UNIVERSIDAD POLITÉCNICA SALESIANA SEDE CUENCA CARRERA DE PSICOLOGÍA DEL TRABAJO
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN PSICOLOGÍA DEL TRABAJO
TÍTULO: “REESTRUCTURACIÓN DEL ORGANIGRAMA ORGÁNICO FUNCIONAL Y ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES PARA EL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA DURANTE EL PERÍODO SEPTIEMBRE 2015 – MARZO 2016”
AUTORA: DUNIA ENITH SEMINARIO MACAS
DIRECTORA: LIC. XIMENA MÉNDEZ CUENCA, MSc.
Cuenca, marzo de 2016
Lcda. Ximena Méndez Cuenca, MsC., Docente de la Universidad Politécnica Salesiana Sede Cuenca
CERTIFICA: Que el trabajo intitulado: “REESTRUCTURACIÓN DEL ORGANIGRAMA ORGÁNICO
FUNCIONAL
Y
ELABORACIÓN
DE
MANUALES
DE
FUNCIONES PARA EL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA DURANTE EL PERÍODO SEPTIEMBRE 2015 – MARZO 2016”, fue realizado por la estudiante Dunia Enith Seminario Macas, dirigido y revisado prolijamente en su contenido, habiendo cumplido con todos los requisitos exigidos, autorizo su presentación.
2
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Los conceptos desarrollados en el presente trabajo, análisis realizados, estrategias planteadas y las conclusiones del mismo, son de exclusiva responsabilidad del autor.
Mediante la presente declaración cedo los derechos de propiedad intelectual correspondientes a este trabajo, a la Universidad Politécnica Salesiana, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normativa Institucional vigente.
Cuenca, marzo 21 de 2016
Dunia Enith Seminario Macas
3
DEDICATORIA
Mi trabajo de fin de titulación va dedicado principalmente a mi Dios Todopoderoso, ya que sus bendiciones son inagotables y su gloria eterna. Quien con su sabiduría y amor incondicional me guió y me mostró el camino correcto para continuar en las diversas circunstancias que se me presentaron a lo largo de este caminar estudiantil; sembrando en mí un espíritu de perseverancia, dedicación, anhelo y esfuerzo para culminar con éxito mi formación profesional.
Con todo mi más puro amor a mi madre porque ha sido la persona que siempre me quiso ver triunfar y brillar con luz propia ante la vida, donde sus consejos y su entrega hacia mí son los más leales en la tierra; enseñándome que cada esfuerzo tiene su gran recompensa, ya que lo que uno siembra con amor y dedicación también lo veremos cosechados en grandes triunfos.
A mi querido esposo que confió, creyó y puso toda la esperanza en mí, por su apoyo incondicional e impulsor, por su amor, paciencia, firmeza y comprensión demostrada durante estos años de estudio, que me ayudaron a salir adelante a pesar de las adversidades; para mis hijos maravillosos, que fueron mi mayor fuente de inspiración, mi principal apoyo y guía donde cada esfuerzo fue por ellos, dejándoles como enseñanza y ejemplo que nunca es tarde para aprender en la vida; gracias a todos por ser parte de este gran sueño donde al final todos triunfamos con la bendición de Dios.
Dunia Enith Seminario Macas
4
AGRADECIMIENTO
El más noble sentimiento del ser humano es la GRATITUD, y al concluir mi trabajo de titulación, fruto de mi esfuerzo, expreso mi gratitud eterna a quienes fueron parte fundamental para este logro académico:
Primeramente a Dios, por darme la luz del entendimiento y la sabiduría necesaria para alcanzar esta meta.
A la Universidad Politécnica Salesiana Sede Cuenca y a su equipo docente y administrativo por darme la oportunidad de estudiar y ser una profesional, por su gran apoyo y motivación para la realización de este trabajo, y por impulsar el desarrollo de nuestra formación. En especial a la Mst. Ximena Méndez Cuenca – Directora del trabajo de titulación, quien con sus vastos conocimientos, profesionalismo y sabias orientaciones, constituyó
la base para el éxito en el
desarrollo del presente trabajo. Así mismo mi gratitud eterna para la Mst. Lorena Cañizares – Directora de Carrera, por la compresión y apoyo brindado durante los años de estudio.
A los Directivos y Personal del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, por las facilidades brindadas para la ejecución del trabajo investigativo.
A mi familia, que son mi apoyo y fortaleza, a mi madre Luz Macas, mujer a quien amo y admiro; a mi esposo Vicente, compañero inseparable, amigo incondicional; a mis hijos Oliver, Anthony y Carlitos, quienes son mi motor y motivo, gracias por su comprensión y respaldo para conseguir este anhelado sueño, gracias por esas horas sacrificadas que no les brindé y que supieron entender.
Dunia Enith Seminario Macas
5
ÍNDICE
PORTADA CERTIFICACIÓN ....................................................................................................... 2 DECLARACIÓN DE AUTORÍA ................................................................................ 3 DEDICATORIA .......................................................................................................... 4 AGRADECIMIENTO ................................................................................................. 5 ÍNDICE ........................................................................................................................ 6 TÍTULO ....................................................................................................................... 7 1.
Planteamiento del problema .................................................................................. 7
2.
Justificación y relevancia ...................................................................................... 9
3.
Objetivos ............................................................................................................. 11
4.
Marco conceptual ................................................................................................ 13
5.
Dimensiones ........................................................................................................ 28
6.
Hipótesis ............................................................................................................. 30
7.
Marco metodológico ........................................................................................... 31
8.
Población y muestra ............................................................................................ 35
9.
Descripción de los datos producidos ................................................................... 37
10. Presentación de los resultados descriptivos ........................................................ 40 11. Análisis de los resultados .................................................................................. 115 12. Interpretación de los resultados ........................................................................ 117 13. Conclusiones ..................................................................................................... 120 14. Recomendaciones ............................................................................................. 121 15. Bibliografía ....................................................................................................... 122 16. Anexos .............................................................................................................. 124
6
TÍTULO:
Reestructuración del organigrama orgánico funcional y elaboración de manuales de funciones para el Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma durante el período Septiembre 2015 – Marzo 2016.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Sindicato Cantonal de Choferes Profesionales de Zaruma ofrece una diversidad de servicios para sus asociados y comunidad en general, entre ellos: comisariato familiar, estación de servicios, lavadora de vehículos; y desde el año 2009 su más emblemática obra, la Escuela de Capacitación para Conductores Profesionales.
El control interno del personal en la organización durante años se ha venido ejecutando de manera informal, las cuales se realizan con previa disposición de su Director Administrativo; sin contar con un documento que los respalde tanto a trabajadores como a la dirección, en la ejecución de cada una de las tareas que desarrollan en los diferentes puestos, situación que ha traído algunos inconvenientes de tipo administrativo, jerárquico, afectando la sana convivencia entre sus colaboradores, a pesar de que la entidad cuenta con un reducido número de personal administrativo dentro de su equipo de trabajo para las diferentes unidades de servicios (comisariato familiar, estación de servicios, Escuela de Capacitación para Conductores Profesionales), así lo dan a conocer diversos empleados en diálogos sostenidos y cuya información fue registrada en la agenda de la investigadora.
En lo referente al organigrama funcional, el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma no cuenta con este recurso, lo que dispone es de un organigrama estructural, pero que sin embargo evidencia muchas falencias, por ejemplo se tienen dos organigramas: uno del Directorio del Sindicato y otro del área administrativa. En ninguno de los casos se hace referencia a los diferentes servicios que brinda la Institución. Al momento que se pide al Secretario General la jerarquía de los puestos y las principales funciones, no tiene una idea clara al respecto; es decir que no existe una presentación formal sobre la estructura y funcionamiento del Sindicato.
7
La falta de un manual de funciones en la Institución ha dado lugar a ciertos conflictos por las tareas que deben cumplir los empleados y trabajadores en las diferentes unidades de servicios.
Entre los principales indicadores que demuestran un conflicto por falta de manual de funciones se describen los siguientes; esta información de acuerdo al Secretario General, quien manifiesta haber observado: Duplicidad de funciones: Se produce en el momento en que las tareas o etapas de los procesos que se llevan dentro de la entidad, son repetidas a lo largo de la producción de los servicios, desperdiciándose esfuerzos y recursos. La eficacia en un proceso productivo no permite incurrir en tareas repetitivas por el desconocimiento de qué atribuciones tiene cada trabajador. Es necesario optimizar recursos definiendo el qué y el quién en los procesos de ejecución de tareas. Pérdida de tiempo: Se da cuando el personal no tiene claro las funciones que desempeñan en su área de trabajo, realizando tareas a medias o en el peor de los casos no las realizan por desconocimiento dando como resultado ineficacia. Mal procedimiento de inducción de personal: En el proceso de inducción no se les entrega la orientación adecuada a las personas que ingresan por primera vez, por ascenso laboral o por cambio de área; siendo éste subsistema de recursos humanos sustancial al proporcionar información básica de los antecedentes que se requieren para un buen desempeño laboral. Irrespeto al orden jerárquico: En muchas ocasiones se desestabiliza el nivel jerárquico cuando los trabajadores no acuden directamente a cada una de las diferentes unidades de servicios, sino que acuden a su máxima autoridad del Sindicato llevando consigo a incurrir en la centralización para la resolución de conflictos y ausencia de responsabilidades en los jefes de cada área.
8
Confusión en las responsabilidades: Debido a la inexistencia de una definición y delimitación clara de las responsabilidades que cada departamento debe cumplir. Falta de normas establecidas: La inexistencia de patrones determinados representa una desventaja en el uso de la autoridad frente a la incompetencia de los trabajadores o viceversa. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si en el reglamento no especifica ni la hora de la llegada como tampoco la sanción por retrasos, seguramente el colaborador alegará falta de reglas, o desconocimiento del mismo. Falta de un control eficaz de las actividades: Al no existir un instrumento que registre de manera ágil las tareas que se llevan a cabo en los puestos, donde únicamente se lo realiza de manera informal, no se tiene control sobre el desempeño y eficiencia, imposibilitando la toma de correctivos inmediatos o preventivos al momento de presentarse una falla, porque no se detalla las actividades que se ejecutan, lo cual estanca el proceso de búsqueda del factor deficiente y corregirlo a tiempo.
2. JUSTIFICACIÓN Y RELEVANCIA
El Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, es una de las organizaciones más importantes de la ciudad, genera fuentes de trabajo y acoge a cientos de profesionales en el volante, quienes se benefician de los servicios que les brinda; pero esta noble institución no cuenta con herramientas claves dentro de la administración y gestión de los servicios.
Para tener éxito en el ámbito administrativo, es necesario disponer de elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado. 9
Las proyecciones de crecimiento que tienen sus directivos, se fundamentan en la implementación y mejoramiento de más servicios para los socios y comunidad; paralelamente con esto, se viene un crecimiento administrativo y la necesidad de reivindicar y controlar las acciones para organizar de mejor manera al personal, se hace necesario una herramienta instructiva o diseño funcional establecido dentro de la Institución que sirva de orientación, modelo o consulta para el desarrollo de actividades que ayuden a potenciar el desempeño en cada una de las unidades de servicio.
Con el organigrama funcional se tiene una idea general de cómo está estructurado el Sindicato en su totalidad, es un instrumento de análisis que permite detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí. Entonces contar con este instrumento es muy importante y necesario.
Para llevar una correcta administración del talento humano, es fundamental que el encargo del personal cuente con un organigrama funcional y el respectivo manual, donde se concentran los perfiles, las actividades, responsabilidades, y otros aspectos en forma sistemática, con el fin de que cada empleado y trabajador conozca las tareas que debe cumplir.
Siendo el talento humano el factor más importante dentro de una organización, es imprescindible contar con personal idóneo con un alto compromiso que labore en equipo, hacia la consecución de los objetivos de la organización. El aporte práctico de esta propuesta, está en cubrir la falta de un manual de funciones en las unidades productivas del Sindicato Cantonal de Choferes Profesionales de Zaruma, situación que beneficiará directamente a Socios, personal administrativo, operativo, de servicios y clientes de esta institución.
El manual ayudará a optimizar el trabajo del personal, al estructurar el desempeño y responsabilidades de cada área de trabajo con las que cuenta la Institución, precisando aspectos relacionados con la estructura de la organización, así como las funciones, interrelaciones, compromiso y acoplamiento que implique a cada cargo. 10
Los directivos del Sindicato de Choferes Profesionales del Cantón Zaruma conscientes que en un mundo globalizado es cada vez más necesario una atención de calidad a sus usuarios, pretende mejorar sus procesos administrativos y jerárquicos, de manera que sus actividades se den en forma descentralizada, ordenada y sistemática para lograr mejorar el servicio a la comunidad.
Dentro de la elaboración del manual de funciones para la Institución, se encontró los siguientes elementos que ayudaron a obtener la matriz de la herramienta; constituyéndose esta propuesta en aporte al sistema laboral, conforme lo requiera cada puesto de trabajo:
a) Nombre del Cargo b) Unidad c) Departamento d) Número de ocupantes e) Jefe inmediato f) Ciudad g) Misión del cargo h) Perfil ocupacional i) Experiencia j) Funciones, atribuciones y responsabilidades.
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Reestructurar el organigrama orgánico funcional y elaborar manuales de funciones para el Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma durante el periodo Septiembre 2015 – Marzo 2016.
11
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Investigar e interiorizar en diferentes fuentes bibliográficas los aspectos relacionados con el desarrollo del tema, para tener un conocimiento más claro y amplio del mismo. Diseñar herramientas, aplicar y analizar la información, validándola con las personas inherentes. Definir y reestructurar un organigrama acorde a las relaciones jerárquicas y disposición formal de los puestos de trabajo. Elaborar el manual de funciones, acorde a los indicadores de verificación de procesos y necesidades en el personal de las Unidades Productivas del Sindicato Cantonal de Choferes Profesionales de Zaruma.
12
4. MARCO CONCEPTUAL
4.1 Reseña Histórica del Sindicato de Choferes Profesionales del Cantón Zaruma. “El sindicato de choferes profesionales de Zaruma tiene una larga trayectoria en su convivir de lucha por la clase del volante. Su historia se remonta por el año de 1943 en que un grupo de choferes entusiastas y amantes al progreso, se dieron cita para un diálogo en el cual después de algunas deliberaciones acordaron formar el gremio que agruparía a los conductores profesionales de la jurisdicción.
Cuatro años más tarde en febrero de 1947, con la intervención del distinguido Abogado Dr. Luis Torres Riofrío y del Sr. Víctor Guzmán Matamoros se dieron los primeros pasos para construirse en lo que es hoy el Sindicato Cantonal de Choferes Profesionales que fue el único en su género en aquellos días; primero, dentro en la provincia y segundo a nivel nacional. Como toda institución clasista y trabajadora, cruzo por una serie de dificultades, que una vez superadas en forma paulatina va cubriendo las aspiraciones y reivindicaciones de los trabajadores del volante.
Visión
El sindicato Cantonal de Choferes Profesionales de Zaruma, tiende a convertirse en los próximos años en una Institución referencial a nivel de la Provincia de El Oro, por su estructura orgánica funcional, socios y socias comprometidos con la institución, Directivos con alto estilo de Gestión y Liderazgo, con unidades de producción en funcionamiento, con instalaciones adecuadas para el funcionamiento de la escuela de Conducción.
Misión
El Sindicato Cantonal de Choferes de Zaruma, es una organización constituida por profesionales del volante, cuyo rol fundamental se orienta a la construcción de una nueva Sociedad, en la que tenga vigencia
13
sus principios, valores e ideales,
fundamentada en una Institución no de lucro, sino de crecimiento y servicio a sus asociados.
Valores institucionales
La convivencia Institucional exige a todos sus actores compartir valores fundamentales que permitan alcanzar con responsabilidad los fines propuestos: Gestión y liderazgo colegiado. Espíritu de equipo. Calidad Humana. Flexibilidad operativa1.
1
Secretaria General del Sindicato de Choferes de Zaruma (2009)
14
Organigrama administrativo
Unidades de Servicios del Sindicato Cantonal de Choferes Profesionales de Zaruma y sus dependencias.
Gráfico 4.1: Organigrama administrativo Fuente: Secretaria General del Sindicato de Choferes de Zaruma
El Sindicato Cantonal de Choferes Profesionales de Zaruma realiza extensión comunitaria, a través de sus Unidades de Servicio.
Gasolinera de combustibles
Brinda el servicio de abastecimiento de combustibles como extra, súper y diésel, al parque automotor de Zaruma y el Altiplano orense, donde los usuarios pueden cancelar dichos valores con su tarjeta de crédito, servicio que ofrece con altos estándares de calidad y calidez durante las 24 horas del día. 15
Comisariato
Ofrece a la ciudadanía productos de primera necesidad y otros, cuya calidad es garantizada, los socios tienen el 5% de descuento en dicha compra. Guarda las máximas normas de higiene en el almacenamiento de los productos y la constante renovación de los mismos, para asegurar la salud de los usuarios.
Para mayor
agilidad en procesos de cobro, se ha implementado el servicio de facturación digital, sistema autorizado por el SRI (Sistema de Rentas Internas).
En esta unidad de servicio se atiende durante toda la semana, en horarios de lunes a viernes 8H00 a 12H00 y de 14H30 A 18H30 y los fines de semana de 8H30 A 12H30, su calidad humana, eficiencia laboral y productos a precios accesibles, hacen que se ubiquen en los primeros centros de abastos en el cantón.
Escuela de capacitación para conductores profesionales
Es un sueño hecho realidad gracias a la afectiva labor de sus directivos y al actual Comité Ejecutivo, interpretando positivamente el sentir de la población, quienes que con mucho beneplácito ven consolidado la creación y construcción de la escuela de formación y capacitación de conductores profesionales de Zaruma, la misma que comenzó a funcionar en el año 2009 con 46 estudiantes, en el año 2010 con 72 estudiantes, en el año 2011 se incorporan 150 profesionales de la conducción vehicular, en el año 2012 se incorporaron 180, en el año 2013 se 300 nuevos profesionales
y en lo que va del año 2014 se graduaron 300 conductores
profesionales.
Esta emblemática institución cuenta con una edificación propia y funcional, con espacio para el área administrativa, salón de actos, seis aulas pedagógicamente construidas, laboratorio de computación, laboratorio de mecánica automotriz, baterías higiénicas, bar, áreas verdes, parqueadero de vehículos, acceso para las personas con discapacidades; así mismo,
cuenta con recursos didácticos y
tecnológicos innovadores, seis vehículos y pista propia para el aprendizaje de la conducción vehicular
16
La Escuela de Capacitación para Conductores Profesionales, brinda la oportunidad a los hijos-hijas de socios y comunidad en general de obtener la licencia profesional tipo “C”, previo proceso de capacitación, para lo cual se cuenta con el recurso didáctico y material idóneo, para garantizar la formación profesional, habiéndose contratado a profesionales
con vasta experiencia en el campo docente, con
formación de tercer y cuarto nivel académico.
4.2 COMPONENTE TEÓRICO
4.2.1 Organigrama
Mediante el organigrama se representa la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que componen una institución. Cada componente, muestra la división de funciones, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, la naturaleza lineal, las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa; facilitando así a los clientes internos y externos, la ubicación de los cargos y a quien se debe reportar el ocupante de cada puesto. Para Rey (2001), el organigrama es:
Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría (p. 31).
En toda organización, es necesario que se cuente con un organigrama funcional, ya que así el equipo de trabajo tendrá conocimiento de la labor establecida en su empresa para un correcto desenvolvimiento del personal y la gestión eficaz entre sus áreas. Los organigramas tienen como objetivo mostrar un esquema con los principales niveles jerárquicos, los principales procesos de trabajo, muestra gráficamente la línea de autoridad y comunicación, señala una relación gráfica de la autoridad con los colaboradores (subordinados) y las unidades que se encuentran centralizadas o desconcentradas.
17
En la ciencia de la administración, los organigramas sirven de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la dependencia al reflejar gráficamente la estructura organizativa de sus procesos. En el área de organización y métodos, sirve para reflejar la estructura así como velar por sus permanentes revisiones y actualizaciones las cuales se dan a conocer en los manuales de organización (Contreras , Múzquiz, & Petersen, 2011, pág. 162).
Tomando en cuenta la importancia del organigrama, se considera que el Sindicato de Choferes de Zaruma, debe poseer esta herramienta que permita visualizar en forma global la estructura de la institución a través de divisiones ordenadas, como sistematizadas por secciones de trabajo, además de desempeñar el papel de informar, para que tanto los socios como los clientes externos conozcan y comprendan gráficamente el orden de secuencias, subordinaciones y vínculos en que se llevan entre divisiones de los servicios que ofrece la institución.
4.2.1.1 Importancia del organigrama en una empresa
Los organigramas permiten representar gráficamente la estructura formal de la empresa; sirven para diagnosticar y analizar esas mismas estructuras con miras a adecuarlas a las necesidades que se presenten. Son importantes, porque se convierten en un instrumento de información para los funcionarios de la organización y también para los usuarios o clientes.
Es conveniente que un empleado conozca el
organigrama de la institución donde labora, ya que esto le da seguridad y lo motiva (Hernández, 2007, pág. 21).
Así mismo, Guillo (2014) considera que el organigrama hace posible establecer orden y disciplina en el funcionamiento de la empresa; las áreas fundamentales quedan perfectamente definidas y atendidas, conociendo quién es el responsable de la ejecución de cada tarea o área. El organigrama permite definir perfectamente el funcionamiento y los roles dentro de la organización, por lo tanto no se generan disfunciones y exceso de costes, produciendo así un ahorro de costes. Todo esto ayuda a gestionar el crecimiento de la empresa de forma ordenada (p. 7).
18
En este contexto se considera que el organigrama proporciona una imagen formal de la organización, facilita el conocimiento, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación, constituye un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
4.2.1.2 Clasificación de los organigramas
Para Thompson (2009) los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios: 1. Por su naturaleza. 2. Por su ámbito. 3. Por su contenido. 4. Por su presentación.
Por su naturaleza
Microadministrativos.- Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las áreas que la conforman. Macroadministrativos.- Contienen información de más de una organización. Mesoadministrativos.- Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.
Por su ámbito
Generales.- Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Específicos.- Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
19
Por su contenido
Integrales.- Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Es conveniente anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Funcionales.- Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
4.2.1.3 Criterios fundamentales para la elaboración de un organigrama
Tomando en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., éstos deben ser elaborados cuidadosamente, tomando en cuenta los siguientes criterios expuestos por Contreras , Múzquiz, & Petersen (2011) :
Precisión.- En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones. Es la exactitud, entre las unidades de servicio y sus relaciones e interrelaciones definidos cuidadosamente, acentuando los niveles jerárquicos y sus dependencias entre ellos, de manera que refleje la estructura organizacional.
Sencillez.- Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara. Utilizar únicamente elementos necesarios de manera que representen sus niveles de forma precisa y comprensible para todos.
Uniformidad.- Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño. Se hace necesaria la combinación idónea de los gráficos que se utilicen en su elaboración.
20
Presentación.- En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y estructura; por ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.
Vigencia.- Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado. Cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y actualización.
4.2.2 Manual de funciones Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa, estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente.
Para Rodríguez ( 2012), el manual de funciones es
Recurso para ayudar a la orientación de los empleados. Puede contribuir
a
que
las
instrucciones
sean
definidas,
fijar
la
responsabilidad, proporcionar soluciones rápidas a los malentendidos y mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos organizacionales, así como a sus relaciones con otros empleados (p. 85).
Un manual de funciones o manual de organización hace referencia a las funciones o responsabilidades de cada departamento de la empresa, como gerencia, contabilidad, talento humano, producción, ventas, servicios, etc., detallando como se intervienen en el funcionamiento de la empresa, se incluyen visión, misión, objetivos, metas y 21
descripción de cada área así como sus responsabilidades. Este recurso es muy importante por “orienta a los empleados en la ejecución de sus tareas” (Rodríguez, 2012, pág. 101) .
Es una gran ayuda para el personal que las instrucciones sean definidas, para aclarar funciones y responsabilidades, definir procedimientos, fijar políticas, proporcionar soluciones rápidas a los malentendidos y mostrar el modo en que puede contribuir el personal en el logro de los objetivos organizacionales, así como sus relaciones con otros empleados.
4.2.2.1 Beneficios e importancia del manual de funciones
La existencia y desarrollo de un manual de funciones no depende del tipo de sociedad (limitada, anónima etc.). La finalidad del este manual es la de definir la estructura de la empresa, cargos que la conforman, así como funciones, responsabilidades, requisitos y relaciones jerárquicas, en consecuencia para la elaboración de un manual de funciones se deberá:
1. Definir estructura organizacional de la empresa 2. Definir la denominación y número de cargos que conformarán la estructura. 3. Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden 4. Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para desempeñar las funciones asociadas. 5. Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos. 6. Aprobar y difundir el manual en la institución (Torres, 2010).
4.2.2.2 Partes que componen un manual de funciones
-
Perfiles del cargo
La descripción de los perfiles de cargos según Chiavenato (1990), es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa, es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los 22
objetivos del cargo (por que lo hace). Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y responsabilidades que comprende.
La definición de cargos se centra en lo que logra el ocupante, es decir, en las aptitudes que debe tener o desarrollar para lograr las metas o los objetivos del cargo vinculados con los objetivos estratégicos de la empresa, asociados a los resultados que la organización pretende obtener, integrados con la gestión en las áreas económicas, financieras, entre otras.
-
Descripción y análisis de puestos
La descripción y el análisis de puestos sirven para saber cómo fue diseñado el puesto. La descripción define lo que hace el ocupante y cuándo, cómo, dónde y por qué lo hace, mientras el análisis se ocupa de determinar los factores de las especificaciones (requisitos mentales, físicos, responsabilidades y condiciones de trabajo). Los métodos de análisis de puestos son la entrevista, el cuestionario y la observación. La descripción y el análisis de los puestos sientan las bases para todas las actividades de RH.
-
Descripción de puestos
Es la parte fundamental de los distintos subsistemas de Recursos Humanos. Para seleccionar adecuadamente al personal, para formarlo, evaluarlo y remunerarlo, se tiene que basar en las actividades, responsabilidades y funciones que cumple, y todo esto se detalla en la descripción del puesto.
Alles (2012) manifiesta que en toda empresa (grande o pequeña) se tiene que tener una descripción clara de los puestos existentes, ya que esto ayuda a seleccionar al personal para un determinado puesto, se puede capacitar y entrenar a una persona para ocupar un puesto, o para su mejor desempeño en el cargo actual, o, en ocasiones, en función de un puesto que ocupara en el futuro.
23
Por lo tanto, se deben describir con claridad los puestos, partiendo del cumplimiento del marco legal establecido, y sobre esta base la realización correcta de las tareas relacionadas con la gestión de Recursos Humanos. En base a la descripción de puestos, la empresa se asegura, además, que todas las tareas que deben realizarse se encuentran asignadas.
-
Análisis de puestos
El análisis de puestos es el procedimiento sistemático de reunir y analizar información sobre el contenido de un puesto (tareas a realizar), sus requerimientos específicos, el contexto en que las tareas son realizadas, el tipo de personas deben contratarse para esa posición (Alles, Cinco pasos para transformar una oficina de personal en un área de recursos humanos, 2012, pág. 92).
Pero a más de ello, se considera que se debe hacer una revisión global de la situación, revisar la interrelación entre los puestos. Analizar puestos, para luego confeccionar la descripción de los mismos, comprende una serie de procedimientos para reunir y analizar la información sobre sus contenidos, las tareas a realizar, los requerimientos específicos, el contexto en que las tareas son realizadas y que tipo de personas deben ser contratadas para esa posición.
-
Métodos para la descripción y análisis de puestos
Alles (2012) en su obra “Dirección Estratégica de Recursos Humanos. Gestión por competencias”, sugiere que para la descripción y el análisis de puestos, es importante llevar a cabo las siguientes acciones: Observación directa: El entrevistador observa las tareas y completa el formulario a partir de lo que ve, sin la participación directa del empleado. Entrevista: El analista entrevista al ocupante del puesto. Cuestionario: El ocupante del puesto completa un cuestionario. Mixta: Administración conjunta de por lo menos dos de estas variantes.
24
Así mismo, Bohlander & Snell (2011) consideran que para el análisis de puestos se dan las siguientes etapas: Recolección de la información Descripción del puesto Especificación del puesto
-
Modelos de diseño de puestos
Un puesto consta de un grupo de actividades y deberes relacionados. Dichas actividades deben ser claras y distintas de las de otros puestos para minimizar los malentendidos y las posibilidades de conflicto entre los empleados, así como para posibilitar que los empleados sepan lo que se espera de ellos. Para algunos puestos pueden requerirse varios empleados cada uno de los cuales ocupará una posición diferente. “Una posición consta de los diferentes deberes y responsabilidades realizados por solo un empleado” (Bohlander & Snell, 2011, pág. 142).
Para Chiavenato (2009), existen tres modelos de diseñar los puestos:
1) El modelo clásico o tradicional.- Es el modelo más antiguo de diseño de puestos, pregonado por la administración científica y por los defensores de la burocracia, sigue el modelo de sistema cerrado y atiende a la teoría de la máquina, porque brinda a las personas el mismo trato que se concede a las máquinas y los recursos físicos. El diseño trae ventajas y desventajas.
2) El modelo humanista.- Desarrollado a partir de los experimentos de Hawthorne. En realidad, solo presta atención a los aspectos del contexto y no del contenido de los puestos.
3) El modelo de contingencias.- Que representa el modelo más amplio y actual. Se basa en cinco dimensiones esenciales del puesto: variedad, autonomía, significado, identidad y realimentación. Estas cinco dimensiones provocan tres estados psicológicos críticos en las personas: percepción de significado,
25
percepción de las responsabilidades por los resultados y conocimiento de los resultados del trabajo.
Analizando estos tres modelos, se considera que el más conveniente en la actualidad es el modelo de contingencias, porque el empleado al tener autonomía puede poner de manifiesto su criterio personal para planear y realizar el trabajo, de esta manera se siente motivado, parte activa de la empresa. Así mismo, a través de la retroalimentación el empleado recibe información sobre su actuación con el objeto de evaluar la eficiencia de sus esfuerzos en la producción de resultados. Mediante la retroalimentación el trabajador o empleado realiza una evaluación continua y directa de su desempeño sin necesidad de una valoración periódica por parte de los superiores.
4.3 Glosario de términos
Administrativo.- De la administración o relacionado con este conjunto de medios y personas que administran una empresa privada u organismo público.
Calidad.- Conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite caracterizarla y valorarla con respecto a las restantes de su especie.
Cargo.- Función de la cual una persona tiene la responsabilidad en una organización, un organismo o una empresa.
Cuestionario.- Conjunto de cuestiones o preguntas que deben ser contestadas en un examen, prueba, test, encuesta, etc.
Desarrollo empresarial.- Es un proceso por medio del cual el empresario y su personal adquieren o fortalecen habilidades y destrezas, por el cual favorecen el manejo eficiente y fuerte de los recursos de su empresa, la innovación de productos y procesos, de tal manera, que coadyuve al crecimiento sostenible de la empresa. Para una mejor finanza y recurso en la empresa.
26
Diseño.- El diseño es una actividad creativa orientada a soluciones, que trabaja en intervenciones concretas.
Entrevista.- Reunión de dos o más personas para tratar algún asunto, generalmente profesional o de negocios.
Función.- Actividad particular que realiza una persona o una cosa dentro de un sistema de elementos, personas, relaciones, etc., con un fin determinado.
Gestión.- Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o resolver una cosa.
Observación directa.- Es aquella donde se tienen un contacto directo con los elementos o caracteres en los cuales se presenta el fenómeno que se pretende investigar, y los resultados obtenidos se consideran datos estadísticos originales
Organigrama funcional.- Se denomina aquel donde las funciones, competencias y atribuciones de cada unidad departamental se encuentran especificadas. Tiene una gran utilidad informativa para cursos de capacitación o para realizar una presentación formal sobre la estructura y funcionamiento de la empresa.
Perfil.- Conjunto de competencias para el desempeño de varios puestos de trabajo que presentan afinidad y que configuran una ocupación. Como lo señala PRAXIS Consultores Ltda. (2007) en el perfil ocupacional se debe describir las habilidades que un empleado debe tener (o tiene) para ejercer eficientemente un puesto de trabajo.
Así mismo, en el documento emitido por el Ministerio de Hacienda (2007) para construir un perfil ocupacional se debe atender a las siguientes etapas: 1. Identificar la función o funciones propias del cargo, para lo cual se puede emplear la descripción y el análisis de cargos. 2. Describir las competencias básicas requeridas, de formación profesional y de otro tipo de educación. 3. Describir las competencias generales en cuanto a: 27
o
Contenido del trabajo: qué debe saber hacer, que problemas resolverá y cómo.
o
Exigencias del trabajo: experiencia laboral, certificación, edad, esfuerzo físico, idiomas, actitudes sociales y participativas, actitudes metodológicas, qué le falta en su formación, cualidades psicofísicas, adaptativas y habilidades.
o
Condiciones medioambientales: ubicación del trabajo, riesgos, clima, condiciones atmosféricas, contaminantes ambientales, situación laboral, remuneraciones, entre otras.
o
Relaciones: con otras personas, con los jefes, supervisores y subordinados.
4. Describir las competencias técnicas específicas del cargo
Puesto.- Identifica las tareas y deberes específicos, por medio del cual se asignan las responsabilidades a un trabajador, cada puesto puede contener una o más plazas e implica el registro de las aptitudes, habilidades, preparación y experiencia de quien lo ocupa.
Proceso.- Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar juntas en los elementos de entrada los convierten en resultados.
Sindicato de choferes.- Es una organización formada por profesionales en el volante, que se unen voluntariamente y solidariamente para defender sus intereses profesionales y económicos desde el punto de vista social. Los sindicalistas luchan por sus intereses y por mejores condiciones de vida.
5. Dimensiones
La presente investigación es de tipo cualitativa, por lo tanto se procede a definir y describir las dimensiones del problema que fueron observadas durante la investigación.
28
Tabla No. 5.1: Dimensiones del problema
DIMENSIÓN
DEFINICIÓN
DESCRIPCIÓN
CONCEPTUAL Organigrama
El organigrama funcional es Se
funcional
aquel
donde
las
elabora
funciones, funcional
el
del
organigrama Sindicato
de
competencias y atribuciones de Choferes Profesional de Zaruma, cada unidad departamental se donde se evidencia la estructura encuentran especificadas. Tiene orgánica de la institución en una gran utilidad informativa forma esquemática, la posición para cursos de capacitación o de las áreas que la integran, sus para realizar una presentación niveles jerárquicos, líneas de formal sobre la estructura y autoridad, asesoría y una síntesis funcionamiento de la empresa.
de
las
funciones
de
cada
estamento. Estructura orgánica
Es la disposición sistemática de Se detalla la estructura orgánica los órganos que integran a una del Sindicato de Choferes de institución, conforme a criterios Zaruma,
misma
que
está
de jerarquía y especialización, compuesta por el organigrama ordenados y codificados de tal funcional
y
el
manual
de
forma que sea posible visualizar funciones. De esta manera se los niveles jerárquicos y sus ordenan relaciones de Dependencia.
las
unidades
administrativas y de servicios de la institución y la relación que guardan entre sí.
Manual de funciones
Consiste en la definición de la Se
elabora
estructura organizativa de una funciones
un
para
manual los
de
diversos
empresa. Engloba el diseño y puestos dentro de las unidades de descripción de los diferentes servicios que presta el Sindicato puestos de trabajo estableciendo de Choferes de Zaruma. Este normas de coordinación entre instrumento
no
posee
ellos. Es un documento que actualmente la institución y es especifica requisitos para el muy útil
para
planificar
la
cargo, interacción con otros plantilla de la empresa y la procesos, responsabilidades y posible variación de los puestos funciones.
de trabajo. En el manual se establecen (estudios, 29
los
requisitos
experiencia,
perfil)
necesarios para desempeñar las funciones asociadas; a su vez se establece
las
relaciones
jerárquicas entre los diferentes cargos. Fuente: La autora
6. HIPÓTESIS O SUPUESTOS
Por tratarse de un estudio cualitativo, se establecen los siguientes supuestos:
-
La ausencia de un organigrama funcional en base al verdadero orden jerárquico y las funciones de cada área en el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, provoca desconocimientos del orden regular tanto de los clientes internos como externos de la organización.
-
La falta de una estructura orgánica adecuada, ocasiona que no se cuente con una definición clara de las funciones de las diferentes unidades administrativas del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, lo que conlleva a un desorden en la administración y manejo de la institución.
-
La falta de un manual de funciones para los diferentes puestos de trabajo en las diversas áreas de los servicios que brinda el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, provoca duplicidad de funciones, el desequilibrio en cargas de trabajo, omisiones, cuellos de botella y la mala comunicación interna y externa.
30
7. MARCO METODOLÓGICO
7.1 Perspectiva metodológica
La presente investigación es de tipo cualitativa, porque se apoyó en una serie de métodos, que coadyuvaron a la profundidad sobre la interpretación de datos. Los datos que se obtuvieron del objeto de estudio fueron sumamente relevantes, pero debido a que no existe neutralidad u objetividad pura en el trabajo de interpretación de datos, se combinaron con técnicas cuantitativas de investigación, que permitieron reducir las ideas preconcebidas para no desvirtuar la investigación.
Álvarez, Camacho, Maldonado, Trejo, López, & Pérez (s/f), sostienen que la investigación cualitativa es:
El procedimiento metodológico que utiliza palabras, textos, discursos, dibujos, gráficos e imágenes para construir un conocimiento de la realidad
social,
en
un
proceso
de
conquista-construcción-
comprobación teórica desde una perspectiva holística, pues se trata de comprender el conjunto de cualidades interrelacionadas que caracterizan a un determinado fenómeno (p. 2).
Por lo tanto, con la presente investigación se intentó acercar a la realidad que vive el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, a partir de la utilización de datos no cuantitativos, pues se dio énfasis en los procesos y en los significados que no son rigurosamente examinados o medidos en términos de cantidad, intensidad o frecuencia.
La validez y la confiabilidad de la investigación se dieron mediante la triangulación de métodos y técnicas de recolección de datos, que fueron interpretados y expuestos los resultados.
La investigación tuvo un enfoque crítico social, constructivista y dialógico, porque se asumió que el conocimiento es una creación compartida a partir de la interacción entre el investigador y el investigado, en la cual, los valores median o influyen la 31
generación del conocimiento; lo que hizo necesario profundizar en la realidad de la institución que es objeto de análisis, para poder comprenderla tanto en su lógica interna como en su especificidad.
7.2 Diseño de la investigación
La investigación tuvo un diseño no-experimental, porque no implicó la manipulación de variables. “Es aquella que se realiza sin manipular deliberadamente variables. Se basa fundamentalmente en la observación de fenómenos tal y como se dan en su contexto natural para analizarlos con posterioridad” (Samm, 2013, pág. 21). Es decir, no se construye ninguna situación, sino que se observan situaciones ya existentes en el Sindicato de Choferes, mas no provocadas intencionalmente por el investigador.
Fue una investigación no-experimental de tipo transaccional descriptivo, porque se recolectaron datos sobre cada una de variables (organigrama funcional, manual de funciones), contextos y reportaron los datos que se obtuvieron. Para Ávila (2012) los diseños transaccionales descriptivos tienen como objetivo indagar la incidencia y los valores en que se manifiesta una o más variables. El procedimiento consistió en medir en un grupo de personas u objetos y proporcionar su descripción. Fueron, por lo tanto, estudios puramente descriptivos.
7.3 Tipo de investigación
La presente investigación se enmarca en la metodología descriptiva, misma que se ocupa de la descripción de datos y características de una población. El objetivo es la adquisición de datos objetivos, precisos y sistemáticos que pueden usarse para la presentación de resultados y la obtención de conclusiones valederas (Alan, 2010). Este método permitió detallar las características y perfiles profesionales para los diferentes tipos de puestos del Sindicato Cantonal de Choferes Profesionales de Zaruma, así como también las funciones inherentes al cargo a desempeñar en base a la información recopilada de las entrevistas y encuestas realizadas a los Directivos de la institución y observaciones de los procedimientos que éstos realizan; también se
32
empleó para la interpretación de los datos provenientes de la investigación de campo de cuyos resultados se obtuvieron las respectivas conclusiones.
7.4 Instrumentos y técnicas de producción de datos
7.4.1 Observación “Es un proceso cuya función primera e inmediata es recoger información sobre el objeto que se toma en consideración. Esta recogida implica una actividad de codificación: la información bruta seleccionada se traduce mediante un código para ser transmitida a alguien” (Cegarra Sánchez, 2012, pág. 89). Se empleó esta técnica para apreciar con atención los diferentes servicios, áreas administrativas, puestos de trabajo y actividades que cumplen los empleados y trabajadores del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma. El tipo de observación fue directa y los datos obtenidos fueron registrados en una ficha de observación.
7.4.2 Encuesta “La Encuesta consiste en una interrogación verbal o escrita que se le realiza a las personas con el fin de obtener determinada información necesaria para una investigación” (Cegarra Sánchez, 2012, pág. 87).
Su aplicación hizo posible obtener información sobre aspectos relacionados con el funcionamiento de las Unidades de Servicios y el rol que desempeñan, tales como: Actividades que realizan los Directivos y colaboradores de la Organización, descripción del puesto que desempeña y grado de responsabilidad con el trabajo que cumple. Para la encuesta se emplea como instrumento el cuestionario elaborado por la investigadora.
7.4.3 Entrevista
Es la comunicación interpersonal establecida entre el investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el problema propuesto. Se considera que este método es más eficaz que el cuestionario, 33
ya que permite obtener una información más completa. (Cegarra Sánchez, 2012, pág. 88).
Se entrevistó al Secretario General del Sindicato de Choferes y a los administradores de cada área de servicios, con el fin de conocer con claridad y profundidad los problemas y la forma actual de administración de la organización, datos que aportaron con medidas de solución y mejoramiento de la gestión directiva. Para la entrevista que empleó como instrumento el guion de entrevista que fue diseñado por la investigadora.
7.5 Plan de análisis
Para el análisis de los datos obtenidos a través de los diversos instrumentos de recolección, se dieron los siguientes pasos:
-
Se procedió a tabular los datos, para lo cual se empleó el software EXCEL, en donde se elaboró la matriz de datos y se registró la información en una disposición de filas y columnas.
-
Luego de registrar la información en la matriz, se procedió a la depuración de los datos, y se elaboraron las tablas para cada variable.
-
Con los resultados obtenidos en cada variable, se elaboraron los gráficos respectivos, con el fin de facilitar el análisis y comprensión de la información.
-
Seguidamente se procedió al análisis e interpretación de la información.
34
8. POBLACIÓN Y MUESTRA
8.1 Población
Un aspecto importante en la investigación, es la población con la cual se desarrolla el trabajo de campo. En esta parte se tomó en cuenta quienes y que características deberán tener los sujetos que son objeto de estudio.
Población es la totalidad de un fenómeno de estudio, incluye la totalidad de unidades de análisis o entidades de población que integran dicho fenómeno y que debe cuantificarse para un determinado estudios integrando un conjunto N de entidades que participan de una determinada características, y se le denomina población por constituir la totalidad del fenómeno adscrito a un estudio o investigación (Hernández, 2001, pág. 127).
En la presente investigación la población la constituyó todo el personal administrativo y directivo de las diferentes áreas de servicios del Sindicato de Choferes Profesionales.
Tabla No. 8.1 Cargos en el Sindicato de Choferes profesional de Zaruma
No.
CARGOS
ÁREA DE SERVICIOS
1
Presidente Comisión Fiscalizadora
Sindicato general
2
Secretaria Comisión Fiscalizadora
Sindicato general
3
Vocales Comisión Fiscalizadora
Sindicato general
4
Presidente Tribunal Electoral
Sindicato general
5
Secretaria Tribunal Electoral
Sindicato general
6
Vocal Tribunal Electoral
Sindicato general
7
Secretario General
Sindicato general
8
Secretario de Actas y Comunicaciones
Sindicato general
9
Secretario de Cultura y Deportes
Sindicato general
10
Secretario de Prensa y Propaganda
Sindicato general
11
Secretario de Inspección
Sindicato general
12
Secretario de Finanzas
Sindicato general
13
Secretario de vialidad y problemas de transporte
Sindicato general
35
14
Secretario de Organización, Estadística y Archivo
Sindicato general
15
Secretario Administrativo
Sindicato general
16
Conserje
Sindicato general
17
Contador
Sindicato general
18
Auxiliar de Contabilidad
Sindicato general
19
Director Administrativo
Escuela de Conducción
20
Asistente de servicios
Escuela de Conducción
21
Secretaria
Escuela de Conducción
22
Director Pedagógico
Escuela de Conducción
23
Inspector General
Escuela de Conducción
24
Jefe de instrucción y vialidad
Escuela de Conducción
25
Docentes
Escuela de Conducción
26
Instructores de conducción
Escuela de Conducción
27
Administrador
Estación de servicios
28
Chofer
Estación de servicios
29
Guardián
Estación de servicios
30
Despachadores
Estación de servicios
31
Administrador
Comisariato
32
Bodeguero
Comisariato
33
Cajera
Comisariato
34
Perchador
Comisariato
Fuente: Secretaría General del Sindicato de Choferes de Zaruma Elaborado: Dunia Seminario
8.2 Tipo de muestra
La muestra es no probabilísticas e intencionada, por cuanto se trata de un estudio cualitativo, descriptivo. Los sujetos son seleccionados en función de los datos que se desea obtener, y la veracidad de la información se garantiza al aplicar técnicas de recolección de datos de todos los empleados de Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma.
36
8.3 Criterios de la muestra
Se encuestó a todos los empleados y trabajadores del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, pues lo que se busca conocer es las actividades que cumple, el perfil que posee, el cargo que ocupa, etc., y todos estos datos serán procesados para la determinación tanto del organigrama funcional como también el manual de funciones.
8.4 Muestra
Para el desarrollo del presente trabajo, se considera a toda la población que labora en las Unidades de Servicios (Escuela de Conducción, Comisariato, Estación de Servicios) del Sindicato de Choferes Profesional de Zaruma, que en total constituyen 34 puestos.
9. DESCRIPCIÓN DE LOS DATOS PRODUCIDOS
Con el fin de obtener información verás que permita la reestructuración del organigrama funcional del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, se aplicó una encuesta a los funcionarios y empleados, cuyo cuestionario estuvo compuesto de dos partes: los datos personales y 10 preguntas.
En total se encuestaron a 25 personas que laboran en los diversos servicios que brinda esta institución a la ciudadanía. Cinco empleados laboran dentro de la administración general del Sindicato y los cargos son: Secretario General, Contador, Auxiliar de contabilidad, Auxiliar de servicios y Secretario administrativo.
La Escuela de conducción es uno de los principales servicios que brinda el Sindicato a la ciudadanía. Los encuestados en esta dependencia fueron once personas: Director General Pedagógico, Secretaria, Asesor Técnico de seguridad vial, Inspector General, Tesorera, Auxiliar de servicios, Personal Docente, Instructor de práctica vehicular. El servicio que oferta el Sindicato es la capacitación a conductores profesionales tipo C, las clases se imparten en horarios nocturnos de lunes a Viernes y Sábado y Domingo en la modalidad intensiva. 37
También el personal que labora en la Estación de Servicios fue encuestado y corresponden a seis empleados, que desempeñan las funciones Jefe de Pista (1), Despachadores de combustible (4) y Guardián (1).
En el Comisariato del Sindicato laboran 3 personas: 1 cajera, 1 administrador y 1 despachador. Este es un servicio que se brinda a la ciudadanía en general, no solo a los socios; el beneficio de los socios es el descuento al que se hacen merecedores al presentar la tarjeta respectiva como socio.
Se señala también, que las personas encuestadas son quienes están enroladas y tienen sus respectivos contrato y/o nombramiento. No se encuestaron a quienes forman parte del Directorio del Sindicato debido a que ellos desempeñan una función de apoyo y veeduría, más no reciben un sueldo ni cumplen con un horario de trabajo.
Mediante los datos personales que registraron en la encuesta, se pudo conocer la relación de dependencia de cada funcionario y los respectivos puestos y cargos existentes actualmente. Con la información obtenida se dividió el trabajo que debe realizarse en el Sindicato en tareas, según funciones específicas. El orgánico funcional tiene por objeto delimitar áreas o departamentos, detallando las responsabilidades y funciones de puestos, con la finalidad de que las labores se desarrollen y cumplan a su totalidad.
Así mismo, se empleó la ficha de observación, instrumentos en el cual se registró el cargo observado, la unidad de servicio al que pertenecía, el nombre del jefe inmediato, a quien solicita reportes, a quien entrega reportes, la misión del cargo, las funciones esenciales del cargo observado. Según la observación se identificó las funciones más importantes del cargo que se realizan diariamente y las cinco más importantes que se ejecutan semanalmente.
La observación se realizó a las 25 personas que laboran en los diversos servicios que brinda esta institución. Se observó el trabajo que despliega el Secretario General y a los cuatro empleados laboran dentro de la administración general del Sindicato. Igualmente se recurrió a las instalaciones de la Escuela de Conducción, en donde se 38
levantó la ficha de observación a los ocho cargos de ésta área. En la Estación de Servicios se realizó la observación de los cuatro cargos y en el Comisariato también se constata las actividades de los cuatro empleados.
Otra técnica que se empleó en la recolección de datos fue la entrevista, para lo cual se elaboró un guión de entrevista que tenía como objetivo obtener información que permita diseñar el manual de funciones del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma. Este instrumento contenía lo siguiente: nombre del entrevistado, nombre del entrevistador, lugar y fecha en la que se realizó la entrevista. Cabe señalar que la entrevista no se efectuó a todos los empleados, sino que se lo hizo a quienes tenían personal a su cargo.
Las preguntas del cuestionario tenían como finalidad corroborar los datos proporcionados por los empleados. Entre las preguntas eran: ¿Cuál es la función principal del cargo NN que usted supervisa?, ¿Cuáles son las funciones más relevantes de este cargo? (se pidió enumerar las 5 primeras), ¿Cuánto tiempo de experiencia necesita la persona que va a cumplir con este cargo?, Qué perfil profesional o título debería tener la persona que desempeñe este cargo?, ¿Hay alguna particularidad o algún requisito adicional para el cumplimiento de las funciones en los puestos que usted supervisa?
La información proporcionada y registrada en los instrumentos utilizados, fue muy valiosa y sobre todo, permitió obtener datos directamente de la fuente.
39
10. PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS DESCRIPTIVOS
Los datos obtenidos en la encuesta, la ficha de observación y la entrevista, aplicadas a los diferentes empleados que pertenecen al Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, se muestran a continuación:
10.1 Elaboración del organigrama del Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma
40
ASAMBLEA GENERAL
COMITÉ EJECUTIVO
COMISIÓN FISCALIZADORA
PRESIDENCIA
SECRETARIA
TRIBUNAL ELECTORAL
PRESIDENCIA
VOCAL
SECRETARIO GENERAL
SECRETARIA
VOCAL
SECRETARIA FINANZAS
SECRET. ACTAS Y COMUNICACIONES SECRETARIA
CONTABILIDAD
SECRET. VIALIDAD Y PROBLEMAS. TRANSPORTE
CONSERJERÍA
AUX. DE CONTABILIDAD
SECRET. ORGAN., ESTAD. Y ARCHIVO
SECRET. CULTURA Y DEPORTES SECRET. PRENSA Y PROPAGANDA SECRET. DE INSPECCIÓN B
41
B
ESCUELA DE CONDUCCIÓN
ESTACIÓN DE SERVICIOS
COMISARIATO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
ADMINISTRADOR
ADMINISTRADOR
ASISTENTE SERVICIOS
SECRETARIA
DIRECTOR PEDAGÓGICO
JEFE INST. Y VIALIDAD
CHOFER
GUARDIÁN
DESPACHA DORES
BODEGUERO
CAJERA
PERCHADOR
INSPECTOR GENERAL
DOCENTES
INSTRUCTO RES CONDUCCIÓ N Elaborado por:
Revisado por: -------------------------------------------Dunia Enith Seminario Macas TESISTA UPS
Aprobado por:
------------------------------------------Mgtr. Ximena Méndez DIRECTORA TRAB. TITULACIÓN 42
---------------------------------------Abog. Manuel Castillo SECRETARIO GENERAL DEL SINDICATO
10.2 Elaboración del Manual de Funciones para el Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma
10.2.1 Diseño de herramientas para levantar el Manual de Funciones del Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma
Para elaborar el manual de funciones del Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma, se procede a seguir los siguientes pasos:
Paso 1.- Identificación de cargos: A través del organigrama del Sindicato, se determina los diferentes servicios y cargos que se mantienen.
Paso 2.- Datos de identificación.- Aquí se establece los siguientes aspectos: -
Servicios que ofrece el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma
-
Nivel estratégico
-
Nivel Administrativo
-
Nivel operativo
-
Código
Para establecer un orden y rápida identificación se realiza la codificación de cada manual de funciones, tomando en cuenta los siguientes aspectos:
01.01.01 = SECRETARIO GENERAL DEL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DE ZARUMA
Tabla No. 10.1: Codificación para el manual de funciones
CODIFICACIÓN
SIGNIFICADO
01.
Área de servicio
01.
Nivel de jerarquía y departamento
01.
Número de orden
Elaborado por: Dunia Seminario
A continuación se detalla las áreas de servicio que se representa en forma numérica, los niveles y el número de orden:
43
Tabla 10.2: Identificación de los diversos cargos
ÁREA/CARGO
CÓDIGO DEL
CÓDIGO
NÚMERO DE
SERVICIO
NIVEL
ORDEN
JERARQUÍA SECRETARÍA GENERAL Secretario General
01.
01.
01
Secretario administrativo
01.
02.
02
Conserje
01.
03.
03
Contador
01.
02.
04
Auxiliar de Contabilidad
01.
03.
05
Director administrativo
02.
02.
06
Secretaria
02.
03.
07
Asistente de servicios
02.
03.
08
Director pedagógico
02.
03.
09
Inspector general
02.
03.
10
Jefe de instrucción y vialidad
02.
03.
11
Docente
02.
03.
12
Instructor de conducción
02.
03.
13
Administrador
03.
02.
14
Chofer
03.
03.
15
Guardián
03.
03.
16
Despachador
03.
03.
17
Administrador
04.
02.
18
Bodeguero
04.
03.
19
Cajera
04.
03.
20
Perchador
04.
03.
21
ESCUELA DE CONDUCCIÓN
ESTACIÓN DE SERVICIOS
COMISARIATO
Fuente: Encuestas Elaborado por: Dunia Seminario
Paso 3.- Aplicación de las encuestas, con lo cual se obtiene la información para el manual de funciones y perfil de cargo (ver anexos).
44
10.2.2 Elaboración del Manual de Funciones para el Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma.
A continuación se presentan los manuales de funciones y perfil del cargo del Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma.
45
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Secretario General NOMBRE DEL CARGO: 01.01.01 CÓDIGO:
ÁREA:
Administrativa
NIVEL
Administrativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Representar legal, judicial y extrajudicialmente al Sindicato de Choferes Profesional del cantón Zaruma, y responsabilizarse por la administración de la institución. REPORTA A:
Asamblea General
SUPERVISA
Comité Ejecutivo
A:
- Secretario administrativo - Contador - Director administrativo de la Escuela
de
Conducción. - Administrador de la Estación de servicios. - Administrador Comisariato ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
46
del
FUNCIONES DEL CARGO: -
Concurrir en representación del Sindicato a todos los actos oficiales y extraoficiales.
-
Legalizar con su firma los documentos, correspondencia, planillas de pago, comprobantes, contratos, escrituras, registros, títulos, carnets, actas, convocatorias, anuncios, publicaciones, cheques, letras de cambios, etc.
-
Cumplir y hacer cumplir las resoluciones de la Asamblea General, el Comité Ejecutivo y las disposiciones del Estatuto y Reglamentos;
-
Convocar a las sesiones del Comité Ejecutivo y de las Asambleas Generales;
-
Defender públicamente y con documentos los intereses y el buen nombre del Sindicato;
-
Instalar y presidir las sesiones de Asamblea General así como las sesiones del Comité Ejecutivo;
-
Formular el orden del día y llevarlo a la aprobación de la Asamblea General y Comité Ejecutivo. En cada caso, con sujeción al objetivo primordial de la convocatoria;
-
Adoptar disposiciones en el caso de suma urgencia y ante la imposibilidad de reunir al Comité Ejecutivo, debiendo dar cuenta de lo actuado en la sesión inmediata;
-
Realizar gastos de acuerdo con el Secretario de Finanzas, hasta por un monto de 10 sueldos básicos unificados, en casos imprevistos y extraordinarios, debiendo dar cuenta al directorio en la primera sesión siguiente.
En cantidades mayores, se
requerirá la autorización del Comité Ejecutivo o de la Asamblea General según la cuantía; -
Ser Director General Administrativo de la Escuela de Capacitación Profesional, supervigilarla frecuentemente y responsabilizarse de su funcionamiento;
-
Formular temas para el nombramiento de empleados, incluyendo el personal docente para la Escuela de Capacitación de Choferes Profesionales, cuidando siempre que no tengan nexos familiares con quien formule la terna;
-
Exigir a los miembros del Comité Ejecutivo cumplan sus obligaciones según corresponda;
-
Presidir los tribunales examinadores en la Escuela de Capacitación Profesional igualmente presidir las Delegaciones a certámenes o congresos para Choferes al que fuere convocado;
-
Atender en las oficinas del Sindicato durante los días hábiles, con sujeción al horario que se especifique en el Reglamento General Interno;
-
Atender con buen juicio todos los asuntos que no estén especificados en los Estatutos y su reglamento, siempre que no contravenga expresas disposiciones de los mismos; y,
-
Aplicar las sanciones descrita en el Estatuto.
47
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Definir y establecer las políticas necesarias Administración, Planificación estratégica, en el correcto desarrollo de los objetivos del Presupuestos, Talento Humano, Manejo Sindicato. Definir
empresarial. las
financieras,
políticas operacionales,
administrativas, Administración, Planificación estratégica, de
recursos Presupuestos, Talento Humano, Manejo
humanos y prestación de servicios del empresarial. Sindicato. Planificar y controlar la ejecución de Administración, Planificación estratégica, proyectos disponiendo de todas las medidas Presupuestos, Talento Humano, Manejo y recursos para el cumplimiento de los empresarial. objetivos del Sindicato. Gestionar y desarrollar planes de expansión Administración, Planificación estratégica, de servicios y posicionamiento del Sindicato Presupuestos, Talento Humano, Manejo a nivel cantonal.
empresarial.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: TITULACIÓN: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
Ingeniero Comercial Economista
TERCER NIVEL
Ingeniero en Comercio
ESTUDIOS
Exterior y afines
UNIVERSITARIOS
relacionados con la administración empresarial.
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
Maestría en gestión
POST – GRADO
empresarial, manejo de
MAESTRÍAS, PHD,
empresas, MBA, Gestión y
ETC.
Talento humano.
48
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Gestión empresarial
40
Gestión de recursos humanos
40
Manejos económicos y financieros
40
Planeación estratégica y negocios
40
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
49
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
50
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA NOMBRE DEL Secretario Administrativo CARGO: 01.02.02 CÓDIGO:
ÁREA:
Administrativa
NIVEL DEL
Operativo
CARGO NATURALEZA DEL CARGO Realizar labores administrativas, atender con cordialidad a los socios y usuarios del Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma. REPORTA A:
Seretario General
SUPERVISA A:
- Conserje
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: -
Atender a los usuarios;
-
Realizar el ingreso de socios al sistema de control;
-
Recibir documentación oficial del Sindicato y responsabilizarse por su conservación;
-
Elaboración de listado de los socios;
-
Actualización de expedientes de los socios
-
Participar en las asambleas generales
-
Colaborar en la organización de actividades sociales.
-
Administrar el fondo fijo de caja chica
-
Despachar toda la documentación que haya sido revisada y firmada por el Secretario General.
-
Conferir, previa autorización del Secretario General, copias y certificados que se soliciten.
-
Elaborar oficios, informes, memorandos, y otros documentos que sean requeridos por el Secretario General, o que deban ser enviados por trámite a diferentes destinatarios.
-
Informar a los interesados sobre el estado en que se encuentran los trámites que se realizan en la Secretaría General del Sindicato.
-
Mantener actualizados los documentos a su cargo, el archivo del Sindicato, atender el correo
51
electrónico y correspondencia que disponga el Secretario General, cuando corresponda.
-
Cumplir con las demás funciones previstas en el reglamento interno del Sindicato y asignadas por el Secretario General.
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES: Archivar,
organizar
documentación física
y
CONOCIMIENTOS:
despachar y digital
la Manejo de
de
archivos,
organización
la empresarial, Ofimática.
Secretaria General del Sindicato. Receptar las llamadas que se realizan al Relaciones humanas, atención al cliente y de Sindicato
e
informar
a
la
parte comunicación.
correspondiente. Recibir y atender a los clientes internos y Relaciones humanas, atención al cliente y de externos que necesiten atención.
comunicación.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
TITULACIÓN: Secretariado Ejecutivo
ESTUDIOS
Administración de
UNIVERSITARIOS
Empresas, afines.
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
52
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Atención al cliente
20
Manejo y conocimiento de protocolos internos de
20
Empresas. Relaciones Humanas
20
Comunicación y fluidez verbal
20
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
53
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
54
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Conserje NOMBRE DEL CARGO: 01.03.03 CÓDIGO:
ÁREA:
Administrativa
NIVEL
Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Realizar actividades de aseo, mensajería y otras que le disponga el Secretario General y/o socios o funcionarios del Sindicato. REPORTA A:
Secretario General
SUPERVISA A:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: -
Realizar la limpieza de todas las oficinas del área administrativa del Sindicato.
-
Realizar depósitos bancarios en cuentas del Sindicato.
-
Realizar labores de mensajería: entrega de convocatorias, oficios, invitaciones, etc.
-
Colaborar en la realización de eventos sociales que realice el Sindicato.
-
Reemplazar al personal de bodega del Comisariato en caso de ausencia del mismo.
-
Cumplir con las disposiciones emanadas por el Secretario General.
55
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Supervisar las baterías sanitarias de las Generales y básicos instalaciones del Sindicato y realizar su limpieza e informar de algún desperfecto. Colocar y disponer de insumos de aseo y Generales y básicos limpieza para todas las instalaciones Realizar la limpieza de las instalaciones Generales y básicos internas y externas del Sindicato
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
ESTUDIOS
TITULACIÓN:
UNIVERSITARIOS
Bachiller
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Atención al cliente
8
Relaciones humanas
8
56
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
57
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Contador NOMBRE DEL CARGO: 01.02.04 CÓDIGO:
ÁREA:
Administrativa
NIVEL
Administrativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Coordinar todo tipo de actividades financiero – económico del Sindicato de Choferes Profesional del cantón Zaruma. REPORTA A:
Secretario General
SUPERVISA A:
- Auxiliar de Contabilidad
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: -
Revisar estados de cuenta, control de movimientos bancarios.
-
Revisar los egresos.
-
Colaborar con el control de ingresos y salida de personal
-
Realizar cronograma de trabajo en turnos rotativos del personal
-
Realizar declaraciones tributarias.
-
Llevar la contabilidad del Sindicato.
-
Elaborar balances e informes trimestrales de acuerdo a los principios generales aceptados de contabilidad o cuando sean requeridos por el Secretario General.
-
Mantener actualizado el inventario de los bienes muebles y los registros inmuebles de propiedad del Sindicato de Choferes.
-
Cumplir con las demás funciones que señale el Secretario General y las que se establezcan en el reglamento interno.
58
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Realizar la actualización y control de los Contabilidad, sistemas contables, auditoría, sistemas contables de la empresa
gestión tributaria, normas y leyes vigentes.
Elaborar reportes contables de la situación Contabilidad, sistemas contables, auditoría, económica y financiera de la empresa, gestión tributaria, normas y leyes vigentes. ejerciendo control de los estados financieros reales. Elaborar conciliaciones de los saldos de Contabilidad, sistemas contables, auditoría, cuentas
gestión tributaria, normas y leyes vigentes.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA TITULACIÓN:
TERCER NIVEL
CUARTO NIVEL
ESTUDIOS
Contabilidad y Auditoría,
UNIVERSITARIOS
Administración Financiera,
ESTUDIOS DE
afines.
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Auditoría Financiera
40
Mecanismos de control financiero
40
59
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
60
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Auxiliar de Contabilidad NOMBRE DEL CARGO: 01.03.05 CÓDIGO:
ÁREA:
Administrativa
NIVEL
Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Apoyar al Contador en las labores financieras del Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma. REPORTA A:
Contador Secretario General
SUPERVISA A:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: -
Atención al cliente
-
Revisar los saldos de las cuentas bancarias del Sindicato.
-
Realizar el cierre de caja del Comisariato
-
Efectuar pago a proveedores del comisariato
-
Ingresar las facturas de compras del comisariato
-
Realizar la revisión de créditos del comisariato
61
- Cajero del Comisariato - Perchador del Comisariato - Bodeguero del Comisariato
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Llevar el registro de todas las obligaciones Contabilidad tributarias para su control y pago respectivo
general,
conocimientos
financieros básicos.
Realizar la verificación de las facturas y Contabilidad
general,
conocimientos
comprobantes de retención para su correcto financieros básicos. pago. Realizar conciliaciones bancarias de los Contabilidad
general,
conocimientos
depósitos y movimientos bancarios de la financieros básicos. empresa y verificar que estos sean correctos.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA TITULACIÓN:
TERCER NIVEL
CUARTO NIVEL
ESTUDIOS
Contabilidad y Auditoría,
UNIVERSITARIOS
Administración Financiera,
ESTUDIOS DE
afines
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Contabilidad general
20
Conocimientos de normas y leyes vigentes
20
62
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
63
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Director administativo NOMBRE DEL CARGO: 02.02.06 CÓDIGO:
ÁREA: NIVEL
Escuela de Conducción Administrativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Responder civil y penalmente por el funcionamiento de la Escuela de Conducción, así como también de los recursos económicos que la actividad de la institución genere, el cargo será garantizado en la forma y monto que determine el organismo que lo nominó. REPORTA A:
Secretario General
SUPERVISA A:
- Director pedagógico - Personal administrativo de la Escuela de Conducción
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: -
Ejercer la representación legal de la escuela de su dirección y dirigirlo de acuerdo con las normas legales y disposiciones de los reglamentos existentes y las que para el efecto dictare la Agencia Nacional de Transito
-
Realizar una selección efectiva y proponer al consejo académico la nómina de docentes e instructores de conducción.
-
Responder y controlar por la buena marcha de las actividades administrativas, económicas, educativas, técnicas.
-
Velar por el mantenimiento de la disciplina y respeto de los estudiantes y todos quienes conforman la escuela de conducción.
-
Custodiar que los planes y programas de estudio se den de acuerdo a lo planificado y aprobado por la Agencia Nacional de Transito
64
-
Suscribir los títulos de conductor profesional en coordinación con el Secretario de la escuela.
-
Velar por el buen nombre y prestigio de la escuela de conducción
-
Elaborar anualmente el presupuesto de la escuela y enviarlo a la (ANT), y proponer el costo de los cursos al directorio de la Agencia Nacional de Tránsito.
-
Supervisar las actividades académicas y administrativas; alumnos matriculados, resultados de las pruebas, asistencia, calificaciones o reprobaciones y más novedades de alumnos y docentes con el fin de mantener la calidad en el proceso de enseñanza-aprendizaje.
-
Supervisar que los archivos de la escuela se lleven a acorde a las nuevas técnicas; que sean debidamente custodiados y que se tengan los respaldos respectivos.
-
Elaborar informes de actividades y planes anuales de trabajo, así como dar solución en caso de reclamos, sustentando su decisión en los reglamentos legales existentes para la escuela.
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Definir y establecer las políticas necesarias Administración, Planificación estratégica, en el correcto desarrollo de los objetivos de Talento Humano, Manejo empresarial. la Escuela de Conducción Supervisar las actividades del personal de la
Administración, Talento Humano.
Escuela de Conducción. Planificar y controlar la ejecución de Administración, Planificación estratégica, proyectos disponiendo de todas las medidas Talento Humano. y recursos para el cumplimiento de los objetivos de la Escuela de Conducción.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
CUARTO NIVEL
TITULACIÓN: Ingeniero Comercial o
ESTUDIOS
afines
UNIVERSITARIOS
Ciencias de la Educación
ESTUDIOS DE
Supervisión Educativa
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC. 65
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Gestión empresarial
20
Gestión de recursos humanos
20
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
66
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
67
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Secretario NOMBRE DEL CARGO: 02.03.07 CÓDIGO:
ÁREA: NIVEL
Escuela de Conducción Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Atender con puntualidad y eficacia el despacho así como también, elaborar y registrar toda la documentación que se maneja dentro de la institución y emitir cualquier documento previa autorización. REPORTA A:
-
Director
SUPERVISA A:
Administrativo -
Contabilidad
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: -
Registrar toda la documentación que ingresa y egresa a la Escuela de Conducción
-
Atender con cordialidad a los usuarios, dentro de las horas laborables.
-
Despachar la documentación que haya sido revisada y firmada por el Director Administrativo y/o pedagógico.
-
Conferir, previa autorización del Director Administrativo, las copias y certificaciones a los estudiantes que solicitaren.
-
Elaborar oficios, informes, memorandos y otros documentos que sean requeridos por el Director.
-
Matricular a los estudiantes y mantener actualizado su expediente personal.
-
Mantener actualizados los libros a su cargo, el archivo, atender el correo electrónico y correspondencia de la escuela como lo disponga el Director, cuando corresponda.
-
Mantener el registro de matrículas, de calificaciones y más documentos propios de la Escuela, 68
responsabilizarse por su integridad y archivo adecuado.
-
Registrar todas las actividades académicas y administrativas; alumnos matriculados, resultados de las pruebas de ingreso, asistencia, calificaciones o reprobaciones y novedades que se suscitaren con los estudiantes y profesores.
-
Crear, mantener y cuidar los archivos conforme a las técnicas modernas.
-
Cumplir con las demás funciones previstas en el reglamento interno y/o asignadas por el Director.
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES: Archivar,
organizar
y
despachar
CONOCIMIENTOS: la Manejo
de
archivos,
organización
documentación física y digital de la Escuela empresarial, Ofimática. de Conducción Receptar las llamadas que se realizan a la Relaciones Humanas, atención al cliente y Escuela de Conducción
de comunicación.
Recibir y atender a los clientes internos y Relaciones humanas, atención al cliente y de externos que necesiten atención por parte de comunicación los
funcionarios
de
la
Escuela
de
Conducción.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
CUARTO NIVEL
TITULACIÓN: Secretaria Ejecutiva,
ESTUDIOS
Administración de
UNIVERSITARIOS
Empresas, Asistencia
ESTUDIOS DE
Gerencial y Relaciones
POST – GRADO
Publicas, afines.
MAESTRÍAS, PHD, ETC.
69
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Atención al cliente
20
Relaciones humanas
10
Comunicación y fluidez verbal
20
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
70
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
71
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Auxiliar de Servicios NOMBRE DEL CARGO: 02.03.08 CÓDIGO:
ÁREA: NIVEL
Escuela de Conducción Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Realizar las labores de mensajería y limpieza en las instalaciones de la Escuela de Conducción. REPORTA A:
Director Administrativo
SUPERVISA A:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: -
Realizar las labores de limpieza en las instalaciones de la Escuela de Conducción.
-
Efectuar labores de mensajería.
-
Velar por la conservación del edificio e instalaciones de la Escuela de Conducción.
-
Abrir y cerrar las puertas del edificio de la Escuela de Conducción
-
Cumplir con las disposiciones emanadas por el Personal de la Escuela de Conducción.
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Supervisar las baterías sanitarias de las Generales y básicos instalaciones de la Escuela de conducción e informar de algún desperfecto. Colocar y disponer de insumos de aseo y Generales y básicos limpieza para todas las instalaciones. Realizar la limpieza de las instalaciones Generales y básicos 72
internas y externas de la Escuela de Conducción
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
ESTUDIOS
TITULACIÓN:
UNIVERSITARIOS
Bachiller
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Atención al cliente
8
Relaciones humanas
8
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
73
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
74
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Director Pedagógico NOMBRE DEL CARGO: 02.03.09
CÓDIGO:
DE CARGO ÁREA:
Escuela de Conducción
NIVEL
Administrativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Dirigir la gestión técnico pedagógico de la escuela de una manera planificada, ejecutada y con el debido asesoramiento de Director General Administrativo. REPORTA A:
-
Director Administrativo Secretario General
SUPERVISA A:
- Docentes - Inspector General - Jefe de instrucción vial
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO:
- Planificar las actividades educativas a través de un proceso de evaluación y supervisión de los planes de estudio. - Revisar y analizar detenidamente los planes de estudio para dar recomendaciones sobre los mismos. - Proponer y designar en coordinación con el Consejo Académico y Director General Administrativo, al Asesor Técnico en educación y Seguridad Vial, Docentes e instructores de conducción para la escuela. - Preparar y dictar conferencia u seminarios sobre metodología de enseñanza al personal docente e instructores de la escuela. 75
- Ayudar al cuerpo docente y de instructores en la elaboración del banco de preguntas para las pruebas teóricas y practica así como elaborar instrumentos de evaluación como, cuadros estadísticos sobre el rendimiento de los alumnos. - Supervisar las clases de teoría y práctica impartida por los profesores e instructores a fin de asegurar el empleo de una metodología adecuada y la utilización de medios audiovisuales. - Recomendar y asesorar a la elaboración de manuales y textos de enseñanza como ayuda didáctica para el proceso de enseñanza-aprendizaje.
- Llevar un registro de matrículas y calificaciones de los alumnos conjuntamente con la secretaria a fin de garantizar su seguridad integridad y activación adecuada.
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Supervisar los planes de trabajo de los Administración,
currículo,
planes
y
docentes y controlar su cumplimiento.
programas de estudio, Talento Humano.
Planificar y control el cumplimiento de las
Administración,
actividades académicas.
programas de estudio, Talento Humano,
Currículo,
planes
Manejo empresarial.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA TITULACIÓN:
TERCER NIVEL
CUARTO NIVEL
ESTUDIOS
Supervisión Educativa
UNIVERSITARIOS
Ciencias de la Educación,
ESTUDIOS DE
afines
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
76
y
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Administración educativa
40
Gestión de recursos humanos
40
Planificación curricular
40
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
77
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
78
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Inspector General NOMBRE DEL
ÁREA:
Escuela de Conducción
CARGO: 02.03.10
CÓDIGO:
NIVEL
Administrativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Supervisar las actividades educativas y mantener el orden dentro de la Escuela de Conducción. REPORTA A:
Director pedagógico
SUPERVISA A:
- Docentes
Director Administrativo ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO:
- Supervisar personalmente el proceso de matriculación de los alumnos y Controlar que el personal docente administrativo y alumnos cumplan con sus obligaciones orden y disciplina. - Presentar mensualmente el reporte de asistencia de Docentes, instructores y alumnos de dirección pedagógica y Director General Administrativo. - Preparar anualmente el informe general de labores de la escuela e informar de cualquier novedad al órgano pertinente
79
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Controlar el orden de los estudiantes en las Administración educativa aulas. Vigilar el cumplimiento de las actividades Administración educativa. educativas.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA TITULACIÓN:
TERCER NIVEL
CUARTO NIVEL
ESTUDIOS
Supervisión Educativa,
UNIVERSITARIOS
Ciencias de la Educación,
ESTUDIOS DE
afines.
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Leyes y reglamentos de educación
40
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
80
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
81
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Jefe de instrucción y vialidad NOMBRE DEL CARGO: 02.03.11 CÓDIGO:
ÁREA: NIVEL
Escuela de Conducción Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Impartir cursos o seminarios referentes a la seguridad y educación vial e supervisar que estas materias se impartan de manera adecuada y acorde a los requerimientos de la escuela establecidos en los respectivos reglamentos. Director Pedagógico Director Administrativo ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL REPORTA A:
SUPERVISA A:
Instructores
FUNCIONES DEL CARGO: -
Vigilar el programa de estudios sobre educación y seguridad vial y supervisar su correcta enseñanza
-
Preparar y dictar cursos, conferencias o seminarios sobre educación y seguridad vial a docentes, instructores de conducción y comunidad en general.
-
Proponer bancos de preguntas para la toma de exámenes teóricos y prácticos sobre seguridad vial y conducción.
-
Diseñar supervisar y proponer rutas para las prácticas de conducción coordinando con los organismos componentes.
-
Preparar proyectos para la construcción de parques de educación vial, como medios didácticos para enseñanza de la materia.
-
Elaborar los planos para señalización vertical, horizontal y semaforización para los parques de educación vial.
-
Proponer el diseño de manuales, folletos, trípticos relacionados con educación y seguridad vial 82
como apoyo a la enseñanza que se imparte en la escuela. -
Asesorar a los directivos personal docente e instructores en materia de educación vial a fin de impartir de una manera adecuada las clases en esta materia importante
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Preparar y dictar cursos, conferencias o Leyes de tránsito, Talento Humano. seminarios sobre educación y seguridad vial a docentes, instructores de conducción y comunidad en general. Diseñar supervisar y proponer rutas para las Leyes de tránsito, Talento Humano. prácticas de conducción coordinando con los organismos componentes.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
TITULACIÓN: Chofer profesional
ESTUDIOS
Ing. en transporte y tránsito,
UNIVERSITARIOS
Lcdo. Accidentologia vial,
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
afines
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Leyes de tránsito
40
Gestión de recursos humanos
40
83
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
84
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Docentes NOMBRE DEL CARGO: 02.03.12 CÓDIGO:
Escuela de Conducción
ÁREA: NIVEL
Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Impartir la enseñanza en los cursos de formación y capacitación de una manera eficiente y eficaz en cada una de las materias parea los que fueron designados. REPORTA A:
Inspector
SUPERVISA A:
Director Pedagógico Director Administrativo ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: -
Preparar y planificar las clases de acuerdo a la malla establecida por la Comisión Nacional de Transporte Terrestre y Seguridad Vial, así como evaluar periódicamente el rendimiento de los estudiantes.
-
Utilizar métodos didácticos y técnicas actualizadas que permitan a los estudiantes asimilar de una mejor manera las clases impartidas.
-
Llevar un registro diario de asistencia y calificaciones de los estudiantes
-
Acudir a las sesiones y demás actos oficiales convocados por las autoridades de la escuela o del sindicato.
-
Asistir puntualmente y de manera responsable, a impartir las clases a los alumnos de la escuela.
85
-
Informar inmediatamente de cualquier novedad que suscitara dentro de la escuela, a la secretaria o autoridades pertinentes a fin de tomar correctivos.
-
Asistir a los cursos o seminarios convocados por las autoridades de la escuela.
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Impartir y orientar el proceso de enseñanza Pedagogía aprendizaje a los estudiantes Realizar
las
planificaciones
de
las Pedagogía, currículo
actividades académicas.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
ESTUDIOS
TITULACIÓN:
UNIVERSITARIOS
Ciencias de la Educación
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Planificación curricular
40
86
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
87
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Instructores de conducción NOMBRE DEL CARGO: CÓDIGO:
02.03.13
ÁREA:
Escuela de Conducción
NIVEL DEL CARGO
Operativo
NATURALEZA DEL CARGO Impartir la enseñanza teórica y práctica, y evaluar los conocimientos a los estudiantes de la Escuela de Conducción, con gran profesionalismo, de acuerdo al programa y horarios establecidos. REPORTA A:
Jefe de Instructores
SUPERVISA A:
Inspector Director Pedagógico Director Administrativo ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: -
Instruir las prácticas de acuerdo a lo establecido en los programas y horarios.
-
Elevar oportunamente de alguna novedad cualquier novedad que pudiera musitar a la dirección pedagógica.
-
Impartir las clases de la manera más tolerante y paciente para con los estudiantes a fin de impartir los conocimientos prácticos de una manera adecuada.
-
Evaluar a los estudiantes después de la práctica e informar a la secretaria para que asiente la debida calificación. .
-
Respetar el cumplimiento a cabalidad y cumplir con las actividades establecidas por la escuela.
88
-
Desempeñar su actividad práctica de manera eficaz, eficiente y con el mayor profesionalismo.
-
Cumplir con las disposiciones dispuestas por las autoridades de la escuela.
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Instruir a los estudiantes sobre la conducción Leyes de tránsito, Talento Humano. de un vehículo. Evaluar los conocimientos adquiridos por Pedagogía. los estudiantes.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
TITULACIÓN:
ESTUDIOS
Bachiller
UNIVERSITARIOS
Chofer profesional
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Leyes de tránsito
40
Gestión de recursos humanos
20
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDA D
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
89
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
NO INDISPENSABLE
PORCENTAJE DE DISCAPACIDA D
INDISTINTA
_________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
90
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Administrador NOMBRE DEL CARGO: 03.02.14 CÓDIGO:
ÁREA: NIVEL
Estación de servicios Administrativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Velar por el abastecimiento y despacho oportuno de combustible a la ciudadanía. REPORTA A:
Secretario General
SUPERVISA A:
- Despachadores - Chofer - Guardián
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: -
Controlar la asistencia del personal
-
Diagnosticar el cumplimiento y desenvolvimiento de desempeño del personal
-
Inspeccionar la calidad del combustible
-
Realizar los pedidos de combustible
-
Revisar los cuadres de caja de ventas
-
Recibir y revisar informes realizados por el personal a su cargo, antes de pasar a Contabilidad o a Secretaría General del Sindicato.
-
Velar por el buen uso de las máquinas e instalaciones.
91
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Establecer las políticas necesarias para el Administración. abastecimiento de combustible. Planificar y controlar las actividades de Administración, Talento Humano, Manejo atención al cliente.
empresarial.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
TITULACIÓN: Ingeniero Comercial
ESTUDIOS
Economista
UNIVERSITARIOS
y afines relacionados con la
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
administración empresarial.
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Gestión empresarial
20
Gestión de recursos humanos
30
Manejos económicos y financieros
30
Planeación estratégica y negocios
30
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
92
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
93
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Chofer NOMBRE DEL CARGO: 03.03.15 CÓDIGO:
ÁREA: NIVEL
Estación de servicios Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Conducir el vehículo tanquero del Sindicato de Choferes de Zaruma, para el abastecimiento de combustible de la Estación de Servicios. Administrador Secretario General ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL REPORTA A:
SUPERVISA A:
FUNCIONES DEL CARGO: - Transportar con seguridad el combustible. - Llevar en orden las guías de remisión - Informar al expendedor de cualquier novedad que se presente. - Estar pendiente de cualquier otra disposición por parte de las autoridades del sindicato.
94
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Transportar el combustible desde el lugar de Leyes de tránsito, relaciones humanas, abastecimiento hasta las instalaciones de la mecánica básica, primeros auxilios. Estación de Servicios “Sultana de El Oro”. Conducir con prolijidad, de manera cómoda
Leyes de tránsito, relaciones humanas,
y segura y con respeto a las leyes de tránsito.
mecánica básica, primero auxilios.
Mantener la buena imagen del Sindicato con Leyes de tránsito, relaciones humanas, los
actos
y
omisiones
que
puedan mecánica básica, primero auxilios.
presentarse en el desarrollo de la conducción
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
ESTUDIOS
TITULACIÓN:
UNIVERSITARIOS
Chofer profesional
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Conocimiento de la Ley de Tránsito
20
Primeros auxilios
20
Mecánica automotriz básica
20
95
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
96
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Guardián NOMBRE DEL CARGO: 03.03.16 CÓDIGO:
ÁREA: NIVEL
Estación de servicios Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Velar por la seguridad y protección de las instalaciones de la institución y todos quienes la conforman, así como de quienes la visitan. Administrador Secretario General ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL REPORTA A:
SUPERVISA A:
FUNCIONES DEL CARGO: - Organizar la seguridad y protección de la Estación de Servicios del Sindicato y todas sus instalaciones. - Cumplir con los horarios, disposiciones y órdenes impartidas por las autoridades del Sindicato. - Registrar la entrada y salida de los despachadores de la Estación de Servicios. - Dar un trato amable a las personas que se acercan a la Estación de Servicio. - Informar al Administrador de las novedades que hayan existido durante el transcurso de su jornada de trabajo. - Permanecer dentro de las instalaciones de la institución en su jornada de trabajo.
97
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Proporcionar y velar por la seguridad de los Seguridad, protección personal, manejo de bienes e instalaciones de la Estación de estrategias y técnicas de seguridad, normas Servicios.
de seguridad.
Supervisar el ingreso de las personas sean Seguridad, protección personal, manejo de estas, clientes internos como externos.
estrategias y técnicas de seguridad, normas de seguridad, relaciones interpersonales, atención al cliente.
Mantener y dar correcto uso a las armas y/o Seguridad, protección personal, manejo de utensilios de defensa personal y seguridad
estrategias y técnicas de seguridad, normas de seguridad, leyes de seguridad y uso de armas y/o utensilios de seguridad.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
ESTUDIOS
TITULACIÓN:
UNIVERSITARIOS
Bachiller
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Normas de seguridad
40
Defensa personal y colectiva
40
Atención al cliente y relaciones personales
40
98
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
99
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Expendedores NOMBRE DEL CARGO: 03.03.17 CÓDIGO:
ÁREA: NIVEL DEL CARGO
NATURALEZA DEL CARGO Expender el combustible y atender respetuosamente a los clientes. Administrador Secretario General ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL REPORTA A:
SUPERVISA A:
FUNCIONES DEL CARGO: - Expender combustible. - Dar una buena atención al cliente. - Despachar el combustible justo de acuerdo al pedido del cliente. - Asegurarse de que el dinero que recaudan sea previamente revisado. - Emitir las facturas correctamente.
100
Estación de servicios Operativo
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES: Brindar
una
atención
rápida
y
CONOCIMIENTOS: con Relaciones humanas
amabilidad a los clientes. Controlar
la
venta
Administrador
para
e su
informar
al
Administración.
abastecimiento
oportuno.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
ESTUDIOS
TITULACIÓN:
UNIVERSITARIOS
Bachiller
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Relaciones humanas
40
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
101
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
102
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Administrador NOMBRE DEL CARGO: 04.02.18 CÓDIGO:
ÁREA:
Comisariato
NIVEL
Administrativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Controlar el abastecimiento y comercialización de los productos a los socios y ciudadanía en general. REPORTA A:
Auxiliar de Contabilidad Secretario General
SUPERVISA A:
Cajera Bodeguero Perchador
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: - Supervisar la operatividad del personal del Comisariato, garantizando un buen servicio a los clientes. - Supervisar el peso de los productos - Supervisar las ventas - Velar por el cumplimiento y aplicación del presupuesto de ventas - Análisis de operaciones y toma de decisiones - Autorizar, solicitar y velar por los pedidos de mercadería. - Velar por el abastecimiento de los productos. - Recibir y controlar los informes diarios y cierres de caja. - Ingresar las compras.
103
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Controlar que se brinde un buen servicio al Administración,
Atención
al
cliente,
al
cliente,
cliente de parte de todo el personal de las Relaciones Humanas. secciones asignadas. Velar para el correcto funcionamiento y Administración, abastecimiento
de
productos,
Atención
evitando Relaciones Humanas.
excesos o desabastecimiento.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
CUARTO NIVEL
TITULACIÓN: Ingeniero Comercial Economista
ESTUDIOS
Ingeniero en Comercio
UNIVERSITARIOS
Exterior y afines
ESTUDIOS DE
relacionados con la
POST – GRADO
administración empresarial.
MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Gestión empresarial
20
Gestión de recursos humanos
20
Atención al cliente
30
104
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
105
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Bodeguero NOMBRE DEL CARGO: 04.03.19 CÓDIGO:
Comisariato
ÁREA: NIVEL
- Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Registrar el ingreso y salida de los productos del Comisariato. Mantener kardex actualizados, e informar sobre el desabastecimiento para su inmediata adquisición. Administrador Auxiliar de Contabilidad ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL REPORTA A:
SUPERVISA A:
FUNCIONES DEL CARGO: - Registrar el ingreso de productos a la Bodega - Registrar en kardex las entradas y salidas de los productos. - Entregar productos de acuerdo a los pedidos formulados por el Administrador. - Revisar las facturas y controlar con el producto entregado. - Informar al Administrador sobre los productos faltantes para el respectivo pedido - Ubicar precios en los productos. - Pesar productos para la venta. - Limpieza general del área de Bodega
106
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Proveer y disponer de los productos para la Administración de bodegas comercialización Realizar informes de stock de los productos Contabilidad, en bodega. Registrar
administración,
bodega,
kardex. ingresos,
control,
salida
de Contabilidad, administración, sistemas de
productos diarios.
control, kardex.
Controlar y realizar los inventarios de los Contabilidad, administración, sistema de insumos de la bodega.
control, kardex.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA TITULACIÓN:
TERCER NIVEL
CUARTO NIVEL
ESTUDIOS
Bachiller en Contabilidad,
UNIVERSITARIOS
Administración de
ESTUDIOS DE
Empresas, afines.
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Sistemas de control
40
Manejo de kardex
20
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
107
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
NO INDISPENSABLE
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
INDISTINTA _________%
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
108
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Cajera NOMBRE DEL CARGO: 04.03.20 CÓDIGO:
ÁREA: NIVEL
Comisariato Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Atender al público con amabilidad y respeto, en la facturación y despacho de los productos. Administrador Auxiliar de Contabilidad ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL REPORTA A:
SUPERVISA A:
FUNCIONES DEL CARGO: -
Atención al cliente
-
Facturar ventas, ingresar pagos
-
Ingresar y escanear precios de los artículos en la caja registradora.
-
Procesar tarjetas de afiliación.
-
Controlar los precios etiquetados en el sistema.
-
Ingresar facturas
-
Realizar devoluciones.
-
Generar reportes de ventas.
-
Cuadrar caja diariamente.
109
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Atender al cliente con respeto y amabilidad
Atención al cliente, relaciones humanas.
Realizar los cierres de caja y presentar los Contabilidad. informes al Administrador.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
TITULACIÓN:
ESTUDIOS
Bachiller en Contabilidad o
UNIVERSITARIOS
Administraciòn
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Atención al cliente
40
Relaciones humanas
40
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
110
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
111
FECHA:
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGO SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA Perchador NOMBRE DEL CARGO: 04.03.21 CÓDIGO:
ÁREA:
Comisariato
NIVEL
Operativo
DEL CARGO NATURALEZA DEL CARGO Colocar los productos en las perchas del Comisariato para facilitar al cliente la localización y adquisición de los mismos. REPORTA A:
Administrador
SUPERVISA A:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES DEL CARGO: - Seleccionar los productos y colocarlos en sus respectivos lugares - Controlar el desabastecimiento de los productos en las perchas para su inmediata reposición. - Realizar la vigilancia de las perchas del Comisariato. - Orientar a los clientes sobre la localización de los productos. - Controlar la fecha de caducidad de los productos y retirarlos de las perchas en caso de que estén expirados.
112
PERFIL REQUERIDO: FUNCIONES ESENCIALES:
CONOCIMIENTOS:
Ubicar los diversos productos en las perchas Talento humano del Comisariato, para fácil acceso de los clientes. Velar por el permanente abastecimiento de Administración los
productos
en
las
perchas
del
Comisariato.
NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL: PRIMER NIVEL
ESCOLAR
SEGUNDO NIVEL
SECUNDARIA
TERCER NIVEL
ESTUDIOS
TITULACIÓN:
UNIVERSITARIOS
Bachiller
ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
POST – GRADO MAESTRÍAS, PHD, ETC.
CAPACITACIÓN: TEMA
NÚMERO DE HORAS
Atención al cliente
10
REQUISITOS GENERALES: EXPERIENCIA
GÉNERO
EDAD
DISCAPACIDAD
1-2 AÑOS
MASCULINO
18-24 AÑOS
SI
2-4 AÑOS
FEMENINO
25-30 AÑOS
NO
4-6 AÑOS
INDISTINTO
30 ó MAS AÑOS
PORCENTAJE DE DISCAPACIDAD
NO INDISPENSABLE
INDISTINTA _________%
113
CONDICIONES DEL TRABAJO: ACTIVIDAD
TIPO DE
SITIO DE
FÍSICA
TRABAJO
TRABAJO
HORARIO
DE PIE
LIVIANO
OFICINA
NORMAL
SENTADO
MÁS ó MENOS PESADO
BAJO TECHO
ROTATIVO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y HALANDO
MUY PESADO
MAQUINARIA
SUBIENDO Y BAJANDO OBJETOS
ELABORADO POR:
APROBADO POR:
DUNIA SEMINARIO M.
ABOG. MANUEL CASTILLO
TESISTA UPS
SECRETARIO GENERAL
RECIBIDO POR:
DEL SINDICATO FECHA: 17/03/2016
FECHA: 18/03/2016
114
FECHA:
11. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Luego de reunir la información necesaria a través de la aplicación de los diversos instrumentos de recolección de datos, se procedió a levantar el organigrama funcional y el manual de funciones del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma. Mediante el organigrama se muestra la forma en que cada puesto se relaciona con otras posiciones y cuál es su lugar en la organización.
El Organigrama Funcional y el Manual de Funciones son instrumentos necesarios para una correcta administración de las entidades, sean estas públicas o privadas. Mediante el organigrama funcional se identificaron los diferentes cargos que existen en
el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, integrando a todas las
unidades de servicio en un solo organigrama.
El levantamiento de información para la elaboración del organigrama funcional y el manual de funciones se realizó con éxito. Se reunieron datos para el análisis de puestos, donde se conoció las diversas actividades que realiza cada funcionario, lo que puso en evidencia el recargo de trabajo a algunos empleados, cuyos puestos no estaban bien definidos.
El manual de funciones se elaboró para los puestos administrativos de la Secretaría General, la Escuela de Conducción, Estación de Servicios y Comisariato, por cuanto ellos no contaban con ningún instrumento que oriente y regule sus labores. En total se elaboraron 21 manuales de funciones para igual número de cargos existentes en estas todas estas áreas.
No se levantó información para los siguientes puestos: Asamblea General, Comité Ejecutivo, Comisión Fiscalizadora, Tribunal Electoral, Secretaria de Actas y Comunicaciones, Secretaria de Cultura y Deportes, Secretaria de Prensa y Propaganda, Secretaría de Inspección, Secretaria de Finanzas, Secretaría de Vialidad y Problemas de Transporte y Secretaría de Organización, Estadística y Archivo, debido a que el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma cuenta con un Reglamento Interno donde se estipulan las funciones para cada uno de estos cargos.
115
Además los socios que desempeñan estas funciones no laboran en jornada completa, sino que se reúnen de acuerdo a lo que establece el reglamento de la Institución.
En el levantamiento de la información para elaborar el manual de funciones de los diferentes cargos administrativos de todas las áreas de servicios del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, se pudo evidenciar que existen empleados como la Auxiliar de Contabilidad quien también desempeña las funciones de Administradora del Comisariato, es decir que desempeña dos cargos a la vez.
El Secretario Administrativo manifestó que él realiza también funciones que le competirían al Administrador del Comisariato, igualmente ejecuta labores como la toma del examen psico-sensométrico, actividad que correspondería a la Escuela de Conducción. Este tipo de duplicidad de funciones ocasiona malestar entre los empleados, quienes se sienten recargados en su trabajo.
Igualmente se pudo evidenciar que el cargo de Secretario General es quien desempeña también las funciones de Director Administrativo de la Escuela de Conducción.
El auxiliar de servicios del área administrativa del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, también es quien reemplaza al personal del servicio de Comisariato (cajera, perchador, bodeguero) cuando estos están de vacaciones o por diversos motivos que se alejan de la Institución. La persona que realiza estas actividades dice sentirse sobrecargado, pues en reiteradas ocasiones cuando está reemplazando a algún empleado del Comisariato no puedo cumplir con las funciones que si están relacionadas con su cargo.
Así mismo, existe otro caso de un empleado que cumple doble función, y se trata del Contador, quien a más de sus funciones inherentes a su cargo, realiza labores de jefe de Talento Humano.
Al definir en forma clara el puesto de trabajo se determina en gran medida el rol que la persona juega en el Sindicato, por lo tanto se espera el cumplimiento de sus actividades. Durante el trabajo de campo se evidenciaron todos estos casos que se 116
están dando en el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, por lo tanto se espera que con la definición del manual de funciones se ponga orden al respecto, porque de lo contrario se mantendría el malestar que existen en quienes se sienten perjudicados al cumplir dos cargos a la vez.
12. INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
El trabajo desplegado a favor del Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma se considera que fue efectivo, porque permitió dar solución a los diversos indicadores que demostraban un conflicto por la falta de un organigrama bien definido y el manual de funciones.
En lo referente al organigrama funcional, el Sindicato mantenía este instrumento elaborado pero en forma separada, es decir que existía el organigrama de la administración central, donde solo aparecían las diversas secretarias existentes y el Secretario General. Y también contaban con un organigrama de la Escuela de Conducción. Los cargos de la administración del Sindicato, al igual que los servicios de Comisariato y la Estación de Servicios no constaban.
Al respecto se reestructuró el organigrama donde se unifican todos los servicios que presta la institución, pues se considera que no se debía mantener por separado este tipo de instrumentos pues se trata de una sola entidad que brinda diversos servicios.
Al establecer el organigrama del Sindicato, los Directivos y empleados, cuenta en forma clara, con la estructura jerárquica la institución, esto es, se identifica rápidamente quien depende de quién, esto le da orden y mejor organización. Igualmente le permite saber de forma rápida los elementos de autoridad, así como los niveles jerárquicos y la relación entre ellos. De esta manera se evita así duplicidades en las tareas.
Igualmente, existían en la organización diversos conflictos por la falta de un manual de funciones que establezca las actividades y responsabilidades de cada cargo. De acuerdo al criterio del Secretario General, en algunas ocasiones se desestabilizaba el nivel jerárquico producto de que los empleados no acudían directamente a cada una 117
de las diferentes unidades de servicios, sino que lo hacían a su máxima autoridad del Sindicato llevando consigo a incurrir en la centralización para la resolución de conflictos y ausencia de responsabilidades en los jefes de cada área.
La falta de un manual de funciones para los diferentes puestos de trabajo en las diversas áreas de los servicios que brinda el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, provoca duplicidad de funciones, el desequilibrio en cargas de trabajo, omisiones, cuellos de botella y la mala comunicación interna y externa.
Al respecto, se hizo el levantamiento de información y se elaboró el manual de funciones para los diversos cargos del área administrativa del Sindicato y los diversos servicios que brinda la institución (Escuela de conducción, Estación de servicios, Comisariato). En el manual de funciones se establecieron aspectos como: nombre del cargo, área al que pertenece el cargo, el código, se estableció un perfil para cada cargo, se especifica la naturaleza del cargo, a quién reporta y a quién supervisa, la estructura organizacional y también se detallan todas las funciones del cargo.
De esta manera se aportó con un documento formal para el Sindicato, que les sirve de guía para todo el personal, con lo cual se busca minimizar los conflictos de autoridad en las áreas, fuga de responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, se mantiene la disciplina y mejora el clima laboral. Se considera que es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales y otros, que con el paso del tiempo deben irse estructurando en la Institución.
La elaboración del organigrama funcional y el manual de funciones fue una tarea que ameritó un trabajo minucioso y exhaustivo, por lo cual se requirió recabar la información de una manera efectiva y así garantizar el logro del objetivo; aunque la estructura de la empresa no estaba definida con claridad y el personal asignado a determinadas posiciones no es el más apto para desarrollar las funciones o tienen claras ventajas sobre el resto del personal.
118
Se considera que el Sindicato por tratar de ahorrar gastos corrientes en salarios no contrata más personal, ya que se hace necesario, en vista de que algunos empleados están cumpliendo las funciones de dos cargos a la vez y esto está ocasionado malestar dentro de la organización, pero son problemas de fácil solución teniendo en cuenta que lo primero que se debe hacer es reconocer que existe la necesidad de incrementar el número de empleados.
En base a los resultados establecidos se considera que las hipótesis planteadas se han cumplido, pues la ausencia de un organigrama funcional en base al verdadero orden jerárquico y las funciones de cada área en el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, provocaba desconocimientos del orden regular tanto de los clientes internos como externos de la organización. Con la reestructuración del organigrama se establece orden y disciplina en el funcionamiento de la empresa; las áreas fundamentales quedan perfectamente definidas y atendidas, conociendo quién es el responsable de la ejecución de cada tarea o área. Tomando en cuenta que el funcionamiento y los roles están perfectamente definidos, no existen áreas de aisladas que generarían disfunciones y exceso de costes. Se busca de esta manera aportar al crecimiento de la empresa de forma ordenada.
También se consideraba que la falta de un manual de funciones para los diferentes puestos de trabajo en las diversas áreas de los servicios que brinda el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, provoca duplicidad de funciones, el desequilibrio en cargas de trabajo, omisiones, cuellos de botella y la mala comunicación interna y externa. Dicha hipótesis también se cumplió porque a través del manual se precisaron las
funciones
y relaciones
de
cada
unidad
de
trabajo
para
deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones; igualmente les sirve como un medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales; se determina el perfil del ocupante del puesto, de acuerdo con el cual, en caso de ingreso de nuevo personal se deberá tomar en cuenta este aspecto, como base para la selección de personal.
119
13. CONCLUSIONES
El trabajo de campo desplegado en el Sindicato de Choferes Profesionales del Cantón Zaruma, permitió llegar a las siguientes conclusiones:
-
En el Sindicato de Choferes Profesional de Zaruma, existen empleados que están cumpliendo funciones de dos cargos a la vez, lo que ocasiona malestar debido a la sobre carga de trabajo.
-
Con la elaboración del Organigrama funcional, el Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma tiene una visualización gráfica e informativa de la estructura real y funcional, considerando que anteriormente contaban con un organigrama de la parte directiva y de la escuela de conducción en forma separada.
-
Mediante el organigrama funcional se ha definido un orden jerárquico entre los diferentes cargos y áreas de servicio que brinda la institución, lo cual ayuda a eliminar duplicidad de funciones, sobre carga de trabajo a algunos puestos, conflictos de autoridades.
-
El análisis y descripción de los cargos del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma, permitió establecer el perfil, la naturaleza del trabajo y las funciones que el recurso humano va desempeñar en su cargo.
-
Algunos de los beneficios que otorga al Sindicato de Choferes Profesional de Zaruma, el manual de funciones, es reconocer las deficiencias que existen en la organización, la sobrecarga de trabajo y el encadenamiento de los puestos y funciones que se han venido dando; y de esta manera les ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.
-
El organigrama y manual de funciones que se ha elaborado a favor del Sindicato de
Choferes Profesionales del cantón Zaruma, permitirá a los dirigentes
sindicales conocer y explicar al empleado la labor que desarrolla, exigir mejoras
120
a cada trabajador lo que debe hacer y la forma como debe hacerlo y evita interferencias en el mando y en la realización de las diversas actividades.
14. RECOMENDACIONES
En base a las conclusiones, se determinan las siguientes recomendaciones:
-
Sugerir a los dirigentes del Sindicato de Choferes Profesionales del cantón Zaruma, la contratación de un profesional para que ocupe el cargo de Administrador del Comisariato, por cuanto estas funciones las está cumpliendo el cargo de Auxiliar de Contabilidad. Además el nuevo funcionario debe ser quien reemplace o establezca la manera de suplir la falta de personal en esta área debido al uso de vacaciones y/u otros motivos.
-
Dar a conocer, por parte del Secretario General, a todos los empleados y socios del Sindicato de Choferes Profesional en Asamblea General, el organigrama y manual de funciones que han sido levantados a favor de la institución.
-
Disponer, por parte de los dirigentes sindicales, la puesta en práctica del manual de funciones a todos los empleados y verificar el cumplimiento de las responsabilidades en cada uno de los cargos.
-
Realizar, por parte del Comité Ejecutivo del Sindicato, la revisión anual del Organigrama y Manual de Funciones para contar con información actualizada; en especial en los cargos que se sugiere la contratación de nuevo personal.
-
Elaborar, por parte del Comité Ejecutivo del Sindicato, planes de capacitación en cada una de las áreas de servicios de la Institución, para disminuir la brecha que puede existir entre el ocupante del cargo y el perfil requerido.
121
15. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Alan,
V. (2010). EHow en Español. Obtenido de http://www.ehowenespanol.com/significado-del-metodo-descriptivoinvestigacion-sobre_135646/ Alles, M. (2012). Cinco pasos para transformar una oficina de personal en un área de recursos humanos. Buenos Aires: Granica. Alles, M. (2012). Dirección Estratégica de Recursos Humanos. Gestión por competencias. Buenos Aires: Granica. Bedoya, E. O. (2012). Metodología en la nueva gestión de personas. Colombia. Bohlander, & Snell, G. &. (2011). Administración de Recursos humanoas. México: CENGAJE LEARNING - UTPL. Campos, V., & Moya, R. (junio de 2011). La formación del profesional desde una concepción personalizada del proceso de aprendizaje. Cuba. Cegarra Sánchez, J. (2012). Los métodos de investigación. Madrid - España: Diaz de Santos. Chiavenato, I. (2009). Gestión del Talento Humano. México: McGraw-Hill Companies - UTPL. Contreras , R., Múzquiz, A., & Petersen, A. (17 de junio de 2011). Guía técnica para elaborar organigramas. Jalisco, México. Ecured. (s/f). Investigación no experimental. Recuperado el 03 de 01 de 2016, de www.ecured.cu: http://www.ecured.cu/Investigaci%C3%B3n_no_experimental Guillo, M. (07 de 05 de 2014). La importancia del organigrama en la empresa. Recuperado
el
01
de
01
de
2016,
de
maximopotencial.com
:
http://maximopotencial.com/2014/05/07/la-importancia-del-organigrama-enla-empresa/ Heinemann, K. (2003). Introducción a la metodología de la investigación empírica. Barcelona - España: Paidotribo. Hernández Blázquez , B. (2001). Técnicas estadísticas de investigación social. España: Díaz de Santos. Hernández, C. (2007). Análisis administrativo: técnicas y métodos. Costa Rica: EUNED.
122
PRAXIS Consultores Ltda. (18 de septiembre de 2007). Psicología laboral. Recuperado
el
15
de
02
de
2016,
de
http://praxischile.blogspot.com/2007/09/perfil-de-un-cargo.html: http://praxischile.blogspot.com/2007/09/perfil-de-un-cargo.html Quintana, A. (2006). Psicología: tópicos de actualidad. Lima, Perú. Rey, F. (2001). Manual de mantenimiento integral en la empresa. España: FC. Rodríguez, V. J. (2012). Cómo elaboorar y usar los manuales administrativos. México: Cengage Learning Editores S.A. Samm, L. (2013). Tipos de investigación. Recuperado el 03 de 01 de 2016, de www.academia.edu: http://www.academia.edu/6609429/UNIDAD_I_TIPOS_DE_INVESTIGACI ON Sánchez, J. (15 de noviembre de 2015). Licenciado. (D. Seminario, Entrevistador) Thompson, I. (julio de 2009). Tipos de organigramas. Madrid, España. Torres, M. (2010). Manual de funciones de una empresa. Ibarra: Potificia Universidad Católica del Ecuado
123
16. ANEXOS
ANEXO 1: Formato de encuesta para la reestructuración del organigrama
SINDICATO CHOFERES PROFESIONALES DE ZARUMA
ENCUESTA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÒN EN PROPUESTA DE REESTRUCTURACION DEL ORGANIGRAMA DEL SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÒN ZARUMA. El objetivo de la presente encuesta es obtener información útil para elaborar una propuesta de restructuración del organigrama funcional de la institución. I. Datos personales. Nombres y Apellidos: Área o Departamento Cargo que desempeña Personal a su cargo Cargo (s) al cual supervisa Cargo (s) al cual reporta Cargo (s) con los que coordina. Cargo (s) con los que se relaciona en su puesto de trabajo II. PREGUNTAS: 1. ¿Conoce Usted cual es el organigrama del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma y su estructura? SI
NO
2. ¿Conoce Usted claramente cuales son los objetivos de la Institucion? SI
NO
3. ¿En el cargo que desempeña, usted supervisa a otras personas? SI
NO
A QUIENES ?
4. ¿Reporta Usted sus tareasdo desarrollar las tareas? SI
NO
124
5. ¿Conoce Ud. a quien debe reportar sus tareas? SI
NO
A QUIEN?
6 ¿Hay tareas que Usted debe coordinar con otras àreas o departamentos? SI
NO
CUALES?
7. ¿ Las tareas que Usted realiza son exclusivamente de su cargo? SI
NO
8. ¿Cree Usted que su cargo està sobrecargado de trabajo? SI
NO
PORQUE ?
9. ¿Cree usted necesario realizar cambios y modificar la estructura del organigrama actual de la organizacion? SI
NO
PORQUE ?
10. ¿Considera usted que se deben crear mas cargos en la organizaciòn? SI
NO
PROPONGA CUALES? !Gracias por su colaboración!
125
ANEXO 2: Formato para análisis y descripción de cargos
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA ENCUESTA PARA ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Nombres y Apellidos: Título o Nombre del cargo: Área o Departamento: Cargo al que reporta: Cargo al que supervisa:
1.- Describa brevemente que es lo que hace en su puesto de trabajo:
2.- Numerar las principales actividades de su cargo y valorarlas según la siguiente escala de calificación: FRECUENCIA CONSECUENCIAS DE COMPLEJIDAD RANGO (FR) ERROR (CO) (CM) 5 Todos los días Consecuencias muy graves Máxima complejidad 4 Al menos una vez por Consecuencias graves Alta complejidad semana 3 Al menos cada quince Consecuencias Complejidad moderada días considerable 2 Una vez al mes Consecuencias menores Baja complejidad 1 Otros (bimensual, Consecuencias mínimas Mínima complejidad trimestral, etc.) NOTA: Por favor utilizar verbos en infinitivo No.
ACTIVIDAD
FR
126
CO
CM
TOTAL FR+(CO*CM)
3.- ¿Qué conocimientos considera necesarios poseer para el desempeño de su puesto?
4.- Indique el grado de educación y experiencia necesarias para el puesto que desempeña NIVEL DE EDUCACIÓN FORMAL Primer Nivel
ESCOLAR
Segundo Nivel
SECUNDARIA
TÍTULO
ESTUDIOS Tercer Nivel
UNIVERSITAR IOS ESTUDIOS DE
Cuarto Nivel
POST-GRADO, MAESTRÍA, PHD, ETC. 127
AÑOS DE EXPERIENC IA
5.- Marque la condición de acuerdo al trabajo que realiza (Condiciones de trabajo) CONDICIONES DE TRABAJO ACTIVIDAD FÍSICA
DE PIE
TIPO DE
SITIO DE
TRABAJO
TRABAJO
LIVIANO
OFICINA
MÁS O MENOS SENTADO
HORARIO
NORMAL ROTATIVO
BAJO TECHO PESADO
CAMINANDO
PESADO
AIRE LIBRE
EMPUJANDO Y
MUY PESADO
MAQUINARIA
HALANDO SUBIENDO Y BAJANDO MATERIALES/OBJETOS CONDUCIENDO
RESPONSABLE DEL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN: Dunia Seminario
128
ANEXO 3: Guion de entrevista SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA
GUIÓN DE ENTREVISTA PARA ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS El objetivo de la presente entrevista es obtener información que permita diseñar el manual de funciones del Sindicato de Choferes Profesionales de Zaruma. ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: LUGAR Y FECHA:
PREGUNTAS: 1.- ¿Cuál es la función principal del cargo de ……(cargo que supervisa)?
2.- ¿Cuáles son las funciones más relevantes de este cargo? Enumere las 5 primeras
3.- ¿Cuánto tiempo de experiencia necesita la persona que va a cumplir con este cargo?
4.- ¿Qué perfil profesional o título debe tener la persona que desempeña este cargo?
129
ANEXO 4: Ficha de observación
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DEL CANTÓN ZARUMA FICHA DE OBSERVACIÓN El objetivo es verificar las actividades que cumplen los funcionarios del Sindicato de Choferes Profesionales del Cantón Zaruma, con el fin de diseñar el manual de funciones de la Institución CARGO OBSERVADO: UNIDAD DE SERVICIOS: NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO: SOLICITA REPORTES A: ENTREGA REPORTES A: MISIÓN DEL CARGO: FUNCIONES ESENCIALES: SEGÚN LA OBSERVACIÓN CUALES SON LA FUNCIONES MÁS IMPORTANTES DEL CARGO. 5 FUNCIONES DIARIAS 1. 2. 3.
130
4. 5.
5 FUNCIONES SEMANAS 1. 2. 3. 4. 5.
131
