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La solución informática Certool es una herramienta concebida para implantar y mantener de forma eficaz los diferentes sistemas de gestión de una organización. Este software se ha renovado, y su nueva versión cuenta con una mayor adecuación y potencia funcional. Además, es más fácil de usar y se adapta aún mejor a cualquier entidad.

Eduardo García Bermejo

Dirección Comercial de Certificación AENOR

Totalmente renovado H

ace ya más de una década que AENOR puso a disposición de las organizaciones la solución informática Certool, herramienta concebida para implantar y mantener de forma eficaz los diferentes sistemas gestión. Certool es un

software basado en los modelos que se definen en las normas ISO de sistemas de gestión, que incorpora todo el saber hacer de AENOR en esta materia y que se nutre continuamente del feedback de los clientes. Pretende dar respuesta a cada organización

en función de sus necesidades en materia de gestión de sistemas y presenta dos productos. Certool Compact es una solución dirigida a resolver necesidades imprescindibles en la gestión del sistema como el control documental, gestión de no conformidades

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Seguimiento y análisis de indicadores

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y acciones de mejora. Y Certool Premium es una solución global que incluye todas las funcionalidades necesarias para dar respuesta a los requisitos comunes que se establecen en las normas de sistemas de gestión. Este carácter modular, unido a la posibilidad de administrar sistemas multi-centro, permite que cada organización pueda elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades en un momento determinado y escalar conforme cambien sus necesidades organizacionales o funcionales. Asimismo, su completo sistema de permisos de usuarios, hace posible que cada persona pueda acceder justo a la información que necesita en un determinado momento. Certool está dirigido a cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño y sector de actividad, con uno o múltiples centros de trabajo o unidades de negocio. Permite gestionar uno o más sistemas, integrados o gestionados de forma independiente, en proceso de implantación, implantados o certificados. Por último, abarca todas las funciones y personas de la organización.

Más prestaciones Pero si en todos los sectores cambian las necesidades y expectativas de los clientes, especialmente en el campo de las tecnologías de la información estos cambios se producen a una velocidad de vértigo. Esto obliga a mantener Certool en continua evolución para ofrecer un producto siempre actualizado, tanto tecnológicamente como funcionalmente. Así, hace ahora dos años, y a partir de un minucioso análisis de las necesidades y expectativas de los usuarios de Certool, se inició un proceso de innovación del

Diseño de procesos y generación de documentos

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ENTREVISTA

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Mariano Bonilla

« Administramos mejor los diferentes aspectos del sistema de gestión ¿Qué sistemas de gestión tiene el Fondo Social de la Vivienda implantados?

El Fondo Social para la Vivienda (FSV) ha implantado y certificado un Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con la Norma UNE-EN ISO 9001 para todos los procesos de la institución; esto es, un total de 22 procesos y siete subprocesos. ¿Qué alcance tiene el certificado UNE-EN ISO 9001?

El alcance de nuestro certificado cubre la prestación de servicios de aprobación de créditos hipotecarios para la adquisición de vivienda. En este sentido, engloba tres centros de trabajo -la oficina central y dos agencias regionales- con un total de 465 empleados de la institución. ¿Por qué opta la organización a la implantación de Certool?

Certool es una herramienta que permite administrar de mejor manera los diferentes aspectos que un sistema de gestión requiere para su correcta implantación. Gestión de procesos, control documental y registros, indicadores, auditorías de calidad, productos no conformes, acciones de mejora, no conformidades o gestión de recursos, son algunos de estos aspectos. ¿Qué ventajas aporta Certool en la gestión de los sistemas?

EL FSV ha obtenido resultados

«

producto y los servicios asociados a su implantación. El objetivo era crear un entorno más fácil de usar, práctico y potente funcionalmente; pero, al mismo tiempo, respetar y mejorar todas aquellas características y prestaciones mejor valoradas por los usuarios. Este proceso acaba de finalizar con el nacimiento de un nuevo Certool, una solución totalmente renovada para aportar más eficiencia a los sistemas de gestión de las organizaciones, contribuyendo a su competitividad. Certool ofrece nuevas funcionalidades y se han mejorado significativamente las incluidas en anteriores versiones. Los principales cambios son los que se analizan a continuación. Diseño de procesos. Incorpora un nuevo generador de diagramas de flujo que permite diseñar, de forma fácil e intuitiva, los más complejos mapas y diagramas de procesos con una apariencia visual atractiva. Editor y gestor documental. Permite elaborar documentos y generarlos automáticamente a partir de plantillas previamente diseñadas con un formato homogéneo y visualmente atractivo. Automatiza las actividades para el control documental: generación, revisión, aprobación y distribución. Diseño de formularios y reglas de cálculo. Esta nueva prestación permite diseñar cualquier tipo de formulario y definir además reglas de cálculo que se podrán utilizar para el seguimiento y medición de los distintos elementos del sistema de gestión. Se evita así tener que utilizar hojas de cálculo u otras aplicaciones dispersas y no integradas. Seguimiento, medición y análisis. Permite programar y automatizar el seguimiento y medición de los distintos

Gerente General y Coordinador Responsable del Sistema de Gestión de Calidad Fondo Social para la Vivienda (FSV) (El Salvador)

favorables con la implantación de Certool. En primer lugar nos ha permitido identificar los procesos con las vinculaciones importantes asociadas, tales como requisitos, objetivos, indicadores o documentos. Por otra parte, contribuye a la estandarización en el diseño y descentralización del registro del seguimiento de los indicadores de los procesos. Otra ventaja que hay que destacar es la ampliación del control y registro de la planificación, realización y seguimiento de auditorías de calidad. En este sentido, permite la mejora en los controles incrementando la información relevante disponible por diversas características para la gestión y toma de decisiones. Obtención de información histórica en una misma fuente de información; desarrollo de flujo documental por cada tipo de instrumento normativo o formulario; ahorro en consumo de papelería e insumos derivados del uso del sistema en las consultas habilitadas; mayor seguridad en los accesos, registros e información por la automatización; mejor organización y control de las tareas por el envío de alertas para el cumplimiento de las actividades asignadas, o constantes actualizaciones por mejoras en el software, servicio oportuno de soporte técnico de consultas y muy buena resolución de incidencias son otros de los beneficios de trabajar con Certool.

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elementos del sistema (productos, procesos, proveedores, etc.). Y analizar la información y tomar decisiones al respecto. Módulos indicadores. Este nuevo módulo permite diseñar indicadores, hacer su seguimiento y configurar múltiples cuadros para las distintas funciones de la organización. A través del cuadro de indicadores se obtiene información de la evolución de los indicadores con inmediatez y precisión. Gestor de flujos de trabajo. Se incorporan nuevos workflows y se potencian los incluidos en la anterior versión, lo que permitirá automatizar los proceso de la organización, evitando errores y duplicidad de tareas. Entre estos workflows están la gestión de no conformidades y acciones de mejora; control de la documentación; programación, seguimiento y medición de procesos, productos, infraestructuras, etc. o gestión de indicadores. Organizados de tareas y comunicación. Todas las tareas programadas se gestionan desde un organizador centralizado que permite a cada usuario conocer en cada momento su carga de trabajo y a los supervisores realizar el seguimiento de las tareas asignadas al personal a su cago. Para facilitar la comunicación, todas las tareas programadas y alertas son comunicadas mediante la emisión automática de un correo electrónico. Explotación de la información. Para que la obtención de la información resulte ágil y precisa se incorporan mejoras como nuevo diseño de los informes que los hacen más claros y accesibles; posibilidad de exportar informes a Pdf y Excel; configurador de informes y gráficos; o tratamiento estadístico de los datos.

Ventajas y beneficios Tanto por las funcionalidades y características de Certool, como por

Flujos de trabajo configurables

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ENTREVISTA

los servicios que se prestan desde AENOR para su implementación y mantenimiento, esta solución tecnológica aporta múltiples ventajas. Se adapta a las particularidades de la organización y está adecuada funcionalmente para cubrir las necesidades en materia de gestión de sistemas. Asimismo, permite ampliar el alcance para adaptarse a los cambios de la organización y de su sistema, así como gestionarlo desde una plataforma única, evitando la utilización de aplicaciones y otros soportes inconexos y de difícil mantenimiento. Por otra parte, es accesible desde cualquier equipo con acceso al servidor de la organización, ya sea a través de la red o de Internet. Su facilidad de uso incrementa la satisfacción de los usuarios, su motivación y productividad. En lo que respecta a sus funcionalidades, homogeniza toda la información documentada del sistema; hace posible informatizar la mayoría de los registros del sistema; automatiza los flujos de trabajo, evitando errores y duplicidad de tareas; facilita la comunicación entre las personas implicadas en el sistema; permite obtener fácilmente información actualizada del sistema de gestión, y reduce tiempos y costes, tanto en la fase de implantación del sistema como en su mantenimiento posterior. Por último, sus servicios permiten que esta herramienta siempre esté actualizada y en continua evolución funcional y tecnológica. Además, cuenta con programas de formación adaptados a las necesidades de la organización para una eficaz implementación y un servicio de apoyo permanente para atender cualquier tipo de consulta. La modalidad de prestación de estos servicios puede ser presencial o asistida on line. ◗

Amaya Caballero

Directora del Departamento de Calidad Fraternidad-Muprespa (España)

« Certool nos permite la gestión de sistemas multicentro ¿Qué sistemas de gestión tienen implantados y cuál es su alcance?, ¿cuántos centros de trabajo y empleados abarcan?

En Fraternidad-Muprespa, Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social (MATEPSS) nº 275, tenemos implantados los Sistemas de Gestión de la Calidad (UNE-EN ISO 9001), Ambiental (UNE-EN ISO 14001 y EMAS) y Seguridad de la Información (UNE-ISO/IEC 27001) con el objetivo principal de satisfacer las expectativas y necesidades de nuestros mutualistas y demás grupos de interés. Nuestros servicios informáticos cuentan desde 2004 con la certificación UNE-EN ISO 9001 para la actividad de desarrollo y producción de aplicaciones informáticas; desde 2005 con la UNE-EN ISO 14001 en el centro de Alcobendas (150 trabajadores), y en 2010 nos convertimos en la primera mutua que certificó todos sus sistemas informáticos de acuerdo con la Norma UNE-ISO/IEC 27001. Nuestro siguiente reto es obtener la certificación UNE-ISO/IEC 20000-1 de Gestión del Servicio de TI. En 2011, integrado dentro de nuestro Plan Estratégico Corporativo 2011-2014, lanzamos un proyecto de implantación del sistema de Gestión de Calidad y Ambiental en la red de centros asistenciales. Tras la certificación en enero de 2013 de los dos centros piloto, Burgos y Vitoria, está en marcha la implantación en otros 50 (700 trabajadores) distribuidos por todo el territorio español. El objetivo

«

Certool incorpora todo el saber hacer de AENOR en materia de sistemas de gestión y se nutre continuamente con el feedback de los clientes

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es alcanzar el despliegue en toda la red asistencial de la Mutua (más de 100 centros con más de 1.400 trabajadores). Asimismo, pretendemos finalizar 2013 con la certificación OHSAS 18001 de Seguridad y Salud en el Trabajo en los servicios centrales. ¿Por qué opta la organización por la implantación de Certool?

Tras realizar un estudio de mercado, llegamos a la conclusión de que había dos tipos de paquetes informáticos de calidad: los que son un módulo más un sistema tipo ERP y los paquetes específicos. Los primeros los descartamos por su alto coste de integración con nuestros sistemas informáticos. De entre los segundos, optamos por Certool por la solvencia del fabricante, que es AENOR, por la rápida puesta en marcha y por la seguridad de que las funcionalidades que ofrece cumplirían, sin duda alguna, con los requisitos de las normas ISO. ¿Qué ventajas aporta Certool para la gestión de los sistemas?

Son muchas. La gestión de sistemas multicentro, idónea para la implantación en nuestra red de centros asistenciales, es una de ellas. Nos permite trabajar aisladamente pero manteniendo una visión global e integrada, lo que facilita la definición de las líneas de mejora y toma de decisiones corporativas. La usabilidad y facilidad de manejo también son ventajas que hay que destacar, junto con el servicio ofrecido al cliente por parte del equipo de desarrollo de AENOR.