INFORMATIVO 5 VERSIÓN 2

CONFIGURACIÓN E IMPRESIÓN DE ETIQUETAS DE CAJAS Y PALLETS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE RASTREABILIDAD (SER)

SOLUCIONES DE RASTREABILIDAD AGROPECUARIA (SORA)

I.- INTRODUCCIÓN

SORA dotará a las empresas suscritas de la capacidad de seguir un producto a lo largo de la cadena de suministros con procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de abastecimiento en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas. La herramienta base de este proyecto es el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) que está destinado a proveer capacidades a los productores, empacadores y exportadores asociadas en el proyecto de rastrear sus productos, o partes de estos, hacia adelante y hacia atrás, además de crear la capacidad de colección y registro de información electrónica, facilitar el manejo de inventarios y la asignación de códigos. El presente documento tiene por finalidad ayudar a los usuarios del Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) en el uso del sistema. Este instructivo esta principalmente orientado a la configuración y generación de etiquetas de cajas y pallets. En este informativo se establecen los estándares necesarios que requiere el sistema para ser operado, además se explica en detalle los formatos y parámetros utilizados para crear las etiquetas logísticas, según la normativa de los organismos competentes GS1 y la Iniciativa de Trazabilidad de Productos Frescos (PTI), dejando las etiquetas como estándar con el fin de que su uso sea global. II.- PASOS Y CONSIDERACIONES A TOMAR EN CUENTA ANTES DE GENERAR LAS ETIQUETAS DE CAJAS Y PALLETS.

La rastreabilidad es un proceso sistemáticamente estructurado que conlleva etapas bien definidas. En los informativos anteriores se pueden observar los pasos necesarios para empezar a establecer métodos de rastreabilidad en las operaciones diarias de las empacadoras. Una etapa básica que conlleva todo proceso de rastreabilidad es la generación e impresión de etiquetas para cajas y/o unidades de expedición, con el objetivo de que las empresas despachen productos debidamente identificados. Las etiquetas generadas por SORA servirán como cédulas de identidad de sus productos o unidades logísticas en cualquier parte del mundo, además de comportarse como el principal medio de comunicación entre los productores, empacadores y/o exportadores de alimentos y los consumidores finales. Para llevar a cabo el proceso de etiquetado en el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) se deben llevar a cabo una serie de pasos iniciales que se encuentran detallados a cabalidad en los informativos anteriores y enumerados a continuación:

Configuración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets

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PASOS Y CONSIDERACIONES A TOMAR EN CUENTA ANTES DE GENERAR LAS ETIQUETAS DE CAJAS Y PALLETS

1. Levantamiento de datos de los productores y fincas asociadas a su empacadora.

2. Acceder al Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) con el usuario y clave proporcionados por CEDAF.

3. Registrar y cargar datos de los productores y las fincas al Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER).

4. Creación del Catálogo de Productos de su empacadora.

5. Obtención de un Código Único para su Compañía.

6. Obtención de los Números Mundiales de Artículos Comerciales (GTIN’s) para cada tipo de producto de su empresa.

7. Inicio de las operaciones de su empacadora utilizando y accediendo al Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER).

8. Gestionar INGRESOS DE PRODUCTOS recibidos en la empacadora en el Sistema Electrónico.

9. Generar Pallets en el Sistema Electrónico.

10. CONFIGURACIÓN E IMPRESIÓN DE ETIQUETAS DE CAJAS Y PALLET.

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Como muestra el esquema anterior, el proceso que da inicio a las operaciones de la empacadora en el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) para la posterior configuración e impresión de etiquetas, es el registro y carga de datos al sistema de los ingresos de campo. Para GESTIONAR INGRESOS DE PRODUCTOS A EMPACADORA se deberán seguir las instrucciones siguientes:  Se elige la opción Generar Ingreso y aparecerá en dos secuencias sucesivas: a) Un primer cuadro donde se ingresa: Fecha y Nº de conduce. b) Un segundo cuadro donde se ingresa:  Nº de campo y se hace clic en el botón Buscar para que se desplieguen las variedades que hay ingresadas en ese campo.  Cantidad de Envases: que ingresaron.  Peso: de cada envase ingresado.

 El sistema realiza una serie de comprobaciones para asegurar la consistencia de la información ingresada. a) Destino: Cuando el operador elige USA, UE u otro destino, se comprueba que el campo que eligió para hacer un ingreso haya sido inscrito para ser exportado a ese destino. En caso contrario avisa de la situación anómala. b) Peso: Cuando se ingresa la cantidad de envases y el peso de cada uno de ellos, el sistema realiza una comprobación con respecto al peso declarado como disponible inicialmente y resta todos los ingresos realizados incluido el presente. En caso de que la suma algebraica resulte de signo negativo, avisa de la situación anómala.

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Luego de que se gestionan los ingresos de productos a la empacadora se deben generar los pallets, ya que es necesario ingresar al sistema la información de cada uno de ellos teniendo en cuenta que se debe tener registro de cuántas cajas hay en el pallet de cada productor / lote si es que en el pallet hay cajas de más de un campo o de más de un productor. Para GENERAR PALLETS en la empacadora se deberán seguir las siguientes instrucciones:  En la primera pantalla se solicita el Nº de pallet, que debe ser único en el sistema para cada empacadora.

 En una segunda pantalla se le pide al operador que elija entre los mercados de destinos disponibles para ese lote - la fecha de armado de ese pallet – la categoría del producto – el tipo de empaque.  Luego de completar esos 4 campos, debe hacer 'clic' en GENERAR DETALLE/RENGLONES para ingresar la información detallada del contenido del pallet.

Se debe seleccionar el productor de la lista desplegada, luego seleccionar la finca y por último seleccionar el campo de donde proviene el producto. Una vez ingresado el código del campo, se despliega la/las variedades que hay disponible en ese campo.

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

Una vez seleccionada la variedad se despliega una pantalla con información detallada del campo. Se pide ingresar:

a) Bultos: Cantidad de cajas que hay con producto del campo seleccionado en ese pallet. b) Peso: El peso individual del bulto/caja. c) Calibre: Calibre del producto.

 Al pie de página se muestran varias casillas para ingresar la cantidad de bultos y el peso de cada uno; así como también se selecciona el calibre, se ingresa el número de producto asignado por GS1 y el número de batch o lote. Además se ven datos informativos que muestran los saldos de kilos/libras por cosechar según lo declarado al momento de la inscripción, además de los datos de kilos/libras de los ingresos a la empacadora de ese Campo. En este renglón se debe hacer 'clic' en Agregar Detalle. En esa instancia se despliega una pantalla para que el usuario elija entre Finalizar el pallet o Agregar Detalle/Renglones.

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III.- CONFIGURACIÓN DE ETIQUETAS DE CAJAS. Para la configuración e impresión de la etiqueta se debe tomar en cuenta que la impresora a utilizar debe tener intérprete de código ZPL, que al momento de enviar la impresión debe estar configurada como impresora por defecto del computador donde está conectada y que la dimensión aproximada de la etiqueta que se genera para aplicar a cajas debe ser de 70 mm x 50 mm. Se pueden hacer diseños para otras medidas de acuerdo a solicitudes específicas. Antes de comenzar a imprimir las etiquetas para cajas es necesario revisar los parámetros o datos que saldrán impresos en campos variables con ubicación pre-definida. Esos campos pueden tener contenido o pueden permanecer en blanco. El modelo de etiqueta logística, tal y como se mostró en el Informativo 4, se estructura en tres secciones. La sección superior que contiene información relacionada al producto (la empresa dueña de la marca, el país de origen del producto, el código del productor y opcionalmente la fecha de empaque). La sección media que contiene el código de barras según el estándar GS1-128. La sección inferior que incluye la información humanamente leíble representada en el código de barra y el código de recogida por voz que es código utilizado para hacer más eficiente y eficaz la recolección e identificación de mercancías por medio de un sistema de voz en grandes almacenes.

AJI MORRON ROJO

1era

M

Exported by: EMPACADORA DOMINICANA Santo Domingo, Dominican Republic Grower: 00340 Packing Date: 18/01/20133

www.trazabilidad.net.do

05

85

 Para configurar los datos de la etiqueta se debe hacer clic en etiquetas, cajas y luego en parámetros, tal y se como muestra a continuación:

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 Una vez seleccionada la opción de parámetros, aparecerá un gráfico de la etiqueta para cajas como ilustrativo para mostrar las posiciones donde van a salir impresos los datos introducidos en: o o o o o o o o o

Impresora: Se elige la impresora por defecto para la impresión de las etiquetas. LP Impresora: Se selecciona el tipo/marca de impresora que se va a utilizar. Exported By: Se puede ingresar el nombre comercial de la exportadora. Munic, Prov Exportador: Se puede ingresar el nombre del municipio o provincia de la empresa dueña de la marca. Imprime fecha?: Opción para mostrar la fecha de empaque. Imprime Voice Code: Opción para mostar en la etiqueta el código de recogida de voz. Variable 1, 2 y 3: Se puede ingresar cualquier tipo de información que el empacador / exportador considere importante que salga impresa en la etiqueta. Contraste: En principio se debe dejar en blanco para que tome el valor por defecto de la impresora. En caso de ser necesario se debe ingresar un valor que esté en el rango permitido por el modelo. Velocidad: En principio se debe dejar en blanco para que tome el valor por defecto de la impresora.

El sistema informático coloca de manera automática en la parte superior de la etiqueta la descripción del producto (nombre, categoría y calibre) y el código del productor, ya que esos datos fueron suministrados y cargados al sistema por la empacadora en el proceso de ingreso de productos de campo y la generación de pallet. En cuanto al código de barras bajo el estándar GS1-128 y a la información humanamente leíble que contiene la etiqueta de caja, el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) lo configura de la siguiente manera:

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EXPLICACIÓN DE LA CONFORMACIÓN DEL CÓDIGO DE BARRAS GS1-128 PARA ETIQUETAS DE CAJAS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE RASTREABILIDAD (SER).

(01)

El Identificador de Aplicación (01) indica que lo que prosigue es un GTIN-14, este Identificador es colocado automáticamente por el sistema informático.

07461234123453

GTIN-14

0

746

12341

2345

3

(10)

110521

Digito Indicador utilizado para distinguir entre diferentes agrupaciones del mismo producto. Este digito indicador 0 es colocado automáticamente por el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) luego de ser configurado en el sistema informático en la sección embalajes. Es el código asignado por GS1 a República Dominicana, este número es colocado automáticamente por el sistema. Código asignado por GS1 a la empresa dueña de la marca. Este prefijo es introducido al sistema por los técnicos del proyecto al momento de introducir la información básica de la empacadora, luego de estar cargado al sistema se configura automáticamente en el código de barras y en la información humanamente leíble de las etiquetas. Código asignado por GS1 a cada tipo de producto de su empacadora. Este código debe ser introducido por la empacadora al momento de generar el pallet. Digito Verificador utilizado principalmente para comprobar que el código está correctamente estructurado. Este digito es calculado mediante un algoritmo y es colocado automáticamente por el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER). Identificador de Aplicación (10) indica que lo que prosigue es un número de lote, este Identificador es colocado automáticamente por el sistema informático. Es el número de lote asignado por la empresa al momento de la generación del pallet. Generalmente este número es expresado por una fecha con el formato de año/mes/día o un número asignado por la empacadora de forma secuencial.

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IV.- CONFIGURACIÓN DE ETIQUETAS PARA PALLETS. Las etiquetas para pallets, igual que las de cajas, están estructuradas en tres secciones. La sección superior es de libre formato y puede contener el nombre comercial de la compañía dueña de la marca o simplemente tiene la opción de dejar el campo a libre formato en el sistema. En ese caso saldrá impreso en el extremo superior derecho las siglas SSCC (Código Seriado de Contenedor de Embarque, por sus siglas en inglés). La sección media contiene el código de barras bajo el estándar GS1-128 y la sección inferior contiene la información humanamente legible conjunto a un apartado de libre formato donde se pueden incluir informaciones de la empresa exportadora y la compañía importadora de la mercancía sujeta a identificación.

 Para configurar los datos de la etiqueta de pallets en el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER), se debe hacer clic en etiquetas, pallets y luego en parámetros, tal y se como muestra a continuación:

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 Una vez seleccionada la opción de parámetros, aparecerá un gráfico de la etiqueta para pallet ilustrando las posiciones donde van a salir impresos los datos introducidos en: o o o o o o o

Impresora: Se elige la impresora por defecto para la impresión de las etiquetas. LP Impresora: Se selecciona el tipo/marca de impresora que se va a utilizar. Título de la Etiqueta: Se puede ingresar el nombre comercial de la empresa exportadora o dejar el campo a libre formato. Suplidor Línea 1, 2, 3,4: Se puede ingresar información relacionada a la compañía exportadora. (Nombre comercial, país, provincia, municipio, etc.). Retailer Línea 1, 2, 3,4: Se puede ingresar información relacionada a la compañía importadora. (Nombre comercial, país, dirección, etc). Contraste: En principio se debe dejar en blanco para que tome el valor por defecto de la impresora. En caso de ser necesario se debe ingresar un valor que esté en el rango permitido por el modelo. Velocidad: En principio se debe dejar en blanco para que tome el valor por defecto de la impresora.

En cuanto al código de barras bajo el estándar GS1-128 y a la información humanamente leíble que contiene la etiqueta de pallet, el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) lo configura de la siguiente manera:

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EXPLICACIÓN DE LA CONFORMACIÓN DEL CÓDIGO DE BARRAS GS1-128 PARA ETIQUETAS DE PALLETS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE RASTREABILIDAD (SER).

(00)

El Identificador de Aplicación (00) indica que lo que prosigue es un Código Seriado de Contenedor de Embarque (SSCC). Este Identificador de Aplicación es colocado automáticamente por el sistema informático.

3

Digito de Extensión o Indicador de Empaque, este define el tipo de empaque que se está identificando. El Proyecto Piloto de Rastreabilidad Agropecuaria (PRA) recomienda utilizar la opción 3 (Empaque Indefinido) para facilitar el manejo de este digito y reducir los cambios en el sistema de impresión cuando cambien los tipos de empaques en un pallet. Este digito es colocado en el código de barras y como información humanamente leíble en la etiqueta de pallet de forma automática por el sistema electrónico.

746

Es el código asignado por GS1 a República Dominicana, este número es colocado automáticamente por el sistema.

2346

Código asignado por GS1 a la empresa dueña de la marca. Este prefijo es introducido al sistema por los técnicos del proyecto al momento de introducir la información básica de la empacadora, luego de estar cargado al sistema se configura automáticamente en el código de barras y en la información humanamente leíble de las etiquetas.

123456781

Número serial asignado por la empresa utilizado para identificar exclusivamente cada pallet. Este debe ser un número único y consecutivo compuesto por 8 o 9 dígitos. El número serial debe ser cargado al Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER) por la empacadora al momento de generar el pallet.

9

Digito Verificador utilizado principalmente para comprobar que el código está correctamente estructurado. Este digito es calculado mediante un algoritmo y es colocado automáticamente por el Sistema Electrónico de Rastreabilidad (SER).

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V. IMPRESIÓN DE LAS ETIQUETAS DE CAJAS. Antes de la impresión de las etiquetas, hay que verificar que la impresora esté correctamente instalada en el computador que se está utilizando, encendida, lista y con los insumos suficientes. Para imprimir las etiquetas de cajas se deben seguir las instrucciones siguientes:  Ingresar por Etiquetas → Imprimir por Nº de Pallet

 Se hace 'clic' en aceptar y se despliega la pantalla:

 Antes de imprimir la etiqueta, el usuario tiene la opción de pre-visualizar como va a salir impresa. Eso se ejecuta haciendo 'clic' en Descargar, debajo de la columna titulada: Demo etiqueta. Es ese caso, se genera un archivo tipo PDF para que el usuario lo abra y vea esa información.  En la columna 'bultos' se muestra la cantidad de bultos que tiene el pallet de acuerdo a los datos de generación del mismo. Debajo del título 'Imprimir', se despliega la cantidad de etiquetas a imprimir. Por defecto, siempre es el mismo valor que el de la cantidad de bultos del pallet. Ese valor se puede alterar si uno quiere imprimir una o dos etiquetas de prueba.  Se hace 'clic' en imprimir y saldrán todas las etiquetas de cajas solicitadas. VI. IMPRESIÓN DE LAS ETIQUETAS DE PALLETS. Configuración e Impresión de Etiquetas de Cajas y Pallets

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Para imprimir las etiquetas de pallets se deben seguir los pasos siguientes:  Ingresar por Etiquetas → Pallet → Imprimir

 Ingresar número de pallet

 Se hace 'clic' en aceptar y se despliega la pantalla:

 Se hace 'clic' en imprimir y saldrá la etiqueta del pallet solicitado.

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