INSTITUTO JESÚS OBRERO– ESCUELA SECUNDARIA – CUARTO AÑO A - B - C SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE
Profesor: Cdor. Fernandez, Germán E.
Documentos Comerciales La actividad comercial de las empresas consiste en la realización de transacciones, siendo éstas tan importantes como los documentos comerciales que las respaldan. Aproximándonos a una definición decimos que los documentos comerciales son constancias escritas de operaciones comerciales realizadas. Importancia 1. Dejan constancia escritas de las operaciones realizadas 2. Individualizan a las personas que intervienen 3. Son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente 4. Respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de la contabilidad Archivo y conservación • Las personas deben solicitar o retener el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que realiza. • Deben ser contabilizados y luego archivados por orden de emisión. • Por ley, deben conservarse durante 10 años, a partir de la fecha de emisión. Partes de un comprobante a) Encabezado a. Lugar, fecha y datos personales del comprador y vendedor b. Nombre y número de documento c. Numero de CUIT del comprador y vendedor d. Número de ingresos brutos del emisor e. Fecha de inicio de actividades del emisor f. Condición frente al iva del comprador y vendedor. b) Detalle: descripción literal y numérica de la operación. c) Pie del comprobante: a. Nombre y CUIT de la imprenta b. Fecha de impresión del talonario y/o autorización c. Desde y hasta que numero se imprimieron
A continuación se describirán cada uno de los comprobantes: a) Orden de compra b) Remito c) Factura d) Nota de debito e) Nota de crédito f) Recibo g) Cheque h) Pagaré
A -ORDEN DE COMPRA Definición: es el comprobante que imite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega. 4
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Formas de emisión: Lo emite el comprador por duplicado. Original para el vendedor, duplicado para el comprador
B -REMITO Definición: es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de mercaderías vendidas Formas de emisión: Lo emite el vendedor por triplicado. Original para el comprador, duplicado para el vendedor y triplicado para la empresa de transporte. 5
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C -FACTURA Definición: es el documento que el vendedor entrega al comprador, comunicándole el importe de las mercaderías vendidas a crédito o al contado. Formas de emisión: Lo emite el vendedor por duplicado. Original para el comprador y duplicado para el vendedor. Tipos de Factura: A, B, C (se desarrollan más adelante)
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D –NOTA DE DEBITO
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Definición: es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que su deuda aumento por motivos que en él especifica. Por ejemplo: gastos a cargo del comprador (fletes, comisiones), por haberse facturado de menos o cobro de intereses. Formas de emisión: Lo emite el vendedor por duplicado. Original para el comprador y duplicado para el vendedor.
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E –NOTA DE CREDITO Definición: es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que su deuda disminuyó por motivos que en él especifica. Por ejemplo: devolución de mercaderías, por haberse facturado de más o por bonificaciones. Formas de emisión: Lo emite el vendedor por duplicado. Original para el comprador y duplicado para el vendedor.
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F – RECIBO Definición: es el comprobante que envía el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheques, pagaré u otros valores. Se identifican con la letra “x” y la leyenda “documento no valido como factura” Formas de emisión: Lo emite el vendedor (cobrador) por duplicado. Original para el comprador (pagador) y duplicado para el vendedor (cobrador).
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G – CHEQUE Definición: es una orden de pago pura y simple librada contra un banco, en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en una cuenta corriente Personas que intervienen: a) Librador: es el que firma el cheque b) Librado: el banco que debe pagar c) Beneficiario: el que va a cobrar el cheque y puede endosarlo d) Tenedor: persona que recibe el cheque vía endoso. Endosar es la transferencia a otra persona de un derecho a cobrar. Se realiza mediante la firma del que transfiere el documento, con fecha y aclaración. Formas de emisión: • Al portador: se deja el renglón en blanco o se escribe “al portador” • A la orden: lo cobra el beneficiario y puede endosarlo. Pueden no figurar las palabras “a la orden” • No a la orden: lo cobra el beneficiario pero no puede endosarlo. Deben figurar las palabras “no a la orden” • Cruzado: lleva dos líneas paralelas oblicuas en el ángulo superior izquierdo. Quien lo recibe solo puede depositarlo Tipos de cheques: • Común: debe cobrarse dentro de los 30 días corridos a partir de la fecha de emisión • Diferido: debe cobrarse dentro de los 30 días corridos, contados a partir de su fecha de pago. Podrá emitirse con un plazo de 360 días.
H – PAGARÉ Definición: es un documento comercial que representa una promesa escrita de pago. • Tiene fecha de vencimiento • Si no se paga puede cobrarse mediante juicio ejecutivo • Puede endosarse 11
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Personas que intervienen: a) Librador: es quien se compromete a pagar b) Beneficiario: es a quien debe hacerse el pago c) Fiador: es quien garantiza el pago del pagaré d) Endosante: es quien transfiere el pagaré e) Tenedor: persona que recibe el cheque vía endoso.
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