Manual de Usuario Informe Rector SABER 3°, 5° y 9°

Contenido 1. INTRODUCCION ................................................................................................................................. 3 2.

DATOS GENERALES DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ............................................ 5 Advertencias ............................................................................................................................................ 5 Errores ....................................................................................................................................................... 5

3.

LISTA DE SEDES JORNADA ............................................................................................................ 6

4.

ESTUDIANTES PREINSCRITOS .................................................................................................... 7 Agregar estudiantes .............................................................................................................................. 7 Carga individual ................................................................................................................................. 8 Advertencias en cargue individual ............................................................................................. 9 Errores en cargue individual ........................................................................................................ 9 Cargue masivo ......................................................................................................................................... 9 Descargar el Formato ................................................................................................................... 10 Estructura de Formato de Cargue Masivo ............................................................................ 11 Cargue Masivo Formato ............................................................................................................... 11 Errores y Mensajes de Advertencias - Cargue Masivo .................................................... 13 Modificar estudiantes ........................................................................................................................ 15 Eliminar un Estudiante ..................................................................................................................... 15 Estudiantes ausentes y discapacitados....................................................................................... 15

5.

REGISTRO INFORMACION APLICACIÓN DE LA PRUEBA ............................................... 16 Relación del total de matriculados, presentes, ausentes y sin material ........................ 16 Advertencias ......................................................................................................................................... 17

6.

Certificado del diligenciamiento............................................................................................... 18 Descargar Certificado de Participación ...................................................................................... 18

7.

GLOSARIO .......................................................................................................................................... 20

1. INTRODUCCION El informe del rector debe ser diligenciado por el rector para cada una de sus sedes jornadas. • • •

Se debe ingresar a: http://InformeRector3579.icfes.gov.co/InformeRectorSABER En usuario, ingresar el código DANE de la institución principal Para la contraseña: Saber359.2017

Usted deberá tener a la mano los anexos 1 y 2 para diligenciar el informe. Le agradecemos diligenciar su informe a la mayor brevedad después de aplicada la prueba. Si encuentra dificultades con el sistema, le sugerimos intentar en diferentes momentos del día ya que todos los rectores del país estarán intentando hacer la misma tarea. El formulario está diseñado para los navegadores Firefox 5.0 superior y Chrome. En una versión diferente de navegador algunas opciones pueden no funcionar correctamente.

El informe se compone de 5 secciones: 1. Datos generales del establecimiento educativo 2. Listado de sede jornadas

3. Lista de estudiantes preinscritos (de la sede jornada) 4. Relación de Matriculados (para cada sede jornada) 5. Certificado de participación En cada sección, debe dar clic en el botón para que la información quede guardada correctamente y permita navegar en las diferentes secciones. A partir de la sección 3, el usuario podrá navegar las diferentes secciones que componen el informe, por medio de un menú, el cual se encuentra en la parte superior de la página, como se muestra a continuación:

2. DATOS GENERALES DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO En esta sección el rector podrá actualizar información del establecimiento educativo

Advertencias Las advertencias son mensajes que se presentan al usuario para alertarlo sobre una situación, pero no le bloquean el proceso. Esta se visualiza cuando se intenta modificar información de los siguientes campos: • Sector • Calendario

Errores Los errores son mensajes que se presentan al usuario para informarle que falta llenar el campo “Nombre del rector/Coordinador de Sede”

3. LISTA DE SEDES JORNADA En esta pantalla se muestra la lista de sedes jornadas que pertenecen al establecimiento y el estado en el que se encuentra cada informe. Se pueden presentar 3 estados:  Sin comenzar: Pendiente por diligenciar  Iniciado: Informe iniciado, pero aún no finalizado  Finalizado: El certificado está listo para ser generado ya que el informe fue diligenciado y finalizado de manera correcta.

El rector deberá seleccionar una sede jornada para continuar con el diligenciamiento del informe, ya sea de las que están en estado “Ir al informe” o “Sin comenzar”. Cuando el informe es finalizado puede descargar el certificado cuantas veces lo necesite. Al final el rector debe tener tantos certificados como números de jornadas tenga.

4. ESTUDIANTES PREINSCRITOS La pantalla presenta la lista de estudiantes preinscritos para la sede jornada, divido en 3 pestañas (1 por grado). El rector debe actualizar la lista, indicando, cuales tienen discapacidad cognitiva, cuales son estudiantes ausentes o realizar el cambio de nombres si se requiere, usando la opción editar

.

Agregar estudiantes Desde la lista de estudiantes, también se pueden agregar estudiantes nuevos que no se encuentren en la lista inicial. Para esto, el rector puede hacerlo uno por uno o de forma masiva mediante un formato de Excel.

Carga individual La carga individual le muestra al rector un formulario con los siguientes campos:

Se recomienda ingresar toda la información posible del estudiante, en caso que no cuente con toda esta información, los campos mínimos requeridos son:    

Primer nombre Primer apellido Grado Número de hoja de respuestas

Una vez diligenciados todos los campos, debe dar clic en el botón Guardar y el sistema guarda la información del estudiante, e inmediatamente este estudiante es visible en la lista de estudiantes, en la pestaña del grado correspondiente.

Advertencias en cargue individual Pueden salir advertencias indicando que la hoja de respuesta ingresada es adicional o que la hoja de respuesta ya está asociada a otro estudiante. En ambos casos el estudiante quedara agregado a la lista de estudiantes. 

Advertencia 1:



Advertencia 2:

Errores en cargue individual Antes de guardar, el aplicativo valida que el número de hoja de respuesta sea válida (generada por el ICFES para la aplicación 2017), esto quiere decir que debe coincidir con alguna de las hojas de respuesta enviadas por el ICFES.

Cargue masivo Al realizar clic en el botón de cargue masivo, el sistema despliega una nueva página en la cual existen dos secciones, la primera permite descargar el formato que se debe diligenciar y la segunda permite agregar el formato ya diligenciado, con el fin de registrar los estudiantes que aplicaron la prueba.

Descargar el Formato Al realizar clic en el icono, el sistema permite descargar en su equipo el formato que se debe diligenciar, para esto debe almacenarlo en la ruta seleccionada y presionar el botón guardar.

Estructura de Formato de Cargue Masivo Al abrir el archivo en Excel descargado en el punto anterior, este posee la siguiente estructura:

Al igual que la carga individual, los campos obligatorios son: Hoja de respuesta, Grado, Primer nombre y Primer apellido, pero debe indicar si cada estudiante tiene o no discapacidad cognitiva y si es ausente o presente. Cargue Masivo Formato Al diligenciar el formato descargado, se debe subir el archivo, para esto debe hacer clic en el botón , el cual permitirá seleccionar el archivo para ser cargado, una vez se seleccione, este se visualizara teniendo la opción de ser eliminado.

Al presionar clic en el botón , el sistema procederá a cargar el archivo que se encuentren en la lista de archivos cargados, después el sistema mostrará los mensajes que ocasionaron el cargue del archivo. Si la aplicación encuentra algún error, ningún registro será guardado, informando al rector en donde se encuentran los errores por filas. En ocasiones la carga puede tardar unos minutos; en este caso el rector debe actualizar el estado manualmente, como se muestra a continuación.

El botón Actualizar Estado, permite refrescar la página hasta ver el mensaje que indica el resultado que genero el cargue del archivo. Errores y Mensajes de Advertencias - Cargue Masivo Los mensajes de errores se presentan al usuario para informarle que no se puede crear el registro debido a una situación que no es correcta, las advertencias son mensajes que se presentan al usuario para alertarlo sobre un evento, pero no le bloquean el proceso. Para este proceso se presenta un mensaje (Error o Advertencia), en la parte superior de la página, por cada registro evaluado.

Aun con los mensajes de advertencia, la aplicación guarda todos los registros. Si la carga es exitosa, mostrara el siguiente mensaje:

Nota: En caso de existir algún error en el archivo, este no permitirá cargar ningún estudiante.

Modificar estudiantes Desde la lista de estudiantes preinscritos, debe dar clic en el símbolo del registro que desea modificar. El sistema muestra los campos de nombre y apellidos en un formulario. Allí puede modificar la información teniendo en cuenta que el primer nombre y el primer apellido son obligatorios. Una vez modificados los campos, de clic en el botón Guardar.

Eliminar un Estudiante Para eliminar un estudiante debe dar clic en el símbolo del registro que desea eliminar. El sistema elimina el estudiante seleccionado. Tenga en cuenta que los estudiantes eliminados no serán tenidos en cuenta en el total de matrícula.

Estudiantes ausentes y discapacitados Para indicar si un estudiante de los que están en la lista de preinscrito no fue a presentar la prueba, se hace por medio de la columna “Estado” y si va a indicar

que se trata de un estudiante con discapacidad cognitiva, se hace por medio la columna “Discapacidad”.

5. REGISTRO INFORMACION APLICACIÓN DE LA PRUEBA Los rectores de las instituciones donde se aplica la prueba de tipo censal deben registrar la información relativa al número de estudiantes por grado que aplicaron la prueba. Relación del total de matriculados, presentes, ausentes y sin material Teniendo en cuenta la información registrada en la sección anterior, el sistema calcula el total de matriculados, presentes, ausentes por grado. Adicional a esto, el rector debe indicar si hubo estudiantes sin material de examen.

Nota: Si el rector ingresa una cantidad diferente a 0 en total de estudiantes sin material, el total de matricula se verá afectado. Advertencias Las advertencias son mensajes que se presentan al usuario para alertarlo sobre una situación, pero no le bloquean el proceso. Se presentan en la parte superior del formulario y las que se pueden generar son las siguientes: •

•

Si el sistema detecta que el número de participantes en papel está entre 50% y 70% de los matriculados, advierte al usuario que dado esta condición puede presentar problemas con el procesamiento de los exámenes. La advertencia es la siguiente: “Advertencia: Apreciado rector: Según la información diligenciada, el porcentaje de estudiantes que presentaron la prueba en el grado, en esta sede jornada es más bajo que el 70% de los matriculados. Por favor recuerde que esto podría resultar en inconvenientes en el procesamiento de los resultados de su establecimiento en este grado. Si el sistema detecta que el número de participantes en papel es más bajo que el 50% de los matriculados, se genera la siguiente advertencia: “Advertencia: Apreciado rector: Según la información diligenciada, el porcentaje de estudiantes que presentaron la prueba en el grado, en esta

sede jornada es más bajo que el 50% de los matriculados. Recuerde que esto implica que sus resultados a nivel de sede jornada no estarán disponibles y que posiblemente haya inconvenientes en el procesamiento de este grado en el agregado del establecimiento.”.

6. Certificado del diligenciamiento Al continuar con el diligenciamiento, el sistema presenta una pantalla que confirma que el informe ha sido diligenciado con éxito.

Descargar Certificado de Participación A los rectores de las instituciones que hayan aplicado la prueba, se les otorgará un Certificado de Participación por cada informe de sede jornada que termine.

Al presionar Clic en el botón , el sistema automáticamente generará el certificado en formato PDF con el fin de que pueda ser descargado en su equipo. Al abrirlo se visualizara un documento de la siguiente manera, el cual indicará la Sede, Código DANE, Jornada y Sitio Aplicación de la Prueba.

Salesiano Maldonado TUNJA - BOYACÁ xxxxxxxxxxxx

Completa

7. GLOSARIO

Aplicación: prueba que se realiza a una muestra o de manera censal. (Ej. Prueba Piloto 5 y 9 de octubre 2011). Sede: el espacio físico de un colegio. SedeJornada: se refiere a una jornada específica de una sede. Jornada: un tiempo específico que se ocupa dentro de una sede. Las jornadas posibles son mañana (AM), tarde (PM) y todo el día.