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Manual de Implementación Norma de Cadena de Custodia Rainforest Alliance
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Introducción
Este Manual de Implementación de la Norma de Cadena de Custodia de Rainforest Alliance pretende servir de guía para el proceso previo a la auditoría de certificación. Se explica paso a paso las actividades que tenemos que realizar para poder lograr el certificado de Cadena de Custodia por medio de ejemplos, formatos, capacitaciones, etc. La Guía nos llevara a través de los principios de la Norma describiendo cada uno de los criterios y las maneras en que podemos implementarlos. ¿Cual es la estructura de la Norma? Principios Son 5 principios: 1. Sistema de Gestión de Cadena de Custodia 2. Capacitación 3. Trazabilidad 4. Uso del sello Rainforest Alliance Certified 5. Sistema de Gestión para Operadores Multisitio
Criterios Son 20 criterios distribuidos de la siguiente manera en los 5 principios: 1. 6 criterio 2. 3 criterios 3. 5 criterios 4. 3 criterios 5. 3 criterios
Sistema de Calificación Categorías de No Conformidades Existen tres diferentes categorías de no conformidades en una auditoría: 1. No conformidad MAYOR
Definición de las No Conformidades 1.
2. 2.
No conformidad menor
3.
Observaciones
3.
No conformidad MAYOR: Riesgo comprobado en la integridad del producto certificado, violación del uso del sello Rainforest Alliance Certified, personal no capacitado o vacíos importantes en el sistema. No conformidad menor: resultado de impacto medio para el sistema, el producto o para la integridad del sello Observaciones: comentario para mejorar el sistema a largo plazo a nivel de documentos
¿Como logramos la certificación de Cadena de Custodia? • •
Ninguna No conformidad MAYOR 10 o menos No conformidades menores
• •
Una o mas No conformidad MAYOR 11 o mas No conformidad menor
Auditoria
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¿Para quien aplica la Norma de Cadena de Custodia? Cualquier Operador Participante que posea legalmente o manipule el producto proveniente de una finca certificada y que cumpla con cualquiera de las siguientes categorías: a) Fincas certificadas que manipule producto no certificado b) Administradores de grupo que manipulen producto no certificado c) Entidades que compran o venden producto de fincas certificadas o administradores de grupo, y lo mezclan con producto no certificado d) Entidades que exportan, importan o comercializan, sirven de intermediarios, bodegas o que manipulan y declaran productos procedentes de fincas certificadas Rainforest Alliance Certified. e) Entidades que procesan, empacan o venden producto final con declaración Rainforest Alliance Certified. f) Entidades que reciben la aprobación para uso del sello Rainforest Alliance Certified en el empaque del producto final. En resumen la Norma de Cadena de Custodia aplica para cualquier finca, administrador de grupo o entidad que manipula producto certificado y producto no certificado. Para las fincas, grupo o entidades que solo manejan producto certificado en toda su cadena no es necesaria la Norma de Cadena de Custodia. En la Política de Cadena de Custodia se encuentra detallado cuando aplica y cuando no la Norma. Tipos de Operadores Participantes Los dos modelos de Operadores Participantes que están sujetos al sistema de Cadena de Custodia son: • Operador Participante Individual Esta es una entidad registrada en Marketplace que solamente tiene un sitio de procesamiento y/o almacenamiento, pero que puede tener varias salas de ventas. El certificado de Cadena de Custodia emitido a un Operador Participante individual es para una entidad individual, por ejemplo: Un beneficio húmedo que compra café certificado Rainforest Alliance Certified y cafe no certificado, después del proceso vende el café en pergamino a otra empresa. •
Operador Participante con Multisitio
Esta es una entidad registrada en Marketplace que administra dos o más sitios donde se procesa producto certificado. El Operador Participante con Multisitio deberá tener el consentimiento de cada sitio para participar en la certificación. Los sitios no necesariamente tienen que tener una relación legal entre sí o con el administrador de Multisitio. El administrador de Multisitio utiliza una oficina central o comparte la administración con un sistema de evaluación y de generación de informes para certificar a todos los sitios dentro de un mismo país, conocido como certificación Multisitio en países de origen con alcance nacional, que aplica para países donde se certifican las fincas que proveen los productos que se encuentran dentro del alcance de la auditoria de Cadena de Custodia. Un ejemplo de Operador Participante Multisitio puede ser una empresa exportadora de cafe la cual cuenta con beneficio húmedo y seco, oficinas centrales y bodegas de almacenamiento..
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Principio # 1
Sistema de Gestión de Cadena de Custodia ¿Que es un Sistema de Gestión de Cadena de Custodia? El Sistema de Gestión de Cadena de Custodia incluye los procedimientos, la planificación y el monitoreo del personal responsable y la documentación necesaria para asegurar la integridad de los productos certificados. El sistema de gestión es dinámico lo que significa que se puede adaptar a cualquier cambio que surja en las condiciones de cada operación. El sistema de gestión varia dependiendo del tamaño y complejidad de las operaciones. Criterio 1.1 El Operador Participante debe documentar los procedimientos para controlar que su Sistema de Cadena de Custodia mantenga la integridad de los productos certificados. Esto debe incluir: a. Diagrama de flujo de los productos procedentes de fincas certificadas donde se identifiquen todos los puntos de procesamiento y críticos de mezcla; y b. Procedimientos y registros para controlar la recepción, procesamiento, mezcla, almacenamiento, empaque, envío, transporte y/o reventa de producto de fincas certificadas. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Para cumplir con el criterio debemos desarrollar un diagrama de flujo en donde se identifiquen todos los puntos de procesamiento que lleva el producto Rainforest Alliance Certified, se deben de identificar los puntos críticos en donde se puede mezclar el producto Rainforest Alliance Certified con el producto no certificado. Para cada uno de los puntos que tenemos en el diagrama de flujo debemos de desarrollar procedimientos para controlar la recepción, procesamiento, almacenamiento y envío del producto Rainforest Alliance Certified. Cada uno de los procedimientos debe de contar con los registros necesarios en donde se especifique la cantidad de producto que se maneja en los diferentes puntos de nuestro diagrama de flujo. Es necesario contar con los registros de cada una de las áreas ya que nuestro producto Rainforest Alliance Certified cuando sufre cambios en su procesamiento las cantidades totales cambian, Ej. 100 quintales de café maduro se convierten en 20 quintales de cafe pergamino (aproximado 5 de maduro = 1 pergamino) A continuación se muestra un ejemplo de un beneficio húmedo que trabaja café convencional y cafe Rainforest Alliance Certified, en este se especifican los puntos críticos de mezcla, se desarrollan procedimientos y se generan registros. AT Guatemala
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Beneficio Húmedo LA RANITA 6 Secadora Pulperos
5
Sifón
Secadora RAC
Sifón RAC RAC
Bodega Bodega
3 2
Bodega RAC
4 Patio RAC Patio
Báscula
1
Pilas de Fermentación
Patio
Procedimientos y Registros 1.
Se pesa el café en la báscula Registro: Envío del cliente Rainforest Alliance Certified y se genera un recibo Rainforest Alliance Certified (500 qq maduros)
2.
Se descarga el cafe en el sifón Rainforest Alliance Certified Registro: Con el Recibo Rainforest Alliance Certified se le asigna sifón (500 qq maduros)
3.
Se traslada el café del sifón a los pulperos y luego de despulpado se lleva a la pila de fermentación Rainforest Alliance Certified Registro: el cafe llega a la pila de fermentación con el recibo Rainforest Alliance Certified (204.08 qq húmedo)
4.
Se lava el café y se lleva al patio de secado Rainforest Alliance Certified en donde pasa dos días. Registro: Antes de llevarlo a patio se genera una tarjeta con la cantidad de cafe despulpado húmedo Rainforest Alliance Certified (204.08 qq húmedo)
5.
De los patios de secado Rainforest Alliance Certified se lleva el café a la secadora asignada Rainforest Alliance Certified Registro: Tarjeta con cantidad Rainforest Alliance Certified a secadora
6.
Cuando se termina de secar se lleva a la tolva y se encostala el cafe el cual es dirigido a la bodega Rainforest Alliance Certified Registro: Recibo nuevo con cantidad de qq en pergamino seco (99.55 qq pergamino seco)
El Operador Participante del ejemplo anterior es un beneficio húmedo el cual recibe el café de fincas certificadas Rainforest Alliance Certified y después lo manda a un beneficio seco en donde el producto cambia de dueño. Si el Operador Participante fuera con Multisitio debemos realizar un diagrama de flujo de toda la cadena e indicar cada uno de los sitios en donde se manipula el cafe. Esto nos lleva a elaborar un diagrama de flujo de sitios y a describir los procedimientos en cada uno de ellos para demostrar que el café no se mezcla. Para Operadores Participantes con Multisitio se especifica mas en el Principio 5. AT Guatemala
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Criterio 1.2 El Operador Participante debe implementar procedimientos de inspección interna anual para garantizar el cumplimiento con esta norma. Este procedimiento debe incluir: a. Una inspección interna documentada, al menos una vez al año, para auditar la conformidad con el sistema de Cadena de Custodia ; b. Un plan de acciones correctivas para eliminar las no conformidades. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? El operador participante (entidad que compra, vende, procesa o empaca productos provenientes de una finca certificada Rainforest Alliance Certified) debe de realizar anualmente, como mínimo, una inspección interna en base a la Norma de Cadena de Custodia para auto evaluarse y de esta manera poder elaborar un plan de acción para darle conformidad a los criterios que no se cumplen. Es necesario que el operador participante documente los procedimientos de inspección interna y el plan de acción a llevar a cabo. ¿Que es una inspección interna? Inspección interna es la práctica que se realiza para conocer como se encuentra el operador participante conforme a los criterios de la Norma de Cadena de Custodia (NCdC). La inspección interna se realiza a base de entrevistas, observación de infraestructura y revisión documental. Con la información generada se establece el nivel de cumplimiento conforme a la norma, detectando de esta manera las no conformidades. ¿Que es un Plan de Acción? El Plan de Acción es un documento en el cual se enumeran las no conformidades encontradas y se describen las actividades que se llevaran a cabo para el cumplimiento de los diferentes criterios.
¿Como
hacer una inspección interna?
Para realizar una inspección interna se tiene que tener conocimiento de la Norma de Cadena de Custodia. Se debe revisar el cumplimiento de los criterios con las prácticas que realiza el operador participante. Esto se hace por medio de entrevistas (gerencia, administradores y trabajadores), observación de infraestructura (bodegas, oficinas, beneficios, etc) y revisión de la documentación existente (planes, procedimientos, registros, etc). ¿Como
hacer un Plan de Acción?
Para realizar un Plan de Acción es necesario conocer las no conformidades identificadas en la inspección interna. Se desarrolla un documento esquematizado que nos permita planificar y organizar las mejoras a realizar. Es importante que el Plan de Acción contenga la no conformidad, el criterio de la Norma de Cadena de Custodia, la actividad a realizar, responsable y la fecha límite.
A continuación se muestra un ejemplo de una inspección interna llevada a cabo en el beneficio húmedo la Ranita y para el Administrador con Sistema Multisitio Exportadora La Rana S.A. En base a la inspección interna realizada se elaboro un plan de acción para que el beneficio la Ranita y para el Administrador con Sistema Multisitio Exportadora La Rana S.A. planifiquen de que manera cumplirán con las no conformidades detectadas en la inspección interna.
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Inspección Interna Beneficio Húmedo la Ranita y Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A. DATOS GENERALES Nombre del Operador Participante (Sitio): Nombre del Responsable: Fecha de Diagnóstico: Nombre del Inspector: Tipo de Procesamiento: Ubicación: Periodo de cosecha:
Beneficio Húmedo La Ranita Juan Pérez 20 de mayo de 2012 José Sandoval De maduro a pergamino Jalapa 2011-2012
NO CONFORMIDADES BENEFICIO LA RANITA Menor: Mayor :
No Conformidades:
1 5
NO CONFORMIDADES EXPORTADORA LA RANA S.A. No Conformidades: Principio 5
Menor: Mayor :
0 3
NO CONFORMIDADES MAYORES Y MENORES POR PRINCIPIO Porcentaje de cumplimiento por principio Principio NCM ncm 1
3
0
2
1
1
3
1
0
4
0
0
5
3
0
TOTAL :
8
1
Principio 5 solo aplico para el Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A.
Inspección Interna Beneficio Húmedo la Ranita y Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A. A continuación se detallan los hallazgos encontrados durante la Inspección Interna a Beneficio Húmedo La Ranita: PRINCIPIO 1 Criterio:
1.1
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva En el beneficio no se cuenta con un diagrama de flujo documentado en donde se identifiquen los puntos críticos de mezcla en el procesamiento. No se cuentan con procedimientos documentados para controlar la recepción, el procesamiento, envió y transporte del producto Rainforest Alliance Certified. Si se cuenta con registros del café que se recibe proveniente de fincas certificadas durante todo el proceso de transformación de maduro a pergamino. Criterio:
1.2
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva No se cuenta con una inspección interna documentada ya que esta es la primera que se realiza debido a esto no se ha elaborado un plan de acción para corregir las no conformidades. Criterio:
1.3
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento: Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva Este criterio no aplica al beneficio ya que no cuenta con subcontratistas que manipulen el producto certificado.
Inspección Interna Beneficio Húmedo la Ranita y Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A. Criterio:
1.4
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva El Beneficio cuenta con un estudio de impacto ambiental elaborado por un profesional en la materia, cuenta con los análisis de aguas residuales los cuales cumplen con los parámetros establecidos en el Acuerdo 236-2006. Se cumple con os aspectos laborales y sociales de la legislación Guatemalteca y con las normas de salud y seguridad ocupacional. Criterio:
1.5
¿Es cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento: Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva El criterio no aplica ya que no se ha iniciado el proceso de certificación por lo que no se tienen registros de tres años anteriores. El criterio se evaluara de nuevo en la siguiente inspección interna para corroborar que los registros nuevos generados ya se están conservando. Criterio:
1.6
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva El beneficio no ha desarrollado e implementado procedimientos para la recepción y solución de reclamos respecto a su cumplimiento con la Norma de Cadena de Custodia.
Inspección Interna Beneficio Húmedo la Ranita y Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A. PRINCIPIO 2 Criterio:
2.1
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva Las responsabilidades del personal que trabaja en el beneficio y esta encargado de la manipulación del producto están bien definidas por la administración aunque estas no se han documentado dentro del sistema de Cadena de Custodia.
Criterio:
2.2
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva Al no contar con inspecciones internas no se cuenta con resultados sobre el cumplimiento del beneficio respecto a la Norma de Cadena de Custodia. No se cuenta con un plan de capacitaciones establecidos para todas las personas que manipulan producto Rainforest Alliance Certified. Se han llevado a cabo capacitaciones sobre la no mezcla solo a los encargados de área, no a todo el personal.
Criterio:
2.3
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva Las capacitaciones que se han impartido se han registrado con todos los elementos que solicita el criterio.
Inspección Interna Beneficio Húmedo la Ranita y Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A. PRINCIPIO 3 Criterio:
3.1
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación, entrevistas e infraestructura
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva Por medio de registros, envíos, recibos, identificación física en áreas de procesamiento y factores de conversión, el beneficio demuestra que el producto manipulado Rainforest Alliance Certified en el proceso de transformación es controlado en todas sus etapas y que este no se mezcla con producto no certificado manteniendo la integridad del mismo.
Criterio:
3.2
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento: Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva Para el caso de Beneficio la Ranita no aplica el criterio ya que no siendo exportador y no estar registrado en Marketplace no se cuenta con los certificados de transacción emitidas por Rainforest Alliance.
Criterio:
3.3
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación e instalaciones
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva En el Beneficio se cuenta con un sistema implementado de identificación del producto certificado, envíos cuando se recibe, recibos para el cliente Rainforest Alliance Certified, tarjetas de identificación de maduro a húmedo, de húmedo a seco. Se cuentan con envíos Rainforest Alliance Certified del beneficio hacia el beneficio seco. Se han establecido rótulos en las diferentes áreas donde se procesa el café (sifón, pilas, patios, bodegas, etc).
Inspección Interna Beneficio Húmedo la Ranita y Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A.
Criterio:
3.4
¿Es crítico?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento: Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva El Beneficio al no vender producto final de consumo (café tostado) no cuenta con declaraciones Rainforest Alliance Certified por lo que no es necesario tener procedimientos documentados para determinar el contenido del producto.
Criterio:
3.5
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva No se han documentado procedimientos de las acciones de mitigación que se deben de llevar a cabo si se mezcla accidentalmente producto Rainforest Alliance Certified con producto no certificado. Al no contar con procedimientos no se ha podido implementar.
Inspección Interna Beneficio Húmedo la Ranita y Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A.
PRINCIPIO 4 Criterio:
4.1
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento: Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva El Beneficio no utiliza el sello de Rainforest Alliance para ningún tipo de material de publicidad o mercadeo, por esta razón no tiene aprobaciones del uso del sello aprobadas por Rainforest Alliance. El criterio para el Beneficio No Aplica
Criterio:
4.2
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento: Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva No Aplica. Al no utilizar el sello para producto final no hay declaraciones de los porcentajes de contenido de producto Rainforest Alliance Certified en el producto final de venta. Tampoco hay declaraciones hechas en el empaque.
Criterio:
4.3
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento: Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva Al no vender producto final con el uso del sello no se debe de estimar la cantidad de producto que se tiene y que se puede vender con el sello. El criterio no Aplica para el Beneficio.
Inspección Interna Beneficio Húmedo la Ranita y Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A.
PRINCIPIO 5 El principio 5 aplica solo para Administradores con Sistema Multisitio, en este caso no aplicaría para Beneficio la Ranita. Los criterios aplicarían para el Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A. Criterio:
5.1
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva El Administrador Exportadora la Rana S.A. no ha desarrollado un Sistema de Control Interno que contenga como mínimo lo siguiente: a. Consentimiento de los sitios que autoricen inspecciones internas y auditorias externas al Administrador, b. Diagrama de la organización con la relación que tiene con cada uno de los sitios c. Inspecciones internas anuales a cada uno de los sitios d. No se han realizado las inspecciones internas para incluir a los sitios en el Sistema de Control Interno
Criterio:
5.2
¿Cumple?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva No se cuentan con registros de los sitios incluidos en el Administrador Exportadora la Rana S.A., los registros que faltan son los siguientes: a. Lista con los nombres, ubicación, tipo de procesamiento y persona responsable, b. No se han realizado las inspecciones internas antes de incluir a los sitios c. No se han identificado sitios sancionados ya que no se cuanta con un sistema escalonado de sanciones.
Inspección Interna Beneficio Húmedo la Ranita y Administrador con Sistema Multisitio Exportadora la Rana S.A.
Criterio:
5.3
¿Es crítico?
SI
NO
Categoría de no conformidad
Mayor (NCM)
menor (ncm)
Lugar / Departamento:
Documentación
Descripción del hallazgo / Evidencia objetiva No se cuenta con políticas y procedimientos para sancionar a los sitios.
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PLAN DE ACCION BENEFICIO LA RANITA MAYO 2012 No conformidad
Fecha límite
Responsable
Tipo de no conformidad
julio 2012
Administrador del Beneficio
No conformidad MAYOR
julio 2012
Administrador del Beneficio
No conformidad MAYOR
julio 2012
Administrador del Beneficio
No conformidad MAYOR
Fecha límite
Responsable
Tipo de no conformidad
julio 2012
Administrador del Beneficio
No conformidad menor
2.2
Después de la inspección interna se realizara un programa de capacitación para todas las personas que manipulan producto RAC.
julio 2012
Administrador del Beneficio
No conformidad MAYOR
Criterio
Actividad
Fecha límite
Responsable
Tipo de no conformidad
julio 2012
Administrador del Beneficio
No conformidad MAYOR
Criterio
No se tiene diagrama de flujo y procedimientos establecidos
1.1
No se cuenta con una inspección interna documentada ni con un plan de acción
1.2
No se han elaborado procedimientos para reclamos
1.6
No conformidad No se han documentado las responsabilidades de todas las personas que manipulan el producto RAC en el beneficio No se cuenta con un programa de capacitación establecido No conformidad No se cuenta con procedimientos de las medidas de mitigación para evitar mezcla
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Criterio
2.1
3.5
Actividad Se elaborara el diagrama de flujo con todos los puntos de riesgo de mezcla y se escribirán todos los procedimientos para todas las áreas de manipulación del producto Elaborar una inspección interna, documentarla y elaborar el plan de acción para corregir las no conformidades Se elaboraran los procedimientos para la recepción y solución de reclamos Actividad Se documentaran las responsabilidades de todas las personas que manipulan el producto en el beneficio
Se desarrollara procedimientos de mitigación en caso de emergencias de mezcla de RAC con no certificado
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PLAN DE ACCION ADMINISTRADOR EXPORTADORA LA RANA S.A. MAYO 2012 No conformidad No se ha desarrollado un Sistema de Control Interno para evaluar a todos los sitios del Administrador No se cuenta con los registros de cada uno de los sitios del Administrador No se cuenta con procedimientos y políticas de sanciones en el Sistema de Control Interno
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Criterio
5.1
5.2
5.3
Actividad Desarrollar un Sistema de Control Interno con los parámetros mínimos que contempla la norma
Elaborar registros precisos de cada uno de los sitios, inspecciones internas e identificación del estatus de cada uno. Luego de desarrollar el Sistema de Control Interno se desarrollara el procedimiento de sanciones escalonadas y se comunicara este a los sitios involucrados
Fecha límite
Responsable
Tipo de no conformidad
julio 2012
Encargado del Sistema de Control Interno
No conformidad MAYOR
julio 2012
Encargado del Sistema de Control Interno
No conformidad MAYOR
julio 2012
Encargado del Sistema de Control Interno
No conformidad MAYOR
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Criterio 1.3 El Operador Participante debe realizar auditorias anuales de sitio a los subcontratistas que manipulan productos de fincas certificadas para garantizar el cumplimiento con esta norma.
Términos importantes Sitio: la instalación/lugar que es el objeto de la evaluación en la certificación de un Operador Participante Individual; o una instalación/lugar que participa con otros sitios en el alcance de certificación Multisitio.
Auditoría anual: Este tipo de auditoria se realiza en el sitio o ubicación del Operador Participante. El objetivo es evaluar el cumplimiento con los requerimientos de Cadena de Custodia por medio de la observación de las practicas, análisis de la documentación, evaluando la infraestructura existente y entrevistando al personal, gerencia y/o administración
Subcontratista: persona o que externa empresa producto manipula fincas de proveniente certificadas. No forma parte del Operador Participante pero es parte del proceso de del transformación Rainforest producto Alliance Certified
¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? El Operador Participante debe de identificar si tiene o no subcontratistas, si cuenta con subcontratistas se debe de realizar una “auditoria”anual de sitio. Se deben de evaluar todos los criterios aplicables de la Norma de Cadena de Custodia en la instalación o lugar en donde se manipula el producto Rainforest Alliance Certified que es transformado. El subcontratista debe de cumplir con la Norma de Cadena de Custodia para que pueda seguir prestando el servicio por el cual se le contrata.
¿Quienes pueden ser subcontratistas? Un subcontratista puede ser cualquier empresa o persona que nos preste un servicio de transformación del producto en donde el producto sigue siendo nuestro pero este se modifica. En el caso del café podemos encontrar varios subcontratistas dependiendo de la operación que tengamos como Operador Participante. Subcontratistas pueden ser: beneficio húmedo, beneficio seco, tostaduría, empresa exportadora, etc.
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Criterio 1.4 El Operador Participante debe demostrar que cumple con la legislación nacional correspondiente de acuerdo al tipo de operación, incluyendo: a. Aspectos ambientales, tales como: estudio de impacto ambiental, sistema y tratamiento de agua servida, manejo integrado de desechos sólidos y tratamiento de emisión de gas; b. Aspectos sociales y laborales; y c. Aspectos de salud y seguridad ocupacional. Términos importantes Aspectos Ambientales: depende del tipo de operación con que cuente el operador participante es necesario cumplir con la legislación nacional incluyendo cuando aplica estudio de impacto ambiental, tratamiento de las aguas servidas (mieles, grises o negras) y que estas cuenten con sistemas funcionales. La legislación de Guatemala cuenta con el Acuerdo de descarga de aguas residuales . Se deben de manejar los desechos sólidos de formas adecuadas para que no contaminen fuentes de agua, comunidades o el ambiente. Dependiendo de la operación es necesario un tratamiento de la emisión de gases y que estos cumplan con la legislación nacional. Aspectos sociales y laborales: para cumplir con la legislación nacional en estos aspectos por lo menos se deben de considerar las siguientes leyes: ley de salario mínimo, ley de bonificación, ley de aguinaldo, etc. Se deben de cumplir de igual manera los acuerdos de la OIT siguientes: 29, 87, 95, 98, 100, 105, 111, 138 y 187. Salud y Seguridad: en Guatemala contamos con Acuerdos Gubernativos los cuales detallan las condiciones en que los trabajadores deben de hacer su labor con respecto a la salud y seguridad en el sitio donde trabajan, el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) es el encargado de los Acuerdos Gubernativos. Se pueden nombrar algunos ejemplos de los mismos: seguridad e higiene en el trabajo, protección relativas a accidentes, accidentes en general, etc. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Para cumplir con el criterio debemos de cumplir con la legislación nacional aplicable en Guatemala. Debemos de analizar la complejidad de nuestra operación y ver cuales de los diferentes aspectos aplican para darles cumplimiento.
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Criterio 1.5 Toda la documentación y registros generados por el sistema de Cadena de Custodia deben de ser conservados por un periodo de al menos tres (3) años desde la certificación. Todos los registros importantes deben de estar disponibles al personal del Operador Participante y a los auditores externos. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Para que podamos cumplir con el criterio debemos de archivar los documentos que utilicemos dentro de nuestro sistema de Cadena de Custodia desde que iniciamos con la certificación. Es importante que los documentos estén disponibles para las auditorias internas, auditorias externas y para cualquier persona involucrada dentro de nuestro sistema de Cadena de Custodia. El tiempo mínimo que se contempla para tener los documentos archivados y a disposición es de tres años.
Criterio 1.6 El Operador Participante debe de implementar y demostrar un procedimiento para la recepción y solución de reclamos al respecto de su cumplimiento con esta norma y el uso del sello Rainforest Alliance. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Se debe de desarrollar e implementar un procedimiento para la recepción y solución de reclamos que puedan surgir con respecto al cumplimiento de la Norma de Cadena de Custodia o el uso del sello Rainforest Alliance. Para desarrollar un procedimiento debemos de contemplar lo siguiente: • Quien puede hacer un reclamo? • Quien es el encargado de la recepción del reclamo? • Quien da solución a los reclamos? • De que manera se comunica la solución del reclamo? • Como registramos los reclamos y sus soluciones? Luego de que contestamos estas preguntas tenemos el procedimiento de reclamos establecido. Un procedimiento es el conjunto de acciones que hacemos de la misma forma para obtener siempre el mismo resultado.
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Principio # 2
Capacitación Capacitación El personal involucrado en el sistema de Cadena de Custodia debe de conocer sus responsabilidades respecto a la manipulación de producto procedente de fincas certificadas. Todo el personal debe de recibir la capacitación necesaria respecto al sistema y aplicar el conocimiento adquirido en su trabajo. La calidad y disponibilidad de los recursos humanos del Operador Participante son clave para garantizar el cumplimiento con los requerimientos del sistema de Cadena de Custodia. Criterio 2.1 El Operador Participante debe definir y documentar las responsabilidades del personal involucrado con el sistema de Cadena de Custodia. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Dentro de nuestro sistema de Cadena de Custodia debemos establecer quienes son las personas involucradas. Cuando establecemos quienes son las personas debemos de definir sus responsabilidades dentro del sistema para que este funcione de manera optima. Todo esto lo debemos de hacer por escrito para que las responsabilidades queden documentadas. El personal involucrado dentro del sistema son todas las personas que manipulan producto certificado Rainforest Alliance Certified. Si definimos a las personas involucradas en el beneficio LA RANITA estas serian las siguientes: • Area de Maduro (pesador, encargado de despulpado, encargado de pilas de fermentación y lavado) • Area de Patios (encargado de secado en patio y ayudantes) • Area de Secadoras (encargado de secadoras y ayudantes) • Area de Bodega (encargado de bodega y cargadores) Todas las personas que trabajan en las labores arriba mencionadas manipulan producto Rainforest Alliance Certified Para cada una de las labores que ellos realizan se deben de documentar sus responsabilidades. Lo mas importante de todo es que las personas sean capacitadas en las labores que realizan.
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Criterio 2.2 El Operador Participante debe de usar los resultados de su inspección interna para desarrollar e implementar un programa de capacitación para el personal involucrado con el sistema de Cadena de Custodia ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Cuando hacemos la inspección interna y elaboramos nuestro plan de acción (criterio 1.2) contamos con no conformidades detectadas. Al conocer las no conformidades debemos de analizar en donde estamos fallando y de esta manera elaborar un programa de capacitación para reforzar el conocimiento en todas las personas involucradas dentro de nuestro sistema de Cadena de Custodia. El programa de capacitación debe de incluir todos los temas de la Norma de Cadena de Custodia y debe de ser impartido a todas las personas involucradas en sistema de Cadena de Custodia. El programa debe de estar estructurado con políticas, objetivos, metas, actividades, cronograma y persona responsable de implementarlo. Criterio 2.3 El Operador Participante debe documentar los siguientes elementos de sus capacitaciones: fecha y ubicación, resumen del contenido, nombre y cualificaciones del instructor, y nombres y firmas de los participantes. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Se deben de documentar todas las capacitaciones como medio de prueba que estas se llevaron a cabo y quienes fueron el publico objetivo. La persona que imparta la capacitación debe de contar con conocimiento amplio del tema y se deben de anotar las cualificaciones que tiene el capacitador. A continuación un ejemplo de registro de capacitación:
Capacitación Norma de Cadena de Custodia Oficinas Beneficio la Ranita, Guatemala 21 de junio de 2012 Capacitador: Jose Sandoval (Consultor Rainforest Alliance) No. 1 2
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(tema de capacitación) (fecha y ubicación) (nombre y cualificacion del instructor) No. Nombre 1 2
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Firma
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Principio # 3
Trazabilidad ¿Que es Trazabilidad? Los productos procedentes de fincas certificadas son trazables por medio de la cadena de suministro del Operador Participante, utilizando procedimientos preestablecidos y autosuficientes que ayuden a conocer la historia, ubicación y movimientos del producto o lotes de productos. La integridad de estos productos puede ser distinguida de productos que no están certificados visualmente o por medio de la documentación o registros. Dicho en otras palabras la trazabilidad es conocer de donde viene el producto, por donde pasa y a donde llega, siempre manteniendo la integridad sin ser mezclado con producto no certificado. Criterio 3.1 El Operador Participante debe demostrar que el producto certificado que es manipulado en sus instalaciones propias o subarrendadas es controlado físicamente y/o en tiempo (o en conciliación para balance de masa) para preservar la integridad del producto de acuerdo con su declaración Rainforest Alliance Certified, durante las diferentes etapas de recepción, procesamiento, mezcla, almacenamiento, empaque, envío, transporte y reventa. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Debemos demostrar que el producto que manipulamos en nuestras instalaciones o en las subarrendadas preserva su integridad como producto certificado y que este no se mezcla con producto no certificado durante todas sus etapas. Para demostrar que el producto se controla físicamente nos podemos basar en nuestro diagrama de flujo y en los registros que generamos cada vez que el producto cambia de etapa. Por cada una de las etapas generamos registros en donde se identifica el producto y la cantidad del mismo, todas las etapas cuentan con documentos de soporte y procedimientos. Ej. Recepción: 500 qq maduros Finca LA RANA (envío del cliente y recibo de Beneficio La Ranita) Procesamiento: 500 qq Maduro a 204.08 qq Húmedo (cambio de documento) y de Húmedo a Seco 99.55 qq (cambio de documento) Almacenamiento: 99.55 qq pergamino, AT Guatemala
Transporte: envío de beneficio la Ranita por 99.55 qq pergamino
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Criterio 3.2 El Operador Participante debe de poseer los Certificados de Transacción o validaciones emitidas por Rainforest Alliance, o un sistema de conciliación de volumen, en el caso de balance de masa, para poder verificar que la información y el volumen recibido de sus proveedores corresponde a productos de fincas certificadas ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Los certificados de transacción son los documentos que se le entregan al Operador Participante cuando este exporta el cafe en oro y la transacción se registra en el Marketplace. Este criterio aplica para operadores participantes que se encuentran registrados en Marketplace y realizan sus ventas por medio del Marketplace, solo de esta manera se pueden obtener actualmente los Certificados de Transacción emitidas por Rainforest Alliance. El Operador Participante que se quiera registrar en el Marketplace debe de hacerlo en www.rainforest-alliance.org/farmproducts marcar la casilla “Register here”. Criterio 3.3 El Operador Participante debe implementar un sistema para identificar los productos certificados por medio de documentación, rótulos, etiquetas, códigos y otro tipo de identificación. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? En el sistema de Cadena de Custodia debe de especificar de que manera los productos certificados son identificados en toda la cadena de procesamiento. Esto lo podemos hacer por medio de: • Documentos (envíos, recibos, tarjetas de identificación, etc), • Rótulos (en sifones, pilas de fermentación, patios de secado, secadores, bodegas, etc), • Etiquetas de identificación (colocadas en costales dentro de bodegas o en transporte), • Códigos (códigos específicos de café Rainforest Alliance Certified en documentación) El sistema debe identificar el cafe Rainforest Alliance Certified en todo el proceso, desde que se recibe el café (maduro) hasta que se vende en la tienda (tostado) o lo que aplique para el Operador Participante. En el caso del Beneficio la Ranita se debe de identificar desde que se pesa en maduro hasta que se envía en pergamino. Durante todo el proceso por donde pasa el cafe debe de estar señalizado (rótulos, tarjetas de identificación, etiquetas, etc)
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Criterio 3.4 El Operador Participante debe documentar sus procedimientos para determinar el contenido de sus productos de acuerdo con su declaración Rainforest Alliance Certified, incluyendo los respectivos factores de conversión y niveles de contaminación aceptables. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Este criterio aplica para los Operadores Participantes que venden producto final para el consumo, para el caso de café el producto final es el que se vende en las tiendas y cafeterías con el sello Rainforest Alliance Certified. Los productos que son vendidos para consumo final deben de contar con la autorización del uso del sello de Rainforest Alliance, en donde el Operador Participante debe de documentar sus procedimientos en donde se indique el contenido de café Rainforest Alliance Certified del producto a vender, factores de conversión utilizados y los niveles de contaminación aceptables con producto no certificado.
Criterio 3.5 Los Operadores Participantes deben de implementar y documentar procedimientos de las acciones de mitigación, en caso de mezcla accidental de productos certificados con productos que no estén certificados. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? En los lugares que se manipula producto certificado Rainforest Alliance Certified y producto no certificado puede existir la posibilidad que accidentalmente se mezclen los productos en cualquier parte del proceso. Debido a esto es necesario que se documenten procedimientos de las acciones de mitigación en caso de que accidentalmente se mezcle el producto. Los procedimientos se deben documentar e implementar en los diferentes puntos críticos de mezclado identificados en nuestro diagrama de flujo, las personas que trabajan en estas áreas deben de recibir capacitación sobre los procedimientos. El procedimiento que tengamos para cada una de las áreas de riesgo de mezcla debe de contemplar las siguientes preguntas: •
Cual es el riesgo?
•
Como puedo prevenir o mitigar el riesgo?
•
Que hago en caso que se mezcle el producto?
•
A quien notifico en caso de mezcla?
Lo importante de un procedimiento es señalar los pasos a seguir para poder minimizar o eliminar los riesgos. Si accidentalmente ocurre mezcla debemos de saber que hacer para evitar la mezcla.
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Principio # 4
Uso del Sello Rainforest Alliance Certified Los Operadores Participantes que comercializan productos como Rainforest Alliance Certified deben de tener la aprobación para uso del sello Rainforest Alliance Certified de acuerdo a las reglas definidas por Rainforest Alliance, y proporcionar los documentos que lo prueben. Las reglas definidas por Rainforest Alliance se encuentran en la Guía del Uso del Sello, este es un documento que nos explica como debemos utilizar el sello, donde, colores, tamaños y todo el procedimiento necesario para que nuestro producto pueda identificarse como certificado ¿Cuando es necesario contar con la aprobación del uso del sello? Es necesario solicitar autorización de uso del sello solo para el producto final de consumo (café tostado), para el café esto aplica cuando el Operador Participante venderá el cafe ya tostado para consumo y en el empaque se quiera utilizar el sello Rainforest Alliance Certified. Si se desea vender café tostado para consumo y poner el sello es necesario que sigamos los pasos que se encuentran en la Guía del Uso del Sello Rainforest Alliance Certified. Esta guía nos describe paso a paso todo el procedimiento necesario para poder identificar nuestro producto con el sello. Criterio 4.1 El Operador Participante debe de obtener y mantener registros de las aprobaciones otorgadas por Rainforest Alliance para el uso del sello Rainforest Alliance Certified en comunicaciones y materiales de mercadeo (en o fuera del producto) antes de que este material sea emitido, publicado o distribuido. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Cada vez que se quiera utilizar el sello Rainforest Alliance Certified en nuestro producto final o que se quieran desarrollar materiales de mercadeo con el sello es necesario que se solicite la aprobación de su uso antes de que el comunicado o los materiales hayan sido emitidos, publicados o distribuidos. Para cada vez que nosotros utilicemos el sello debemos de tener los registros de aprobación por parte de Rainforest Alliance en donde se indica para que se utiliza el sello y como se utilizara. Para cualquier duda que se tenga sobre el uso del sello de Rainforest Alliance Certified se puede escribir a
[email protected].
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Criterio 4.2 Un Operador Participante debe presentar evidencia de que el producto que lleva el sello Rainforest Alliance Certified cumple con el porcentaje mínimo de contenido, o con la declaración hecha sobre el empaque del producto, esta autorizado por Rainforest Alliance y cumple con los “Rainforest Alliance Certified Sustainable Agriculture Use of Seal Guidelines”. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Se debe demostrar que el producto que lleva el sello Rainforest Alliance Certified es realmente lo que se declara. Para poder demostrarlo debemos presentar la evidencia de que se cuenta con la autorización por parte de Rainforest Alliance para poder utilizar el sello. El tipo de evidencia que podemos presentar son nuestras autorizaciones emitidas por Rainforest Alliance y todos nuestros registros de trazabilidad que generamos en el proceso que se lleva a cabo desde que el producto se compra hasta que este es convertido en el producto final para consumo. Como evidencia se puede presentar lo siguiente: •
Certificados de Transacción, demuestran que el producto viene de una finca certificada
•
Diagrama de Flujo y registros, demuestra que el cafe no se mezcla con café no certificado
•
Aprobación de uso del sello, demuestra que tenemos autorización de utilizar el sello
Estas son ejemplos de evidencias que podemos demostrar, se deben presentar los procedimientos que llevamos a cabo en toda la cadena para demostrar que el cafe que se declara como Rainforest Alliance Certified lo es realmente. Criterio 4.3 El Operador Participante debe de implementar los procedimientos para garantizar que un producto no seguirá siendo vendido como Rainforest Alliance Certified una vez que el producto certificado no se encuentre disponible ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Cuando se va a comercializar un producto con el sello Rainforest Alliance Certified debemos de saber o estimar la cantidad de producto a vender. Debemos desarrollar procedimientos que garanticen que pasos se deben de llevar a cabo cuando el producto se termine y no seguir comercializando otro tipo de producto con el sello Rainforest Alliance Certified. La manera mas sencilla de realizar estos procedimientos es estimar que cantidad de producto RA se va a comprar y cuanto de esto se va a vender. Ej. Si vamos a comercializar el café de una finca certificada RA sabemos que cantidad de quintales oro nos produce, si hacemos la conversión a quintales de cafe tostado podemos estimar cuantas libras se podrán vender como Rainforest Alliance Certified, cuando estas libras se acaben se debe de dejar de utilizar el sello.
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Principio # 5
Sistema de Gestión para Operadores Multisitio ¿Que es un Sistema de Gestión para Operadores Multisitio? El Sistema de Gestión para Operadores Multisitio solo aplica a Operadores Participantes que administran dos o mas sitios que deseen aplicar para la Certificación de Cadena de Custodia. Los administradores del sistema multisitio administran sitios y son responsables de la evaluación y del informe de los sitios. El Operador Multisitio es el responsable de garantizar que los sitios incluidos en la certificación cumplen con el sistema de cadena de custodia.
Criterio 5.1 El Administrador del Sistema Multisitio debe de implementar un Sistema de Control Interno que garantice el cumplimiento de todos los sitios individuales con el sistema de cadena de custodia, y que al menos incluya lo siguiente: a. Consentimiento de cada sitio, reconociendo la participación en la certificación y otorgando autoridad al Administrador del Sistema Multisitio para que realice auditorias internas y sanciones; b. Un diagrama de la organización que ilustre la relación entre el Administrador Multisitio y el sitio; c. El Administrador de Multisitio debe de inspeccionar internamente todos los sitios al menos una vez al año, de preferencia en momentos diferentes del año; d. Los sitios nuevos deben ser objeto de una inspección interna antes de ser incluidos.
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¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Para todos los Operadores que tengan mas de dos sitios que son administrados por ellos es necesaria la figura de Operador Multisitio. El Operador Multisitio debe de desarrollar un Sistema de Control Interno en donde se detallen los procedimientos que se llevan a cabo para poder tener la certeza de que cada uno de los sitios cumple con la Norma de Cadena de Custodia. El Sistema de Control Interno debe por lo menos contar con los que se menciona en los incisos del criterio, el como cumplirlos se explica a continuación: a. Cada uno de los sitios tiene que dar su consentimiento para que el Administrador pueda realizar las inspecciones internas y aplicar sanciones cuando se de el caso. Para mostrar el consentimiento de cada uno de los sitios basta con que el encargado del sitio firme en una hoja que se compromete a brindar la información necesaria en las inspecciones internas y auditorias externas y que esta de acuerdo con el mecanismo de sanciones establecido por el Administrador Multisitio. b. Se debe de realizar un diagrama de toda la organización y en este señalizar cual es la relación que se tiene con todos los sitios. A continuación un ejemplo:
Exportadora La Rana S.A. Bodega Huehuetenango La Rana
Beneficio Húmedo La Ranita
Exportation
Beneficio Seco la Rana
Bodega Central La Rana Oficinas centrales La Rana S.A.
Exportadora la Rana S.A. cuenta con 5 diferentes sitios en donde se manipula café certificado Rainforest Alliance Certified. El café lo entregan los productores certificados en maduro en el beneficio la Ranita o lo entregan en pergamino en la bodega La Rana. Si es entregado en maduro este se procesa en el beneficio húmedo, luego se va en pergamino al beneficio seco, se trilla y se va en oro a la bodega central la Rana. El café pergamino se acopia en la bodega la Rana en Huehuetenango y se va al beneficio seco a ser trillado para luego mandarlo en oro a la bodega central la Rana. De la Bodega central la Rana se cargan los contenedores listos para exportarlos. Toda la logística se maneja desde las oficinas centrales de la Rana S.A. Las flechas verdes nos indican el movimiento del café Rainforest Alliance Certified y las azules nos indican la logística e instrucciones de la oficina central.
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¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? c. Todos los sitios deben de recibir una inspección interna por lo menos una vez al año, en el criterio 1.2 se describe como se deben hacer las inspecciones internas y para que nos sirven estas. Tenemos que tomar en cuenta que para un Administrador Multisitio todas las inspecciones tienen que quedar documentadas con su respectivo plan de acción en nuestro Sistema de Control Interno. El criterio nos sugiere que estas se deben de hacer en diferentes épocas del año, si nosotros hacemos una inspección interna en el Beneficio Húmedo la Ranita en junio (no procesamiento) es muy diferente que la hagamos en diciembre o enero (pico alto de la cosecha). Lo ideal es realizar la inspección cuando hay actividad en los sitios ya que esto nos mostrara las deficiencias que puedan existir con una mejor claridad. d. Para que un sitio se pueda incluir al Administrador Multisitio debemos asegurarnos que este sitio cumple con la Norma de Cadena de Custodia. La manera en que nos podemos asegurar de esto es haciendo una inspección interna antes de que el sitio forme parte del Administrador. Cuando el sitio evaluado por medio de la inspección interna cumpla con la Norma de Cadena de Custodia este sitio puede ser incluido y debe de adaptarse y cumplir con las condiciones del Sistema de Control Interno. Ningún sitio puede incluirse al Administrador sin haberse realizado una inspección interna. Criterio 5.2 El Administrador del Sistema Multisitio debe mantener registros de los sitios incluidos en el alcance del Certificado de Cadena de Custodia, incluyendo: a. Una lista de los sitios con sus nombres, ubicación, tipo de procesamiento, y personal responsable; b. Estatus de las inspecciones internas y auditorias externas; e c. Identificación de los sitios sancionados.
¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? Este criterio nos pide que tengamos una lista de los sitios con los que cuenta el Administrador, en la lista debemos de contar con toda la información de cada uno, se debe de tomar en cuenta el desempeño de los mismos en el Sistema de Control Interno. A continuación se muestra un ejemplo del Administrador La Rana S.A:
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Administrador la Rana S.A. Nombre
Ubicación
Fechas inspecciones internas Primera Ultima
Auditoria externa
Estatus certificación
20 de mayo 13 de julio de 2012 de 2012
3 de septiembre de 2012
Certificada
Tipo de Personal Procesamiento responsable
Beneficio Jalapa, Maduro a Húmedo La Guatemala Pergamino Ranita Beneficio Seco Escuintla, Pergamino a La Rana Guatemala Oro Bodega Huehuetenango, Acopio de café Huehuetenang Guatemala Pergamino o La Rana Bodega Central Villa Canales, Acopio de cafè La Rana Guatemala Oro Oficinas Ciudad de Logística del Centrales La Guatemala Administrador Rana S.A.
Juan Perez Pedro Lopez
21 de mayo 14 de julio No auditada de 2012 de 2012 4 de 22 de mayo 16 de julio Jose Garcia septiembre de 2012 de 2012 de 2012 Pablo 23 de mayo 20 de julio No auditada Fernandez de 2012 de 2012 23 de 5 de 28 de mayo Carlos Salas agosto de septiembre de 2012 2012 de 2012
Certificada Certificada Sancionada Certificada
Como se muestra en la tabla anterior se describe en un listado todo lo que nos pide el criterio para cumplirlo, se describen los sitios con los que cuenta el Administrador Multisitio La Rana S.A. Como ejemplo se muestra como identificar a un sitio cuando esta sancionado o cuando esta certificado, a los sitios que han resultado en la muestra de auditoria y han sido auditados. Muy importante colocar las fechas de la primera inspección interna para saber que se hicieron antes de que el sitio entrara al grupo. Es importante escribir la fecha de la ultima inspección interna para identificar el seguimiento del trabajo del grupo conforme a los sitios. Criterio 5.3 El Sistema de Control Interno del Administrador del Sistema Multisitio debe tener políticas y procedimientos para sancionar los sitios que no cumplan con el Sistema de Cadena de Custodia. Se debe informar a cada sitio sobre el sistema de sanción. Se deben establecer medidas progresivas de sanción, que concluyan con la exclusión de un sitio del alcance del certificado de Cadena de Custodia. ¿Que tenemos que hacer para cumplir con el criterio? El Administrador Multisitio debe de desarrollar políticas y procedimientos dentro de su Sistema de Control Interno para poder sancionar a los sitios que no cumplan con la Norma de Cadena de Custodia. Cada uno de los sitios debe de conocer la política y los procedimientos desarrollados y porque razones puede ser sancionado. Los sitios deben de conocer cual es su responsabilidad dentro del sistema de cadena de custodia y saber de que manera y las razones por las que pueden ser sancionados. El Administrador desarrollara medidas progresivas de sanción las cuales pueden ir desde una carta por escrito para que el sitio cumpla alguna no conformidad o la expulsión del sitio del Sistema de Control interno.
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Ejemplo política y procedimiento de sanciones
Política Todos los sitios deben de cumplir con la Norma y Política de Cadena de Custodia, con la legislación de Guatemala y con las condiciones del Administrador del Sistema Multisitio. Todos los sitios están sujetos al sistema de sanciones si estos no cumplen lo establecido por el Administrador y su Plan de Acción. Procedimiento El Administrador del Sistema Multisitio va a sancionar dependiendo del cumplimiento de las no conformidades establecidas en el plan de acción en el tiempo acordado. El sistema de sanción es el siguiente: 1. Exhortación Verbal: El auditor interno se comunica verbalmente con el responsable del sitio para darle a conocer el incumplimiento y el riesgo que conlleva. Se le da la oportunidad y se le apoya para encontrar una solución al problema. 2. Exhortación Escrita: Por medio de una carta del Administrador del Sistema Multisitio le pone tiempo limite para corregir el inconveniente que con anterioridad por la vía verbal se había acordado y se le hace saber que de no cumplir con el tiempo impuesto se procederá con una sanción. 3. Sanciones El Administrador del Sistema Multisitio sancionará a un sitio si este no cumple con las mejoras a realizar en el tiempo estipulado. Las sanciones se dan dependiendo de la falla en que se incurra y de esta misma manera se evaluara el tiempo que el sitio este sancionado. Las causas y las sanciones se muestran en el cuadro a continuación. 4. Expulsión El proceso de expulsión de un sitio, se da a partir de la falta de cumplimiento y respuesta a las exhortaciones hechas y por lo tanto se le notifica por escrito la expulsión del Administrador del Sistema Multisitio.
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Ejemplo política y procedimiento de sanciones
Causas y sanciones para los incumplimientos de los sitios: CAUSA
SANCIÓN
No)realizar)las)mejoras)establecidas)en)el) plan)de)acción
Aviso)verbal,)luego)por)escrito,)sanción)por) un)año)y)expulsión
No)permiAr)hacer)la)inspección)al)inspector) interno)o)externo.
Un)año)de)Sanción,)expulsión
No)presentarse)a)las)inspecciones)internas)o) Aviso)verbal,)luego)por)escrito)y)sanción)por) externas un)año)o)expulsión)si)decide)no)presentarse No)brindar)información)al)Administrador)del) Expulsión Sistema)MulAsiAo Tener)una)no)conformidad)Mayor
Sanción)hasta)que)la)cumpla
Tener)mas)de)diez)no)conformidades) menores
Sanción)hasta)que)la)cumpla
5. Conciliación El Administrador del Sistema Multisitio agotará todos los recursos y acciones para no llegar a la expulsión y tratará de conciliar con el sitio que haya caído en incumplimiento.
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