PROCESO:
GESTION RECURSOS FISICOS
SUBPROCESO: ACTIVIDAD :
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS
CÓDIGO:
GR-P01
VERSIÓN:
4.0
Tabla de Contenido 1.
Objetivo .................................................................................................................... 3
2.
Alcance..................................................................................................................... 3
3.
Glosario Y/O ABREVIATURAS ................................................................................ 3
4.
Generalidades .......................................................................................................... 4
4.1.
Responsabilidad del procedimiento de adquisición de bienes y/o servicios ......... 4
4.2.
Facultados para solicitar la adquisición de bienes y/o servicios ........................... 4
4.3.
Niveles de autorización para la adquisición .......................................................... 5
4.4.
Del Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios ............................................. 6
4.4.1. 4.5.
Criterios para selección de forma de adquisición. ......................................... 6
Del trámite de contratación formal ........................................................................ 6
Elaboró:
Guillermo Naar-Asesor Presidencia, Roberto Bruce-Jefe Oficina Jurídica
Actualizó:
Santiago Molina Cabal – Coordinador Administrativo
Aprobó:
Jaime Rafael Daza Almendrales – Secretario General
5.
Actividades ............................................................................................................... 7
5.1.
Necesidades de compra ....................................................................................... 7
5.2.
Análisis de Mercado, Identificación y Selección de Proveedores ......................... 7
5.3.
Cotizaciones y/o Negociaciones ........................................................................... 8
5.3.1.
Factores de selección de proveedores según cotización .............................. 8
5.4.
Orden de Compra y/o Servicio .............................................................................. 9
5.5.
Recepción del Producto y/o Prestación del Servicio ........................................... 10
5.6.
Entrega de Documentos para el Proceso de Pago ............................................. 11
6.
Control de Cambios ................................................................................................ 11
7.
Anexos ................................................................................................................... 12
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1. OBJETIVO Atender con calidad, oportunidad, eficiencia y razonabilidad las necesidades de adquisición de bienes y servicios de las diferentes dependencias del Fondo Nacional de Ganado -FNG- y Fondo de Estabilización de Precios para el Fomento de la Exportación de Carne, Leche y sus Derivados -FEP-, cumpliendo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva.
2. ALCANCE Este procedimiento está referido a todas las áreas y empleados del FNG y del FEP para la adquisición de los bienes y servicios que requieran las mismas. Este procedimiento inicia cuando se reciben las necesidades de adquisición por parte de las áreas funcionales de la organización y finaliza cuando se legaliza dicha adquisición o cuando se recibe el bien o servicio.
3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS Bien: Elemento material necesario para el cumplimiento y desarrollo de los fines de la entidad. Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento que certifica que existen recursos presupuestales disponibles para atender o soportar un compromiso. Contrato: Acuerdo de voluntades entre las partes en relación con un objeto, un precio o valor y con la generación de unos derechos y obligaciones, para la obtención de un bien o servicio requerido para el cabal funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de sus funciones. Póliza de cumplimiento: Documento expedido por entidades bancarias o de seguros por medio del cual se garantiza el cumplimiento, manejo del anticipo, calidad y/o correcto funcionamiento de los bienes o servicios contratados, prestaciones, salarios e indemnizaciones laborales y demás riesgos inherentes a la contratación y susceptibles de ser amparados mediante garantía. Producto (*): Resultado de un proceso. Proveedor (*): Organización o persona natural que proporciona un producto. Servicio: Actividad desarrollada por un agente externo a la organización con el fin de atender una necesidad de la misma. FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos. Elaboró:
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CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. FNG: Fondo Nacional del Ganado. FEP: Fondo de Estabilización de Precios para el Fomento de la Exportación de Carne, Leche y sus Derivados. RUT: Registro Único Tributario. SMDLV: Salario Mínimo Diario Legal Vigente. SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. SIGAF: Sistema de Gestión Administrativa y Financiera (*)Definiciones de la Norma ISO 9000-2005.
4. GENERALIDADES Con el fin de racionalizar el uso de los recursos, garantizar el ejercicio razonable de los controles necesarios en los procesos de adquisición de bienes y servicios y mejorar su eficiencia y oportunidad, se establecen los siguientes criterios generales: 4.1. Responsabilidad del procedimiento de adquisición de bienes y/o servicios La responsabilidad de este procedimiento es de la Coordinación Administrativa, sin perjuicio de la participación de otras dependencias en la determinación de requerimientos y selección de propuestas, respecto de bienes y servicios de naturaleza técnica o especializada.
4.2. Facultados para solicitar la adquisición de bienes y/o servicios Para efectos del procedimiento de adquisición de bienes y/o servicios están facultados para solicitar compromisos que impliquen la generación de gastos con cargo a los recursos del FNG, las gerencias: Administrativa y Financiera, Técnica así como las subgerencias Operativa, de Salud Animal, de Ciencia y Tecnología, de Cadenas Productivas y los jefes de las oficinas de Planeación, Jurídica, Investigaciones Económicas, Sistemas y Auditoría Interna. En cuanto a los gastos que se originan con cargo a recursos del FEP, estará facultado para solicitar compromiso la Secretaría Técnica y la Coordinación Operativa del FEP.
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Para los casos relacionados con autorizaciones de gastos de Cajas Menores, deberá contar con el visto bueno de la Coordinación Administrativa, excepto los gastos con cargo a la caja menor del FEP, bajo la responsabilidad de la Coordinación Operativa del FEP. En estos casos las dependencias que realicen solicitudes a la Coordinación Administrativa serán los ordenadores del gasto. 4.3. Niveles de autorización para la adquisición La Coordinación Administrativa gestionará, de acuerdo al cumplimiento de los diferentes pasos, la adquisición de bienes o servicios por cuantías por valor hasta de doce (12) SMMLV, teniendo en cuenta las condiciones de calidad y precio fundamentalmente, sin perjuicio del acatamiento a la reglamentación procedimental que más adelante se menciona. 4.3.1. Pasos para el trámite de adquisiciones de bienes y servicios por valor de hasta 12 SMMLV. 1. Área o dependencia proyecta memorando a la Subgerencia Operativa, donde indica y justifica el bien o servicio requerido 2. La Subgerencia Operativa procede a dar trámite de dicho requerimiento a través de la Coordinación Administrativa, verificando previamente la disponibilidad de recursos y demás aspectos que estime necesarios. 3. La Coordinación Administrativa procede a cotizar los servicios o bienes requeridos, de acuerdo a la base de datos de proveedores y/o a los sugeridos por el Representante Legal. 4. La Coordinación Administrativa radica en la Unidad Técnica de Gestión Gremial la solicitud de adquisición con los respectivos soportes (cotizaciones y demás). La información radicada deberá ser presentada de tal forma que facilite el análisis descrito en el siguiente punto. 5. El Representante Legal, a través de la Unidad Técnica de Gestión Gremial revisa y efectúa el control pertinente. 6. Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos y determinado que la adquisición se ajusta a las necesidades de la Organización se procede al traslado de la documentación a la Coordinación Administrativa. 7. La Coordinación Administrativa procede a realzar el trámite de adquisición.
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Las compras que superen los doce (12) SMMLV, se someterán al Comité de Adquisición de Bienes y Servicios para que emitan sus recomendaciones para la posterior decisión final y aprobación por parte del Representante Legal. En los casos cuando la adquisición de un bien o un servicio supere los 506 SMLMV deberá ser autorizada por la Junta Directiva del FNG y del Comité Directivo del FEP en el caso necesario. 4.3.2. Pasos para el trámite de adquisiciones de bienes y servicios de 12 smmlv hasta 506 SMMLV. 1. Teniendo en cuenta que estas adquisiciones son presentadas en Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios, para las respectivas recomendaciones por parte DE los miembros del mismo, no se hace necesario que la Orden de Adquisición o Servicio surta el trámite de firma por parte del Representante Legal, sino de la Subgerencia Operativa 2. En línea con lo anterior, la Orden de de Adquisición o Servicio debe ser suscrita por la Subgerencia Operativa, teniendo en cuenta que es un mero trámite administrativo, toda vez que la acción esencial o básica fue surtida en el Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios.
4.4. Del Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios A las adquisiciones de bienes y/o servicios que ameriten ponerse a consideración del Comité de Adquisiciones de Bienes y/o Servicios se les aplicarán los lineamientos establecidos en el anexo Manual del Comité de Adquisición de Bienes y Servicios. 4.4.1. Criterios para selección de forma de adquisición. Se entenderán como formas autorizadas para la adquisición de bienes y/o servicios las órdenes de compras, las órdenes de servicios y los contratos con formalidades, la selección de la respectiva forma deberá ser tomada teniendo en cuenta criterios tales como las condiciones comerciales, la temporalidad, la calidad del producto o servicios, los riesgos, la urgencia, entre otros. 4.5. Del trámite de contratación formal Para los procesos de adquisición de bienes o servicios que necesiten la suscripción de contrato con formalidades, las áreas facultadas para solicitar compromisos, deberán Elaboró:
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solicitarlo a la Oficina Jurídica siguiendo los lineamientos del Instructivo de Contratación GR-P01-IN01.
5. ACTIVIDADES 5.1. Necesidades de compra Las respectivas áreas deberán, al momento de la preparación del presupuesto de la siguiente vigencia fiscal, planear e indicar las necesidades en materia de adquisición de bienes y/o servicios que habrán de requerir para su adecuada operación y funcionamiento. Posterior a esto, se elabora el documento de solicitud, el cual deberá ser firmado por los gerentes: Administrativo y Financiero, Técnico o por los subgerentes: Operativo, de Salud Animal, de Ciencia y Tecnología, de Cadenas Productivas y los jefes de las oficinas de Planeación, Jurídica, Investigaciones Económicas, Sistemas, y Auditoría Interna. La formalización y legalización de la solicitud se hace mediante el registro en el SIGAF del requerimiento según las categorías (compras, o servicios). Se entregará el original de la requisición firmado a la Coordinación Administrativa. Si la información de la solicitud de compra no está completa con sus especificaciones para ejecutarla, la coordinación administrativa una vez revise devolverá la requisición. En el evento que sea necesaria la anulación de requisiciones debe solicitarse al área de soporte técnico SIGAF con copia a la Coordinación Administrativa, vía email justificando el motivo. Las áreas solicitantes de bienes y/o servicios deberán aportar las características específicas y esenciales del producto y/o servicio solicitado. 5.2. Análisis de Mercado, Identificación y Selección de Proveedores Para atender las solicitudes de compra, la Coordinación Administrativa debe tener un listado de proveedores donde se detallen los productos y servicios que ofrecen al mercado, precios, calidades, condiciones de pago y plazos de entrega.
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Para ser parte de dicho listado es necesario diligenciar el formulario de inscripción de proveedores suscrito por el Representante Legal con los documentos requeridos; Cámara de Comercio y RUT.
5.3. Cotizaciones y/o Negociaciones Después de realizar el respectivo análisis de mercado, la Coordinación Administrativa, para atender la solicitud de compra, debe proceder a solicitar las cotizaciones partiendo entre otros, de los proveedores incluidos en el listado de proveedores. Para la adquisición de bienes y/o servicios de la Coordinación de Área de Comunicaciones, el proceso de cotización y selección de proveedores será ejecutado en dicha coordinación. A partir de esta actividad el resto del proceso se desarrollará en la Coordinación Administrativa. Así mismo, en los eventos de requerirse de servicios de demostrada especificidad o complejidad técnica, podrá el área interesada, presentar una sola propuesta. Se obtendrá tres (3) cotizaciones, para todas las solicitudes de adquisición de bienes y/o servicios, exceptuando los siguientes casos en los cuales podrán ser menos: Cuando no se reciban el número mínimo de cotizaciones solicitadas, en este caso se debe evidenciar las solicitudes a los proveedores. Para los bienes o servicios que tengan oferta limitada y exista un número restringido de proveedores. Cuando la compra sea inferior a 2,5 SMLMV.
5.3.1. Factores de selección de proveedores según cotización Los factores de selección que se evalúan en las ofertas se agrupan en económicos, de calidad y de servicio. Los factores Económicos, son precio unitario, descuentos por compra en volumen y descuentos comerciales. Los factores de Calidad, Se evalúa teniendo en cuenta los materiales de elaboración, la diligencia y responsabilidad del proveedor, las características técnicas, las pruebas de funcionamiento, etc. Elaboró:
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Los factores de Servicio, Comprenden otros aspectos comerciales relacionados directa o indirectamente con el artículo, como el plazo de entrega, la postventa, la asistencia y atención al cliente, período de garantía, prestigio del proveedor, aceptación del producto en el mercado, etc. Las cotizaciones deben contener la totalidad de la información solicitada y la que el proveedor considere pertinente tales como descripción técnica y detalle del producto o servicio, el valor unitario, los descuentos, tiempos de entrega, formas de pago, garantías y demás características relevantes para la toma de una decisión adecuada. La Coordinación Administrativa después de recibir el Memorando de Solicitud y los soportes necesarios para el trámite, según lo expuesto en este numeral, deberá revisar la siguiente información y procederá conforme a ello: Certificado de Disponibilidad Presupuestal elaborado por el Grupo de Presupuesto, solicitado por la dependencia interesada Registro de la solicitud de disponibilidad presupuestal en el SIGAF, por la dependencia interesada, donde se especifique el valor de la compra. Que las cotizaciones recibidas cumplan con lo solicitado. Sustentar ante el Comité de Adquisición de Bienes y/o Servicios, la propuesta y/o cotización, en caso que la adquisición supere los 12SMMLV. Para los servicios personales que se contraten por medio de órdenes de servicio, el proveedor previamente al inicio de la prestación del mismo adjuntará las certificaciones de afiliación y pago de la seguridad social, luego la Coordinación Administrativa informará a la Coordinación de Gestión Humana para que éstos realicen la afiliación a la ARL. 5.4. Orden de Compra y/o Servicio Las órdenes de compra y las órdenes de servicio deberán ser firmadas por la Subgerencia Operativa, estas deberán ser elaboradas por la Coordinación Administrativa y contendrán la siguiente información: Número del acta y comité y fecha de su realización.
Objeto o descripción.
Valor, discriminando los impuestos.
Identificación del contratista (Nombre, NIT o cédula, contacto, persona de contacto, e-mail, según el caso) Elaboró:
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dirección, teléfono de
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Plazo de ejecución para la entrega o prestación del servicio.
Garantías cuando la naturaleza y riesgos lo exijan, atendiendo los criterios de eficacia, eficiencia y economía por parte del Coordinador Administrativo.
Ciudad
Fecha
Forma de pago.
La Coordinación Administrativa, una vez elaborada la Orden de Compra o Servicio, verificará que se hayan cumplido los requisitos según el caso. Una vez se genere la Orden de Compra o Servicio, se debe: Anexar toda la información recopilada, correspondiente al proceso de adquisición. Alimentar en el SIGAF, el número de compromiso generado mediante la orden de compra o servicio. Enviar copia de las órdenes de compra y/o servicio a los proveedores correspondientes para solicitar y legalizar formalmente la compra o prestación del servicio. Relacionar y archivar las órdenes de compra o servicio con sus soportes. Dependiendo el caso, la Coordinación Administrativa informará el tiempo de entrega pactado con el proveedor para la entrega de los productos.
5.5. Recepción del Producto y/o Prestación del Servicio La recepción hace referencia a la entrega física de los productos solicitados en la orden de compra, por parte del proveedor en el Almacén de la organización. A través de su responsable, procederá a verificar lo consignado en la respectiva Orden, de manera que los bienes recibidos coincidan con lo requerido. Para aquellos casos en que el producto no sea recibido en el almacén, sino en el punto de uso, el profesional designado de dicha recepción deberá informar al responsable del almacén para que éste a su vez realice los trámites correspondientes.
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Cuando se trate de la adquisición de un servicio, el Supervisor del Servicio deberá dar el visto bueno del servicio prestado con el cual se entiende recibido a satisfacción, el cual se entiende otorgado mediante la suscripción del Acta de Recibido a Satisfacción, como se establece en el numeral 4.4., del Procedimiento de Pagos. 5.6. Entrega de Documentos para el Proceso de Pago La Coordinación Administrativa recibirá de la Coordinación Financiera copia de las facturas emitidas por los proveedores. Se debe anexar los documentos correspondientes a las órdenes de compra y/o servicio con los soportes generados en el proceso de adquisición y entregar a la Coordinación Financiera para dar inicio al proceso de pago. Ver Diagrama de Flujo.
6. CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio
Fecha Modificación
Nueva Versión
Se modificó el monto de la adquisición de bienes y servicios por caja menor del FNG según lo establecido en el Comité de Adquisición de Bienes y Servicios (Acta n° 0019 del 19 de abril de 2007.) Se incluyó como miembro del Comité de Adquisición de Bienes y Servicios al Representante Legal del FNG – FEP
9/05/2007
1.1
Se modifico el numeral 5.3., incluyendo el monto que requiere autorización por parte de la Junta Directiva del Fondo con base en lo establecido en el Acta No. 002 de mayo 11 de 1994.
03/12/2008
1.2
Se fusionaron los capitulo Glosario y Abreviaturas. Se cambio la imagen corporativa. Se modificó la redacción a lo largo del procedimiento. Se anexaron generalidades dentro del procedimiento. Se creó el anexo Instructivo de Contratación. Se modificó el diagrama de flujo del procedimiento.
04/10/2011
3.0
Se cambió la redacción general del procedimiento; se estableció con más detalle las actividades, haciendo énfasis en el método de de realización de estudios previos siguiendo los criterios de razonabilidad y objetividad así como a la aprobación de garantías (pólizas) de los contratos
10/09/2013
4.0
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Descripción del cambio
Fecha Modificación
Nueva Versión
por parte de la oficina jurídica.
7. ANEXOS -
NA
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