Nombre de la actividad: Procedimiento de Supervisión de Recaudo de la Cuota de Fomento Ganadero y Lechero Nombre del documento: Instructivo para Uso de la Ficha Técnica de Cartera

Código:

RC-P03-IN02

Versión:

2.1

Fecha Aprobación:

23-07-14

Páginas:

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OBJETIVOS 

Formalizar la gestión de cobro que realizan los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo.

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Documentar la gestión de cobro de las deudas de recaudadores que puedan ser sujetas a castigo.

PROCEDIMIENTO 

Se utilizará un formato mensualmente por cada recaudador que tenga deudas con FEDEGAN-F.N.G.

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En el formato deberá relacionarse la totalidad de los datos del encabezado que ahora consta de: nombre del recaudador, municipio, departamento, NIT, dirección, teléfono, fax, e-mail y celular. Estos datos son de vital importancia para realizar la gestión de cobro en cualquiera de sus fases y para actualizar la base de datos del NOVASOFT. Por lo tanto, deberán ser veraces y consistentes.

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En cada auditoría realizada y con base en los CRC los Profesionales de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo, diligenciarán la ficha técnica de cartera de cuota de fomento ganadero y lechero por cada recaudador que sea deudor señalando: la fecha de la visita, el número del CRC, el valor de la cuenta, la fecha de corte del CRC, la gestión de cobro realizada, el compromiso adquirido por el recaudador, y el nombre y la firma de la persona que atendió la visita.

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Este formato consta de original y dos copias (una azul y otra rosada). El original y la copia azul destinada al Área de Cartera deberán remitirse a la Oficina de Auditoría Interna de forma mensual y la copia rosada deberá ser conservada por los PGREP para su seguimiento. Cuando se remitan los formatos se debe plasmar en ellos el nombre y la firma del Profesional de Gestión de Recaudo y Encadenamiento Productivo.

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En los casos en los cuales no se logre ubicar al recaudador deberá plasmarse evidencia de tal hecho en este formato, si es del caso deben conseguirse testigos que firmen este soporte y avalen su gestión. Lo importante, es conseguir evidencia de la incobrabilidad de la deuda.