Guía de Usuario Firma Electrónica V8

Bitácora de cambios del documento Fecha Cambio Oct-14

de Versión Autor V4

Jun-15

V5

Nov-2015

V6

Marzo-2016

V7

Julio-2016

V7

Agosto-2016

V7

ENERO 2017

V8

Descripción del cambio

Ing. Luz Ayde López Ing. Luz Ayde López Ing. Luz Ayde López

Sánchez

Modificación de Capítulo 13, 15, Anexo y formato de manual. Sánchez Actualización Login Aviso de expiración del certificado Sánchez Actualización de herramientas

d Sánchez Actualización e herramientas, configuración de java y requisitos. Ayde Sánchez -Actualización de imágenes -Actualización de url de descargas. -En el capítulo 7 se agregó la función de “Indicador de descarga de documento original” d Ing. Luz Ayde Sánchez -Corrección eredacción en López subtema Autoarchivado -Actualización de url de descargas. Eliminación de configuraciones Juan Pablo Alvarez Hernández de JAVA Ing. Luz López Ing. Luz López

Ayde

Contenido Capítulo 1. Iniciando una sesión ______________________________________ 1 1.1 Usuario y Contraseña ____________________________________________ 3

Capítulo 2. Configuraciones __________________________________________ 4 2.1 Importar y exportar un certificado en Mozilla Firefox __________________ 4 2.1.1 Importar ___________________________________________________________________ 4 2.1.2 Exportar ___________________________________________________________________ 7

2.2 Importar y Exportar un certificado en Internet Explorer _______________ 10 2.2.1 Importar __________________________________________________________________ 10 2.2.2 Exportar __________________________________________________________________ 16

Capítulo 3. La interfaz de Firma Electrónica __________________________ 33 3.1 Botones de navegación __________________________________________ 33 3.2 Paginado ______________________________________________________ 34 3.3 Pestañas ______________________________________________________ 34 3.4 Identificación del usuario ________________________________________ 35 3.5 Expiración del Certificado. _______________________________________ 36

Capítulo 4. Participantes ____________________________________________ 38 4.1 Tipos de roles __________________________________________________ 38

Capítulo 5. Proceso de Acuerdo Multilateral __________________________ 39 Capítulo 5.1. Estado de los Procesos de Acuerdo Multilateral _____________ 39

Capítulo 6. Tipos de Firma __________________________________________ 40 6.1 Firmar ________________________________________________________ 40 6.2 Declinar (Firmar en desacuerdo) __________________________________ 42

Capítulo 7. Administración de Acuerdos _____________________________ 44 Capítulo 8. Creación Procesos de Acuerdos Multilateral _______________ 46 8.1 Configuración Manual de un Acuerdo ______________________________ 46 8.1.1 Plantilla ___________________________________________________________________ 46 8.1.2 Documento _______________________________________________________________ 47 8.1.3 Notificación _______________________________________________________________ 48 8.1.4 Parámetros _______________________________________________________________ 48 8.1.5 Participantes ______________________________________________________________ 50

8.1.6 Envío ____________________________________________________________________ 52

8.2 Configuración con Plantilla de un Acuerdo _________________________ 53 8.2.1 Plantilla ___________________________________________________________________ 53 8.2.2 Documento _______________________________________________________________ 54 8.2.3 Notificación _______________________________________________________________ 55 8.2.4 Parámetros _______________________________________________________________ 56 8.2.5 Participantes ______________________________________________________________ 57

Capítulo 9. Mis Carpetas ____________________________________________ 59 9.1 Crear Carpetas _________________________________________________ 59 9.2 Editar Carpetas_________________________________________________ 60 9.3 Eliminar Carpetas _______________________________________________ 60

Capítulo 10. Grupos ________________________________________________ 61 10.1 Listar Grupos _________________________________________________ 61 10.2 Añadir un grupo _______________________________________________ 62 10.3 Editar Grupos _________________________________________________ 63 10.4 Eliminar Grupos _______________________________________________ 64

Capítulo 11. Plantillas _______________________________________________ 65 11.1 Listar Plantillas ________________________________________________ 66 11.2 Crear Plantillas ________________________________________________ 67

11.3 Editar Plantillas _______________________________________________ 68 11.4 Eliminar Plantillas _____________________________________________ 69

Capítulo 12. Búsqueda ______________________________________________ 70 12.1 Búsqueda Avanzada ___________________________________________ 70

Capítulo 13. Herramientas ___________________________________________ 72 13.1 Autoarchivado 72

________________________________________________

13.2 Estado de Disponibilidad _______________________________________ 72 13.3 Configuración de Notificaciones _________________________________ 74 13.2.1 Como deshabilitar el envío de notificaciones _________________________________ 75

13.4 Filtros de PAMS _______________________________________________ 76

Capítulo 14. Terminando la Sesión ___________________________________ 78 Capítulo 15. Requisitos _____________________________________________ 79 Capítulo 16. Referencias Web para las Descargas _____________________ 80 Anexo: Datos de Contacto UMEFE ___________________________________ 81

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 1. Iniciando una sesión Para utilizar el Sistema de Firma Electrónica Certificada es necesario tener un certificado digital expedido por la Autoridad Certificadora del Estado de Guanajuato, contar con una cuenta de correo electrónico, una contraseña y una fotografía aprobada. Importante: La URL del portal deberá ser proporcionada por la Autoridad Certificadora en el momento de obtener su certificado digital.

1. Si eres servidor (a) Público (a) y tienes correo institucional ligado a Gmail, al iniciar sesión te aparecerá un mensaje como en la (figura 1), Dar clic en

Figura 1.

2. Ingresar correo electrónico y contraseña de su correo, dar clic en iniciar sesión

1

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario Figura 2.

3. Si ya tiene abierta su cuenta de correo le mostrará una pantalla como en la figura 3 pidiendo permisos, dar clic en el botón “Aceptar”.

3

Figura 3.

4. En caso de tener abiertas al mismo tiempo la cuenta de correo institucional y una personal y que pertenezcan a Gmail le mandará una pantalla como la figura 4 para que elija con que cuenta quiere iniciar sesión, en este caso será con la institucional.

4

Figura 4.

2

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

1.1 Usuario y Contraseña El servidor público que cuente con correo institucional: • • • •

@guanajuato.gob.mx @isseg.gob.mx @educafin.com @cecyteg.edu.mx

Ligado a Firma Electrónica Certificada, podrá accesar automáticamente. Los servidores públicos que no tengan correo de este dominio, así como los particulares recibirán vía correo electrónico por parte de la Autoridad Certificadora del Estado de Guanajuato, el usuario y contraseña para ingresar al sistema. Importante: Contacte con el administrador del sistema si su acceso no es autorizado.

3

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 2. Configuraciones La importación y exportación de un certificado digital detallados en este manual, están basados en los navegadores más utilizados en Sistemas Operativos Windows de Microsoft y OS X de Apple. La instalación de un certificado digital requiere de un proceso previo de certificación que consiste en crear la llave privada del usuario y un requerimiento de certificación asociado. Importante: El requerimiento se realiza en presencia de personal de la Autoridad Certificadora.

2.1 Importar y exportar un certificado en Mozilla Firefox 2.1.1 Importar 1. Abrir el navegador “Mozilla Firefox” . 2. Dar clic en “Menú” se encuentra en la parte superior derecha del navegador (Figura 5). 3. Seleccionar “Opciones”.

2

3

Figura 5.

4. Seleccionar pestaña “Avanzado” (Figura 6). 5. Dar clic en pestaña “Certificados”. 6. Dar clic en botón “Ver Certificados”.

5

4

6 Figura 6.

4

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 7. Verificar que este en la pestaña “Sus certificados” 8. Dar clic en el botón “Importar” (Figura 7).

7

8 Figura 7.

9. Seleccionar la ruta donde tenga guardado el archivo .pfx 10. Dar clic en el botón “Abrir” (Figura 8).

9

10 Figura 8.

11. Introducir su “Clave Privada” (Figura 9). 12. Dar clic en el botón “Aceptar”.

11 12 Figura 9.

5

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 13. Le mandará una Alerta con el mensaje como se muestra en la figura 10, dar clic en el botón “Aceptar”.

13

Figura 10.

14. En caso de que le aparezca la alerta como en la figura 11, dar clic en el botón “Aceptar” y repetir los pasos 8 al 13. Este mensaje significa que no ingreso la clave privada correcta.

14 Figura 11.

Nota: En el momento que el usuario acude a certificarse se le pide que su clave privada contenga las siguientes características; mayúsculas, minúsculas, números y mínimo 7 caracteres. En caso de no recordarla procede una recertificación, contactar a la Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica para que le indiquen el proceso a seguir.

6

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 2.1.2 Exportar 1. Abrir el navegador “Mozilla Firefox”. 2. Dar clic en “Menú” se encuentra en la parte superior derecha del navegador (Figura 12). 3. Seleccionar “Opciones”. 2

3

Figura 12.

4. Seleccionar pestaña “Avanzado” (Figura 13). 5. Seleccionar pestaña “Certificados”. 6. Dar clic en el botón “Ver Certificados”.

5

4 6

Figura 13.

7

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 7. Seleccionar el certificado a exportar y dar clic en el botón “Hacer Copia…” (Figura 14).

7 Figura 14.

8. Seleccionar la ruta para exportar el archivo (Donde se guardará el certificado). 9. Introducir el nombre que se le asignará al archivo.

10. Dar clic en el botón “Guardar” (Figura 15).

8

9 10 Figura 15.

11. Introducir “Contraseña de respaldo del certificado” y confirmar (Figura 16). 12. Dar clic en el botón “Aceptar”.

8

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

11

12 Figura 16.

13. Finalización de la exportación: dar clic en el botón “Aceptar” (Figura 17).

13 Figura 17.

9

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

2.2 Importar y Exportar un certificado en Internet Explorer 2.2.1 Importar 1. Copiar el certificado de la memoria usb al equipo en una ruta donde lo ubique fácilmente el usuario. 2. Dar doble clic sobre el certificado .pfx y seguir los pasos del asistente para importar certificados 3. Haz clic en el botón “Siguiente” para continuar (Figura 18).

3 Figura 18. 4. En “Nombre de archivo” mostrará la ruta donde se encuentra el certificado que

seleccionó, dar clic en el botón “Siguiente” (Figura 19).

4 Figura 19.

10

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 5. Ingrese su “Clave privada” (Figura 20). 6. En el área “Opciones de importación” seleccione las 3 casillas de verificación. 7. Dar clic en el botón “Siguiente”.

5

6

7 Figura 20. Nota: Si al dar clic en el botón “Siguiente” le aparece este mensaje significa que no ingreso la clave privada correcta (Figura 21).

Figura 21.

Nota: En el momento que el usuario acude a certificarse se le pide que su clave privada contenga las siguientes características; mayúsculas, minúsculas, números y mínimo 7 caracteres. En caso de no recordarla procede una recertificación, contactar a la Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica para que le indiquen el proceso a seguir.

11

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 8. Seleccionar la opción “colocar todos los certificados en el siguiente almacén”. 9. Dar clic en el botón “Examinar” (Figura 22).

8

9

Figura 22.

10. Seleccionar la capeta de nombre “Personal” (Figura 23). 11. Dar clic en el botón “Aceptar”.

10

11 Figura 23.

12

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 12. Dar clic en el botón “Siguiente” (Figura 24).

12 Figura 24.

13. Finalización del asistente: dar clic en el botón “Finalizar” (Figura 25).

13 Figura 25.

13

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 14. Dar clic en el botón “Nivel de Seguridad” (figura 26).

14

Figura 26.

15. Seleccionar el nivel de seguridad de su preferencia. Por cuestiones de seguridad se recomienda “Alto”.

16. Dar clic en el botón “Siguiente” (Figura 27).

15

16

Figura 27.

14

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 17. Escribir “Contraseña” (Clave Privada) y “Confirmar”. 18. Dar clic en el botón “Finalizar” (Figura 28).

17

18 Figura 28.

19. Dar clic en el botón “Aceptar” (Figura 29).

19 Figura 29.

20. La importación se completó correctamente: dar clic en el botón “Aceptar” (Figura 30).

20 Figura 30.

15

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 2.2.2 Exportar 1. Abrir el navegador “Internet Explorer”. 2. Entrar en “Herramientas” se encuentra en la parte superior derecha del navegador (Figura 31). 3. Seleccionar “Opciones de Internet”.

2

3 Figura 31.

4. Seleccionar pestaña “Contenido” (Figura 32). 5. Dar clic en el botón “Certificados”.

4

5

Figura 32.

16

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 6. Seleccionar el Certificado a Exportar. 7. Dar clic en el botón “Exportar” (Figura 33).

6

7

Figura 33.

8. Dar clic en el botón “Siguiente” (Figura 34).

8 Figura 34.

17

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 9. Seleccionar la opción “Exportar la clave privada” (Figura 35). 10. Dar clic en el botón “Siguiente”.

9

10

Figura 35.

11. Seleccionar la opción “Intercambio de información personal: PKCS#12” (Figura 36). 12. Dar clic en el botón “Siguiente”.

11

Figura 36.

18

12

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 13. Escribir una contraseña para proteger la Exportación del Certificado (Figura 37). 14. Dar clic en el botón “Siguiente”.

13

14 Figura 37.

15. Dar clic en el botón “Examinar” (Figura 38).

15

Figura 38.

19

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 16. Escribir la Ruta y el nombre del archivo en donde se almacenará su Certificado (Figura 39) y dar clic en el botón “Guardar”.

16

16 Figura 39.

17. Dar clic en el botón “Siguiente” (Figura 40).

17

Figura 40.

20

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 18. Finalización del Asistente (Figura 41). 19. Dar clic en el botón “Finalizar”.

19 Figura 41.

20. Escribir su Llave Pública para llevar a cabo la exportación de su certificado (Figura 42). 21. Dar clic en el botón “Aceptar”.

20

21 Figura 42.

21

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 22. Exportación realizada con éxito. 23. Dar clic en el botón “Aceptar” (Figura 43).

23 Figura 43.

22

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 2.3 Instalación de Certificado de la Autoridad a) En el portal eguanajuato.gob.mx menú “Descargas”, descargar el certificado de Autoridad (Figura 44)

Figura 44. b) Seleccionar las tres casillas de verificación y dar clic en el botón “OK” (Figura 45).

b Figura 45.

23

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 3. La interfaz de Firma Electrónica La interfaz de Firma Electrónica ahora es más intuitiva y multiplataforma (Figura 65), lo que significa que podrá gestionar documentos desde cualquier computadora con acceso a internet y con los navegadores Internet Explorer y Mozilla Firefox (Recomendado). En cada sección encontrará sugerencias para facilitarle el uso de la interfaz, así como barras de colores que le ayudaran a gestionar con prioridad sus acuerdos, con lo cual optimizará el tiempo de respuesta de sus documentos. Al tener acceso a la página principal, encontrarás áreas seguras de la aplicación. Así como las operaciones relacionadas con los certificados que respaldan la identidad de los usuarios.

Figura 65.

3.1 Botones de navegación En cada ventana encontrará botones con los cuales podrá avanzar o retroceder dentro de la interfaz sin perder capturas en cajas de texto y consultas.

33

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

3.2 Paginado La pantalla principal cuenta con una área de paginado, podrá realizar una navegación en su listado de acuerdos dando clic en las ligas de numeración en la parte inferior de la pantalla (Figura 66).

Figura 66.

3.3 Pestañas La interfaz de Firma Electrónica divide en pestañas cada área de trabajo con las cuales podrá identificar fácilmente donde se encuentra el usuario dentro del Sistema (Figura 67). Las pestañas de navegación siempre estarán presentes durante su sesión en el área segura del Sistema. • • •

•

PAM´s Grupos Plantillas Herramientas

34

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Figura 67.

3.4 Identificación del usuario En esta sección se muestra el nombre del usuario que acceso al sistema y su fotografía previamente validada por la AC (Figura 68).

Figura 68. Importante: Contacte con el administrador del sistema si desea adjuntar una fotografía propia para que sea autorizada por la Autoridad Certificadora.

35

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

3.5 Expiración del Certificado. En esta sección hay una barra de avance que muestra el estado de la vigencia del certificado digital en uso. Conforme el tiempo de expiración avanza, la barra cambia de color. Verde: del 100 al 69% restante del tiempo, desde el día de la certificación

Naranja: del 69% a 15% restante del tiempo, desde el día de la certificación

Rojo: 14% a 0% restante del tiempo, desde el día de la certificación.

Adicional a esto cuando falten 15 días para que expire su certificado aparecerá una leyenda en color verde indicándole el total de días restantes. Al faltar 10 días la leyenda cambiará a color naranja y cuando falten 5 días cambiara a color rojo.

Figura 69.

Al faltar 10 días para que expire su certificado le aparecerá una ventana de aviso (Figura 70) indicándole la fecha de expiración de su certificado. Dicha ventana le brinda dos opciones: • Cerrar: al seleccionar este botón, cerrará la ventana de aviso y se la mostrará cada que inicie sesión en GSign. • No volver a mostrar: al seleccionar este botón, no volverá a mostrar el mensaje al iniciar sesión en GSign.

Figura 70.

36

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario Importante: Los tiempos son calculados automáticamente por el sistema dependiendo del tiempo de certificación que hayan solicitado en el momento de su certificación. Recomendación: Contacte con la AC para solicitar previa cita o puede agendarla vía web atreves del portal de la AC eguanajuato.gob.mx, para su renovación cuando al iniciar sesión le aparezca la ventana de Aviso. De esta manera no quedará expirado su certificado y podrá seguir gestionando acuerdos sin interrupciones.

37

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 4. Participantes Los participantes son las personas o representantes de una organización, que firmarán un acuerdo, indicando su aceptación o rechazo sobre un documento adjunto dentro del Sistema de Firma Electrónica. Cuando un participante es incluido dentro de un acuerdo, tendrá una función de firmante, misma que se puede modificar según el requerimiento de firma que más convenga al iniciador. El usuario que crea un nuevo acuerdo se le denomina Iniciador.

4.1 Tipos de roles ü

ü

ü

ü

ü

Revisor: Rol que se equipara a quien lleva a cabo la generación de la comunicación, acto convenio, trámite o proceso del documento oficial en función de su cargo y actividades que desempeña en la administración pública y es decir a quien estampa su rúbrica. Este rol permite firmar en aceptación o desacuerdo el documento adjunto del acuerdo. Dicho rol de revisor deberá ser ubicado antes de los firmantes, testigos y destinatarios. Firmante: Rol que se asigna al participante que cuenta con las atribuciones en función al cargo que desempeñe. Este rol permite firmar en aceptación o desacuerdo el documento adjunto del acuerdo. El rol de firmante se podrá emplear después de los revisores y antes de los testigos y destinatarios. O bien en el caso de requerir contar con un acuse de recibido por parte del participante a quien va dirigido el proceso de acuerdo multilateral, se deberá emplear dicho rol. Testigo: Se equipara a dirigir un documento con copia para “C.c.p”. Al asignar la función de Testigo a un participante, podrá firmar en aceptación o desacuerdo el documento adjunto del Acuerdo. El Participante debe ser ubicado después de los Revisores y Firmantes, y antes de los Destinatarios.

Destinatario: Al asignar la función de Destinatario, el participante será colocado al final de la lista de participantes y recibirá una notificación de aviso que se ha incluido en un acuerdo. El participante será ubicado al final de la lista y al terminar de recabar las firmas, recibirá una notificación de que el Acuerdo ejecutado está disponible.

Nota: Para en caso de que se requiera un acuse de recibido, por parte de la persona a quien va dirigido el acuerdo, se sugiere considerarlo como “firmante”, previa configuración con secuencia de firma al generar el “PAM”.

38

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 5. Proceso de Acuerdo Multilateral Los documentos manejados por el Sistema de Firma Electrónica se denominan “Proceso de Acuerdo Multilateral”, identificados en la interfaz como “PAM”. Un Acuerdo es un documento electrónico formado por: • • •

Un archivo adjunto acerca del cual cada uno de los participantes firmará electrónicamente. Un grupo de participantes que serán requeridos para firmar el Acuerdo. Un grupo de parámetros que definen la forma en que se deberá gestionar el documento.

Capítulo 5.1. Estado de los Procesos de Acuerdo Multilateral Una vez que los Acuerdos han comenzado su gestión, es muy fácil darles seguimiento desde el Sistema de Firma Electrónica Certificada. El Sistema de Firma Electrónica Certificada agrupa los Acuerdos en seis categorías y cuando un usuario inicia una sesión, automáticamente muestra la categoría “Por firmar”. •

Por Firmar: Son los Acuerdos que requieren la firma del usuario actual y aparecerán tanto en el grupo En Proceso como en Firmar.

•

En proceso: Son los Acuerdos que están en ejecución, y aún se encuentran en proceso de recabar las firmas de los participantes considerados en él Proceso de Acuerdo Multilateral.

•

Completados: En esta categoría se tienen todos aquellos acuerdos multilaterales que terminaron su ejecución exitosamente con todas las firmas recabadas de los participantes.

•

No completados: contiene aquellos Acuerdos que no concluyeron de manera exitosa, es decir a que terminaron el tiempo de su gestión pero no fueron ejecutados debido a que expiró la vigencia del Acuerdo o a que por parte de algún o algunos participantes omitieron firmar en aceptación o en desacuerdo. Para los Acuerdos en este estado deberá revisar las razones por las cuales no se pudo ejecutar y en su caso crear el Acuerdo nuevamente.

•

Declinados: Son los Acuerdos que durante el tiempo de su gestión por parte de algún participante se ejecutó la firma de desacuerdo. Para los Acuerdos en este estado deberá revisar las razones que motivaron a firmar en descuerdo y en su caso solventar y crear el Acuerdo nuevamente.

•

Cancelados: Son los Acuerdos que por alguna razón fueron cancelados, ya sea por error al crearlo o por algún problema técnico con el PAM, el Sistema de Firma Electrónica guarda un histórico de GSign.

39

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 6. Tipos de Firma Cuando un participante procede a firmar un Acuerdo, ya sea ingresando al sistema de Firma Electrónica Certificada o bien usando la referencia que se envía en la notificación de solicitud de firma, tiene las siguientes alternativas: • Firmar aceptando el documento: En este caso el participante registra su firma y se incorpora al Acuerdo. Esta situación no es reversible. • Firmar en desacuerdo “Declinar” el documento adjunto: Cuando un usuario firma en desacuerdo, ya no tiene la posibilidad de registrar su firma posteriormente. • No firmar y firmar posteriormente

6.1 Firmar Proceso donde se aplica la firma directamente al Acuerdo correspondiente, después de que el participante hace clic en el botón “Firmar”. Cuando un usuario es requerido para firmar un Acuerdo, este aparecerá en el listado de la administración de Acuerdos con el estado “En proceso” y “Por Firmar” (Figura 71). Procedimiento: 1. Localizar el Acuerdo a firmar. 2. Dar clic en el Acuerdo para ver los detalles.

Figura 71.

40

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 3. Dar clic en “Descargar Acuerdo” para visualizar el contenido del archivo adjunto (Figura 72). 4. Dar clic en el botón “Firmar”.

Figura 72.

5. Seleccionar el archivo de su certificado con extensión .pfx ó .p12. (Figura 73) esto sólo se hace la primer vez que firmar. 6. Introducir su clave privada. 7. Agregar la razón de su firma de aceptación del Acuerdo (opcional). 8. Dar clic en el botón “Firmar”.

7

8 Figura 73.

41

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

6.2 Declinar (Firmar en desacuerdo) Proceso donde se aplica la firma en desacuerdo directamente al Acuerdo correspondiente, después de que el participante realiza la acción “Declinar”, no podrá firmar en Acuerdo posteriormente. Procedimiento: 1. Localizar el Acuerdo a declinar (Figura 74). 2. Dar clic en el Acuerdo para ver los detalles.

Figura 74.

3. Dar clic en el botón “Descargar Acuerdo” para visualizar el contenido del archivo adjunto. 4. Dar clic en el botón “Declinar” (Figura 75).

Figura 75.

42

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 9. Seleccionar el archivo de su certificado con extensión .pfx ó .p12 (Figura 76) esto sólo se hace la primer vez que firmar. 10. Introducir su clave privada. 11. Agregar la razón de su desacuerdo. 12. Dar clic en el botón “Declinar”.

10 11 12 Figura 76.

43

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 7. Administración de Acuerdos El área de la administración de Acuerdos cuenta con las siguientes secciones con las cuales podrá identificar su documento: En esta sección podrá modificar el orden del listado, dando clic en el icono de ascendente y descendente ubicado en el nombre de cada columna. Muestra el Rol de los participantes.

Muestra el nombre y el tipo de archivo del documento. Muestra la fecha de creación del Acuerdo por el Iniciador. Con el formato de fecha día/mes/año.

Muestra la fecha de expiración del Acuerdo (con el formato día/mes/año). Así como la hora. Esta sección muestra una barra de avance del tiempo que ha transcurrido desde su creación. Muestra el nombre del participante que generó el Acuerdo, al posicionar el mouse sobre el nombre del iniciador aparece el área de adscripción. (Figura 77)

Figura 77.

44

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario Indicador de descarga de documento original: Remarca en tono gris el PAM cuando un documento original ya ha sido descargado por medio del botón “Descargar Acuerdo” (Figura 78).

Indicador de descarga de documento original Figura 78.

45

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 8. Creación Procesos de Acuerdos Multilateral Podrá iniciar la configuración de un Acuerdo manualmente o usando una plantilla predefinida por el Iniciador activo.

8.1 Configuración Manual de un Acuerdo Dar clic en “Iniciar un PAM” para configurar cada una de las partes que conforman el Acuerdo (Figura 79).

Figura 79. Importante: Para crear Acuerdos es necesario que el participante cuente con el atributo de Iniciador. Consulte con el administrador del Sistema si no visualiza el botón “Iniciar un PAM”.

8.1.1 Plantilla Al crear un nuevo Acuerdo, el sistema muestra en su primera ventana de configuración si desea utilizar una plantilla… Proceso: 1. Seleccionar “No” para configurar un Acuerdo Manualmente (Figura 80).

Figura 80.

46

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 8.1.2 Documento 1. Subir Archivo Dar clic en “Subir archivo…” para encontrar la ruta del archivo y adjuntarlo al proceso de firmado (Figura 81).

Figura 81.

Cancela la carga del archivo.

Borrar el archivo adjunto. Elimina el archivo adjunto.

47

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 8.1.3 Notificación Cuando es requerida la firma de alguno de los participantes, el Sistema de Firma Electrónica envía un mensaje por correo electrónico indicándole el requerimiento y el nombre del archivo adjunto a firmar. Ingresar el mensaje de notificación que se enviará a los participantes para la firma del Acuerdo. La notificación contiene un mensaje que se puede personalizar (Figura 82).

Figura 82.

8.1.4 Parámetros A continuación se detallan los parámetros de gestión del Acuerdo los cuales indican el tiempo límite y el tipo de documento (Figura 83).

•

Fecha de Expiración: Indica la Fecha de Expiración para la firma del Acuerdo. Determina el límite para recabar las firmas de los participantes. De clic en la fecha que despliega el calendario para facilitar la ubicación de la fecha. La duración máxima de un PAM es de 2 meses.

•

Hora de Expiración: Indica la hora de expiración de la firma del Acuerdo en el campo Hora de Expiración. El valor predeterminado son dos horas después de que se crea el Acuerdo.

•

Máximo de Notificaciones: Indica el número de notificaciones que recibirá como máximo un participante en correo electrónico como recordatorio para la firma del PAM, en el campo Número de Notificaciones. 48

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

•

Requerimiento de Firma: Indica el tipo de requerimiento de firma para los participantes eligiendo uno de los siguientes criterios: Obligatorio, Mínimo Obligatorio o Mínimo Obligatorio Limitado.

1. Obligatorio Cuando el requerimiento de firma sea Obligatorio será posible asignar el orden en que deberán firmar los participantes, cuando es solo un participante te marca por default este requerimiento. Para este tipo de requerimiento es necesario que todos los participantes del Acuerdo firmen para que el proceso pase al estatus de Completado 2. Mínimo Obligatorio Cuando el requerimiento de firma esté configurado como Mínimo Obligatorio, el Acuerdo requerirá al menos una firma para completar su gestión, sin embargo el Sistema de Firma Electrónica dará oportunidad de firmar a los demás participantes hasta que el tiempo de expiración termine. En caso de elegir el tipo Mínimo Obligatorio, se presentará una opción más que deberá configurar según sea el caso. • Número Mínimo de Firmas Requeridas. Indique el número de firmas requeridas para el Acuerdo. 3. Mínimo Obligatorio Limitado Cuando el requerimiento de firma esté configurado como Mínimo Obligatorio Limitado, el Acuerdo requerirá el número mínimo de firmas configurado para completar su gestión, sin embargo el Sistema de Firma Electrónica dará oportunidad de firmar a los demás participantes hasta que la tolerancia Máxima para la ejecución del Acuerdo termine. En caso de elegir el tipo Mínimo Obligatorio Limitado, se presentarán dos opciones más que deberá configurar según sea el caso. • Número Mínimo de Firmas Requeridas. Indique el número de firmas requeridas para el Acuerdo. • Tolerancia Máxima para la Ejecución del Acuerdo. Indique el número de minutos para que se termine el proceso de firma del Acuerdo.

49

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Figura 83.

8.1.5 Participantes En esta sección se eligen los participantes de la firma del Acuerdo, asignando su función (Figura 84). Definir Participantes •

Defina el rol de los participantes agregados

El sistema asignará automáticamente el rol seleccionado a todos los participantes que agregue. De clic en el menú desplegable para seleccionar los diferentes tipos de roles. •

Agregar usuario

Puede agregar los participantes de la firma de un Acuerdo, buscando en la base de datos de usuarios registrados con la Autoridad Certificadora haciendo clic en “Busca usuarios…” Tecleé los datos del participante por Nombre, Apellidos o correo electrónico que desea agregar. El sistema desplegará un listado de usuarios de Acuerdo a sus criterios de búsqueda •

Agregar Grupos

Podrá agregar los grupos predefinidos por el administrador del Sistema de Firma Electrónica dando clic en “Busca grupos” en la base de datos de la AC.

50

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario •

Secuencia de Firma

Cuando el requerimiento de firma sea Obligatorio será posible asignar el orden en que deberán firmar los participantes, siempre y cuando haya más de un participante. Marque la casilla Secuencia de Firma y re-ordene los participantes según lo requiera su proceso. Al marcar la casilla, aparecerá una cruz de movimiento sobre el nombre del participante que desee mover. Arrastre cada participante con el botón izquierdo del mouse y suéltelo según la posición que ocupará en el orden de la firma. •

Roles

Seleccione el rol de cada uno de sus participantes para la Firma del Acuerdo según convenga. Nota: Usted puede definir previamente el rol que tomaran los participantes a añadir, si antes de añadirlos, define el rol en el primer campo de este formulario.

Figura 84. Importante: Consulte el Capítulo 4.1 para información detallada de cada rol.

51

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 8.1.6 Envío Finalmente el Sistema muestra la información de configuración del proceso para su gestión (Figura 85). Al dar clic en el botón “Crear Acuerdo” la información quedará asentada en la base de datos y será enviado a los participantes configurados en esta sección. Verifique que la información del Acuerdo sea la correcta, en caso de que desee cambiar alguno de los parámetros o el contenido del archivo adjunto podrá regresar a cada una de las opciones de configuración antes de estampar su Firma. Importante: Si el usuario decide firmar en desacuerdo, podrá registrar las razones que tenga.

Figura 85.

Al dar clic en crear Acuerdo, deberá continuar con el proceso de firma. Consulte el listado de sus Acuerdos en la pantalla principal del sistema y selecciónelo para dar seguimiento con el proceso de firmado. Importante: Consulte el capítulo 6 para información más detallada de cómo Firmar y declinar un Acuerdo.

52

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

8.2 Configuración con Plantilla de un Acuerdo En este tipo de configuración, se utilizan plantillas que están previamente definidas por el usuario o por el administrador, con la finalidad de agilizar el proceso de firma de un Acuerdo (Figura 86).

8.2.1 Plantilla Seleccione “Si” para utilizar: •

Plantillas definidas por el usuario

Para crear un Acuerdo utilizando una plantilla previamente configurada por el Iniciador de clic en el listado Plantillas definidas por el usuario. Importante: Para información más detallada de cómo crear una plantilla consulte el Capítulo 11.2).

•

Plantillas predefinidas

Para crear un Acuerdo utilizando una plantilla previamente configurada por el administrador del sistema de clic en el listado Plantillas predefinidas.

Figura 86.

Al seleccionar una de las plantillas, la ventana muestra los detalles de la plantilla siguientes: § § § § § § §

Nombre de la plantilla. Descripción. Termina. Tipo de Acuerdo. Nombres de los participantes incluidos. El rol de cada participante. Status del certificado.

53

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 8.2.2 Documento 1. Subir Archivo De clic en “Subir archivo…” para encontrar la ruta del archivo y adjuntarlo al proceso de firmado (Figura 87).

Figura 87.

Cancela la carga del archivo.

Borrar el archivo adjunto.

Elimina el archivo adjunto.

54

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 8.2.3 Notificación Cuando es requerida la firma de alguno de los participantes, el Sistema de Firma Electrónica envía un mensaje por correo electrónico indicándole el requerimiento y el nombre del archivo adjunto a firmar a los firmantes y/o destinatarios (Figura 88). Importante: Ingrese el mensaje de notificación que se enviarán a los participantes para la firma del Acuerdo. La notificación contiene un mensaje que se puede personalizar.

Figura 88.

55

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 8.2.4 Parámetros Los parámetros de configuración están previamente configurados por el administrador del sistema o por el usuario que inicio sesión. Los detalles de la plantilla seleccionada son: Fecha de expiración, hora de expiración, máximo de notificaciones y requerimiento de firma (Figura 89). Importante: Puede modificar cualquiera de los parámetros pre configurados en esta sección si así lo requiere. La duración máxima de un PAM es de 2 meses.

Figura 89.

56

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 8.2.5 Participantes En esta sección podrá agregar más participantes o eliminarlos de la plantilla seleccionada si así lo requiere su proceso de firma (Figura 90). Definir Participantes •

Agregar usuario

Puede agregar los participantes de la firma de un Acuerdo, buscando en la base de datos de usuarios registrados con la AC haciendo clic en Busca usuarios… Tecleé los datos del participante por Nombre, Apellidos o Correo electrónico que desea agregar. El sistema desplegará un listado de usuarios de Acuerdo a sus criterios de búsqueda. •

Agregar Grupos

Podrá agregar los grupos predefinidos por el administrador del Sistema de Firma Electrónica dando clic en Busca grupos en la base de datos de la AC. Nota: Usted puede definir previamente el rol que tomaran los participantes a añadir, si antes de añadirlos, define el rol en el primer campo de este formulario.

Figura 90.

57

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 8.2.6 Envío Finalmente el Sistema muestra la información de configuración del proceso para su gestión (Figura 91). Al dar clic en el botón Crear Acuerdo la información quedará asentada en la base de datos y será enviado a los participantes configurados en esta sección. Verifique que la información del Acuerdo sea la correcta, en caso de que desee cambiar alguno de los parámetros o el contenido del archivo adjunto podrá regresar a cada una de las opciones de configuración antes de estampar su Firma. Importante: Si el usuario decide firmar en desacuerdo, podrá registrar las razones que tenga.

Figura 91.

58

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 9. Mis Carpetas Esta opción ayuda al usuario a tener en orden sus Acuerdos en carpetas agrupándolos con la finalidad de llevar un control y administración de los mismos (Figura 92). Una carpeta puede contener otra carpeta, de modo que ayuda al usuario a tener varios niveles para su organización.

Figura 92.

9.1 Crear Carpetas Para crear una nueva Carpeta, haga clic en la liga +Administrar “Mis Carpetas” (Figura 92). 1. De clic en “Crear Carpeta” de la lista desplegable (Figura 93). 2. De clic en “Carpeta Padre” y selección la raíz donde agregara la carpeta nueva. 3. Tecleé el nombre de la Carpeta nueva. 4. Haga clic en “Guardar”.

Figura 93.

59

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

9.2 Editar Carpetas Para editar una nueva carpeta, haga clic en la liga +Administrar “Mis Carpetas”. 1. Seleccione “Editar Carpeta” de la lista desplegable (Figura 94). 2. Seleccione el nombre de la Carpeta que desea modificar. 3. Tecleé el nuevo nombre de la Carpeta. 4. Haga clic en “Editar”.

Figura 94.

9.3 Eliminar Carpetas Para eliminar una nueva carpeta, haga clic en la liga +Administrar “Mis Carpetas”. 1. Seleccione “Eliminar Carpeta” de la lista desplegable (Figura 95). 2. Seleccione el nombre de la Carpeta que desea eliminar. 3. Haga clic en “Eliminar”. Importante: Al realizar estas acciones sus documentos contenidos en carpetas no son eliminados de la base de datos.

Figura 95.

60

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 10. Grupos Cuando se requiere la firma de un Acuerdo con muchos participantes, es recomendable crear grupos donde el usuario puede integrar varios participantes en un solo grupo. Esto facilita el proceso de firma y permite agrupar estos grupos para la configuración de los nuevos Acuerdos. El Sistema de Firma Electrónica cuenta con tres tipos de grupos de participantes los cuales puede agregar automáticamente en sus Acuerdos. •

Definidos por el usuario: Estos grupos son creados por el iniciador del Acuerdo. Cualquier usuario que tenga el atributo de Iniciador, podrá crear sus propios grupos personalizados. Estos grupos se crean con la finalidad de agilizar la inclusión de participantes en un Acuerdo, incluyendo un grupo al proceso de firma de un Acuerdo con varios participantes.

•

Predefinidos: Estos grupos previo acuerdo con la UMEFE, son creados exclusivamente por el administrador del sistema. Y podrá agregarlos modificando los roles de cada miembro del grupo.

10.1 Listar Grupos Para visualizar los grupos definidos anteriormente, seleccione la pestaña “Grupos” de la pantalla principal del Sistema de Firma Electrónica y a continuación haga clic en “Listar Grupos” y seleccione el tipo de grupo y el nombre para mostrar los detalles y sus participantes (Figura 96).

Figura 96.

61

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

10.2

Añadir un grupo

Para crear un grupo: 1. 2. 3. 4.

Haga clic en “Añadir un grupo” (Figura 97). Capture el nombre del Grupo con el cual lo identifique posteriormente. Redacte una breve descripción. Agregue a los integrantes. 5. De clic en “Guardar” para crearlo.

Figura 97.

62

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

10.3 Editar Grupos Para editar un Grupo: 1. Haga clic en “Editar grupo” (Figura 98).

2. 3. 4. 5.

Seleccione el nombre del Grupo que desea editar. Redacte o modifique la descripción del Grupo. Agregue y/o elimine integrantes. De clic en “Guardar”.

Figura 98.

63

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

10.4 Eliminar Grupos Para eliminar un grupo: 1. Seleccione el nombre del grupo que desea eliminar (Figura 99). 2. De clic en “Eliminar”.

Figura 99.

64

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 11. Plantillas Cuando se requiere acelerar el proceso de creación y firma de un Acuerdo, con parámetros y participantes previamente configurados, el sistema le da la posibilidad de realizarlo usando Plantillas (Figura 100). El Sistema de Firma Electrónica cuenta con 2 tipos de plantillas: •

•

Plantillas definidas por el usuario: Estas plantillas son creada por el iniciador del Acuerdo. Cualquier usuario que tenga el atributo de Iniciador, podrá crear sus propias Plantillas personalizadas. Plantillas predefinidas: Estas plantillas son creada por el administrador del sistema, previo acuerdo con la UMEFE.

Importante: Si requiere automatizar algún proceso mediante Firma Electrónica, solicite la creación de una Ruta Predefinida al administrador del sistema.

Figura 100.

65

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

11.1 Listar Plantillas Para visualizar las plantillas definidas anteriormente, seleccione la pestaña “Plantillas” de la pantalla principal del Sistema de Firma Electrónica y a continuación haga clic en “Listar Plantillas” y seleccione el tipo de plantilla y el nombre para mostrar su configuración (Figura 101).

Figura 101.

66

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

11.2 Crear Plantillas Para crear una Plantilla: 1. Haga clic en “Crear una Plantilla” (Figura 102). 2. Capture el nombre de la plantilla con la cual la identifique posteriormente. 3. Ingrese el mensaje de notificación que se enviará a los participantes para la firma del Acuerdo. 4. Configure la duración del Acuerdo (puede elegir entre minutos, horas y días). 5. Indique el máximo de notificaciones que recibirán los participantes. 6. Agregue a los participantes de su plantilla (puede buscarlos por los campos: Agregar usuario o Agregar grupos). 7. De clic en “Guardar” para crear la plantilla.

Figura 102.

67

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

11.3 Editar Plantillas Al editar una plantilla podrá modificar cada campo de la plantilla previamente configurada por el iniciador activo del sistema. Para editar Plantillas: 1. Haga clic en “Editar Plantillas” (Figura 103). 2. Modifique el nombre de la plantilla que desea editar. 3. Modifique la descripción de la plantilla. 4. Modifique la notificación. 5. Modifique la duración del Acuerdo. 6. Modifique el número de notificaciones. 7. Cambie el requerimiento de Firma. 8. Modifique la secuencia de Firma. 9. Agregue y/o elimine integrantes. 10. De clic en “Guardar”.

Figura 103.

68

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

11.4 Eliminar Plantillas Para eliminar una plantilla: 1. Seleccione el nombre de la plantilla que desea eliminar. 2. De clic en “Eliminar” (Figura 104).

Figura 104.

69

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 12. Búsqueda El sistema de Firma Electrónica cuenta con una opción para realizar búsquedas de Acuerdos con diversos criterios de búsqueda automática. Los criterios de búsqueda son: 1. Estado del Acuerdo: Busca Acuerdos que estén con un estado en particular. 2. Nombre del Documento: Busca Acuerdos con el nombre del archivo adjunto. 3. Iniciador del Acuerdo: Busca Acuerdos con algún usuario en particular.

12.1 Búsqueda Avanzada Para acceder a realizar una búsqueda más avanzada con esta función, clic en el botón “Búsqueda Avanzada” (Figura 105).

Figura 105.

Puede realizar búsquedas capturando alguno de los criterios o todos los criterios que a continuación se listan (Figura 106). • • • • • • •

Nombre de Acuerdo: Busca Acuerdos con el nombre del archivo adjunto. Participantes: Busca Acuerdos con un usuario en particular. Entre Fechas: Busca Acuerdos en un rango de fecha. Mi rol es: Busca Acuerdos donde el usuario tenga un rol en particular. Estatus: Busca Acuerdos que estén con un estado en particular. Estatus Firmado: Busca Acuerdos donde el usuario especifique la acción del iniciador. Iniciador: Busca Acuerdos donde el usuario haya sido iniciador.

70

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario Una vez que haya definido los criterios de búsqueda deseados, deberá hacer clic en el botón “Buscar” para realizar la búsqueda.

Figura 106.

El resultado se desplegará en el listado de la página principal del Sistema.

71

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 13. Herramientas 13.1 Autoarchivado La herramienta “Crear Autoarchivado” le permitirá la generación de un archivo en formato .zip, el cual contendrá las comunicaciones completadas que se hayan generado con su firma electrónica en un periodo de tiempo establecido por el mismo usuario. Para la creación del autoarchivado siga los pasos que se mencionan en el Manual de Autoarchivado el cual se encuentra en la siguiente url: http://eguanajuato.gob.mx/documentos/ManualAutoarchivado.pdf

13.2 Estado de Disponibilidad Esta opción le permite cambiar su estado de disponibilidad a NO DISPONIBLE, y es útil para, cuando por motivos personales, de salud, por periodo vacacional y/o licencias, usted se encuentre indispuesto a firmar. Así mismo, puede cambiar al estatus DISPONIBLE en el momento que lo desee. Para cambiar el Estado a No disponible siga el siguiente procedimiento (Figura 107): 1. Capture el rango de fechas del periodo en el cual estará no disponible en el sistema 2. Marca la casilla de verificación “Desea dejar a alguien a cargo mientras no está disponible” en caso de dejar un responsable de sus asuntos. 3. Escribe el motivo por el cual estará no disponible 4. Después de seleccionar el estado haga clic en el botón “Cambiar Estado”.

Figura 107.

El sistema te mandará un mensaje confirmándote que el cambio de disponibilidad se ha realizado con éxito, clic en “Aceptar” (Figura 108).

72

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Figura 108.

El sistema le mostrará una barra en color naranja en la cual le indica su estado actual (Figura 109).

Figura 109.

Usted podrá ser incluido en un Proceso de acuerdo unilateral mientras se encuentre en estado no disponible, sin embargo al iniciador se le indicará que su estado actual es no disponible y el motivo.

73

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

13.3 Configuración de Notificaciones Esta opción del Sistema de Firma Electrónica, le permite al usuario configurar de una manera sencilla, aquellas notificaciones que recibe por correo electrónico. 1. Ingrese al sistema Gsign a través del portal http://www.eguanajuato.gob.mx 2. Ir al menú “Herramientas” (Figura 110). 3. Seleccione el sub menú “Configurar Notificaciones”. En este apartado se visualizan marcadas las casillas de verificación de aquellas notificaciones que actualmente recibe vía correo electrónico.

Figura 110.

Por default se reciben todas y son las siguientes: He sido considerado en un PAM con secuencia de firma: Le informa que se generó un Proceso de acuerdo multilateral (PAM) por algún iniciador que lo ha incluido como participante en el PAM, mismo que tiene secuencia de firma. He sido considerado en un PAM con el rol destinatario: Le informa que se generó un Proceso de acuerdo multilateral (PAM) por algún iniciador que lo ha incluido como participante en el PAM, con el rol Destinatario, en este caso usted no tiene que firmar o declinar. El PAM ha sido declinado: Le informa que el Proceso de acuerdo multilateral (PAM) ha sido declinado por algún participante. El PAM ha sido concluido: Le informa que el Proceso de acuerdo multilateral (PAM) ha sido concluido exitosamente. Tengo un nuevo requerimiento de firma: Le informa que se generó un Proceso de acuerdo multilateral (PAM) por algún iniciador que lo ha incluido como participante en el PAM, con el rol firmante, testigo o revisor, en este caso usted tiene que firmar o declinar.

74

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario Tengo un recordatorio de requerimiento de firma: Le informa que se generó un Proceso de acuerdo multilateral (PAM) por algún iniciador que lo ha incluido como participante en el PAM, con el rol firmante, testigo o revisor, en este caso usted tiene que firmar o declinar.

13.2.1 Como deshabilitar el envío de notificaciones Para dejar de recibir notificación basta con desmarcar la casilla de verificación de la misma. Puede desmarcar una o más y enseguida presionar el botón, “Guardar cambios” (Figura 111).

Figura 111.

Por último, confirme que desea modificar la configuración de las notificaciones (Figura 112).

Figura 112.

Si usted desea en un futuro recibir nuevamente notificaciones de algún tipo que haya desactivado, puede en cualquier momento volver a habilitar el envío de las mismas, marcando la casilla de verificación correspondiente y guardando los cambios. 75

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

13.4 Filtros de PAMS Esta herramienta del Sistema de Firma Electrónica, le permite al usuario generar filtros de manera sencilla para su uso en los dispositivos móviles, con los cuales podrá acceder a la información de manera directa. Los filtros se crean desde Gsign Web y se usan en la aplicación para dispositivos móviles ya sea Android o iOS. Para acceder a los filtros debe realizar las siguientes acciones: 1.- Ingrese al sistema Gsign a través del portal http://www.eguanajuato.gob.mx 2.- Ir al menú “Herramientas” (Figura 113). 3.Seleccione el sub menú “Filtros de PAM”.

4.- Ingrese el nombre que le asignará al filtro.

Figura 113.

76

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario 5.- Seleccione el estatus de los PAMs que desea incluir (Figura 114).

Figura 114.

6.- Seleccione el Rol con el cual aparece en los PAMs a incluir (Figura 115).

Figura 115.

7.- Clic en el botón Agregar Filtro. **Estos filtros son para utilizarlos en las aplicaciones móviles y así le sea más fácil visualizar sus PAMs.

77

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 14. Terminando la Sesión Para terminar la conexión segura con el servidor de Firma Electrónica siempre haga clic en el botón “Salir del Sistema” (Figura 116).

Figura 116.

A continuación le aparecerá la ventana de “Cerrar sesión” (Figura 117), elija la opción que desee: • •

Cerrar Gsign: cerrará el Sistema de Firma Electrónica Gsign. Cerrar Gsign y Google: cerrará el Sistema de Firma Electrónica Gsign y TODAS las cuentas de correo de gmail que tenga abiertas.

Figura 117.

78

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 15. Requisitos El Sistema de Firma Electrónica es multiplataforma, sin embargo es necesario contar con los siguientes requisitos mínimos para poder operar el sistema. Una computadora con sistema operativo (Windows, MAC o Linux) con acceso a Internet. Para Sistemas Operativos Windows: Requisitos: 1. Un certificado digital emitido por la Autoridad Certificadora del Gobierno del Estado de Guanajuato. 2. Un navegador de Internet • IE 8.x o superior • Firefox de 32 bits indispensable (se recomienda que este actualizado a la última versión) Para Sistemas Operativos MAC: El sistema de Firma Electrónica requiere ser operado desde la versión Lion 10.9.x en toda su gama de actualizaciones. Requisitos: 1. Un certificado digital emitido por la Autoridad Certificadora del Gobierno del Estado de Guanajuato. 2. Un navegador de Internet 3. Firefox actualizado (RECOMENDADO) ·

Para los sistemas operativos Lion y Mountain Lion, deberá habilitar la opción en preferencias del sistema - usuarios - ejecutar software de cualquier sitio. En caso de Firewall de Windows, deshabilitarlo (desde Panel de Control) así como al bloqueador de Elementos Emergentes (Desde el menú Herramientas/Bloqueador de Elementos Emergentes y desde Opciones de Internet/Herramientas/Seguridad), ó bien, permitir elementos emergentes y agregar a los sitios de confianza las direcciones https://e-firma.guanajuato.gob.mx y http://e-firma.guanajuato.gob.mx En caso de contar con un firewall institucional, asegurarse que el puerto 443 (SSL) está permitido, y que las direcciones https://e-firma.guanajuato.gob.mx y http://efirma.guanajuato.gob.mx cuenten con todos los privilegios. En caso de problemas con su firewall, contacte al administrador de su red interna para comentar la situación.

79

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Capítulo 16. Referencias Web para las Descargas Para Sistemas Operativos Windows: Mozilla Firefox: https://ftp.mozilla.org/pub/firefox/releases/48.0/win32/esMX/Firefox%20Setup%2048.0.exe JAVA: http://java.com/es/download/manual.jsp la versión Windows Fuera de línea

Para Sistemas Operativos MAC: Mozilla Firefox: https://ftp.mozilla.org/pub/firefox/releases/48.0/mac/esMX/Firefox%2048.0.dmg JAVA: http://www.java.com/es/download/mac_download.jsp o bien http://java.com/es/download/manual.jsp la versión Mac OS X (Versión 10.7.3 y posterior)

80

Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica DGTIT – SFIA Manual de Usuario

Anexo: Datos de Contacto UMEFE Domicilio: Blvd. Euquerio Guerrero #102, Km 7.5, Col. Yerbabuena, Guanajuato, Gto. Teléfono: (01 473) 7351579 Correo electrónico: [email protected]

Google maps: goo.gl/4LTi6a Google street view: goo.gl/zDbGE5

81