Manual de

Políticas y Procedimientos Administrativos (Aplicado a Empresas Asociativas Rurales de Café)

Objetivos

Facilitar la función administrativa de organizaciones de pequeños productores de café, para lo cual se han diseñado los procedimientos para cada uno de los procesos más importantes  

 

 

Tabla de Contenidos

Introducción

4

Organicazión y Funcionamiento de Coopecafé Fines y Objetivos Institucionales Asamblea General Gerente General o Director Áreas de Trabajo

6

Misión Visión Nuestros Valores Control Interno Ambiente de Control Sistema de Comunicación e Información Actividades de Control Evaluación de Riesgos Supervisión Procedientos Administrativos Procedimientos de Manejo de Cuentas Bancarias

10

Procedimientos de Emisión de Cheques

 

 

Procedimientos para Conciliaciones Bancarias Procedimientos para Pago de Gastos de Operación Procedimientos para Manejo de Caja Chica Procedimientos para Captación de Ingresos Procedimientos de Anticipos para Gastos Procedimientos de Compras - Contratación Servicios Procedimientos para Activos Fijos Procedimientos para uso de Vehículos Procedimientos Administrativo para Personal Procedimientos para Presupuestos Procedimientos para Gestion de Viaticos Procedimientos para Créditos Procedimientos para Inventarios Política de Ventas Varios

51

Mantenimiento del Manual

53

Introducción En el marco del proyecto “Creación de Capacidades en Capacitación y Asistencia Técnica a Productores de Café de Guatemala”, financiado por McDonald’s de los Estados Unidos de América y ejecutado por la Red de Asistencia Técnica a Productos Primarios Sostenibles (SCAN- Guatemala), se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos Administrativos, el cual tiene como como objetivo facilitar la función administrativa de organizaciones de pequeños productores/as de café, para lo cual se han diseñado los procedimientos para cada uno de los procesos más importantes. La obligación de velar porque los procedimientos descritos en el presente manual se cumplan descansa en el Contador General y en el Gerente. La aplicación del Manual es de carácter obligatorio para todo el personal de la organización. El manual de procedimientos administrativos tiene también como objetivos: 1. Mantener la consistencia en los procedimientos de aprobación, revisión y visto bueno, definiendo que personas al final dan el visto bueno. 2. Estandarizar procedimientos en las diferentes áreas o departamentos de la Entidad. 3. Mantener la consistencia de respaldar con la documentación financiera y legal, especialmente con lo establecido en el Decreto 10-2012, artículos 20 y 21. 4. Velar porque la organización cumpla con los objetivos para la que fue creada. 5. Documentar todas las transacciones para facilitar la inducción al personal de nuevo ingreso. 6. Proporcionar un documento que sirva de respaldo para los auditores y verificar el cumplimiento de procedimientos prescritos. 7. Asegurar la continuidad de las operaciones aún en situaciones de cambio de personal. 8. Fomentar la eficiencia en la ejecución de las operaciones.

 

4  

Organización y Funcionamiento de Coopecafé Fines y Objetivos Institucionales COOPECAFE es una organización sin fines de lucro creada el xx de xx de 20xx con los objetivos siguientes (detallar los objetivos de cada organización). De acuerdo a sus estatutos la estructura de Coopecafé está integrada de la siguiente manera: Asamblea General, Junta Directiva o Consejo de Administración, Comisiones de Trabajo, Gerencial General y Responsables de Áreas Técnicas y Administrativas.

Asamblea General Son tareas asignadas a la asamblea general: 1. Elegir a los miembros de la Junta Directiva cada xxx años 2. Establecer las cuotas ordinarias y extraordinarias que deben pagar los asociados 3. Conocer y aprobar los informes de actividades realizados anualmente 4. Aprobar los estados financieros 5. Aprobar o rechazar situaciones que le competen conforme a lo establecido en sus estatutos.

Junta Directiva o Consejo de Administración La Junta Directiva como máxima autoridad deberá difundir y vigilar la observancia de los valores éticos que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados orientando su integridad y compromiso personal. Para difundir y que se adopten en la institución esos valores, deberá implementarse un código de ética.

 

Las atribuciones de la junta directiva serán las siguientes: 1. Velar por el cumplimiento de las normas de conducta y ética de la institución, poniendo el ejemplo de cada uno de sus integrantes.

5

2. Velar por el seguimiento general y los avances de los proyectos de la organización. 3. Conocer el informe financiero mensual de ejecución presupuestaria institucional o de proyectos 4. Conocer el informe financiero semestral de ejecución de proyectos 5. Conocer los resultados trimestrales, semestrales y anuales.

Gerente General o Director El gerente/director con las diferentes áreas o departamentos de trabajo se reúnen para: 1. Obtener el informe de las comisiones de trabajo 2. Discutir el avance financiero sobre la ejecución del proyecto, con base a los reportes contables preparados por el contador. Definir qué acciones tomar en caso de sub o sobre ejecución. 3. Discutir el avance real de cada uno de los proyectos, definir qué acciones tomar en caso de sub o sobre ejecución, 4. Discutir y analizar la efectividad y aplicabilidad de las estrategias del proyecto. 5. Responsable de preparar los Planes Operativos Anuales. 6. Preparar los informes de avance para junta directiva. 7. Velar porque se cumplan con los objetivos de los convenios

 

El gerente presidirá el comité quien al final será el responsable de la ejecución de los proyectos.

Áreas de Trabajo Las áreas de trabajo, tendrán un responsable quien se encargará de velar por los objetivo para que fueron creadas para: 1. Preparar los proyectos que sean necesarios para la entidad 2. Formar planes concretos para poder ejecutar la estrategia del proyecto. 3. Velar que el desarrollo de sus productos tengan la aceptación requerida.  

6  

4. Ajustar los planes de trabajo. 5. Apoyar en la preparación de los informes narrativos y financieros. 6. Velar porque los distintos manual de procedimientos y aplicarlo en sus atribuciones cuando sea necesario. Las autoridades, funcionarios y empleados, deben caracterizarse por tener un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del control interno. Para el control interno es esencial que el proceso de gestión se lleve a cabo con personas cuyo nivel de competencia profesional se ajuste a sus responsabilidades y comprendan suficientemente la importancia, objetivos, y procedimientos del sistema de control. El nivel de competencia la organización lo define en su propio reglamento de trabajo o en un instructivo como el que se detalla más adelante.

Misión Es el propósito que posee la organización, surge de las leyes, decretos, o estatutos de la entidad, se expresa claramente y en forma resumida.

Visión Como se espera que sea vista la organización en el futuro por parte de sus miembros. La visión debe ser expresada en pocas palabras que se relaciona con los valores de la organización.

Nuestros Valores

 

Constituyen la personalidad de la organización y reflejan las convicciones y códigos de ética a los cuales se adhiere.

Control Interno El control interno como sistema es un proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de un ente, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: ¤ Eficacia y eficiencia de las operaciones ¤ Confiabilidad de la información financiera ¤ Cumplimiento de las leyes y normas aplicables

 

7

El modelo COSO como herramienta para evaluar el sistema de control interno provee una estructura de cinco componentes: 1. Ambiente de control 2. Sistema de comunicación e información 3. Actividades de control 4. Evaluación de los riesgos 5. Supervisión

Ambiente de Control Se refiere al establecimiento de un entorno de ética y de valores a todo nivel, que debe reflejarse en la actitud y compromiso de los directivos y de la gerencia respecto de la importancia que otorgan al sistema de control interno. Es decir que dentro de la organización se respire un ambiente de confianza, producto de la ética y de valores a todo nivel. Esta definición refleja los siguientes conceptos fundamentales:

Sistema de Comunicación e Información Los controles que se implementan son para garantizar lo siguiente: ¤ Que todas las transacciones se registran inmediatamente y por sus importes correctos en las cuentas y en periodo correspondiente. ¤ Que la entidad perciba todos los ingresos que le corresponden ¤ Que todas las transacciones estén debidamente autorizadas ¤ Que todos los activos estén debidamente registrados y protegidos ¤ Que todos los pasivos están debidamente registrados ¤ Que todas las transacciones significativas y poco usuales y no recurrentes se identifiquen e informen a la gerencia y se revelen de ser apropiado en los estados financieros ¤ Que los errores e irregularidades cometidos al procesar la información sean detectados oportunamente ¤ Que se protejan los archivos, registros contables y documentación contra destrucción, daño uso indebido o robo.

 

8  

Actividades de Control Son aquellos procedimientos y políticas que se adicionan al ambiente de control establecido por la administración para proporcionar una seguridad razonable y no absoluta. Las actividades de control se realizan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Como ejemplo las actividades de control siguientes: Autorización de operaciones, indicadores de rendimiento, registro oportuno de las operaciones.

Evaluación de Riesgos Todas las entidades, independientemente del tamaño que sea, se encuentran expuestas a distintos riesgos que de repente no son identificados. El riesgo es inherente a todas aquellas actividades y el control interno es esencial para limitarlo. Por lo tanto los funcionarios y empleados son los responsables de identificar aquellos riesgos importantes e implementar controles preventivos que eviten pérdidas importantes dentro de la organización. Una vez identificados los riesgos, deben adoptarse las medidas preventivas, para el efecto deben evaluarse los costos que representan esos controles preventivos que pueden ser seguros ante posibles   robos de furgones, cámaras de seguridad ante robos de empleados, implementación de manuales, etc.

Supervisión El proceso de supervisión asegura que el control interno continúa funcionando adecuadamente. Este proceso comprende la evaluación por parte de empleados de nivel adecuado, de la manera en que se han diseñado los controles. Para disminuir los riesgos de pérdida en las organizaciones los manuales juegan un papel importante para el control interno, de esa cuenta, se implementa el manual de procedimientos que contiene lo siguiente:

Procedimientos Administrativos El presente manual define los procedimientos para cada una de las áreas estableciendo las políticas para mantener la consistencia en las operaciones de la entidad por lo tanto

9

las disposiciones aquí contenidas son de observancia obligatoria dentro de la entidad y los aspectos no previstos, serán consideradas y resueltas por la junta directiva. Los procedimientos son los siguientes:

Procedimientos de Manejo de Cuentas Bancarias Objetivo Establecer los lineamientos para el registro y control de las transacciones contables aplicadas al manejo de cuentas de la organización. Alcance Desde que se genera la transacción contable hasta la generación de reportes financieros de cada cuenta. Responsable (s): Jefe de contabilidad Contador general es responsable de registrar los movimientos contables y generar los estados de cuenta correspondientes. Alta dirección y personal de la organización es responsable de cumplir con los requerimientos de este procedimiento. Políticas ¤ Los documentos de soporte deben ser archivados en el lugar correspondiente y con su respectiva identificación, para fácil acceso de consulta. ¤ Los registros se archivarán por lo menos cuatro años o más, según el tiempo que determine las leyes del país o convenios específicos. ¤ Todo gasto debe estar justificado o incluido en el presupuesto de la organización. ¤ Antes de realizar una transacción contable debe revisarse la nomenclatura contable establecida. ¤ Al realizarse una transacción contable debe revisarse la cuenta a la que se hará el cargo o gasto. ¤ Las notas de débito y crédito deberán ser entregadas al contador para que a la mayor brevedad posible sean operadas donde corresponde. ¤ Contador general es responsable de solicitar la aprobación de uso de cada cuenta de la Organización. ¤ Los fondos destinados a ejecutar proyectos específicos se ingresaran a cuentas de  

10  

depósitos bancarios. Se utilizarán cuentas independientes, según lo determine la Gerencia y Junta Directiva. ¤ Toda cuenta bancaria debe estar a nombre la organización ¤ Se manejarán cuentas bancarias en moneda quetzal o US$ para cada unidad de negocios y/o proyecto. ¤ El reporte de auxiliar de bancos presenta un desglose de los cheques generados, el nombre de la persona u empresa a la que se entregó, cantidad monetaria y fecha de emisión del mismo. ¤ Contabilidad tiene la responsabilidad de ordenar y centralizar la información financiera en relación a con las disponibilidades y los egresos. ¤ Todos los cheques que se emitan deberán tener las firmas autorizadas para tal fin y la firma de los cheques debe ser mancomunada. ¤ El manejo de chequeras estará a cargo de Contador general. ¤ Contador general llevará un control diario de la disponibilidad en las cuentas bancarias por medio del auxiliar de bancos. ¤ Contador general mensualmente hará una conciliación de saldos de cada cuenta, contra los saldos del registro auxiliar. Las conciliaciones deben ser entregadas a la Gerencia General quien será el responsable de entregarlas a Presidente de junta directiva, cuando lo solicite. Luego serán archivadas junto con el resumen bancario y los cheques devueltos. ¤ Las partidas o ajustes que surjan de los reportes de conciliaciones deben explicarse y hacer la anotación necesaria. Desarrollo 1. Contador general verifica los gastos o cargos realizados y el motivo del gasto o destino del cargo. 2. Contador general clasifica cada operación contable según el listado de cuentas y la nomenclatura contable establecida. 3. Contador general verifica la cantidad monetaria del gasto o cargo y verifica el tipo de moneda. 4. Contador general realiza la transacción contable y la aplica a la cuenta correspondiente en base al documento de soporte.

11

5. Contador general genera los reportes que se le soliciten: estado financieros mensuales, reporte de disponibilidades por cuenta, reporte de diario, auxiliar de bancos, etc. 6. Gerente revisa el reporte de estados financieros, revisa y autoriza las conciliaciones bancarias. Diagrama de Flujo: Procedimiento de Manejo de Cuentas Bancarias

Procedimientos de Emisión de Cheques Las políticas para este instructivo han sido creadas con la intención de regular la emisión de cheques, de tal forma que éstas se lleven a cabo de una manera consistente. Las políticas son las siguientes: 1. Las cuentas serán utilizadas para pagar todo tipo de gastos de la organización.   emitirse en orden correlativo 2. Se utilizará el sistema de cheques voucher, los que deben y con firma mancomunada. Para el efecto firmarán las siguientes personas: XXX y XXX 3. En el voucher del cheque debe quedar evidencia de las personas que participaron en el  

12  

proceso de elaboración, revisión, aprobación; además del nombre y firma de la persona que recibe el pago, así como la fecha en que lo recibió. 4. Todo cheque que se emita debe estar debidamente soportado por una factura que justifique la naturaleza del egreso. Las facturas deben contener los siguientes datos: a. La identificación impresa del nombre “FACTURA”. b. Número impreso de la factura. c. Debidamente impresos el NIT, nombres y apellidos completos y nombre comercial del proveedor, si es persona individual; razón social y nombre comercial, si es persona jurídica y dirección del establecimiento. d. La fecha correcta de emisión del documento que corresponda al período que se liquida. e. El nombre de organización. f. Dirección de la entidad: g. El número de identificación Tributaria (NIT) h. Descripción de la compra o la obtención del servicio. No se aceptarán descripciones como “Por su compra”, “por su consumo”, “por la prestación de servicios”. Todo pago por servicios continuo, debe hacerse referencia al contrato respectivo. i.

Valor total con inclusión del Impuesto al Valor Agregado.

j.

Sello del régimen de ISR: 1) sujeto a pagos trimestrales, 2) Sujeto a pago directo con factura electrónica y 3) Sujeto a retención definitiva. La retención se aplica en éste último caso.

k. Sello de régimen de IVA cuando proceda. 5. odo cheque anulado llevará la leyenda “ANULADO”, perforando el espacio de las firmas, archivándose con el correlativo para mantener el control. 6. No deben emitirse cheques post fechados ni en blanco. 7. Todos los cheques emitidos mayores de Q X,000 deben llevar la leyenda de “NO NEGOCIABLE”. 8. Todos los cheques sin utilizar deberán estar en buen resguardo bajo llave, delegando la responsabilidad al Gerente o Contador General.

Pagado Cheque No. Cuenta Contable

13

9. Todos los documentos que acompañen la liquidación deberán ser invalidados con el sello de “PAGADO”, el cual se colocará inmediatamente después de emitido el cheque. 10. Para entregar el cheque al beneficiario debe obtener la firma en el voucher, el nombre y la fecha en las casillas correspondientes como constancia de haberlo recibido. 11. Si se anula un cheque se debe adjuntar a la copia del voucher respectivo y proceder a anular mediante el sello de “ANULADO”. 12. El cheque voucher deberá quedar archivado en orden correlativo, con su respectivo documento de soporte y separados adecuadamente por el mes correspondiente en el que fueron emitidos. 13. Siempre que se emita un cheque deberá ser codificado a la correspondiente cuenta de gasto, para que las personas que firman de aprobado y autorizado el egreso, den su consentimiento en cuanto a la distribución y aplicación del gasto. 14. Previo a la entrega de cheques debe comprobarse que: 15. El servicio haya sido recibido en forma satisfactoria. 16. El bien haya sido recibido completamente y en forma satisfactoria. 17. Se haya emitido la constancia de retención. 18. Los pagos serán efectuados de lunes a viernes de 8 de la mañana a las 5:00 de la tarde. 19. Se llevará un registro de control el libro auxiliar de bancos que permita al Gerente General revisar en forma práctica la correlatividad de los cheques emitidos.

Procedimientos para Conciliaciones Bancarias Considerando que las cuenta bancarias son utilizadas para las operaciones del giro habitual de la organización, se necesitan que estén debidamente conciliadas con las siguientes políticas: 1. Los estados de cuenta serán recibidos por el Gerente General, quien revisará que los cheques devueltos no hayan sido alterados, para el efecto firmará el estado de cuenta en señal de revisado antes de trasladarlo al departamento de contabilidad. 2. Se deberán conciliar mensualmente los saldos según el banco contra los saldos del registro auxiliar. 3. Las conciliaciones se harán en el formulario, que para tal efecto se ha diseñado. 4. Las partidas o ajustes poco usuales que surjan en las conciliaciones, deberán quedar claramente explicadas, por ejemplo, notas de cargo y de crédito. 5. Las conciliaciones llevarán las firmas de las personas que intervinieron en la elaboración

 

14  

(auxiliar contabilidad), revisión (Contador) y Vo. Bo. por parte del Gerente General. 6. Los cheques que permanezcan en circulación por más de noventa días deberán ser investigados, y si es posible debe establecerse comunicación con el beneficiario del cheque. 7. Todo cheque que no sea entregado en un plazo de veinte días después de su emisión debe ser anulado, iniciando el proceso de pago como que fuera una factura normal. 8. Las conciliaciones ya aprobadas deben ser archivadas en forma ordenada junto con el extracto bancario. Los cheques devueltos por el banco se adjuntarán al cheque voucher como constancia de la transparencia de las operaciones.

Procedimiento para Pago de Gastos de Operación Objetivo Establecer los lineamientos generales para el registro y control de los gastos de operación. Alcance Desde que el solicitante hace el requerimiento de pago hasta que se genera la póliza contable del gasto realizado. Responsable Contador general es responsable de operar las transacciones contables realizadas en el sistema contable. Personal de la organización es responsable de la solicitud de pago de gastos de operación. Políticas: ¤ Contabilidad debe mantener un control de las pólizas de egresos de la organización. ¤ Los gastos de operación deben estar considerados en el presupuesto de la organización o ser justificados y luego aprobados por Junta directiva. ¤ Personal que recibe los documentos (facturas, recibos, tickets, etc.) debe revisar que las facturas tengan los datos correctos de la organización. ¤ Administración debe comprobar que la naturaleza del egreso sea congruente con las unidades, precios y la calidad de los bienes y servicios cancelados. ¤ Contabilidad debe verificar que los documentos por cancelar, sean aprobados por el nivel de autoridad correspondiente. ¤ Se consideran como gastos de operación el pago de servicios ( agua, luz, teléfono,

15

alquiler), pago de personal (como planilla, IGSS), mantenimiento de vehículos, compras de útiles de oficina y de utensilios y materiales de limpieza. ¤ Para algunos pagos contabilidad elabora directamente el cheque para cancelar los gastos (planillas, IGSS, impuestos) ¤ Contabilidad archiva los documentos originales de las operaciones realizadas. ¤ Se mantendrá un buen control sobre las obligaciones de la organización, para evitar duplicidad de pagos o incumplimientos con los compromisos contraídos. ¤ Mensualmente se imprimirá una integración de las cuentas por pagar vigentes, ésta se obtendrá del sistema contable por medio del reporte de Mayor General. Contador general escribirá notas aclaratorias que indiquen el porqué de la cuenta por pagar, así como la fecha en que probablemente será cancelada. Desarrollo 1. Contador General recibe factura o recibo para hacer el pago de los gastos de operación. 2. Según el monto y fecha de vencimiento del pago, Gerencia decide si realiza el pago con fondo de caja chica o solicita el cheque correspondiente. 3. Administración solicita a contador general el cheque para pago de factura, detallando el gasto a cancelar. 4. Contador general revisa la solicitud de cheque y verifica que corresponda a gastos de la organización. 5. Contador general verifica la aprobación de solicitud del cheque o verifica que el gasto este presupuestado. 6. Una vez aprobada la solicitud, contador general procede a la generación del cheque correspondiente a la solicitud hecha. 7. Contador general entrega cheque a solicitante y pide firma de recibido. 8. Solicitante hace el pago correspondiente, ya sea con el cheque recibido o con fondo de caja chica. 9. Solicitante entrega las facturas de los pagos realizados a contabilidad. 10. Contabilidad opera los gastos realizados en el sistema contable.

 

16  

Diagrama de Flujo: Procedimiento para pago de Gastos de operación.

17

Procedimiento para Manejo de Caja Chica El objetivo primordial del Fondo de Caja Chica es cubrir gastos y compras menores y normales para la operatividad diaria de la organización de acuerdo a su giro habitual. Está cargo y en custodia de la secretaria o asistente administrativo para la operación de la organización. Objetivos Establecer los lineamientos generales para el manejo y control de caja chica por las personas asignadas por la organización. Alcance

 

Desde la solicitud de cheque para disponibilidad de caja chica hasta la liquidación de gastos relacionados con este movimiento. Responsable: Jefe de contabilidad

¤ Responsable de caja chica debe cumplir las actividades descritas en este procedimiento. ¤ Contabilidad es responsable de operar las transacciones contables de caja chica en el sistema contable. ¤ El Gerente es responsable de la autorización de fondos para manejo de caja chica según lo definido por Junta Directiva. Políticas ¤ Se establece un fondo de Caja Chica de XXX (XXX), los cuales deben rotar como máximo dos veces al mes. Dicho fondo podrá ser incrementado previo análisis de la Junta Directiva o Gerencia General. ¤ El fondo fijo de Caja Chica será autorizado por la Junta Directiva y la Gerencia General será el encargado de autorizar los gastos o pagos. ¤ La persona responsable de la custodia de los fondos de caja chica será XXX ¤ El fondo de caja chica, debe liquidarse el formato específico al final de cada mes para que los gastos queden registrados en el mismo mes y no en otro. ¤ Se establece un límite máximo de pago con el fondo de caja chica de Q.XXX, los pagos mayores de dichas cantidades se efectuarán con cheque.  

18  

¤ Se permitirá el uso de vales dentro del fondo, los cuales deben ser liquidados en un plazo de 48 horas. Los vales deben ser destruidos a la liquidación final. ¤ Todos los documentos de soporte que integran la caja chica y el fondo fijo, deben ser revisados por el contador, quien será el responsable de su vigilancia y llevarán el visto bueno del Gerente General o del jefe inmediato superior, aún cuando no sean facturas. ¤ No se emitirán facturas especiales por gastos efectuados con el fondo de caja chica. Se aceptarán facturas o recibos simples por gastos de papelería y útiles, materiales de oficina, correo, enseres de limpieza, reparación, viáticos, dietas, mantenimiento de equipo de computación y servicios varios necesarios para el buen funcionamiento de la administración de la Entidad. ¤ La persona responsable del manejo de los fondos asignados, debe encargarse de la solicitud de reintegro y liquidación de gastos cuando se haya gastado un 70%. ¤ La persona encargada del fondo de caja chica, debe mantener en orden todos los documentos para que los arqueos que efectúe auditoria ó el contador, se haga sin demoras de tiempo. ¤ Los cheques de reintegro de los fondos, deben ser emitidos únicamente a nombre de la persona encargada, quien será responsable de cobrar el cheque. ¤ El cajero a cargo de los fondos antes de cancelar una factura debe verificar que tenga: a. La identificación impresa del nombre “FACTURA”. b. Número impreso de la factura. c. Debidamente impresos el NIT, nombres y apellidos completos y nombre comercial del proveedor, si es persona individual; razón social y nombre comercial, si es persona jurídica y dirección del establecimiento. d. La fecha correcta de emisión del documento que corresponda al período que se liquida. e. El nombre de la organización. f. Dirección de la organización g. El número de identificación Tributaria (NIT) h. Descripción de la compra o la obtención del servicio. No se aceptarán descripciones como “Por su compra”, “por su consumo”, “por la prestación de servicios”. i.

Valor total con inclusión del Impuesto al Valor Agregado.

19

j.

Sello del régimen de ISR: 1) sujeto a pagos trimestrales, 2) Sujeto a pago directo con factura electrónica y 3) Sujeto a retención definitiva. La retención se aplica en éste último caso.

¤ Las facturas o recibos correspondientes a cada gasto deben corresponder al mes contable que se esté trabajando. ¤ Las liquidaciones deberán contener el listado de los documentos que se presentan, en orden cronológico (por fecha de menor a mayor), el proveedor, concepto y valor de la compra. Dichas liquidaciones deben ser revisadas por Administración. ¤ No se permiten vales para gastos personales, únicamente se aceptarán vales por efectivo retirado para efectuar compras que competan a la Entidad. ¤ Contador general efectuará arqueos periódicos de caja chica, por lo menos una vez cada tres meses, sin previo aviso, dejando evidencia del cumplimiento de su obligación. ¤ No está autorizado realizar las operaciones siguientes a través del fondo de caja chica: ¤ Compras de activos fijos ¤ Compra de repuestos o refacciones que se controlan por inventarios ¤ Préstamos a empleados ¤ Pago de horas extras ¤ Pago de vacaciones ¤ Reembolso de gastos médicos ¤ Compra de licor ¤ Compra de bienes y servicios que no sean para los objetivos de la organización. ¤ Liquidaciones para reintegro por montos que superen el fondo autorizado. ¤ Liquidaciones con facturas que contengan borrones, tachones, y alteraciones. ¤ Liquidación con facturas llenadas con lápiz y no con lapicero. ¤ Liquidaciones sin la razón en el reverso de quien ejecutó los gastos y sin la autorización de visto bueno del Gerente General ó del jefe inmediato superior. ¤ Reembolsos de facturas que no sean emitidas a nombre de la organización. ¤ Pago de gastos por montos mayores de Q XXX.00 ¤ Cambio de cheques personales de empleados ó particulares.

 

20  

¤ Las liquidaciones de gastos deben llevar las firmas de las personas que participaron en el proceso siguiente: a. Elaboración: cajera b. Revisión: Contador, quien verificará que todas las operaciones efectuadas estén adecuadamente soportadas conforme a los requerimientos señalados en las leyes vigentes del país y en las políticas del presente manual. c. Visto Bueno: Gerente General ¤ Contabilidad archivará los documentos que acompañan la liquidación de caja chica, en forma correlativa y cronológicamente junto al voucher del reintegro realizado por el mismo. ¤ Todos los documentos que acompañen la liquidación deberán ser invalidados con el sello de “Pagado”, indicando el número de cheque y fecha, el cual se colocará después de emitido el cheque. Desarrollo 1. Gerente General designa al responsable de caja chica y el monto del fondo. 2. Solicitante elabora un vale de caja chica y solicita autorización de Contador General 3. Una vez aprobado el gasto, solicitante entrega el vale al responsable de la caja chica y firma el vale contra la entrega del efectivo correspondiente. 4. Solicitante realiza el pago o compra para el que solicitó el efectivo. 5. Solicitante liquida el vale entregando los documentos de soporte del gasto realizado (factura, recibo, ticket, etc.) al responsable de caja chica. 6. Responsable de caja chica revisa los documentos recibidos y anula el vale respectivo. Con los documentos de las compras de procederá a hacer la liquidación de caja chica, cuando corresponda. 7. Responsable de fondo elabora la realizados con dicho fondo.

liquidación de caja chica detallando los gastos

8. Responsable de fondo entrega a Contador general la hoja de liquidación de caja chica, adjuntando los documentos de soporte (facturas, recibos, tickets, etc.). 9. Contador general revisa documentos recibidos, si todo esta correcto envía liquidación

21

a Administración. 10. Administración aprueba hoja de liquidación de caja chica. 11. Contador general elabora cheque y solicita las firmas de autorización. 12. Contador general entrega cheque a solicitante. 13. Solicitante firma de recibido. 14. Contabilidad alimenta el sistema contable con la transacción realizada. Diagrama de Flujo: Procedimiento para manejo de Caja Chica

 

22  

Procedimientos para Captación de Ingresos La captación de ingresos en efectivo a cheques a favor de la organización, son originados por concepto de ventas, donaciones, membresías, publicaciones, servicios y gestión de proyectos. Estas políticas han sido creadas con la intención de coordinar los ingresos, de tal forma que se lleven a cabo de manera consistente y apegada a los criterios que beneficien a la organización, y a la vez permitan efectividad y eficiencia en dichas transacciones, siendo las siguientes: Políticas 1. Por todo ingreso proveniente de cobro a clientes locales y del exterior por ventas al crédito de productos, cuotas de socios, reintegro de fondos, préstamos obtenidos, etc. se extenderá un recibo de caja ó recibo de ingreso. 2. Todos los cheques recibidos deberán ser extendidos a nombre de la organización, en ningún caso deberán recibirse cheques endosados por terceros. 3. Todos los ingresos provenientes de lo mencionado anteriormente, se depositarán intactos en un plazo máximo de 24 horas a las cuentas respectivas de la organización. 4. El recibo de caja debe cumplir con el contenido siguiente: 5. El nombre impreso de recibo de caja ó recibo de ingreso. 6. El número impreso correlativo. 7. El nombre impreso de la organización. 8. El logo impreso de la organización 9. La dirección debidamente impresa de la organización 10. Las palabras lugar y fecha. 11. La palabra “recibido de” con el espacio para poner el nombre de la persona que entrega efectivo. 12. La palabra “la cantidad de” con el espacio para poner en letras la cantidad que coincida con el valor en números.

23

13. La palabra “por concepto de” con el espacio para poner la explicación clara del ingreso. 14. La palabra “nombre del receptor”, con el espacio para poner el nombre de la cajera. 15. El espacio para la firma de la cajera. 16. Los recibos de caja se emitirán en duplicado siendo los siguientes: a. Original, copia blanca para el cliente. b. Duplicado, copia XXXX para contabilidad 17. No se cambiarán cheques personales a empleados y particulares con los ingresos diarios. 18. No se debe, bajo ninguna circunstancia, tomar dinero de los ingresos diarios para efectuar pagos. 19. El Contador efectuará arqueos por lo menos una vez al mes de los fondos de caja para verificar si se están cumpliendo con las políticas establecidas. Desarrollo 1. La persona que recibe el efectivo, preparará la boleta de depósito, la cual debe conciliar el efectivo con el total de recibos de caja. 2. La suma de los reci¬bos debe coincidir contra los depósitos. El contador debe verificar las sumas, nombre y número de cuenta y firmar de conformidad de los datos consignados en la liquidación de ingresos y de recibido los documentos. 3. Se llevará un archivo específico para guardar los recibos de caja con su correspondiente boleta de depósito.

Procedimientos de Anticipo para Gastos 1. Los anticipos para gastos, se harán con cheque iniciando el procedimiento con la solicitud de cheque. 2. No se harán anticipo para viáticos. Los gastos de viáticos serán pagados previamente con una liquidación debidamente firmada por las personas que participaron en el proceso de elaboración, revisión y aprobación. 3. Los respectivos abonos recibidos deberán indicar con claridad, el número de recibo de ingreso, la fecha y el monto respectivo.  

24  

4. Se llevará un registro auxiliar en contabilidad para controlar éste rubro, el cual se cargará con el valor del cheque emitido y se rebajará en base a los comprobantes presentados para su liquidación que no podrá ser en un lapso mayor de quince días hábiles posteriores inmediatos de haberse emitido el cheque. En caso de no liquidar en ese período, se autoriza a la administración para efectuar los trámites de cobro.

Procedimientos de Compras - Contratación Servicios Políticas La política fue creada para coordinar las compras de la organización, de tal forma que se lleven a cabo de manera consistente y apegada a criterios que beneficien a la Entidad y a la vez permitan efectividad y eficiencia en dichas transacciones. La organización, ha identificado los tipos de productos y servicios para mejorar el grado de control y eficiencia del proceso total, siendo: compra de café principalmente pergamino exclusivamente a socios, para venderlos a los clientes locales y del exterior de la organización. Los tipos de productos son: ¤ Producto del giro habitual: Todas las compras serán efectuadas exclusivamente con el asociado de la entidad, siempre que la entidad haya asignado el precio. La asignación del precio se hace con un margen del XX para la Entidad. En todo caso las compras adicionales se harán con las empresas y personas siguientes: ¤ XXX, compra de suministros ¤ XXX, compra de costales ¤ XXX, compra de materiales de construcción ¤ Producto no del giro habitual: Todo aquel artículo que tiene un uso eventual y puede ser comprado por organización. Por ejemplo la compra de un vehículo. ¤ Servicio fijo: Todos aquellos pagos que son originados por el giro habitual de la organización, como por ejemplo: Servicio telefónico, renta, pago de agua, luz, pago de sueldos, mantenimiento, etc. Las políticas serán las siguientes: 1. Deben estar segregadas las funciones de la persona responsable de compras de las relativas a contabilidad. 2. Deben requerirse cotizaciones en los procesos siguientes:

25

¤ 1 cotización por escrito ó anuncio de prensa por compras mayores de Q 1,000.00 y menores de Q 10,000. ¤ 3 cotizaciones por escrito de proveedores para todas las compras y servicios a ordenar arriba de un diez mil quetzales (Q10,000), pero menores de veinticinco mil quetzales (Q25, 000). ¤ Por compras mayores de Q 25,000, se requieren tres cotizaciones y con la correspondiente aprobación en punto de acta de la junta directiva. 3. Es necesario mantener un registro actualizado de proveedores calificados debidamente identificados por tipo de productos o servicios a suministrar. 4. Para la contratación de servicios profesionales y el pago sea por concepto de honorarios, es necesario que se prepare un contrato en el que se establezcan las condiciones de pago y que no tienen derecho a prestaciones laborales, además es necesario que se obtenga como documento de soporte para el correspondiente pago una factura por parte del prestador de servicios. 5. De las cotizaciones recibidas por productos similares y de igual calidad aparente deberá seleccionarse la de más bajo precio; si no fuere así, el funcionario que autoriza la compra tendrá que dejar constancia de la razón por la cual es seleccionada una compra de cotización mayor. Para las requisiciones de bienes y servicios se hará una descripción clara y exacta de los requerimientos técnicos para el material, producto o servicio a comprar. 6. Cuando solo se reciben entregas parciales de las compras efectuadas, el contador deberá abrir una tarjeta de control manual o computarizado para controlar que las unidades facturadas por el proveedor ingresen a la Entidad, para que sean respetados los términos previamente convenidos. Desarrollo 1. Solicitante hace la requisición a administración del bien o servicio que necesite. 2. Para compras mayores la Gerencia debe solicitar 3 cotizaciones a los proveedores, las que serán archivadas en un lugar específico. 3. Para compras menores establecidas en el presupuesto de la organización, el gerente elige el proveedor que mejor cumpla con los requisitos solicitados.

 

26  

4. Gerencia elabora la solicitud de cheque correspondiente a la compra o realiza el programa de pago. 5. Contabilidad elabora cheque y lo entrega al solicitante 6. Gerencia revisa la solicitud del proveedor y pacta las fechas de pago y fechas de entrega del producto y/o servicio. 7. Gerencia verifica que la organización haya recibido los productos o servicios solicitados. 8. Gerencia liquida las facturas de las compras realizadas. 9. Contabilidad registra los gastos realizados. Diagrama de flujo: Procedimiento para realización de compras

27

Procedimientos para Activos Fijos Activos son todos aquellos inmuebles, muebles, equipos, vehículos, y otros enseres adquiridos directamente por la organización o a través de proyectos de cooperación o donaciones de parte de otras agencias privadas, socios, gobierno, entre otros. Políticas 1. Se preparará un archivo específico para guardar la  documentación original que documenta la propiedad sobre los mismos, dejando una fotocopia del documento en el cheque voucher. 2. Se llevará un control de todas las adiciones de Activos Fijos durante el año, que incluirá la integración total de activos fijos de acuerdo al origen de los fondos propios o producto de la ejecución de convenios de cooperación. 3. Todo activo fijo que sea menor de Q. 500 se llevará a gastos en el momento de efectuar la compra, ejemplo: engrapadoras, lápices, plumas y demás accesorios de oficina. 4. Cualquier venta de activos fijos con valor original menor de Q 5,000 se autoriza al gerente para la asignación del precio que debiera ser el de mercado, pero cuando la venta de bienes sea mayor a Q 5,000 la junta directiva asigna el precio en punto de acta. Esta política también se aplicará para la baja de bienes cuando estos sean inservibles. 5. Se deberá al menos una vez al año, realizar un inventario físico de todo activo, propiedad de la Entidad. 6. Se codificará el activo fijo de acuerdo a la distribución contable que puede ser mobiliario y equipo, equipo de computación, vehículos, terrenos, edificios, maquinaria, herramientas, etc. 7. Los usuarios de los activos tendrán la responsabilidad de los mismos, debiendo preparar la tarjeta de responsabilidad. Cuando un empleado ingrese a la Entidad se le entregarán los activos que utilizará y que estarán bajo su responsabilidad a través de una tarjeta de responsabilidad, en donde se describen los artículos y se les consigna un valor, posteriormente se anotarán las adquisiciones o ventas y al retirarse todos deberán entregar contra su respectiva tarjeta. Estas serán operadas y archivadas por el contador. 8. Se empezará a depreciar el activo un mes después de la adquisición, aplicando los  

28  

porcentajes siguientes: 20% anual para mobiliario, 5% para edificios, 20% para vehículos y 33.33% anual para equipo de computación. 9. La cantidad a depreciar mensual será con base a los datos del año inmediato anterior. En el mes de diciembre se actualizará las depreciaciones de los activos que se hayan comprado en el período. Para determinar el cargo mensual se aplicará el porcentaje mencionado anteriormente dividiendo entre 12 para efectuar la partida de depreciaciones. 10. El registro auxiliar tendrá como objetivo servir de control para mostrar. a. Total del Activo Fijo por rubro. b. Individualmente cual es el valor invertido. c. Control de la existencia física del activo. 11. En cada Activo Fijo, contendrá la información siguiente como mínimo. a. Fecha de adquisición, que será la indicada en la factura de compra y/o en la entidad de compra b. Nombre del proveedor y número de factura. c. Descripción del Activo adquirido, enumerando características básicas tales como: nombre del activo, modelo, serie, color, etc. d. Costo de adquisición. e. Número correlativo de control con el que se identifica el activo. 12. La baja del activo es el procedimiento administrativo por medio del cual se sacan bienes del patrimonio de la organización y se eliminan del inventario, la baja puede originarse por venta, donación, obsolescencia técnica, desuso, pérdida, robo, destrucción física parcial o total. 13. Una vez al año el Contador General deberá informar a la Gerencia General de la situación del activo y formular recomendación para dar baja, con el objetivo de mantener actualizado el valor real del patrimonio de la organización. 14. Para dar de baja por obsolescencia técnica, se deberá contar con un dictamen de un experto en materia cuando el bien sea de un valor original de Q 50,000. Para dar de baja por robo o pérdida, se deberá contar con la denuncia ante las autoridades policiales correspondientes. En caso de baja pro destrucción parcial, o total se deberá contar con el reporte correspondiente. En ambos casos se deberá asegurar el reembolso del seguro si el bien se encuentre asegurado.

29

15.

Para dar de baja se detallarán los bienes en punto de acta.

Procedimiento para Uso de Vehículos El presente reglamento, tiene propósito facilitar la administración de los vehículos, mediante una serie de indicaciones que el personal de la organización deberá tomar en cuenta desde la asignación, hasta la devolución de los mismos. El reglamento se aplicará con todo el personal de tiempo completo y consultores que la organización contrate, y que estén autorizados para usarlos, y serán empleados exclusivamente para actividades relacionadas con el trabajo de la organización.

 

1. La personas que tendrán asignación permanentemente de vehículos serán:

¤ El Gerente General de la organización, como un beneficio que se otorga al cargo, este deberá estar especificado en el contrato de trabajo con la Entidad. ¤ El Piloto/Mensajero que por las funciones contenidas en el Contrato de Trabajo se le otorga la responsabilidad de los mismos, personal con especialidad técnica como chofer. 2. Todo el personal que por razones de trabajo requiera movilizarse de la sede de trabajo a otros lugares puede hacer uso del vehículo previa solicitud y autorización. La autorización del uso de vehículo se realizará para actividades como las que se enumeran a continuación: ¤ Movilización del personal exclusivamente a otros lugares para actividades de trabajo. ¤ Compras de insumos, bienes y otros para el funcionamiento las oficinas de la Entidad. ¤ Traslado de visitantes (reuniones, talleres o todas aquellas actividades relacionadas con la Entidad) donde sea indispensable su utilización. ¤ Reuniones de coordinación interinstitucional, dentro de la ciudad o en el interior de la república. ¤ Traslado de Materiales o equipo para reuniones, talleres o eventos. ¤ Trabajo de mensajería, cuando se considere necesario. ¤ Viajes fuera del país.

 

30  

3. Tendrán preferencia las programaciones que contengan: ¤ Solicitudes que incluyan 2 o más miembros del personal ¤ Transporte de suministros o equipo que no sea posible llevar en servicio público. ¤ Transporte de personal cuyos caminos sean de terracería. ¤ Lugares donde no existe servicio público de transporte. ¤ Actividades programadas para el mantenimiento de vehículos. 4. Las condiciones mínimas para autorizar por parte del Administrador General el uso de vehículos serán las siguientes: ¤ Que tengan tarjeta de circulación vigente ¤ Calcomanía del año. ¤ El seguro vigente ¤ En buen estado mecánico y herramientas mínimas. ¤ Que cumpla con las regulaciones de tránsito (Triángulos, extinguidor, etc.) 5. Las personas que conducen deberán: ¤ Tener Licencia de conducir vigente y que cumpla con la regulación de tránsito para manejar los tipos de vehículos de La Entidad ¤ Conocer y aplicar las condiciones de los seguros contratados ¤ Conocer y aplicar el reglamento de tránsito de Guatemala. ¤ La responsabilidad de no beber licor de ningún tipo, ya que la aseguradora no paga en estos casos. 6. En caso de accidente, se hará él trámite ante la aseguradora, y seguirán las instrucciones contenidas en las pólizas de seguros. 7. Si hay negativa de parte de la aseguradora de cubrir costos por transgresiones a las regulaciones de las pólizas, y son comprobadas, los costos no amparados por el seguro y las responsabilidades civiles serán imputables únicamente a la persona que haya incumplido con dichas regulaciones. De acuerdo a las disposiciones del Gerente General de la organización se podrían aplicar otras sanciones disciplinarias y dependiendo del caso, se dará el curso legal correspondiente. 8. Toda multa por mal estacionamiento, exceso de velocidad o incumplimiento de las disposiciones de tránsito será pagada por la persona responsable del vehículo en ese momento.

31

9. Es responsabilidad del que conduce un vehículo de la organización, llevar la tarjeta de “Uso de Vehículo” en la que se registrará, lugar y fecha, kilometraje, motivo del uso y nombre de la persona que conduce. Al regresar, anotar él Kilometraje recorrido, tiempo empleado, se anotará asimismo la cantidad de gasolina que se pone al vehículo. 10. En caso de robo del vehículo o accidente, debe de informarse de inmediato a la Agencia de Seguro y Gerencia de la Entidad. 11. No se debe transportar en vehículos de la organización a personas que no estén relacionadas con la actividad para la que fue autorizado el uso, asimismo, cualquier materia, artículo o sustancia de carácter ilegal. En el caso de pick-up (aun con camper) no se podrá transportar a personas en la parte trasera. 12. Los vehículos no deben circular en días de asueto, feriados y fines de semana, excepto que sea por razones de trabajo debidamente comprobados y autorizados. 13. Si un vehículo fuera usado sin autorización y sufriera daños o fuere robado, el responsable deberá cubrir gastos del deducible y aquellos que no cubra el seguro. 14. Si el vehículo sufriera accidentes por irresponsabilidad del piloto al haber ingerido licor ó haberse drogado, los gastos del deducible y aquellos que no cubra el seguro correrán a cuenta del piloto. 15. Después de haber utilizado el vehículo de la organización, éste deberá ser entregado nuevamente a la persona responsable de su administración. En ningún caso, los vehículos podrán permanecer en las residencias de empleados en horas y días inhábiles. 16. El vehículo será resguardado los días inhábiles; y en períodos largos (vacaciones, feriados o asuetos prolongados) en los parqueos de las oficinas de organización. 17. Los gastos por combustible, servicio de parqueos, reparaciones de llantas se cancelarán mediante liquidaciones de gastos amparadas por facturación de los lugares que prestaron el servicio. Las reparaciones mayores deben ser coordinadas por la administración con el fin de obtener el mejor taller para la reparación, en el mejor lugar y al costo más favorable según política de compras en lo relativo a cotizaciones. 18. Todos los costos, seguros, reparaciones y gastos de operación de los vehículos correrán por cuenta de la organización, siempre y cuando no hayan sido violadas las indicaciones dadas en este reglamento.

 

32  

19. Será responsabilidad de la Administración General: ¤ Velar por el cumplimiento adecuado del presente manual. ¤ La contratación de seguros. ¤ El pago a las aseguradoras que mantenga la vigencia de los seguros ¤ La supervisión del encargado directo de los vehículos ¤ La elaboración de programaciones de uso ¤ La entrega y recepción ¤ La calendarización del mantenimiento de los vehículos ¤ Velar por el buen estado mecánico y limpieza de los vehículos ¤ Llevar el record de viajes y de la utilización de los vehículos ¤ Cuando sea utilizado por otra persona, entregarlo y recibirlo de acuerdo a las especificaciones en la guía de entrega y recepción. 20. Los viajes fuera del país: ¤ Se autorizaran únicamente para viajes relacionados con el trabajo de la organización: ¤ Se observarán las regulaciones aduaneras al respecto. ¤ Se autorizaran únicamente si hay cobertura del seguro (extensión) al país donde se viaje. 21. Serán anexos al presente reglamento: ¤ Ley de tránsito ¤ Regulaciones de la compañía aseguradora

Procedimiento Administrativo para Personal 1. Para llevar un buen control sobre la actuación del personal, se abrirá un archivo para cada empleado, asignándole un número y elaborando una ficha de datos generales. 2. Todo asunto relacionado con personal será resuelto por el Gerente General y cuando se trate de despedir o contratar a una persona, deberá informar por escrito las razones y criterios utilizados. 3. Anualmente se procederá a evaluar al personal dejando copia de los resultados en el archivo de cada persona. 4. Anualmente en el mes de diciembre se cancelarán a todos los empleados el aguinaldo que les corresponde de acuerdo a los artículos 1 y 2 del decreto 76-78 del código de

33

trabajo, el bono 14 en la primera quincena del mes de julio de acuerdo a los artículos del 1 al 4 del Decreto 42-92. 5. Como política institucional se pagará la indemnización universal en el mes de diciembre de cada año, para el efecto se preparará el correspondiente finiquito laboral debidamente autenticado. 6. Se pagará mensualmente la cantidad de Q. 250 de bonificación legal, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 37-2001, la cual debe ser separada en la planilla de sueldos ó en el recibo de pago. 7. Todo empleado deberá pasar por un período de prueba de dos meses. 8. Las sanciones quedarán reglamentadas de acuerdo a la siguiente escala: ¤ Amonestación verbal ¤ Amonestación por escrito ¤ Suspensión sin goce de sueldo ¤ Despido 9. En caso extremo, considerar deducir las responsabilidades del caso. 10. Cubrir las prestaciones laborales de acuerdo a lo que establece la legislación laboral del país.

Desarrollo 1. Al ingresar el empleado llena un formulario y completará el expediente con los documentos siguientes: 2. El contrato de trabajo debe ser enviado al Ministerio de Trabajo para su autorización y de acuerdo al artículo 15 del Código de Trabajo el contrato individual debe extenderse por escrito, en tres ejemplares: uno que debe recoger cada parte en el acto de celebrarse y otro que el patrono queda obligado a hacer llegar al departamento Administrativo de Trabajo, directamente o por medio de la autoridad de trabajo más cercana, dentro de los quince días posteriores a su celebración, modificación o novación. 3. En el mes de enero de cada año todos los empleados con ingresos mayores a Q 48,000.00 anuales (incluyendo sueldos, bonificaciones, kilometraje y otros ingresos) están en la obligación firmar ante el patrono, la Declaración Jurada de Impuesto sobre la renta, para determinar si procede o no efectuar retenciones de dicho impuesto. De igual forma en el mes de enero de cada año deben presentar una planilla de crédito fiscal con la correspondiente evidencia que fue presentada ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) para justificar el reintegro de Impuesto sobre la Renta del período fiscal. En caso de que no se obtenga la planilla no se devolverá ningún saldo.  

34  

4. En el archivo del empleado se deberá adjuntar copia de las notificaciones de aumentos, reconocimientos de méritos o sanciones, constancia de vacaciones gozadas y pago de prestaciones laborales. 5. Todos los permisos que soliciten los empleados los deberán hacer por escrito dirigidos al Gerente General y se solicitarán con 2 días de anticipación. 6. Para un eficiente control de los pagos a los empleados en concepto de las prestaciones que indica la ley y los requisitos complementarios que conllevan, se utilizarán los siguientes documentos: ¤ Solicitud de empleo ¤ Formatos de Liquidación debidamente autenticado. 7. Este último se usará cuando se termine la relación laboral entre el empleado y la Entidad y no se indica todo el procedimiento de llenarlo ya que los datos que solicita son específicos. 8. Constancia de Goce de Vacaciones: este se usará cuando un empleado goce de vacaciones. Se debe elaborar con copia, la cual se archivará en el file personal de cada empleado 9. Ficha de Personal: En este formulario se anotarán los datos generales del empleado que el documento requiere, los cuales serán tomados de la solicitud de empleo. Se deben elaborar con copia, la cual se archivará en el file personal de cada empleado. 10. Cuando sea contratación de servicios profesionales ó servicios técnicos y el pago sea por concepto de honorarios, es necesario que se prepare un contrato de servicios en el que se establezca que no tienen derecho a prestaciones laborales, además es necesario que se obtenga como documento de soporte para el correspondiente pago una factura por parte del prestador de servicios. 11. Documentar en punto de acta la decisión de la Junta Directiva por la política a asumir en cuanto al pago de prestaciones laborales, la cual debe aplicarse de manera uniforme al personal de la Entidad.

Procedimientos para Presupuesto Objetivo Establecer los lineamientos generales para la elaboración, revisión, aprobación monitoreo y control del presupuesto de la organización tanto a nivel general como de programas o centros de costo.

35

Alcance Desde la identificación de gastos hasta la liquidación del mismo. Responsable Junta Directiva, Gerencia y Administrador/Contador General. Procedimiento 1. El presupuesto operativo anual deberá ser aprobado por la Asamblea General de la entidad. 2. Mensualmente se hará una ejecución presupuestaria para conocer el grado de avance del presupuesto. 3. Debe hacerse una evaluación mensual de la ejecución del presupuesto para determinar las variaciones entre lo presupuestado y lo gastado. Trimestralmente quedarán justificadas en punto de acta las variaciones importantes de los proyectos definiendo los ajustes a realizar. 4. Toda la información que sirva para medir lo ejecutado o gastado deberá ser extraída de los registros contables. Desarrollo 1. La Junta Directiva con la Gerencia prepararan el presupuesto anual y éste es presentado y aprobado por la Asamblea General. 2. La ejecución presupuestaria equivale a lo gastado en un período menor al período que abarca el presupuesto, por ejemplo: La ejecución de tres meses en un presupuesto anual, representa el 25% del avance en tiempo, por lo tanto un 25% debe estar ejecutado transcurrido el plazo de tres   meses, 50% seis meses, 75% en 9 meses. Una variación de más cinco o menos cinco por ciento se considera razonable en la ejecución institucional o de proyectos. 3. La evaluación presupuestaria equivale a comparar lo gastado en función del tiempo. Ejemplo: lo gastado en un trimestre se compara con el presupuestado anual identificando si hay una variación importante.

 

36  

Procedimientos para Gestion de Viáticos Objetivo Establecer los lineamientos generales para el manejo y control de gastos relacionados con viáticos necesarios para las actividades desarrolladas por personal de la entidad. Alcance Desde la solicitud para gastos de viáticos hasta la liquidación del mismo. Responsable Personal con gastos autorizados para viáticos debe cumplir las actividades descritas en este procedimiento. Poíticas 1. Se entenderá como viáticos los conceptos siguientes: alimentación, hospedaje y transporte. 2. Los pagos de viáticos se harán con fondos de caja chica, siempre que el monto no exceda de Q X00, de lo contrario se emitirá el cheque correspondiente. 3. La autorización de gastos para viáticos corresponde al jefe inmediato. 4. El departamento contable es responsable de proporcionar el pago correspondiente para gastos de viáticos autorizados. 5. El personal a quien le sea autorizado un anticipo de gastos para viáticos, realizará la liquidación de los mismos en un tiempo máximo de tres días luego de terminar la comisión asignada. En caso de no hacerse la liquidación en esta fecha, contabilidad podrá descontar el monto del anticipo del sueldo del solicitante, hasta cancelar la cantidad total del anticipo. 6. Debe liquidarse un fondo para gastos de viáticos, antes de obtener un nuevo fondo para dichos gastos. 7. La liquidación del fondo para gastos de viáticos debe ir acompañada de los documentos de soporte correspondientes (facturas, recibos, tickets, etc.). Cada documento debe ir debidamente razonado (al reverso o en cualquier área que no altere los datos del documento) con la descripción correspondiente a cada gasto.  

37

8. El valor del transporte asignado a toda persona (empleado o miembro de junta directiva) por traslado de ida y vuelta a las ciudades serán las siguientes: Los viajes a Guatemala se harán como máximo de dos días; La asignación por transporte para las siguientes rutas serán xx; Transporte interno diario en la ciudad capital: Q XX.XX. El monto por gastos de alimentación serán de Q X5 por comida, los cuales no necesitan factura sino una liquidación de los gastos efectuado, la tarifa establecida para el kilometraje es Q 1 por kilómetro recorrido en vehículo propio. 9. Para viáticos se asignará una cuota (liquidable) de acuerdo al destino del solicitante y conforme a las siguientes cantidades: Destino

Desayuno

Almuerzo

Cena

Hospedaje

Interior del País

Q40.00

Q50.00

Q50.00

Q200.00

Centro América

USD5.00

USD10.00

USD10.00

USD50.00

Fuera C.A.

USD10.00

USD15.00

USD10.00

USD100.00

Notas: 1. Los US dólares, serán pagados en quetzales al tipo de cambio vendedor según el Banco de Industrial, S. A. en la fecha de la solicitud; 2. Los gastos de hospedaje establecidos como monto máximo y liquidable con facturas.

10. Los pagos de viáticos, deben liquidarse en el formato designado para el efecto. También adjuntarán una comparación de las actividades programadas con lo que se hizo (en una segunda columna) y definiendo en una tercera columna lo que se dejó pendiente y los mecanismos a implementar para que en la siguiente visita (anotando la fecha) se complete.. 12. No constituyen viáticos los pagos de alimentación a invitados especiales, para el efecto deberán obtener la autorización del jefe inmediato, los cuales serán liquidables con factura. 13. Cuando se suspendan las actividades programadas y los viáticos no son utilizados, deberán ser reintegrados con la obtención de un recibo de caja. Desarrollo 1. El solicitando prepara un presupuesto estimado de los gastos para viáticos y lo acompaña con la solicitud del cheque. 2. El jefe inmediato autoriza el anticipo de gastos para viáticos, por medio de una solicitud de cheque, para entregarla al colaborador asignado. 3. El departamento contable elabora el cheque para anticipo de gastos correspondiente a los gastos asignados para viáticos.

 

38  

4. El departamento contable entrega los cheques o anticipos a cada solicitante. 5. Solicitante firma el recibo o el anticipo de gastos. 6. Solicitante hace una liquidación de gastos en relación al anticipo recibido, adjuntando los documentos de soporte. 7. El departamento contable clasifica cada operación contable de gastos de viáticos, según la nomenclatura contable establecida para COOPECAFE y opera la póliza correspondiente. Diagrama de Flujo: Procedimiento para la gestión de viáticos

Procedimientos para Créditos Créditos son todos aquellos desembolsos que la organización otorga en calidad de crédito a sus beneficiarios para que los utilicen en el proyecto que han presentado, por lo tanto este instructivo ha sido creado con la intención de que se mantenga una consistencia en el otorgamiento de los créditos, el seguimiento y la recuperación de los mismos.  

39

1. Por todo crédito otorgado se emitirá cheque 2. Solo podrán ser beneficiarios de los miembros asociados, conforme lo establece los estatutos para elevar el nivel de vida del asociado, elevar el nivel educativo y social el mismo mediante la financiación de su proyecto. 3. Todo crédito devengará un interés mínimo del 6% 4. El monto máximo del crédito será de diez mil quetzales exactos (Q 10,000). 5. No se dará crédito sobre otro crédito, sino que se hará un nuevo expediente hasta que el crédito anterior haya sido cancelado en su totalidad. 6. Todo crédito atrasado devengará una mora del 5% mensual. 7. Crédito será otorgado a la tasa de interés del 2% mensual.Para el efecto tendrá tres días de gracia para evitar el cobro de mora. 8. Todo expediente del beneficiario deberá contener: ¤ Fotocopia de cedula de vecindad o DPI ¤ Solicitud de préstamo ¤ Aprobación del comité de crédito ¤ Aprobación del técnico de la evaluación económica para dar el crédito. Esta evaluación identificará un flujo de ingresos que permita la recuperación del crédito. 9. Las instancias que conocerán y decidirá sobre las solicitudes de crédito serán las siguientes: ¤ Área de Crédito: revisa el expediente y aprueba o desaprueba el proyecto. ¤ Gerencia: Da el visto con base a la revisión del expediente ¤ Junta Directiva: Evalúa mensualmente con base a los reportes preparados por el departamento de contabilidad. Nota: En aquellos casos en que su giro habitual es otorgar créditos, se sugiere la implementación de un reglamento de créditos más amplio.

 

40

   

Procedimientos para Inventarios Las políticas para este instructivo han sido creadas con la intención de regular el ingreso y el despacho así como el control específico en la bodega central donde se recibe el café pergamino y su despacho para la maquiladora para convertirlo en café oro de exportación y el despacho al cliente final. También se define los documentos a utilizar en todo el proceso hasta la emisión de la factura final. En caso se tengan bodegas auxiliares 1. En cada bodega habrá una persona encargada, quien será el responsable de recibir el café y efectuar los pagos al productos, para el efecto firmarán la tarjeta del productor como constancia de la recepción. 2. En cada bodega únicamente se recibirá café pergamino de los socios. 3. Únicamente se recibirán quintales de café (bulto de 100 libras que incluye 1 libra de tara por el saco de polipropileno limpio entregado por la Organización) ó su equivalente en arrobas. 4. Se devolverá al socio el café excedente del quintal, excepto al final de la cosecha que se aceptarán las libras. 5. Todo quintal de café recibido se hará la prueba de calidad en cuanto a limpieza, fermento y humedad. 6. Todo quintal de café recibido deberá ser vaciado al costal propiedad de la Entidad. 7. Todo quintal de café recibido deberá hacerse nuevamente la prueba de calidad ya con el nuevo costal. 8. El café es pesado para dejarlo en 101 libras cada bulto. 9. Al recibirse el producto se llenará una tarjeta media carta (verde para el orgánico y amarilla para el de transición o convencional) que es asignada al socio. Dicha tarjeta debe llevar impreso en el anverso: a. El logo que identifica la Entidad. b. El nombre de la organización c. La dirección: XXX. d. TEL: XXX

41

e. Los logos de XX, XX f. Tarjeta de entrega perteneciente a: para anotar el nombre del productor. En el anverso de la tarjeta deberá tener un encabezado con los datos siguientes: g. Nombre de la tarjeta: CONTROL DE ENTREGA DE CAFÉ CALIDAD XZXX para la tarjeta verde CONTROL DE ENTREGA DE CAFÉ EN TRANSICIÓN, para la tarjeta amarilla. h. El nombre del asociado que debe ir impreso y el espacio para anotar el nombre. i. Código impreso y espacio para anotar el código. j. Número de DPI k. Compromiso, impreso con el espacio para anotar la cantidad en quintales. l. El domicilio, impreso con el espacio para anotar la comunidad, el municipio, el departamento y el Área. La tarjeta debe llevar un cuadro con 8 subdivisiones, cada subdivisión tendrá impreso los encabezados siguientes: m. Número de entrega: Tendrá impreso los números del 1) al 10) correlativo para hacer constancia del número de entregas para cada cosecha. n. Fecha: para anotar cada una de las fechas de entrega de café. o. Quintales entregados: para anotar la cantidad de quintales de café entregados. p. Quintales acumulados: Para sumar la última entrega con los quintales acumulados a ésta última entrega. Para la primera entrega será la misma cantidad que se anotará en quintales entregados y en quintales acumulados. q. Q/quintal: para anotar el precio de cada quintal recibido. r. Total de quetzales: para anotar la multiplicación de los quintales por el valor de cada quintal. s. Firma bodeguero/acopio de café: Espacio para estampar la firma de quién recibió el café. t. Firma bodeguero pago: Espacio para estampar la firma de quién efectuó el pago. 10. Todo café recibido únicamente será guardado en las bodegas de la Entidad o habilitadas para el efecto. 11. Las entregas de café serán efectuadas únicamente al piloto autorizado y que se tenga claro que ha sido contratado para el traslado de café a las bodegas centrales.  

42  

12. Por cada entrega de café pergamino se llenará en triplicado una nota de envío. La original (blanca) y el duplicado (amarillo) para ser entregadas al piloto y el triplicado (rosada) para ser archivada en forma correlativa por el bodeguero regional para efectos de control. 13. La nota de envío debe contener lo siguiente: a. Los logos impresos de la organización y XXX. b. Los espacios para anotar la fecha de entrega. c. La palabra ENVIO, impreso y con un número correlativo impreso para llevar el control. d. ENVIO A BODEGA CENTRAL, Impreso como un título para identificar claramente lo que se indica en los incisos del e) al i). e. AREA, impreso, y el espacio para anotar el área que les corresponde. f. ALDEA, impreso, y el espacio para anotar la aldea. g. Nombre del fletero impreso y el espacio para anotar el nombre del piloto. h. Cédula: para anotar el número de cédula el cual debe ser confrontado con la cédula o la licencia de conducir. i.

Residencia: para anotar la dirección del piloto.

j.

CAFÉ CALIDAD: XXX, Impreso como un título para identificar claramente lo que se indica en los incisos del k) al q).

k. PESO quintales, impreso y el espacio para anotar la cantidad de quintales recibidos por el piloto y entregados por el bodeguero regional. l.

No. de sacos, impreso y el espacio para anotar la cantidad de sacos recibidos por el piloto y entregados por el bodeguero regional.

m. Recibí, impreso con el espacio para la firma del fletero. n. Entregué, impreso con el espacio para la firma del bodeguero. o. Hora de salida, impreso: para anotar la hora de salida del vehículo p. Horas estimadas de traslado, impreso: para anotar las horas estimadas de traslado del vehículo de la bodega regional a la bodega central. q. Hora de entrada, impreso: para anotar la hora de entrada de vehículo. Se permitirá un atraso máximo de media hora, en caso contrario debe hacerse la justificación en el espacio de observaciones mencionado en el inciso v). r. RECIBIDO EN BODEGA CENTRAL, Impreso como un título para identificar

43

claramente lo que se indica en los incisos del s) a la z). s. PESO quintales, impreso y el espacio para anotar la cantidad de quintales recibido por el bodeguero general y entregados por el piloto del vehículo. t. No. de sacos, impreso y el espacio para anotar la cantidad de sacos entregados por el piloto y recibidos por el bodeguero general. u. Diferencia de peso: Libras de más, Libras de menos impreso y los espacios para anotar si hay diferencia de más o de menos. v. Observaciones, impreso y el espacio para anotar cualquier observación importante. w. Recibí: firma del bodeguero, impreso y el espacio para estampar la firma del bodeguero general como constancia de haber recibido el producto. x. Entregué: firma del fletero, impreso y el espacio para estampar la firma del fletero como constancia de haber entregado el producto. y. PRODUCTO CERTIFICADO POR XX, Impreso y con letras mayúsculas al final del envío que debe ser emitido en hoja tamaño carta, entregando el duplicado (copia amarilla) para que el fletero tenga la constancia para el cobro ó el piloto del camión propio, pueda cobrar su sueldo mensual. z. Los envíos originales serán archivados en forma cronológica y guardados por el bodeguero general, las copias por el departamento de contabilidad y el triplicado por el bodeguero regional. 14. Todo envío será firmado tanto por el piloto del vehículo como del bodeguero. 15. Se llenará una planilla con copia. La original se envía al departamento de contabilidad y la copia queda en poder del bodeguero regional con la firma de quien lo recibió. Dicha planilla servirá al departamento de contabilidad para preparar el pago a los socios productores. 16. Los envíos servirán de base para preparar un registro auxiliar de control (kardex o registro auxiliar en Excel) que muestre las entradas, salidas y saldo de café pergamino y que pueda demostrar en cualquier momento la existencia de café en bodega y que debe coincidir físicamente con la existencia de café. En caso de llevar el registro auxiliar computarizado, se imprimirá todos los lunes a las 8:00 de la mañana para ser entregado al contador general debidamente firmado. 17. Se define que los días XXX de todas las semanas a las XXX de la mañana el contador efectúe la comparación de la tarjeta con la existencia física. En caso de diferencia preparar un reporte donde mencione la diferencia, el cual debe ser firmado por el Gerente General como constancia de haberlo recibido.  

44  

18. Los sacos a utilizar para la recepción del producto de los productores serán en sacos de polipropileno: Los rojos y amarillos serán utilizados para café orgánico y los sacos blancos para café convencional o de transición. 19. Todos los sacos de café deben estar identificados con una etiqueta. La etiqueta debe llevar el nombre del productor, la procedencia, el código (véase inciso 50) y la calidad si es orgánico o convencional (transición), la fecha y el peso. 20. El transporte a utilizar debe estar exento de basura, químicos ó de cualquier otro material contaminante, para el efecto se delega la responsabilidad al bodeguero regional de confirmar dicha situación. 21. Los bodegueros son los responsables de calibrar las pesas antes de recibir el café pergamino. 22. El bodeguero general definirá con los bodegueros regionales los días de recepción de café en cada una de las trece bodegas, considerando que los bodegueros ganan Q. 5.00 por cada quintal recibido. 23. El café debe permanecer como máximo una semana en las bodegas regionales. En caso de no completar la carga para el camión en ese plazo, debe quedar constancia de las razones por la falta de traslado. 24. La bodega central únicamente recibirá café enviado por las bodegas ubicadas en XXX 25. El café recibido se confirma el peso indicado en la nota de envío, anotando si hay diferencias. 26. Previo a ser firmada la nota de envío por parte del bodeguero central, selectivamente verifica tres bultos cuando es pick up y diez bultos cuando es camión para comprobar la calidad del producto en cuanto a limpieza, fermento y humedad. Normalmente debe seleccionarse los bultos que vienen en la parte de arriba y de los costados. 27. Comprobada la calidad y peso del producto, proceden a firmar la nota de envío el fletero y el bodeguero. El bodeguero deberá estampar un sello como constancia de haberse recibido. La original le queda al bodeguero para el archivo cronológico y la copia al fletero para efectuar el cobro en las oficinas administrativas. 28. En la bodega central únicamente se recibirá café de las 8:00 de la mañana a las 6:00 de la tarde, por lo tanto los bodegueros regionales podrán efectuar los envíos entre las 5:00 de la mañana y las 2:00 de la tarde.

45

29. Los bultos de café recibido debe venir amarrados con cinta de nylon, los cuales deben ser cosidos en la bodega central con máquina eléctrica la cual es efectuada por una persona designada por el encargado de bodega. 30. Las pesas a utilizar serán las habilitadas marca XXX, que tienen una capacidad máxima de 10 quintales. Una de éstas es utilizada para el café pergamino y dos para café oro. 31. El café será estibado en la bodega de almacenamiento de café pergamino en las áreas físicas que se han definido de la siguiente forma: XXX. En las separaciones debe considerarse las áreas que tienen café estrictamente duro (SHB) con altura mayor de 1300 metros sobre el nivel del mar, duro (HB) con altura entre 1,300 y 1,000 metros sobre el nivel del mar y semiduro (XHAB) con menos de 1,000 metros sobre el nivel del mar. 32. Considerando que las ventas al exterior son normalmente en oro, se requiere que el café pergamino sea trillado exclusivamente en las instalaciones del beneficio de XXX. Se estima que se puede trillar 250 quintales de café pergamino diarios con un rendimiento promedio de 1.30 quintales de café pergamino por un quintal de café oro. 33. El trillado de café se hará dependiendo del contrato con el cliente. Cada trillado se hace por un múltiplo de 250 bultos equivalente a 375 quintales de café oro que es el equivalente al peso para un contenedor. Por ejemplo si el contrato es para tres contenedores se hará trillado de 1,125 quintales de café oro equivalente a 1,500 quintales de café pergamino. 34. Por cada trillado de contenedor se hará la separación física de 500 quintales de café pergamino ó el múltiplo correspondiente, para el efecto deberá pesarse el café nuevamente antes de trasladarlo a la tolva de procesamiento. Para el efecto deberá llenarse un formato como constancia del nuevo peso. 35. El café para trillar se vacía en la tolva de procesamiento que tiene una capacidad de 50 quintales, pasando por una primera fase donde hace la separación de la basura, la cual debe ser pesada y desechada, anotando la cantidad en el formato respectivo que se ha definido. 36. La segunda máquina hace la separación de cascabillo, catadura o granza y café oro. La catadura ó café granza debe ser pesado en ésta fase y anotar la cantidad en el formato respectivo. 37. El café oro es trasladado a la bodega donde están las tolvas de recepción de café oro que traslada a las bandas para hacer la escogedura. El café escogido (identificando los quebrados y manchados) debe pesarse al igual que el café oro. Dichas cantidades deben anotarse en el formato respectivo para obtener la conciliación con el café pergamino trillado.  

46  

38. El café oro limpio se vaciará en sacos de yute con el peso de 150 libras equivalente a 69 kilos. 39. Los sacos deben llevar la rotulación en la parte de adelante lo siguiente: CLEAN COFFEE, Producto de (product Of) Guatemala, Cosecha (CROP) 2006-2007 (dependiendo de la cosecha), 150 Lbs. Span.net, con el logo y la palabra de Naturland, tres cuadros que identifican: el primer cuadro que el código once (11) impreso, como código del país exportador, en el segundo el código setecientos dieciocho (718) impreso como código de exportador asignado por la Entidad Nacional del Café (ANACAFE) y el último cuadro el número de lote, el cual es asignado y marcado por la Entidad dependiendo del número de exportación. Para la primera exportación se le asigna el número 1, para la segunda exportación el número 2 y así sucesivamente. En la parte trasera el saco debe tener impresoXXXX, Identificando a la organizaciòn, identificando la marca del café que identifica la agencia certificadora con el código respectivo, poniendo los códigos asignados por los compradores o número de contrato. 40. En el proceso de trillado, la máquina XXX será graduada cada hora con un equivalente de 300 gramos de café oro, para el efecto deberá completarse el formulario, llenando la fecha, la hora, el porcentaje de humedad y el porcentaje de manchas. Los datos de control de trillado, deberá llevar los siguientes datos: a. Los logos impresos de la organización y b. Los espacios para anotar la fecha de entrega. c. La palabra CONTROL DE TRILLADO, impreso y con un número correlativo impreso para llevar el correlativo. d. TRASLADO A BODEGA CENTRAL, Impreso como un título para identificar claramente lo que se indica en los incisos del e) al h). e. Fecha, impreso en una columna para anotar la fecha del café recibido. f. No. de envío, impreso en una segunda columna, para anotar el número del envío. Por ejemplo la primera exportación se anotará 1, la segunda exportación 2 y así sucesivamente. g. Pergamino, impreso en una tercera columna para anotar la cantidad de café pergamino trasladado. h. Clase, impreso en una cuarta columna para anotar si es café orgánico y de transición. i.

Importador, impreso para anotar el nombre del cliente a quien se le hará la

47

exportación. j.

La palabra CONCILIACIÓN DEL CAFÉ PERGAMINO, impreso como título para cuadrar lo que se indica en los incisos k) a la n).

k. La palabra integración impreso, en una primera columna: para anotar basura, granza, escogedura, cascabillo, café oro y total. l.

La palabra cantidad, impreso en una segunda columna para anotar las cantidades de basura, granza, escogedura, cascabillo, café oro y total.

m. La palabra porcentaje, impreso para anotar la relación porcentual a la par de las cantidades de basura, granza, escogedura, cascabillo, café oro y total. El estándar permitido es del XX% para cascabillo, X% para basura, X% para granza y X% para escogedura. Cualquier punto arriba de estos porcentajes deberá justificarlo adecuadamente el bodeguero general e investigado por el departamento de contabilidad. Para el efecto el departamento de contabilidad deberá incluir en el informe mensual que se menciona en el inciso 53, las variaciones surgidas de éste reporte. n. Observaciones: para comentar algo anormal. 41. Se llevará una tarjeta de control que muestre los ingresos, salidas y saldos de granza y escogedura. Dichas existencias serán verificadas físicamente por el contador general todos los días lunes a las 8 de la mañana. 42. Por las salidas de café, el auxiliar de café preparará un envío en triplicado debidamente impreso y con el bodeguero general verificarán que coincida el total de bultos con lo indicado en el envío. Los envíos serán firmados por el representante legal, el bodeguero general, el ó los pilotos del camión, el bodeguero y el piloto del contenedor. 43. El envío debe contener como mínimo lo siguiente: a. El logo de la organización b. No. de envío correlativo. c. Lugar y fecha d. La cantidad de sacos indicando que es café en oro orgánico o convencional y su equivalente en kilos, indicando el código de Guatemala (11), el código de exportador (718) y el número de lote. (1 si es el primero). e. Nombre de la compañía transportista. f. Unidad de transporte, anotando si es cabezal o camión.

 

48  

g. No. de placas del contenedor o camión. h. El nombre del ó los pilotos. i.

Destino: anotando si es para el puerto de santo Tomás de Castilla

j.

Nombre del cliente: anotando el nombre del cliente del exterior.

k. Número de licencia del piloto. l.

Número de marchamo.

m. Número de contenedores. n. Espacios para las firmas de: Representante legal, bodeguero central, auxiliar de contabilidad y piloto. 44. Cuando el café no sea entregado directamente al piloto del contenedor, el auxiliar de contabilidad acompañará el camión hasta la entrega del café al piloto del contenedor, en ese caso especial el auxiliar firmará también el envío. 45. Los envíos firmados deberán distribuirse de la siguiente forma: original (copia blanca para el transportista), duplicado para el bodeguero (copia amarilla que retendrá cuando el café sea despachado) y triplicado copia rosada para el departamento de contabilidad con la firma de recibido por parte del piloto del contenedor. 46. Inmediatamente el auxiliar de comercialización, preparará la factura en US dólares y en triplicado para documentar la exportación, con base a los valores de la bolsa Nueva York (Datos obtenidos de ANACAFE). En caso de que el pago sea por un pago mayor se efectuará una nota de débito para conciliar el valor recibido en US$ con la documentación de soporte. 47. La factura de venta tendrá como soporte la póliza de exportación a nombre de la Entidad, la que servirá de base para comprobar la salida de mercadería del país. 48. El permiso de embarque por ANACAFÉ, será adjuntada a la factura. 49. El departamento de contabilidad archivará correlativamente las facturas adjuntando los documentos originales mencionados en los incisos 50) y 51) anteriores y la nota de envío (copia de ésta última), así como los otros documentos que sirvieron de base para la exportación como por ejemplo: aviso del embarcador, BL, etc. 50. Con base a los formularios de envíos y planillas (ambos enviados por los bodegueros regionales), control de trillado, envíos (para el contenedor). Facturas y notas de débito, el contador deberá preparar un informe mensual para el Gerente General que proporcione los quintales de café pergamino recibidos, quintales de café pergamino pagados a los

49

productores, café pergamino procesado, quintales de café oro obtenido, rendimientos, quintales exportados y hallazgos de control interno en todo el proceso.

Diagrama de Flujo: Procedimiento Ingreso de Producto

 

50  

Políticas de Ventas La política fue creada con la intención de coordinar las ventas de la organización, de tal forma que se lleven a cabo de manera consistente y apegadas a aspectos legales y criterios que beneficien a la organización, y a la vez permitan efectividad, eficiencia en dichas transacciones y permitan no acumular contingencias fiscales. Las políticas serán las siguientes: 1. Las operaciones de la organización serán las siguientes: a. Ventas al contado y al crédito de café en oro y pergamino y (otros) b. Ventas al crédito de café en oro y pergamino 2. Únicamente se efectuarán ventas al crédito y a un plazo máximo de un mes a los clientes siguientes: (enumerar). 3. El monto máximo de venta al crédito para cada cliente será de Q XX.XX (detallar los clientes) o su equivalente en quetzales, salvo autorización expresa en punto de acta de la Junta Directiva. 4. Por las ventas al crédito se utilizarán facturas cambiarias, las cuales serán firmadas por el cliente, como constancia de haberse aceptado. Las facturas se emitirán con copia. La original (copia blanca) será para el cliente y el duplicado (copia amarilla) para contabilidad.

Varios Manejo y Control de Talonarios 1. La persona autorizada para el manejo de talonarios de recibos, facturas, facturas especiales, notas de crédito y débito que se manejan en las oficinas de la organización, es el Gerente General. 2. El Contador General o Auditor Interno revisa la correlatividad de los talonarios de recibos y facturas y firma como constancia de haberlos revisado. 3. Cada talonario tendrá un número correlativo como constancia para evitar equivocarse en el uso de talonarios. 4. Los responsables del manejo de talonarios deben llenar totalmente los recibos y facturas

51

con letra clara, sin manchas ni alteraciones, y especificando el motivo que dio origen al pago. 5. En caso de tachones, manchas errores u omisiones, debe anularse el recibo o factura y adjuntarse el original y copias en el correlativo. Archivos Específicos 1. Se deben establecer archivos específicos y llevarlos en orden cronológico para la siguiente documentación: ¤ Conciliaciones bancarias con sus respectivos estados de cuenta ¤ Declaraciones de impuestos (IVA, ISR, etc). ¤ Planillas de sueldo mensuales ¤ Planillas del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social ¤ Declaraciones juradas ante el patrono. ¤ Cheques Vouchers. ¤ Recibos de Caja. ¤ Pólizas de Diario. ¤ Facturas Especiales. ¤ Estados Financieros mensuales, principalmente el balance general y el estado de resultados, así como la mayorización de operaciones. ¤ Liquidaciones de caja chica ¤ Liquidaciones de anticipos de gastos y viáticos Aspectos Fiscales Derivado de las obligaciones fiscales, las políticas y procedimientos de la Entidad serán las siguientes: 1. Efectuar retenciones de impuesto sobre la renta a funcionarios y empleados cuando proceda y pagarlos a la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) dentro de los diez días hábiles siguientes del mes vencido. El contador verificará mensualmente que se estén aplicando correctamente las respectivas retenciones, para lo cual verificará el registro auxiliar, haciendo los ajustes correspondientes por lo menos trimestralmente.

 

52  

2. Efectuar retenciones de Impuesto sobre la renta a proveedores cuando el régimen sea de retención del 6% en el año 2013 y 7% en el 2014 por el valor de la factura legal menos el IVA y enterarlos a la SAT dentro de los 10 días hábiles del mes siguiente. 3. Emitir facturas especiales cuando los proveedores de bienes y servicios no extiendan factura de venta y retener el Impuesto al Valor Agregado e Impuesto sobre la Renta. Dichas retenciones se harán efectivas a la SAT dentro del mes siguiente, como lo estipula en las respectivas leyes. El límite mínimo para hacer facturas especiales será de Q XXX. 4. Llevar libros de contabilidad (inventario, diario, mayor y balances), libro de compras, ventas, libro de salarios, libro de actas. 5. Pagar el salario mínimo de acuerdo a las leyes laborales del país. 6. El responsable de cumplir con los aspectos fiscales mencionados anteriormente es el Contador.

Mantenimiento del Manual La actualización del presente manual de COOPECAFE es responsabilidad del Gerente General y el Contador a quienes se le asigna la responsabilidad de hacer los ajustes durante todo el año para que los cambios aprobados por Junta Directiva sean implementados a partir del siguiente año. No solamente debe considerarse los cambios fiscales sino los de índole financiera. El incumplimiento del presente manual será sancionado con llamada de atención verbal la primera vez, llamada de atención por escrito la segunda vez, receso de tres días sin remuneración para la tercera vez y despido para la cuarta vez conforme ó conforme a lo regulado en el reglamento interno.

53