SOLUCIONES EDUCACIÓN

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La nueva gestión

académica

TEXTO PACO MESEGUER FOTOS FRANCIS TSANG

Una aplicación web para todos En este contexto se inscribe la creación de XesCampus, la nueva aplicación de gestión académica de la Universidad de Santiago de Compostela, desarrollada por Unixest, una empresa participada en su totalidad por la propia institución. “Los usuarios desean acceder a una información de calidad sin la mediación de los técnicos informáticos y tratarla posteriormente de forma flexible, con las herramientas ofimáticas y de análisis que están acostumbrados a manejar. XesCampus responde a esta necesidad”, afirma Manuel Ángel Rodríguez, director del departamento Soluciones Informáticas para la Educación (SIE) de Unixest. “XesCampus está construida en torno a una base de datos relacio-

nal a la que se accede mediante tecnologías estándar de Internet (HTML, XML, ASP…), tanto desde la propia interfaz de usuario del sistema, como desde las herramientas ofimáticas y de análisis de datos. Ello es posible gracias a las etiquetas inteligentes”, apunta Xosé Antonio Rubal, analista de SIE. La aplicación está dividida en varios módulos que abordan procesos característicos de la gestión académica (planificación, matrícula, expedientes, bolsa de empleo, títulos…), y que se irán aumentando en función de las necesidades de la Universidad. En este sentido, el enfoque del sistema es integral e integrado: pretende ser una solución de gestión y de análisis que agrupe toda la información relacionada con la labor académica y que, por tanto, incluya todos los procesos de la institución. “Al mismo tiempo, todos estos procesos están integrados con el resto de sistemas de información de la organización, es decir, con la

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Todos los requisitos que buscábamos los reunía la tecnología de Microsoft; por eso ni pensamos en acudir a terceros

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gestión de recursos humanos y la económica”, indica Manuel Ángel Rodríguez. Así, XesCampus permite a múltiples usuarios interaccionar directamente con la información a través de tecnologías ofimáticas y de Internet. ¿Por qué Microsoft? Para encontrar la plataforma tecnológica que mejor respondiera a las necesidades del nuevo sistema de gestión, los responsables de Unixest realizaron un completo análisis de las soluciones existentes en el mercado, en el que se consideraron, entre otros, los siguientes aspectos: la integridad y seguridad de los datos, la claridad del modelo de diseño, la facilidad en el despliegue del sistema, la reducción de costes de explotación, la posibilidad de interactuar con todos los actores involucrados en los procedimientos académicos y la flexibilidad para permitir que el sistema creciera en función de las nuevas demandas.

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De izda a dcha.: Xosé Antonio Rubal, analista del departamento de Soluciones Informáticas para la Educación de Unixest (SIE), Manuel Ángel Rodríguez, director, y Aureliano García GonzálezLlanos, gerente de Unixest.

LA UNIVERSIDAD DE SANTIAGO HA TRANSFORMADO SU MODELO DE GESTIÓN ACADÉMICA PARA ORIENTARLO A INTERNET. AHORA, PROFESORES, ALUMNOS Y PERSONAL ADMINISTRATIVO PODRÁN INTERACTUAR DIRECTAMENTE CON LA INFORMACIÓN.

En los últimos años se ha producido un cambio radical del modelo de gestión académica de las universidades españolas. El tradicional se caracterizaba por ser muy jerarquizado y poco flexible y por resolver una gran cantidad de expedientes sin mantener contacto alguno con los estudiantes: eran los propios gestores los que asumían directamente todas las labores de consulta y manipulación de los datos. Sin embargo, este escenario está cambiando progresivamente debido a la creciente incorporación de las nuevas Tecnologías de la Información. Las universidades han comenzado a apostar por un modelo de gestión más personalizado, en el que alumnos y profesores interactúan de forma directa con la información a través de Internet, con los mínimos intermediarios y desde sus propios lugares de trabajo. Esto supone que la labor de los gestores es cada vez menos mecánica, y que las tareas automáticas que llevaban a cabo se van sustituyendo por el asesoramiento y el análisis.

UNA TECNOLOGÍA ACCESIBLE Y ÚTIL El requisito primordial que se plantearon los responsables de Unixest es que todos los usuarios que trabajan en la Universidad de Santiago pudieran acceder a XesCampus de forma sencilla y cómoda. Por ello, desde un primer momento tenían muy claro que querían que fuera una aplicación en entorno web: “Teníamos que llegar a las cerca de 55.000 personas que forman la Universidad con el menor impacto posible. Hoy en día, cualquiera sabe navegar por Internet y utilizar una solución de este tipo”, explica Manuel Ángel Rodríguez. Para mejorar su utilidad, también se pensó en dotarla de los últimos desarrollos tecnológicos de Microsoft destinados a sacar el máximo partido de este entorno. El ejemplo más significativo es la utilización de Servicios Web y de Smart Tags Office, también conocidas como etiquetas inteligentes, que añaden un análisis de datos flexible a Microsoft Office. “Los usuarios emplean la mayor parte del tiempo en trabajar con soluciones ofimáticas como Microsoft Office, por lo que cada vez que desean exportar información del software corporativo tienen que abandonar el programa para dirigirse a la aplicación”, explica Manuel Ángel Rodríguez. Para simplificar este proceso y facilitar su trabajo, Unixest apostó por Microsoft Office XP. “Hemos utilizado las etiquetas inteligentes presentes en XP y los Servicios Web, que permiten que el interesado extraiga información de las bases de datos corporativas a través de XML, evitando así errores de copiado”, señala Xosé Antonio Rubal. También se usa la tarjeta inteligente de la Universidad como dispositivo de seguridad: de esta forma se puede explotar la información a través de las etiquetas inteligentes desde Microsoft Office XP. “Por supuesto, sólo en el caso de que su tarjeta esté autorizada podrá acceder a las diferentes Smart Tags corporativas”, aclara el director del SIE.

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La nueva gestión

académica

TEXTO PACO MESEGUER FOTOS FRANCIS TSANG

Una aplicación web para todos En este contexto se inscribe la creación de XesCampus, la nueva aplicación de gestión académica de la Universidad de Santiago de Compostela, desarrollada por Unixest, una empresa participada en su totalidad por la propia institución. “Los usuarios desean acceder a una información de calidad sin la mediación de los técnicos informáticos y tratarla posteriormente de forma flexible, con las herramientas ofimáticas y de análisis que están acostumbrados a manejar. XesCampus responde a esta necesidad”, afirma Manuel Ángel Rodríguez, director del departamento Soluciones Informáticas para la Educación (SIE) de Unixest. “XesCampus está construida en torno a una base de datos relacio-

nal a la que se accede mediante tecnologías estándar de Internet (HTML, XML, ASP…), tanto desde la propia interfaz de usuario del sistema, como desde las herramientas ofimáticas y de análisis de datos. Ello es posible gracias a las etiquetas inteligentes”, apunta Xosé Antonio Rubal, analista de SIE. La aplicación está dividida en varios módulos que abordan procesos característicos de la gestión académica (planificación, matrícula, expedientes, bolsa de empleo, títulos…), y que se irán aumentando en función de las necesidades de la Universidad. En este sentido, el enfoque del sistema es integral e integrado: pretende ser una solución de gestión y de análisis que agrupe toda la información relacionada con la labor académica y que, por tanto, incluya todos los procesos de la institución. “Al mismo tiempo, todos estos procesos están integrados con el resto de sistemas de información de la organización, es decir, con la

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Todos los requisitos que buscábamos los reunía la tecnología de Microsoft; por eso ni pensamos en acudir a terceros

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gestión de recursos humanos y la económica”, indica Manuel Ángel Rodríguez. Así, XesCampus permite a múltiples usuarios interaccionar directamente con la información a través de tecnologías ofimáticas y de Internet. ¿Por qué Microsoft? Para encontrar la plataforma tecnológica que mejor respondiera a las necesidades del nuevo sistema de gestión, los responsables de Unixest realizaron un completo análisis de las soluciones existentes en el mercado, en el que se consideraron, entre otros, los siguientes aspectos: la integridad y seguridad de los datos, la claridad del modelo de diseño, la facilidad en el despliegue del sistema, la reducción de costes de explotación, la posibilidad de interactuar con todos los actores involucrados en los procedimientos académicos y la flexibilidad para permitir que el sistema creciera en función de las nuevas demandas.

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De izda a dcha.: Xosé Antonio Rubal, analista del departamento de Soluciones Informáticas para la Educación de Unixest (SIE), Manuel Ángel Rodríguez, director, y Aureliano García GonzálezLlanos, gerente de Unixest.

LA UNIVERSIDAD DE SANTIAGO HA TRANSFORMADO SU MODELO DE GESTIÓN ACADÉMICA PARA ORIENTARLO A INTERNET. AHORA, PROFESORES, ALUMNOS Y PERSONAL ADMINISTRATIVO PODRÁN INTERACTUAR DIRECTAMENTE CON LA INFORMACIÓN.

En los últimos años se ha producido un cambio radical del modelo de gestión académica de las universidades españolas. El tradicional se caracterizaba por ser muy jerarquizado y poco flexible y por resolver una gran cantidad de expedientes sin mantener contacto alguno con los estudiantes: eran los propios gestores los que asumían directamente todas las labores de consulta y manipulación de los datos. Sin embargo, este escenario está cambiando progresivamente debido a la creciente incorporación de las nuevas Tecnologías de la Información. Las universidades han comenzado a apostar por un modelo de gestión más personalizado, en el que alumnos y profesores interactúan de forma directa con la información a través de Internet, con los mínimos intermediarios y desde sus propios lugares de trabajo. Esto supone que la labor de los gestores es cada vez menos mecánica, y que las tareas automáticas que llevaban a cabo se van sustituyendo por el asesoramiento y el análisis.

UNA TECNOLOGÍA ACCESIBLE Y ÚTIL El requisito primordial que se plantearon los responsables de Unixest es que todos los usuarios que trabajan en la Universidad de Santiago pudieran acceder a XesCampus de forma sencilla y cómoda. Por ello, desde un primer momento tenían muy claro que querían que fuera una aplicación en entorno web: “Teníamos que llegar a las cerca de 55.000 personas que forman la Universidad con el menor impacto posible. Hoy en día, cualquiera sabe navegar por Internet y utilizar una solución de este tipo”, explica Manuel Ángel Rodríguez. Para mejorar su utilidad, también se pensó en dotarla de los últimos desarrollos tecnológicos de Microsoft destinados a sacar el máximo partido de este entorno. El ejemplo más significativo es la utilización de Servicios Web y de Smart Tags Office, también conocidas como etiquetas inteligentes, que añaden un análisis de datos flexible a Microsoft Office. “Los usuarios emplean la mayor parte del tiempo en trabajar con soluciones ofimáticas como Microsoft Office, por lo que cada vez que desean exportar información del software corporativo tienen que abandonar el programa para dirigirse a la aplicación”, explica Manuel Ángel Rodríguez. Para simplificar este proceso y facilitar su trabajo, Unixest apostó por Microsoft Office XP. “Hemos utilizado las etiquetas inteligentes presentes en XP y los Servicios Web, que permiten que el interesado extraiga información de las bases de datos corporativas a través de XML, evitando así errores de copiado”, señala Xosé Antonio Rubal. También se usa la tarjeta inteligente de la Universidad como dispositivo de seguridad: de esta forma se puede explotar la información a través de las etiquetas inteligentes desde Microsoft Office XP. “Por supuesto, sólo en el caso de que su tarjeta esté autorizada podrá acceder a las diferentes Smart Tags corporativas”, aclara el director del SIE.

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Los responsables de Unixest trabajan ya en nuevos proyectos con tecnología de Microsoft.

“La elección de una determinada plataforma para el sistema de información no fue gratuita. Establecimos una serie de características muy rigurosas que debía poseer la solución, y todos los requisitos que buscábamos los reu-

Information Server 5.0, Microsoft ASP 3.0, Microsoft Server-SQL XML 3.0, Microsoft Office XP Web Components, Microsoft Office XP SmartTags y la plataforma Microsoft .NET.

importantes: “Menor coste en relación con otras soluciones del mercado, soporte y asesoramiento garantizados y un aprendizaje muy rápido por parte de todos los usuarios de la aplicación”.

Trabajo en equipo Además del personal informático de Unixest, en toda la fase de creación han estado muy implicados los propios gestores de la Universidad, “verificando desde el principio si el producto se ajustaba a los requerimientos establecidos”, indica Xosé Antonio Rubal. Para los profesionales de UniXest, XesCampus ha supuesto un gran reto tecnológico, ya que nunca antes habían desarrollado una aplicación para tantos usuarios finales: 50.000 alumnos, 2.200 profesores y 1.200 funcionarios de administración y servicios. “Hasta ahora el uso de Internet en la Universidad tenía que ver única y exclusivamente con mostrar información. A partir de ahora también se ofrecen una serie de servicios que permiten a los usuarios interactuar con ella desde cualquier punto”, señala Manuel Ángel Rodríguez. Para el director de SIE, contar con la tecnología de Microsoft ha resultado vital a la hora de afrontar este desafío con ple-

Microsoft .NET: el futuro Tras terminar con total éxito el desarrollo y puesta en marcha de XesCampus, Unixest tiene previsto realizar otros proyectos para la Universidad en los que la tecnología de Microsoft continuará siendo la protagonista. “Estamos a la espera de poder comenzar el desarrollo de la aplicación de gestión económica en entorno web”, indica el director de SIE. Esta iniciativa estará basada en su totalidad en Microsoft .NET, una plataforma que ya utilizaron para crear XesCampus, pues una de las tareas será la integración con otras aplicaciones corporativas ya en funcionamiento.“Internet ha pasado a ocupar el núcleo de las organizaciones, proporcionando no solo información, sino servicios básicos a partir de los cuales se plantea la estrategia empresarial. “Al apostar por el uso de estándares y protocolos de Internet como XML y SOAP, Microsoft .NET logra una rápida integración de las aplicaciones y los Servicios Web”, apunta Rodríguez. La Universidad de Santiago también ha iniciado un prototipo de control de acceso a edificios, que también estará desarrollado con esta plataforma de Microsoft. Y, para un futuro más lejano, está previsto el intercambio de información académica con otras universidades. La clave, una vez más, será Microsoft .NET. g

LA PLATAFORMA DE MICROSOFT ES POTENTE, FLEXIBLE Y SE INTEGRA RÁPIDAMENTE CON LAS APLICACIONES CORPORATIVAS nía la tecnología de Microsoft. Por eso ni siquiera nos planteamos recurrir a terceros”, afirma el director de SIE. Una vez seleccionada la plataforma tecnológica, se emprendió el desarrollo del proyecto, hace año y medio. En él se emplearon tecnologías tan variadas como Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Windows 2000 Advanced Server, Microsoft Internet

nas garantías.“Ha sido bastante fácil encontrar personal cualificado en el uso y desarrollo de los programas de Microsoft. Además, se trata de una plataforma potente, flexible, con posibilidades de crecimiento y rápidamente integrable con otras aplicaciones corporativas”, afirma Xosé Antonio Rubal. A todas estas ventajas se unen, en opinión de Manuel Ángel Rodríguez, otros beneficios igualmente

Webs de interés www.microsoft.com/ spain/enterprise/casestudies