PROCESO:

GESTIÓN FINANCIERA

SUBPROCESO:

MANEJO EFECTIVO

ACTIVIDAD:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DEL FONDO FIJO Y LA CAJA MENOR EN LAS COORDINACIONES REGIONALES

CÓDIGO:

GF-P04

VERSIÓN:

2.0

Tabla de Contenido 1.

OBJETIVO................................................................................................................ 3

2.

ALCANCE ................................................................................................................ 3

3.

GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS ........................................................................... 3

4.

GENERALIDADES ................................................................................................... 4

4.1.

Niveles de autorización ......................................................................................... 4

4.2.

Administración del Fondo Fijo y la Caja Menor ..................................................... 4

4.3.

Conceptos de gasto .............................................................................................. 7

4.4.

Presentación de documentos soporte................................................................... 8

4.5.

Reembolsos y cierres ........................................................................................... 9

4.6.

Arqueos ................................................................................................................ 9

Elaboró:

Martha Rodríguez, Marcela Ordóñez

Actualizó:

-

Aprobó:

Juan Fernando Lezaca, Subgerente Operativo

4.7.

Prohibiciones ........................................................................................................ 9

4.8.

Normas Fiscales (Estatuto Tributario)................................................................... 9

5.

ACTIVIDADES ....................................................................................................... 12

6.

CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................... 14

7.

ANEXOS ................................................................................................................ 14

Elaboró:

Martha Rodríguez, Marcela Ordóñez

Actualizó:

-

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Proceso o Subproceso: GESTIÓN FINANCIERA Nombre del documento: Procedimiento Administración del Fondo Fijo y la Caja Menor en las Coordinaciones Regionales

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1. OBJETIVO Este documento define el procedimiento para administrar, controlar y legalizar los recursos del Fondo Fijo y la Caja Menor, asignados a las Coordinaciones Regionales.

2. ALCANCE La Administración del Fondo Fijo de la Caja Menor, se contempla desde la recepción del medio de pago, hasta la verificación del reembolso y aplica solamente a nivel regional, para diferentes tipos de gastos.

3. GLOSARIO Y/O ABREVIATURAS  A.A.: Asistente Administrativo  Arqueo: Verificación física de bienes o derechos que la entidad posee y que están bajo la responsabilidad de un funcionario determinado. Por ejemplo: efectivo, títulos valores.  Caja menor: Es un porcentaje del fondo fijo, disponible en efectivo, destinado a pagar los gastos menores, imprevistos o urgentes de tipo administrativo de la URDG  CER: Comité de Enlace Régional.  CR: Coordinador Responsable del Fondo Fijo.  E.T.: Estatuto Tributario.  Encargado del manejo de caja menor: Persona delegada para el manejo operativo de la caja menor que deberá velar por la custodia y dar cumplimiento a las normas que la rigen.  FEDEGAN: Federación Colombiana de Ganaderos.  FNG: Fondo Nacional del Ganado.  Fondo Fijo: Es un monto de dinero determinado, asignado a un área específica de la entidad, con el fin de que cubra gastos menores. Es utilizado especialmente para el manejo de gastos regionales.  GAF: Gerente Administrativo y Financiero.  Legalización: Acción de presentar los soportes correspondientes a un gasto, con base en el procedimiento y la normatividad vigentes.  Ordenador del gasto: Es quien tiene la autoridad de ordenar cualquier erogación del Fondo Fijo o la Caja Menor.  Recibo de caja provisional: Documento temporal que respalda la entrega de dinero.  Recibo de caja: Documento que respalda la entrega de dinero, debidamente soportado por los documentos del gasto (p.e. facturas, cuentas de cobro, etc.).

Elaboró:

Martha Rodríguez, Marcela Ordóñez

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 Responsable de Fondo Fijo: Es la persona que debe mantener los medios para la custodia física y garantizar el manejo de los dineros asignados al Fondo Fijo, dando cumplimiento a las normas e instrucciones que lo rigen.  STCER: Secretaria Técnica del Comité de Enlace Regional.  SCyT :Subgerente de Ciencia y Tecnología

4. GENERALIDADES La GAF, a través de la Coordinación Financiera hace el trámite correspondiente de los medios de pago para el manejo del Fondo Fijo asignado, a cargo de cada CR. 4.1. Niveles de autorización Las siguientes normas definen las responsabilidades y niveles de autorización establecidos para el manejo del Fondo Fijo y la Caja Menor en las URDG’s.  El control administrativo del Fondo Fijo, lo ejerce la STCER, quien vela por el cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento.  El CR es el responsable de la custodia y del manejo operativo del Fondo Fijo y de la caja menor, deberá dar cumplimiento a las normas que la rigen.  El CR es el único funcionario que puede autorizar las solicitudes de reembolsos y cierre del Fondo Fijo.  La Gerencia Administrativa y Financiera o la STCER podrán suspender el Fondo Fijo cuando por mal uso o mal manejo administrativo o financiero, lo consideren necesario. La suspensión generará la correspondiente investigación interna con las consecuencias disciplinarias, fiscales o penales del caso.  El Comité de Compras tiene la facultad de fijar, crear, suspender o cancelar los Fondos Fijos y las Cajas Menores, incluyendo estos.  La caja menor está constituida por el 10% del total del Fondo Fijo, para manejar gastos menores, y efectivo.  Los recibos provisionales o definitivos (recibo de caja), que respalden la entrega de dinero, deben contener el visto bueno del CR. 4.2. Administración del Fondo Fijo y la Caja Menor Las siguientes son las condiciones y parámetros bajo los cuales debe administrarse el Fondo Fijo y la Caja Menor: Normas generales de manejo  El CR o el AA que solicite, realice y autorice gastos menores, debe velar por la racionalidad de los mismos. Elaboró:

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

El CR es el único responsable del manejo y custodia del medio de pago.



El monto estándar para la apertura de Fondos Fijos será fijado a través del Comité de Compras y revisado anualmente.



El CR es el encargado de administrar en forma efectiva y razonable el fondo fijo, para cumplir con este objetivo es necesario implementar mecanismos que permitan el buen desarrollo de las actividades, tales como: -

Supervisión adecuada.

-

Legalización oportuna del reembolso.

-

Manejo prioritario de actividades de las Regionales.

-

Planeación de actividades que permitan el buen manejo de los dineros enviados.



En vacaciones del CR se podrá incrementar el monto de la caja menor de acuerdo con la autorización del STCER para cubrir gastos previstos para el funcionamiento de la Regional.



La salvaguarda de los dineros y soportes de la caja menor deben estar en un cofre o caja de seguridad.



El AA encargado de la caja menor, debe velar por la custodia de los dineros y la llave del cofre. En ningún caso la suma de dinero que reposa en la caja o cofre puede ser superior al 10% del monto del Fondo Fijo. Cuando por algún motivo se requiera que lo supere, la CR solicitará autorización a la STCER.



Cuando se requiera un anticipo por caja menor, se deberá expedir recibo provisional por el monto correspondiente. Éste debe ser autorizado por el CR.



El recibo provisional se legaliza al recibir el documento que respalda la compra o la prestación del servicio, es decir, la factura o un documento equivalente (para el caso del Régimen Simplificado: cuenta de cobro). Los anteriores documentos se deben ajustar a los requisitos del Estatuto Tributario, y con ellos se procede a diligenciar el recibo de caja definitivo. Esta actividad debe desarrollarse máximo dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la entrega del anticipo.



Las fechas de los documentos soporte de un gasto deben ser anteriores o iguales a la fecha del el recibo de caja definitivo.

Diligenciamiento de los Formatos para Legalización del Fondo Fijo  La preparación de reembolso corresponde al diligenciamiento de los Formatos “Reembolso Fondo Fijo/Caja Menor (GM-P04-FR01)” y “Planilla para detalle de los gastos (GF-P04-FR02)”. El primero corresponde a la legalización del Elaboró:

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Reembolso del Fondo Fijo (resumen) y el segundo corresponde al detalle de los gastos de la CR, y a su vez es soporte del primero. Para diligenciar éste último se deben seguir las siguientes instrucciones: a) Las columnas de color amarillo son para diligenciar, y en ellas se deben registrar:  La fecha del desembolso,  Concepto del desembolso. Valor antes del IVA. b) Las columnas de color blanco no se deben diligenciar ya que están predefinidas y se calculan automáticamente. c) Las columnas de color verde contienen conceptos predefinidos, por lo que se debe escoger la opción que aplique para que los cálculos del IVA y de la Retención en la Fuente se hagan correctamente. d) Se debe tener cuidado en el momento de registrar el valor del desembolso ya que éste debe ajustarse a los establecidos y autorizados por el STCER. e) Se debe escoger la categoría correcta del desembolso de acuerdo con el soporte ya que es indispensable esta columna para que la hoja efectúe el cálculo de IVA y la Retención en la Fuente de manera correcta. f) Los soportes se deben ajustar a los requisitos de Ley de acuerdo con el numeral 5.8 de este procedimiento. Después de completar la “Planilla para detalle de los gastos (GF-P04-FR02)” con cada uno de los gastos correspondientes al reembolso, se procede a diligenciar el Formato “Reembolso Fondo Fijo/Caja Menor (GM-P04-FR01)”, el cual debe ir en forma resumida por categorías. En éste sólo es necesario diligenciar las casillas de ciudad, fecha y consecutivo del Fondo Fijo (No. FF-). El consecutivo iniciará con 001 con la primera legalización que realice el CR. En el archivo de Excel que contiene los formatos, se encuentra una hoja de cálculo denominada “Resumen” en la cual por medio de una tabla dinámica se hace la agregación de cada uno de los conceptos con el fin de facilitar las operaciones matemáticas. Esta tabla sólo requiere actualizarse cada vez que se diligencie la Planilla de detalle con el fin de hacer lo propio con el formato de reembolso. Para actualizarla haga clic derecho sobre una de las celdas de la tabla y oprima la opción “actualizar datos”. Los dos formularios deben ser enviados a la STCER para su revisión, y así poder iniciar el trámite de reembolso a nivel central.

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Robo o pérdida  En caso de pérdida o robo del medio de pago, se debe proceder de acuerdo con lo estipulado en la carta remisoria del presente procedimiento, las instrucciones serán actualizadas cada vez que haya una modificación, a través de una comunicación dirigida por la Coordinación Financiera para tal fin.

4.3. Conceptos de gasto a) Los siguientes son los conceptos de gasto autorizados para los Fondos Fijos y Cajas Menores de las URDG’s: 

VIÁTICOS: Corresponde al reconocimiento que se hace a los funcionarios para gastos de alimentación y hospedaje, cuando se encuentran fuera de su zona de influencia. Dichos viáticos son enviados directamente desde Bogotá a cada funcionario, de acuerdo con la tabla aprobada por el Representante Legal del Fondo Nacional del Ganado.



GASTOS DE VIAJE: Corresponde al reconocimiento que se hace a los funcionarios para gastos de alimentación, transporte y hospedaje, cuando se encuentren dentro de su zona de influencia y asistan a reuniones coordinadas por la CURDG. Estos gastos son efectuados por el Coordinador de la URDG a través del Fondo Fijo, no tiene retención en la fuente y el soporte de este gasto es una planilla donde se registre el valor que se entregó a cada funcionario y estos deben firmar de recibido a satisfacción.



MOVILIDAD DE FUNCIONARIOS TERRESTRES: Corresponde al alquiler de transporte para movilización terrestre de funcionarios. Este gasto tiene retención en la fuente porque el concepto es transporte y se paga a una empresa o persona natural, el soporte de este gasto es una factura o documento equivalente.



TRANSPORTE URBANO (Mensajería): Corresponde al pago que se efectúa a un funcionario para transporte urbano, no tiene retención en la fuente y son cuantías menores. El soporte de este giro es un vale de caja menor.



ALOJAMIENTO: Se efectúa cuando se contrata con un hotel el hospedaje de un funcionario o grupo de funcionarios y se paga directamente al hotel. Este pago genera retención en la fuente y el soporte es una factura o documento equivalente.



ALIMENTACIÓN: Corresponde a la contratación de alimentación para un funcionario o grupo de funcionarios, se paga directamente a una persona jurídica (restaurante, hotel, etc.) o a una persona natural y tiene retención en la fuente, el soporte de este gasto es una factura o documento equivalente.

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

FOTOCOPIAS: Como su nombre lo indica es el gasto en el que se incurre para cancelación de fotocopias, este gasto no tiene retención en la fuente y el soporte es una factura o documento equivalente expedido por el establecimiento en el que se efectuó el servicio.



ENVÍOS DE DOCUMENTACIÓN E INFORMES: Corresponde a pago por servicio de correo en el envío de documentación de la Coordinación de la URDG. No tiene retención en la fuente y se soporta con las facturas o documentos equivalentes entregados por el proveedor del servicio.



OTROS GASTOS AUTORIZADOS POR EL STCER: Corresponde a cualquier tipo de gasto autorizado por el Secretario Técnico del Comité de Enlace Regional y se soporta dependiendo de gasto, con factura o documento equivalente.

b) Los siguientes son los conceptos de gasto autorizados exclusivamente para el manejo de los Proyectos de Asistegán:  OFICINA Y CORRESPONDENCIA: A través de este rubro podrán ejecutarse gastos para: fotocopias, papelería, correo, elementos de oficina (engrapadoras, esferos, lápices, cosedoras, perforadoras, etc.), así como cartuchos de tinta para impresoras.  APOYO A LA PRODUCCIÓN: Los elementos necesarios para el desarrollo de los cursos de extensión, tales como insumos, sales, pajillas, etc. La STCER complementará o actualizará, mediante circular, los tipos de gasto en los que puedan incurrir los CR, de acuerdo con su operación y velará por el cumplimiento de la misma, para el caso de la operación habitual del Fondo Fijo. Para el caso del los Asistegán, será el SCyT, de acuerdo con los rubros aprobados por el MADR quien podrá modificar, mediante circular, los tipos de gastos en los que puedan incurrir a través de este medio. 4.4. Presentación de documentos soporte  Los recibos de caja del Fondo Fijo y los de Caja Menor deben ser presentados en tinta, en forma clara, legible y sin enmendaduras. 

Deben ser documentos originales, salvo casos justificados. (Si cometen algún error es mejor cambiar el recibo por uno nuevo).



Los documentos anexos a estos recibos, es decir las facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes, no deben tener tachones ni enmendaduras o cualquier alteración en los valores, si se presenta alguno de estos casos es necesario pedirle al proveedor el cambio del documento.

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

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Los documentos soporte son aquellos que cumplan con todos los requisitos exigidos por las normas fiscales de acuerdo con el numeral 5.8.

4.5. Reembolsos y cierres  Las fechas de los recibos de legalización de un reembolso deben corresponder al período que se esté reembolsando. 

El total de la solicitud de reembolso debe coincidir con la sumatoria de los valores registrados en el formato de legalización al igual que los soportes respectivos.



Cuando se suspenda el Fondo Fijo por el GAF o por el STCER, se efectúa el cierre del Fondo Fijo y la legalización de los vales y dineros, sin importar el monto disponible ni la fecha en la que se encuentre.

4.6. Arqueos  La Auditoría Interna puede realizar arqueo del Fondo Fijo en el momento que lo estime necesario. 

En el momento de cambiar el encargado del manejo del Fondo Fijo o caja menor, debe elaborarse el acta de arqueo, acta de entrega y recibo firmado por las personas que intervienen en esta operación.



Los arqueos deben efectuarse por lo menos una vez al mes por el CR, para lo cual debe utilizarse el Formato “Arqueo de Fondos Fijos (GM-P05-FR01)”.

4.7. Prohibiciones  Mezclar dineros provenientes de otras fuentes, con el dinero de caja menor. 

Autorizar gastos cuando no se disponga de fondos para cubrirlos.



Cambiar cheques o hacer préstamos a funcionarios con el fondo de caja menor.



El ordenador del gasto del Fondo Fijo y/o el responsable del manejo de la caja menor, responden disciplinaria, fiscal y penalmente por el incumplimiento de lo establecido en el presente documento.

4.8. Normas Fiscales (Estatuto Tributario)  El CR, es el responsable de que se aplique la retención en la fuente a todos los desembolsos que por su cuantía o concepto están sujetos, ya que si ésta no se Elaboró:

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efectúa, se corre el riesgo de que la DIAN aplique sanciones de tipo penal al Fondo Nacional del Ganado. 

Anualmente la Coordinación Financiera comunicará vía Circular la actualización en materia tributaria de las bases y porcentajes de retención.



Para efectuar retención en la fuente por cualquier concepto es necesario tener en cuenta que para la base se deben sumar todas las facturas presentadas por el proveedor dentro del mismo mes, porque aunque individualmente una factura no sea suficiente base para efectuar retención, sumadas varias es posible que se deba aplicar la retención.



Para que las legalizaciones de los gastos de las CR se ajusten a los requerimientos de ley, es necesario que las facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes deban contener los siguientes requisitos art. 617 E.T.

Facturas a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e) Fecha de Expedición f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i) Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas. Documentos equivalentes a) Los tiquetes de máquinas registradoras. b) Los tiquetes de transporte de pasajeros. c) Factura electrónica. d) Documentos emitidos por entidades de derecho público, empresas industriales y comerciales del Estado, empresas de economía mixta donde el Estado posea más del 50%. Elaboró:

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e) Recibos emitidos por empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios. f) Recibos expedidos por las cámaras de comercio y notarías. Responsables del régimen simplificado: Se les solicitará cuenta de cobro con los siguientes requisitos: a) Denominada expresamente como Cuenta de Cobro. b) Apellidos y nombre o razón social, y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razón social, y NIT del adquirente de los bienes o servicios. d) Llevar un número consecutivo asignado por el proveedor para sus cuentas de cobro. e) Fecha de Expedición f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación. h) Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas.

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Ejemplo: Cancelación de servicios de Alojamiento y Restaurante por $250.000 más IVA. Este ejemplo corresponde al régimen común, ya que la retención en la fuente se aplica al valor antes de IVA, con el fin de no cometer equivocaciones en el cálculo de la retención la cual debe efectuarse antes de IVA. Costo $250.000 IVA $ 40.000 Total $290.000 Base de Retención Fuente $250.000 Concepto de Retención Restaurante, Hotel y Alojamiento Tarifa de Retención 3.5% $250.000 a 3.5% = $8.750.oo Valor a cancelar al proveedor: Costo $250.000 IVA $ 40.000 Total $290.000 Menos Retención Fuente ($ 8.750) Total a Girar $281.250

Favor tener en cuenta que aunque estos conceptos apliquen, no quiere decir que se puedan efectuar giros si no están debidamente autorizados. Los conceptos que el responsable de la caja menor del FNG debe tener en cuenta para realizar retenciones son:

5. ACTIVIDADES El CR deberá recibir el medio de pago que constituye el Fondo Fijo. Una vez recibido el medio de pago, el CR deberá constituir una caja menor, correspondiente al 10% del Fondo Fijo y entregar su administración al Asistente Administrativo. Una vez se presenten los gasto(s) en que se requiere incurrir, el CR debe validar que este(os) corresponda (an) a alguno(s) de los conceptos aplicables que pueden ser financiados con recursos del fondo e identificar el monto, con el fin de determinar si este Elaboró:

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supera el 10% del valor del Fondo Fijo, caso en el cual se requiere contar con la autorización del STCER. El CR efectúa los pagos correspondientes, asegurándose de solicitar los soportes y de que estos cumplan con la normatividad vigente. El A.A. debe preparar la solicitud de reembolso cuando las sumas desembolsadas alcancen aproximadamente el 50% del Fondo Fijo y estén debidamente legalizados, cumpliendo con el propósito de mantener fondos disponibles para su normal funcionamiento, adicionalmente y sin importar en qué porcentaje de gastos legalizados se encuentre el Fondo Fijo, el día 25 de cada mes es necesario que realicen un corte de los gastos ejecutados a esa fecha y se proceda a solicitar el reembolso respectivo, esto con el fin de que los gastos queden registrados en el mes que correspondan. Una vez se ejecute el 50% del total del fondo o el día 25 de cada mes (lo que ocurra primero), debe enviar la legalización de todos los gastos en los que incurrió al STCER, solicitando el reembolso correspondiente. El reembolso del Fondo Fijo debe ser solicitado por el CR al STCER, adjuntando los Formatos “Reembolso Fondo Fijo/Caja Menor (GM-P04-FR01)” y “Planilla para detalle de los gastos (GF-P04-FR02)”. Con los soportes correspondientes, enviándolos en medio físico. El STCER revisa y aprueba los reembolsos, y solicita a la Gerencia Administrativa y Financiera, a través de la Coordinación Financiera que lo ejecute. La Gerencia Administrativa y Financiera procede a efectuar el cargue de los medios de pago e informa a los CR que el reembolso fue efectuado. El CR debe verificar que el reembolso haya sido efectuado por el monto solicitado. Cuando el gasto sea efectuado por Caja Menor, el AA efectúa los pagos avalados por el CR, asegurándose de solicitar los soportes y de que estos cumplan con la normatividad vigente. El AA debe preparar la solicitud de reembolso cuando las sumas desembolsadas alcancen como mínimo el 50% de la Caja Menor y estén debidamente legalizados o cuando se prepare un reembolso de Fondo Fijo, cumpliendo con el propósito de mantener fondos disponibles para su normal funcionamiento. Una vez se ejecute como mínimo el 50% del total de la caja menor, el AA debe entregar la legalización de todos los gastos en los que incurrió al CR, solicitando el reembolso correspondiente. El CR revisa, aprueba y efectúa el reembolso. Una vez al mes se debe efectuar un arqueo a la caja menor por parte del CR, el cual consiste en verificar los dineros disponibles en la caja menor, detallando efectivo, recibos provisionales y recibos definitivos. Todo arqueo debe ser registrado en el formato GM-P05-FR01 del Fondo Fijo, firmado por CR y el Asistente Administrativo. La copia del Acta de Arqueo debe enviarse con el reembolso del Fondo Fijo y con destino a la Auditoría Interna.

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Cuando se presente faltante, sobrante, uso indebido de los dineros de caja menor o pérdida del cofre o medio de pago, éstos deben registrarse en las actas de arqueo.

6. CONTROL DE CAMBIOS Especifique en la matriz que aparece a continuación, cualquier modificación que se haga al documento, una vez aprobado. Descripción del cambio

Fecha Modificación Nueva Versión

Se agregaron los valores de retención en la fuente para los conceptos de Servicio de transporte de carga (1%) y Compra de combustible (0,1%) en el formato “Planilla para detalle de los gastos (GF-P04-FR02)”, en concordancia con la tabla de normas fiscal, descrita en el numeral 5.8 de este procedimiento. Se fusionaron los capitulo Glosario y Abreviaturas. Se cambio la imagen corporativa, se cambio el formato para elaboración de diagramas de flujo. Se reviso el diagrama de flujo y se modificó En los conceptos de gastos autorizados, se incorporaron los correspondientes para el manejo de los Asistegán. Se adicionó el cargo de SCyT (Subgerente de Ciencia y Tecnología) en las abreviaturas

23/09/2008

1.1

18/02/2010

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7. ANEXOS  Formato Fondo Fijo URDG  Modelo de Cuenta de Cobro  Diagrama de Flujo

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