Manual de Procedimientos
Manual de Procedimientos INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO.
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 1 de 150
Manual de Procedimientos
Contenido Introducción ............................................................................................................................................................. 3 Objetivos del manual ............................................................................................................................................... 4 Red de procesos ...................................................................................................................................................... 5 Definición de Macroprocesos ..................................................................................................................................... 5 Definición de Subprocesos........................................................................................................................................ 5 Definición de procedimientos ..................................................................................................................................... 6 Definición de productos .............................................................................................................................................. 8 Definición de indicadores ......................................................................................................................................... 10 Definición de clientes ............................................................................................................................................... 12 Descripción de procedimientos ............................................................................................................................ 15 Asiento de nacimiento ......................................................................................................................................... 176 Hoja de autorización ............................................................................................................................................ 176
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 2 de 150
Manual de Procedimientos
Introducción El presente Manual responde a las premisas normativas o lineamientos, que regularán las actividades o procedimientos que se llevan a cabo en el Instituto, con el Objeto de eficientar la actuación de los funcionarios públicos encargados del desempeño sus funciones encomendadas, y que tales actividades no impliquen la discrecionalidad o ineficiencia en el cumplimiento de sus Obligaciones, esto es, responde una parte, a los principios de simplificación Administrativa y racionalidad, y por la otra, a salvaguardar la transparencia y certeza de las propias operaciones asegurando su cumplimiento.
Proporcionará a las áreas responsables o encargadas, en el ámbito de sus atribuciones, un instrumento de control normativo, que se traduce en los diversos lineamientos que regulen y precisen los aspectos a asumir su participación, con el más amplio criterio de responsabilidad, en el análisis de trámites administrativos, de forma tal, que asegure el cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia y honradez que deben observar las dependencias y entidades, en la administración de los recursos que se destinen a las operaciones de gestión y trámite administrativo que requiera el Instituto.
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 3 de 150
Manual de Procedimientos
Objetivos del manual
INTERNO: Servir de guía interna para inducir al personal del Instituto, a la capacitación de forma detallada y ordenada del sistema que se creo, para la ejecución eficaz de todas y cada una de las actividades que deberá realizar cada uno de los Departamentos o áreas, para evitar la duplicidad en los procesos y así aumentar la eficiencia de los servidores públicos ayudando a la coordinación de las actividades, dejando clara la visión del control interno del INIFEED.
EXTERNO: Poder mostrar a las partes interesadas, la información, normas, lineamientos, formularios o documentación necesaria para que puedan entender de manera sencilla como se coordinan las actividades y cuáles son los objetivos de dichos procedimientos, así como las unidades responsables.
GENERAL: Contar con un documento tangible de los procedimientos integrales del INIFEED.
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 4 de 150
Manual de Procedimientos
Red de procesos Definición de Macroprocesos Clave
Macroproceso
MP1
Desarrollo y Modernización de Infraestructura Física Educativa
Definición de Subprocesos Clave
MP1
INIFEED
Macroproceso
Desarrollo y Modernización de Infraestructura Física Educativa
Clave
Subprocesos
SP11
Desarrollo Administrativo
SP12
Desarrollo de Planeación
SP13
Desarrollo de Costos y Presupuestos
SP14
Desarrollo de Proyectos
SP15
Desarrollo de Construcción
SP16
Coordinación Técnica
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 5 de 150
Manual de Procedimientos
Definición de procedimientos
Clave
Subprocesos
Clave
Procedimientos
Responsable
SP11
Desarrollo Administrativo
PR111
Trámite de pagos por obra y equipamiento
Subdirección Administrativa
PR112
Trámite de vales de gasolina
PR113
Pago de nómina
Subdirección Administrativa
PR114
Trámite de gastos médicos
Subdirección Administrativa
PR115
Compra de Materiales
Subdirección Administrativa
PR116
Trámite de viáticos
Subdirección Administrativa
PR117
Trámite de ingresos
Subdirección Administrativa
PR118
Registro de operaciones financieras
Subdirección Administrativa Departamento de Planeación
SP12
Desarrollo de planeación
PR121
Elaboración del programa estatal de obra
SP13
Desarrollo de costos y presupuestos
PR131
Asignación de obra
INIFEED
Subdirección Administrativa
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Departamento de Costos y Presupuestos
Página 6 de 150
Manual de Procedimientos
Clave
Subprocesos
Clave
Procedimientos
Responsable
SP14
Desarrollo de proyectos
PR141
Elaboración del proyecto ejecutivo de obra
Departamento de Proyectos
PR142
Atención a escuelas
Departamento de Proyectos
SP15
Desarrollo de construcción
PR151
Visita de obra
Departamento Construcción
SP16
Coordinación técnica
PR161
Control de flujo de la revisión de estimaciones y precios extraordinarios
Coordinación Técnica
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
de
Página 7 de 150
Manual de Procedimientos
Definición de productos
Clave
Procedimientos
Responsable
Productos
PR111
Trámite de pagos por obra y equipamiento
Subdirección Administrativa
Cheques
Subdirección Administrativa
Vales
PR112
Trámite de vales de gasolina
Nómina
PR113
Pago de nómina
Subdirección Administrativa
PR114
Trámite de gastos médicos
Subdirección Administrativa
PR115
Compra de Materiales
Subdirección Administrativa
PR116
Trámite de viáticos
Subdirección Administrativa
PR117
Trámite de ingresos
Subdirección Administrativa
PR118
Registro de operaciones financieras
Subdirección Administrativa
PR121
Elaboración del programa estatal de obra
Departamento Planeación
PR131
Asignación de obra
Departamento De Costos Contrato y Presupuestos
PR141
Elaboración del proyecto ejecutivo Departamento de obra Proyectos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Relación de pacientes Cedula de compra Comprobación de gatos autorizada Relación Estados financieros
De
Programa estatal de obra
De Proyecto ejecutivo
Página 8 de 150
Manual de Procedimientos
Clave
Procedimientos
Responsable
PR142
Atención a escuelas
Departamento Proyectos
De
PR151
Visita de obra
Departamento Construcción
de Acta de entrega
PR161
Control de flujo de la revisión de estimaciones o precios extraordinarios
Coordinación Técnica
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Productos Oficio
Registro
Página 9 de 150
Manual de Procedimientos
Definición de indicadores Clave
Procedimientos
Responsable
Productos
Indicadores
PR111
Trámite de pagos por obra y equipamiento
Subdirección Administrativa
Cheques
No. de operaciones financieras registradas por mes.
Subdirección Administrativa
Vales
PR112
Trámite de vales de gasolina
PR113
Pago de nómina
Subdirección Administrativa
PR114
Trámite de gastos médicos
Subdirección Administrativa
PR115
Compra de Materiales
Subdirección Administrativa
PR116
Trámite de viáticos
Subdirección Administrativa
PR117
Trámite de ingresos
Subdirección Administrativa
PR118
Registro de operaciones financieras
Subdirección Administrativa
PR121
Elaboración del programa estatal de obra
Departamento Planeación
Nómina
Relación pacientes
de
No. de incapacidades realizadas en tiempo No. de órdenes de compra entregados en tiempo
Comprobación de No. de viáticos gastos autorizada entregados en tiempo Relación
Estados financieros
No. de estados de cuenta generados en el mes No. de registros en el mes
Programa estatal No. de solicitudes de obra De incluidas en el programa anual
Asignación de obra
Departamento De Costos y Presupuestos
Clave
Procedimientos
Responsable 26/09/2017 Versión Borrador 0.1
No. de empleados que se les pago en tiempo
Cedula de compra
PR131
INIFEED
No. de vales emitidos por mes
Contrato
Productos
No. de presupuestos realizados en tiempo Indicadores Página 10 de 150
Manual de Procedimientos
PR141
PR142
Elaboración del proyecto ejecutivo de obra
No. de entregados tiempo
Oficio
No. de cédulas básicas expedidas en tiempo
Departamento Proyectos
De
Departamento Proyectos
De de Acta de entrega
Atención a escuelas
PR151
Visita de obra
Departamento Construcción
PR161
Control de flujo de la revisión de estimaciones o precios extraordinarios.
Coordinación Técnica
INIFEED
Proyecto ejecutivo
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Registro
planos en
No. de visitas realizadas de acuerdo a las programadas No. de revisiones realizadas
Página 11 de 150
Manual de Procedimientos
Definición de clientes Clave
Responsable
Productos
PR111
Subdirección Administrativa
Cheques
Indicadores
Clientes
No. de operaciones Clientes internos: financieras Departamento de Costos registradas por Presupuestos del INIFEED mes. Clientes externos:
y
Contratistas y Proveedores
PR112
Subdirección Administrativa
Vales
No. de vales Clientes internos: emitidos por mes Supervisores del INIFEED Clientes externos: Gasolineras
PR113
Subdirección Administrativa
Nómina
No. de empleados Clientes internos: que se les pago en Trabajadores INIFEED tiempo Clientes externos: No Aplica
PR114
Subdirección Administrativa
Relación pacientes
de No. de Clientes internos: incapacidades Trabajadores INIFEED realizadas en Clientes externos: tiempo Médico
PR115
Subdirección Administrativa
Cedula de compra
No. de órdenes de Clientes internos: compra entregados Diferentes departamentos INIFEED en tiempo
del
Clientes externos: Proveedores
PR116
INIFEED
Subdirección Administrativa
Comprobación de No. de viáticos Clientes internos: gastos autorizada entregados en Personal INIFEED tiempo
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 12 de 150
Manual de Procedimientos
Clave
Responsable
Planos
Indicadores
Clientes Clientes externos: No Aplica
PR117
Subdirección Administrativa
Relación
No. de estados de Clientes internos: cuenta generados Dirección General en el mes Clientes externos: No Aplica
PR118
Subdirección Administrativa
Estados financieros
No. de registros en Clientes internos: el mes Dirección General Clientes externos: No Aplica
PR121
Departamento Planeación
de Programa de obra
estatal
No. de solicitudes Clientes internos: incluidas en el Dirección de planeación y evaluación de la SEED programa anual Clientes externos: Escuelas, proveedores
PR131
Departamento de Contrato Costos y Presupuestos
No. de presupuestos realizados en tiempo
Clientes internos: Diferentes INIFEED
Departamentos
del
Clientes externos: Contratistas
PR141
Departamento Proyectos
de Proyecto ejecutivo
No. de planos Clientes internos: entregados en Dirección de planeación y evaluación de la SEED tiempo Clientes externos: Departamento de contratistas, escuelas
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Construcción,
Página 13 de 150
Manual de Procedimientos
Clave
Responsable
PR142
Departamento Proyectos
Productos de Oficio
Indicadores
Clientes
No. de cédulas Clientes internos: básicas expedidas No Aplica en tiempo Clientes externos: Diferentes escuelas
PR151
Departamento Construcción
de Acta de entrega
No. de visitas Clientes internos: realizadas de Supervisores de obra acuerdo a las Clientes externos: programadas No Aplica
PR161
Departamento de Registro Coordinación Técnica
No. de revisiones realizadas
Clientes internos: Diferentes INIFEED
departamentos
del
Clientes externos: No Aplica
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 14 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Trámite de pagos por obra y equipamiento PR111
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 15 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: TRÁMITE DE PAGOS POR OBRA Y EQUIPAMIENTO Clave del procedimiento: PR111
1. Objetivo del procedimiento: Realizar en tiempo y forma el trámite de pagos por obra y equipamiento.
2. Aplicación: Tiene aplicación en la Sub-Dirección Administrativa del INIFEED. 3. Alcance: Aplica a proveedores o contratistas por concepto de estimaciones, contrato de adquisición de equipo, orden de trabajo o pedido, según; desde que recibe dichos conceptos hasta que turna a contabilidad la póliza de egresos emitida. 4. Definiciones Contratista: Es aquella persona física o moral que celebra contratos de obra pública y de servicios relacionados con la misma. Estimación: Es el cálculo del valor aproximado por medio de documentos que solventan los trabajos realizados por el contratista y que deben ser pagados de acuerdo a lo trabajado. 5. Referencias: Reglamento interno 6. Políticas: Elaborará los trámites necesarios para agilizar cualquier tipo de pago realizado para o por el INIFEED. En caso de que las estimaciones presenten errores deberán regresarse a Coordinación técnica, para que esta a su vez informe a los contratistas para su corrección. 7. Productos: Póliza de cheque 8. Clientes: Clientes internos: Departamento de Costos y Presupuestos del INIFEED Clientes externos: Contratistas y proveedores 9. Indicadores No. de operaciones financieras registradas por mes
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 16 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: TRÁMITE DE PAGOS POR OBRA Y EQUIPAMIENTO Clave del procedimiento: PR111
No. Descripción de actividades
Responsable
1
Recibe las estimaciones de Coordinación Subdirección técnica, contrato de adquisición de equipo, administrativa orden de trabajo o pedido, para su revisión y trámite de pago. ¿Tipo de pago? Estimaciones, pasa a la actividad 2. Equipamiento, pasa a la actividad 3.
2
Identifica programa y cuenta bancaria según la Subdirección obra. administrativa
3
4 5
Elabora cheque y póliza de cheque o Subdirección transferencia electrónica, según sea el caso. administrativa Realiza el pago al proveedor o contratista Firma póliza de recibido
Cheque, póliza de cheque, comprobante de transferencia electrónica
Subdirección administrativa Proveedor o contratista
6
Glosa el gasto y emite la póliza contable.
Subdirección administrativa
7
Turna a contabilidad. Fin del procedimiento
Subdirección administrativa
INIFEED
Documento
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Póliza de egreso
Página 17 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 18 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Recibo oficial Clave del procedimiento: PR111-FT01
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 19 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Trámite de vales de gasolina PR112
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 20 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: TRÁMITE DE VALES DE GASOLINA Clave del procedimiento: PR112
Objetivo del procedimiento: Cubrir las necesidades del personal que cuenta con resguardo de vehículo oficial para el abastecimiento de combustible dentro de sus actividades correspondientes del Instituto. 1.
2. Aplicación: Tiene aplicación en el Área de Recursos materiales y servicios generales dentro de la Subdirección administrativa del INIFEED. 3. Alcance: Aplica a todas las solicitudes de combustible realizadas por los supervisores del instituto, desde que se recibe la solicitud de combustible, hasta que turna la póliza a contabilidad. 4. Definiciones: Resguardo: Documento en que consta que se ha hecho un pago, una entrega, etc. 5. Referencias: Reglamento Interno del INIFEED 6. Políticas: Dará abastecimiento de combustible, según las necesidades, para la supervisión de construcción de escuelas en el Estado de Durango. 7. Productos Vale para gasolinera 8. Clientes Internos: Supervisores del INIFEED. Externos: Gasolineras. 9. Indicadores Número de vales emitidos por mes.
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 21 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: TRÁMITE DE VALES DE GASOLINA Clave del procedimiento: PR112
No.
Descripción de actividades
Responsable
1
Recibe solicitud de combustible debidamente firmada y Subdirección Administrativa autorizada.
Documento
(Área de recursos materiales y servicios generales)
2
Elabora vale para surtir gasolina
Subdirección Administrativa
Vale para gasolinera
(Área de recursos materiales y servicios generales)
3
Recibe el vale y ticket de la gasolinera, los cuales se Subdirección Administrativa anexan a la solicitud y se coteja. (Área de recursos materiales y servicios generales)
4
Elabora resumen y cédula de compra para trámite de Subdirección Administrativa pago.
Resumen, compra
cédula
de
(Área de recursos materiales y servicios generales)
5
Elabora cheque y póliza
Subdirección Administrativa
Cheque y póliza
(Área de recursos materiales y servicios generales)
6
Realiza pago respectivo al proveedor
Subdirección Administrativa (Área de recursos materiales y servicios generales)
7
Firma póliza de recibido
Proveedor
8
Turna a contabilidad
Subdirección Administrativa
Fin de procedimiento
INIFEED
(Área de recursos materiales y servicios generales)
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 22 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 23 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Vale de gasolina Clave del procedimiento: PR112-FT01
(5)
(6)
(6)
(7) (9)
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 24 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Solicitud de combustibles y lubricantes Clave del procedimiento: PR112-FT02
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 25 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Pago de nómina PR113
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 26 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: PAGO DE NÓMINA Clave del procedimiento: PR113
Objetivo del procedimiento: Proporcionar puntualmente, al personal contratado por el Instituto, los salarios devengados en un tiempo determinado por una jornada de trabajo determinada. 1.
2. Aplicación: Tiene aplicación en el Área de Recursos Humanos dentro de la Subdirección Administrativa del Instituto. 3. Alcance: Aplica a todo el personal que labora dentro del INIFEED, desde que se saca el reporte de reloj checador, hasta que se turna la póliza correspondiente a contabilidad. 4. Definiciones: Salario devengado: Es el salario que tiene derecho una persona, con independencia de si ya lo ha cobrado o no. 5. Referencias: Articulo 123 Fracc. VI de la Constitución Artículos 82, 83, 84 y 85 de la Ley Federal del Trabajo 6. Políticas: Dará cubrimiento a los pagos en tiempo y forma según las necesidades del Instituto En caso de que exista justificante autorizado se deberá realizar la anotación correspondiente, en caso contrario se aplicará la sanción correspondiente. 7. Productos Nómina 8. Clientes Internos: Trabajadores del INIFEED Externos: No Aplica 9. Indicadores No. de empleados que se les pagó en tiempo
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 27 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: PAGO DE NÓMINA Clave del procedimiento: PR113
No.
Descripción de actividades
Responsable
Documento
1
Saca reporte de reloj checador quincenalmente
Subdirección administrativa
Reporte de reloj checador
(Área de recursos humanos)
2
Revisa incidencias de personal.
Subdirección administrativa (Área de recursos humanos)
3
Captura los movimientos de la quincena a pagar, en el Subdirección administrativa sistema de nomina. (Área de recursos humanos)
4
Calcula, exporta a Excel la nomina e imprime para su Subdirección administrativa dispersión.
Nómina
(Área de recursos humanos)
5
Imprime recibos de nómina.
Subdirección administrativa
Recibos de nómina
(Área de recursos humanos)
6
Recibe el pago y firma recibo de nomina de Personal conformidad.
7
Elabora resumen por departamento.
Subdirección administrativa
Resumen
(Área de recursos humanos)
8
Glosa la nómina y emite póliza de egresos
Subdirección administrativa
Póliza de egresos
(Área de recursos humanos)
9
Turna póliza a contabilidad Fin del procedimiento
INIFEED
Subdirección administrativa (Área de recursos humanos)
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 28 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 29 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Solicitud de dispensa de tiempo/vacaciones Clave del procedimiento: PR113-FT01
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 30 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Trámite de gastos médicos PR114
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 31 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: TRÁMITE DE GASTOS MÉDICOS Clave del procedimiento: PR114
1. Objetivo del procedimiento: Proporcionar puntualmente al personal vales de consulta con médico para su diagnóstico correspondiente, así como los pagos generados por dicha consulta. 2. Aplicación: Tiene aplicación en el Área de Recursos Humanos dentro de la Subdirección Administrativa del Instituto. 3. Alcance: Aplica a todo el personal del instituto que requiera de atención médica, desde que se recibe la solicitud de vale de servicios médicos o la reposición de gastos médicos, hasta que se turna a contabilidad la póliza correspondiente. 4. Definiciones: Gastos médicos: Son los gastos que cubren la lesión o incapacidad que afecte la integridad personal o la salud del trabajador, ocasionada por un accidente o enfermedad. 5. Referencias: Reglamento interno del INIFEED 6. Políticas: Dará cubrimiento a las necesidades de salud de los trabajadores del Instituto 7. Productos Relación de pacientes 8. Clientes Internos: Personal del INIFEED Externos: Médico 9. Indicadores No. de incapacidades realizadas en tiempo
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 32 de 150
Manual de Procedimientos
No. Descripción de actividades 1
2
3
Responsable
Documento
Solicita vale de servicios médicos para consulta o Empleado reposición de gastos médicos. ¿Tipo de solicitud? Vale de servicios médicos, pasa a la actividad 3. Reposición de gastos médicos, pasa a la actividad 8. Expide vale de servicios médicos
Subdirección Administrativa (Área de recursos humanos)
Subdirección Administrativa
Vale de servicios médicos
(Área de recursos humanos)
4
Hace efectivo vale de servicios médicos
Empleado
5
Expide vale de farmacia
Servicios médicos
6
Recibe vales de farmacia y de servicios médicos para Subdirección su trámite de pago Administrativa
Vale de farmacia
(Área de recursos humanos)
7
Revisa y elabora resumen. Pasa a la actividad 10.
Subdirección Administrativa
Resumen
(Área de recursos humanos)
8
Recibe formato de reposición de gastos médicos con Subdirección facturas originales anexas. Administrativa (Área de recursos humanos)
9
Revisa y autoriza la reposición de gastos.
Subdirección Administrativa (Área de recursos humanos)
10
Elabora cedula de compra para su trámite de pago.
Subdirección Administrativa
Cédula de compras
(Área de recursos humanos)
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 33 de 150
Manual de Procedimientos
No. Descripción de actividades 11
Elabora cheque y póliza de cheque.
Responsable
Documento
Subdirección Administrativa
Cheque Póliza de cheque
(Área de recursos humanos)
12
¿Tipo de solicitud? Subdirección Vale de servicios médicos, pasa a la actividad 13. Administrativa Reposición de gastos médicos, pasa a la actividad 15. (Área de recursos humanos)
13
Elabora constancia de retenciones por honorarios
Subdirección Administrativa
Constancia de retenciones
(Área de recursos humanos)
14
Realiza el pago de servicios médicos y de farmacia. Subdirección Pasa a la actividad 17. Administrativa (Área de recursos humanos)
15
Cambia el cheque para realizar el pago en efectivo al Subdirección empleado. Administrativa (Área de recursos humanos)
16
Recibe el pago en efectivo y firma de recibido
17
Turna póliza a contabilidad. Fin del procedimiento
INIFEED
Empleado Subdirección Administrativa (Área de recursos humanos)
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 34 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 35 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 36 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Reposición de gastos médicos Clave del procedimiento: PR114-FT01
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 37 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Compra de materiales PR115
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 38 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: COMPRA DE MATERIALES Clave del procedimiento: PR115
1. Objetivo del procedimiento: Abastecer las necesidades de material a las diferentes áreas del instituto.
2. Aplicación: Tiene aplicación en el Área de Recursos Materiales y Servicios Generales dentro de la Subdirección Administrativa del Instituto. 3. Alcance: Aplica a todos los departamentos del Instituto, desde que recibe la requisición de material, hasta que se turna a contabilidad la póliza correspondiente. 4. Definiciones: Requisición: Es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras o administrativo, acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía o institución. 5. Referencias: Reglamento interno del INIFEED. 6. Políticas: Dará cubrimiento a los pagos en tiempo y forma según las necesidades del Instituto. En caso de tratarse de activos fijos, deberá elaborarse el resguardo respectivo. 7. Productos Cedula de compra 8. Clientes Internos: Diferentes departamentos del INIFEED. Externos: Proveedores 9. Indicadores No. de órdenes de compra entregados en tiempo
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 39 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: COMPRA DE MATERIALES Clave del procedimiento: PR115
No. Descripción de actividades 1
Responsable
Documento
Recibe la requisición de material de acuerdo a las Subdirección administrativa necesidades de cada departamento. (Área de Recursos materiales y servicios generales)
2
3
Revisa el stock de materiales. ¿Hay en existencia? Si, pasa a la actividad 5. No, pasa a la actividad 3.
Subdirección administrativa
Solicita material al proveedor que corresponda.
Subdirección administrativa
(Área de Recursos materiales y servicios generales)
Orden de compra
(Área de Recursos materiales y servicios generales)
4
Surte la orden de compra y elabora factura.
Proveedor
5
Surte la requisición de material al solicitante
Subdirección administrativa
Factura
(Área de Recursos materiales y servicios generales)
6
Elabora cédula de compra y anexa la factura
Subdirección administrativa
Cédula de compra
(Área de Recursos materiales y servicios generales)
7
Elabora el cheque y póliza de cheque
Cheque (Área de Recursos materiales Póliza de cheque Subdirección administrativa y servicios generales)
8
Realiza el pago al proveedor
Subdirección administrativa (Área de Recursos materiales y servicios generales)
9
Firma póliza de cheque, como recibido.
INIFEED
Proveedor
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 40 de 150
Manual de Procedimientos
No. Descripción de actividades
Responsable
Documento
10
Subdirección administrativa
Póliza de egresos
Glosa el gasto y emite póliza contable.
(Área de Recursos materiales y servicios generales)
11
Turna póliza a contabilidad. Fin del procedimiento
INIFEED
Subdirección administrativa (Área de Recursos materiales y servicios generales)
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 41 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 42 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 43 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Solicitud de recursos materiales/servicios Clave del procedimiento: PR115-FT01
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 44 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Solicitud de recursos materiales/servicios Clave del procedimiento: PR115-FT01 Instructivo de llenado
#
INSTRUCCIÓN
1
Anotar nombre del departamento solicitante
2
Anotar la fecha de solicitud
3
Anotar el número consecutivo de artículos o productos solicitados
4
Anotar una breve descripción del articulo o producto
5
Anotar la unidad de medición
6
Anotar el número de articulo o productos que se solicita
7
Anotar la fecha en que se entrega el producto
8
Anotar el nombre y firma de la persona solicitante
9
Anotar el nombre y firma del titular del área solicitante
10
Anotar el nombre y firma de quien entrega
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 45 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Trámite de Viáticos PR116
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 46 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: TRÁMITE DE VIÁTICOS Clave del procedimiento: PR116
1. Objetivo del
procedimiento: Cubrir las necesidades del personal cuando éste requiera trasladarse a otro estado del país por motivos de salud o de trabajo de acuerdo con las políticas y reglamentos del INIFEED. 2. Aplicación: Tiene aplicación en la Subdirección Administrativa del Instituto. 3. Alcance: Aplica a todo el personal del instituto que tenga la necesidad de trasladarse por motivos de salud o de trabajo, desde que se recibe la solicitud de viáticos, hasta que se turna a contabilidad la póliza correspondiente a la comprobación de los gastos. 4. Definiciones: Viático: Referente al dinero que se le facilita a un trabajador para cubrir los gastos en los que acude por desplazamientos realizados en la consecución de su tarea 5. Referencias: Reglamento interno del INIFEED 6. Políticas: Dará cubrimiento a los pagos de viáticos en tiempo y forma según las necesidades del Instituto 7. Productos Comprobación de gastos autorizada 8. Clientes Internos: Personal INIFEED Externos: Contratistas 9. Indicadores No. de viáticos entregados en tiempo INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 47 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: TRÁMITE DE VIÁTICOS Clave del procedimiento: PR116
No. Descripción de actividades
Responsable
1
Recibe la solicitud de viáticos.
Subdirección Administrativa
2
Elabora la solicitud de recurso.
Subdirección Administrativa
Solicitud de recurso
3
Elabora cheque y póliza de cheque.
Subdirección Administrativa
Cheque Póliza de cheque
4
Cambia cheque en efectivo y entrega el recurso.
Subdirección Administrativa
5
Glosa el gasto y emite póliza contable.
Subdirección Administrativa
6
Comprueba el respectivas.
7
Revisa y autoriza la comprobación de gastos.
Subdirección Administrativa
Comprobación de gastos autorizada
8
Glosa la comprobación y emite póliza contable.
Subdirección Administrativa
Póliza de egresos
9
Turna póliza a contabilidad. Fin del procedimiento
Subdirección Administrativa
INIFEED
gasto,
anexando
las
facturas Departamento
correspondiente
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Documento
Póliza de egresos Comprobación de gastos
Página 48 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 49 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Solicitud de gastos Clave del procedimiento: PR116-FT01
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 50 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Comprobación de gastos Clave del procedimiento: PR116-FT02
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 51 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Trámite de ingresos PR117
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 52 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: TRÁMITE DE INGRESOS Clave del procedimiento: PR117
1. Objetivo
del procedimiento: Mostrar el monto total del costo por concepto y por programa además de tener un acceso rápido y detallado de la información por cada obra para la toma de decisiones. 2. Aplicación: Tiene aplicación en la Subdirección Administrativa del Instituto 3. Alcance: Aplica a la Secretaría de educación y a la Secretaría de Obras Públicas del Estado por concepto de las obras en ejecución o ejecutadas anteriormente, desde que recibe los pagos por concepto de bases de licitaciones, sanciones, emisión de planos, etc., hasta que turna la póliza a contabilidad. 4. Definiciones: Ingreso: Percepciones captadas en la empresa que pueden o no ser originadas por su giro o actividad preponderante. Con base en ello se clasifican en ordinarios y extraordinarios. 5. Referencias: Reglamento interno del INIFEED 6. Políticas: Detectará errores u omisiones contables o bancarios de acuerdo a los Estados de Cuenta Bancarios y registros contables, pagando en tiempo y forma las necesidades del Instituto 7. Productos Relación 8. Clientes Internos: Dirección General Externos: No aplica 9. Indicadores No. de estados de cuenta generados en el mes
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 53 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: TRÁMITE DE INGRESOS Clave del procedimiento: PR117
No. Descripción de actividades
Responsable
Documento
1
Recibe pagos por concepto de bases de licitaciones, Subdirección Administrativa sanciones, emisión de planos, etc.
2
Emite recibo de ingresos
Subdirección Administrativa
Recibo de ingresos
3
Deposita recurso en la cuenta del INIFEED.
Subdirección Administrativa
Ficha de depósito
4
Anexa a la ficha de depósito los recibos de ingresos Subdirección Administrativa para su respaldo.
5
Registra y emite póliza de ingresos.
6
Registra las comisiones bancarias y emite póliza de Subdirección Administrativa diario.
7
Turna póliza a contabilidad. Fin del procedimiento
INIFEED
Subdirección Administrativa
Póliza de ingresos Póliza de diario
Subdirección Administrativa
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 54 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 55 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Registro de operaciones financieras PR118
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 56 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: REGISTRO DE OPERACIONES FINANCIERAS Clave del procedimiento: PR118
1. Objetivo del procedimiento: Mostrar el costo por concepto y por programa, además de tener un acceso rápido y
detallado de la información por cada obra. 2. Aplicación: Tiene aplicación en el Área de Recursos Financieros y Contabilidad dentro de la Subdirección Administrativa del Instituto. 3. Alcance: Aplica a todas las operaciones financieras que se realicen dentro del Instituto, desde que se revisa la contabilización del gasto y del ingreso, hasta que se emite la liberación de fianzas. 4. Definiciones: Fianza: Es una garantía que busca asegurar el cumplimiento de una obligación. Es un contrato a través del cual una Afianzadora (Fiador) se obliga a cumplir ante el beneficiario (Acreedor) del contrato, las obligaciones contraídas por el fiado (Deudor) en caso de que éste no lo hiciere. 5. Referencias: Reglamento interno del INIFEED 6. Políticas: Dará cubrimiento a los pagos en tiempo y forma según las necesidades del Instituto 7. Productos Estados financieros 8. Clientes Internos: Dirección General Externos: No aplica 9. Indicadores No. de registros en el mes
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 57 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: REGISTRO DE OPERACIONES FINANCIERAS Clave del procedimiento: PR118
No. Descripción de actividades
Responsable
1
Subdirección administrativa
Revisa la contabilización del gasto y del ingreso
Documento
(Área de Recursos financieros y contabilidad)
2
Integra el expediente contable por programa y el Subdirección administrativa Expediente contable expediente técnico de obra (Área de Recursos financieros Expediente técnico y contabilidad)
3
Realiza conciliaciones bancarias
Subdirección administrativa
Conciliaciones bancarias
(Área de Recursos financieros y contabilidad)
4
Analiza y depura saldos
Subdirección administrativa (Área de Recursos financieros y contabilidad)
5
Elabora estados financieros
Subdirección administrativa
Estados financieros
(Área de Recursos financieros y contabilidad)
6
Calcula los impuestos y entera según corresponda Subdirección administrativa SHCP, CEMIC, ICIC, DIVO, SECOMAD. (Área de Recursos financieros y contabilidad)
7
Emite liberaciones de fianzas. Fin del procedimiento
INIFEED
Oficio de liberación de (Área de Recursos financieros fianza Subdirección administrativa y contabilidad)
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 58 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 59 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Elaboración del programa estatal de obra PR121
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 60 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ESTATAL DE OBRA Clave del procedimiento: PR121
1. Objetivo del procedimiento: Elaborar el programa estatal de obra en base a los lineamientos y políticas del INIFEED. 2. Aplicación: Tiene aplicación en el Departamento de Planeación del Instituto. 3. Alcance: Aplica a las necesidades y atenciones que solicitan los planteles educativos, desde que recibe de la SEED las propuestas de obra a incluir, hasta que elabora el programa estatal de obra. 4. Definiciones: Programa estatal de obra: Programa que se lleva a cabo en el Estado que tiene por objeto crear, construir, conservar, instalar, ampliar, adecuar, remodelar, demoler, modificar y restaurar bienes inmuebles de utilidad pública en tiempo determinado Lineamientos: Conjunto de acciones específicas que determinan la forma, lugar y modo, para llevar a cabo una política, en materia de obra y servicios relacionados con la misma Políticas de calidad: son objetivos claros con directrices generales que se deben aplicar a un proceso de obra, para su máxima duración de servicio 5. Referencias: Manual de Organización del INIFEED Reglamento interno 6. Políticas: Elaborará un Programa Estatal de Obra cumpliendo con las políticas de calidad establecidas en el INIFEED. 7. Productos Programa Estatal de Obra 8. Clientes Internos: Dirección de planeación y evaluación de la SEED Externos: Escuelas, proveedores 9. Indicadores No. de solicitudes incluidas en el programa anual
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 61 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ESTATAL DE OBRA Clave del procedimiento: PR121
No. Descripción de actividades
Responsable
Documento
1
Recibe la propuesta de obra a incluir en el Programa Dirección Estatal de Obra de parte de la SEED y la envía al Depto. de planeación.
2
Revisa y analiza la propuesta de obra. ¿Procede? Si, pasa a la actividad 4. No, pasa a la actividad 3.
3
Informa a la SEED por medio de oficio, que no se Departamento de justifica la obra. planeación Fin del procedimiento.
Oficio
4
Elabora cédula básica.
Departamento de planeación
Cedula básica
5
Elabora memorándum para construcción, a partir de la Departamento de cedula básica. planeación
Memorándum
6
Entrega las cédulas para la validación técnica del Departamento de Departamento de construcción. planeación
7
Realiza validación de campo y devuelve las cédulas al Departamento de departamento de planeación. construcción
8
¿Justifica? Si, pasa a la actividad 9. No, pasa a la actividad 2.
9
Elabora el Programa Estatal de Obra con las cédulas Departamento de que se justifican y están autorizadas. planeación Fin del procedimiento
INIFEED
Departamento de planeación
Cédula de validación de campo
Departamento de planeación
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Programa estatal de obra
Página 62 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 63 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Cédula básica de investigación y validación técnica Clave del procedimiento: PR121-FT01
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 64 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 65 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 66 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 67 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 68 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 69 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 70 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 71 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Asignación de obra PR131
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 72 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: ASIGNACIÓN DE OBRA Clave del procedimiento: PR131
1. Objetivo del procedimiento: Desarrollar gestiones para la asignación de las obras a los contratistas, para obtener el importe total de lo necesario para la construcción y equipamiento de los espacios educativos. 2. Aplicación: Tiene aplicación en el Departamento de Costos y Presupuestos del Instituto. 3. Alcance: Aplica a todas las obras incluidas en el programa estatal de obra, desde que recibe la cedula básica, hasta que envía copia del contrato, del presupuesto y del programa de obra al Departamento de construcción y Administrativo. 4. Definiciones: Gestión: Métodos utilizados para conseguir determinados objetivos o un fin especifico Contratista: Es aquella persona física o moral que celebra contratos de obra pública y de servicios relacionados con la misma. Equipamiento: Recursos materiales que se emplean en materia educativa para satisfacer las necesidades básicas para el buen funcionamiento, desempeño y calidad educativa. Presupuesto Base: Cantidad específica de un estimado inicial de obra u objeto. 5. Referencias: Reglamento interno del INIFEED 6. Políticas: Desarrollará un programa de calidad para el concurso de asignación de obra en base a presupuestos y proyectos de los contratistas en base a las necesidades de construcción de escuelas del Estado de Durango. 7. Productos Contrato 8. Clientes Internos: Diferentes Departamentos del INIFEED Externos: Contratista 9. Indicadores No. de presupuestos realizados en tiempo
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 73 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: ASIGNACIÓN DE OBRA Clave del procedimiento: PR131
No. Descripción de actividades
Responsable
Documento
1
Recibe cédula básica autorizada del departamento de Departamento de costos planeación. y presupuestos
2
Elabora el presupuesto base de la obra, especificando Departamento de costos Presupuesto base el tipo de obra según el monto del presupuesto. y presupuestos
3
Turna el presupuesto base a la Dirección.
Departamento de costos y presupuestos
4
¿Tipo de obra? Asignación directa, pasa a la actividad 5. Invitación restringida, pasa a la actividad 7. Licitación pública, pasa a la actividad 6.
Dirección
5
Designa contratista. Pasa a la actividad 17.
Dirección
6
Publica la convocatoria. Pasa a la actividad 8.
Departamento de costos y presupuestos
7
Realiza venta de bases de convocatoria
Departamento de costos y presupuestos
8
Lleva a cabo proceso de apertura
Departamento de costos y presupuestos
9
Realiza apertura.
Departamento de costos y presupuestos
10
Revisa las económicas.
11
Realiza cuadro comparativo
Departamento de costos Cuadro comparativo y presupuestos
12
Elige la propuesta más solvente y económica
Departamento de costos y presupuestos
INIFEED
propuestas
tanto
técnicas
como Departamento de costos y presupuestos
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 74 de 150
Manual de Procedimientos
No. Descripción de actividades
Responsable
13
Manda cuadro comparativo al comité auxiliar de fallo
Departamento de costos y presupuestos
14
Revisa propuestas
Comité auxiliar
15
Realiza fallo
Comité auxiliar
Acta de fallo
16
Realiza el fallo de la licitación a los participantes
Comité auxiliar
Acta de fallo
17
Cubre los requisitos solicitados
Contratista
18
Elabora el contrato
Departamento de costos Contrato y presupuestos,
19
Firman el contrato
Dirección y contratista
20
Envía copia del contrato al Departamento de Departamento de costos Copia de contrato Construcción y Administrativo, así como copia del y presupuestos presupuesto y del programa de obra por conceptos. Fin del procedimiento
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Documento
Página 75 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 76 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 77 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Acta Fallo Clave del procedimiento: PR131-FT01
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 78 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 79 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Acta primera Clave del procedimiento: PR131-FT02
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 80 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 81 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 82 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Acta segunda Clave del procedimiento: PR131-FT03
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 83 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 84 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 85 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Control de licitación Clave del procedimiento: PR131-FT04
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 86 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Apertura económica Clave del procedimiento: PR131-FT05
LICITACION No. (1)___________“APERTURA ECONOMICA” PAQUETE (2) _________________ SEGUNDA INVITACIÓN
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 87 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Apertura técnica Clave del procedimiento: PR131-FT06
CONTROL DE DOCUMENTACIÓN PARA LICITACIÓN “APERTURA TÉCNICA” LICITACION No. PAQUETE # (1) __________ (____________) (2) __________________SEGUNDA INVITACIÓN (3)______________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 88 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Dictamen Clave del procedimiento: PR131-FT07
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 89 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 90 de 150
Manual de Procedimientos
#
INSTRUCCIÓN
1
Número de la licitación.
2
Número de la licitación.
3
Clave de obra, obra a ejecutar, lugar, localidad y el municipio donde se ejecutará la obra a licitar.
4
Nombres de las empresas participantes, ya sean personas físicas o morales según sea el caso.
5
Fecha del acto de apertura técnica.
6
Hora del acto de apertura técnica.
7
Nombres de las empresas participantes, ya sean personas físicas o morales según sea el caso.
8
Se llena con la frase: “Aceptada para su revisión detallada” si las empresas participantes cumplieron cuantitativamente con los requisitos técnicos establecidos en bases de licitación.
9
Fecha del acto de apertura económica.
10
Hora del acto de apertura económica.
11
Nombres de las empresas participantes, ya sean personas físicas o morales según sea el caso.
12
Se llena con la frase: “Aceptada ” si las empresas participantes cumplieron cuantitativamente con los requisitos técnicos establecidos en bases de licitación después de la revisión detallada.
13
Se llena con los nombres de las empresas participantes, ya sean personas físicas o morales según sea el caso y con los importes sin I.V.A. arrojados después de la revisión detallada.
14
Nombres de las empresas participantes, ya sean personas físicas o morales según sea el caso, así como los importes arrojados en la revisión detallada.
15
Nombre de la empresa a la cual se le adjudica el fallo favorable de la licitación.
16
Importe por el cual se adjudica el fallo.
17
La fecha de fallo.
18
Nombre completo del director(a) general de la dependencia
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 91 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Invitación a licitación Clave del procedimiento: PR131-FT08
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 92 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 93 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Invitación a licitación Clave del procedimiento: PR131-FT08 Instructivo de llenado
#
INSTRUCCIÓN
1
Número de la licitación.
2
Fecha de la invitación.
3
Nombre de la persona titular de la dependencia a invitar..
4
Cargo oficial de la persona titular de la dependencia a invitar.
5
Cargo oficial de la persona titular de la dependencia a invitar.
6
Nombre de la persona a la cual se tiene que hacer llegar copia de dicha invitación.
7
Cargo oficial de la persona a la cual se tiene que hacer llegar copia de dicha invitación.
8
Cargo oficial de la persona a la cual se tiene que hacer llegar copia de dicha invitación.
9
Nombre de la dependencia.
10
Se llena con el(los) numero(s) de paquete y con el(los) numero(s) de licitación.
11
Se llena con la clave de obra, obra a ejecutar, lugar, localidad y el municipio donde se ejecutará la obra a licitar, según sea la licitación.
12
Fecha y hora del acto de apertura técnica.
13
Fecha y hora del acto de apertura técnica.
14
Anotaciones
15
nombre completo del director(a) general de la dependencia
16
Nombre y cargo de la persona a quien se turna copia.
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 94 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Oficio de autorización de propuesta Clave del procedimiento: PR131-FT09
Oficio número (1) ________________ ASUNTO: (2) __________
(3)____________________________________ P R E S E N T E. Por el presente me permito informarle que la propuesta presentada por su empresa por un monto de (4)___________________ sin incluir I.V.A., para la obra con número (5) ___________________ referente a (6) _________________, fue aprobada por el departamento de Costos Y presupuestos, y revisada por el (7) ________________________.
El plazo de ejecución autorizado por el Depto. de Construcción es de (8) ______________, con fecha probable para inicio de los trabajos para el día (9) ___________ y teniendo como supervisor asignado a la obra al(la) (10)__________________. Así mismo comunicarle que a partir de la fecha contara con tres días hábiles para presentar la documentación requerida para la elaboración del contrato respectivo. En el entendido que de no contar el Comité con la totalidad de los documentos y transcurrido el plazo, se tomará como rechazada su propuesta y se procederá a invitar a otra empresa con mayor capacidad de respuesta. Se anexan al presente copia de los requisitos requeridos y especificaciones particulares de construcción 2008. En espera de contar con su pronta contestación y sin otro particular de momento quedo de Usted para cualquier aclaración. A t e n t a m e n t e. Durango, Dgo., a (10) ______________________.
__________________________________ DIRECTORA GENERAL DEL INIFEED (11)
Copias.- Archivo ILMG/joc
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 95 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Oficio de autorización de propuesta Clave del procedimiento: PR131-FT09 Instructivo de llenado
#
INSTRUCCIÓN
1
Número de oficio asignado.
2
Se llena con el asunto destinado: “autorización de propuesta”
3
Nombre de la empresa a la cual se le está autorizando la propuesta para su contratación.
4
Importe de la propuesta revisado y autorizado.
5
Clave de obra.
6
clave de obra, obra a ejecutar, lugar, localidad y el municipio donde se ejecutará la obra a licitar
7
Nombre del analista que realizo la revisión.
8
Se llena con el plazo de ejecución de los trabajos.
9
Fecha en que la empresa deberá iniciar los trabajos asignados.
10
Fecha de elaboración del oficio.
11
nombre completo del director(a) general de la dependencia
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 96 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Orden de los poderes Clave del procedimiento: PR131-FT10
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 97 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 98 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Carta de aceptación de la obra Clave del procedimiento: PR131-FT11
DURANGO, DGO. A (1) __________________
C. (2) ______________________________________ DIRECTORA GENERAL DEL INIFEED
PRESENTE
POR MEDIO DE LA PRESENTE Y DANDO RESPUESTA AL OFICIO DE AUTORIZACIÓN DE PROPUESTA DE No. (3) ________, HAGO CONSTAR QUE ACEPTO LA INVITACIÓN PARA LA ASIGNACÓN
DE
LA
OBRA
CON
CALVE
________________________________ _____________________________
__________
EN DE
LA LA
REFERENTE
A
ESCUELA
LOCALIDAD
DE
(5) (6) (7)
_________________________ MUNICIPIOS DE (8) _____________________.
SIN MÁS POR EL MOMENTO QUEDO DE USTED COMO SU MÁS ATENTO Y SEGURO SERVIDOR.
__________________________________________________ A T E N T A M E N T E (9)
CONTRATISTA
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 99 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Carta de bajo protesta Clave del procedimiento: PR131-FT12
DURANGO, DGO. A (1) __________________
C. (2) _________________________________________________ DIRECTORA GENERAL DEL INIFEED PRESENTE
POR MEDIO DE LA PRESENTE MANIFIESTO EN CUMPLIMIENTO DEL ARTICULO 32-D DEL CODIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN, BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD QUE SE HAN PRESENTADO EN TIEMPO Y FORMA LAS DECLARACIONES DEL EJERCICIO POR IMPUESTOS FEDERALES
_____________________________________________ A T E N T A M E N T E (3)
CONTRATISTA
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 100 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Manifiesto de conocimiento de las especificaciones de la obra Clave del procedimiento: PR131-FT13
DURANGO, DGO. A (1) __________________
C. (2) ___________________________________________ DIRECTORA GENERAL DEL INIFEED
PRESENTE
POR MEDIO DE LA PRESENTE HAGO CONSTAR QUE OBRAN EN MI PODER LAS ESPECIFICACIONES
ADICIONALES
PARA
OBRAS
INIFEED
Y
QUE
ME
FUERON
PROPORCIONADAS POR EL PERSONAL DE DICHA DEPENDENCIA.
SIN MÁS POR EL MOMENTO QUEDO DE USTED COMO SU MÁS ATENTO Y SEGURO SERVIDOR.
_________________________________________ A T E N T A M E N T E (3)
CONTRATISTA
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 101 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Manifiesto de conocimiento del lugar donde se realizaran los trabajos Clave del procedimiento: PR131-FT14
DURANGO, DGO. A (1) __________________
C. (2) ________________________________ DIRECTORA GENERAL DEL INIFEED
PRESENTE
DE ACUERDO A INVITACIÓN (3) ___________________, RELATIVO A LA OBRA: (4) ______________ _________, EN LA (5) ________________, UBICADA EN LA LOCALIDAD DE (6) _____________, DEL MUNICIPIOS DE (7) ________________. PARA MANIFESTAR A USTED QUE ESTA EMPRESA CONOCE EL SITIO DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS Y PARA ELLO HA JUZGADO Y TOMADO EN CUENTA DEBIDAMENTE LAS CARACTERÍSTICAS CLIMÁTICAS,
TOPOGRÁFICAS
Y
GEOLÓGICAS
DE
LA
REGIÓN,
ASÍ
COMO
LAS
CONDICIONES GENERALES Y ESPECIALES DEL LUGAR DONDE SE LLEVARÁ A CABO LA OBRA OBJETO DE DICHO CONCURSO RAZÓN POR LA CUAL, ESTA EMPRESA NO ADUCIRÁ POETERIORMENTE AJUSTES EN LOS TIEMPOS DE ENTREGA DE LOS TRABAJOS O BONIFICACIÓN POR CONCEPTO DE TIEMPOS.
________________________________________ A T E N T A M E N T E (8)
CONTRATISTA
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 102 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del anexo: Requisitos Clave del procedimiento: PR131-anexo 1
REQUISITOS: - PAGO DE DERECHOS ($500.00 EN CAJA DE INIFEED).
PODERES
ACTA DE NACIMIENTO CERTIFICADA (PERSONA FÍSICA) O ACTA CONSTITUTIVA (PERSONA MORAL.
PODER NOTARIADO (PERSONA MORAL).
IDENTIFICACIÓN OFICIAL (CREDENCIAL DE ELECTOR).
REGISTRO ANTE LA CÁMARA NACIONAL DE LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN. (VIGENTE).
REGISTRO ANTE LA SECRETARIA DE COMUNICACIONES Y OBRAS PÚBLICAS DEL ESTADO (VIGENTE).
COMPROBANTE DE DOMICILIO FISCAL. (COPIA RECIBO DE LUZ Y TELEFONO MES ANTERIOR A LA CONTRATACIÓN)
COPIA DE REGISTRO PATRONAL ANTE EL IMSS
D.1. CARTAS DE ACEPTACIÓN Y CONOCIMIENTO. D.1.1.-
EN PAPEL MEMBRETADO CARTA DE ACEPTACIÓN DE LA OBRA.
D.1.2.-
EN PAPEL MEMBRETADO CARTA BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD QUE HA PRESENTADO EN TIEMPO Y FORMA LAS DECLARACIONES DEL EJERCICIO POR IMPUESTOS FEDERALES.
D.1.3.-
EN PAPEL MEMBRETADO CARDO DONDE MANIFIESTE QUE CONOCE EL SITIO DE LOS TRABAJOS.
D.1.4.-
EN PAPEL MEMBRETADO CARTA DE CONOCER LAS ESPECIFICACIONES DE CONTRUCCION.
D.2 PRESUPUESTO DE OBRA PRESUPUESTO DE OBRA PRESENTADO:
EN EL FORMATO ENTREGADO POR ÉSTE COMITÉ (ORIGINAL Y 2 COPIAS) O
EN EL FORMATO QUE LES DE SUS SISTEMA DE COSTOS (ORIGINAL Y 2 COPIAS) SIEMPRE Y CUNADO PRESENTEN FIRMADO EL FORMATO ENTREGADO POR ÉSTE COMITÉ.
D.3 PROGRAMAS DE OBRA D.3.1.-
PROGRAMA (POR CONCEPTO) DE BARRAS (ORIGINAL Y 2 COPIAS).
D.3.2.- PROGRAMA (POR CONCEPTO) DE MONTOS (ORIGINAL Y 2 COPIAS).
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 103 de 150
Manual de Procedimientos
D.4 COSTOS Y TARJETAS DE PRECIOS UNITARIOS. D.4.1.-
TARJETAS DE PRECIOS UNITARIOS.
D.4.2.- LISTA DE COSTOS DE MATERIALES UTILIZADOS PARA ELABORAR LAS TARJETAS. D.4.3.- LISTA DE COSTOS DE MANO DE OBRA (CONFORMACIÓN DE CUADRILLAS) UTILIZADOS PARA ELABORAR LAS TARJETAS. D.4.3.1.-
BÁSICOS
D.4.3.2.-
CONFORMACIÓN DE CUADRILLAS.
D.4.3.3.-
CALCULO DEL FACTOR DE SALARIO REAL.
D.4.4.- LISTA DE COSTO DE EQUIPO UTILIZADO PARA ELABORAR LAS TARJETAS D.4.5.- LISTA DE COSTO Y TARJETAS DE CONCEPTOS BÁSICOS UTILIZADOS PARA ELABORAR LAS TARJETAS. D.5 CALCULO DE INDIRECTOS. D.5.1.-
ANÁLISIS DE COSTOS INDIRECTOS
D.5.2.- ANÁLISIS DE FINANCIAMIENTO D.5.3.- ANÁLISIS DE UTILIDAD NOTA: EN CASO DE NO PRESENTAR ALGUNO DE ESTOS DOCUMENTOS SERÁ RECHAZADA SU PROPUESTA.
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 104 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Elaboración del proyecto ejecutivo de obra PR141
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 105 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: ELABORACIÓN DEL PROYECTO EJECUTIVO DE OBRA Clave del procedimiento: PR141
1. Objetivo del procedimiento: Elaborar los planos para el desarrollo del proyecto de las escuelas del Estado de Durango. 2. Aplicación: Tiene aplicación en el Departamento de Proyectos del Instituto. 3. Alcance: Aplica a todas las cedulas autorizadas por el departamento de planeación, desde que recibe las cédulas básicas autorizadas hasta que se entrega copia de los paquetes de planos al Departamento de Costos y Presupuestos. 4. Definiciones: Proyecto ejecutivo: integrado por planos arquitectónicos, de instalaciones y estructurales. 5. Referencias: Reglamento interno del INIFEED 6. Políticas: Desarrollará y construirá proyectos de calidad para la educación en el Estado de Durango 7. Productos Proyecto ejecutivo 8. Clientes Internos: Dirección de planeación y evaluación de la SEED Externos: Departamento de construcción, contratistas, escuelas 9. Indicadores No. de planos entregados en tiempo
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 106 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: ELABORACIÓN DEL PROYECTO EJECUTIVO DE OBRA Clave del procedimiento: PR141
No. Descripción de actividades
Responsable
1
Recibe las cédulas básicas departamento de planeación.
2
Elabora el proyecto ejecutivo a partir de la cedula Departamento básica. proyectos
de Proyecto ejecutivo
3
Elabora los paquetes de planos por obra.
de
4
Entrega copias al Departamento de costos y Departamento presupuestos y archiva el paquete original. proyectos Fin del procedimiento
INIFEED
autorizadas
del Departamento proyectos
Documento
Departamento proyectos
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
de
de Copia de paquetes de planos
Página 107 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 108 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Atención a escuelas PR142
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 109 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: ATENCIÓN A ESCUELAS Clave del procedimiento: PR142
1. Objetivo del procedimiento: Dar atención a escuelas del Estado de Durango que necesiten la realización de una obra en sus instalaciones. 2. Aplicación: Tiene aplicación en el Departamento de Proyectos del Instituto 3. Alcance: Aplica a las escuelas del estado de Durango que requieran de una obra en sus instalaciones, desde que la escuela respectiva manda oficio con sus necesidades de construcción, hasta entrega el proyecto ejecutivo al Departamento de Construcción y al solicitante. 4. Definiciones: Proyecto ejecutivo: Se trata de un paso posterior al Proyecto Arquitectónico, y se elabora cuando el diseño ha sido aprobado por el cliente y su construcción es inminente. Su principal diferencia con el Proyecto Arquitectónico o Proyecto Básico se basa en que el anterior describe gráficamente "qué se va a hacer" en tanto que el Proyecto Ejecutivo especifica "cómo se va a hacer". 5. Referencias: Reglamento interno del INIFEED 6. Políticas: Proporcionará el servicio a las Escuelas del Estado de Durango en base a las políticas de calidad del INIFEED 7. Productos Oficio 8. Clientes Internos: No aplica Externos: Diferentes escuelas 9. Indicadores No. de cédulas básicas expedidas en tiempo
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 110 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: ATENCIÓN A ESCUELAS Clave del procedimiento: PR142
No. Descripción de actividades
Responsable
Documento
1
Manda oficio con las necesidades de construcción de Escuela la Escuela al INIFEED, Departamento de proyectos.
2
Realiza una visita de campo a la escuela.
Departamento proyectos
de Croquis
3
Analiza y autoriza la propuesta
Departamento proyectos
de
4
Elabora proyecto ejecutivo y lo turna al Departamento Departamento de construcción para la supervisión de la obra. proyectos
de Proyecto ejecutivo
5
Turna el proyecto ejecutivo al Departamento de Departamento construcción y entrega al solicitante vía oficio. proyectos Fin del procedimiento
de Oficio
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Oficio
Página 111 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 112 de 150
Manual de Procedimientos
Manual de procedimientos
INSTITUTO PARA LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA DEL ESTADO DE DURANGO. Procedimiento: Visita de obra PR151
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 113 de 150
Manual de Procedimientos
|
Nombre del procedimiento: VISITA DE OBRA Clave del procedimiento: PR151
1. Objetivo del procedimiento: Controlar el avance, calidad y costo en la obra, respetando el programa y proyectos autorizados, con racionalidad en el proceso, evitando así trabajos innecesarios y riesgos evidentes, cumpliendo con la normatividad establecida. 2. Aplicación: Tiene aplicación en el Departamento de Construcción del Instituto 3. Alcance: Aplica a todas las obras de construcción en las que interviene el instituto, desde que recibe las cedulas para la validación de campo, hasta que elabora acta de entrega y finiquita la obra. 4. Definiciones: Validación de campo: Es el proceso de verificación de la integridad de un terreno o escuela, en este caso, así como de las características de el o la misma.
5. Referencias: Reglamento interno del INIFEED 6. Políticas: Llevará a cabo la supervisión de obra evitando riesgos y trabajos innecesarios que pongan en peligro el desarrollo del proyecto cumpliendo con la normatividad establecida por el INIFEED. El número generador de conceptos ejecutados al 100% deberá revisarse mínimo una vez por mes. Desarrollará proyectos de construcción de calidad de conformidad con las políticas del INIFEED 7. Productos Acta de entrega 8. Clientes Internos: Supervisores de obra Externos: No Aplica 9. Indicadores No. de visitas realizadas de acuerdo a las programadas INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 114 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: VISITA DE OBRA Clave del procedimiento: PR151
No. Descripción de actividades
Responsable
Documento
1
Recibe del departamento de planeación las cédulas Departamento de de validación de campo. construcción
2
Elabora paquetes de cédulas por sector de Departamento de supervisión, para recabar los datos técnicos y llenar construcción los formatos necesidad de la escuela.
3
Entrega las cedulas requisitadas al Departamento de Departamento de planeación. construcción
4
Recibe del departamento de planeación las cedulas Departamento de con los planos para obras de reparaciones o construcción adecuaciones.
5
Elabora catalogo de conceptos de las obras.
6
Entrega cedulas de validación y catálogos de Departamento de conceptos al departamento de planeación. construcción
7
Realiza visitas de obra y elabora las actas de junta Departamento de de aclaraciones para la licitación o adjudicación de las construcción obras al departamento de costos.
Actas de junta de aclaraciones Reporte de supervisión
8
Recibe del departamento de costos y presupuestos Departamento de costos copias de contratos, programa de obra y presupuesto y presupuestos de obra, para su inicio y supervisión.
Copias de programa de presupuesto
9
Recibe juego de planos del departamento de Departamento de proyectos. proyectos
10
Realiza seguimiento de supervisión de obras y solicita Departamento de generador de volúmenes de obra ejecutada al construcción contratista.
Reporte de supervisión Volúmenes de obra
11
Entrega los generadores de conceptos a cobrar Contratista ejecutados al 100%.
Formato de conceptos a cobrar
INIFEED
Departamento de construcción
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Formatos necesidad de la escuela
Catalogo de conceptos
contrato, obra y
Página 115 de 150
Manual de Procedimientos
No. Descripción de actividades 12
Responsable
Documento
Revisa el número generador de conceptos ejecutados Departamento de al 100%. construcción ¿Procede? Si, pasa a la actividad 14. No, pasa a la actividad 12.
13
Realiza correcciones.
14
Saca totales por concepto.
Departamento de construcción
15
Firma de autorizado.
Departamento de construcción
16
Anota en bitácora los volúmenes autorizados.
Departamento de construcción
17
Elabora actas de entrega y finiquita la obra; recaba Departamento de las firmas de la comunidad y director del plantel. construcción Fin del procedimiento
INIFEED
Departamento de construcción
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Números generadores Actas de entrega
Página 116 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 117 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 118 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Acta de entrega Clave del procedimiento: PR151-FT01
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 119 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 120 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 121 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Reporte quincenal Clave del procedimiento: PR151-FT02
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 122 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Reporte quincenal Clave del procedimiento: PR151-FT02
#
INSTRUCCIÓN
1
Se llena con los datos generales de la obra ( Obra, No. de obra, localidad y municipio)
2
En descripción de la obra se anota la obra que se va realizar en la escuela
3
Se anotan fechas de inicio e inicio real de la obra, así como los días de prórroga otorgados si cuenta con ella
4
Se anota el No. de Reporte que se presenta, así como la fecha de corte del mismo
5
Se anota el nombre del supervisor responsable de la obra; y el monto del contrato de la obra
6
Se anota número de estimación fecha y monto con IVA
7
Es el acumulado de la estimación y acumulado de la amortización del anticipo
8
Son los saldos del contrato y de amortización del anticipo
9
Se anota la calidad de la obra en proceso
10
Comparativas de avance en forma gráfica de programado contra real
11
Fotografías de avance quincenal de obra
12
Se registran los importes ejecutados quincenales, en base a eso se obtienen los avances en porcentajes.
13
Se anotan las observaciones (detalles de calidad de obra).
14
Se anota las instrucciones para corrección a detalles de la obra.
15
Relación de especificaciones de obra y calidad, si cumple o no cumple, y se anotan las observaciones correspondientes.
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 123 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Control de comisiones foráneas Clave del procedimiento: PR151-FT03
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 124 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Control de comisiones foráneas Clave del procedimiento: PR151-FT03 Instructivo de llenado
#
INSTRUCCIÓN
1
Se llena con el nombre del supervisor asignado para la comisión
2
Se anotan la categoría del puesto de quien solicita
3
Se anota el Departamento a que corresponde el comisionado
4
Se anota las fechas de solicitud de la comisión
5
Se llena con las labores encomendadas así como el lugar donde se llevarán a cabo éstas.
6
Se especifica el medio de transporte en el que se viajará
7
Se anotan otros datos de la comisión como duración de días con fechas te inicio y término
8
Importe recibido para realizar la comisión
9
Firma de el Jefe del Departamento
10
Firma de la subdirectora administrativa
11
Se pone “X” si se recibe el anticipo
12
Firma de recibido la persona comisionada
13
Se anotan las fechas del periodo de comisión que se comprueba
14
Se anotan las cantidades y unidades que se comprueban
15
Es el importe total de las comprobaciones
16
Es la suma del importe comprobado
17
Importe del anticipo recibido
18
La diferencia entre importe comprobado y recibido
19
Se anota si es a favor del comisionado o del Instituto
20
Fecha en que se comprueba
21
Firma de la persona comisionada
23
Firma de la subdirección administrativa
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 125 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Prorroga Clave del procedimiento: PR151-FT04
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 126 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Números generadores Clave del procedimiento: PR151-FT05
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 127 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Seguimiento del programa estatal de obras y avance físico Clave del procedimiento: PR151-FT06
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 128 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Seguimiento del programa estatal de obras y avance físico Clave del procedimiento: PR151-FT06
#
INSTRUCCIÓN Anotar el proyecto educativo al que corresponde conforme al PGO de la obra
1
Es importante señalar que de acuerdo al origen del recurso, éste se encuentra etiquetado para atender determinados niveles educativos, por lo que de acuerdo a la normatividad vigente, no se deben incluir proyectos diferentes a los que correspondan
2
Anotar la clave asignada a cada una de las obras en PGO
3
Anotar el Nombre de la Escuela
4
Anotar la localidad en donde se ubica la obra
5
Anotar el municipio en donde se ubica la obra
6
Corresponde a la descripción de la obra, su meta, en donde “O”(obra) será siempre 1, la suma de Aula + Laboratorio + Taller + Anexo= Espacios Educativos
7
Anotar si ya se ha recabado el Acta de Entrega correspondiente
8
Descripción de la obra, su meta
9
La columna de inversión programada, se refiere al importe autorizado en el PGO, para los rubros de construcción o rehabilitación; mobiliario y equipo de cada una de las obras.
10
La inversión contratada, se refiere al monto del contrato, para los rubros de construcción o rehabilitación, mobiliario y equipo para cada una de las obras
11
La inversión ejercida se refiere al importe ejercido a la fecha de corte del reporte, para los rubros de construcción o rehabilitación, mobiliario y equipo de cada una de las obras
12
13
Anotar la letra que corresponda de acuerdo a la modalidad de ejecución de la obra: IR= Invitación Restringida
AD= Administración Directa
LP= Licitación Pública
Anotar la letra que corresponda de acuerdo al ejecutor de la obra: OE= Organismo Estatal
OD= Otra Dependencia
A= Ayuntamiento
14
La inversión contratada, se refiere al monto del contrato
15
Monto del convenio, se refiere a la diferencia entre al monto contratado y el monto total ejercido
16
Anotar las fechas de programación tanto de inicio como término de la obras
17
Anotar la fecha de inicio real de la obra
17a
Anotar la fecha de término real de la obra
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 129 de 150
Manual de Procedimientos
#
INSTRUCCIÓN
18
Anotar la nueva fecha de terminación de acuerdo a las prórrogas autorizadas
19
Anotar el porcentaje de avance físico de la obra, a la fecha de corte que se informa
20
Anotar al porcentaje de avance financiero de la obra, a la fecha de corte que se informa
21
En este espacio de anotarán los comentarios, aclaraciones y/o justificaciones que se consideren pertinentes, con el objeto de proporcionar información más amplia, clara, precisa y confiable
22
Anotar la suma por rubros correspondiente
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 130 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Reporte quincenal de avance de obra Clave del procedimiento: PR151-FT07
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 131 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Reporte quincenal de avance de obra Clave del procedimiento: PR151-FT07 Instructivo de llenado
#
INSTRUCCIÓN Anotar el proyecto educativo al que corresponde conforme al PGO de la obra
1
Es importante señalar que de acuerdo al origen del recurso, éste se encuentra etiquetado para atender determinados niveles educativos, por lo que de acuerdo a la normatividad vigente, no se deben incluir proyectos diferentes a los que correspondan
2
Diferentes niveles educativos a ejecutar
3
Las sumas por proyectos educativos, de los rubros: Obra, Aula, Laboratorio, Taller y Anexo; así como, Inversión Autorizada, Contratada, status de las obras (obras en proceso administrativo o sin iniciar, obras iniciadas y obras terminadas) avance físico del programa
4
Inversión ejercida a la fecha de corte del reporte
5
Las sumas totales por proyectos educativos, de los rubros: Obra, Aula, Laboratorio, Taller y Anexo; así como, Inversión Autorizada, Contratada, status de las obras (obras en proceso administrativo o sin iniciar, obras iniciadas y obras terminadas) avance físico del programa
6
Firmados por Dirección, Jefe del Departamento y de quien elabora.
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 132 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Dictamen de prórroga del programa 2009 Clave del procedimiento: PR151-FT08
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 133 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Dictamen de prórroga del programa 2009 Clave del procedimiento: PR151-FT08 Instructivo de llenado
#
INSTRUCCIÓN
1
Se anota la clave de la obra
2
Se anota el nombre de la obra
3
Se anota el número del contrato
4
Se anota la fecha en que se firmo el contrato
5
Se anotan las fechas de inicio programado de la obra
6
Se anota el término programado de la obra
7
Se anota los días para ejecución de la obra de acuerdo al contrato
8
Se anota si la solicitud o no esta realizada dentro del plazo
9
Se anota si tiene o no aviso de rescisión
10
Fecha de aviso de rescisión
11
Se anota el Número del oficio de rescisión
12
Se anota si o no tiene prorroga anterior
13
Se anota el número de días otorgados
14
Se anota el número de días solicitados por el contratista
15
Se anota el plazo solicitado
16
Se dictaminan los días a otorgar y el motivo
17
Se anota la fecha de término según el dictamen
18
Firma el dictamen el supervisor de la obra
19
Firma el Jefe del Depto. de Construcción
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 134 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Cedula de sanción por atraso en la terminación de la obra Clave del procedimiento: PR151-FT09
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 135 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Cedula de sanción por atraso en la terminación de la obra Clave del procedimiento: PR151-FT09
#
INSTRUCCIÓN
1
Se anota el nombre del contratista y los datos de la obra
2
Se anota el nombre de la obra
3
Se anota la clave de la obra
4
Se anota la ubicación de la escuela
5
Se anota el monto del contrato sin IVA
6
Se anota el número de contrato
7
Fecha de elaboración de la sanción
8
Se anota la fecha de inicio según contrato
9
Fecha de terminación según contrato
10
Total de días de ejecución pactados en el contrato
11
Se anota si es atraso en la ejecución de la obra
12
Se anota si es atraso en la terminación de la obra
13
% de avance de la obra a la fecha de elaboración
14
Fecha de inicio de la obra según contrato
15
Se anota la fecha de término según contrato o modificada si tiene prórroga
16
Se anota la fecha de término real de la obra o si la misma se encuentra en proceso
17
Es el resultado de los días de atraso en la ejecución de la obra dentro del periodo del contrato divididos entre 30
18
Es el resultado de los días de atraso a partir de la fecha de terminación del contrato, hasta la entrega de la obra divididos entre 30
19
Importe del contrato sin IVA
20
Importe ejecutado a la fecha de término del contrato
21
Firma del supervisor
22
Firma del jefe de construcción
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 136 de 150
Manual de Procedimientos 23
Firma de la subdirección administrativa
24
Firma del contratista
Nombre del formato: Relación de la documentación Clave del procedimiento: PR151-FT10
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 137 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Acta de constancia de visita de obra Clave del procedimiento: PR151-FT11
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 138 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 139 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Acta de constancia de visita de obra Clave del procedimiento: PR151-FT11 Instructivo de llenado
#
INSTRUCCIÓN
1
Se anota la fecha en que se celebra la visita a la obra
2
Se anota la hora en que se realiza la visita
3
Se anota el número de licitación
4
Se anota el número de paquete
5
Se anotan la clave,, obra a realizar
6
Se anota la obra a realizar
7
Se especifica el lugar de la obra
8
Se anota la localidad de ubicación de la obra
9
Se anota el municipio de ubicación de la obra
10
Después de realizada la visita se anotan los representante de las constructoras que asistieron a la misma
11
Firma de los representantes de las constructoras que asistieron a la visita
12
Firma el supervisor de la obra
13
Se anota la fecha en que se realiza la junta aclaratoria
14
Se anota el número de licitación
15
Se anota el número de paquete
16
Se anotan la clave,, obra a realizar
17
Se anota la obra a realizar
18
Se especifica el lugar de la obra
19
Se anota la localidad de ubicación de la obra
19
Se anota el municipio de ubicación de la obra
20
Después de realizada la visita se anotan los representante de las constructoras que asistieron a la misma
21
Firma de los representantes de las constructoras que asistieron a la visita
Firma el supervisor de la obra 23 INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 140 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Programa de visitas Clave del procedimiento: PR151-FT12
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 141 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: CONTROL DE FLUJO DE LA REVISION DE ESTIMACIONES Y PRECIOS EXTRAORDINARIOS Clave del procedimiento: PR161
1. Objetivo del procedimiento: Analizar y revisar los proyectos de obra en base a costos para la construcción de calidad de conformidad con las políticas del INIFEED. 2. Aplicación: Tiene aplicación en el Departamento de Coordinación Técnica del Instituto 3. Alcance: Aplica a las estimaciones y precios extraordinarios que ingresa el contratista, desde que el contratista ingresa la estimación correspondiente de los trabajos ejecutados en obra hasta su pago por el departamento de Administración, o los precios extraordinarios de los trabajos no contemplados, hasta turnar a costos para su entrega al contratista. 4. Definiciones: Estimaciones: Valor calculado aproximado para determinar obra u objeto. Dictaminar: Emitir dictamen sobre un asunto. Dictamen: Informe emitido por perito o profesional de una determinada materia sobre asunto sometido a su consideración. Precios extraordinarios: Son aquellos conceptos que no fueron considerados dentro del catálogo de presupuesto de obra y que son ejecutados por indicaciones del departamento de Construcción del INIFEED para cubrir las necesidades de la Escuela. 5. Referencias: Reglamento interno del INIFEED 6. Políticas: Revisará que las estimaciones cumplan con los requisitos de calidad establecidos por el INIFEED En caso de registrarse algún error el contratista deberá hacer la corrección parcial o total según, y deberá ingresarla nuevamente para retomar el curso de revisión de los tres departamentos. 7. Productos Registro 8. Clientes Internos: Diferentes departamentos del INIFEED. Externos: No aplica. 9. Indicadores No. de revisiones realizadas INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 142 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del procedimiento: CONTROL DE FLUJO DE LA REVISIÓN DE ESTIMACIONES Y PRECIOS EXTRAORDINARIOS Clave del procedimiento: PR161
No. Descripción de actividades
Responsable
Documento
1
Recibe del contratista el oficio para el análisis y Coordinación técnica revisión de precios atípicos o extraordinarios y lo turna al Departamento de Construcción para su aprobación.
2
Analiza y realiza el dictamen, lo turna a Coordinación Departamento técnica. Construcción
3
Registra la salida del Departamento de construcción y Coordinación técnica turna a costos.
4
Analiza y realiza dictamen con la autorización de Departamento de costos Dictamen precios, lo turna a Coordinación técnica. y presupuestos
5
Registra salida y turna a Dirección para firma.
Coordinación técnica
6
Firma y turna a Coordinación técnica.
Dirección
7
Registra salida y turna a costos para su entrega al Coordinación técnica contratista. Fin del procedimiento
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
de Dictamen Registro
Estimaciones o precios extraordinarios autorizados Registro
Página 143 de 150
Manual de Procedimientos
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 144 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Cedula de control de estimaciones Clave del procedimiento: PR161-FT01
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 145 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Cedula de control de estimaciones Clave del procedimiento: PR161-FT01 Instructivo de llenado
#
INSTRUCCIÓN
1
Nombre o Razón Social del Contratista
2
Nombre de la Obra
3
Nombre de la persona que recibe la estimación
4
Datos que incluye la estimación como sigue:
5
Especificar si incluye Números generadores
6
Especificar si incluye fotografías
7
Especificar si incluye hojas de bitácora y pruebas de laboratorio
8
Especificar si incluye garantías de pintura
9
Especificar el número de recibo del rótulo
10
Especificar si incluye garantía de fumigación
11
Especificar si incluye garantías de impermeabilización como sigue:
12
Indica si anexa garantía de impermeabilización del producto
13
Indica si anexa garantía de impermeabilización del fabricante
14
Indica si anexa garantía de impermeabilización del contratista
15
Importe de la estimación ingresada
16
Número de estimación
17
Número de obra
18
Folio interno
19
Sello del departamento de Coordinación Técnica
20
Indica el departamento al cual ingresa la estimación
21
Fecha de ingreso al departamento
22
Hora de ingreso
23
Fecha de salida del departamento
Hora de salida 24 INIFEED
25
26/09/2017 Versión Borrador 0.1 Observaciones encontradas en la estimación para su corrección, complemento o ya para pago.
Página 146 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Devolución Clave del procedimiento: PR161-FT02
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 147 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Caratula de Captura de Estimación Clave del procedimiento: PR161-FT03
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 148 de 150
Manual de Procedimientos
Nombre del formato: Caratula de Captura de Estimación Clave del procedimiento: PR161-FT03
#
INSTRUCCIÓN
1
Nombre o razón social del contratista
2
Nombre o razón social del contratista asentada en contrato
3
Domicilio fiscal
4
Ciudad
5
Estado
6
Teléfono
7
RFC del contratista
8
Número de registro de la CMIC
9
Número de registro de SECOPE
10
Nombre de la escuela
11
Ubicación de la obra
12
Descripción de la obra según contrato
13
Periodo de ejecución indicando lo siguiente:
14
Fecha de inicio de obra de acuerdo a contrato
15
Fecha de término de obra de acuerdo a contrato
16
Número de contrato asignado
17
Fecha de contratación
18
Importe de la obra con IVA
19
Anticipo otorgado
20
Datos de la prórroga en caso de existir
21
Periodo de la estimación
22
Cantidad a cobrar con número
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 149 de 150
Manual de Procedimientos 23
Cantidad a cobrar con letra
24
Especificar nuevamente el número de estimación
25
Indicar nuevamente la ciudad donde se ejecutaron los trabajos
26
Periodo de ejecución de la estimación
27
Deducciones indicadas en contrato
28
Cálculos de la estimación
29
Importe total de deducciones
30
Importe del saldo a pagar
31
Firma del contratista
32
Firma del supervisor
33
Firma del Jefe de Construcción
34
Firma del Jefe de Costos y presupuestos
35
Firma del Sub Director Administrativo
INIFEED
26/09/2017 Versión Borrador 0.1
Página 150 de 150
