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FEDEGAN – FONDO NACIONAL DEL GANADO TABLA DE CONTENIDO INSTRUCTIVO DE REVISIÓN BALANCE
1. Arqueo de Fondos Fijos 2. Arqueo de Tesorería 3. Estados Financieros
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1. ARQUEO DE FONDOS FIJOS 1. Realice arqueo del fondo fijo de caja menor. 2. Verifique que el dinero asignado para el Fondo Fijo de Caja Menor, cuente con una custodia física adecuada. Verifique que los vales provisionales se encuentren aprobados por lapersona asignada para ello. 3. Revise que ninguno de los vales supere el 50% del valor asignado al Fondo Fijo respectivo. 4. Observe que los recibos de gastos que forman parte del fondo, han sido aprobados. 5. Verifique que en ningún caso, el fondo fijo de Caja Menor,. se encuentre con menos del 60% del total del monto asignado. 6. Compruebe que los vales y comprobantes pendientes de reembolso en el momento del arqueo hayan sido incluidos en el siguiente reembolso. 7. Las observaciones que establezca producto de la ejecución de este proceso de revisión plásmelas en el Memorando de Revisión de Balance respectivo.
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2 ARQUEO DE TESORERIA 1. Realice arqueo al Jefe del Grupo de Tesorería. 2. Verifique que la custodia física de los títulos y demás soportes sea adecuada. 3. Revise los diferentes títulos que reposan en la caja fuerte , tales como: a) Chequeras en Blanco b) Chequeras Usadas c) Cheques Devueltos d) Soportes de las
Inversiones a Corto Plazo efectuadas (C.D.T’s, Fiducias,
BURSAGAN, Bonos, etc.) e) Títulos de Inversión en sociedades y/o certificados de aportes en cooperativas f) Pagarés 4. Verifique posibles dineros en efectivo (tanto en pesos, como en cualquier otra denominación) que por cualquier concepto reposen en las instalaciones del Grupo de Tesorería al momento de realizar el procedimiento de arqueo. 5. Diligencie los formatos establecidos para documentar la elaboración del arqueo y obtenga la firma del responsable. 6. Coteje la información que reporta el Arqueo con lo que refleja el estado financiero y determine la razonabilidad de las diferencias si se presenten. 7. Las observaciones que establezca producto de la ejecución de este proceso de revisión plásmelas en el Memorando de Revisión de Balance respectivo... ELABORADO
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3. REVISIÓN ESTADOS FINANCIEROS GENERALIDADES: La revisión a los estados financieros se efectúa por lo general con corte trimestral. Sin embargo, este corte puede ser modificado cuando se presente alguna situación especial o requerimiento específico que modifique dicho plazo. En primera instancia, con la información entregada por la Jefatura del Grupo de Contabilidad (Balance de Prueba y Auxiliares Contables), se lleva a cabo la revisión total y las inquietudes, posibles ajustes y/o reclasificaciones se plasman en el Formato. Posteriormente se desarrolla el trabajo inherente a rubros específicos, para lo que se han diseñado los instructivos de auditoría que a continuación se presentan: 3.1 EFECTIVO CONCILIACIONES BANCARIAS
1. Con las conciliaciones bancarias suministradas por el Grupo de Contabilidad lleve a cabo las siguientes pruebas: a) Realice extensiones aritméticas. b) Compare los saldos contra libros y extracto bancario. 2. Indague acerca del seguimiento a aquellas partidas conciliatorias que por cualquier concepto, se encuentran pendientes de depurar desde hace tres meses o más. 3. Con el extracto del mes posterior a la revisión, en forma selectiva revise el cobro de los cheques que se reportan como pendientes de cobro en la conciliación bajo revisión.. 4. Las observaciones que establezca producto de la ejecución de este proceso de revisión plásmelas en el Memorando de Revisión de Balance respectivo. ELABORADO
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3.2. INVERSIONES A CORTO PLAZO CDT’S, BONOS, BURSAGAN 1. Efectúe cruce respectivo con Informe Mensual de Tesorería y Arqueo de Tesorería efectuado acerca de los títulos que deben quedar registrados al cierre del mes respectivo. 2. Con la información que reporta tanto el Informe de Tesorería como el Arqueo, verifique el movimiento de los títulos, estableciendo las adquisiciones, redenciones y pagos de intereses o cupones. 3. Verifique el cálculo de causación de intereses que realiza el Jefe de Grupo de Tesorería y determine su razonabilidad. 4. Confronte la información de los puntos anteriores con los registros contables que reporta el estado financiero objeto de revisión. 5. Indague acerca de las diferencias encontradas y determine los ajustes y/reclasificaciones a que haya lugar. ENCARGOS FIDUCIARIOS 1. Verifique las conciliaciones bancarias respectivas que soporten en forma adecuada el movimiento que estas inversiones han sufrido durante el período bajo revisión. 2. Coteje. los saldos que presenta el balance respectivo con los extractos bancarios que la entidad financiera emite. 3. Verifique el registro adecuado y oportuno de los ingresos por intereses, gastos por comisiones y demás conceptos que dicho extracto reporte y que no se hayan contabilizado.
A LARGO PLAZO INVERSIONES VALORADAS POR EL METODO DE PARTICIPACION PATRIMONIAL Las inversiones que se contabilizan bajo el sistema de valoración del Método de Participación Patrimonial son aquellas en las que la participación accionaria adquirida por FEDEGAN – F.N.G. es mayor o igual al 50%, o donde el poder de injerencia en la toma de decisiones de la compañía es importante. Para llevar a cabo la contabilización respectiva, se requiere en forma trimestral de la siguiente información:
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El estado financiero del trimestre (marzo, junio, septiembre y diciembre) Certificación firmada por el contador o revisor fiscal del porcentaje de participación que FEDEGAN – F.N.G. posee con corte a cada período. Una vez obtenida esta información, se desarrolla el siguiente trabajo: 1. Efectúe el cálculo respectivo, conforme a lo establecido en las normas contables emitidas por la CGN. 2. Coteje dicho cálculo, con el efectuado por la Jefe del Grupo de Contabilidad 3. Indague las diferencias que se presenten, sugiera los ajustes a que haya lugar y verifique
que queden incluidos en forma satisfactoria dentro del estado financiero bajo revisión. INVERSIONES VALORADAS POR EL METODO DEL COSTO Con este mecanismo de valoración de inversión se actualizan aquellas inversiones en compañías donde la participación accionaria es inferior al 50%. Esta valoración se hace por lo general sólo una vez al año. Para llevar a cabo el registro contable correspondiente se requiere obtener de las compañías, una certificación firmada por el contador o revisor fiscal que indique la siguiente información: Número de acciones que en propiedad de FEDEGAN – F.N.G. tenga registrada la compañía Porcentaje de participación que el número de acciones reportado en el punto anterior represente del total del patrimonio. Dividendos causados y pagados durante el año Una vez obtenida esta información, efectúe el siguiente trabajo: 1. Efectúe el cálculo respectivo, conforme a lo establecido en las normas contables emitidas por la CGN. 2. Coteje dicho cálculo, con el efectuado por la Jefe del Grupo de Contabilidad 3. Indague las diferencias que se presenten, sugiera los ajustes a que haya lugar y verifique que queden incluidos en forma satisfactoria dentro del estado financiero bajo revisión. Las observaciones que establezca producto de la ejecución de este proceso de revisión plásmelas en el Memorando de Revisión de Balance respectivo.
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3.3 DEUDORES CONCILIACION CARTERA - CONTABILIDAD 1.
Con el reporte de cartera mensual, entregado por la Coordinación de Recaudos y Cartera, lleve a cabo la comparación entre los saldos que refleja dicho informe, con el que reporta el auxiliar contable respectivo, en las cuentas correspondientes.
2. Plasme dicha comparación en un papel de trabajo, que permita reflejar las diferencias que se presenten. 3. Indague con el Jefe del Grupo de Cartera, acerca de las diferencias presentadas y solicite las aclaraciones respectivas tanto al Área Contable, como al Área de Cartera. 4. Las situaciones que considere reportar, plásmelas en el Memorando o Informe de Revisión de Balance respectivo.
VENTA DE BIENES 1. Efectúe el seguimiento correspondiente a la recuperación de los valores que aún adeudan las entidades gremiales por concepto de venta de biológico.
PRESTAMOS CONCEDIDOS 1. Verifique el registro contable oportuno y adecuado de los intereses tanto causados como cancelados por parte de los deudores de los préstamos efectuados. 2. Realice el seguimiento respectivo en los términos y condiciones pactadas a los pagos de capital que las entidades deudoras han efectuado, AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS 1. Investigue aquellos anticipos que se encuentren pendientes de legalizar durante los últimos dos meses e indague las razones por las cuales se ha presentado esta situación y las gestiones que el Grupo de Contabilidad ha llevado a cabo para obtener los soportes respectivos.
OTROS DEUDORES 1. Seleccione en forma aleatoria, las demás cuentas que corresponden al área de Deudores y establezca:
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a) Razonabilidad del registro contable y soporte adecuado. b) Posibilidad real de recaudo del valor adeudado 2. Verifique el comportamiento que han presentado las cuentas de estos rubros en meses anteriores y determine la razonabilidad de variaciones importantes. CHEQUES DEVUELTOS 1. Obtenga el movimiento contable del rubro bajo revisión e indague acerca de:
Antigüedad de las partidas
Seguimiento efectuado por las áreas responsables
Reconsignación de los títulos y acciones tomadas en caso de repetidas re consignaciones.
DEUDAS DE DIFICIL COBRO 1. Verifique el detalle que conforma el rubro de Deudas de Difícil Cobro dentro del balance objeto de revisión. 2. Con la información que suministra el Grupo de Cartera, investigue que partidas adicionales a las revisadas en el punto No. 1 deben hacer parte del rubro bajo revisión. PROVISIONES 1. Verifique con el Jefe del Grupo de Cartera el informe de cartera respectivo y determine qué nuevas partidas deban ser provisionadas 2. Verifique que dentro del estado financiero queden contabilizados los ajustes correspondientes a la provisión que se estableció con el Jefe del Grupo de Cartera. Las inconsistencias detectadas plásmelas en el Memorando de Revisión de Balance respectivo RENTAS PARAFISCALES
Considerando la importancia que dentro del estado financiero tiene el tratamiento de los valores por cobrar de las rentas parafiscales, a continuación se detalla la forma de llevar a cabo la verificación y seguimiento de dichas partidas. ACUERDOS DE PAGO 1. Con el informe de cartera entregado por la Coordinación de Recaudos y Cartera, revise el rubro
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correspondiente a Acuerdos de Pago y determine:
El cumplimiento que el recaudador le ha dado al acuerdo suscrito con FEDEGAN F-N-G-
Qué medidas se han tomado en caso de incumplimiento del acuerdo de pago
Períodos involucrados en el acuerdo y estado de cartera actualizado del recaudador
Qué acuerdos de pago, deberían estar en otra instancia de cobro de cartera
2. Efectúe el cruce correspondiente con el auxiliar contable respectivo. CERTIFICACIONES DIAN , PROCESOS JURIDICOS Y OTROS 1. Con el informe de cartera entregado por la Coordinación de Recaudo y Cartera, revise la situación particular de cada una de las certificaciones DIAN, teniendo en cuenta la antigüedad de cada caso y estableciendo que ha pasado con la emisión del título ejecutivo para entablar el proceso jurídico respectivo. 2. Solicite a la Oficina Jurídica el reporte del estado de los procesos jurídicos, revíselo y analice cada caso en particular, indagando los pormenores de cada caso y evidenciando el seguimiento que se le ha venido haciendo a cada caso. 3. Determine las razones por las que tanto las certificaciones DIAN y los procesos jurídicos presentan algún tipo de demora en su gestión de cobro. Documenté la situación y plásmela en un Memorando de Auditoría.
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3.6 OBLIGACIONES FINANCIERAS OBLIGACIONES FINANCIERAS 1. Obtenga la planilla o anexo emitido por la coordinación financiera, donde se evidencia el movimiento de las obligaciones financieras y verifique: a) La exactitud matemática de dicho anexo. b) Los movimientos que refleja con los soportes contables respectivos y su adecuado registro contable. c) El cálculo de los intereses y su adecuado y oportuno registro contable. 2. Elabore una planilla resumen que contenga lo siguiente: a) El saldo definitivo a 31 de Diciembre del año anterior. b) Los movimientos tanto de nuevas obligaciones como de pagos efectuados por obligación y por entidad financiera realizados durante el mes objeto de revisión. c) El saldo definitivo de la obligación con corte al mes que se está revisando. 3. Elabore una planilla resumen con las mismas características que se relacionan en el punto anterior para el concepto de intereses financieros y efectúe los cruces respectivos en el estado de resultados. 4. En cuanto a los sobregiros bancarios efectúe el cruce respectivo con la información verificada en la revisión de las conciliaciones bancarias. 5. Las inconsistencias detectadas plásmelas en el Memorando de Revisión de Balance respectivo
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3.7 CUENTAS POR PAGAR 1. En forma aleatoria, efectúe una prueba de pagos posteriores, con el fin de determinar la razonabilidad del saldo reflejado en el estado financiero 2. Las inconsistencias detectadas plásmelas en el Memorando de Revisión del Balance respectivo
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