MS-Excel 97 Avanzado 1. Funciones Una función es un procedimiento o fórmula especial ya predefinida por Excel, que opera con uno o más valores (llamados argumentos) y da un valor como resultado. Las funciones son por tanto fórmulas abreviadas que permiten realizar cálculos avanzados de manera más rápida y sencilla. Nombre de una función Los nombres de las funciones pueden ser utilizados indistintamente en mayúsculas o minúsculas. Argumentos

Se escriben entre paréntesis y son los valores sobre los que opera la función para obtener un resultado. Los argumentos se separan por punto y coma (;) y pueden ser números, textos, rangos, etc.

A continuación ser presentan los tipos de funciones que se utilizan con mayor frecuencia en la construcción de modelos con Excel. Todas ellas pueden ser escritas mediante teclado o utilizando la opción Función del menú Insertar; o pulsando el botón herramientas.

de la barra de

1.1 Funciones Matemáticas y Trigonométricas •

Función SUMA

Sintaxis:

=SUMA(rango1; rango2; ...; rango n)

Si el rango a sumar es un área continua, se puede utilizar el icono

.

Excel97 por defecto indica un rango contiguo a la celda. •

Función SUMAR.SI

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis:

=SUMAR.SI(rango; criterio; rango_suma)

Rango: es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina qué celdas se van a sumar. Rango_suma: son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. •

Función ENTERO

Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. Sintaxis:

=ENTERO(número)

Número: es el número real que desea redondear al número entero inferior más próximo. •

Función RESIDUO

Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El resultado tiene el mismo signo que núm_divisor. Sintaxis:

=RESIDUO(número; núm_divisor) MS-Excel 97 avanzado – Pág.1

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Número: es el número que desea dividir y cuyo residuo o resto se desea obtener. Núm_divisor: es el número por el cual se desea dividir. número. Si núm_divisor es 0, RESIDUO devuelve el valor de error #¡DIV/0!. •

Función TRUNCAR

Trunca un número a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho número. Sintaxis:

=TRUNCAR(número; núm_de_decimales)

Número: es el número que se desea truncar. Núm_de_decimales: es un número que especifica la precisión al truncar. El valor predeterminado del argumento núm_de_decimales es 0. TRUNCAR y ENTERO son similares, ya que ambos devuelven enteros. TRUNCAR suprime la parte fraccionaria del número. ENTERO redondea los números al entero menor más próximo, según el valor de la porción fraccionaria del número. ENTERO y TRUNCAR son diferentes solamente cuando se usan números negativos: •

Función REDONDEAR

Redondea un número al número de decimales especificado. Sintaxis:

=REDONDEAR(número; núm_de_decimales)

Número: es el número que se desea redondear. Núm_de_decimales: especifica el número de dígitos al que se va a redondear el argumento número. Si el argumento núm_de_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo. Si el argumento núm_de_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la izquierda del separador decimal.

1.2 Funciones de Fecha Excel 97 emplea el sistema de fechas 1900, en el cual los números de serie varían desde 1 a 65.380 y corresponden a fechas comprendidas entre el 1 de enero de 1900 y el 31 de diciembre de 2078. •

Función AHORA

Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Sintaxis:

= AHORA( )

Funciones relacionadas: AÑO, MES, DIA, DIASEM, HORA y MINUTO Convierten números de serie en años, meses, días, días de la semana, horas y minutos. •

Función HOY

Devuelve el número de serie de la fecha del sistema. Sintaxis: •

=HOY()

Función DIAS360

Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (doce meses de 30 días). Se usa esta función para facilitar el cálculo de pagos si el sistema de contabilidad se basa MS-Excel 97 avanzado – Pág.2

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en 12 meses de 30 días. Sintaxis:

=DIAS360(fecha_inicial; fecha_final; método)

Fecha_inicial y fecha_final: son las dos fechas entre las que desea calcular el número de días. Método: es un valor lógico que especifica si se utilizará el método de cálculo europeo o americano. Se puede observar el funcionamiento de las funciones de fecha que contiene Excel 97 con el ejemplo:

1.3 Funciones Lógicas De las distintas funciones lógicas que posee Excel 97, las más utilizadas son: •

Función SI

Es la función de la toma de decisiones. Sintaxis:

=SI(condición; verdadero; falso)

La función lógica SI, calcula el segundo parámetro si la condición lógica se cumple, o el tercer parámetro si la condición es falsa. Si alguno de los parámetros dentro de la función es un texto, debe ir entre comillas. •

Función Y

Sintaxis:

=Y(condición 1;condición 2;...; condición n)

El resultado será verdadero si todos los argumentos son verdaderos. Si sólo uno de los argumentos sea falso, el resultado será falso. •

Función O

Sintaxis:

=O(condición 1;condición 2;...; condición n)

El resultado será verdadero si cualquiera de los argumentos es verdadero; el resultado será falso si todos los argumentos son falsos.

1.4 Funciones Estadísticas •

Función PROMEDIO

Esta función calcula la media aritmética de un conjunto de valores. Sintaxis:

=PROMEDIO(número1; número2; ...) MS-Excel 97 avanzado – Pág.3

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Los argumentos deben ser números o referencias que contengan números. Si un argumento contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se ignoran; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0. •

Función MAX

Esta función devuelve el valor máximo de los números. Sintaxis:

=MAX(número1;número2; ...)

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. •

Función MIN

Esta función devuelve el valor mínimo de los números. Sintaxis:

•

=MIN(número1;número2; ...)

Función CONTAR

Cuenta los números que hay en la lista de argumentos. Sintaxis:

=CONTAR(ref1; ref2; ...)

Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. Cuenta los argumentos que son: números, valores nulos, valores lógicos, fechas o representaciones textuales de números. Los argumentos que son valores de error o texto, se ignoran.

1.5 Funciones de Búsqueda •

Función ELEGIR

Sintaxis:

=ELEGIR(índice; valor 1; valor 2;...; valor n)

Esta función da un valor de una lista de valores, en función del dato proporcionado en el índice. MS-Excel 97 avanzado – Pág.4

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Los argumentos valor pueden ser fórmulas, datos numéricos, textos, etc. •

Función BUSCAR VERTICALMENTE

Sintaxis:

=BUSCARV(valor buscado; matriz de comparación ;columna índice)

Esta función compara el valor buscado con los valores de la primera columna de la matriz de comparación, devolviendo como resultado de la función el dato correspondiente a la celda de coincidencia de la columna indicada como índice. Los valores de la 1ª columna deben estar ordenados de modo ascendente.

•

Función BUSCAR HORIZONTALMENTE

Sintaxis:

=BUSCARH(valor buscado;matriz de comparación; línea índice)

Esta función es similar a la anterior y busca en el rango de la tabla la columna cuya 1ª línea contiene el valor buscado, desplazándose tantas líneas hacia abajo como indique el índice. •

Función COINCIDIR

Sintaxix:

=COINCIDIR(valor buscado;matriz buscada;tipo de coincidencia)

Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un orden especificado. Se utiliza esta función en lugar de las funciones BUSCAR cuando se necesita conocer la posición de un elemento en un rango, en lugar del elemento en sí. Valor_buscado es el valor que se usa para encontrar el valor deseado en la tabla. Matriz_buscada es un rango múltiple de celdas que contienen posibles valores a buscar. MS-Excel 97 avanzado – Pág.5

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Tipo_de_coincidencia es el número -1, 0 ó 1. •

Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado.

•

Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado.

•

Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado.

1.6 Funciones Financieras •

Función VALOR ACTUAL

Esta función da como resultado el valor actual de una deuda. Sintaxis:

=VA(tasa;nper;pago)

donde tasa es la tasa de interés por período, nper es el nº total de períodos de pago y va es el valor actual. •

Función VALOR FUTURO

Esta función da como resultado el valor futuro de una inversión. Sintaxis: •

=VF(tasa;nper;pago)

Función PAGO

Esta función da como resultado el pago de una inversión, para una tasa de interés por período, constante y un cierto número de períodos de pago. Sintaxis:

=PAGO(tasa;n per; va)

1.7 Funciones de Texto •

Función CONCATENAR

Sintaxis:

=CONCATENAR(texto1;texto2;...)

Une las cadenas de texto indicadas en el paréntesis. Pueden ser también referencias a celdas donde estará el texto. •

Función IZQUIERDA

Sintaxis:

=IZQUIERDA(texto;nº_de_caracteres)

Extrae del extremo izquierdo de un texto el nº de caracteres indicados. •

Función EXTRAE

Sintaxis:

=EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)

Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posición que especifique. Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer. Posición_inicial es la posición del primer carácter que desea extraer del argumento texto. La posición_inicial del primer carácter de texto es 1 y así sucesivamente. Núm_de_caracteres especifica el número de caracteres de texto que se han de devolver. MS-Excel 97 avanzado – Pág.6

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1.8 Funciones de Información •

Función NOD

Devuelve el valor de error #N/A. #N/A es el valor de error que significa no hay un valor disponible. Sintaxis: •

=NOD( )

Función N

Devuelve un valor convertido en un número. Sintaxis •

=N(valor)

Función TIPO.DE.ERROR

Devuelve un número que corresponde a uno de los valores de error de Microsoft Excel. Sintaxis

=TIPO.DE.ERROR(valor_de_error)

1.9 Funciones de la Base de Datos Son aquellas funciones que se aplican en el ámbito de la Base de Datos de Excel 97. Su utilidad está relacionada con cálculos estadísticos o consultas dirigidas, realizados sobre los datos que almacenan este tipo de archivos. En el caso de establecer cálculos de carácter estadístico, se hace sobre campos numéricos de la Base de Datos. •

Función BDCONTAR

Devuelve el número de valores de base de datos que son números en el campo cuyos registros satisfacen los criterios. Sintaxis:

=BDCONTAR(base de datos;nombre de campo; criterios)

Campo es opcional. Si se omite campo, devuelve el número de registros en la base de datos que satisfacen los criterios. •

Función BDCONTARA

Sintaxis:

=BDCONTARA(base de datos;nombre de campo; criterios)

Devuelve el número de valores de base de datos que no están en blanco en el campo cuyos registros satisfacen los criterios. •

Función BDDESVEST

Sintaxis:

=BDDESVEST(base de datos;nombre de campo; criterios)

Estima la desviación estándar de una población basada en una muestra de la misma. Usa los números en la columna campo de los registros de base de datos que satisfacen los criterios. •

Función BDDESVESTP

Sintaxis:

=BDDESVESTP(base de datos;nombre de campo; criterios)

Calcula la desviación estándar de una población basada en toda la población. Usa los números en la columna campo de los registros de base de datos que satisfacen los criterios. •

Función BDEXTRAER

Sintaxis:

=BDEXTRAER(base de datos;nombre de campo; criterios) MS-Excel 97 avanzado – Pág.7

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Extrae valores únicos de una Base de Datos Devuelve el valor de un campo en el registro de base de datos que satisface los criterios. En caso de que ningún registro satisfaga los criterios devuelve el código #¡VALOR!. Si, por su parte, aparecen varios registros verificando la condición el resultado será #¡NUM!. •

Función BDMAX

Sintaxis:

=BDMAX(base de datos;nombre de campo;criterios)

Devuelve el número mayor del campo especificado en un grupo de registros de base de datos que satisfacen los criterios. •

Función BDMIN

Sintaxis:

=BDMIN(base de datos;nombre de campo;criterios)

Devuelve el número menor del campo especificado en un grupo de registros de base de datos que satisfacen los criterios. •

Función BDPRODUCTO

Sintaxis:

=BDPRODUCTO(base de datos; nombre de campo; criterios)

Multiplica los valores en la columna campo de los registros de base de datos que satisfacen los criterios. •

Función BDPROMEDIO

Sintaxis:

=BDPROMEDIO(base de datos;nombre de campo; criterios)

Promedia los valores de la columna campo de los registros de B.D. que satisfacen los criterios. •

Función BDSUMA

Sintaxis:

=BDSUMA(base de datos;nombre de campo;criterios)

Suma los números en la columna campo de los registros de base de datos que satisfacen los criterios. •

Función BDVAR

Sintaxis:

=BDVAR(base de datos;nombre de campo;criterios)

Estima la varianza de una población basada en una muestra. Usa valores de base de datos en el campo cuyos registros satisfacen los criterios.

2. Herramientas avanzadas 2.1 Tabla de hipótesis Excel dispone de herramientas que permiten realizar estudios de datos. Una de las opciones más utilizada es la tabla de hipótesis, que permite analizar de forma automática los resultados de ciertas funciones ante la variación de uno o dos parámetros de entrada.

2.1.1 Tabla de una entrada Si se quiere obtener distintos resultados de una misma función al variar uno de los parámetros, por ejemplo, cómo variarían el pago total a realizar si variase el tipo de interés (manteniendo constante el capital), se debe crear una tabla con la siguiente estructura: MS-Excel 97 avanzado – Pág.8

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1. Introducir en una columna o en una fila los valores variables. El parámetro es en este caso el tipo de interés. 2. Si las variables se introducen en una columna. En la celda que está una columna a la derecha y una fila superior al primer valor, introducir la fórmula que depende de un parámetro. 3. Si las variables aparecen en una fila. En la celda que está una columna a la izquierda y una fila por debajo de los valores de fila. 4. Seleccionar el rango que incluya los datos variables y la fórmula (ambas columnas). 5. Del menú Datos seleccionar Tabla:

6. Seleccionar en columna (los datos variables están en columna) 7. Indicar en que celda está el parámetro que va a variar El resultado será una tabla en la que aparecen en la 1ª columna los posibles valor del parámetro variable y en la 2ª columna los resultados de la función para cada uno de estos valores.

2.1.2 Tabla de dos entradas Muestra el efecto producido en una fórmula por la variación de dos parámetros. En el ejemplo anterior, puede interesar saber que pagos mensuales se deben realizar si se tiene MS-Excel 97 avanzado – Pág.9

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diferentes intereses y diferente capital. Se crea una estructura como la siguiente:

Una vez ingresados los valores que varían en la celda intersección de fila y columna, introducir la fórmula que depende de dos parámetros. Seleccionar el rango de la tabla y del menú Datos elegir Tabla. En el cuadro de celda variable fila escribir la referencia a la celda donde se encuentra el valor representativo de la fila (en este caso el capital). En el cuadro celda variable columna, se escribe la referencia de la celda donde se introducirán los valores escritos en columna (en este caso el interés). El proceso que Excel realiza internamente es el siguiente: 1º Introduce simultáneamente cada valor, en las celdas indicadas como Celda Variable. 2º Recalcula todas las fórmulas que dependen de esas referencias y coloca los valores correspondientes a la fórmula en su lugar de la tabla. Así para cada pareja de valores variables.

2.2 Buscar objetivos En ocasiones se conoce el valor que se desea obtener en una fórmula, pero no los valores que necesita la fórmula para obtenerlo. Por ejemplo, Qué se debe hacer si se pretende conocer el interés que se debería pagar para que un préstamo, en una determinada cantidad de períodos y de un monto fijo, no implique más de un cifra mensual deseada? Una solución, para evitar despejar el interés en la fórmula de cálculo, sería mediante tanteos, manteniendo fijos los demás datos. Otra solución sería el utilizar la búsqueda de objetivos que incluye Excel. Del menú Herramientas se elige Buscar objetivo.

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Definir la celda

Aquella donde esté la fórmula (por ejemplo: Pago mensual).

Con el valor

Valor que se desea alcanzar (pago máximo deseado).

Para cambiar la celda

Referencia del parámetro que puede variar (en este caso, el interés).

El resultado aparecerá en la celda del parámetro que se desea varíe (el interés).

2.3 El administrador de escenarios Esta herramienta crea y guarda grupos de datos diferentes como escenarios separados. Se pueden usar estos escenarios para ver resultados variados en base a suposiciones diferentes. También se puede crear un resumen separado que muestre los valores de la celda cambiante y los valores de la celda resultante para cada escenario. Para acceder a esta herramienta se usa del menú Herramientas, la opción Escenarios. Se puede usar cualquier celda con datos como referencia cambiante para un escenario, pero si se nombra la celda cambiante usando la opción Nombre Definir o Nombre Crear en el menú Insertar, los nombres aparecerán en el cuadro de diálogo Agregar escenario, junto a los datos contenidos en la celda. Se puede incluir, a su vez, el escenario en un informe e imprimirlo como parte del mismo, usando Administrador de informes en el menú Ver. Se describen a continuación algunas de las opciones asociadas al Cuadro de Diálogo del Administrador de Escenarios.

2.3.1 Escenarios Lista cualquier escenario existente, y muestra las celdas cambiantes para cada uno de ellos. Para crear un escenario, se elige la opción Agregar.

2.3.2 Agregar Agrega el escenario a la lista en el cuadro Escenarios del cuadro de diálogo Administrador de escenario, dejando abierto el cuadro de diálogo Agregar escenario.

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En el cuadro Nombre de escenario, se cambia o agrega un nombre de escenario nuevo. En el cuadro Celdas cambiantes se introducen las referencias de celda de todas las celdas que contengan los valores que se desee cambiar. Las casillas de Protección se utilizan para evitar que puedan cambiarse los escenarios (Evitar cambios) o para ocultarlos (Ocultar) Tanto para evitar cambios como para ocultar los escenarios, hay que proteger la hoja seleccionando el comando Proteger del menú Herramientas y, a continuación, haciendo clic en Proteger hoja. En la ventana Valores del escenario se modifican los valores de una celda cambiante en el cuadro situado junto a la referencia de la celda cambiante.

2.3.3 Celdas Para reflejar las celdas objeto de un nuevo escenario se seleccionan aquellas que contienen los datos que cambiarán en cada escenario o bien se escriben las referencias correspondientes. Si se incluyen celdas no adyacentes, se puede sobreiluminarlas manteniendo presionada [CTRL] y haciendo luego clic en cada celda o separando las referencias con punto y coma. Si después se especifican celdas diferentes como celdas cambiantes, los escenarios existentes se cambiarán para reflejar los datos en las celdas nuevas. Antes de cambiar o eliminar los escenarios, Excel 97 presenta un mensaje pidiendo que se confirme el cambio o eliminación.

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2.3.4 Mostrar Presenta en la hoja de cálculo los valores de la celda cambiante para el escenario seleccionado en el cuadro Escenarios. La hoja de cálculo se vuelve a calcular para reflejar los valores nuevos.

2.3.5 Resumen Crea un resumen de escenario, o una tabla dinámica del escenario en una hoja de cálculo separada. En torno a esta opción es necesario atender a los dos tipos de rango de referencia: Celdas cambiantes Lista las celdas que cambiarán para cada escenario. Celtas resultantes (opcional) Si se desean incluir celdas que contengan fórmulas que dependan de las celdas cambiantes, se pueden seleccionar o escribir las referencias o nombres de la celda. La tabla incluirá los resultados de las fórmulas para cada escenario.

2.3.6 Eliminar Esta opción elimina el escenario seleccionado.

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2.3.7 Modificar Cambia el nombre del escenario, las referencias de las celdas variables o los comentarios del escenario seleccionado.

2.3.8 Combinar Combina los escenarios de las hojas de cálculo seleccionadas en cualquier libro abierto.

2.4 El Solver Se utiliza para analizar problemas de variables múltiples, es decir que valores de entrada se pueden introducir para obtener determinado resultados. En el Solver es necesario hablar de los siguientes conceptos: Celda objetivo: aquella celda cuyo valor se desea sea máximo, mínimo ó igual a una cifra dada. Celdas cambiantes: aquellas celdas que contienen las variables. En estas celdas se probarán automáticamente diferentes valores hasta obtener la mejor solución en la celda objetivo. Restricciones: son los límites que se imponen a las celdas variables (aunque también sea válida para la celda objetivo). Estos límites se especifican con los operadores relacionales. Se debe aclarar que la ”búsqueda de objetivos” es un caso simplificado de Solver en el que hay una celda objetivo y una sola celda cambiante sin restricciones.

Por ejemplo, se podría querer predecir qué valores pueden alcanzar los precios de lista, si se desea adquirir 10 artículos. Como restricción se define que el presupuesto final no sea superior a 700.000. El resultado de esta operación es el siguiente:

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El resultado puede mostrarse en forma de tres informes diferentes, estos informes se colocan en hojas de cálculo diferentes. 1. Informe de Respuestas: Muestra una lista con la celda objetivo y las celdas ajustables con sus valores originales y sus valores finales, las restricciones y la información acerca de las mismas. 2. Informe de Sensibilidad: Facilita información acerca de la sensibilidad de la solución a que se realicen pequeños cambios en la fórmula definida en el cuadro Definir celda objetivo del cuadro de diálogo Parámetros de Solver o de las restricciones. No se genera este informe para los modelos que tengan restricciones enteras. 3. Informe de Límites: Muestra una lista con la celda objetivo y las celdas ajustables con sus valores correspondientes, los límites inferior y superior así como los valores del objetivo. El límite inferior es el valor mínimo que puede tomar la celda ajustable mientras se mantienen todas las demás celdas ajustables fijas y se continúa satisfaciendo las restricciones. El límite superior es el valor máximo. No se genera este informe para los modelos que tengan restricciones enteras.

2.5 Insertar imagen y objeto Se pueden añadir imágenes y objetos a los libros de trabajo a través de la opción Imagen, opción Objeto del menú Insertar sin tener que abrir primero el gráfico con la aplicación con la que se creó para copiarlo. Al acceder a esta opción aparece una lista de los tipos de imágenes disponibles: prediseñadas existentes en Windows, desde archivos de imágenes, autoformas, organigramas...

2.5.1 Insertar imagen 2.5.1.1 Insertar imagen prediseñada Este procedimiento se utiliza para colocar una imagen en una hoja de cálculo. Pueden insertarse imágenes prediseñadas en el libro mediante el comando Imágenes prediseñadas de la opción Imagen del menú Insertar, aparece la galería de imágenes, haciendo doble clic en la imagen elegida, ésta se inserta en la hoja de cálculo seleccionada.

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2.5.1.2 Insertar desde archivo Pueden insertarse imágenes desde otras ubicaciones. Para ello elegir el comando Desde archivo de la opción Imagen del menú Insertar, localizar la carpeta que contiene el archivo que se desea insertar y hacer doble clic en el archivo elegido. 2.5.1.3 Insertar Autoforma Al elegir la opción Autoforma del comando Imagen del menú Insertar, aparece la barra de herramientas Dibujo y la barra de herramientas Autoforma. En estas barras se elige la autoforma deseada y se dibuja en la hoja de cálculo. Las autoformas permiten escribir en su interior, cambiar el tamaño, moverlas, rotarlas etc. 2.5.1.4 Insertar Organigrama Al elegir la opción Organigrama del comando Imagen del menú Insertar, se abre el programa de generación de organigramas Microdoft Organization Chart. Una vez creado el organigrama se elige la opción Salir y volver a Libro del menú Archivo. El organigrama queda incrustado en la hoja de cálculo.

2.5.2 Insertar objeto También se puede incrustar un gráfico o un archivo de datos a través de la opción Objeto del menú Insertar. A diferencia de la opción anterior, la selección del gráfico a incrustar abre automáticamente la aplicación desde la que se había diseñado dicho gráfico. Si el objeto a insertar no está todavía creado, mediante la carpeta Crear nuevo se selecciona la aplicación informática desde la que se desea crear dicho objeto. La carpeta Crear de un archivo permite abrir un gráfico ya creado con anterioridad. Tanto los objetos como los gráficos pueden ser editados haciendo doble clic en su interior. También se puede modificar su tamaño y su posición teniéndolos previamente seleccionados.

2.5.3 Insertar hipervínculo Pueden crearse hipervínculos con otros archivos, para ello: Crear el objeto (texto, gráfico, etc.) a partir del cual se va a crear el hipervínculo y seleccionarlo. Elegir la opción Hipervínculo del menú Insertar. Guardar el libro. En la ventana de hipervínculo.

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En el cuadro Vincular al archivo o dirección URL, escribir la dirección del archivo de destino para el hipervínculo. Si desea que el hipervínculo salte a una ubicación específica dentro del archivo de destino, escribir la información acerca de la ubicación en el cuadro Ubicación dentro del archivo (opcional).

3. Bases de datos 3.1 Uso de bases de datos La información existente en una hoja de trabajo se puede organizar en forma de base de datos que puede ser consultada mediante la utilización de listas. Las listas están compuestas por una serie de filas en las que se introduce información similar, y en columnas con contenido homogéneo; por consiguiente las listas en Microsoft Excel 97 son estructuras similares a bases de datos, a través de las cuales se pueden efectuar consultas, como así también organizar y editar la información. Cada fila de la lista es equivalente a un registro de base de datos, y cada columna corresponde a un campo. La primera fila corresponde a los nombres de campos. La información contenida en las listas puede escribirse tanto en minúsculas como en mayúsculas, aunque hay que tener presente que ello afectará al orden ante una posible clasificación. Las operaciones habituales con los datos contenidos en una base de datos suelen definirse como la trilogía ALTAS - BAJAS - MODIFICACIONES, es decir, incorporación de nuevos registros a la lista, eliminación de determinados registros ya existentes o variación de datos de algunos de los campos sobre registros de la lista activa. Asimismo, por estar los datos organizados, se puede trabajar sobre todos o algunos de los registros que conforman la lista, estableciendo filtros (selección previa de registros), o búsquedas de los mismos por criterios (conceptos de selección) MS-Excel 97 avanzado – Pág.17

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indicados por el usuario.

3.1.1 Ordenar Los datos que componen una lista pueden estar ordenados ascendente o descendentemente en función del concepto que se pretenda. Microsoft Excel dentro de la opción de menú Datos ofrece la subopción Ordenar. Antes de seleccionar esta opción se debe tener la celda activa posicionada dentro de cualquier elemento de la lista y al seleccionar Ordenar, se sobreilumina la lista de trabajo y ofrece la siguiente ventana de diálogo:

Es conveniente tener marcado siempre Sí.

Ordenar por: permite elegir la columna a partir de la cual se desea ordenar y seleccionar si va a ser ascendente o descendente. Luego por: Dos cuadros adicionales permiten especificar el criterio con que se deben ordenar las filas si hay elementos duplicados en la columna que se especificó previamente. La lista tiene fila de encabezamiento: Determina si la primera fila de la lista está excluida o incluida cuando se ordenan los datos. Si la lista tiene rótulos de columnas, se selecciona automáticamente la opción "Sí" y la primera fila queda excluida. Se selecciona la opción "No" para incluir la primera fila en el ordenamiento. Opciones: Presenta el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, desde el cual se puede: Especificar un criterio de orden personalizado para la columna especificada en el cuadro Primer criterio; especificar un orden que diferencie las mayúsculas de las minúsculas o cambiar la orientación del ordenamiento. Para obtener los resultados deseados, se debe asegurar que todas las celdas de las columnas contengan el mismo tipo de datos. Se debe asegurar haber introducido todos los números ya sea como caracteres numéricos o como texto. Para introducir números como texto, deben ir precedidos por una comilla simple ('6452). Para ordenar una lista rápidamente basta con seleccionar una celda de la columna por la cual se quiere establecer el orden y pulsar los botones

de la barra de herramientas. MS-Excel 97 avanzado – Pág.18

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Excel 97 guarda las opciones de ordenación seleccionadas y las muestra cada vez que se selecciona la opción Ordenar, hasta que se cambien dichas opciones o se ordene otra lista. Si el resultado de un ordenamiento no es el esperado se puede deshacer mediante la opción Deshacer ordenar del menú Edición o con el botón correspondiente de la barra de herramientas.

3.1.2 Filtros Para trabajar con subconjuntos de datos de una lista, se puede filtrar la misma. A diferencia del ordenamiento, el proceso de filtración no reorganiza las listas sino que oculta provisoriamente las filas con las que no se desea trabajar. Para ello Microsoft Excel 97 ofrece dos tipos de filtros: Autofiltro: se utiliza este filtro para realizar procesos rápidos, haciendo coincidir el contenido de la celda, o utilizando criterios de comparación sencillos. Filtro avanzado: se utiliza este filtro cuando los requisitos de filtrado están basados en criterios complejos o calculados. Con la utilización de este filtro se puede copiar automáticamente los datos que satisfacen los criterios especificados en otra zona de la hoja. 3.1.2.1 Autofiltro

Al seleccionar la opción Autofiltro, Excel 97 colocará flechas desplegables directamente en los nombres de los campos de la lista. Al hacer clic en cualquiera de las flechas, aparecerá una lista correspondiente a los elementos únicos de la columna. Si se selecciona un elemento de esta lista será equivalente a haber asignado como criterio dicho elemento, por lo que ocultará instantáneamente todas las filas que no cumplen dicho criterio. Para filtrar aún más la lista, basta con elegir otro criterio de otra columna diferente. Cuando se ha aplicado un filtro, la barra de estado muestra la cantidad de filas que cumplen los criterios, y las flechas para columnas con criterios de filtro cambian de color. Para eliminar un filtro, se selecciona la opción Mostrar todo del menú Filtro. Con el autofiltro también se puede especificar criterios personalizados para cada columna, lo cual se hace necesario cuando se desea mostrar valores que estén comprendidos dentro de un rango, o filas que contengan uno de los dos elementos que se especifiquen de un campo. Para ello se selecciona de la lista desplegable del nombre de campo (Personalizar), y se mostrará la siguiente caja de diálogo:

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Se selecciona el operador de comparación (>,