Foros ASCLA - Nota técnica: POLITICA DE INFORMACIÓN Y HECHOS DE IMPORTANCIA El 8 de marzo del 2017, se llevó a cabo el “Foro de intercambio de experiencias: Política de información y los hechos de importancia”, con el objeto de analizar y discutir el concepto, alcance y manejo de la política de información y de los hechos de importancia, en base a experiencias concretas de parte de actores directamente relacionados a estas materias. Participaron como panelistas Magaly Martínez, Gerente Legal del Grupo Bolsa de Valores de Lima; Javier Durand, Vice – Presidente Legal de Cementos Pacasmayo; Daniel García, Intendente General de Estudios Económicos de Superintendencia del Mercado de Valores y como director de debate Enrique Díaz Ortega, Presidente de ASCLA. Presente nota sintetiza principales reflexiones derivadas del intercambio entre los asistentes, y no necesariamente refleja la opinión de las instituciones o personas mencionadas. Contexto: transparencia y Hechos de importancia Punto de partida es reconocer la transparencia como una de las condiciones necesarias en todo mercado de valores que procure la eficiencia y la mejor protección de los inversionistas. Uno de los componentes centrales de tal búsqueda de transparencia son los Hechos de Importancia (HI) que deben divulgar los emisores y demás agentes del mercado de valores y que comprenden (Art. 28 de la LMV y Art. 3 Reglamentos de hechos de importancia): “Es cualquier acto, decisión, acuerdo, hecho, negociación en curso o información referida al Emisor, a los valores de éste o a sus negocios que tengan la capacidad de influir significativamente en: (i) La decisión de un inversionista sensato para comprar, vender o conservar un valor; o, (ii) La liquidez, el precio o la cotización de los valores emitidos. Asimismo, comprende la información del grupo económico del Emisor que éste conozca o que razonablemente debía conocerla, y que tenga capacidad de influir significativamente en el Emisor o en sus valores.” La regulación sobre HI está sujeta a constante revisión y su cumplimiento a continuo escrutinio por la SMV y la BVL. Se cambió el Reglamento de HI en el 2014, y tuvo una actualización parcial reciente en el 2016. Como bien reconoce el regulador: “Establecer una definición adecuada o integral sobre lo que constituye un HI ha sido, es y seguirá siendo uno de los retos más difíciles de resolver para los distintos reguladores de los mercados de valores del mundo. Ello se explica en gran parte por la dinámica, desarrollo y evolución del propio mercado, que hace que una definición de HI con características fijas, circunscriba su alcance y se desfase rápidamente, poniendo en riesgo el fin perseguido de preservar la transparencia del mercado”; Lilian Rocca Carbajal, en “El Nuevo Reglamento de hechos de importancia en el Perú”, Ius et Praxis, Nº 46 – 2015. Al respecto, los emisores concuerdan en promover la dinámica del mercado mediante regulaciones que salvaguarden la transparencia pero que a la vez sean flexibles y no desalienten ingreso de participantes. Favorecen en que se aplique equilibradamente eventuales sanciones por incumplimiento con incentivos que por cumplimiento. Se hace notar que la mayoría de sanciones relacionadas a los HI ocurren por entrega tardía; dejando un potencial incentivo perverso de que se elija no divulgar tardíamente un HI, a la expectativa que no sea detectado. La transcendencia de la materialidad Un aspecto transcendente derivado del cambio normativo en el 2014 se refiere a la calificación de un evento como Hecho de Importancia, donde se resalta la importancia de la materialidad

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para determinar un HI. La norma establece un listado indicativo de los tipos de HI; quedando en manos del supervisado su adecuada interpretación y la calificación de los HI. La norma derogada incluía amplio listado de hechos de importancia a ser divulgados, este cambio ha generado la reducción en un 30% de los HI que se presentan en el año a la SMV. La divulgación en los tiempos de hoy La vocación de todo HI es que sea divulgado. Sin embargo es importante tener presente en la actualidad el rol e influencia de los medios de comunicación. Existen riesgos de filtración parcial o total del HI, e incluso de que se conozca de forma tergiversada. No siempre se tiene control de declaraciones de diferentes funcionarios o representantes de la empresa; y tampoco de los transcendidos que suelen revelar los medios. El mecanismo que se espera sirva regularmente para la divulgación es la página web de la empresa. Por ello, debida consideración debe darse a tener una correctamente estructurada con la información necesaria. Sobre esto último es esencial saber que lo que se divulga debe satisfacer la necesidad del usuario (inversionistas o accionistas por ejemplo), antes que lo que la empresa por si misma considere pertinente revelar.  La información reservada Respecto a la información reservada, existe la percepción que resulta complejo delimitar las circunstancias en que para el regulador la información no califica como tal y por tanto pueda disponer su inmediata divulgación pudiendo poner en riesgo potenciales negociaciones e incluso generar falsas expectativas en base a hechos inciertos. Podría considerarse que se divulgue únicamente los acuerdos ya vinculantes. Casuística para tener en cuenta La discusión permitió aflorar cierta casuística que no estaría del todo resuelta en la normatividad y operatividad vigente en el mercado. Destacamos:  Resaltan las dificultades en el uso del MVNET (sistema de envío electrónico tanto a la SMV como a la BVL); sin embargo, no sería inusual que el sistema se cuelgue lo que dificulta el envío oportuno de los HI, con el riesgo de sanción por ello.  El manejo de un HI se complica cuando involucra varios emisores en simultáneo (fusiones por ejemplo). ¿Sobre quién recae la responsabilidad de la divulgación?  Existe la obligación de remitir el hecho reservado al día siguiente de su calificación como tal, pero falta claridad respecto del momento de calificar. ¿Se debe calificar cuando ocurra el acto o el hecho?, ¿Se aplica en estos casos la norma genérica sobre HI?.  Asimismo, para la calificación de un HI como reservado se requiere la participación de los ¾ partes de los directores, pero abarcaría a aquellos “sin conflicto de interés”. Faltando divulgar esta interpretación  Respecto de la política de dividendos, si bien la norma permite divulgarla y ponerla en efecto a los 30 días de modificada; sería razonable que éstas mejor se apliquen por años calendarios completos para darle predictibilidad a los inversionistas.  Sobre los grupos económicos debe tenerse presente que la exigencia a las subsidiarias sobre toda la información del grupo económico puede estar sobre dimensionada; pues no necesariamente se conoce o se dispone de la misma La Educación como estrategia Una noción de consenso es que para crear cultura de transparencia es imprescindible educar al mercado y sus partícipes. La casuística misma puede ser fuente valiosa de aprendizaje. Ello mejoraría los niveles de cumplimiento, a partir del mejor entendimiento del significado de las 2

reglas y su alcance. Ello activará una mayor participación a partir del convencimiento del beneficio de lo que se está haciendo. Para algunos es la educación financiera en general la que debe merecer la mayor atención del caso. Lo esencial en la Política de información Las empresas deben establecer sus políticas de información y entender el valor de la misma. Se trata de ordenar y estructurar la información para su correcta administración; teniendo muy presente de que se trata de uno de los activos más importantes de la empresa. En esencia debe poder responderse a preguntas como ¿qué informar?, ¿cómo informar?, ¿a quién informar?, ¿cuáles son los procedimientos para informar?. El manejo estructurado del flujo de información debe ser coherente con el tamaño y complejidad de las operaciones de la organización, de modo que se pueda realizar una oportuna calificación de los hechos de importancia y reservados. En efecto, la Política de Información coadyuva a poder administrar mejor los HI, pues permite establecer reglas de divulgación para todos los funcionarios y colaboradores; protegiéndonos en situaciones donde resulte problemático controlar cuando información está en manos de distintos órganos como el directorio y las gerencias. La Política de información facilita la prevención en el manejo de la información privilegiada, la que a su vez se puede interrelacionar con reglas tipo periodos de blackout (sólo poder transar con un valor después de un número de días de conocer la información) La Política de Información debe ser aprobada por el órgano competente (más alto nivel), además de tener que ser adecuadamente internalizada por todos los miembros de la organización. Es clave incorporar esta política en la cultura corporativa. Por su parte, el control del cumplimiento de la política de información debe ser constante a través de Auditoría Interna de modo que se divulgue los hechos que correspondan y se mantenga la reserva del mismo modo. En la correcta generación de Políticas de Información se debe tener en cuenta no solo el mantener informado al accionista sino a todos los demás grupos de interés. En este contexto, tener presente que la SMV solo es uno de los canales que permite llegar a todo el mercado.  Mirando más allá: las sociedades cerradas El manejo de la información no debería ser privativo de las empresas listadas; pues la necesidad de contar con información fidedigna para toma decisiones vale por igual para las sociedades cerradas. Generar la cultura de producir y administrar información puede igualmente promoverse en estas empresas. Apunte final: lo ético Po encima de las normas que rijan un mercado, las que pueden tener el mejor diseño disponible; no se debe soslayar el hecho que quienes toman y ejecutan las decisiones son las personas; por lo que siempre será necesario aspirar a altos estándares de ética de los colaboradores y de los distintos partícipes del mercado para asegurar la observancia de las normas. Debe entenderse que la ética resulta fundamental para procurar la continuidad de los negocios. Marzo, 2017 ASCLA, es la Asociación de Secretarios Corporativos de América Latina, que promueve el intercambio de experiencias y la formación de conocimiento entre los secretarios corporativos y demás profesionales vinculados al ejercicio del gobierno corporativo 3