición de los procesos de migración. 3. Implantación y pruebas del sistema de migración. En la propuesta técnica deberán documentarse las herramientas utilizadas para la migración de los datos. ADEIT establece tres períodos para la puesta en producción del nuevo sistema, acorde al siguiente cronograma, partiendo de la premisa del arranque del proyecto durante el segundo trimestre de 2018: • Durante los cuatro primeros meses: Análisis de requerimientos, Diseño de la arquitectura del sistema, Diseño técnico de la solución. • Desde el quinto mes: Construcción, Implementación y pruebas del sistema. • A partir del mes once: Migración de datos al nuevo sistema. • A partir de la puesta en funcionamiento transcurrido el plazo de implantación del sistema informático: Mantenimiento correctivo y evolutivo. La duración indicada de cada una de las fases es orientativa. Los licitadores propondrán una planificación de los trabajos en el sobre 2 relativo a la proposición técnica y determinarán un plazo de duración de implantación del sistema informático que será considerado criterio de adjudicación valorable mediante la aplicación de fórmula matemática.
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Así, el plazo de doce meses previsto en el presente pliego es un plazo máximo, pudiendo los licitadores mejorarlo en su oferta. La planificación de los trabajos deberá contener los hitos previstos en el cronograma siguiente, especificando los plazos para llevarlos a cabo, así como el plazo máximo de desarrollo e implantación del sistema. En todo caso, se considerará valor anormal o desproporcionado una reducción de plazo superior a tres meses, aplicándose en dicho caso el procedimiento previsto en el artículo 152 del TRLCSP y 85 del Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas. En cualquier caso, el sistema debería estar plenamente implementado en ADEIT en modo real y productivo como máximo el 1 de abril de 2019. A partir de la implantación, el adjudicatario deberá prestar el servicio de mantenimiento que se indica en el siguiente punto e impartir formación a los empleados de ADEIT de acuerdo con lo previsto en el presente Pliego. Deberá tenerse en cuenta la previsión de crecimiento en los sistemas de información de ADEIT, tanto en número como en funcionalidad, así como el aumento progresivo en el número de usuarios, tanto del propio ADEIT como de los profesionales, empresas, profesores y estudiantes. Ello puede suponer un incremento en el número de consultas relacionadas con el rendimiento en el uso de los sistemas de información.
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DESARROLLO - GRANDES FASES
Año 2
Año 1 Mes 1
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3
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5
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7
8
9
10 11 12 12 meses
1. Análisis de requerimientos 2 y 3. Diseño de la Arquitectura y diseño técnico de la solución 4. Construcción, Implementación y pruebas. 5. Migración
6. Mantenimiento
En todo caso, dentro del mes siguiente a la formalización de los trabajos, el contratista deberá presentar al Responsable del Contrato un cronograma completo que deberá cumplir lo previsto en la oferta técnica presentada, así como en el Pliego de Prescripciones Técnicas, con la duración total del proyecto acorde con el plazo de duración ofertado. En el cronograma se especificará la duración de cada uno de los hitos señalados en la oferta.
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19. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
Una vez implantado el Sistema Informático, el contratista prestará para ADEIT un servicio de mantenimiento que incluya los aspectos descritos a continuación: •
Mantenimiento correctivo: Con el objetivo de subsanar las incidencias o errores identificados en la fase de explotación del sistema, cuyo origen se deban a una incorrecta definición, parametrización o programación del sistema.
•
Mantenimiento evolutivo: Durante la fase de explotación pueden identificarse áreas de mejora no contempladas inicialmente en la definición del sistema, así como nuevas necesidades por la evolución de procedimientos.
•
Mantenimiento de licencia: El licitador deberá identificar y valorar todos los conceptos de mantenimiento asociados a licencia de software: programas, base de datos…, indicando el método de cálculo y la base de cálculo tanto para las licencias necesarias en la fase de implantación, como las licencias para los 12 meses siguientes identificados en la actividad de mantenimiento.
El licitador deberá definir y ofertar el plan de mantenimiento recomendado según las características del sistema, los usuarios y la funcionalidad a implementar. Los servicios de mantenimiento se iniciarán una vez comience la explotación de cualquiera de las funcionalidades o subsistemas, y será definido para doce (12) meses. En todo caso, el plazo máximo de resolución de incidencias será el día laboral siguiente a la detección de la misma. La modalidad de horario de soporte será al menos de ocho (8) horas por cinco (5) días en horario de oficina. Se contempla como criterio de adjudicación cuantificable mediante la aplicación de fórmulas matemáticas el número de horas anual, que, en todo caso, no podrá ser inferior a 1.000 horas.
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El precio hora de los servicios de mantenimiento asciende a 45 €/hora, siendo el precio máximo a pagar por los doce meses de mantenimiento la cantidad de 45.000 €, con independencia del número de horas ofertado. En caso de que ADEIT aprobase una prórroga anual, el importe a pagar en dicha prórroga sería el resultado de multiplicar el número de horas efectivo realizado en el servicio de mantenimiento por el precio hora fijado. En el caso de prórroga se considera que el mantenimiento no será tan intensivo como el primer año de mantenimiento, por lo que se ajustará a las necesidades de ADEIT no existiendo en consecuencia la obligación de abonar el precio del mantenimiento por las 1.000 horas establecidas para el primer año de mantenimiento.
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20. FORMACIÓN A EMPLEADOS DE ADEIT
El adjudicatario deberá dar formación a los distintos usuarios de ADEIT del sistema informático una vez implementado. Dentro de los dos meses siguientes a la fecha de implantación del sistema, como fecha límite. Las ofertas de los licitadores deberán incluir un plan de formación, elaborado e impartido por cuenta del adjudicatario, referente al entrenamiento necesario para la utilización, operación y administración del Sistema Informático de Gestión contratado, incluyendo número de horas, perfil de los formadores y contenidos. La formación irá dirigida al personal del Departamento de Sistemas y Mantenimiento y del Departamento de Contabilidad de forma más intensiva y al resto de personal de ADEIT con carácter general, siendo el objetivo que todo el personal de ADEIT conozca el sistema y aprenda a utilizarlo dependiendo de sus necesidades como usuarios diferenciados. Los cursos de formación se realizarán en ADEIT y deberán incluir sesiones prácticas. Se realizarán jornadas de formación al personal adecuadas al perfil de la formación a realizar. El horario de las sesiones será aprobado por ADEIT en función de la disponibilidad y carga de trabajo de los distintos departamentos.
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21. INFORMES PERIÓDICOS DEL PROYECTO
El contratista deberá preparar con una antelación de cinco días a las fechas previstas para la celebración de las reuniones de seguimiento, informes de seguimiento del Proyecto que remitirá por correo electrónico tanto al Director del Proyecto como al Responsable del Contrato de ADEIT. El informe de seguimiento deberá incluir las actuaciones realizadas, los recursos utilizados, así como las actuaciones a realizar en la siguiente fase, cumplimiento de plazos, etc.
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22. REUNIONES DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
Con una frecuencia mensual, las personas designadas por la Adjudicataria y por ADEIT mantendrán reuniones de seguimiento del proyecto. A dichas reuniones deberá asistir el Director de Proyecto, quien informará de aquellas cuestiones que resulten de interés para las partes. Las reuniones de seguimiento se desarrollarán sobre la base del correspondiente informe de tareas que debe emitir el Adjudicatario con carácter previo a cada reunión y en ellas se hará un seguimiento de los trabajos realizados, los que se realizarán en el siguiente periodo y las posibles dificultades o incidentes detectados, así como los riesgos de hacer los siguientes pasos a seguir.
Valencia, a 31 de octubre de 2017 digitalmente Antonio Firmado por Antonio Aracil Fecha: 2017.11.02 12:23:01 +01'00' Aracil Antonio Aracil García
Director Gerente (PD Comisión Ejecutiva 31 de octubre de 2017)
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