FESTIVAL LATINOAMERICANO DEL CONDADO DE ARLINGTON INFORMACIÓN Y REGLAS SOBRE LA SOLICITUD PARA VENDEDORES DE COMIDA

QUÉ: Cientos de residentes del Condado de Arlington celebrarán la rica cultura e historia de los latinoamericanos en el FESTIVAL LATINOAMERICANO 2014. El festival de este año incluirá una gran variedad de actividades provenientes de América del Sur y América Central, excelentes vendedores locales, entretenimiento interactivo para los niños, comida deliciosa y un emocionante espíritu comunitario. La entrada al festival es gratuita. El Festival Latinoamericano está patrocinado por el Departamento de Parques y Recreación del Condado de Arlington y lo organiza un grupo de dedicados voluntarios de la comunidad. Visite parks.arlingtonva.us y busque “Festival Latinoamericano” para obtener más detalles. CUÁNDO: Domingo 28 de septiembre de 2014: de 1 - 6 p.m. DÓNDE: Escuela Kenmore Middle School, 200 S. Carlin Springs Road, Arlington, VA 22204. TARIFAS: Tarifa para vendedores de comida por un espacio para venta de comida de 20’x20’ máximo: $150.00* Además, los vendedores participantes deberán donar $100 en comida para el personal/los voluntarios del evento. Remítase a la sección “BONO DE COMIDA DEL CONDADO DE ARLINGTON” en la página cuatro de esta solicitud para obtener detalles. SOLICITUD Y ACEPTACIÓN: Las solicitudes deberán devolverse antes del 15 de agosto de 2014 para dejar un tiempo adecuado para el procesamiento y la notificación. La presentación de una solicitud para participar en el Festival Latinoamericano del Condado de Arlington no garantiza la inclusión. Los espacios se asignarán por orden de recepción de solicitud. Envíe una copia de su solicitud completa y firmada por correo electrónico a [email protected], por fax al 703-228-3328, o por correo a: Laura Barragán Departamento de Parques y Recreación del Condado de Arlington 2100 Clarendon Boulevard, Suite 414 Arlington, VA 22201 1

PAGO Y DEPÓSITO: Los pagos deberán realizarse una vez recibida la confirmación de aceptación para participar en el evento como vendedor de comida por parte de los administradores del evento. Los pagos deberán efectuarse antes del 1 de septiembre del 2014. Si no se hubiese recibido el pago para esta fecha, el vendedor perderá la aceptación para participar en el evento y se aceptará a otro vendedor. Luego de la aceptación del vendedor para participar del Festival Latinoamericano, se deberá abonar la suma de $150 al Tesorero del Condado de Arlington y enviar por correo a: Laura Barragán Departamento de Parques y Recreación del Condado de Arlington 2100 Clarendon Boulevard, Suite 414 Arlington, VA 22201 ELEGIBILIDAD: Vendedores de Comida No Móviles: Todos los vendedores de comida no móviles deberán obtener una autorización temporaria de servicio de alimentación de la Sección de Salud Medioambiental del Condado de Arlington. Esta autorización se obtendrá solo luego de que el vendedor haya sido notificado de su aceptación al evento. Para inscribirse, descargue la solicitud (PDF) y entréguela junto con la tarifa de $40 a abonar al Tesorero del Condado de Arlington a: División de Salud Pública del Condado de Arlington 800 S. Walter Reed Drive Arlington, VA 22204 Las solicitudes para obtener una autorización temporaria de servicio de alimentación deberán recibirse antes del 17 de septiembre, 10 días antes de la fecha del evento. Vendedores de Comida Móviles: Los vendedores de comida móviles deberán obtener una licencia de vendedores ambulantes de la Sección de Salud Medioambiental del Condado de Arlington. Los vendedores podrán llamar al 703-228-7400 o visitar la página web de la solicitud para obtener información acerca de cómo obtener una licencia de vendedor ambulante. Tanto los vendedores de comida móviles como los no móviles además deberán:   

Revisar el Capítulo 30 del Código del Condado de Arlington antes de presentar la solicitud; Obtener una licencia comercial del Estado de Virginia; Contar con una cobertura total de seguro y presentar el comprobante del seguro (ver páginas 5 y 6).

IMPUESTO SOBRE LAS COMIDAS: Según el artículo 65 del Código de Arlington, todos los vendedores de comida deberán abonar un Impuesto sobre las Comidas por los alimentos y las bebidas a los que aplique dicho impuesto. El Código estipula que el Impuesto sobre las Comidas deberá abonarse al Condado de Arlington dentro de los 15 días posteriores al evento para evitar penalidades y cargos por interés. Un empleado de la Comisión de la Oficina Tributaria les enviará a los vendedores de comida aprobados los formularios necesarios para el pago del Impuesto sobre las Comidas. CANCELACIONES: Las cancelaciones realizadas luego del 15 de septiembre de 2014 implicarán la pérdida de todas las tarifas abonadas. Si el vendedor cancela antes del 15 de septiembre, se le reembolsarán todas las tarifas de vendedor dentro de los 30 días siguientes.

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PRIORIDAD DE ESPACIO: Dada la limitación en el espacio físico, no se les puede garantizar un espacio de venta a todos los vendedores de comida que presenten la solicitud. La ubicación espacial se realizará según el menú deseado, las necesidades eléctricas, los requisitos individuales de espacio del vendedor de comida y las restricciones logísticas y quedará a la discreción de la administración del Festival Latinoamericano. Para la asignación de los espacios se tendrá en cuenta a los vendedores de comida que ofrezcan artículos alimenticios únicos con selecciones de menú asequibles y a los participantes del evento. La administración del Festival Latinoamericano del Condado de Arlington se reserva el derecho a rechazar cualquier solicitud por cualquier motivo. UBICACIÓN DE LOS STANDS: No se les permite a los vendedores de comida cambiar de lugar su unidad móvil en ningún momento durante el día sin la autorización previa de la administración del evento. Si se descubre a algún vendedor de comida moviendo su unidad móvil a otra ubicación sin dicha autorización, el vendedor de comida y todo su equipo, suministros, materiales, comida, bebidas, empleados, dueños, etc. serán expulsados del evento por parte de la administración a través del Departamento de Policía del Condado de Arlington. CANCELACIÓN DEL EVENTO: En el supuesto de que el Festival Latinoamericano se suspendiera o pospusiera, en su totalidad o en parte, por cualquier motivo que exceda el control del Condado, lo cual incluye, solo a título enunciativo, el clima, los actos fortuitos y las decisiones de los oficiales públicos, los vendedores de comida convienen en que el Condado de Arlington no será responsable por cualquier pérdida en los ingresos, oportunidades promocionales o de comercialización, costos u otros daños que sufra el vendedor de comida. Sin embargo, a los vendedores se les reembolsarán las tarifas de vendedor abonadas dentro de los 30 días posteriores a la fecha del evento en caso de que este se cancelara. INSTALACIÓN DE LOS VENDEDORES DE COMIDA: La instalación de los stands de los vendedores de comida se realizará el día del evento, domingo 28 de septiembre de 2014 a partir de las 9 a. m. Los vendedores de comida no móviles deberán estar instalados y listos para la inspección hacia el mediodía. Los vendedores de comida móviles deberán estar instalados y listos para la venta hacia el mediodía, para el comienzo del festival a la 1 p. m. HORARIO DE FUNCIONAMIENTO: Los vendedores de comida deberán funcionar durante todo el evento, desde la 1 hasta las 6 p.m. COMERCIALIZACIÓN: Los vendedores de comida deberán siempre exhibir los menús y sus precios. Si el vendedor tiene un sitio web y acepta dárselo a la administración, esta incluirá en la página web del evento el enlace a la página web del vendedor. DESGLOSE DE LOS VENDEDORES DE COMIDA: Los vendedores de comida deberán finalizar sus actividades a las 6 p.m. y abandonar el lugar antes de las 7 p. m. ESTACIONAMIENTO: Las unidades móviles pueden estacionarse sobre la calle S. Manchester Street adyacente a la cafetería de la escuela Kenmore Middle School en un área designada que será delimitada por el personal del evento. Los vendedores no móviles podrán estacionar en el estacionamiento del lugar. RENTABILIDAD DE LA INVERSIÓN: El Festival Latinoamericano tiene una campaña exhaustiva de promoción y comercialización. Sin embargo, la rentabilidad de la inversión es responsabilidad única del vendedor de comida y no recae sobre el Condado de Arlington. El Condado de Arlington no reembolsará ni reemplazará, bajo ninguna circunstancia, los gastos asociados al equipo o los materiales en los que haya incurrido el vendedor en la preparación de la venta o durante la venta en el evento. 3

INFORMES: Todos los vendedores de comida deberán completar el Informe de Resultados adjunto por la totalidad del evento. El informe deberá enviarse por correo electrónico a [email protected] antes del 20 de octubre de 2014. Estos informes brindan información útil a la administración del evento para determinar si los vendedores del evento tuvieron éxito, si tenemos la mezcla correcta de vendedores y si estamos cobrando una tarifa apropiada a los vendedores. EXCLUSIVIDAD DE CATEGORÍAS: Nótese que no se brindará a ningún vendedor de comida la exclusividad de ninguna categoría. La administración del evento trabajará para asegurar la variedad de opciones de comida. Nótese que la administración del Festival Latinoamericano se reserva el derecho a invitar a patrocinadores de comida/bebidas al sitio para que exhiban sus productos. GENERADORES: Solo se permitirá el uso de generadores silenciosos en el caso de que sean necesarios. La administración del evento no proporcionará los generadores y estos serán responsabilidad del vendedor. PÉRDIDA/ROBO/DAÑOS: Cada vendedor es responsable de cuidar sus pertenencias. El Condado de Arlington no se responsabiliza por las pérdidas, los robos o los daños personales. VALES DE COMIDA DEL CONDADO DE ARLINGTON: Todos los vendedores de comida participantes deberán donar veinte (20) comidas por un valor de $5 cada una para el personal del evento y los voluntarios mediante los vales de comida pre etiquetados durante el evento. El personal del evento y los voluntarios presentarán los vales al vendedor de comida en concepto de pago y este podrá utilizarse para comidas, bebidas y postres. Estos 10 vales NO serán reembolsados por Arlington, y estas comidas serán consideradas como una donación por parte de todos los vendedores de comida. Todo vale recibido además de las veinte comidas donadas será reembolsado por el Condado de Arlington dentro de los 30 días posteriores al evento. CÓDIGO DE CONDUCTA: Todos los vendedores de comida deberán comportarse de manera justa, profesional y cortés. Los vendedores deberán cumplir con los requisitos del personal del Condado de Arlington, la Policía y/o los Bomberos. INCUMPLIMIENTO: Todo vendedor de comida que no cumpla con las reglas, las ordenanzas del Condado y las reglamentaciones de los códigos sobre salud o incendio estará sujeto a la inmediata expulsión del evento por parte del personal de la administración, la Policía y/o los Bomberos y estará sujeto a la pérdida de todas las tarifas abonadas. ELIMINACIÓN DE RESIDUOS, INGREDIENTES Y OTROS MATERIALES: Los vendedores son responsables de la eliminación de todos los ingredientes de las comidas, carbón, aceites de cocina, aguas residuales, etc. Queda terminantemente prohibido el vertido de estos materiales. Los residuos ordinarios podrán embolsarse y el personal del evento los desechará. GAS PROPANO: Si un vendedor requiere el uso de gas propano, deberá indicarlo en la solicitud a continuación para asegurarse de que habrá un Inspector de Incendios en el sitio para inspeccionar la instalación. INFORMACIÓN DE CONTACTO: Si tiene alguna pregunta, contáctese con Laura Barragán, Encargada de Comunicaciones y Eventos Especiales del Departamento de Parques y Recreación de Arlington, al 703-228-3329 o [email protected].

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FESTIVAL LATINOAMERICANO DEL CONDADO DE ARLINGTON 2014 SOLICITUD PARA LOS VENDEDORES DE COMIDA Remítase a la Información sobre la Solicitud para los Vendedores del Festival Latinoamericano 2014 y a las Reglas antes de completar y enviar la solicitud. Fecha límite de entrega: 15 de agosto de 2014 INFORMACIÓN DE CONTACTO: Nombre Comercial: ________________________________________________________________ Contacto: _______________________________________________________________________ Dirección de correo: _______________________________________________________________ Ciudad: ________________________Estado: ____________________Código postal: _____________ Teléfono: ______________________________ Fax: _______________________________________ Correo electrónico: _____________________________ Sitio Web: ___________________________ Tarifa para los vendedores de comida = $150*

$ 150 más $100 en comida

VERIFICACIÓN DE LA SOLICITUD: _____ Una copia del formulario completo “Lista de los Artículos para la Venta” de todas las comidas que se venderán en su unidad móvil.

COMPLETE CON SUS INICIALES CADA UNA DE LAS LÍNEAS A CONTINUACIÓN PARA CONFIRMAR QUE COMPRENDIÓ LAS REGLAS Y REGLAMENTACIONES DEL FESTIVAL LATINOAMERICANO DEL CONDADO DE ARLINGTON 2014: _____ He leído el Código del Condado de Arlington sobre la Manipulación de Alimentos. _____ Comprendo que debo ser un vendedor ambulante /en camión con licencia y seguro para participar y que si mi solicitud se acepta deberé vender exclusivamente en la escuela Kenmore Middle School en esta fecha. 5

________ Si mi solicitud de participación en el Festival Latinoamericano es aprobada, deberé enviar por correo electrónico un certificado de seguro a [email protected] antes del 1 de septiembre de 2014 que nombre al Condado de Arlington como un asegurado adicional como se indica a continuación: Los vendedores de comida deberán probar que están asegurados mediante la presentación de un Certificado de Seguro ante el Condado de Arlington con un límite de Responsabilidad General Comercial Mínima de $1,000,000.00 (un millón) por siniestro. El Certificado deberá entregarse con todas las líneas aplicables sobre el seguro y con toda la información provista, El espacio “Descripción de las Actividades” deberá completarse con información relevante acerca del nombre del evento, hora y fecha del evento y lugar. Los Certificados que no contengan esta información serán rechazados. El Certificado de Seguro también deberá contener la siguiente leyenda: “El Condado de Arlington (incluidos sus oficiales, agentes y empleados elegidos y designados) se agrega como un asegurado más en relación con el Festival Latinoamericano. La cobertura recibida bajo esta póliza será prioritaria a todo otro seguro en relación con el Condado de Arlington (incluidos sus oficiales, agentes y empleados elegidos y designados).” El Tenedor del Certificado deberá identificarse de la siguiente manera: El Directorio de Condado del Condado de Arlington VA. Oficina de Gestión de Riesgos Departamento de Recursos Humanos Suite 511 2100 Clarendon Blvd. Arlington VA, 22201 ______ Comprendo que debo completar y enviar el Informe de Resultados del Vendedor de Comida a [email protected] antes del 20 de octubre del 2014.

ACUERDO Y FIRMA: ____ He leído la Información y las Reglas para los vendedores participantes del Festival Latinoamericano 2014, y me comprometo a actuar de acuerdo con ello y a cooperar con el personal del evento del Condado de Arlington, la Policía y los Bomberos. Firma: _____________________________________________ Fecha: _______________________

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FESTIVAL LATINOAMERICANO DEL CONDADO DE ARLINGTON 2014 FORMULARIO “LISTA DE LOS ARTÍCULOS PARA LA VENTA” DEL VENDEDOR DE COMIDAS Nombre Comercial del Vendedor de Comida: _________________________________________ Contacto: ___________________________ Teléfono: _________________________________________ Por favor, sea específico con sus opciones de menú. Quizás se requiera que modifique su menú con el fin de evitar la repetición de comidas. Los alimentos de bajo costo son más apreciados por los concurrentes con bajos presupuestos. COMIDA/DESCRIPCIÓN

Precio de Venta

Comentarios Adicionales

(Aproximado)

Deberá incluir este formulario completo en su Solicitud de Vendedor de Comida. 7

COMIDA/DESCRIPCIÓN

Precio de Venta (Aproximado)

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Comentarios Adicionales

FESTIVAL LATINOAMERICANO DEL CONDADO DE ARLINGTON 2014 INFORME DE RESULTADOS DEL VENDEDOR DE COMIDA Para completarse y enviarse luego del evento, antes del 20 de octubre de 2014 Nombre Comercial del Vendedor de Comida: _________________________________________ Contacto: ___________________________ Teléfono: _________________________________________ Por favor, incluya TODOS los artículos de comida y bebida vendidos durante el Festival Latinoamericano 2014 del Condado de Arlington. COMIDA/DESCRIPCIÓN

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CANTIDAD VENDIDA

PRECIO DE VENTA

SUBTOTAL

COMIDA/DESCRIPCIÓN

CANTIDAD VENDIDA

PRECIO DE VENTA

SUMA TOTAL

Complete y envíe este formulario por correo a: Departamento de Parques y Recreación del Condado de Arlington Atención: Laura Barragán 2100 Clarendon Boulevard, Suite 414 Arlington, VA 22201 o envíelo por correo electrónico a [email protected] antes del 20 de octubre de 2014.

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SUBTOTAL

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