Instrucciones de facturación e inicio de actividad 1 Estados de la suscripción de un centro 1.1 Inactivo Cuando un centro está pendiente de renovar su subscripción con Empresaula o va a contratar el servicio por primera vez, su estado se considera “Inactivo”. En este estado los docentes pueden acceder a la plataforma sin restricción alguna para preparar el curso: crear empresas, configurar las cuentas, dar de alta alumnos y todas aquellas tareas previas al inicio del curso. Los alumnos sólo podrán acceder a la plataforma para ver su perfil.

1.2 Activo Aquellos centros que hayan efectuado el pago de la cuota de centro podrán “iniciar la actividad del centro”. En este caso los alumnos cuya cuota ya esté pagada podrán acceder de manera normal a la plataforma y los alumnos que aún no hayan pagado la suya (ver Modalidades de pago) deberán hacerlo desde su perfil. 1.3 Iniciar la actividad Para iniciar la actividad hay que acceder al panel del profesor (la primera pantalla que sale al acceder a la plataforma), y pulsar en el correspondiente mensaje de la lista de “Primeros pasos”. Esta opción sólo estará disponible una vez se haya efectuado el pago de la cuota de centro.

Panel principal del professor. Hay una pequeña guia con los primeros pasos a realizar.

2 Presupuestos y facturación En el apartado de facturación se podrá visualizar y modificar el presupuesto del centro. También es aquí donde, una vez pagada la cuota de los alumnos, se puede pedir una ampliación del número de plazas. Finalmente en este apartado encontraréis el “Código de vuestro centro” para temas de descuentos. Para acceder sólo hay que ir a la pestaña de “Facturación”.

Detalle del menú del “Panel del profesor”.

2.1 Modalidades de pago 2.1.1 Cuota de alumnos pagadas por el centro Esta es la modalidad seleccionada por defecto. El centro es el encargado de realizar el pago tanto de la cuota de centro como de los alumnos. 2.1.2 Cuota de alumnos pagadas por los propios alumnos En esta modalidad el centro sólo paga la cuota de centro y deja que cada alumno pague su propia cuota. Si se selecciona esta modalidad, el profesor podrá, una vez iniciada la actividad, enviar un email a todos los alumnos dados de alta con las instrucciones para proceder al pago y activación de su cuenta. En este caso, el coste para el alumno es de 12 euros (IVA ya incluido).

2.1.3 Selección de la modalidad de pago El cambio en la modalidad de pago puede realizarse desde la sección de “Facturación”. Si un centro acepta un presupuesto con cuotas de alumnos o a pagado la cuota de centro ya no podrá cambiar la modalidad de pago.

En rojo puede verse marcada la opción seleccionada por el centro.

2.2 Renovación de la suscripción y altas nuevas Para renovar la subscripción con Empresaula o darse de alta, hay que aceptar el presupuesto actual y efectuar el pago de la factura generada automáticamente (detalles más adelante). 2.3 Visualización, modificación y aceptación de un presupuesto Para ver el presupuesto actual del centro hay que acceder al apartado de “Facturación” y pulsar el botón de “Renovar suscripción” o “Ver presupuesto actual” (el segundo es para centros nuevos).

Clicando en el boton verde con el texto “Renovar” o “Ver presupuesto” accederemos al mismo.

2.3.1 El presupuesto Una vez accedamos al presupuesto nos encontraremos con la siguiente pantalla:

La factura tendrá el mismo formato que el presupuesto.

Como se puede apreciar, el campo de la cuota de alumnos es modificable y el propio presupuesto se irá actualizando si cambiamos su valor. En el presupuesto podremos ver aplicados los posibles descuentos que tengamos. Si hemos seleccionado la modalidad de pago en que los alumnos pagan su cuota, este campo ya no aparecerá. Al aceptar el presupuesto estamos aceptando las cláusulas del contrato y generaremos una factura que se podrá descargar y pagar desde la misma plataforma.

3 Facturas Las facturas se pueden descargar desde el apartado de “Facturación”. Podremos ver la lista de facturas pendientes en la subsección “Subscripción” y la lista de facturas ya pagadas en la de “Historial”.

Detalle de las facturas pendientes con el boton de descarga y el de pago online.

Como se puede apreciar, una vez la cuota de centro ya ha sido facturada, siempre podemos ampliar el número de alumnos (generando una nueva factura). El IVA aplicado a Empresaula es del 21%. La Agencia Tributaria no permite utilizar la modalidad de IVA reducido en los casos que el producto sólo sea digital (productos que no van acompañados de un libro físico).

4 Procedimiento de pago Hemos habilitado una pasarela de pago online, se puede pagar con tarjeta o si el centro tiene una cuenta en CaixaBank mediante transferencia a través de la LineaAbierta. Recomendamos el pago online con tarjeta por dos motivos: El rimero es que la activación de los servicios es automática, en el momento de realizar el pago se consideran las plazas indicadas como activas y la cuota pagada (implica que la actividad se puede empezar inmediatamente). El segundo es más una petición por nuestra parte, Codegram es una empresa pequeña y los propios programadores llevamos a cabo la tarea de facturación, el tiempo que dedicamos a ello es tiempo que no podemos emplear mejorando Empresaula (que es lo que realmente nos gusta). En caso de no querer hacer el pago a través de la pasarela online, se puede hacer una transferencia ordinaria a la cuenta indicada en la factura.

Es MUY IMPORTANTE indicar como concepto de la operación la referencia de la factura.

5 Descuentos Como en otros años, si un centro nuevo se da de alta en Empresaula a través de otro centro, ambos se pueden beneficiar de un descuento. El centro nuevo recibe un 15% de descuento sobre la cuota de centro, y el centro referenciado consigue un 10%. Estos descuentos són acumulables así que si un centro trae dos centros nuevos, conseguirá un 20% de descuento sobre la cuota de centro. Entonces, ¿Como se hacen las referencias entre centros? En el apartado de “Facturación”, hay una sección que pone “Descuentos”. Ahí encontraréis vuestro “Código de centro”. Este código es el que otros centros pueden usar para identificarse y beneficiarse de los correspondientes descuentos. En caso que un centro nuevo quiera utilizar vuestro código sólo tiene que introducirlo en el campo indicado en la misma sección y solicitar el descuento.

Detalle del código de centro y del formulario de petición de descuento (sólo disponible para centros nuevos)

6 Gestión de alumnos La gestión de los alumnos se realiza desde la pestaña “Alumnos” del Panel del profesor. 6.1 Cuando el centro ha seleccionado pagar las cuotas de alumnos … Las plazas de alumnos pueden estar en distintos estados: Pendiente de facturar, con la banda lateral en rojo. Significa que esta plaza está presupuestada pero aún no se ha facturado (no se ha aceptado el presupuesto). Plaza solicitada, con la banda lateral naranja. Significa que esta plaza está facturada pero no se ha hecho efectivo el pago. Activa, con la banda lateral verde. Significa que la plaza ya está pagada.

Cuando se van dando de alta los alumnos, estos van pasando por los distintos estados dependiendo de la aceptación y pago de presupuestos (que se actualiza automáticamente con el número de estudiantes dados de alta).

Listado de alumnos dados de alta con su correspondiente estado.

Una vez una plaza esta pagada, esta se mantiene activa durante todo el curso aunque no haya ningún alumno asignada a ella. Si se añade un alumno al sistema este se marcará como activo automáticamente:

Detalle de las plazas ya pagadas y que se mantienen para alumnos nuevos. Como se puede ver en la captura de pantalla anterior, una vez un alumno está activo se le puede enviar el email con la invitación de acceso a la plataforma. 6.2 Cuando el centro ha seleccionado que los alumnos paguen su cuota … Las plazas de alumnos pueden estar en distintos estados: Inactiva, con la banda lateral en rojo. Significa que el alumno no puede activar su plaza, el centro debe “Iniciar la actividad” antes de que los alumnos paguen su propia cuota. Pendiente de pago, con la banda lateral naranja. Una vez el centro ha iniciado la actividad, aquellos alumnos que estén dados de alta se consideran pendientes de pago hasta que realicen el mismo a través de su perfil. Activa, con la banda lateral verde. Significa que el alumno ya ha pagado su plaza.

Listado de alumnos con el estado especifico de esta modalidad de pago. Como se puede ver en la captura de pantalla anterior, una vez un alumno está activo o pendiente de pago, se le puede enviar el email con la invitación de acceso a la plataforma. Al acceder a la plataforma y en caso que aún no haya pagado, se le mostrarán las instrucciones para hacerlo en su página de perfil.