POLÍTICA DE PERSONAS PARA PREVENCIÓN DE DELITOS
VERSIÓN
1
FECHA
16-02-2015
ELABORADO POR
Métodos Ltda.
REVISADO POR
APROBADO POR
Encargado
Gerencia de División
Prevención Delitos
Personas
Fiscalía
Directorio
MODIFICACIONES
Documento Nuevo
La información contenida en este documento es de propiedad de AD Retail S.A. y para uso exclusivo de las empresas del grupo AD Retail S.A. Establece procedimientos, facultades y deberes para los trabajadores de tales empresas, quienes deberán mantener estricta confidencialidad, por lo tanto, no está autorizada su copia o digitalización, ni puede ser revelada a terceros, sin la autorización expresa de AD Retail S.A.
Versión 1 Febrero 2015
Política de Personas para Prevención de Delitos
Contenidos
1
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO ................................................................................................. 3
2
RESPONSABLES ....................................................................................................................................... 3
3
POLÍTICAS DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAS ................................................... 4
4
POLÍTICA DE DENUNCIAS .................................................................................................................... 4
5
POLÍTICA DEL PROCESO INVESTIGATIVO Y DE LA CONFIDENCIALIDAD DE LAS
DENUNCIAS ..................................................................................................................................................... 5 5.1
PROCESO INVESTIGATIVO ................................................................................................................................................... 5
5.2
CONFIDENCIALIDAD ............................................................................................................................................................ 5
6
POLÍTICA DE PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE .............................................................................. 6
6.1
OBJETIVO ............................................................................................................................................................................. 6
6.2
ALCANCE.............................................................................................................................................................................. 6
6.3
MEDIDAS DE PROTECCIÓN Y BENEFICIOS .......................................................................................................................... 6
7
DOCUMENTOS RELACIONADOS........................................................................................................ 7
8
ANEXOS .................................................................................................................................................... 7
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IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Nombre:
Política de Personas para Prevención de Delitos
Responsables:
Encargado Prevención Delitos
Objetivos:
Establecer los lineamientos definidos por AD Retail S.A. en la selección, contratación y de trabajadores y en los procesos de denuncias, como respuesta a legislación vigente y a las normativas de organismos supervisores, los cuales complementan a las Políticas Corporativas y forman parte del Modelo de Prevención de Delitos de AD Retail S.A. La Política de Personas para Prevención de Delitos aplica a todas las empresas
Alcance:
de AD Retail S.A., sus empresas filiales y coligadas. Excepciones:
2
No existen excepciones.
RESPONSABLES
Directorio Gerencia de División Personas Encargado Prevención Delitos Fiscalía
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POLÍTICAS DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAS
AD Retail S.A. no contratará personas (que se compruebe) que estén vinculadas con delitos, especialmente los que indica la ley 20.393, es decir, Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Cohecho a Funcionario Público Nacional y/o Extranjero.
En ningún caso AD Retail S.A. contratará a alguna persona específica por presión o a solicitud o en beneficio de Funcionarios Públicos Nacionales o Extranjeros.
En aquellos casos en que la persona seleccionada para un cargo resulte estar relacionada con funcionarios públicos nacionales o extranjeros, AD Retail S.A. realizará un análisis del caso para identificar los conflictos de intereses que pueda generar la contratación de esa persona. Si del análisis resulta que la persona podría perder objetividad e imparcialidad en la toma de decisiones o su contratación puede ser interpretada como un beneficio improcedente para AD Retail S.A. ante entes públicos, no deberá ser contratada.
Todas las personas contratadas por AD Retail S.A. tienen un proceso de inducción, el cual incluye cursar el Módulo de Prevención de Delitos, según lo establece la Normativa Vigente. La asistencia y la aprobación de este Modulo son obligatorias.
Los nuevos trabajadores deberán obligatoriamente firmar el Anexo de Contrato de Trabajo Ley
20.393 y firmar la recepción del Código de Conducta y Ética, del Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad y del Manual de Prevención de Delitos con lo cual declaran conocer sus obligaciones, prohibiciones, derechos y normas a seguir, así como ser fieles representantes de los valores que orientan a AD Retail S.A..
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POLÍTICA DE DENUNCIAS
AD Retail S.A. ha dispuesto un canal de comunicación para todos los trabajadores, proveedores, clientes y terceros, a través del cual pueden informar de las situaciones inusuales, infracciones a la legislación vigente o a la normativa interna que, a su juicio, pudieran constituirse en delitos.
Este canal de denuncias garantiza confidencialidad, transparencia, anonimato e inexistencia de represalias a las personas que realicen las denuncias.
Como lo establece el Código de Conducta y Ética, es obligación de los trabajadores denunciar toda situación irregular de la que tenga conocimiento.
AD Retail S.A. garantiza que todas las denuncias recibidas serán revisadas, analizadas y resueltas, siempre que la información entregada en la denuncia resulte suficiente para resolverla.
El Encargado de Prevención de Delitos es el ente competente que recibirá las Denuncias de los trabajadores a través del Canal de Denuncias y las derivará a las áreas resolutoras correspondientes, que por su ámbito son responsables de hacer la investigación y resolver.
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Política de Personas para Prevención de Delitos
Los procesos investigativos de denuncias estarán a cargo de áreas especialistas de AD Retail S.A., quienes realizarán las acciones de investigación correspondientes, resguardando en todo momento la reserva y confidencialidad de la información proporcionada en la denuncia y de la identidad del denunciante, como también del cumplimiento de las políticas que protegen al Trabajador que hace una denuncia.
AD Retail S.A. considerará que se ha incurrido en una Falta Grave por Denuncia Maliciosa, cuando se denuncie un hecho a sabiendas que no se ha cometido, o se simulen pruebas o indicios de su comisión que pueden servir de motivo para iniciar un proceso investigativo. Ante esto se aplicarán las sanciones correspondientes definidas en el Reglamento Interno de Orden,
Higiene y Seguridad, y sin perjuicio de ello, se podrán tomar las acciones legales que se estimen pertinentes en contra de quienes resulten responsables.
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POLÍTICA
DEL
PROCESO INVESTIGATIVO
Y DE LA
CONFIDENCIALIDAD
DE LAS
DENUNCIAS 5.1 Proceso Investigativo
1
AD Retail S.A. garantizarán un Debido Proceso para toda denuncia que sea calificada y admitida para iniciar un proceso investigativo.
Las áreas especialistas de AD Retail S.A. a cargo del proceso investigativo y resolutivo de denuncias, deberán resguardar en todo momento la reserva y confidencialidad de la información proporcionada en la denuncia y de la identidad del denunciante, como también del cumplimiento de las políticas que protegen al Trabajador que hace la denuncia.
Las áreas resolutoras podrán realizar entrevistas a personal de AD Retail S.A. como parte del proceso investigativo, siempre velando por resguardar la confidencialidad y seguridad del caso y las personas involucradas. Por lo cual, las entrevistas serán realizadas por las personas 2
designadas para estos actos –Encargado de Prevención de Delitos o Gerente de Personas – en locaciones fuera de las instalaciones de AD Retail S.A. y debidamente informadas al área de Personas.
5.2 Confidencialidad
AD Retail S.A. establecerá el uso de servidores y redes seguras para proteger la información del caso y del Denunciante.
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El Debido proceso es el conjunto de etapas formales secuenciadas e imprescindibles realizadas dentro un proceso investigativo y resolutorio del caso, con el objetivo de que los derechos subjetivos del denunciante y de la parte denunciada o acusada y, eventualmente, sancionada no corran el riesgo de ser desconocidos; y también de obtener de los resolutores un proceso justo, pronto y transparente. El debido proceso constituye una garantía para todo acto en el que se pretenda -legítimamente- imponer sanciones. Constituye un límite al abuso del poder de sancionar y se considera un principio rector de la actuación administrativa. 2
De acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Denuncias.
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AD Retail S.A. definirá controles de seguridad para restringir el acceso a las bases de datos que
albergan la información que permiten identificar al denunciante o tener acceso a la denuncia. Existirán accesos restringidos de los trabajadores a las bases de datos que contienen información
de la denuncia y requisitos de confidencialidad impuestos a los empleados que las crean. Las empresas, personas externas y contratistas que presten servicios a AD Retail S.A. estarán
obligados bajo contrato o acuerdo escrito a mantener la confidencialidad de toda la información confidencial a la que tengan acceso, como consecuencia del servicio prestado. AD Retail S.A. puede revelar información relevante del caso, cuando lo presente a la Justicia a
través de una denuncia o demanda legal. AD Retail S.A. se reserva el derecho de revelar datos del caso o del denunciante si así lo exige la
legislación vigente o si expone sus razones para creer que dicha actuación es necesaria para: (a) cumplir una orden judicial; o bien (b) cumplir los trámites en procesos legales contra AD Retail S.A., para proteger y defender sus derechos o bienes.
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POLÍTICA DE PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE
6.1 Objetivo Proteger u otorgar beneficios a todos los trabajadores que denuncien en forma sustentada las acciones u omisiones realizadas por trabajadores que ocurran en la organización y que contravengan los principios del Código de Conducta y Ética, la normativa interna y las disposiciones legales vigentes, que pongan en riesgo a AD Retail S.A. y que puedan ser investigadas o sancionadas.
6.2 Alcance La protección a que se refiere esta política incluye a:
Todos los trabajadores de AD Retail S.A.
Personal externo que preste servicios a AD Retail S.A.
Clientes
Proveedores
6.3 Medidas de Protección y Beneficios
AD Retail S.A. garantiza la reserva de Identidad del Denunciante, para lo cual, la denuncia será asociada y gestionada con un código único que no identifique al denunciante.
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Independiente del régimen laboral en que se encuentre el denunciante, éste no podrá ser cesado, despedido o removido de su cargo a consecuencia de la denuncia calificada y admitida. Asimismo, en caso de que la persona esté subcontratada o a honorarios, no podrá suspenderse la renovación del contrato por esta causa.
El denunciante deberá informar a AD Retail S.A. de las represalias que hubieren en su contra y los actos de hostilización u hostigamiento que sufra, debidamente acreditados, para que AD Retail S.A. realice la investigación correspondiente y tome las medidas necesarias para detener estos actos.
La División de Personas será la responsable de evaluar y liderar la aplicación de las medidas de protección al denunciante según cada caso en particular, siempre velando por el bienestar e integridad del denunciante y por qué las medidas de protección no impliquen un menoscabo en la situación laboral del denunciante.
Si la investigación constata que otro funcionario realizó actos hostiles u hostigamiento en contra del denunciante, esto será considerado Falta Grave y tendrá las sanciones correspondientes según lo estipula el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
En el caso que el Denunciante sea copartícipe de los hechos denunciados habrá una reducción gradual de la sanción de acuerdo al grado de participación en los hechos sólo si éstos constituyen una falta leve o grave. El beneficio establecido no es aplicable cuando el denunciante se ha beneficiado de alguna manera con el acto denunciado o se trata de un hecho constitutivo de delito.
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DOCUMENTOS RELACIONADOS
Las siguientes políticas y procedimientos se entienden parte integral del presente procedimiento por lo que deben ser leídos en su conjunto:
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Procedimiento de Selección y Contratación de personal
Procedimiento de Renovación de Contratos a Plazo Fijo
ANEXOS
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