TALLER SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA - SIGA
Curso de Especialización en el Sistema Integrado de Administración Financiera
Módulo Administrativo Manual de Usuario 2015
Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
MÓDULO ADMINISTRATIVO El Módulo Administrativo, es la plantilla en la cual los usuarios de las Unidades Ejecutoras registran las Operaciones diarias de Gasto (Compromiso, Devengado, Giro, Rendición) e Ingreso (Determinado, Recaudado) Presupuestales y No Presupuestales. Las Operaciones Presupuestales, son aquellas que afectan al Presupuesto (Marco Presupuestal) de la Unidad Ejecutora. Las Operaciones No Presupuestales, son aquellas que sólo tienen incidencia Económica (Financiera) y No afectan al Presupuesto. I.
Acceso al Módulo Para acceder al Módulo Administrativo dar clic sobre el acceso directo del ícono y luego (1) seleccionar el Año al que desea acceder a la información, luego (2) se ingresa con el Usuario y Clave asignados a cada usuario de la Unidad, por último (3) da clic en Aceptar.
(1)
A
(2)
(3)
A
Entonces se muestra la pantalla Selección de Etapa, donde selecciona el Módulo Administrativo – Ejecutora de la siguiente manera:
1 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
Seguidamente se muestra el siguiente menú de opciones:
Para explicar la funcionalidad del Módulo Administrativo, describiremos todas las opciones del menú. II. Mantenimiento Este menú proporciona al usuario la opción de registrar Cuentas Bancarias con las cuales va a realizar sus operaciones, Registrar el Código Interbancario CCI de los proveedores a los que va pagar, Registro de Proveedores, Sub-Unidad, Dependencia, Centro de Gasto, Área, Convenio y Responsables (De giros electrónico y devoluciones a Tesoro con T6)
2 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo II.1
2015
Cuenta Bancaria
Al acceder a la opción de Cuenta Bancaria, la Unidad registra y transmite a la Base de Datos Oracle del MEF, las Cuentas Bancarias con las que va a trabajar y realizar los Giros para cancelar las diferentes operaciones.
En la pantalla Cuentas Bancarias debe: (1) Elegir el Banco, posicionando el cursor sobre el que corresponde la Cuenta y luego (2) da clic derecho en el área inferior y selecciona Insertar Cta.
(1) Elige el Banco y se posiciona el cursor en la línea respectiva
(2) da clic derecho Insertar Cta.
Entonces se crea una línea donde debe llenar los datos correspondientes a la Cuenta Bancaria. Para llenar los campos: Moneda, RB (Rubro del registro), Tipo Cta. (Ahorro, Cuenta Corriente, Cuenta a Plazos, Sin cuenta), Proy (con o sin proyecto) lo debe hacer con el botón F1 Ayuda.
Todos estos Campos se llenan con el botón de ayuda F1.
Aquí Digita el Número de Cuenta Corriente, con ésta denominación obtiene el Libro Bancos.
3 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
Por ejemplo: Se elige el Banco 002 – Banco Continental donde selecciona Moneda: Nuevos Soles, Rubro: 09 = Recursos Directamente Recaudados, Tipo de Cuenta: C = Cuenta Corriente, Proyecto = 000 - Sin proyecto, luego se da clic en Guardar Aceptar.
o deshacer
. Si decide Guardar, al mensaje se da clic en
Registrados todos los campos puede guardar o deshacer.
Si la Unidad guardó los datos de la Cuenta Bancaria y desea eliminar el registro creado y aún no ha enviado al Oracle, debe (1) Inactivar la Cuenta y guardar el cambio.
(1)
Da clic derecho Inactivar y debe guardar el cambio efectuado.
Luego sólo si el campo “E- Estado” está Inactivo = I, entonces (2) podrá eliminar el registro y/o volver activar la cuenta.
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Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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Cuando el Estado “E” sea Inactivo puede eliminar o Activar nuevamente.
Si el usuario está seguro del registro de su Cuenta Bancaria entonces debe realizar una transmisión, ingresando al Menú Comunicación=> Transferencia de Datos para que la información viaje a la Base de Datos – Oracle. Entonces el campo EE (Estado de Envío) cambia de “N” color “verde” a “T” color “plomo”.
Antes de transmitir VERIFICAR que el estado E = Activo “A” El estado de envío EE cambia a T
Para Inactivar la Cuenta Corriente de la Base de datos Oracle, debe Inactivar la Cuenta (que se encuentra en estado transmitido) y hacer una nueva transmisión, ingresando al Menú Comunicación=> Transferencia de Datos en Estado I.
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Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
II.2
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Cuenta Interbancaria
El código de Cuenta Interbancaria CCI, es aquel con el cual el SIAF identifica al proveedor a fin de hacer Giros directos a su Cuenta Corriente. Para ello debe ingresar al menú, de la siguiente manera:
Se muestra la pantalla Registro del CCI del Proveedor, donde en (1) Tiene los datos del proveedor y en (2) Registra el CCI nuevo que desea asignar al proveedor(es) que haya registrado previamente la unidad en el Menú Mantenimiento=>Proveedores.
(1) Se muestran los proveedores registrados y los datos consignados
(2) Se insertan los CCI al proveedor que seleccione.
En esta pantalla puede hacer la búsqueda por (1) Número de RUC del Proveedor o (2) por Nombre y luego debe (3) dar clic en Ejecutar.
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Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
(1) Búsqueda por número de RUC.
2015
(2) Búsqueda por nombre de Proveedor.
(3) Luego da clic en Ejecutar.
Para seleccionar el proveedor al que va asignar un nuevo código CCI, ubica el cursor sobre la fila y en el ÁREA DE REGISTRO CCI y da clic derecho Registrar.
Se ubica sobre la línea del Proveedor
ÁREA DE REGISTRO CCI
Clic derecho Registrar
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Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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En la pantalla siguiente se deben tener presentes las consideraciones que se muestran y al mensaje debe dar clic en Si.
De esta manera, registra el Nro. de CCI y da clic en Aceptar.
8 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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Entonces se genera una fila, con el numero de CCI asignado al proveedor, de la siguiente manera:
Eliminación de CCI registrado Si el código de CCI asignado a un proveedor está en estado pendiente “P” puede eliminarse al dar clic derecho eliminar
Modificación de Datos de CCI registrado El usuario podrá hacer modificaciones a los datos registrados antes de enviarlo a la Base de Datos, luego debe guardar los cambios efectuados.
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Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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Envío de CCI registrado a la Base de Datos Para hacer el envío debe dar clic derecho Habilitar envío
El estado (Est.) cambia de pendiente “P” a Habilitado “N”, y sólo viajará este registro a la Base de Datos si tiene las firmas electrónicas efectuadas para esta operación, esto en el menú Registro=>Firmas Electrónicas.
Mientras no habilite las firmas, permanecerá en habilitado estado “N”. Rechazos de la Base de Datos al registro de CCI El código consignado NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los datos que ha registrado y transmitido.
Verificar los datos que ha registrado y transmitido, corregir y volver a enviar.
La Cuenta Corriente NO ha sido registrada o no ha llegado a la Base de Datos.
10 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
La Cuenta Corriente que ha registrado NO está registrada en la Base de datos, verificar y coordinar con Soporte o Tesoro Público.
La Cuenta Corriente NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los datos que ha registrado y transmitido.
Verificar los datos consignados del proveedor, ya que no están correctos a los de la Base de Datos.
La Cuenta Corriente NO corresponde al mismo proveedor, debe verificar los datos que ha registrado y transmitido.
En este caso la cuenta se encuentra Inactiva y debe verificarla con Soporte Técnico.
II.2
Proveedores
Para acceder al registro de Proveedores, el usuario debe ingresar al menú Mantenimiento opción Proveedores de la siguiente manera:
11 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo II.2.1
2015
Consulta de Proveedores de la Unidad
Dentro de la Pantalla, puede realizar consultas por (1) número de RUC y (2) por nombre del Proveedor y luego (3) para ello da clic en ejecutar.
(1) Digita el Nro. de RUC
(2) ó por Nombre de Proveedor
(3) Clic en Ejecutar
Entonces para la búsqueda, se muestra el proveedor con el estado que tiene en el Sistema.
Estado de registro en el sistema.
Si hace la búsqueda sin definir ningún campo se muestra todos los Proveedores registrados.
12 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
Estado de registro en el sistema.
II.2.2
Registro de Nuevo Proveedor
Para realizar el registro de un nuevo proveedor se ubica en el área vacía y da clic derecho Insertar registro.
Entonces, se apertura dos campos en la parte inferior de la pantalla, donde debe registrar: (1) Tipo de Proveedor y (2) el número de RUC correspondiente.
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Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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El Tipo lo selecciona con la ayuda F1. El RUC debe ingresarlo manualmente
De la siguiente manera:
Se crea el proveedor SIN NOMBRE, para que al transmitirlo a la base de datos se valide la conformidad.
Muestra una línea con los datos consignados en estado Pendiente color “azul”, luego debe dar clic en guardar .
Eliminar a Proveedor Registrado Para poder eliminar el registro de un proveedor debe estar en estado Pendiente color “azul”, para ello debe situar el cursor sobre la línea de proveedor y dar clic derecho Eliminar Registro.
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Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
II.2.3
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Transmisión de Proveedor a la Base de Datos
El usuario si está seguro del registro efectuado, debe transmitir la información a la Base de Datos, para ello da clic derecho Habilitar envío.
Como vemos la fila cambia de estado de Pendiente color “azul” a Habilitado para Envío color “verde”.
Luego debe ingresar al Menú Comunicaciones=>Transferencia de Datos para remitir los datos a la Base de Datos - Oracle, éstos serán validados además por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – SUNAT. La fila cambia de Habilitado para envío color “verde” a Transmitido color “plomo”.
II.2.4
Aprobación de los Datos de Proveedor
15 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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La Base de Datos envía como respuesta la Aprobación, siempre y cuando SUNAT haya validado la información remitida correctamente. De esta manera su estado Transmitido color “plomo” cambia a Aprobado color “negro”.
II.2.5
Rechazo de los Datos de Proveedor
En el caso que haya inconsistencias en la información remitida por la Unidad, entonces recibe Rechazo, R color Rojo.
De tal manera que NO recibe nombre de proveedor y se queda Sin Nombre. II.3
Registro de SIAF por Áreas – SIAF FONDO
El SIAF pone a disposición de las Unidades Ejecutoras la facilidad del registro de su información Áreas a la cual denomina SIAF- FONDOS donde puede registrar su información por Departamentos, Proyectos, Préstamos, Sub Unidades de Costos, etc. a los cuales denominará Área.
II.3.1
Creación de área nueva
Para la creación de Áreas nuevas, puede crear (1) Sub_Unidades, (2) Dependencias y (3) Centros de Gastos Nuevos, para ello debe ingresar al Menú Mantenimiento y elegir la opción correspondiente de la siguiente manera:
16 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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Selecciona la opción que necesita
II.3.1.1 Creación de Sub Unidad Ingresando a la opción Sub-Unidad, (1) posiciona el cursor en el espacio en blanco y (2) da clic derecho Insertar registro.
(2) Clic derecho
(1) Ubica el cursor
Inmediatamente se crea la fila para que registre el nombre de Sub Unidad que está creando.
Al culminar el llenado de los datos correspondientes, dar clic en el botón guardar, se muestra el mensaje siguiente:
II.3.1.2 Creación de Dependencia
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Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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De igual manera la unidad ejecutora puede ir incoporando o creando nuevas dependencias según la necesidad de la Unidad Ejecutora. El procedimiento es similar al descrito en la creación de Sub-Unidad.
II.3.1.3 Creación de Centro de Gastos Asimismo la UE puede ir creando Centro de Gastos, que utilizará en la creación de sus Áreas nuevas. El procedimiento es similar al descrito anteriormente.
II.3.1.4 Creación de Área Debe ingresar al menú Mantenimiento opción Área, de la siguiente manera:
Se muestra la pantalla Área, donde irá seleccionanado los campos Sub-Unidad, Dependencia, Centro de Gastos, según las nuevas opciones que haya ido creando. (1) Para ello dar clic derecho Insertar Registro.
18 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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(1)
Luego: (2) con el botón de ayuda F1 selecciona la Unidad, Dependencia o Centro de Gasto que requiere, (3) luego digita el nombre del Área nueva y da clic en Aceptar.
(2)
(3)
Al guardar los cambios el Sistema muestra el mensaje sus Cambios han sido guardados con éxito.
(4)
III.
Registro
19 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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El menú Registro permite al usuario completar la información de las operaciones administrativas que realiza la Unidad Ejecutora. III.1
Registro SIAF
Entendamos el Registro SIAF como el voucher o plantilla donde se registra TODAS las Operaciones de Ingreso y Gasto de la Institución. La Ejecución Presupuestaria, está sujeta al régimen del presupuesto anual y a sus modificaciones, se inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre de cada año fiscal, en este período se atienden las obligaciones de gasto de conformidad con los créditos presupuestarios autorizados en los Presupuestos. Según la Directiva de Ejecución del Presupuesto para el año fiscal 2014, la ejecución del gasto se realiza en las etapas: Certificación, Compromiso Anual, Devengado y Pago. Sin embargo, para efectos del registro que se debe realizar en el Módulo Administrativo del SIAF-SP, se han contemplado las etapas mencionadas anteriormente, más una etapa ya conocida denominada Compromiso Mensual (entre el Compromiso Anual y el Devengado).
A continuación se desarrolla el registro de las fases de la ejecución presupuestaria y financiera del gasto (desde el punto de vista operativo) en el SIAF-SP, la operación se refiere a la adquisición de bienes corrientes y corresponde a las etapas mencionadas en la figura anterior.
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1. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DEL CRÉDITO PRESUPUESTARIO Y COMPROMISO ANUAL 1.1.
Certificación del Crédito Presupuestario
Ley general de presupuesto N° 28411 Art. 77 La certificación, garantiza que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional, en función a la Programación de Compromisos Anual (PCA); implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del registro presupuestario. En el Módulo Administrativo del SIAF-SP, en el Menú “Registro” ingresará a la opción Certificación y Compromiso Anual.
Se mostrará la siguiente pantalla en la cual registrará la Solicitud de Certificación, para ello, debe dar clic en el botón Nuevo Certificado.
A continuación se mostrará la siguiente pantalla, en ella registrará los datos generales de la solicitud y luego dará clic en el botón Seleccionar Meta que le permitirá elegir de un listado de cadenas priorizadas: la meta, el clasificador y los montos de éstos.
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Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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Los datos generales de la solicitud son los siguientes: Documento (Memorando), número de documento, fecha de documento, rubro presupuestario que financia el gasto, la moneda en que se solicita la certificación (si fuera moneda extranjera deberá registrar el Tipo de Cambio estimado) y una justificación de la solicitud.
Luego, procederá a dar clic en el botón
que activará la siguiente ventana desde la cual
deberá seleccionar el Clasificador y la Meta (o metas) Presupuestaria en la que se requiere obtener la Certificación. Para ello, se posicionará en el clasificador, luego en la meta y por último el Botón.
22 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Al terminar la selección de los clasificadores y metas, dará clic en el botón Aceptar para regresar a la ventana inicial.
Al seleccionar el clasificador (uno o varios) y la meta (una o varias), el módulo muestra por defecto el saldo de la PCA de dicha cadena, en la siguiente pantalla deberá registrar en el campo Monto Origen, el monto a solicitar por el Certificado de Crédito Presupuestario.
Finalmente, cuando haya registrado la información del Certificado, procederá a dar clic en el diskette para guardar los cambios y generar la Solicitud de Certificación de Crédito Presupuestario. Para transmitir el registro, dará clic derecho y elegirá la opción Habilitar Envío.
23 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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El registro cambiará de color Azul a color Verde, luego cerrará esta pantalla, ingresará a la opción “Comunicación” y hará una transferencia de datos del Módulo Administrativo (OGA) al Módulo de Procesos Presupuestarios (OPP).
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Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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De acuerdo al procedimiento de administración interna para efectos de la ejecución del gasto, el Área de Administración enviará a la Oficina de Presupuesto el correspondiente Memorando acompañado de la documentación de sustento y del siguiente reporte del SIAF en el cual se detalla la Solicitud de Certificación. Este reporte se encuentra en el Menú Reportes Programación del Compromiso Anual Formatos PCA.
Para imprimir la Solicitud de Certificación, en la siguiente pantalla de selección indicará el número de Certificado (para el ejemplo: de 980 hasta 980) y luego dará clic en el Botón Pantalla, asimismo, podría generar el reporte en un archivo (xls, txt, dbf) u obtenerlo directamente a través de la impresora.
Certificación en el Módulo de Procesos Presupuestarios (MPP) En el Módulo Administrativo del SIAF-SP se registra la Solicitud de Certificación del Crédito Presupuestario, sin embargo, ésta (solicitud) deberá ser aprobada por la correspondiente Oficina de Presupuesto y para ello se utilizará el Módulo de Procesos Presupuestarios (como Unidad Ejecutora). El usuario de la OPP ingresará al MPP en el menú Procesos, a la opción Certificación de Créditos Presupuestarios.
25 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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El MPP mostrará la siguiente pantalla en la que el encargado de la Oficina de Presupuesto, aprobará o rechazará la solicitud. Si quisiera ver el detalle de la solicitud, dará doble clic sobre el número de certificado.
Se mostrará la siguiente ventana con la información registrada por la Oficina de Administración (documento de solicitud, rubro presupuestario, moneda, clasificador, meta, monto), además de la PCA asignada y sus respectivos saldos disponibles.
26 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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Luego de verificar la información de la solicitud con la documentación recibida de la Oficina de Administración, y en cuanto proceda, se aprobará el registro, para ello seleccionará el recuadro “Certificar” y luego Habilitar Envío (con clic derecho) y transmitir la respuesta a la Oficina de Administración (Módulo Administrativo).
Usted podrá emitir listados de las Certificaciones aprobadas en el Menú ReportesProgramación de Compromisos anual. Si quisiera listar la Certificación que acaba de aprobar, seleccionará el reporte “Nota de Certificación de Créditos Presupuestarios”. Según la normatividad vigente, los responsables de la OPP, emiten un documento de certificación del crédito presupuestario, el cual debe contener la información relativa al marco presupuestal disponible que financiará el gasto, en el marco del PCA.
27 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Al ingresar en esta opción, el sistema le mostrará los filtros de selección: mes y nota, que elegirá de acuerdo a sus necesidades, para nuestro caso seleccionará el filtro Nota y escogerá el número del certificado que corresponda, por ejemplo el N° 980. Asimismo, seleccionará el criterio de agrupación de la cadena funcional a la que ha afectado la Certificación.
Luego dará clic en el ícono que corresponda, según requiera visualizarlo, enviarlo a un archivo o a la impresora.
28 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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Al dar clic en Visualizar, se muestra el reporte “Certificación de Crédito Presupuestario”, documento que debe acompañar a la respuesta de la Oficina de Presupuesto de Solicitud de Certificación recibida de la Oficina de Administración.
1.2.
Compromiso Anual
El compromiso es el acto de administración mediante el cual, luego del cumplimiento de los trámites legalmente establecidos, se acuerda la realización de gastos, por un importe determinado o determinable (podríamos clasificar los compromisos de acuerdo al siguiente gráfico), afectando total o parcialmente los créditos presupuestarios, en el marco de los presupuestos aprobados, la PCA y las modificaciones presupuestarias realizadas.
Con contraprestación por cumplir
• Suscripción de contratos. • Orden de compra, orden de servicio. • Nombramiento o contrato de personal.
Con contraprestación estimada
• Servicios públicos: luz, agua, teléfono, arrendamiento, etc.
Con contraprestación cumplida
Sin contraprestación
• • • •
Servicios médicos, sentencias judiciales. Resoluciones administrativas que reconocen gastos. Aceptación/liquidación intereses y gastos bancarios. Sobrecostos o gastos cuyo monto sólo puede conocerse al momento la respectiva liquidación.
• Transferencias Financieras.
El compromiso se sustenta en los siguientes documentos:
29 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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Para el registro del Compromiso Anual ingresará a la opción “Certificación y Compromiso Anual” del menú Registro en el Módulo Administrativo, previamente, hará transmisión para recibir la aprobación de la Certificación enviada por la OPP.
En la siguiente pantalla seleccionará el Certificado aprobado por la OPP (N° 980). Al lado derecho de la pantalla podrá visualizar un control de los saldos que corresponden al Certificado en el cual se encuentra posicionado actualmente.
30 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Para insertar un nuevo Compromiso Anual en el certificado, dará clic derecho y seleccionará la opción “Insertar Compromiso Anual”. Al activar esta opción, usted podrá darse cuenta además que puede realizar otras acciones respecto a la Certificación, entre ellas: insertar nueva certificación, anulación, ampliación o rebaja.
31 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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Al insertar un nuevo Compromiso anual, el sistema presentará una pantalla como la siguiente, en la cual procederá a registrar el Tipo de Operación, el documento de compromiso (de acuerdo al Tipo de Operación), su número y fecha; asimismo, registrará la identificación del proveedor (tipo y número de RUC), la moneda y una justificación del registro.
Luego de registrar los datos que corresponden al Compromiso Anual, registrará el monto en el campo “Monto Origen”, si éste es igual al saldo de la certificación podrá utilizar el botón “Rellenar con Origen”, de lo contrario si el monto fuera menor al saldo, procederá a digitarlo.
32 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
Finalmente, dará clic en el diskette para Guardar los cambios realizados y generar el registro del Compromiso Anual (registro inicial en estado “P”, color azul). Enseguida hará clic derecho para “Habilitar Envío” y realizar su posterior transmisión y aprobación por la base de datos del MEF.
2. REGISTRO SIAF Continuando con el circuito de registro de las operaciones de gastos, en la opción RegistroRegistro SIAF se complementarán las etapas de Compromiso (mensual), Devengado y Girado.
A continuación aparecerá la pantalla de Registro SIAF, que para efectos didácticos la dividiremos en las siguientes partes: Cabecera del Registro SIAF, aquí se registra los datos generales: (1)
(2) (3) (5)
(6) (7)
(1)
Muestra el número correlativo de los Expedientes SIAF (ingresos o gastos) registrados por cada año de ejecución.
(2)
(4)
Muestra el código y nombre de la Unidad Ejecutora.
33 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo (3)
2015
Muestra el código y nombre de la Unidad Ejecutora a la cual se entregan o de quien se reciben recursos (por defecto es la UE 005000).
(4)
Se selecciona con la tecla F1 el Tipo de Operación que desea registrar.
(5)
Se selecciona con la tecla F1, la Modalidad de Compra cuando es aplicable.
(6)
Se selecciona con la tecla F1, el Tipo de proceso de selección cuando es aplicable.
(7)
Se selecciona con la tecla F1, el Área de la entidad a la que corresponde la operación.
Si requiere ayuda para registrar los códigos en cada campo, podrá solicitarla pulsando la tecla F1. 2.1.
Compromiso Mensual
El Compromiso Mensual es una fase del proceso de registro, netamente operativa (no se encuentra previsto en la normativa vigente), es decir, usted no podrá registrar el Devengado, sin antes haber efectuado el correspondiente Compromiso Mensual. Este Compromiso se hace teniendo como información de insumo el correspondiente Compromiso Anual en estado Aprobado. Para agregar el Compromiso Mensual, dará clic en el ícono “Nuevo” del Registro SIAF y a continuación pulsará la tecla F1 para rellenar el campo “Tipo de Operación”, se posicionará sobre el tipo requerido y dará “Aceptar” para escoger el corresponde de acuerdo a lo registrado en el Compromiso Anual (en nuestro caso, hemos registrado el Compromiso Anual con Tipo de Operación “N”).
Luego escogeremos la Modalidad de la Compra que corresponda pulsando F1, en este caso el sistema le dará dos opciones para seleccionar.
34 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
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A continuación el Tipo de Proceso de Selección, según corresponda a los topes para la realización de los procesos establecidos en la Ley de Presupuesto de cada año y de acuerdo a lo que hubiera sido ejecutado por la entidad. Para nuestro caso seleccionaremos “18 – Adjudicación Sin Proceso”.
Cuando las Unidades Ejecutoras del Gobiernos Nacional y Gobiernos Regionales, utilizan el Tipo de Operación “N”, la modalidad de compra “CA” y un tipo de proceso de selección diferente a “18”, el sistema mostrará un
35 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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listado de procesos de selección registrados previamente en el SEACE, alguno de los cuales deberá ser elegido para continuar con el registro. Por ejemplo:
Según la directiva de ejecución del presupuesto 2012, las UE’s deben realizar previamente el registro en el SEACE, antes del registro de la ejecución del gasto. El esquema mediante el cual se enlazan estos sistemas es el siguiente.
Como parte final del registro de los datos generales del expediente SIAF, ingresaremos el área, según hubiera sido definido –en la opción de Áreas del menú Mantenimiento- por la Unidad Ejecutora. El área por defecto tiene el código “0000”.
36 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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El sistema le consultará a continuación el ciclo (G) y la fase que requiere registrar, usted indicará “C” (para la fase Compromiso Mensual) o consultar el listado que corresponde pulsando la tecla “F1”.
Esto le permitirá listar/filtrar todos los Compromisos Anuales que corresponden al Tipo de Operación seleccionado, siempre que al momento en que usted se encuentra registrando la información cuenten con saldo disponible.
37 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
En nuestro caso, al final del listado podremos ubicar el Compromiso Anual cuyo Certificado es el número 980, con documento 060-0235 del 29/04/2011 del rubro 09. Recursos Directamente Recaudados por S/. 1,000.00. Para seleccionar el registro, dará clic en la columna signada con el símbolo “?” y Aceptar.
En la pantalla de Generación de Operaciones registrará el monto del Compromiso Mensual por el que requiere efectuar el registro SIAF, este monto puede ser parcial o total, si fuera este último caso podría dar clic en el botón “Rellenar con Origen” y luego Aceptar.
38 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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El sistema le mostrará la pantalla de registro SIAF en la cual deberá registrar los datos que corresponden al documento de sustento de esta fase y otros.
Registramos el documento que sustenta el registro de la fase, a éste le denominamos “Documento A”, ubicado en el campo “Cod.” digitará el código del documento si lo conoce o de lo contrario pulsará la tecla F1 y elegirá de la lista el que corresponda.
39 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Enseguida registrará el número de documento y la fecha. El sistema mostrará el número de RUC que usted haya registrado en el Compromiso Anual, de igual manera, aunque se mantiene editable el campo “FF/RB” usted no deberá modificar esta información.
Luego, digitará “0000” o pulsará la tecla F1 en el campo Conv/Proy. y seleccionará la opción única “Sin Proyecto”. Por último escogerá el Tipo de Recurso (TR) de acuerdo al rubro presupuestario y para el rubro “09” según el nivel de gobierno al que corresponda la entidad (Nacional, Regional, Local-Universidades). Los campos
40 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Tipo de Pago (TP) y Tipo de Compromiso (TC) siempre deberán contener los valores por defecto “E” y “11” a menos que la entidad tenga autorizados calendarios de pagos para valores diferentes a éstos. Como se recordará, el Tipo de Recurso del campo “Medio de Pago” del SIAF-SP permite identificar y procesar la información relacionada con la utilización de recursos de una determinada fuente de financiamiento que tienen origen y finalidad predeterminados.
Para finalizar el registro, procederá a registrar una justificación del registro del Compromiso Mensual en el campo de texto “Notas”.
41 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Procederá a grabar el registro (podrá ver el registro en estado “P” y color azul) y a Habilitar Envío (el registro cambia a estado “N” y color verde).
Para concluir con el registro, realizará una transmisión para enviar el expediente SIAF a la base de datos del MEF (el registro cambia a estado “T” y color gris), en la cual se realiza su procesamiento y validación y una segunda transmisión para recibir la Aprobación (el registro cambia a estado “A” y color negro) o su rechazo en caso
42 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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existieran inconsistencias: proveedor no existe, el proyecto no cuenta con viabilidad, no existe saldo a nivel del Compromiso Anual, etc. (el registro cambia a estado “R” y color rojo).
2.2.
Fase Devengado
El Devengado es el acto de administración mediante el cual se reconoce una obligación de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditación documentaria ante el órgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligación debe afectarse al presupuesto institucional, con cargo a la correspondiente cadena de gasto. Luego de recibida la aprobación del Compromiso Mensual, en el mismo registro SIAF, hará clic derecho y seleccionará la opción “Insertar Fase”. Desde este menú podrá además proceder a la Anulación de la fase, en caso se hubiera producido algún error durante el registro.
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A continuación el sistema solicitará que indique el Ciclo y la Fase que registrará, usted podrá digitar “G” y “D” respectivamente, o de lo contrario pulsar la tecla F1 para solicitar los listados de ayuda de los cuales elegirá el código que corresponda.
El sistema mostrará el listado de compromisos mensuales que estuvieran pendientes de devengar en este registro SIAF, del cual deberá seleccionar el que corresponda. En nuestro caso, se ha registrado un compromiso único, por ello el sistema lo muestra por defecto, para confirmar seleccionar, con clic en “Aceptar”.
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En la pantalla de Generación de Operaciones siguiente, deberá indicar si el monto del Devengado es parcial o el monto total del Compromiso Mensual, en este último caso podrá dar clic en el botón Rellenar con Origen. Para finalizar dará clic en Aceptar.
1 2
En sistema presentará la pantalla de Registro SIAF, en la cual procederá a ingresar la información que corresponde al documento de sustento, en los campos denominados “Documento A”.
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Para registrar los datos del “Documento A” podrá digitar el código en el campo “Cod.” o solicitar la ayuda del sistema pulsando la tecla F1, al realizar esto último se mostrará un listado de códigos de los cuales seleccionará el que corresponda.
Algunos de los documentos previstos en la Directiva de Tesorería según el tipo de gasto son los siguientes:
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Bienes, Servicios, Obras
Gastos de Personal y Pensiones
Factura, boleta de venta, otros de SUNAT.
Planilla única de pagos de remuneraciones o pensiones, viáticos, racionamiento, propinas, dietas de directorio, compensación por tiempo de servicios.
Resolución judicial.
Relación de recibos por servicios públicos.
Resolución de reconocimiento de derechos de carácter laboral.
Norma que apruebe la relación de personas con subvenciones según Ley.
Relación numerada de Servicios No Personales (CAS).
Formulario de pago de tributos.
Otros documentos que apruebe la DNTP.
Orden de Compra, Orden de Servicio, Contrato. Valorización de obra acompañada de la factura.
Otros Gastos
Convenios de Encargos. Norma que autorice Transferencias.
Nota de Cargo bancaria. Resolución de encargos al personal, Caja Chica.
Además, deberá registrar la serie del documento seleccionado (en cuanto corresponda), el número y la fecha del mismo.
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En esta parte, deberá registrar además la Mejor Fecha de Pago, la cual no puede ser un día inhábil, por ejemplo: sábado, domingo o ni feriado. Esta fecha, representa la fecha de cancelación del Devengado, es decir, aquella fecha en la cual vence la obligación contraída y en la que, según la naturaleza de la obligación, se debe realizar el pago del Gasto Devengado.
Ahora, registrará una justificación que considere válida para el Devengado, en el campo de texto “Notas”.
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Procederá a grabar el Devengado y luego Habilitará Envío.
Para concluir con el registro del Devengado, realizará una transmisión de envío del expediente SIAF a la base de datos del MEF y una segunda transmisión para recibir la Aprobación (bajo el supuesto que los datos registrados son válidos). La Autorización de Giro en el SIAF-SP equivale al Devengado en estado “A” y constituye la aprobación del monto para el giro del cheque, la emisión de carta orden o la transferencia electrónica, con cargo a la cuenta bancaria correspondiente.
49 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo 2.3.
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Fase Girado
El pago es el acto de administración mediante el cual se extingue, en forma parcial o total, el monto de la obligación reconocida, debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente. Está prohibido efectuar pagos de obligaciones no devengadas. Es requisito para el registro del Girado que el correspondiente Devengado haya sido contabilizado en el SIAF-SP. La fecha del Girado registrado en el SIAF-SP debe ser la misma o posterior a la fecha de la respectiva autorización del Devengado. Está prohibido girar a nombre de beneficiarios distintos a los registrados en la fase del Devengado. El Girado se registrará en el mismo Registro SIAF en que se realizó tanto el Compromiso Mensual, como el Devengado, para ello, se posicionará sobre el Devengado y dará un clic derecho, de la lista de opciones que muestra el sistema seleccionará “Insertar Fase” (además, podrá seleccionar la Anulación del Devengado o su Rebaja).
A continuación, seleccionará el ciclo “G” y digitará “G” para iniciar el registro de la fase Girado, de lo contrario puede solicitar ayuda pulsando la tecla F1 y el sistema le mostrará la siguiente lista de la cual elegirá “Girado”.
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Se mostrarán los devengados pendientes de giro, en caso hubieran varios deberá seleccionar el que corresponda. En el caso del ejemplo, al existir sólo un Devengado, el sistema lo selecciona por defecto. Para finalizar la selección dará clic en el botón Aceptar.
En la pantalla de generación de operaciones registrará el monto girar, que puede ser parcial o total, si fuera a girar por el monto total, dará clic en el botón Rellenar con Origen y el sistema reemplazará el campo Monto a Girar con los montos del Devengado. Para finalizar, dará clic en Aceptar.
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El sistema mostrará la pantalla de Registro SIAF, en la cual se requiere que registremos datos como los documentos fuente, cuenta bancaria, beneficiarios y otros.
En el campo Tipo de Giro podrá pulsar la tecla F1 para solicitar ayuda e indicar el que corresponda a la transacción, por defecto el sistema propone el Tipo de Giro “N”. Si la SUNAT hubiera entablado algún proceso de cobranza coactiva sobre el Devengado que da origen a este giro, usted deberá seleccionar el Tipo de Girado “C”.
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El registro de esta fase, requiere de dos documentos de sustento, Documento “A” y “B”, el primero es el documento administrativo generado por la entidad y el segundo es el documento bancario. Para registrar el código del documento “A” podrá digitar “009. Comprobante de Pago” o pulsar la tecla F1 para solicitar ayuda y seleccionar el que corresponda.
Luego, registramos el número y la fecha del Comprobante de Pago, además de la Mejor Fecha de Pago (esta puede ser igual o mayor a la mejor fecha registrada en el Devengado).
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A continuación, registramos el código de la cuenta Bancaria con la cual realizaremos el Giro, los datos de la cuenta bancaria comprenden: el año en que se matriculó la cuenta en el SIAF, el código del banco asignado por el sistema a la entidad financiera y el número correlativo de cuenta bancaria que ha generado el sistema.
En la parte inferior derecha procedemos a registrar los datos de Documento “B”, dando clic derecho elegirá la opción “Insertar Documento”.
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Luego digitará el código del documento o pulsará la tecla F1 para escoger el código que corresponda y a continuación registrará el número de documento.
En esta parte no se olvide que en el caso de remuneraciones y pensiones, es obligatorio que las UE’s efectúen el pago, mediante abonos en cuentas bancarias individuales, sea a través del Banco de la Nación o de cualquier otra institución bancaria del Sistema Financiero Nacional. Asimismo, es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y canalizados a través de la DGETP, se efectúen a través de abono directo en sus respectivas cuentas bancarias. Para tal efecto, la UE requerirá al proveedor su Código de Cuenta Interbancario (CCI), en la oportunidad en que se dé inicio formal a su relación contractual.
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En nuestro caso, por tratarse de un Gobierno Local registraremos la emisión de un Cheque, hasta que se implementen las modalidades de pago antes mencionadas. Luego de efectuar el registro del Documento “B” deberá registrar una descripción en el campo “Notas” en la cual podrá detallar la operación registrada. La información que registre en este campo se mostrará en reporte “Comprobante de Pago”.
Finalmente grabará la información, con un clic derecho habilitará envío y realizará una transmisión con la cual enviará la fase a la base de datos del MEF, además, realizará una segunda transmisión para recibir la respuesta de aprobación.
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El estado final del Girado es “A” y color negro. El Girado en estado “A” en el SIAF-SP constituye la autorización de Pago. La referida autorización es transmitida al Banco de la Nación y a la respectiva Unidad Ejecutora o Municipalidad a través del SIAF-SP. La transferencia electrónica o, de ser el caso, la entrega del cheque o presentación de carta orden al banco está condicionada al Gasto Girado en estado “A”.
III.1.2 Registro de Operaciones de Ingreso Las Operaciones de Ingreso, se conforman de las Fases: Determinado y Recaudado el registro se hace en el sistema de la siguiente manera:
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III.1.2.1 Fase Determinado El registro de las Fases de Ingreso inicia con el Registro de la Fase determinado, en el cual el usuario registra la información correspondiente al detalle en el que suscita el ingreso. Entonces se consignan los datos completos de código y número de Documento, Fecha, Rubro y Tipo de Recurso.
Luego se registra el clasificador. Para ello en el campo clasificador se da clic derecho Insertar Clasificador. Y se le asigna el monto correspondiente.
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Luego se da clic en guardar los cambios, el sistema mostrara entonces el mensaje: Sus cambios han sido guardados.
Habilitar Envío/Deshabilitar Envío
Al igual que todas las fases de Gasto, la Fase Recaudado del Ingreso se crea en estado pendiente –P y color Azul, entonces el usuario debe habilitar para el envío, para ello sitúa el cursor sobre la línea determinado y da clic derecho habilitar Envío.
Entonces se observa que el estado cambia de Pendiente P color Azul a Habilitado N color verde, quedando listo para ser transmitido a la Base de Datos.
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Para transmitir la fase determinado el usuario debe ingresar al menú comunicaciones opción Transferencia de datos, entonces el estado cambia de Habilitado-N color Verde a Transmitido T color Plomo. Para recibir la respuesta de la base de datos el usuario debe realizar una nueva transmisión, entonces el estado de envío cambia de Transmitido T color Plomo a Aprobado A color negro.
Anulación de Determinado
Si el usuario desea puede Anular la fase determinado, para ello situar el cursor sobre la fase que desea eliminar, da clic derecho y marca la opción Anulación.
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Puede realizar una Anulación por Error de Registro siempre y cuando marque la opción correspondiente, entonces no podrá hacer ninguna modificación a los datos consignados (Operación Inicial) y NO le generara asientos contables.
Si marca la opción anulación por Error
Se copian los datos de la Operación inicial
También puede realizar una Anulación Normal, para ello debe elegir documento sustentatorio y la fecha correspondiente con el cual va a Anular la fase registrada.
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Puede elegir otra fecha y registrar el documento que sustente la Anulación
Importante: La anulación Normal a diferencia de la Anulación por Error en registro SI genera asientos contables, extornando el asiento contable de la operación Inicial, Así también permite anular con fecha diferente al de la Operación Inicial.
Rebaja de Determinado
El monto de la Fase determinado puede rebajarse es decir disminuirse, para ello debe situar el cursor sobre la línea Recaudado y dar clic derecho y seleccionar la operación rebaja del determinado, de la siguiente manera:
Seguidamente, se muestra la pantalla generación de operaciones donde consignará los datos del documento fuente con el cual realizará la rebaja así como el monto que desea rebajar o disminuir a la fase.
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Luego debe dar clic en Aceptar Inmediatamente se muestra la pantalla de registro SIAF con el mensaje sus cambios han sido guardados y en el campo secuencia fase se observa la fase rebaja de con los datos consignados en la pantalla anterior.
Se crea la Secuencia Fase Rebaja en estado Pendiente.
Entonces la rebaja debe habilitarla y transmitirla a la Base de Datos y esperar que retorne la aprobación con una Transmisión de datos en el menú Comunicaciones.
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III.1.2.2 Fase Recaudado El recaudado consiste en hacer efectivo el depósito del monto recaudado a la institución bancaria en la cual la unidad Ejecutora tiene sus cuentas bancarias. Para ello luego de registrar la fase determinado y recibir su aprobación debe ubicar el cursor sobre el campo en blanco dar clic derecho y seleccionar la opción Insertar Fase.
Entonces, se muestra activo el Campo Ciclo donde debe elegir Ingreso y en el campo Fase debe elegir fase Recaudado. Seguidamente aparece la ventana determinados por Recaudar, donde debe marcar con un check el recaudado al cual va a registrarle la recaudación. Luego debe dar clic en Aceptar.
64 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Marca con chek el Determinado que va a Recaudar
Luego de seleccionado el determinado, se muestra la pantalla generación de Operaciones, donde si lo desea, puede hacer una Ampliación de Determinado para incrementar el monto determinado, sino continua con el registro normal.
Si requiere puede hacer Ampliación de determinado.
En la pantalla Registro SIAF debe concluir con los datos del recaudado, los cuales son: el código, número y fecha de documento del depósito en la Institución financiera, así también el banco y la cuenta corriente.
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El registro de la fase Recaudado requiere también el registro de un Documento B (que es el documento con el cual el dinero ingreso en caja). Su registro se realiza ubicando el cursor en el área Documento B y dando clic derecho insertar registro.
Ubicarse en el Área Documento B Clic derecho Insertar documento.
Con el botón de ayuda F1, completa la información concerniente a Documento B, la fecha consignada aquí (No necesariamente es la misma de la fecha del depósito denominada Documento A). Pero ésta fecha si determina el estado de Ejecución Presupuestaria EP1 (columna de ingresos). Al dar clic en guardar muestra el mensaje Sus Cambios han sido guardados.
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Habilitar Envío / Deshabilitar Envío
El proceso para enviar la Fase Recaudado es el mismo al descrito anteriormente en todas las fases del registro Administrativo.
Rebaja del Recaudado
Recibida la aprobación del Recaudado, entonces puede realizar la rebaja del Recaudado, para ello debe (1) ubicar el cursor sobre la fase recaudado y (2) seleccionar la opción rebaja del recaudado.
(1)
Ubicar el cursor sobre recaudado
(2)
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Clic derecho y seleccionar Rebaja Recaudado…
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Seguidamente se muestra la pantalla Generación de Operaciones, donde debe completar los datos del Documento Fuente con el cual realiza la rebaja del recaudado, luego da clic en Aceptar.
Entonces en la pantalla de registro SIAF, se genera en el campo Secuencia fase la rebaja en estado pendiente y queda listo para ser Habilitado y Transmitido a la Base de Datos.
Se genera rebaja del recaudado
Devolución de Ingresos
El usuario puede registrar devolución sobre un ingreso recaudado por diferentes razones, para ello debe (1) ubicar el cursor sobre la fase recaudado y (2) dar clic derecho marcando la opción Devolución.
68 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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(1)
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Ubicar el cursor sobre recaudado
(2)
Seleccionar Devolución
Se muestra la pantalla de Generación de Operaciones donde debe completar los datos del documento fuente que respalda la devolución de ingresos registrada.
Inmediatamente en la pantalla Registro Administrativo, el sistema le muestra el mensaje “recuerde que debe ingresar documento B para esta devolución”. Entonces (1) se ubica sobre la fase recaudado, (2) en la secuencia fase Devolución, (3) en el área Documento B y (4) da clic derecho Insertar documento.
69 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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(2) (1)
Secuencia Fase Devolución
Fase recaudado cursor sobre recaudado
(3)
Área Documento B cursor sobre recaudado
(4)
Clic Derecho
Aquí debe consignar los datos del Documento a quien se hará la devolución, completados los datos dar clic en guardar. Guardado los cambios de la devolución, debe ser habilitada para Envío y transmitida a la base de datos para su aprobación. III.2
Modificación SIAF
El usuario puede realizar diferentes modificaciones al registro SIAF, para ello debe ingresar al menú Registro opción Modificación. De la siguiente manera:
III.2.1 Modificación de Registro SIAF La modificación de registro SIAF, consiste en realizar cambios de un expediente que ya esta aprobado en el modulo administrativo y en la base de datos del MEF, se pueden realizar modificaciones de registro SIAF a las fases de Compromiso, Devengado, Girado, Determinado y Recaudado. Para ello debe marcar la opción correspondiente y se muestra la pantalla modificaciones al registro SIAF.
70 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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En esta Pantalla debe (1) ubicar el cursor en el área en blanco y (2) dar clic derecho la opción Crear Modificación.
(1)
Ubicar el cursor sobre área en blanco.
(2)
Dar clic derecho
Seguidamente debe digitar el número de expediente al cual va a realizar la modificación, el expediente debe estar en estado Aprobado para que sea factible la modificación. Al ubicar el cursor sobre la pestaña documento, se muestra las fases que contiene el registro administrativo, para el caso C, D y G (Compromiso, Devengado y Girado).
71 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Luego de seleccionar la fase que desea modificar, selecciona los datos nuevos a registrar, luego debe dar clic en guardar. El sistema muestra el mensaje el registro fue grabado exitosamente.
Los datos que se van a modificar
Los Nuevos datos modificados.
Entonces se crea una línea con los datos modificados, esta fila se crea en estado Pendiente-P en color azul, y debe habilitarse y transmitirse a la base de datos.
72 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Al habilitar para envío el estado cambia de estado Pendiente P color Azul a Habilitado N color Verde.
La modificación de registro SIAF debe ser transmitida a la base de datos para que los cambios se actualicen tanto en el registro administrativo y la base de datos, para ello ingresa al Menú comunicaciones opción
73 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Transferencia de datos. Entonces cambia su estado de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo.
Para recibir su aprobación o rechazo de la Base de Datos debe realizar una nueva Transmisión de Datos.
Importante: 1. 2. 3.
Se puede modificar sólo expedientes que NO estén contabilizados. Se pueden modificar sólo expedientes que correspondan a meses que NO tengan Cierre Financiero Contable. Una modificación de registro SIAF, causa que mientras NO reciba su aprobación NO se muestren en el módulo contable.
74 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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III.2.2 Modificación de RUC La modificación de RUC procede sólo si ha registrado la fase Compromiso, si hizo el registro de una fase adicional, entonces ya no procederá la modificación de RUC.Para ello selecciona la opción modificación de RUC y se muestra la pantalla Modificaciones de Registro SIAF-RUC, con un listado de expedientes a los cuales puede realizar o procede la modificación de RUC.
En esta pantalla selecciona el expediente al cual modificará el RUC registrado, para ello ubica el cursor en el número de expediente y da clic derecho Modificar.
75 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Como se observa se activa el campo proveedor, para asignarle el nuevo número de RUC que va a asociar al registro administrativo.
Luego debe dar clic en guardar se crea el detalle consignado en la modificación, debe situar el cursor en el número de expediente dar clic derecho y seleccionar la opción habilitar envío para modificar el RUC en el registro y en la base de datos.
Como vemos, el estado de envío cambia de Pendiente P color Azul a Habilitado N color Verde.
76 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Luego debe transmitir la modificación a la base de datos, ingresando al menú comunicaciones opción transferencia de datos, el estado cambia de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo. Siempre y cuando consigne las firmas electrónicas para autorizar su modificación.
Luego para recibir la aprobación o rechazo debe realizar una nueva transmisión.
77 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Importante: Si NO consigna las Firmas electrónicas permanece en estado Habilitado- N y NO se transmitirá a la Base de Datos. III.2.3 Modificación de Tipo de Anulación La modificación de tipo de Anulación procede para ambos casos de Anulación por error de registro a anulación normal. Se usa comúnmente para que incida o no en la parte contable. Para su aplicación debe seleccionar la opción y entonces se muestra la pantalla Modificación de Tipo de Anulación.
78 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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En esta pantalla debe seleccionar el expediente el cual modificará el tipo de anulación existente, para ello ubica el cursor sobre el expediente y da clic derecho Modificar.
Como se observa, el sistema entonces le muestra un mensaje informativo del tipo de modificación al cual cambiará:
Entonces, esta modificación que se crea en estado Pendiente P en color Azul. Para habilitarla para envío debe dar clic derecho sobre el número de expediente y marcar la opción habilitar Envío.
79 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Entonces, el estado Pendiente P color Azul cambia a Habilitado N en color Verde, de la siguiente manera.
La modificación queda lista para ser transmitida a la base de datos para ello debe entrar al menú comunicaciones opción transferencia de datos, el estado cambia de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo.
80 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Para recibir la aprobación o rechazo de la base de datos, debe realizar una nueva transmisión. III.2.4 Modificación de Contratos El usuario debe asignar un contrato a cada expediente de gasto desde el registro del compromiso, en el caso que no lo haya efectuado así, el sistema le da la posibilidad de enlazarlo a un contrato determinado con esta opción, entonces luego de seleccionar la opción modificación de Contrato se muestra la pantalla Modificación contrato.
En esta pantalla en el área en blanco debe dar clic derecho crear modificación.
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Entonces se apertura el campo expediente donde debe consignar el número de expediente al cual hará la modificación de contrato.
Así también debe elegir el número de contrato al cual va a modificar o enlazar dicho expediente administrativo, luego debe dar clic en guardar.
La modificación entonces queda lista para ser habilitada para envío, para lo cual posiciona el cursor sobre la línea creada y da clic derecho habilitar envío.
82 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Entonces el estado cambia de Pendiente P color Azul a Habilitado N color Verde.
Luego debe transmitir la modificación ingresando al menú comunicaciones opción transferencia de datos, el estado de envío cambia de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo.
83 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Para recibir la respuesta de la base de datos: Aprobación o Rechazo debe realizar una nueva transmisión de datos. III.2.5 Modificación Secuencia TO El usuario puede modificar el secuencial de operaciones sin clasificador (sin afectación presupuestal), para ello selecciona la opción correspondiente y se muestra la pantalla Modificación secuencia TO.
En esta pantalla, puede efectuar las modificaciones de secuenciales, para ello debe dar clic derecho en el área en blanco y seleccionar la opción Crear modificación.
Inmediatamente se muestra la pantalla Registro secuencia TO, donde debe elegir el numero de expediente al cual va a realizar el cambio de secuencial.
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Luego de registrar el número de expediente a modificar, debe elegir el nuevo número de secuencial a considerar.
Entonces debe dar clic en guardar. En la pantalla Modificación secuencia TO, se crea la fila con el cambio realizado en estado pendiente P color azul, el cual debe habilitar para envío ubicando el cursor sobre la línea creada y dar clic derecho Habilitar Envío.
85 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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El Estado cambia de Pendiente P color Azul a estado Habilitado N color Verde.
Entonces la modificación queda lista para ser transmitida a la Base de datos, el estado de envío cambia de Habilitado N color Verde a Transmitido T color Plomo.
86 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Para recibir la respuesta de la Base de datos, debe realizar una nueva transmisión. III.3
Calendario
El Saldo Calendario de Pagos por Tipo de Recurso lo puede visualizar ingresando al Menú Registro opción Redistribución del Tipo de Recurso.
III.3.1 Redistribución del Tipo de Recurso Este menú permite al usuario redistribuir (reclasificar a otro Tipo de Recurso) el Monto del Calendario que haya recibido o haya generado el usuario inicialmente, de la siguiente manera. Se muestra la pantalla Redistribución del Tipo de Recurso-2010, donde debe marcar la opción Nuevo Registro.
87 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Marcar nuevo Registro
Entonces se activan los campos que el usuario debe completar, con el botón de ayuda F1 selecciona el mes correspondiente, luego el Rubro.
Luego debe posicionar el cursor en el Área Por Distribuir, dar clic derecho y enseguida se muestra la pantalla Selección. Aquí debe ubicar por Genérica y Tipo de Recurso el Calendario de Pago el cual desea redistribuir a otro Tipo de Recurso diferente y dar clic en Aceptar.
Luego en la pantalla Redistribución de Tipo de Recurso, debe ubicar el cursor en el Área Distribución y dar clic derecho en el Área en blanco y seleccionar la opción Distribuir, de la siguiente manera:
88 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Entonces el campo TR se muestra desbloqueado para seleccionar con el botón de ayuda F1 el Tipo de Recurso al cual deseamos reasignar el saldo de calendario de Pagos que nos queda por girar.
Al Tipo de Recurso seleccionado se le asigna el monto correspondiente que le deseamos redistribuir, cuando se haya concluido con el total (debe distribuirse hasta agostar el saldo) se puede guardar los cambios.
89 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Entonces el sistema muestra el mensaje de Sus cambios han sido guardados. La Nota de Redistribución de Calendario se crea en estado de Envío Pendiente color Azul y debe transmitirse a la base de datos.
Para habilitar para envío debe dar clic en el botón, entonces cambia de estado de envío Pendiente color Azul a estado de envío Habilitado color Verde.
Luego al realizar una transmisión de datos en el menú comunicaciones cambia de estado de envío Habilitado color Verde a En tránsito color Plomo.
III.4
Documentos Emitidos
90 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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El Usuario del Módulo Administrativo, controla los documentos que entrega para la cancelación de sus obligaciones respectivas (cheques y cartas órdenes), este control lo realiza ingresando al menú Registro opción Documentos Emitidos.
Entonces, se muestra la pantalla Documentos Emitidos, donde debe seleccionar por mes ó por número de registro y luego dar clic en Iniciar búsqueda.
Seguidamente se muestran todos los documentos girados en el registró administrativos, cheques y cartas órdenes. En el campo Fec. Entrega el usuario debe consignar la fecha en que entrego el documento, estos datos determinan los reportes de documentos emitidos, en cartera, en tránsito, etc.
91 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Consignar la fecha en que entrega el documento
La columna Con. Permite al usuario ir marcando al dar clic, para llevar un control de los documentos que va conciliando, de la siguiente manera:
La columna Con conciliación
IV.
Procesos
El menú Procesos, permite al usuario consolidar, actualizar la información registrada, para su presentación en los Reportes. IV.1
Hoja de Trabajo T6
Se encuentra en el Menú Procesos opción Hoja de Trabajo T6 y permite al usuario imprimir las papeletas de deposito T6 para hacer el depósito respectivo en el Banco de la Nación
92 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Al ingresar a esta opción se muestra la pantalla Informe de Tesorería, donde debe completar los datos de selección para poder imprimir la Papeleta. Del mismo modo puede completar el lugar y fecha y agregar observaciones en caso lo desee.
Para visualizar la Papeleta de Depósito previa impresión debe dar clic en el botón Vista Preliminar
93 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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IV.2
2015
Actualiza Saldos en Libros Bancos
El usuario puede actualizar los saldos y movimientos de los Libros Banco de su unidad, para ello debe ingresar al menú procesos opción Actualiza Saldos en Libro Bancos
Entonces, se muestra la pantalla Saldo del Libro Banco donde debe seleccionar haciendo clic en el botón desplegable el Año, Cuenta y Subcuenta al cual corresponde el Libro Banco.
Inmediatamente se activa el botón Procesar.
94 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Mientras el sistema procesa los saldos aparece en la parte superior derecha el mensaje: . IV.3
Control de conciliación de Cuentas de Enlace
Para acceder a la opción Control de la conciliación de cuentas de Enlace debe ingresar al menú Procesos
Entonces se muestra la Pantalla Control de conciliación de Cuentas de Enlace, con los meses de enero a diciembre señalando a cada mes el estado de envío de sus cuentas de enlace. Para el ejemplo de Enero a junio está cerrado y enviado al Pliego.
Para procesar un mes que no este cerrado (por ejemplo Julio), debe ubicarse sobre el mes y dar clic en el botón procesar.
95 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
El sistema entonces muestra un mensaje de aviso, para recordar que todo cambio que se haya efectuado manualmente en la Hoja de Trabajo de Cuentas de enlace será desechado y actualizado nuevamente.
Al culminar el proceso muestra un mensaje de aviso. Seguidamente el botón Cierre aparece activo para poder efectuar el cierre de las Cuentas de Enlace.
96 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
Entonces, el sistema solicita una clave de autorización para efectuar el cierre de las cuentas de enlace.
Se observa que el estado de cierre cambia de No a SI, y el campo estado de envío cambia a pendiente, toda la línea se genera en color azul.
Habilitar envío de Cuentas de Enlace
Para habilitar el envío de las Cuentas de Enlace debe ubicar el cursor sobre la línea creada y dar clic derecho Habilitar Envío.
97 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
Entonces el estado cambia de pendiente color azul a habilitado para envío color verde.
Transmisión de Cuentas de Enlace
Para ello debe ingresar al menú comunicaciones opción Transferencia de Datos. Entonces el estado cambia de Habilitado para Envío a Enviado.
98 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo IV.4
2015
Hoja de Trabajo de Conciliación de Cuentas de Enlace
Para acceder a la Hoja de Trabajo de las Cuentas de Enlace, el usuario debe ingresar al menú Procesos opción Hoja de trabajo Conciliación de Cuentas de Enlace
Entonces debe seleccionar el anexo que desea trabajar: IV.4.1 Anexo 2 - Demostración Analítica de los Saldos de las Cuentas de Enlace Este anexo tiene 2 áreas de registro: 1er Área-Cuadro mensual de los recursos entregados según Estado Bancario, en esta área debe completar el monto por mes, rubro del monto entregado de la Cuenta de Tesoro Público. 2da Área-Pagos sin Afectación Financiera: Aquí debe consignar los giros que ha efectuado con código de documento 082 - Pago sin cheque
1er Área
2da Área
99 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
Manual Operativo SIAF - Módulo Administrativo
2015
Luego de que haya procesado las Cuentas de Enlace, se muestran los montos automáticamente. Pero el usuario puede ajustar y/o editar el monto cargado; para ello debe ubicar el cursor en el mes y rubro correspondiente y los montos están listos para ser editados. Luego debe dar clic en guardar. IV.4.2 Anexo 3 - Demostración Analítica de los Depósitos efectuados a favor de la DNTP Este anexo permite al usuario informar respecto a las devoluciones con papeleta de depósito T6 y depósitos 082 a nivel de registro administrativo. Tiene también 2 áreas 1er Área – Detalle Analítico de los Depósitos Efectuados al Tesoro Público, muestra el detalle por registro administrativo de los depósitos efectuados. 2da Área – Depósito sin giro de cheques, muestra el detalle a nivel de registro administrativo.
1er Área
2da Área
Si los montos no corresponden a los que la Unidad Ejecutora considera correctos, entonces puede ajustar o insertar el registro administrativo que no este considerado. Para ello debe ubicarse sobre el área que necesite, posicionarse en el mes y dar clic derecho Insertar registro.
100 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
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Enseguida se muestra la pantalla Registro para consignar los datos Registro Administrativo que no ha sido considerado.
101 Capacitador.- Lic. Walter Miró Jara
