PROCESO:

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

SUBPROCESO: ACTIVIDAD:

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y ALMACÉN

CÓDIGO:

GR-P04

VERSIÓN:

1.0

Tabla de Contenido 1.

OBJETIVO................................................................................................................ 2

2.

ALCANCE ................................................................................................................ 2

3.

GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 2

4.

GENERALIDADES ................................................................................................... 3

4.1.

Clasificación del bien según su clase. .................................................................. 3

4.2.

Control de Bienes ................................................................................................. 4

4.3.

Solicitud de compra de bienes o reposición.......................................................... 4

5.

ACTIVIDADES ......................................................................................................... 4

6.

CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................ 5

7.

ANEXOS .................................................................................................................. 5

Elaboró:

Javier Guevara

Actualizó:

-

Aprobó:

Juan Fernando Lezaca, Subgerente Operativo y Financiero

Proceso o Subproceso: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

Nombre del documento: PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y ALMACÉN

Código:

GR-P04

Versión:

1.0

Fecha Aprobación:

26/08/09

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1. OBJETIVO El Almacén es una unidad de servicio con el objetivo de administrar, ingreso, custodia, entrega y baja de elementos y/o bienes de Fedegán FNG y FEP que son entregados a cada funcionario y en comodato a cada unidad de gestión responsable.

2. ALCANCE Aplica para todas las actividades relacionadas con la recepción, almacenamiento, resguardo, traslado, entrega, uso y baja de los bienes de consumo y de activo fijo de Fedegán FNG y FEP., por parte de funcionarios y organizaciones ejecutoras de proyectos misionales y administradores de recursos.

3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS  Activo: bien que presta un servicio a la organización con desgaste lento y con un mantenimiento adecuado prolonga su vida útil. registrados en la cuenta del activo del balance general.  Activo propio: Son los bienes que utilizan los funcionarios para poder llevar a cabo sus funciones.  Activo de tercero: Es el bien recibido en calidad de comodato de entidades externas para el cumplimiento de la misión de la organización.  Activo en poder de terceros: Es el bien entregado en calidad de comodato a entidades externas para el cumplimiento de la misión de la organización.  Baja: Documento con el cual se formaliza el desuso de un bien activo por obsoleto o daño.  Bien: Elemento material necesario para el desarrollo de las actividades de la entidad.  Comodato: es un contrato en el cual se asigna a un tercero un bien para ser administrado y utilizado en un programa misional determinado hasta su vencimiento.  Entrada de almacén: Documento que evidencia la compra de un bien afectando los inventarios cuyo soporte es la factura  Factura: Documento entregado por un proveedor donde se registra al detalle la venta de un bien para su pago  FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos. Elaboró:

Javier Guevara

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-

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Juan Fernando Lezaca, Subgerente Operativo y Financiero

Proceso o Subproceso: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

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 FEP.: Fondo de estabilización de precios.  FNG: Fondo Nacional del Ganado.  Inventario: es el registro del conjunto de todos los bienes propios y disponibles para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y/o entidades.  Nova: programa contable utilizado en Fedegán FNG y FEP  Remisión: Documento entregado por un proveedor con el cual formaliza le entrega de un bien.  Traslado: Documento con el cual se formaliza la entrega de un bien activo.

4. GENERALIDADES Para el manejo del inventario tanto de consumo como de activos fijos se realiza mediante una solicitud de compra o asignación con la cual se recibe, entrega, traslada o se da de baja los bienes. 4.1. Clasificación del bien según su clase.  COMPUTO bien que sirva para el proceso o manejo de información como son los computadores e impresoras. al presentar mal funcionamiento se solicita el soporte técnico a la central.  MUEBLE bien que sirve para la comodidad del funcionario en su puesto de trabajo. Tal como un escritorio, silla y archivador entre otros. Al dañarse evaluar su reparación, si no, solicitar su baja y reemplazo.  BIEN DE OFICINA y MAQUINARIA AGRICOLA equipos como nevera, planta eléctrica, estabilizador, ups, enfardadora, congelador, y similares. Evaluar su reparación si no realizar la solicitud de baja y reemplazo.  COMUNICACIÓN Y LABORATORIO bien que sirve para el envío de información y el análisis de muestras respectivamente. Evaluar su reparación al presentar mal funcionamiento o solicitud de baja y reemplazo.  TRANSPORTE bien utilizado para el desplazamiento de mercancía o bienes. Evaluar su reparación al presentar mal funcionamiento o solicitud de baja y reemplazo. Al momento de tener duda sobre la clasificación de un bien consultarlo con el almacén central.

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Javier Guevara

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-

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Juan Fernando Lezaca, Subgerente Operativo y Financiero

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4.2. Control de Bienes Para cuando los funcionarios que por su desempeño requieran trasladarse desde sus sitios de trabajo a otros lugares, se utilizarán computadores portátiles, proyectores de multimedia entre otros, buscando facilitar su trabajo y la atención de clientes y reuniones laborales. Para la seguridad de los equipos ya mencionados se implementarán las siguientes medidas:  Cuando estén en las oficinas de la empresa, los computadores deben permanecer con las guayas de seguridad todo el tiempo, la clave de la guaya debe ser personal e intransferible.  Cuando sea necesario utilizarlos en sitios públicos o fuera de la oficina, se debe colocar la guaya. De no ser posible, se debe exigir algún sistema de seguridad.  Los equipos no deben transportarse en asientos de automóviles. Se deben transportar en el baúl, además no se deben dejar dentro de automóviles cuando estos se encuentren en parqueaderos. Al momento de desplazar los bienes su utilizará el formato GR-P04-FR06 para poder realizar el seguimiento de los bienes. 4.3. Solicitud de compra de bienes o reposición En el caso de bienes dados de baja debe diligenciarse el formato GR-P04-FR05 para solicitar la compra o reposición de bienes.

5. ACTIVIDADES Todas estas actividades las podemos observar con detenimiento en los diagramas de flujo  Recibo de bienes de Inventario.  Despacho y entrega de bienes.  Bienes entregados en Comodato.  Traslado de activos fijos. Elaboró:

Javier Guevara

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Juan Fernando Lezaca, Subgerente Operativo y Financiero

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 Baja de activos fijos.  Cuidado de equipos Diagramas de flujos de Almacén

6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio

Fecha Modificación

Nueva Versión

N/A

7. ANEXOS Plantilla formato baja de bienes muebles Plantilla formato baja de equipos Plantilla formato traslado de bienes Plantilla formato traslado de bienes al almacén central Plantilla formato concepto técnico de activos Plantilla formato solicitud de compra de bienes o reposición Plantilla formato control movimiento de bienes

Elaboró:

Javier Guevara

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Juan Fernando Lezaca, Subgerente Operativo y Financiero