Guía de Procedimientos de Investigación Dirección de Investigación y Docencia
Medellín, noviembre de 2009
Guía de Procedimientos de Investigación – Universidad EAFIT
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TABLA DE CONTENIDO
1 Presentación .................................................................................................................... ...1 2 De la organización del Sistema de Investigación Institucional ........................................ ...1 2.1
Semilleros de investigación ....................................................................... 2
2.2
Grupos de Investigación ........................................................................... 2
2.3
Investigación formativa ............................................................................. 3
2.4
Investigación en sentido estricto ............................................................... 3
3 De la presentación de proyectos de investigación .......................................................... ...4 3.1
Proyectos internos .................................................................................... 4
3.2
Proyectos cofinanciados y/o cooperados .................................................. 6
3.3
Beneficios tributarios para la investigación ............................................... 8
4 Del presupuesto para los proyectos de investigación ..................................................... ...8 4.1
Personal .................................................................................................... 9
4.1.1 Cargos en el Sistema de Investigación .................................................................................
4.1.1.1 4.1.1.2 4.1.1.3 4.1.1.4
9
Asistente de Investigación .......................................................... 9 Auxiliar de investigación ........................................................... 12 Monitor de investigación ........................................................... 15 Asesor....................................................................................... 16
4.2
Procedimientos para hacer efectivas las contrataciones ........................ 17
4.3
Inversiones .............................................................................................. 18
4.3.1 Inversiones de laboratorio, de hardware, de software y otras inversiones .............................
4.4
18
Gastos de viaje ....................................................................................... 20
4.4.1 Viajes nacionales ...................................................................................................................
20
4.4.2 Viajes Internacionales ............................................................................................................
20
4.5
Gastos generales .................................................................................... 22
4.6
Ajustes al presupuesto ............................................................................ 23
4.6.1 Traslados presupuestales ......................................................................................................
23
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4.6.2 Adiciones presupuestales.......................................................................................................
23
4.6.3 Traslados y/o adiciones en proyectos cofinanciados y/o Cooperados ...................................
23
5 Sobre Propiedad Intelectual ............................................................................................. .23 Anexo 1. Formatos para el registro de Semilleros de Investigación...................................... .25 Anexo 2. Formatos para el registro de Grupos de Investigación........................................... .27 Anexo 3. Formato para la evaluación de propuestas de investigación ................................. .33 Anexo 4. Formato de vinculación ........................................................................................... .37 Anexo 5. Formato de solicitud de beca .................................................................................. .41 Anexo 6. Formato Solicitud de Compra de Inversión ............................................................ .43 Anexo 7. Formato para solicitud de importación.................................................................... .45
iv
Guía de Procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
1
Presentación
La Universidad considera la investigación como la mejor fuente de mejoramiento de sus programas académicos, tanto de pregrado como de posgrado, y de su personal docente y discente, y la realiza como una actividad intencionalmente planeada y articulada en el marco de sus planes de desarrollo estratégico y operativo que busca consolidar, de manera ordenada, una capacidad investigativa que contribuya, además, a la participación institucional en los circuitos nacionales e internacionales de creación de nuevo conocimiento. Es en el marco de esta cultura de planeación y ordenamiento institucional que se elabora esta guía de procedimientos, para facilitarles a los actores de la investigación el desarrollo de sus actividades. La guía presenta información específica en torno a los principales procedimientos y alguna información de orden más general relacionada con el desarrollo de la actividad investigativa. La decisión sobre qué información incluir en este documento se ha tomado con base en aquellos asuntos más consultados y que usualmente demandan un mayor esfuerzo y atención por parte de los actores del sistema de investigación institucional. Siendo lo que es, una guía de procedimientos, estará sometida a un proceso permanente de revisión a medida que vamos avanzando en el mejoramiento de los mismos. Previendo estos cambios, mantendremos disponible una versión actualizada en la página WEB, en la sección de investigación institucional, y haremos entrega de una impresión al inicio de cada nueva vigencia de desarrollo de proyectos. 2
De la organización del Sistema de Investigación Institucional
Tomando como base el proyecto de desarrollo institucional de la investigación y referencias como la del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología definido por COLCIENCIAS, la Universidad organiza su Sistema de Investigación bajo las figuras de los semilleros de investigación y de los grupos de investigación. Esta organización del sistema de investigación institucional contempla tanto el desarrollo de la denominada investigación formativa como el desarrollo de la investigación en sentido estricto. Se elabora a continuación sobre cada una de las figuras contempladas en el sistema y sobre los procedimientos asociados correspondientes.
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2.1
Semilleros de investigación
Un semillero de investigación está constituido por una o más personas, estudiantes o profesores, que desarrollan de manera intencional y organizada una acción de estudio alrededor de un problema específico, usualmente relacionado con las áreas académicas de su interés. Las acciones desarrolladas por un semillero de investigación, en la medida en que produzcan unos resultados que permitan articular y formalizar propuestas concretas y maduras de proyectos y programas de investigación, pueden estar directamente vinculadas al programa de investigación de cualquiera de los grupos existentes o constituirse como actividad preparatoria en el proceso de conformación de nuevos grupos de investigación. Un semillero existe por sí mismo una vez conformado el grupo de estudio en el que intervienen estudiantes y al menos un profesor asesor y su existencia se puede formalizar declarando su conformación y las actividades de estudio o investigación que desarrolla ante la Dirección de Investigación de la Universidad, utilizando el formato para el registro para Semilleros de Investigación que se incluye en el Anexo 1.
2.2
Grupos de Investigación
Un grupo de investigación está constituido por una o más personas que trabajan intencionalmente en un plan, propósito o agenda organizada por proyectos y programas de investigación durante un tiempo suficiente para producir resultados de conocimiento. Su quehacer tiene como propósito consolidar su capacidad de hacer investigación mediante el logro de resultados de calidad que sean pertinentes y visibles. Un grupo de investigación se reconoce como tal si ha producido resultados de conocimiento, entendiendo por estos aquellos productos que se corresponden con nuevo conocimiento o que son aplicaciones creativas del conocimiento. Un grupo de investigación se formaliza haciendo uso de la plataforma SCIENTI que ha creado COLCIENCIAS para el efecto. Esta plataforma está conformada por las herramientas CvLac, usada para el registro de hojas de vida de los investigadores, y por GrupLac, usada para administrar la información correspondiente a los grupos de manera cruzada con la contenida en el CvLac. Hoy día el software puede ser utilizado en línea y el software de hojas de vida además puede ser descargado desde el sitio: www.colciencias.gov.co/Scienti. El mantenimiento actualizado de la información de los investigadores y de los grupos en la plataforma Scienti es fundamental para asegurar el debido reconocimiento y escalafonamiento de los grupos de investigación en el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología regulado por COLCIENCIAS, para esto se cuenta también con el apoyo y la asesoría de la Dirección de Investigación. 2
La existencia de un Grupo de Investigación se puede formalizar declarando su conformación y las líneas de investigación que desarrolla utilizando el formato que se incluye en el 0
2.3
Investigación formativa
La investigación formativa considera el aprendizaje como un proceso de construcción de conocimiento por parte del estudiante, a partir de su reflexión sistemática, de su participación en la experiencia investigativa y de su exposición a la problemática propia de la realidad. La investigación formativa está directamente vinculada con los procesos de formación de jóvenes investigadores, con el desarrollo de formas pedagógicas fundadas en problemas y preguntas y con la creación y desarrollo de programas académicos de pregrado y posgrado sustentados en la investigación en sentido estricto. La investigación formativa se construye desde el aula de clase, se concreta en actividades como las de los trabajos de grado de pregrado y de posgrado, se proyecta en los Semilleros de Investigación, y se consolida con la creación de programas académicos de posgrado debidamente soportados por la actividad investigativa. La investigación formativa está esencialmente regulada en el marco de los programas académicos de formación de pregrado y de posgrado en los que se inserta. 2.4
Investigación en sentido estricto
La Investigación en sentido estricto corresponde a la investigación propiamente dicha con la que se realiza la tarea de creación de nuevo conocimiento y la búsqueda de solución a los problemas de la realidad. La investigación en sentido estricto es la que realizan los grupos de investigación al desarrollar, a través de los proyectos, sus diversos programas de investigación. Un proyecto de investigación proyecta la manera como usualmente se acomete la búsqueda de solución a un problema específico. Un programa de investigación configura la línea u orientación del trabajo alrededor de la cual un grupo de investigación desarrolla en forma intencional, definida y organizada sus actividades de investigación a mediano y largo plazo. Las líneas de trabajo las define el grupo de investigación y se desarrollan vía la realización de los proyectos que tienen como propósito contribuir al avance en el desarrollo del tema en cuestión. Un programa de investigación, una vez establecido, puede dar como resultado la creación de un programa de posgrado y es alrededor del programa de investigación como se nutren y sustentan todos los proyectos y actividades de formación del más alto nivel. La investigación en sentido estricto se regula a partir del desarrollo de los proyectos de investigación tal como se explicita a partir de la próxima sección.
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De la presentación de proyectos de investigación
Un proyecto de investigación es la manera como usualmente se acomete la búsqueda de solución a un problema específico. Un proyecto de investigación se formaliza con el establecimiento de un plan, propósito, agenda de trabajo y presupuesto organizados para abordar el desarrollo y la búsqueda de solución al problema bajo consideración. Un proyecto de investigación debe plantear de manera clara y precisa la forma como se esperan alcanzar unos resultados y productos que den cuenta, a manera de conocimiento nuevo o aplicado, de la solución al problema que se afronta. En el contexto institucional se vienen considerando las siguientes modalidades de proyectos: internos, cofinanciados y/o cooperados. 3.1
Proyectos internos
Como parte del compromiso institucional hacia la investigación, la universidad asigna un porcentaje de sus ingresos a la financiación de proyectos internos de investigación. Aunque de manera regular el Comité de Investigaciones definirá un procedimiento específico para la formulación de las propuestas de investigación acorde con los términos de las convocatorias en curso, a continuación se señalan los términos generales para la presentación de las mismas. Las propuestas deberán primero someterse a un proceso de presentación, discusión y evaluación por parte de los respectivos grupos, áreas o departamentos académicos donde se originan con el propósito de considerar su pertinencia y relevancia. En este proceso se recomienda que las propuestas, antes de ser presentadas a consideración del Comité de Investigaciones, sean sometidas a evaluación por parte de expertos académicos idóneos usando un formato como el que se incluye en esta guía en el Anexo 2. El propósito final es asegurar la calidad, pertinencia y relevancia de las propuestas que se presenten a consideración del Comité de Investigaciones y lograr una mayor participación de la comunidad académica, en especial la de los grupos de investigación, los departamentos académicos y el sistema de los posgrados, en el proceso de decisión sobre los proyectos de investigación que acomete la Universidad. Las propuestas de investigación presentadas al Comité de Investigaciones deberán tener el aval de los respectivos Directores de Grupos de Investigación, Jefes de Departamentos Académicos o Administrativos quienes son responsables de asegurar que las propuestas tengan la debida discusión y consideración por parte del grupo académico donde se originan. 4
Aunque los contenidos precisos de las propuestas pueden variar de manera acorde con los requerimientos de las convocatorias, en términos generales deben contener los siguientes elementos que son usualmente requeridos para efectos de una debida evaluación de los proyectos de investigación: 1. Biografía del grupo, del Semillero de Investigación o del investigador que presenta el proyecto, presentando información sobre el trabajo previo realizado y/o sobre los resultados logrados, de tal manera que se pueda evaluar claramente la madurez, preparación y capacidad de los proponentes para desarrollar el proyecto. 2. Planteamiento del problema. Deberá contener una formulación clara de las preguntas y/o hipótesis de investigación objeto de la propuesta. 3. Estado actual del conocimiento científico y tecnológico relacionado con el problema. (antecedentes bibliográficos). 4. Objetivos: general y específicos, formulados de tal manera que sea posible evaluar el logro de los mismos una vez culminado el proyecto. 5. Productos y/o resultados que el grupo se compromete a entregar una vez desarrollado el proyecto según las categorías usualmente consideradas para el efecto y que a continuación se enuncian: a) Productos o resultados que generan nuevo conocimiento: artículos, capítulos de libros, libros, normas, registro de patentes, secretos industriales y demás contempladas como propiedad intelectual. b) Productos o resultados que contribuyen a la consolidación de capacidades de formación: cursos y/o programas de maestría, cursos y/o programas de doctorado, trabajos de grado, tesis de maestría, tesis de doctorado. c) Productos o resultados que contribuyen a la apropiación social del conocimiento: servicios técnicos de consultoría cualificada, actividades de divulgación, literatura gris. Cada proyecto deberá considerar por lo menos la entrega de un producto en la categoría de nuevo conocimiento. En todo caso, el Comité de Investigaciones establecerá de manera regular los mínimos de productos esperados como resultado de la realización de los proyectos de investigación que acometa la Institución. 6. Justificación de la pertinencia y relevancia de la propuesta para el desarrollo de los proyectos y actividades académicas y de investigación de interés institucional. Además se deberá justificar, si fuera del caso, la pertinencia y relevancia del proyecto en aspectos sociales, ambientales y científicos en un contexto regional, nacional e internacional. 7. Metodología a trabajar en el proceso de desarrollo de la propuesta. 8. Cronograma de actividades. 9. Presupuesto discriminado y fundamentado. 10. Hoja de vida de los investigadores al frente del proyecto. (Si fuera requerido complementar la biografía de los proponentes solicitada en el numeral 1). Para que los proyectos de investigación sean incluidos en el Presupuesto General de la Universidad las propuestas deben presentarse en la Dirección de Investigación y Docencia antes de las fechas establecidas por el Comité de 5
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Investigaciones para la recepción de proyectos. El comité de investigaciones se reserva la consideración de propuestas extemporáneas. Una vez aprobada la propuesta de investigación, la Dirección de Investigación y Docencia informará a la Dirección Administrativa, para que se le asigne el Centro de Costos y las partidas presupuestales respectivas. Cuando el Consejo Superior apruebe el presupuesto general de la Universidad, la Dirección de Investigación y Docencia informará sobre la partida presupuestal aprobada al Investigador Principal, responsable del proyecto, y al respectivo Director del Grupo o Semillero y/o Jefe de Departamento. El Comité de Investigaciones hará un seguimiento permanente al desarrollo de los proyectos y, para ello, los Investigadores Principales, responsables de los mismos, deberán presentar informes de avance regulares de acuerdo con las fechas establecidas para el efecto por el Comité de Investigaciones. Los Investigadores Principales y los respectivos Directores de Grupo o Semilleros y/o Jefes de Departamento son los responsables ante el Comité de Investigaciones de la buena marcha de los proyectos de investigación. 3.2
Proyectos cofinanciados y/o cooperados
Los proyectos cofinanciados y/o cooperados se realizan con la participación de uno o más entes externos, bien sea del sector público o privado, los cuales se vinculan al desarrollo del proyecto mediante aportes en recursos frescos y/o en especie, los cuales, dependiendo del tipo de proyecto, pueden ser de carácter reembolsable o condonable. Los proyectos cofinanciados están usualmente asociados con el desembolso de recursos frescos, en tanto que los proyectos cooperados usualmente se desarrollan bajo la figura de aportes en especie por parte de cada una de de las entidades que participan en la ejecución del mismo. Los proyectos cofinanciados usualmente se concretan en respuesta a convocatorias establecidas para el efecto, las cuales no se realizan en fechas preestablecidas, y por lo tanto pueden ser presentadas, evaluadas y aprobadas en cualquier periodo del año. Los proyectos cooperados usualmente se concretan como resultado del establecimiento de conversaciones directas con instituciones y/o entidades que participan en actividades de investigación que de manera conjunta acuerdan afrontar la consideración de un determinado problema de investigación. Las propuestas en la modalidad de cofinanciadas o cooperadas deben ser presentadas por los grupos de investigación de la universidad en los términos 6
requeridos en la convocatoria y/o en los términos acordados con las entidades participantes. Los miembros de grupo, investigadores o asistentes administrativos que identifiquen o reciban oportunidades promovidas por entidades externas, las deben reportar a la Dirección de Investigación y Docencia, la cual las considera para determinar la factibilidad de aprobación teniendo en cuenta aspectos como: • • • • • •
Coherencia con el direccionamiento estratégico de la Universidad frente a la investigación, en cuanto a temas de interés. Aprobación o aceptación de la respectiva escuela o departamento. Capacidad del grupo o grupos al frente de la propuesta. Disponibilidad de recursos financieros de contrapartida. Trayectoria en el tema. Análisis de la entidad responsable de la convocatoria.
Una vez considerada y aprobada internamente la propuesta, se genera una carta de compromiso institucional debidamente firmada por el representante legal. Se procede entonces al debido registro de la propuesta, en sus términos técnicos y financieros, ante la entidad que convoca o ante las entidades participantes, siguiendo los requerimientos establecidos para la misma. Usualmente se recibe, en el caso de la entidad que convoca, un código de radicación del proyecto. Durante el proceso de evaluación, la entidad o entidades externas pueden solicitar ajustes técnicos y presupuéstales, los cuales serán comunicados por medio escrito o electrónico directamente al investigador al frente de la propuesta. Conjuntamente con la Dirección de Investigación y Docencia, el investigador deberá estar atento a dar respuesta a cada una de las inquietudes y solicitudes de ajuste requeridos. Una vez aprobada la propuesta, el investigador principal, con el apoyo de la Dirección de Investigación y Docencia, procederá a gestionar la documentación requerida para la elaboración de los respectivos contratos y para proceder con la debida legalización de los mismos. Legalizados los contratos, el investigador principal deberá tener muy presente las fechas de inicio, de terminación, de informes de avance y de informe final tal como queda usualmente estipulado en estos contratos o en el acta de inicio que se genere para el respectivo proyecto. El proyecto debe cumplir con los tiempos de ejecución estipulados en el contrato; en caso contrario se debe solicitar un aplazamiento a la entidad cofinanciadora siguiendo los lineamientos dados por ésta. El informe final debe ser enviado a la entidad cofinanciadora, la cual lo evalúa según sus procedimientos internos 7
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arrojando como resultado un acta de liquidación o la solicitud de modificaciones y aclaraciones tanto técnicas como presupuestales. La terminación del proyecto se da, cuando la empresa cofinanciadora, hace entrega del acta de liquidación. 3.3
Beneficios tributarios para la investigación
En el caso de proyectos cofinanciados y/o cooperados es oportuno tener presente los incentivos establecidos en la ley 633 de 2000. "Artículo 158-1. Deducción por inversiones en desarrollo científico y tecnológico. Las personas que realicen inversiones directamente o a través de Centros de Investigación, Centros de Desarrollo Tecnológico, constituidos como entidades sin ánimo de lucro, o Centros y Grupos de Investigación de Instituciones de Educación Superior, reconocidos por COLCIENCIAS, en proyectos calificados como de carácter científico, tecnológico o de innovación tecnológica, por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, o en proyectos de formación profesional de instituciones de educación superior estatales u oficiales y privadas, reconocidas por el Ministerio de Educación Nacional, que sean entidades sin ánimo de lucro y que en un proceso voluntario hayan sido acreditadas u obtenido acreditación de uno o varios programas, tendrán derecho a deducir de su renta el ciento veinticinco por ciento (125%) del valor invertido en el período gravable en que se realizó la inversión. Los proyectos de inversión deberán desarrollarse en áreas estratégicas para el país tales como ciencias básicas, ciencias sociales y humanas, desarrollo industrial, ciencias agropecuarias, medio ambiente, hábitat, educación, salud, electrónica, telecomunicaciones, informática, biotecnología, minería y energía. Esta deducción no podrá exceder del veinte por ciento (20%) de la renta líquida, determinada antes de restar el valor de la inversión. Cuando la inversión se realice en proyectos de formación profesional desarrollados por Instituciones de Educación Superior señaladas en el inciso anterior, éstas deberán demostrar que la inversión se destinó al programa o programas acreditados.” 4
Del presupuesto para los proyectos de investigación
Ya sea en la modalidad de proyecto interno, proyecto cofinanciado o proyecto cooperado, una vez aprobado el proyecto queda definido para el mismo un presupuesto con los debidos detalles en términos de rubros y contrapartidas. Este presupuesto se administra haciendo uso de los centros de costos creados para el proyecto como parte del proceso de formalización del mismo. Los centros de costos facilitan la ejecución del presupuesto aprobado para el proyecto haciendo uso de cada una de las cuentas establecidas en los mismos. Es 8
tarea del investigador responsable de los centros de costos asociados a un determinado proyecto controlar y asegurar la debida ejecución en los mismos de cada uno de los rubros aprobados cumpliendo con los requisitos exigidos por cada una de las dependencias de acuerdo con el gasto. Igualmente es responsabilidad del investigador, informar a Contratos y Convenios de la Dirección Administrativa y Financiera, el cronograma para la facturación y recaudo de los recursos asociados con proyectos cofinanciados y/o cooperados. 4.1
Personal
4.1.1 Cargos en el Sistema de Investigación En esta sección se define cada uno de los cargos considerados en el sistema de investigación institucional. Se busca con esto facilitar y estandarizar los procesos de vinculación y administración del personal asociado con cada uno de los cargos definidos. Es también su propósito orientar a las personas que están liderando proyectos y a las personas que esperan vincularse a los proyectos sobre los diferentes roles y responsabilidades de los actores que participan en el sistema de investigación. En primera instancia, en cada proyecto, ha de figurar el líder del mismo en calidad de investigador principal. Éste es usualmente la persona que propone, formula y gestiona el proyecto hasta su culminación. El investigador principal es por tanto el responsable de todos los aspectos asociados con el diseño, presentación, ejecución, validación y entrega de resultados del proyecto ante la institución. Esto lo compromete con la administración y uso racional de todos sus recursos, incluyendo las personas vinculadas al proyecto, así como con el seguimiento de su desarrollo hasta su culminación a satisfacción. En ocasiones figura también un coinvestigador, usualmente de rango académico y trayectoria similares a las del investigador principal quien comparte con éste las responsabilidades académicas en el proyecto. De manera adicional se consideran los siguientes roles en la planta de cargos de la institución. 4.1.1.1
Asistente de Investigación
El asistente de investigación es un profesional o estudiante de posgrado que tiene conocimientos, experiencia y una historia académica que lo certifican como una persona con cierto recorrido de formación en investigación que lo habilita para contribuir, por lo menos parcialmente, en las líneas centrales de desarrollo de las actividades de investigación. El asistente de investigación se homologa con la figura de “joven investigador” de COLCIENCIAS. En una situación ideal, actuarán como asistentes de investigación profesionales con experiencia como auxiliares de investigación y/o estudiantes de posgrado que se
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encuentran realizando sus proyectos de grado en el seno un grupo de investigación que los acoja. Líneas de acción En las líneas del quehacer investigativo del asistente de investigación se consideran como acciones tipo, sin que estas sean exhaustivas, las siguientes: • • • • • • • • • •
Participación en la elaboración conceptual dentro de los proyectos de investigación. Participación directa en líneas de desarrollo de los proyectos. Buscar fuentes complementarias a los modelos teóricos del proyecto. Desarrollar programas de computación para el procesamiento de datos. Manejo de información de fuentes primarias y secundarias. Uso de fichas de archivo. Recolección de información con medios tales como: entrevistas, cuestionarios, grabaciones, etc. Asistir a cursos de iniciación a la investigación. Realización de informes de autoevaluación sobre las tareas asignadas. Participar en tareas de divulgación
Requisitos deseables • •
Contar con una biografía de su hacer investigativo y de su producción académica. Un determinado nivel de conocimiento de inglés.
Estímulos La posibilidad de participar en actividades de investigación es en sí mismo un estímulo para la persona en proceso de formación como investigador. En el sistema de investigación se consideran estímulos bajo la filosofía de becas y de pagos en dinero que contribuyen al mejor bienestar de las personas comprometidas con esta actividad. Los estímulos a considerar son: ¾ Con contrato laboral • •
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El salario mensual estipulado para esta categoría, esto implica contrato de trabajo a término fijo, prestaciones sociales, afiliación a la seguridad social y aportes parafiscales. Se puede también establecer un número de horas semestre equivalente a las figuras actualmente establecidas para cátedra de pregrado. Su pago sería bajo las mismas condiciones consideradas en dicha figura.
¾ Con beca Las especificidades de este estímulo obedecen, en principio, a compromisos académicos y no laborales, para ello se firmará un documento donde se plasman los compromisos que tiene el estudiante. Para la asignación de la beca se tendrá en cuenta: • • •
Número de estudiantes matriculados en el programa. La beca estará condicionada al cumplimiento del punto de equilibrio. El programa para el cual se otorga la beca deberá estar relacionado con la investigación a realizarse. En el caso de proyectos cofinanciados, las condiciones fijadas por la entidad externa que otorga la beca.
En la solicitud (ver Anexo 3) se tendrán en cuenta las condiciones de asignación de la beca –de acuerdo con cada negociación- avalada por el Director de Investigación y Docencia y el respectivo Decano, para lo cual el asistente de investigación se dirigirá con copia de dicha solicitud a la oficina de Desarrollo de Empleados con el fin de realizar el procedimiento estipulado para cada tipo de beca. ¾ Beca y pago en dinero: pueden combinarse ambas modalidades, las cuales se definirían en el momento de acogerse a esta figura. Tipos de Beca y procedimiento para su formalización: ¾ Beca de posgrado en la Universidad: •
Porcentaje de beca de acuerdo con el número de horas dedicadas al proyecto: . 12 horas/semana: 15% . 24 horas/semana: 30% . 36 horas/semana: 45% . 48 horas/semana: 60%
•
Realizar los trámites correspondientes a la inscripción en Admisiones y Registro y ser aceptado en el programa. Realizar la matrícula en la fecha establecida. Entregar la liquidación de matrícula en Desarrollo de Empleados para proceder con la asignación de la beca. Reclamar la liquidación de matrícula definitiva para realizar los trámites respectivos en Admisiones y Registro. Firmar contrato de capacitación y pagaré, donde se estipulan los compromisos adquiridos con la investigación, los cuales serán acordados por el director del proyecto y el decano respectivo.
• • • •
¾ Beca en el Centro de Idiomas y Centro de Educación Continua de la Universidad:
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•
Porcentaje de beca de acuerdo con el número de horas dedicadas al proyecto: . 12 horas/semana: 25% . 24 horas/semana: 50% . 36 horas/semana: 75% . 48 horas/semana: 100%
•
Realizar los trámites correspondientes a la inscripción en Desarrollo de Empleados, de acuerdo con las fechas de matrícula establecidas por el Centro de Idiomas y el Centro de Educación Continua.
•
Diligenciar formato de solicitud de beca (Anexo 3) y firmar carta de compromiso en la cual el empleado se obliga a pagar el valor del curso cuando no se cumplan los requisitos exigidos para la beca.
¾ Si el becario se retira del proyecto en un período que no alcance a cubrir la condonación de la beca con sus servicios, operará el cobro de la misma haciendo efectivo el pagaré. ¾ En el caso de proyectos de investigación financiados totalmente por la Universidad, las becas se ejecutarán con cargo al centro de costos de cada proyecto, sin que para ello requiera un presupuesto aprobado, ya que serán asignadas bajo la modalidad de “sillas vacías”. En el caso de proyectos cofinanciados se deberá contar con la apropiación presupuestal requerida. ¾ En el caso de proyectos de investigación financiados totalmente por la Universidad, los cupos asignados en educación continua en los diferentes programas ofrecidos y que no estén en convenio con otras instituciones, serán bajo la modalidad de “sillas vacías”. ¾ Cualquier excepción o modificación a estos estímulos, durante el desarrollo de las actividades de investigación, deberá ser analizado y avalado por el Director de Investigación y Docencia. 4.1.1.2
Auxiliar de investigación
El auxiliar de investigación es regularmente un estudiante de pregrado o de posgrado dispuesto a iniciar su carrera de formación en actividades de investigación. Más que contar con experiencia y conocimientos en el quehacer investigativo deberá estar dispuesto a formarse, a través de su participación como auxiliar, en tareas varias de investigación que van desde actividades instrumentales u operativas hasta actividades que involucran elaboraciones conceptuales sobre la investigación en curso.
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Líneas de acción En las líneas de acción del quehacer investigativo del auxiliar de investigación se consideran, como acciones tipo sin que estas sean exhaustivas, las siguientes: • • • • • • • •
Búsqueda y clasificación de material bibliográfico. Apoyo logístico en el desarrollo de la investigación. Desarrollo de herramientas informáticas. Realizar ensayos de laboratorio. Aplicación de encuestas y clasificación de la información. Participación preliminar en elaboraciones conceptuales sobre la investigación en curso. Realización de informes de auto evaluación sobre las tareas asignadas. Realización de fichas y traducciones.
Pueden actuar como auxiliares de investigación estudiantes de tiempo parcial tanto de pregrado como de posgrado y estudiantes en periodo de práctica.
También se considera la realización de proyectos de grado por parte de estudiantes de pregrado en el seno de un grupo de investigación o bajo la asesoría de un profesor director del proyecto. En este caso, aunque su actividad principal gira alrededor de su propio proyecto de grado, se espera que su accionar esté articulado y aporte a las actividades desarrolladas por el grupo de investigación que lo acoge. Requisitos deseables • • • •
Promedio crédito acumulado 3.8. Línea de énfasis relacionada con el área de investigación. Poseer aptitudes demostrables en el área de investigación. En algunos casos, un determinado nivel de conocimientos de inglés.
Estímulos La posibilidad de participar en actividades de investigación es en sí mismo un estímulo para el estudiante en proceso de formación como investigador. En el sistema de investigación se consideran estímulos bajo la filosofía de becas y de pagos en dinero que contribuyen al mejor bienestar de las personas comprometidas con esta actividad. Los estímulos a considerar son: ¾ Con contrato laboral •
El salario mensual estipulado para esta categoría, esto implica contrato de trabajo a término fijo, prestaciones sociales, afiliación a la seguridad social y aportes parafiscales.
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•
Cuando se trate de un estudiante de pregrado que va a realizar su práctica, éste recibirá mensualmente un salario mínimo mensual legal vigente.
¾ Con beca Las especificidades de este estímulo obedecen, en principio, a compromisos académicos y no laborales, para ello se firmará un documento donde se plasman los compromisos que tiene el estudiante. Para la asignación de la beca se tendrá en cuenta: • •
Número de estudiantes matriculados en el programa. La beca estará condicionada al cumplimiento del punto de equilibrio. El programa para el cual se otorga la beca deberá estar relacionado con la investigación a realizarse.
En la solicitud (ver Anexo 3) se tendrán en cuenta las condiciones de asignación de la beca –de acuerdo con cada negociación- avalada por el Director de Investigación y Docencia y el respectivo Decano, para lo cual el asistente de investigación se dirigirá con copia de dicha solicitud a la oficina de Desarrollo de Empleados con el fin de realizar el procedimiento estipulado para cada tipo de beca. ¾ Beca y pago en dinero: pueden combinarse ambas modalidades, las cuales se definirían en el momento de acogerse a esta figura. Tipos de Beca y procedimiento para su formalización: En este caso, las becas sólo aplican para estudiantes de posgrado. ¾ Beca de posgrado en la Universidad: •
Porcentaje de beca de acuerdo con el número de horas dedicadas al proyecto: . 12 horas/semana: 15% . 24 horas/semana: 30% . 36 horas/semana: 45% . 48 horas/semana: 60%
•
Realizar los trámites correspondientes a la inscripción en Admisiones y Registro y ser aceptado en el programa. Realizar la matrícula en la fecha establecida. Entregar la liquidación de matrícula en Desarrollo de Empleados para proceder con la asignación de la beca. Reclamar la liquidación de matrícula definitiva para realizar los trámites respectivos en Admisiones y Registro. Firmar contrato de capacitación y pagaré, donde se estipulan los compromisos adquiridos con la investigación, los cuales serán acordados por el director del proyecto y el decano respectivo.
• • • •
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¾ Beca en el Centro de Idiomas y Centro de Educación Continua de la Universidad: •
Porcentaje de beca de acuerdo con el número de horas dedicadas al proyecto: . 12 horas/semana: 25% . 24 horas/semana: 50% . 36 horas/semana: 75% . 48 horas/semana: 100%
•
Realizar los trámites correspondientes a la inscripción en Desarrollo de Empleados, de acuerdo con las fechas de matrícula establecidas por el Centro de Idiomas y el Centro de Educación Continua.
•
Diligenciar formato de solicitud de beca (Anexo 3) y firmar carta de compromiso en la cual el empleado se obliga a pagar el valor del curso cuando no se cumplan los requisitos exigidos para la beca.
¾ Si el becario se retira del proyecto en un período que no alcance a cubrir la condonación de la beca con sus servicios, operará el cobro de la misma haciendo efectivo el pagaré. ¾ En el caso de proyectos de investigación financiados totalmente por la Universidad, las becas se ejecutarán con cargo al centro de costos de cada proyecto, sin que para ello requiera un presupuesto aprobado, ya que serán asignadas bajo la modalidad de “sillas vacías”. En el caso de proyectos cofinanciados se deberá contar con la apropiación presupuestal requerida. ¾ En el caso de proyectos de investigación financiados totalmente por la Universidad, los cupos asignados en educación continua en los diferentes programas ofrecidos y que no estén en convenio con otras instituciones, serán bajo la modalidad de “sillas vacías”. ¾ Cualquier excepción o modificación a estos estímulos, durante el desarrollo de las actividades de investigación, deberá ser analizado y avalado por el Director de Investigación y Docencia. 4.1.1.3
Monitor de investigación
Estudiante de buen rendimiento académico, de excelente comportamiento disciplinario, que haya cumplido con un determinado porcentaje de su carrera y que demuestre actitudes hacia la docencia, la investigación o habilidades administrativas, que tiene la oportunidad de realizar actividades de monitoría en los campos académico y administrativo. Para esta modalidad no se realiza un contrato laboral, no se hacen afiliaciones a la seguridad social y al estudiante se le reconoce una ayuda económica por las actividades realizadas.
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Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
¾ Monitor de investigación: Realiza, bajo la dirección de un profesor o investigador, actividades de apoyo en los procesos de investigación. o
Ayuda económica por 10 ó 12 horas/semana de acuerdo con las tarifas establecidas, la cual se incrementará en el porcentaje aprobado por el Consejo Directivo de la Universidad: La concesión de esta ayuda económica, no genera ninguna obligación adicional a cargo de la Universidad EAFIT.
¾ Procedimiento para solicitarlo: o
La secretaria del departamento respectivo, debe ingresar la solicitud al Sistema Bisa, de acuerdo con el presupuesto aprobado en el proyecto de investigación, en caso de cumplir con dicho presupuesto, el sistema automáticamente aprueba la solicitud.
o
Desarrollo Humano entregará al monitor de investigación una carta donde se informan las fechas de la monitoría, valor a recibir y las fechas de pago, la cual deberá ser firmada por el estudiante en señal de aceptación.
4.1.1.4
Asesor
El asesor es regularmente un par académico externo reconocido por sus conocimientos y experiencia en el área de interés para el grupo de investigación; capaz de orientar y emitir conceptos sobre los procesos de elaboración de la propuesta investigativa, sobre el desarrollo de las actividades de investigación y sobre los productos que se deriven de la misma. Funciones básicas: • • • • •
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Orientar al investigador principal sobre las líneas de desarrollo de los proyectos específicos. Emitir conceptos sobre situaciones especiales en relación con el desarrollo de los proyectos. Realizar análisis sobre temas o problemas específicos. Emitir conceptos sobre los productos que resultan en el proceso de investigación. Hacer recomendaciones sobre las líneas de acción del grupo y/o los proyectos de investigación.
Requisitos deseables: Par académico con formación de posgrado y/o conocimientos y experiencia reconocidos.
Estímulos Pago en dinero únicamente
4.2
Honorarios mensuales equivalentes a 6 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Procedimientos para hacer efectivas las contrataciones
1. Tener en cuenta la información de cargos, salarios y honorarios definidos para los proyectos de investigación (tal como se relacionó en la sección anterior). 2. Si la vinculación de la persona al proyecto se va a realizar por medio de un contrato de trabajo por el tiempo que dure la labor, debe tener en cuenta lo siguiente: • Contar con el presupuesto suficiente para cubrir el costo de la contratación, teniendo en cuenta el salario mensual estipulado de acuerdo con el tiempo de dedicación, las prestaciones sociales, seguridad social y aportes parafiscales. • Enviar la solicitud de vinculación - contratación anexando la hoja de vida de la persona que se va a contratar a la dirección electrónica
[email protected], con 8 días hábiles de anticipación a la fecha de inicio del contrato, (si la vinculación es por fuera de Medellín, debe solicitarse con 15 días hábiles de anticipación) especificando claramente las funciones y responsabilidades que va a desarrollar en el proyecto, los productos o informes con las fechas de entrega, fechas de contratación, tiempo de dedicación, valor mensual a pagar, nombre y centro de costos del proyecto. • Las personas a contratar deben haber cumplido con TODOS los requisitos de documentación, exámenes médicos, seguridad social y la firma del contrato, para poder dar inicio a las labores en el proyecto. (Los requisitos se pueden consultar en la página web: http://entrenos.eafit.edu.co/ en Desarrollo de Empleados) 3. Si la vinculación de la persona al proyecto se va a realizar por medio de un contrato por prestación de servicios (honorarios), se debe tener en cuenta lo siguiente: • En el contrato de prestación de servicios, contratista deberá realizar una obra o labor determinada, con libertad y autonomía técnica, realizarla con sus propios medios (computador, papelería, oficina, etc.), por un precio determinado y asumiendo todos los riesgos. • Enviar la solicitud de contratación anexando la hoja de vida de la persona que se va a contratar y el RUT, a la dirección electrónica investiga-
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[email protected], con 8 días hábiles de anticipación a la fecha de inicio del contrato, (si la vinculación es por fuera de Medellín, debe solicitarse con 15 días hábiles de anticipación) especificando claramente la obra o labor a entregar, productos o informes con las fechas de entrega, fechas de contratación, valor mensual de los honorarios, forma de pago (por porcentajes de acuerdo con las entregas), nombre y centro de costos del proyecto. • Cuando el contrato sea superior a 90 días, los contratistas deberán presentar en Desarrollo de Empleados, los certificados de afiliación a EPS y Pensión que lo acreditan como cotizantes independientes en el sistema de seguridad social, antes de dar inicio al contrato, y adicionalmente deberá presentar, con las respectivas cuentas de cobro, las fotocopias de los pagos a las entidades de seguridad social correspondientes al tiempo que están cobrando, así como una copia del RUT, para poder dar trámite a la cancelación de las mismas. El ingreso base de cotización es el equivalente al 40% del valor de los honorarios recibidos por los servicios prestados, el monto de cotización en salud es del 12% y en pensión del 15.5% • Se le debe aclarar a la persona a contratar que los pagos en la Universidad, se hacen a 30 días después de presentada la factura o cuenta de cobro, de acuerdo con las políticas establecidas por la Dirección Administrativa y Financiera; cabe anotar que esto queda especificado en el contrato. 4. Cuando la vinculación a realizarse es para un extranjero, se debe tener en cuenta que éste debe tener visa de trabajo para la Universidad EAFIT o sin restricción de entidad. Por lo general, la Universidad debe solicitar certificado de proporcionalidad de extranjeros ante el Ministerio de la Protección Social, el cual se demora aproximadamente 1 mes. Una vez obtenido dicho certificado, se procede a entregar al futuro empleado, el contrato, el certificado de existencia y representación legal de la Universidad y el de proporcionalidad, con el fin de que realice los trámites para la solicitud de visa.
4.3
Inversiones
Las inversiones en investigación están usualmente asociadas, de un lado, con la adquisición de máquinas y equipos de laboratorio, y, de otro lado, con la adquisición de hardware y software informático. 4.3.1 Inversiones de laboratorio, de hardware, de software y otras inversiones En el caso particular de equipos de laboratorio, máquinas u otros equipos especializados, debe diligenciarse el formato que se relaciona en el Anexo 5. Es necesario informar si el equipo requiere importación y/o solicitud para exención de impuestos. También es importante definir la manera como el mismo va a ser activado dentro de la Universidad según los términos del contrato, es decir, considerando posibles modalidades de comodato o de entrega de los equipos, de manera temporal o permanente, a las entidades que participan en el proyecto. Al 18
formato deben anexarse además copias de cotizaciones de los proveedores sugeridos. En caso de máquinas o equipos que requieran espacio físico en los laboratorios, deberán definirse los requerimientos para el caso conjuntamente con los coordinadores o con el jefe del centro. La adquisición de hardware y software requerido para los proyectos de investigación debe gestionarse con el apoyo del Centro de Informática, usando el formato que se relaciona en el Anexo 5. Para la compra de equipos debe realizarse el trámite con el Departamento de Compras, gestionando la solicitud en el sistema Neon y si fuera del caso, presentando cotizaciones de proveedores sugeridos o seleccionadas con la debida justificación. Para los equipos que se van a importar debe diligenciarse el documento relacionado en el Anexo 6, y tener presente el tiempo que toma el proceso completo: tiempo de entrega del equipo por parte del proveedor, tiempo que toma el trámite de exención de arancel (de 15 a 30 días) y si fuera del caso, como en los proyectos cofinanciados por COLCIENCIAS, el tiempo que toma gestionar la exención de IVA (de 30 a 45 días adicionales). El proyecto debe tener en cuenta, además de la compra o importación, los costos que estas inversiones pueden traer consigo, por conceptos de: calibración, instrumentación, herramientas, dispositivos especiales, mantenimiento, reparaciones. Estos costos se manejan usualmente por la cuenta de gastos generales.
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4.4
Gastos de viaje
Los viajes nacionales o internacionales previstos en los proyectos están usualmente relacionados con el desarrollo de las actividades de investigación o con el proceso de divulgación de los resultados de las mismas. En cualquier caso, los mismos deberán programarse con la debida antelación, y para evitar posibles interferencias con el desarrollo de las actividades académicas, es oportuno que los investigadores consulten con sus respectivos jefes antes de programar los viajes previstos en el proyecto. 4.4.1 Viajes nacionales La gestión de los viajes nacionales se debe realizar usando el sistema de información “SIGAVI”. Es responsabilidad de las secretarias de los Departamentos Académicos apoyar esta gestión. El investigador principal, como responsable de la ejecución del proyecto, debe autorizar a la secretaria de su respectivo departamento para gestionar los gastos haciendo uso del presupuesto previsto para el efecto en el centro de costos del proyecto a su cargo, teniendo en cuenta la agencia de viajes avalada por la Universidad, así como las tarifas y hoteles relacionados en el sistema de información de gastos de viaje SIGAVI. 4.4.2 Viajes Internacionales Para los viajes internacionales, incluyendo los relacionados con la participación en eventos y pasantías internacionales, debe entregarse en vicerrectoría, con la debida antelación, la solicitud de viaje con su presupuesto, teniendo presentes las políticas y procedimientos que se relacionan a continuación. Aunque estas políticas están contempladas en los Estatutos Profesoral y de Desarrollo Profesoral, es propósito, en este documento, divulgarlas y hacer de su conocimiento los procedimientos que sobre las mismas se han establecido.
Políticas: •
•
20
A menos que exista una razón de tipo académico o de representación institucional debidamente avalada por los decanos o por el vicerrector académico, la participación en eventos y pasantías internacionales queda condicionada a la presentación de artículos, ponencias, obras musicales originales y conciertos como solista, compositor o director invitado, resultado de las actividades académicas y/o de investigación que realiza el profesor. En los casos en que la asistencia esté relacionada con compromisos adquiridos a través de convenios de vinculación institucional a redes académicas y/o investigativas, el representante institucional de la red deberá justificar su asistencia o la de un representante, acompañando su solicitud de viaje con el informe que dé cuenta de la forma como la institución se ha
•
•
beneficiado o espera beneficiarse con la vinculación al convenio y la participación en el evento. A menos que el participante haya conseguido ayuda económica externa, se aplicará la política 70/30 bajo la cual, la Universidad cubrirá hasta un 70% de los costos y el participante cubrirá el 30% restante. El presupuesto para el efecto se realizará con base en los costos de inscripción definidos por los organizadores del evento, las cotizaciones de tiquetes de la Agencia de Viajes avalada por la Universidad y las tarifas de estadía y viáticos establecidos para el efecto. En los casos en que el participante consiga ayuda económica externa, él mismo quedará exento de su aporte cuando este valor sea superior al 30% del total; caso contrario, el participante deberá cubrir la diferencia. Los costos relacionados con gestiones de visa corren por cuenta del solicitante.
Procedimientos: •
• • •
•
•
El aspirante deberá entregar en Vicerrectoría Académica su solicitud debidamente avalada por la respectiva unidad académica y con el visto bueno de su decanatura, motivando su participación y la importancia que la misma tiene para su desarrollo académico y el de su unidad. Debe adjuntar la documentación que respalda la participación en el evento o pasantía y el presupuesto correspondiente. En el caso de presentación de artículos y/o ponencias en eventos académicos, el solicitante deberá entregar copia electrónica del resumen de la misma. Cuando son varios los autores de la ponencia o presentación académica, se aprobará la participación de una persona por evento en representación del grupo de autores. El número de viajes aprobados por persona en el año no excederá de dos, condicionados ambos a la debida disponibilidad presupuestal. En caso de ser requerida para el viaje, la gestión de la visa es responsabilidad del profesor. Es también su responsabilidad coordinar la gestión de la misma con el proceso de aprobación de presupuesto de la actividad para no incurrir en gastos innecesarios, caso que la misma no sea aprobada. Una vez se hayan efectuado gastos como la compra del tiquete, y si el profesor decide cancelar su viaje por motivos que no fuesen de fuerza mayor, deberá asumir las posibles penalizaciones económicas que puedan derivarse como resultado de la cancelación del mismo. Si se presentara una situación de fuerza mayor para cancelar el viaje, ésta deberá ser debidamente sustentada por escrito. Los profesores beneficiarios de este programa contraen la obligación de poner a disposición de la Biblioteca de la Universidad copia del material de estudio adquirido o producido. Así mismo, se comprometen a entregar a su jefe inmediato y a la decanatura respectiva, un informe escrito sobre la actividad realizada y las recomendaciones que pudieran derivarse de la misma. De considerarlo conveniente, los responsables del desarrollo de la actividad 21
Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
podrán solicitar al participante compartir la experiencia y los conocimientos adquiridos con la comunidad universitaria mediante seminarios con los posibles interesados en el tema. 4.5
Gastos generales
Se consideran gastos generales los desembolsos o erogaciones en que se incurre, de manera contable, durante el proceso de desarrollo de las actividades asociadas a un proyecto de investigación en el tiempo de duración del mismo. También deben considerarse en este rubro los servicios de laboratorios y talleres del Centro de Laboratorios y de otras dependencias de la Universidad que ofrecen servicios específicos. La denominación servicios de laboratorios y talleres no incluye los materiales, herramientas, horas extras y demás costos que generen flujo de caja, los cuales deben presupuestar por separado. Si el proyecto requiere servicios del Centro de Laboratorios: pruebas, ensayos, mediciones, maquinados, montajes, elaboración de modelos, préstamo de equipos y/o espacio físico, tiempo del personal técnico y otros; tener en cuenta: Contactar a los coordinadores o al Jefe del Centro para valorar los servicios y las posibilidades reales de programación. Incluir como contrapartida los valores de los servicios dispuestos por el laboratorio ó espacio de trabajo, propios, del grupo de investigación. Incluir los valores de los servicios de los demás laboratorios y talleres en los "rubros" de gastos generales, a menos de que resulten indispensables para completar el monto de la contrapartida exigida al proyecto. Al presupuestarlos como gastos generales, asegura la posibilidad de poder optar por subcontratar estos servicios con otros proveedores, dado el caso de que no puedan ser programados por el Centro al momento de requerirlos. Si el proyecto lo que requiere es una variedad de pequeños servicios, los cuales seguramente podrán ser satisfechos al momento de requerirlos; realizar una estimación global del costo e incluir una partida para "Servicios varios de laboratorios", dentro de las contrapartidas del proyecto. Los gastos generales se deben gestionar a través del sistema de compras NEON COMPRAS, o NEON SERVICIOS, según el caso, por la secretaria de cada dependencia. En caso de convenios interinstitucionales los cuales surgen a partir de proyectos de investigación cofinanciados y/o cooperados, se pueden generar pagos y facturas para recaudar los aportes o participación en proyectos de estas instituciones. En caso de presentarse situaciones que no estén definidas en esta guía, se debe consultar a la Dirección de Investigación y Docencia. 22
4.6
Ajustes al presupuesto
En ocasiones puede presentarse la necesidad de realizar los siguientes tipos de ajustes al presupuesto previamente aprobado.
4.6.1 Traslados presupuestales En el caso de los proyectos internos, el investigador principal puede solicitar traslados entre las cuentas aprobadas en su proyecto enviando una solicitud justificada por email a:
[email protected]. La oficina de costos y presupuestos realizará la debida confirmación por correo electrónico. 4.6.2 Adiciones presupuestales Las adiciones presupuestales, sujetas a disponibilidad de recursos, deben ser solicitadas por escrito, con la debida justificación en la Dirección de Investigación y Docencia, la cual le dará tramite ante el Comité de Investigaciones de la Universidad. 4.6.3 Traslados y/o adiciones en proyectos cofinanciados y/o Cooperados Estos deberán ser gestionados por los responsables del proyecto, en coordinación con la Dirección de Investigación y Docencia, ante las entidades externas cofinanciadoras del proyecto. Para iniciar la gestión debe hacerse la debida sustentación escrita de la solicitud relacionando las razones técnicas y presupuestales que la motivan.
5
Sobre Propiedad Intelectual
Los derechos sobre las publicaciones o sobre cualquier otra forma legalmente establecida de propiedad intelectual que se produzca como resultado de las investigaciones deberá definirse dando el debido reconocimiento sobre la misma a los autores, a la Universidad EAFIT y a aquellas instituciones que corresponda según los términos de las leyes y reglamentos vigentes y según los contratos establecidos de manera anticipada para las investigaciones de las cuales se derivan los productos objeto de dichos derechos.
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Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
La Universidad apoyará las gestiones relacionadas con el tema de la propiedad intelectual tales como la gestión para el registro y protección de marcas, patentes, modelos de utilidad y software.
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Anexo 1.
Formatos para el registro de Semilleros de Investigación.
Universidad EAFIT Dirección de Investigación y Docencia FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN PARA LOS SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN IDENTIFICACIÓN DEL SEMILLERO
Nombre del semillero: Escuela: Departamento: Grupo de Investigación al que está vinculado: IDENTIFICACIÓN DEL PROFESOR TUTOR
Nombres y Apellidos: Documento de Identidad: Título profesional: Escuela: Departamento: Dirección: Teléfono: e-Mail:
IDENTIFICACIÓN DEL ESTUDIANTE COORDINADOR DEL GRUPO
Nombres y Apellidos: Documento de Identidad: Programa Académico Código: Dirección: Teléfono: e-Mail:
INTEGRANTES DE LOS SEMILLEROS
Nombres y apellidos
Código
e-mail
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Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
Además diligencie los siguientes ítems. Por favor sea breve. TEMÁTICA DE ESTUDIO O INVESTIGACIÓN:
OBJETIVO GENERAL DEL SEMILLERO:
OBJETIVOS ESPECÍFICOS: JUSTIFICACIÓN: ACTIVIDADES:
Firmas: ________________________________ Tutor
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____________________________ Coordinador
Formatos para el registro de Grupos de Investigación. Universidad EAFIT Dirección de Investigación y Docencia Formato de Inscripción Grupos de investigación
Datos básicos
Nombre del grupo: Fecha de inicio de actividades: Escuela: Departamento:
Director Nombres: Apellidos: Nivel de escolaridad Títulos Fecha de nacimiento: Documento de identidad: Escuela: Departamento: Institución: E-mail: Dirección: Teléfono: Celular: ¿Posee Cvlac? No SI Clave Proyectos de investigación en los que ha estado vinculado en los dos últimos años (Titulo del proyecto, investigadores, estado, fechas e institución o instituciones financiadoras).
Relacione los últimos tres productos de nuevo conocimiento. (Tipo, título y fecha)
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Investigadores: Relacione la Siguiente información para cada investigador (Repita el cuadro cuántas veces sea necesario)
Nombres: Apellidos: Nivel de escolaridad Títulos Fecha de nacimiento: Documento de identidad: Escuela: Departamento: Institución: E-mail: Dirección: Teléfono: Celular: ¿Posee Cvlac? No SI Clave Proyectos de investigación en los que ha estado vinculado en los dos últimos años (Titulo del proyecto, investigadores, estado, fechas e institución o instituciones financiadoras).
Relacione los últimos tres productos de nuevo conocimiento. (Tipo, título y fecha)
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Plan estratégico
Misión del grupo:
Visión:
Objetivos:
Plan de trabajo:
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Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
Principales retos:
Líneas de investigación
Línea
Coordinador
Objetivo
FIRMA DIRECTOR Y FIRMA INVESTIGADORES
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Investigadores vinculados
Espacio exclusivo para la Dirección de Investigación y Docencia Verificación cumplimiento de requisitos Numero adecuado de investigadores
Vocación de permanencia
Posibilidades de reconocimiento y clasificación
Verificación interés de la Escuela
Fecha de creación determinada
Investigadores adscritos
Proyectos a relacionar
Análisis por: Fecha: Aprobación: Decano Escuela
Director de Investigación
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Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
Nombres: Apellidos: Nivel de escolaridad Títulos Fecha de nacimiento: Documento de identidad: Escuela: Departamento: Institución: E-mail: Dirección: Teléfono: Celular: ¿Posee Cvlac? No SI Clave Relacione los últimos tres productos de nuevo conocimiento. (Tipo, título y fecha)
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Anexo 2.
Formato para la evaluación de propuestas de investigación
Evaluación de Propuestas de Investigación
Nombre del proyecto _______________________________________________. Departamento/dependencia __________________________________________. Responsables____________________________________________________. Fecha___________________________________________________________. • Sobre la forma como está escrita y presentada la propuesta. ¿ Es la presentación del material claro y adecuado? ¿Permite una buena lectura? ¿Se hacen las debidas referencias a investigaciones previas relacionadas? [ ] Bien escrita y presentada. presentación.
[ ] Requiere un mejor trabajo de redacción y/o
• Sobre la calidad de la propuesta. ¿ Cómo califica usted la propuesta en términos de calidad, coherencia y metodología en relación con la posibilidad de alcanzar los objetivos propuestos ? ¿Está bien estructurada? [ ] Buena calidad. [ ] De regular calidad. • Sobre la pertinencia de la propuesta. ¿ Validez, actualidad y posibilidades de aplicación y/o utilidad de los resultados? [ ] Muy pertinente. [ ] Poco apropiada. • Sobre el impacto en la docencia. Programas de formación o materias que se beneficiarán con los resultados de la investigación. Forma como se incorporarán los resultados de investigación a la docencia. Material docente que se producirá como resultado de la investigación. Proyectos o tesis de grado que se están desarrollando o podrían desarrollarse alrededor de este proyecto. Forma como se dará la participación de los estudiantes en el proyecto.? [ ] Muy pertinente. [ ] Poco apropiada. • Sobre la capacidad de los proponentes para desarrollar el proyecto. Ejecutorias del grupo: proyectos terminados y en ejecución, publicaciones, participación en eventos, perfil de los integrantes del grupo, participación de estudiantes. [ ] Buena experiencia y capacidad de ejecutoria. 33
Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
[ ] Sin experiencia pero con capacidad de ejecutoria. [ ] Recomiendo reforzar el equipo humano al frente del proyecto. • Sobre el potencial de transferencia y apropiación social que tienen los resultados que se deriven del proyecto. Posibilidad de apropiación social y aplicación en diversos sectores, desarrollo de nuevas tecnologías, aplicaciones y soluciones para la industria y otros sectores. Un equipo de trabajo con amplio conocimiento y/o habilidades, experiencias y contactos para desarrollar las propuestas, oportunidades en la obtención de licencias, patentes, registros de derechos de autor, de software u otras soluciones. Cumplimiento de objetivos que satisfacen tanto a la Universidad como a diversos sectores empresariales y sociales, formación de redes y articulación con diversos sectores tanto a nivel técnico como de generación de nuevo conocimiento. [ ] Alto potencial de transferencia, apropiación social y capacidad de ejecutoria. [ ] Sin potencial de transferencia y apropiación social pero con capacidad de ejecutoria. • Evaluación del presupuesto. Análisis del presupuesto presentado y observaciones acerca de la pertinencia de cada uno de los ítems para los cuales se solicita financiación. [ ] Adecuada relación entre los objetivos del proyecto y los recursos solicitados. [ ] La propuesta requiere una mejor justificación de los recursos solicitados. • Evaluación de los resultados esperados y de los compromisos asumidos. Están los resultados y los compromisos de acuerdo con los objetivos planteados y los recursos solicitados? [ ] Los resultados esperados y los compromisos asumidos son adecuados. [ ] Los resultados esperados y/o los compromisos asumidos no son adecuados. • Recomendación final (por favor justifique su recomendación). [ ] Recomiendo aprobar la propuesta, sin ninguna modificación. [ ] Recomiendo aprobar la propuesta, con modificaciones. [ ] No recomiendo aprobar esta propuesta. Justificación, comentarios y recomendaciones.
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Por favor, elabore sus apreciaciones de una manera completa. Evite el uso de monosílabos o de frases cortas sin justificación. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
Nombre del evaluador ________________________________________________________________ Cargo y/o títulos del evaluador ________________________________________________________________ Fecha _________________________________________________________________
¿Puede indicarnos otras personas que pudieran evaluar este proyecto?
Nombre __________________________________________________________________ Dirección _________________________________________________________________ Teléfonos _________________________________________________________________ email: _________________________________________________________________ Cargo y/o títulos____________________________________________________________
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Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
Nombre __________________________________________________________________ Dirección _________________________________________________________________ Teléfonos _________________________________________________________________ email: __________________________________________________________________ Cargo y/o títulos____________________________________________________________
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Anexo 3.
Formato de vinculación
DIRECCIÓN DE DESARROLLO HUMANO
Página: 1 de 3
Versión: 2
GESTIONAR LOS SERVICIOS PARA EL DESARROLLO DE LOS EMPLEADOS FORMATO SOLICITUD DE CONTRATACIÓN PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y CONSULTORIA Fecha de actualización del FR-BU-GSDE-07-06 formato: octubre 23 de 2009
Fecha de solicitud: _________________________________ Nombres y apellidos:_______________________________________________ Documento de identidad:____________________ de: ____________________ Dirección:________________________________________________________ Teléfono:___________________________ Celular: _______________________ Email: ___________________________________________________
1. Información de contratación: Cargo: Auxiliar de investigación ( ) Asistente de investigación ( Asesor ( ) Auxiliar practicante ( )
)
Fecha inicio: ____________________ Fecha fin:_______________________ Nombre completo del proyecto: ________________________________________ __________________________________________________________________ Centro de costos: ________________ Tipo de vinculación: Tiempo Completo ( ) Tres Cuartos de Tiempo ( Otro (
)
Medio Tiempo ( ) Un Cuarto de Tiempo (
)
) Cual?____________________________
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Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
2. Tipo de contrato: Laboral (
)
Laboral y de capacitación (
)**
** En caso de señalar esta respuesta, diligencie los siguientes ítems (Según políticas establecidas en la guía de procedimientos de investigación)
Nombre completo del posgrado: ____________________________________ Nombre completo del proyecto: ____________________________________ Fecha inicio del posgrado: ________________________________________ Fecha fin del posgrado: __________________________________________ Compromisos:___________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
Productos a entregar:______________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________
Fechas de entrega: _______________________________________________
3. Actividades: (Para todo tipo de contrato) 3.1._______________________________________________________________ __________________________________________________________________
3.2._______________________________________________________________ __________________________________________________________________
3.3._______________________________________________________________ __________________________________________________________________
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3.4._______________________________________________________________ __________________________________________________________________
4. Productos y fechas de entrega: (Para todo tipo de contrato)
4.1. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4.2.
____________________________________________________________ ____________________________________________________________
4.3. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4.3. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4.4. __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 5. Forma de Pago:
(
)
Salario (El estipulado de acuerdo con los preestablecidos para el cargo) En caso de ser diferente, por favor especifíquelo__________________________
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Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
(
)
Beca:
Posgrado (
)
Centro de Idiomas (
(
)
Salario y beca: Posgrado (
)
)
CEC (
Centro de Idiomas (
)
)
CEC (
)
Nombre del director del proyecto:_______________________________________
Nombre del jefe directo: ______________________________________________
Observaciones: ___________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Toda solicitud de contratación debe contar con la respectiva partida presupuestal
Nota: Para efectos de beca, esta solicitud debe tener el Vo.Bo. del director de Investigación y Docencia y el Decano de la Escuela a la cual está adscrito el proyecto de investigación.
__________________________________ Director del Proyecto
_______________________________ Vo.Bo. Director de Investigación y Docencia
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___________________________ Vo.Bo. Decano
Anexo 4.
Formato de solicitud de beca UNIVERSIDAD EAFIT DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE EMPLEADOS Solicitud de Beca CEC - Idiomas Proyectos de investigación
Fecha de Solicitud: ________________________
A. DATOS DEL SOLICITANTE: Nombre: ________________________________________________________________ Documento de identidad: ___________________________________________________ Nombre del proyecto de investigación: ________________________________________ Cargo: _________________________________________ Extensión oficina: _________ Jefe inmediato: ______________________ Dependencia: _________________________
B. DATOS DEL CURSO SOLICITADO EN EL CENTRO DE IDIOMAS: Idioma: __________________________ nivel: _____________horario: _____________ Fechas del curso (mes/día):
inicia ________________termina: __________________
C. DATOS DEL CURSO SOLICITADO EN EL CEC: Nombre del curso: _________________________________ horario: _______________ Fechas del curso (mes/día):
inicia ________________termina: __________________
D. COMPROMISOS: Para hacerse acreedor definitivo a la beca debe cumplir con los siguientes requisitos: ¾ ¾ ¾
Asistir por lo menos al 90% de la totalidad de las sesiones No cancelar el curso por faltas de asistencia (el curso se cancela con 8 horas de inasistencia) Tener una nota de 3.5 en la parte escrita y una nota de 3.0 o de C (de acuerdo a como califiquen el curso) en la parte oral. (Sólo aplica para el Centro de Idiomas)
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Guía de procedimientos de Investigación - Universidad EAFIT
En
caso
de
no
cumplir
con
los
compromisos
estipulados,
me
incondicionalmente con la UNIVERSIDAD EAFIT, a pagarle el valor total del curso
____________________________________ C.C.
42
comprometo
Anexo 5.
Formato Solicitud de Compra de Inversión SOLICITUD DE COMPRA DE INVERSIÓN DD
Fecha de solicitud:
MM
AA
No. De Radicado
Nombre del solicitante: Grupo de investigación: Proyecto: No De Contrato:
Código:
Concepto de compra
Fecha requerida de entrega
Centro de Costos
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ANEXOS Copias de cotizaciones con proveedores sugeridos Aprobación del Jefe del Centro de Informática y/o del Jefe del Centro de Laboratorios según corresponda. Otros (detalle).
DILIGENCIE SOLO EN CASO DE SOLICITUD DE EQUIPOS DE LABORATORIO ¿Requiere importación? ¿Tiene exención de impuestos? Sitio de activación
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Anexo 6.
Formato para solicitud de importación
DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA FORMATO SOLICITUD DE IMPORTACION
FECHA: JULIO 01 DE ED: 00 PAGINA 1 DE 1 F-DIAF2008 M 05 Nro. Solicitud Fecha solicitud Centro de Presupuesto Cuenta Persona
Dependencia
Extensión
Correo electrónico
Observaciones: Objetivo de la compra y requerimientos institucionales que satisface. (Campo indispensable) Proveedor I. Proveedor II. Item
Proforma I Proforma II Descripciones Mínimas (Requeridas por la Cantidad DIAN – en Español)
Valor
Total IMPORTANTE: 1. Anexar a la Solicitud de Importación las Cotizaciones (Proforma) 2. Por exigencia de la DIAN se deben detallar cada uno de los ítems. 3. Para solicitud de Exención de Arancel, se debe anexar una carta dirigida a MINCOMERCIO, describiendo el producto a importar y su utilidad. Este trámite dura un mes. 4. Para exención de IVA solamente a proyectos de Colciencias y el trámite es de un mes a partir de la fecha de haber obtenido la exención de arancel. Los documentos requeridos para este trámite se solicitarán durante el proceso. 5. En caso de Importación de Libros, especificar ISBN, Título del libro, Autor, Editorial. Nombre del Responsable del Centro de Costos: Firma Responsable del Centro de Costos:
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