Productividad en el laboratorio de formulación magistral Martín Ramírez de Diego. Farmacéutico comunitario. Cotitular en Farmacia Ramírez de Diego Herramientas para mejorar la gestión dentro del laboratorio de formulación magistral.

@emulsionando. emulsionando.martinramirez.com www.farmaciaramirezdediego.com



Productividad en el Laboratorio de Formulación Magistral: Herramientas para Mejorar la Gestión

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“Empieza por el principio - dijo el Rey con gravedad – y sigue hasta llegar al final; allí te paras”.

Alicia en el País de las Maravillas.

Agradecimientos Carmen García Menéndez DESARROLLO Y DISEÑO @carmenend [email protected]

Depósito Legal nº AS 00443-2016





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Índice:



Introducción. Prólogo. Capítulo 1: Introducción a la gestión del tiempo Capitulo 2:. Reglas para planificar el tiempo: las rutinas.

Capítulo 3: ¿Urgente o importante? Capítulo 4: Qué son y cóm o defendernos de los ladrones del tiem po Capítulo 5. Recursos (Recursos online sobre Gestión del Tiempo) Capítulo 6. Aportaciones a la GDT Del autor





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Introducción Martín Ramírez de Diego "¡Válganme mis orejas y bigotes, qué tarde se me está haciendo!" El Conejo Blanco. Alicia en el País de las Maravillas

Este eBook, “Productividad en el laboratorio de Formulación Magistral” es el resultado de dos de mis pasiones: la formulación magistral y las TIC. Una conjugación de ambas: modernidad y tradición, dieron lugar a @emulsionando hace ya 5 años. Desde entonces todos los esfuerzos han ido para abrirle un hueco a la formulación magistral dentro de la gestión empresarial de la farmacia. El objetivo de este ebook es compartir ideas que aplico en mi laboratorio de formulación Magistral que me permiten optimizar la gestión del mismo: la formulación magistral está viva a pesar de la época tan convulsa que le ha tocado vivir. Y como viva que está, evoluciona: aparecen nuevos principios activos, nuevos vehículos, nuevos excipientes, nuevo utillaje y por tanto los procedimientos de trabajo deben estar en continua actualización . Todos los contenidos de este eBook “Productividad en el Laboratorio de Formulación Magistral” están bajo la licencia Creative Commons: pueden ser utilizados por todos vosotros de acuerdo a los términos de la licencia “Reconocimiento-No comercial-Sin obras derivadas 3.0 España License de Creative Commons”. Esta licencia implica que puedes copiar, distribuir y comunicar públicamente los contenidos siempre que cites al autor (@emulsionado o Martín Ramírez de Diego), y no puedes modificar el contenido ni puedes hacer un uso comercial de esos contenidos. Por otra parte quiero comentar que todas las colaboraciones que tiene este eBook nadie ha recibido un solo euro por la aportación de sus textos. Asimismo el eBook es de difusión gratuita y cualquier beneficio económico que pueda generar irá destinado en forma de donación a Farmamundi. Finalmente quiero agradecer personalmente a José Luis Pérez su atenta disposición para escribir el prólogo de esta publicación y a mi mujer



@carmenend su generosa



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colaboración para desarrollar de forma desinteresada, la maquetación de este eBook y su aportación en la gestión de los contenidos. Espero que la lectura de este eBook te sea amena y útil y quedo a tu disposición por el universo 2.0 para tratar contigo cualquier asunto que sea de tu interés. Recibe un cordial saludo

M artín Ramírez de Diego @em ulsionando. Farmacéutico comunitario y Cotitular de Farmacia Ramírez de Diego C.B.





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Prólogo En la cola de una farmacia : “Buenas, mire, tengo mucha prisa –justificándose por cualquiera de las razones más comunes. ¿Me haría el favor de dejarme avanzar en la cola? Gracias” El farmacéutico (F) al cliente “Buenos días, ¿qué desea?” El cliente (C ) al Farmacéutico ”Mire, Sr. Farmacéutico, en el centro de salud me han indicado este remedio, el cual, según indica, solo me lo podrían elaborar en una farmacia que fuera realmente innovadora. No sé si usted me podría ayudar” F: “Veamos. Bien, dice aquí que se le formule a su medida una ´dosis de receta mágica para administrársela ya, ¡Y, si es posible, EN VENA!’. Realmente es una receta novedosa. No obstante, aquí no es la primera vez que hacemos posible hasta lo imposible incluso para la medicina. Pues bien, dígame entonces, ¿qué síntomas nota y desde cuándo?” C: “Hace ya largo tiempo que me tomo de seguido un tranquilizante tras otro y cada vez con más dosis. Tomo café para estar espabilado por el día, fumo en exceso, las noches las paso ‘en vela’, me noto confuso, con imposibilidad de concentrarme, pensando en que todo se me viene encima, cansado y sin ganas de nada. Tanto en casa como en el trabajo me dicen que estoy enfadado y, ciertamente, me noto irritable. En fin…, no me da tiempo a hacer todas mis tareas, y en aquellas que inicio veo que cometo fallos. Pienso también que ya no soy capaz. A veces creo que ya no tengo remedio, y no veo medicina estándar alguna que cure esta afección. En fin, estoy verdaderamente preocupado” F: “Si le parece, le invito a pasar a nuestro laboratorio. No es usted el primer cliente con este tipo de afectación”. Tras la aceptación por parte del cliente, ambos van accediendo a través de una escalera de madera noble en forma de caracol a un iluminado primer piso. El anfitrión marca un ritmo lento y pausado, totalmente distinto al que está acostumbrado nuestro cliente. En el ascenso se puede ir observando toda la planta baja, a modo de como si ya las ´las ramas de los árboles nos van dejando ver todo un bosque´. El ascender de nivel supone trascender desde un plano saturado de conversaciones cargadas de afectaciones a otro





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nivel superior, todo un amplio y clarificador espacio donde es fácil hasta lo más sencillo como respirar. El cliente, va escuchando estas esperanzadoras palabras: “Verá usted como más antes que tarde encontramos la

formulación adecuada a su problema. Yo le enseñaré los

ingredientes y usted debe de ir escogiendo la dosis adecuada a sus preocupaciones” C: “Y dígame ¿cómo se denomina el componente principal de esa nueva medicina adecuada a mi problema?” F: “Verá que no le suena desconocido. Su ingrediente principal, se llama ´Tiempo´” C: “¿Cómo dice?” F: “Sí, lo ha oído bien, tiempo gestionado a medida” Ya al alcanzar los últimos pasos se visualiza un rótulo que reza: Laboratorio de form ulación m agistral: El rem edio de siem pre, en su justa medida” Como en cualquier laboratorio farmacéutico se pueden divisar Probetas, Vasos de Precipitados, cientos de botes con nombres extraños e impronunciables. Sin embargo, el farmacéutico dirige a su cliente hacia una sala anexa y le dice que allí está el laboratorio de form ulación m agistral del tiem po.

“Laboratorio de formulación magistral del tiempo” Ante el asombro del cliente, el farmacéutico va enseñándole por este orden distintos estantes a modo de ingredientes de la fórmula magistral 1. El primer ingrediente es la REFLEXIÓN sobre cuáles son los objetivos vitales, profesionales, etc. Para completar la dosis de este componente no hay nada más a la vista que un papel en blanco y un lápiz junto con un bote vacío (ilustrarlo) al lado de unas pocas piedras grandes, otras medianas y otras muchas pequeñitas como si fueran gravilla. Se trata de un juego que, a modo de metáfora, asemeja las piedras grandes a lo que es importante que realicemos en cualquiera de nuestras facetas durante nuestra vida; las medianas a lo que reviste cierta importancia y; por último, la gravilla a multitud de otras tareas que nos invaden en el día a día y que, por su falta de relevancia nos impiden disponer de tiempo para ejecutar lo importante.





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2. En el segundo estante, sorprendentemente identificado como “¿Quién te roba tu tiem po?” hay dos carteles. Bajo el epígrafe del primero “Herram ientas de autoevaluación del tiem po”, se listan objetos tales como calendario, reloj, hoja de cálculo, aplicaciones del Smartphone… Un segundo cartel muestra un título ciertamente sorprendente a primera vista “Ladrones internos y externos” Nunca podrías pasar a este tercer estante relacionado con el ingrediente “Plan de cam bio” sin haber clarificado bien los dos pasos anteriores. Lo que se puede observar aquí es algo tan simple como una tabla de doble entrada donde en cada una de las celdas de la primera fila figuran términos como: •

¿Cuál es mi objetivo?

•

¿Qué primer paso doy para conseguirlo?

•

¿y si surge algún imprevisto, cuál es el proceder?

•

¿Cuándo empiezo y cuándo lo conseguiré definitivamente?

•

¿Cómo me siento cuando avanzo? ¿Cóm o m e verá la gente de m i entorno?

•

¿De qué manera puedo realizar el seguimiento de que cumplo según lo previsto?

Y por fin, un último estante, de nuevo solo con lápiz y papel en blanco donde han de escribirse unas frases entrecomilladas que fijen un compromiso personal de cambio. F: “¿Sabe usted?, en cada uno de estos estantes figuran los componentes adecuados a su dolencia. Las dosis, como antes le decía, tiene que fijarlas usted mismo y esto lleva un tiempo de reflexión. Entretanto, a modo de recetario, le pongo a su disposición esta publicación escrita por mi gran amigo Martín Ramírez de Diego. Martín vive como nadie la formulación magistral, llegando a atreverse con una de las recetas más difíciles, la de administrar el tiempo incluso a sus compañeros de profesión en farmacia. Verá que las recomendaciones funcionan con independencia de lo que usted se dedique. En el tema de gestionar el tiempo no hay ni ricos ni pobres ni nos distingue la profesión, todos tenemos potencialmente el máximo de posibilidades.





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José Luis Pérez (Pepel para los am igos) es Psicólogo y Form ador de FADE, encargado de Cursos de M otivación y Gestión del tiempo a través de la empresa Formastur y uno de los causantes de que este pequeño ebook vea la luz gracias a su apoyo y a la estimulación constante al autor para que Gestionara m ejor su laboratorio.





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Capítulo



1:

Introducción a la gestión del tiempo Martín Ramírez de Diego

¡Ah, eso lo explica todo! –dijo el Sombrerero–. El Tiempo no tolera que le den palmadas. En cambio, si estuvieras en buenas relaciones con él, haría todo lo que tú quisieras con el reloj". Alicia en el País de las Maravillas.

Soy cotitular desde el año 1999 de una farmacia de #elpueblomasbonitodelmundo en Asturias: San Juan de la Arena. Está situado en zona de costa. Esto supone una importante estacionalidad de la demanda. Censados

en

el

concejo

estamos

aproximadamente 1.500 personas, pero esta cifra crece exponencialmente los meses de verano. Tengo un laboratorio de 5,5 m2 contando el mobiliario, por lo que os podéis imaginar que apenas cabe una persona a trabajar de cada vez y es necesario tenerlo impecable para poder trabajar de una manera efectiva. Uno de los principales problemas que tenemos los farmacéuticos que ejercemos la labor en farmacia comunitaria es el de la organización de tareas. •

Llegar a la farmacia y encontrarse con un montón de pedidos de fórmulas magistrales que debemos priorizar,

•

Interrupciones que impiden que nos concentremos,

•

El maldito teléfono,

•

Visitadores que, cumpliendo con su trabajo, irrumpen en la farmacia sin avisar.





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•

Salidas a mostrador por la razón que sea (se están formando colas, el cliente pregunta expresamente por ti, alguna urgencia….)

Todo esto y mucho que sufrimos diariamente en el trabajo del laboratorio repercute de una manera muy negativa en nuestra productividad . ¿O no? Cuántas veces hemos oído: - No, yo no formulo que no tengo tiempo. – No. Yo no formulo que no me es rentable. – No. Yo para cuatro fórmulas que tengo al año, cierro el laboratorio…También hemos oído: ¡odio formular!. Pero como hay de todo en la viña del señor, también hay otros muchos que decimos: - ¡¡Lo que más me gusta de mi

profesión es mantener la esencia de la

profesión: fabricando

medicamentos individualizados a las necesidades de los pacientes!! Si tu eres uno de ellos y quieres mejorar la gestión de tu laboratorio, que sea más rentable, aumentando la productividad y disminuyendo costes además de aumentar la capacidad de reacción ante aumentos o disminuciones de demanda entonces te aconsejo que sigas leyendo. Como se trata de compartir experiencias, trucos, ideas y demás, estoy disponible en las redes sociales. Te animo a colaborar y…nos vemos en los bares 2.0!





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Capítulo 2.

Reglas para planificar el tiempo: Una rutina diaria. Martín Ramírez de Diego

- Minino de Cheshire, ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí? -Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar dijo el Gato. -No me importa mucho el sitio... -dijo Alicia. -Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes dijo el Gato. Alicia en el País de las Maravillas.

Vamos a empezar por el principio y si tuviéramos una lámpara maravillosa como la de Aladino ¿qué le pediríamos para que nos ayudara en nuestra tarea diaria? •

Organizar mejor mi laboratorio

•

Combinar trabajo de laboratorio con interrupciones

•

No quiero ponerme nervioso cuando tengo un montón de trabajo por delante.

•

Quiero herramientas y pautas para automatizar procesos

•

Quiero dar mejor servicio a mi cliente, quiero acortar los procesos.

•

Quiero diferenciar mi tiempo laboral y el personal.

•

Quiero aumentar mi productividad.

Y ahora bien…en sentido contrario, cuáles serían las principales barreras o inconvenientes que me impiden conseguir estos objetivos. •

Los planes y previsiones no se cumplen

•

Tengo múltiples tareas y funciones





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•

No sé por dónde empezar

•

Necesito hacer previsiones

•

Todo son papeles.

Como decía aquel programa de Televisión: El Tiempo es Oro y como profesionales sabemos que es verdad, porque lo sufrimos todos los días. La forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está como muchos suelen creer, en dedicar más o menos tiempo a cada actividad, sino en invertir en cada una lo necesario.

La forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está, como muchos suelen creer, en dedicar más o menos tiempo a cada actividad, sino en invertir en cada una lo necesario. La gestión del tiempo es algo fundamental, tanto en laboratorios pequeños como en grandes, puesto que el laboratorio de formulación magistral es una actividad com plem entaria a la de la de dispensación de los m edicam entos. Es preciso tener este tema muy bien afinado para poder gestionar lo máximo posible gastando el menor tiempo posible, es decir, el estrictamente necesario.

¿QUE?. ¿CÓMO?

• Conoce tus objetivos

¿QUIÉN?

¿CUÁNDO?

• ¿tienes que hacerlo tu mismo o puedes delegar?

• Ordénalos por prioridad

¿DÓNDE?





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Ley de Parkinson: •  “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización".

Ley de Parkinson. Seas consciente o no, probablemente hayas experimentado la ley de Parkinson muchas veces en el laboratorio y ya no digamos en aquellos maravillosos años que ibas a la Facultad!! Tienes el plazo de 5 años para corregir alguna no conformidad en el laboratorio antes de la siguiente inspección y cuándo lo haces? En los tres meses antes que debes solicitar la inspección y llega el día de la inspección y te das cuenta que todavía no has corregido alguna cosilla que tenías pendiente. Si has experimentado alguno de esas situaciones sabrás de que hablo. Durante meses o años no haces ninguna de las tareas y de repente, comienzas a trabajar rápidamente para terminar una tarea justo antes de tiempo. Si tu problema es este, que es producto también de nuestra cultura empresarial donde se asocia en muchos casos pasar más horas en el trabajo de las necesarias asociándolas a productividad te puedo ofrecer algunas ideas: Planifica el día antes de que em piece: Esta es la base de una gestión del tiempo:

planificar . Sí, al principio podríamos decir

que planificamos, planificamos y luego cuando llega el día… nos ocurren una serie de circunstancias que nos hacen imposible cumplir con esta planificación. Esto nos produce además de no haber terminado las tareas, una sensación de fracaso, mal humor, …. Bien, en este libro quiero mostrar una serie de ideas para que la planificación sea un éxito. También debo decirte que no hay una fórmula mágica, cada uno de nosotros debe escoger el modo que le sea más útil y más acorde con el mismo.





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Tampoco es la intención de este libro garantizar que después de leerlo ya cambies tu forma de trabajar de golpe. No. Ya me gustaría, pero no es tan fácil. Se trata de que desarrolles pequeños cambios en tu forma de trabajar, te des cuenta de aquellos malos hábitos y que intentes corregirlos. Propongo que si somos capaces de analizar nuestros malos hábitos y seamos capaces de buscar soluciones ya es todo un logro en si mismo. Así que, compañeros, vamos a tomárnoslo con calma, pero con paso firme. Paso a paso. Si en un paso nos equivocamos, podemos dar marcha atrás sin volver al inicio, solo al paso anterior. Solo cuando tengamos bien implantado el paso pasamos al paso siguiente. Según vayamos viendo cómo el cambio de hábito nos beneficia, lo repetiremos sin necesidad de considerarlo obligación. Lo repetimos, lo repetimos, lo repetimos primero con disciplina , con motivación de cambio hasta que se convierte en un hábito. ¿Te he convencido? Pues vamos a empezar: La agenda Me gustaría que hicieras el siguiente ejercicio: Busca un sitio donde puedas concentrarte al menos media hora, puedes coger una libreta, agenda, aplicación informática específica de gestión de tareas, o con el cuaderno de ejercicio anexo a este eBook…con lo que más a gusto estés. Tómate el tiempo que necesites. Como todo, pues la primera vez te llevará más tiempo, pero recuerda que estamos experimentando y como todo, luego esos procesos serán automatizados. Así que si te lleva 15- 30 minutos pensar todas las tareas, considéralos muy bien empleados. Acciones Vamos a anotar todas las acciones que tienes que realizar en tu laboratorio (y cuando digo todas, quiero decir hasta la más insignificante que se te ocurra). Voy a ayudarte proponiéndote algunas ideas:





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•

Atención a los pedidos diarios.

•

Comprobar la humedad del laboratorio.

•

Atender propuestas comerciales

•

Leer documentación de medios especializados.

•

Actualizar los PNT´s.

•

Estudió de nuevas fórmulas o mejorar las actuales

Dividir las acciones en tareas: Evidentemente, por ejemplo, para la tarea nº 1 que es: “Atención a los pedidos diarios” conlleva asimismo muchas subtareas: Ahora nos tenemos que dedicar a establecer estas subtareas que conlleva: o o o o

Recepción de pedidos de FM/PO. Revisión de los pedidos Fórmulas y preparados elaborados Control de entrega de FM/PO.

Divide las tareas en subtareas En la agenda, señalar las acciones dividiéndolas en TAREAS, dividiéndolas lo más posible, sobre todo si son complejas. Es decir para subir al piso de arriba, mejor con escaleras. Agrupar las tareas AGRUPAMOS las tareas que se puedan realizar de forma conjunta, es decir, por ejemplo: la lectura de propuestas comerciales puede ir agrupada con actualización de conocimientos mediante medios especializados. Es decir, de la que haces una, haces la otra también. Priorizar las tareas Aunque este apartado lo veremos en el capítulo siguiente, quédate con la idea o vete pensando de estas tareas, cuáles son urgentes y cuales son importantes. Ajústate a tu ritm o. Cada un@ de nosotr@s tenemos ritmos biológicos propios. Hay unas horas del día en las que rendimos más que en otras. Si eres de aquellas personas que a primera hora de la





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mañana estás muy activa deberías reservarte para estos momentos las tareas que requieran mayor concentración. Si por el contrario eres ‘’más de tardes ‘’ utiliza esas horas para resolver las tareas que requieran mayor esfuerzo mental. Si conoces tus ritmos tú sabes cuándo hacer las actividades más importantes y cuándo hacer el resto. De esta manera la organización de tu tiempo mejorará significativamente y también tu productividad Las rutinas: El proceso de aprendizaje se divide en 4 etapas, siendo necesario atravesar cada una de ellas para integrar de forma permanente el cambio o actitud que se desea adquirir. Etapa 1: La incom petencia inconsciente. Esto responde a la pregunta: ¿Qué es lo que no se que no se?. Todavía no sabes qué te estás perdiendo, pues desconoces que exista. Por poner un ejemplo: es habitual que muchos adultos en la era digital no conozcan las redes sociales, pero tampoco sean conscientes de para qué sirven o cómo pueden ayudar en la gestión diaria de su negocio. Por lo tanto; Ignoran que ignoran. Etapa 2: La incom petencia consciente. En esta segunda fase sabes que no tienes las competencias para realizar alguna actividad aunque sí sabes qué es esa actividad. En el ejemplo de las redes sociales, eres consciente que te estás perdiendo algo si no estás o no conoces cómo funcionan las redes sociales. Etapa 3: La Com petencia Consciente. En este paso, se ha aprendido a realizar una actividad, es decir, se han adquirido las habilidades. Ahora bien, el conocimiento es reciente y, por tanto, se hace necesario poner la conciencia en cada acción. Si seguimos con el ejemplo, cuando empezamos con redes sociales, vamos un poco inseguros, pensando cada momento lo que vamos a poner, indecisos…





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Etapa 4: La Com petencia Inconsciente. Por último, se integra el aprendizaje. Forma parte de la persona. Ya es innecesario pensar en cada paso, se realizan desde la sabiduría interior. Es incluir las redes sociales como un elemento más del negocio, una vía de comunicación con los agentes de interés. Ya no es necesario pensar cómo utilizar las redes, sino que las usas, sin mas. Las rutinas hacen que tu vida sea más fácil, y dado que las rutinas son repetitivas, si las incluímos en nuestra planificación diaria, puedes mejorarlas generando

un

ahorro

de

tiempo

considerable. Si ahorramos todos los días 10 minutos, son 50 minutos a la semana y eso son 43 horas al año. Si en cada tarea ahorramos 2, 5 u 8 minutos, puede considerarse un salto productivo muy importante.





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Capítulo



3:

¿Urgente o importante?. La Matriz de Eisenhower. Martín Ramírez de Diego “Siempre es la hora del té, y no tenemos tiempo a lavar la vajilla entre té y té”. Una Merienda de locos. Alicia en el País de las Maravillas.

¿Sigues teniendo a mano la agenda?. Perfecto. Ya hemos elaborado la lista de tareas lo más desgranada posible. Como puedes ver unas son para hacer a diario, otras son para hacer con cierta periodicidad, otras las tenemos ahí para hacer y las haremos…. cuando encontremos …tiempo? El siguiente paso que vamos a hacer está basado en un método que puso en práctica Eisenhower por primera vez y sí, es el Eisenhower que estás pensando: el 34º Presidente de los Estados Unidos que además estaba obsesionado con la gestión del tiempo. Ten en cuenta que el Presidente de los Estados Unidos tiene exactamente en el día las mismas horas al día que tu: 24. Debe administrarlas de la mejor forma posible para poder ejercer su función de la forma más productiva.





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Tareas

Importantes

Urgentes

La matriz se divide en 2 ejes principales: La Urgencia de la tarea y la Importancia de la tarea. Dependiendo de si una tarea es más o menos importante y más o menos urgente se ubicará en uno de los 4 cuadrantes en los que se divide la matriz. Con este método lo que tratamos de evitar es que las actividades del día a día te impidan avanzar en el trabajo de la empresa entrando en una dinámica negativa de mucho trabajo y poca productividad. La Importancia La importancia de la tarea tiene que ver con los objetivos que te planteas. ¿Es importante esta tarea para conseguir mi objetivo? ¿Te hace estar más cerca de lo que realmente quieres conseguir? Evidentemente si quiero entregar la fórmula a mi cliente tengo que tener el principio activo y si no lo tengo, pedirlo. Es una tarea importante. La Urgencia. Lo urgente suele darnos la impresión de requerir nuestra atención de forma inmediata haciéndonos postergar otras tareas. Pero muchas veces, lo urgente es el resultado de una falta de planificación, o de una inadecuada delegación. La urgencia tiene que ver con la temporalidad de la tarea y con las consecuencias que acarrea no hacerla. ¿Es necesario que haga esta tarea ahora? ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea? Aquí debes valorar si realmente te urge hacerla o si la puedes dejar para luego. Tenemos una tendencia natural a reaccionar más efectivamente frente a la urgencia que frente a la importancia





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Fuente Imagen: SuperYuppies

A partir de ahora cuando tengamos por delante una TAREA, debemos de señalarnos mentalmente su IMPORTANCIA y su URGENCIA.

Cuadrante A. Urgencia alta e Importancia alta. HAZLO YA. NO LO DEJES MÁS. ¿Qué pasa cuando algo es importante y es urgente? ¡Que tienes que hacerlo ya! Significa que es importante para la consecución de tus objetivos, y además corres un riesgo si no la realizas a tiempo. Un consejo con las tareas que incluyes en este cuadrante: no conviene saturarlo. Si hay más tareas de las que puedes llegar a gestionar estarás todo el día agobiado haciendo tareas sin parar con la presión que conlleva la urgencia. Las personas que llenan este cuadrante de tareas no tienen tiempo para ellas mismas y





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están viviendo al límite siempre. Cuadrante B. Importancia alta y urgencia baja. Planifica. En este cuadrante se encuentran las tareas que sabes que tienes que hacer para alcanzar los objetivos, pero que no son de una alta urgencia sino que puedes realizarlas en los días sucesivos sin problema. Otro consejo: Si este cuadrante está lleno de tareas, corres el riesgo de no pasar a la acción y no realizar las tareas importantes que te llevarán al éxito. ¡NO te olvides de estas tareas! Aquí irían incluídas por ejemplo: •

Actualizar los PNT´s,

•

Registro de los Principios Activos que llegan nuevos

•

Comparación de Proveedores

Cuadrante C. Urgencia alta e importancia baja. Delega. Es importante saber cuándo delegar. Se delega cuando hay tareas urgentes que realizar pero que realmente no te acercarán a los objetivos que te has fijado ya que no son importantes. En estos casos debes de encontrar a la persona adecuada que sepas que va a realizar el trabajo de la mejor manera posible. No significa que como no es importante no debas de realizarla. Aquí la parte oscura de este cuadrante, es que tampoco te dejes y empieces a delegarlo todo.

Ponte límites y sólo cuando sea estrictamente necesario. Obvia decir que la

delegación debe ser en alguien de confianza. Cuadrante D. Importancia baja y urgencia baja. Desecha. En este cuadrante vamos a meter todas las tareas menos importantes y menos urgentes. Estas tareas son las típicas de “algún día tengo que…” que están ahí, que sabes que podrías hacerlas pero que realmente hay tareas más importantes y urgentes que merecen más tu trabajo. Estas tareas pueden convertirse en tareas de diferentes cuadrantes con el paso del tiempo así que revísalas de vez en cuando.





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Os voy a contar un secreto: hace más de 2 años que la idea de escribir un e-book sobre la gestión de un laboratorio de Formulación Magistral me rondaba. Obviamente, estuvo en el cuadrante D durante mucho mucho tiempo….y voilà…aquí estamos. Consejo: Para trabajar de manera eficiente, lo primero es ordenar las tareas de mayor a menor importancia. Es a forma de enfocarse primero en conseguir los proyectos fijados en su fecha.





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Capítulo



4:

Los ladrones del tiempo. ¿Qué son y cómo defendernos? Martín Ramírez de Diego

Si conocieras al Tiempo tan bien como lo conozco yo - dijo el Sombrerero -, no hablarías de matarlo. ¡El Tiempo es todo un personaje! Alicia en el País de las Maravillas.

¿Qué son los ladrones del tiempo? Reconozco que la primera vez que oí esta denominación me hizo gracia y acto seguido mentalmente estuve visualizando a algunas personas que me restaban productividad. Estaba equivocado en la personalización de los ladrones. No debemos enfocar a los ladrones del tiempo como personas físicas. Veremos ahora que los ladrones pueden revestir muchas caras. Como paso previo a identificarlos, debemos tener claro que los ladrones del tiempo no quitan el tiempo, lo que hacen es separarte de tu trabajo, de tus objetivos, de tus tareas, en definitiva, de todo aquello que quieres conseguir. El mecanismo para conocerlos es muy sencillo: son todos aquellos que te vuelven m ás desorganizado, m ás ineficaz, más desconcentrado, más inoperante, más lento, más distraído, m ás estresado. Vamos a hacer cada uno de nosotros un autoanálisis sobre ladrones de tiempo: Marca una cruz donde sea necesario:





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Autoanálisis sobre ladrones de tiempo

Casi siempre

Con frecuencia

A veces

Casi nunca

El teléfono me molesta continuamente y la mayoría de las llamadas se prolongan más de lo necesario No realizo el trabajo que realmente debiera debido a las muchas visitas que recibo bien de mis compañeros bien de fuera de ella Las reuniones duran con frecuencia demasiado y a menudo el resultado de las mismas el resultado de las mismas no es bueno. La mayor parte de las veces dejo para otro momento aquellas tareas que son importantes, es decir, requieren mucho tiempo o son desagradables A menudo no establezco prioridades concretas e intento solucionar de una vez demasiados trabajos al mismo tiempo. Me dedico a resolver pequeñeces y me concentro demasiado en las cosas menos importante Tengo demasiados papeles sobre la mesa. La delegación de tareas pocas veces es la correcta y a menudo tengo yo que solucionar cosas que pudieran haber hecho otras personas Me resulta difícil decir NO cuando otras personas quieren algo de mi. En mi vida profesional me falta un objetivo claro y preciso. A menudo no veo ningún sentido en lo que estoy haciendo. A veces me falta la necesaria autodisciplina para llevar aquello a cabo que me he propuesto No manejo bien el ordenador, sobre todo el e-mail y otras herramientas colaborativas. Creo que por ahí pierdo mucho tiempo

Los ladrones de tiempo:

• INTERRUPCIONES • Visitas inoportunas • Llamadas telefónicas • Teléfono móvil • Salidas a mostrador • Compañeros • IMPREVISTOS

INTERNOS

EXTERNOS

.



• PAPELEO • Mesa de trabajo • INTERNET • Email • Navegar por Internet: Redes sociales



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Las interrupciones:

Las interrupciones es quizá el ladrón de tiempo más dañino y también el más frecuente.

• “El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua”.

Ley de Carlson Cada vez que se produce una interrupción podemos llegar a tardar nada más y nada menos que….10 minutos! en recobrar completamente la concentración. Y por no obviar cuántas interrupciones podemos sufrir en la farmacia en una sola mañana. Con interrupciones incluimos dejar lo que estamos haciendo por motivos como: desde el sonido de WhatsApp o salir a atender a un cliente. Y eso nuestra productividad lo pagará caro. Por no decir que, generan ansiedad, mal humor, insatisfacción, desgastan la motivación o tu creatividad o incluso tu energía. Quizá la única manera de acabar con ellas sea marchar y trasladar nuestro laboratorio a una isla desierta, pero tampoco es la intención. La intención es reconocerlas para enfrentarnos a ellas. Debemos conocerlas para poder anticiparnos a ellas y saber cómo actuar cuando nos ataquen. Como ejercicio práctico vamos a coger lápiz y papel y hacer un listado de todas aquellas interrupciones más frecuentes. Cada uno tendrá las suyas. Una vez tengamos fijadas cuáles son, debemos puntuarlas atendiendo al grado que nos hacen perder la concentración. Cuántas interrupciones puedes tener en una jornada laboral ¿Cuántas has detectado? ¿sorprendido? Pues calcula eso en términos de productividad. ¿Cuánto nos hace perder cada vez que nos interrumpen? Una vez las tengamos identificadas, debemos numerarlas correlativamente en función de las más dañinas y una vez determinado cuáles son las que más daño nos hacen tenemos que preparar la estrategia para combatirlas. Vamos a preparar una estrategia para que, siendo conscientes que siempre sufriremos interrupciones, el impacto sea mínimo. Una vez tengas fijado el plan de ataque, com unícaselo al resto del equipo para que





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sepan cómo actuar. Vamos a ver todo con un sencillo ejercicio práctico: Interrupción

Gravedad (1-5)

Compañeros

Llamadas entrantes

de

Ideas para Planificación •

teléfono

• • • • • •

Teléfono m óvil (W hatsApp) Visitas inoportunas

Poner límites al inicio de la entrevista diciendo por ejemplo: "lo siento, solo tengo 5´. Cuéntame Establecer un filtro adecuado. Sin llamadas, por favor. Dar instrucciones para atender y/o desviar llamadas Establecer periodos preferentes. Agrupar las llamadas que hemos decidido hacer Es importante que si pide a alguien que registre sus llamadas lo haga de la manera adecuada.

•

Desactivar las notificaciones.

• •

Evitarlas mediante un filtro. No trabajar con la puerta abierta y mirando al pasillo Decir NO, amablemente, pero firmemente. Mantenerse en pie, las visitas serán más cortas. Poner límites al tiempo al comienzo de cada visita. Sea franco, decir que estamos ocupados. Centrarse en lo esencial, retomar al interlocutor si se va del tema. Pedir a su equipo que si se acumulan varios temas para tratarlos conjuntamente.

• • • • • •

Contra las interrupciones hay varias técnicas que podemos aplicar como son la de la Tarjeta Roja (señalar de forma visible por ejemplo con un cartel en la puerta que avise a todos sus compañeros que está ocupado y que no desea ser molestado), fuerte cultura de equipo por el respeto del trabajo de los demás y fuerte control sobre el periodo de trabajo y las pausas.





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•  Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Si la tarea tomará más de dos minutos de tu tiempo, apuntala en tu lista Ley de los Dos Minutos de David Allen

Papeleo: Una mesa de trabajo en un día cualquiera: Albaranes, facturas, correspondencia, catálogos de proveedores, documentación que tenemos pendiente de mirar desde tiempos inmemoriales, ….todo se acumula día a día. Para hacer sitio empujamos todo para una esquina para hacer sitio a más papeles…consecuencia…¿cuántas veces nos hemos visto que no hay donde poner nada? También esto es producto de la cultura empresarial que hemos vivido hasta ahora. Yo tengo oído cuando iba a alguna entidad de carácter pública y los funcionarios te recibían en unas mesas sin ningún papel fuera de lugar…- mira estos! Qué ordenada tienen la mesa! Cómo se nota que no hacen nada en todo el día. Es cierto. Como lo de hacer horas de más en el trabajo era sinónimo de productividad, el tener una mesa recogida y ordenada era signo de no trabajar y no ser productivos. Evidentemente esto es una percepción errónea. Siguiendo con nuestra estrategia de planificación vamos a partir de un lema: Nuestra mesa: ¡siempre ordenada! Para ello vamos a hacer un ejercicio con todos los papeles que tenemos en la mesa:





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•

¿Qué información es importante?

•

¿De qué forma debería guardarse?

•

¿Cuánto tiempo es necesario conservarla?

•

¿Quién necesita saber dónde esta?

En mi caso esta tarea me resulta bastante sencilla porque soy de los que se autodenominan “papelofóbicos”. Desde hace ya varios años seguimos una política en la farmacia de reducción del papel: faxes digitales, facturas escaneadas, imprimir lo absolutamente imprescindible, Y aunque mantengo fielmente esta política os puedo asegurar que al cabo del día, mi mesa parece un auténtico caos. Eso sí, cuando termina mi jornada laboral mi mesa queda perfectamente recogida para volver a empezar al día siguiente. Por otro lado, recuerdo a mi padre, de quien lo aprendí todo en mi profesión aunque tenía sus propias costumbres. El sería calificado de “adorador del papel”. En su caso, leía ávidamente todo lo que caía en sus manos y lo guardaba todo, absolutamente todo (también claro está, estamos hablando de otra época en la que no existía el archivo digital, bueno que por no existir no existían ni equipamiento informático). En su caso, tenía todo perfectamente archivado, ordenado y si necesitaba algo sabía perfectamente dónde encontrarlo. Tengas amor o tengas odio al papel, lo importante es elaborar un sistema de archivo que te permita acceder a la información que precises cuando la precises. Y cuando no la precises no te esté estorbando. ¿Alguna vez necesitaste algo y cuando lo buscaste no lo encontraste? No tengas miedo tirar el papel. El papel solo tiene dos destinos: archivo o contenedor azul de reciclaje1 Pero,…qué hacer con todas las revistas profesionales que nos llegan que nos ponen al día de nuestra profesión? Revistas, prensa especializada, catálogos de cursos, catálogos de productos…. Debemos de leerlas porque nuestro trabajo también se basa en una formación continuada,

1 Salvo aquellos que por su propia naturaleza deban ser objeto de destrucción conforme a la LOPD en cuyo caso deben

seguirse los pasos establecidos para este tipo de documentos.





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pero se nos acumulan, ocupan espacio dentro de nuestra mesa, … Os voy a contar lo que yo hago con ellas. Directamente según me llegan van a la “pila” de cosas por leer, pero tengo como norma a fin de mes

tener esa caja vacía para

empezar. Es una caja grande en la que meto todo lo pendiente de leer (importante pero no urgente). Me fijo un plazo temporal para leerlo, es decir, en mi caso siempre tengo que haberlos leído antes del día 31 del mes porque si no la persona que hace la limpieza en la farmacia tiene ordenes estrictas de vaciarla. El día 1 del mes vuelvo a empezar. Nunca dejar revistas, catálogos, prensa profesional encima de la mesa. NUNCA. Algunos consejos para archivar la información que hemos decidido que debemos conservar después de haber pensado cómo será la gestión de nuestro archivo. Ya tenemos claro que una infoxicación de información resta nuestra productividad. Solo archivaremos lo absolutamente necesario. Si es un trabajo tedioso, hacerlo de 10 minutos

en 10

minutos, pero no me negaréis que el día que tenéis todo ordenado vuestro cerebro está más descansado y trabajáis mucho mejor. Os dejo algunas ideas que podéis poner en práctica con el fin de combatir a los papeles ¿o no les has llamado alguna vez también papelotes? •

Tener dos bandejas en la mesa: “Inbox” y “Done: Archive”

•

Tener una caja donde incluir todo lo pendiente de leer: catálogos, revistas, prensa especializada,….





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•

Darse de baja de aquellos documentos que no desea recibir

•

Utilizar la mesa para procesar papeles, no para almacenarlos.

•

Trabajar en un solo asunto a la vez.

•

Utilizar los cajones solo para tener a mano lo que usemos con frecuencia.

•

No imprimir nada que no sea absolutamente necesario.

•

No pida lo que no necesite

•

No guardar todo lo que llega.

Internet: Navegar por Internet: redes sociales, blog, noticias, Internet se ha convertido en una poderosa herramienta de gestión empresarial. Tanto que algunos nos parezca que trabajar sin conexión a Internet no sea posible, pero se trata de un arma de doble fijo, con un lado oscuro en materia de productividad que debemos conocer y combatir. Soy de la firme creencia de que en ningún caso se debe prohibir al personal su uso libre pero siempre el uso debe ser basándose en una reglas porque, no nos engañemos, su uso indiscriminado puede incluso llevar a conductas adictivas. Hay tantas Webs por visitar, tantos juegos por jugar, tantas redes sociales, tantos vídeos, tantas imágenes….pero…eres de los que se pone a navegar, pasa de una página a otra, buscando una cosa en concreto, pero mientras tanto la encuentras te aparecen más información que te hace ir por otros derroteros, al final acabas enterado de muchas cosas que lo único que han hecho ha sido apartarte de tu principal objetivo. Como ya hemos visto a lo largo de este e-book es que para atajar esta dispersión lo importante es tener prefijado una hoja de ruta que nos permita realizar esta tarea con el mínimo impacto posible en nuestra productividad. En primer lugar, y casi diría que fundamental sería el de desactivar todo tipo de





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notificaciones, avisadores. Ya sabemos muchas aplicaciones por defecto tienen activado un sistema de alertas y así recibimos las notificaciones en tiempo real en el móvil. ERROR!. Salvo que sea algo imprescindible (ej, si tenemos una política de redes sociales con Twitter y alguien nos menciona) pero en caso contrario debemos desactivarlo todo. Debemos fijarnos un plazo por el que navegar por Internet, bien a primera hora (si tu trabajo consiste en estar informado de todo) o bien a última hora de la jornada. Fuera de este tiempo no debe navegarse por Internet. Podemos sobrevivir si no sabemos si alguien ha contestado a una foto del Facebook, o si nos ha mandado un WhatsApp, o si le gusta o no la foto de Instagram, o si tal o cual bloguero que nos interesa ha publicado algo nuevo. Se puede esperar a que tengamos el tiempo que nos hayamos establecido para ello. Además hay en el mercado de forma gratuita herramientas que nos permiten estar perfectamente informado de todas las novedades y publicaciones que se producen

en

las

Webs

que

nos

interesan, lectores de Feeds que nos permiten no perdernos ningún contenido. www.feedly.com

Email. Ay!, el email. ¡Cómo ha facilitado las comunicaciones en los últimos 15 años!. Casi ningún profesional de casi ningún sector podría sobrevivir sin e-mail…y sin embargo, ¿le estamos dando un uso adecuado? Lo utilizamos para la vida personal para el trabajo, lo utilizamos tanto en la vida diaria, que merece un capítulo especial dentro del e-book.





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Un e-mail lo puedes recibir a cualquier hora del día o de la noche, puede ser importante o puede no ser importante, pueden ser buenas noticias o malas noticias, puede ser para trabajo o puede ser ocio, publicidad que te interesa, o que no… Con el email pasa un poco igual que con la mesa de trabajo. Si tienes la bandeja de entrada llena de correos corres el peligro de perder tareas por el camino. He visto bandejas de entrada con más de 8000 correos…¡sin leer!….esto hace que se pierdan correos importantes porque a veces miras con un golpe de vista y nuestro cerebro se le pueden escapar ver mensajes realmente importantes. Otras veces lo abres en una aplicación (por ejemplo en el móvil y te dices: Vale, lo hago más tarde!) y cuando estás en tu mesa de trabajo como ya está leído, se te escapa y no lo ves…y la tareas sin hacer!!. Te propongo algunas ideas para mejorar la efectividad del uso del correo electrónico. •

Nuestro

gestor

de

correo

electrónico: ¿conoces bien la aplicación

informática en la que estás leyendo tu correo? Que la uses con asiduidad no quiere decir que conozcas todas sus funcionalidades y en muchos casos te sorprendería conocer hasta donde puede llegar tu gestor de correo. •

Crear filtros antiSpam. Caso real: abres tu cuenta de mail los lunes por la mañana y te llega una barbaridad de spam y que te dedicas X tiempo a eliminar estos mensajes. ¡Horror!. ¡Qué lata, otra vez! Hala, le echo un vistazo a ver si no se me cuela algo importante y los elimino todos. ¿seguro que no has eliminado algo importante?

•

Todos los gestores de correo que conozco tienen la posibilidad de crear un filtro antispam y así poder limitar los correos que te llegan a tu bandeja de entrada. Además conforme el apartado anterior, ya hemos eliminado todas las notificaciones de las redes sociales con las que trabajamos habitualmente. Tenemos la posibilidad de señalar exactamente cuáles son los mensajes que realmente son importantes para nosotros (ej. Nos entra el pedido de una fórmula magistral) señalándolos con prioridad.

•

Filtros inteligentes: Establecer filtros inteligentes la bandeja de entrada como opción de que ya cuando entre el correo se sitúe automáticamente sin tu hacer nada en su carpeta correspondiente.

•

Respuestas automáticas: posibilidad de configurar tu e-mail para que dándole unas condiciones este responda de forma autómatica. Te evitas tener que contestar que te ha llegado y que lo has recibido.





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Organizar tu correo electrónico en subcarpetas para poder archivar solo lo estrictamente necesario. Así podemos tener: •

Carpeta

“Pedidos

Fórmulas

M agistrales” y marcarla siempre como

prioritarios. Si le ponemos el filtro que hablábamos más arriba el propio gestor de correo nos permite sin que tengamos que hacer nada: contestar que lo hemos recibido, archivarlo sin leer en la carpeta y además ponerle etiquetas como #pedido #formula magistral…. •

Carpeta ”Pendiente de realizar”. Donde muevo todos los correos que llevan aparejados tareas pendientes hasta que los hago. Una vez hechos, los archivo o los borro directamente.

•

Otras Carpetas: “Recibos bancarios”, facturas, recetas de cocina,

La idea es, al igual que la mesa de trabajo, que nuestra carpeta INBOX esté lo más despejada posible. Las suscripciones a los blog por regla general te dan la opción de si recibirlo nada más que se publica o bien una vez por semana que suele ser los lunes a primera hora. En función de cómo estas organizado tu tiempo, elegirás la que mejor te convenga.

Imprevistos: Todos los que trabajamos en farmacia conocemos perfectamente que puedes planificar una cosa y al final el día no fue para nada como lo habíamos planificado. Teníamos elaborado una lista con nuestras tareas para el día, pero de repente…nos entra una fórmula que nos la piden con una urgencia en lugar de 48 h, de 12 h…o que ese día nos viene una inspección, o una receta no estamos de acuerdo con la pauta y debemos trabajar sobre ella, o incluso pacientes que se nos desmayan en la farmacia y tenemos que salir a auxiliarles ….son muchísimas los casos que se me ocurren y que de repente nos impiden trabajar en nuestro laboratorio. Evidentemente me dirás que, es el día a día no se puede erradicar. Tenemos nuestro listado de tareas, priorizadas y con un deadline y ¡no lo podemos hacer!! Horror!...luego esto trae consigo la sensación de no avanzar, que nos apartamos de nuestro camino y sensación de fracaso. Los imprevistos nos acechan a cada paso en el trabajo diario de la farmacia. La farmacia





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es un lugar de continuo paso donde todos los días ocurren multitud de cosas. No hay que recordar que hubo hasta una serie de gran éxito en España donde se parodiaban con humor las anécdotas del día a día. Y me atrevo a decir, que nada más lejos de la realidad. Todos podríamos hacer nuestro anecdotario del día. Como hemos visto en otros ladrones del tiempo, no vamos a querer erradicarlos, vamos a anticiparnos a ellos para que, si llegan, enfrentarnos a ellos. Como habíamos visto y creo que ya está bastante claro a estas alturas del libro, es que planificación es la base de toda buena estrategia. Y en esta planificación vamos a tener en cuenta los imprevistos. Cuando hablo de planificar, y eso quiero que quede claro, significa tener pensadas y estructuradas las tareas, pero siempre con criterio flexible. No podemos encorsetarnos con un plan y empecinarnos a llevar a cabo ese plan, y por el contrario, tampoco podemos que, si un día no lo llevamos a cabo considerar que la planificación es un fracaso. La flexibilidad es la clave de todo plan. Propongo ideas para hacer frente a estos imprevistos que, llegarán, seguro, en el día a día de tu trabajo. -

Cuando planifiques el día con todas las tareas que hemos visto en capítulos anteriores, deja un 30% de la jornada para los imprevistos. ¿Que no llegan? Mejor que mejor, tienes seguro un montón de tareas pendientes a las que hacer frente.

-

Cuando surja el imprevisto, trata de analizarlo fríamente, ver su importancia y analizar cuánto tiempo te llevará este nuevo imprevisto. Es urgente? Es importante? Lo puedes delegar?....

-

Concéntrate en terminar la tarea antes de empezar otra

-

No caigas nunca en la multitarea. No por hacer dos o más cosas a la vez vamos a ser más eficaces. Al contrario: esto supone ineficacia, precipitación y mediocridad.

-

A la hora de planificar las tareas, intenta dividirlas en subtareas, en trozos más pequeños, así es más fácil avanzar y completarla y también si surge un imprevisto es más sencillo modificar la planificación de tareas.





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Técnica de Pomodoro: No es misión de este ebook recordar que la elaboración de formulas magistrales individuales personalizadas requiere una alto no, un altísimo componente de atención. Cada fórmula es diferente y como tal se elaborará de forma única. Que pasa si lo hacemos de forma maquinaria, sin pensar, ….solo de tratar de imaginármelo parece que me pongo nervioso. No. La elaboración de fórmulas magistrales requiere altísima concentración. Qué tal si nos confundimos de dosis, o si lo elaboramos para un paciente que no es,…Tenemos que estar con los cinco sentidos puestos en cada una de las fórmulas. Yo la utilizo en casos que necesite concentración, pero también en aquellas tareas que me suelen provocar procrastinación. Procrastinación: El arte de dejar para mañana lo que puedes hacer hoy. Esta técnica la inventó Francesco Cirillo, un italiano y “pomodoro” es “tomate” en italiano. Su nombre viene de los temporizadores que se utilizan en cocina y que el autor decía tener en forma de tomate. •

Las tareas se dividen en bloques de 25 minutos. Si una tarea ocupa más tiempo de estos 25 minutos se subdividen en tareas.

•

Cada 25 minutos se hace un descanso de 5 minutos.

•

Estos 25 minutos se llaman pomodoros.

•

Cada 3-4 pomodoros se hace un descanso mayor (de 20 minutos)

Puedes recurrir al temporirzador convencional (tenga o no forma de tomate) o hay aplicaciones de escritorio o aplicaciones web que también te permiten trabajar en esta técnica. Es complementaria a cualquier otra técnica.





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Capítulo



5.

Recursos online sobre Gestión del Tiempo Martín Ramírez de Diego

¡Vaya forma estúpida de matar el tiempo! ¡Que le corten la cabeza! Una Merienda de locos. Alicia en el País de las Maravillas.

Evernote: www.evernote.com Es una aplicación que permite gestionar notas de todo tipo y en diferentes dispositivos. Con esta aplicación podrás anotarlo todo. Esta herramienta es muy fácil de instalar y su uso es muy intuitivo. Ofrece diversas funciones como pueden ser: •

Permite guardar notas de un modo independiente.

•

Soporta texto enriquecido e imágenes.

•

Ofrece la posibilidad de publicar notas en Internet.

•

Dispone de un sistema de indexación de notas.

•

Corrector ortográfico en varios idiomas.

•

En definitiva, una aplicación muy recomendable para mantener nuestra actividad anotada y organizada.

Evernote es una aplicación gratuita que se puede descargar directamente desde la web http://www.evernote.com. Permite instalarse en distintas plataformas (PC, smartphone, etc.). Es necesario estar registrado con una dirección de correo electrónico, e iniciar sesión con esos datos de registro en cualquiera de los dispositivos en que se tenga instalada la aplicación. La información será mostrada en cada uno de ellos sincronizada en todo momento.





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Wunderlist

www.wunderlist.com

Aplicación que te permite almacenar y compartir listas de tareas desde cualquier dispositivo. La aplicación se encuentra accesible vía web (www.wunderlist.com ) o disponible para su descarga gratuita en Iphone, iPad, dispositivos con Android, Mac y Windows. En caso de tener la cuenta configurada en varios dispositivos, la información se sincroniza de manera automática entre las diferentes aplicaciones. Para darte de alta en la aplicación, solo es necesario disponer de una cuenta de correo electrónico y una contraseña, aunque también se puede acceder con la cuenta de Facebook o Google. La aplicación permite almacenar fácilmente toda la información necesaria para el trabajo o la vida personal. ¿Cómo funciona? •

Accedemos a la aplicación con el usuario y contraseña creados. Una vez dentro de la aplicación, Wunderlist nos ofrece una serie de listas de tareas predefinidas, que podremos eliminar si así lo deseamos y nos da la posibilidad de crear otras listas de tareas que necesitemos. Las listas de tareas pueden crearse para uno mismo o para compartir con otros usuarios. Además, la listas pueden ser públicas (visibles para todo el mundo) o privadas (visibles solo para uno mismo o para los usuarios autorizados).

•

Dentro de una lista es posible ir añadiendo tareas pendientes de una forma sencilla. A esas tareas será posible añadirles una fecha límite, un recordatorio (alarma) que nos avisará en el momento que establezcamos, una subtarea, una nota, un comentario e incluso, un archivo adjunto (hasta 5MB por archivo en la versión gratuita).

Una de las últimas funcionalidades que ha añadido Wunderlist es la integración con Dropbox. En este caso, si necesitamos adjuntar un archivo a la nota creada podremos elegirlo de entre los que tenemos almacenados en nuestro dispositivo o si marcamos la opción Dropbox, nos pedirá nuestro usuario y contraseña de acceso para poder seleccionar





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entre los archivos que tenemos almacenados en dicha aplicación. Si queremos compartir una lista de tareas con uno o varios usuarios, debemos agregarlos a la lista mediante su dirección de correo electrónico. En una lista compartida, cada uno de los participantes de la lista podrá crear, modificar y marcar tareas finalizadas. Además, en cada una de las tareas creadas está disponible una opción “comentarios” que facilitará la comunicación entre los miembros de la lista.

Trello: Trello es una herramienta colaborativa para organizar proyectos en tableros o “boards“. Desde la aplicación puedes hacer muchas cosas además de tomar notas, como adjuntar archivos, añadir listas de control, compartir con varias personas, añadir etiquetas con colores específicos, buscar en el archivo, asignar tareas a ciertos usuarios y colocar fechas límite a cada tarea. Aunque Trello es usado por muchas empresas para organizar el trabajo entre los empleados, también puede ser de gran ayuda para dejar a un lado las listas de tareas simples que muchos usamos. Lo que tenemos que hacer es crear un tablero para cada proyecto que manejemos, así sea uno temporal o uno periódico. Lo ideal es usar Trello aplicando el método Kanban para lograr hacer las cosas. Esta técnica consiste dividir un trabajo en columnas y que en cada una de estas hayan tareas. En la primera columna ponemos lo que necesita hacerse, la segunda columna contendrá las cosas que se están haciendo en ese momento, y la tercera columna tendrá las tareas que ya se han terminado. Por supuesto, esta es una de las formas más sencillas de organizarse, y es así como comienzan todos los boards nuevos en Trello, pero todo esto puede ser editado para cubrir las necesidades del usuario.





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Capítulo



6.

Aportaciones. En el año 2012 fue cuando realicé mi primer contacto con la Gestión del Tiempo. Llevaba ya tiempo oyendo hablar de todo esto y por fin de la mano de José Luis Perez, Autor del Prologo de este libro un grupo formado por 20 personas nos encontramos inmersos en un curso de Gestión del Tiempo ofertado por la Federación Asturiana de Empresas y que todavía hoy seguimos unidos en esta fascinante aventura. El grupo lo formamos profesionales de muy diversos sectores, con diferentes ideas, pensamientos, intereses pero todos con algo en común: El Tiempo A todos ellos tam bién les dedico una parte de este libro porque en cierta m anera son parte de el y sin ellos este libro no existiría.

•  “Unos son más altos que otros, más guapos e incluso más inteligentes. La naturaleza nos condiciona muchas veces de manera inexorable e injusta… pero en cuanto al Tiempo… cada día, cada hora, cada minuto de nuestras vidas y de los que son más altos, más guapos y más inteligentes que nosotros, son exactamente idénticos. •  El tiempo nos iguala pero a la vez nos diferencia, si conseguimos gestionarlo de la manera más adecuada.” Javier Martín. Socio Consultor y Coach Ejecutivo en SAE

De mi último curso sobre Gestión del Tiempo no estoy aplicando muchas de las herramientas que nos dieron, pero poder compartir parte de mi tiempo con la gente interesante que me he ido encontrando en el camino ya supone una satisfacción, que al kinal es de lo que se trata ¿no?" • Lidia Monteserin. Ingeniero Informático en LAUDRECO





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“Atrapa el tiempo y hazlo tuyo” •  Enka Rodriguez





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Autor:



Martín Ramírez de Diego @emulsionando

Martín Ramírez de Diego es farmacéutico comunitario y cotitular de la Farmacia Ramírez de Diego CB en San Juan de la Arena (Asturias). Especializado y apasionado de la Formulación Magistral y de las nuevas tecnologías ha logrado combinar ambas especialidades para aplicarlas en su laboratorio. En el año 2014 consiguió el Premio Cinfa a la Innovación en la Oficina de Farmacia por el proyecto de WikiFormulación. En 2015 fue galardonado con el Premio galénica a la Formulación Magistral de estarVital. Forma parte como miembro activo de sociedades profesionales ligadas al campo de la formulación magistral como son AEFF e IsPH Cuenta con un perfil en Twitter (@emulsionando) con más de 1.700 seguidores, con contenido en exclusiva sobre formulación magistral. Coordinador de contenidos dentro del proyecto Formación Magistral y uno de los administradores en ForoFormulacion.com. Ha participado como ponente en congresos especializados en Formulación Magistral, redacción de contenidos para blogs especializados y desde el año 2014 colabora estrechamente con la Televisión del Principado de Asturias para acercar el mundo de la farmacia al ciudadano. Martín es un firme defensor del trabajo colaborativo y del conocimiento libre y sobre todo una de sus aspiraciones es “El medicamento debe adaptarse al paciente, no el paciente al medicamento”.





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La ONG Farmacéuticos Mundi a través de www.farmamundi.org

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Herramientas para mejorar la gestión www.farmaciaramirezdediego.com www.wikiformulacion.com





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