GUÍA: PROCESO DE FIRMA ELECTRONICA DE REQUISICIÓN DE MATERIALES, BIENES Y/O SERVICIOS INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE GUANAJUATO (ITESG) SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS MARZO 2013 Versión 1.0

Un PAM es un Proceso de Acuerdo Multilateral. Es una herramienta que permite la firma de acuerdos, convenios y procedimientos administrativos por medios electrónicos. Con esta guía se presenta la forma enque se deberán generar los PAMs propios y darles seguimiento a todos aquellos en los que se nos haya requerido como firmantes, destinatarios, testigos o revisores. A continuación se explica como generar un PAM para el procedimiento de Oficio de Comisión dentro del ITESG. 1.- Una vez que hemos ingresado al portal de firma electrónica (gsign) debemos dar clic en el botón “Iniciar un PAM”, como se muestra en la siguiente imagen.

 

 

2.-­‐   A   continuación   se   nos   preguntará   si   queremos   utilizar   una   plantilla   predefinida.   Aquí   seleccionaremos  la  opción  No  y  daremos  clic  en  Siguiente.  

  3.-­‐  El  siguiente  paso  cosiste  en  subir  el  o  los  documentos  que  serán  sujetos  de  firma.  Para   ellos  seleccionamos  la  opción  “subir  archivo”.  

 

  4.-­‐  A  continuación  seleccionamos    el  archivo  y  damos  clic  en  Aceptar  

 

 

5.-­‐  Una  vez  cargado  el  archivo,  dar  clic  en  “siguiente”    

  6.-­‐Ahora   debemos   Introducir   el   mensaje   para   la   notificación   que   llegará   a   cada   uno   de   los   participantes  en  el  proceso  de  firma  electrónica  y  damos  clic  en  Siguiente.  

 

  7.-­‐   Como   siguiente   paso   es   necesario   establecer   la   fecha   y   hora   de   vencimiento   del   requerimiento   de   firma.   Establecer   la   cantidad   de   notificaciones   que   llegaran   a   los   participantes  y  seleccionar  que  la  firma  es  obligatoria.  Dar  clic  en  Siguiente.  

 

  8.-­‐     Debemos   seleccionar   los   participantes   en   el   proceso.   Para   ello   deberás   introducir   el   nombre  de  la  persona  involucrada.  Si  el  nombre  es  correcto  aparecerá  una  ficha  con  los   datos   de   la   persona.   Deberás   dar   clic   en   la   ficha   y     seleccionar   el   Rol   de   “Firmante,   revisores, destinatarios o testigos”,  según  sea  el  caso.  

 

  Este   paso   lo   debes   repetir   para   agregar   a   cada   uno   de   los   participantes.   Una   vez   capturados  debemos  dar  clic  en  “Siguiente”.   Nota:  En  las  Requisiciones  de  Materiales,  Bienes  y/o  Servicios  los  firmantes  y  el  orden   de  los  mismos  corresponderá  acorde  a  lo  siguiente:   1. Iniciardor  del  PAM  (Solicitante  y  Reponsable  del  Material,  Bien  o  Servicio   requerido)               Firmante   2. Jefe  Inmediato  (Jefe  del  Depto.  o  Coord  de  Carrera  correspondiente)                   Firmante   3. Jefe  de  Planeación  (Sufiencia  de  Recurso)       Revisor   4. Subdirector  del  Área  correspondiente       Firmante   5. Subdirector  de  Administración  y  Finanzas       Revisor   6. Director  General             Firmante   7. Jefe  de  Depto.  De  Serv.  Admvos.  (Gestión  de  Compras)   Destinatario  

 

NOTA:   Cuando   alguno   de   los   titulares   de   las   áreas   correspondientes   indicados   en   el   proceso  de  firma  electrónica  sea  el  iniciador  del  PAM,  éste  solo  deberá  ocupar  el  lugar   del  punto  1,  continuando  el  orden  antes  establecido  para  evitar  duplicidad  de  firmantes.  

    9.-­‐  En  este  punto  es  necesario  verificar  que  la  información  de  nuestro  PAM  es  correcta,   activando   la   casilla   de   “Secuencia   de   Firma”   para   que   respete   el   orden   y   los   parametros   antes  indicados  en  el  PAM.  Una  vez  verificado  esto  damos  clic  en  siguiente  para  Crear   PAM.    

 

    10.-­‐  Por  último,  deberá  aparecer  el  mensaje  de  que  el  PAM  ha  sido  creado.  

  11.-­‐   Para   iniciar   el   proceso   de   firma   y   tal   como   se   dieron   de   alta   los   participantes,   deberás   ser   el   primero   en   firmar   el   PAM   generado.   Para   ello   debes  seleccionar   el   botón   “Firmar”  en  la  parte  inferior  de  la  pantalla.  

 

  Nota:  Observa  que  la  parte  derecha  de  la  pantalla  aparecen  las  fotografías  “avatar”  de   cada  participante.   En   este  momento  la   tuya  aparece  de  color   naranja.  Esto  significa  que   Tú  estás  enterado  de  este  PAM.  Cuando  un  participante  firma  el  PAM,  su  Avatar  aparece   en  color  Verde.  Cuando  solamente  ha  revisado  el  PAM  el  color  es  naranja  y  cuando  es   rechazado  el  PAM  el  color  es  rojo.  

  Nota:   El   navegador   Google   Chrome   bloquea   la   ejecución   del   proceso   debido   a   restricciones   de   seguridad.   En   la   parte   superior   aparecerá   un   mensaje   que   indica   que   se   necesita   un   permiso   para   ejecutar   Java,   aquí   debemos   seleccionar   el   botón   “ejecutar   siempre  en  este  sitio”.  Esto  se  ilustra  en  la  imagen  siguiente.    

 

                     

 

12.-­‐  Ahora  es  necesario  introducir  nuevamente  la  contraseña  del  certificado.  Debemos   recordar  que  esta  contraseña  es  la  que  registramos  al  momento  de  solicita  el  certificado   en  las  oficinas  de  la  Unidad  de  Medios  Electrónicos  y  Firma  Electrónica.  

                     

 

13.-­‐   Si   el   proceso   de   firma   se   ha   realizado   de   manera   exitosa   tu   Avatar   aparecerá   en   color  verde.  

  14.-­‐   Recuerda   siempre   cerrar   tu   sesión   de   trabajo   por   medio   del   botón   “Salir   del   sistema”