Aplicaciones de productividad
Sesión 2 - APD Análisis y presentación de datos
Contenido Elementos básicos de la interfaz gráfica de Excel ............................................................................................. 2 Organización ...................................................................................................................................................... 2 Desplazamiento en la hoja de cálculo ............................................................................................................... 3 Generar, guardar y recuperar información ....................................................................................................... 3 Introducción y edición de datos ........................................................................................................................ 3 Desplazar, copiar o cortar datos........................................................................................................................ 3 Trabajar con Hojas, Filas y Columnas ................................................................................................................ 4 Presentación de datos ....................................................................................................................................... 4 Aplicar formato.............................................................................................................................................. 4 Formato condicional ...................................................................................................................................... 4 Fórmulas y Funciones .................................................................................................................................... 5 Argumentos de las funciones ........................................................................................................................ 5 Utilización de las funciones ........................................................................................................................... 5 Referencias a celdas ...................................................................................................................................... 6 Gráficos .............................................................................................................................................................. 7 El asistente para gráficos ............................................................................................................................... 7 Modificación de un gráfico existente ............................................................................................................ 8 Personalización de un gráfico ........................................................................................................................ 9 Bibliografía de Referencia ................................................................................................................................. 9
Tabla de Ilustraciones Interfaz gráfica .................................................................................................................................................. 2 Rangos de celdas .............................................................................................................................................. 2 Atajos de teclado .............................................................................................................................................. 3 Insertar filas y columnas ................................................................................................................................... 4 Asistente de funciones 1 ................................................................................................................................... 5 Asistente de funciones 2 ................................................................................................................................... 6 Asistente para gráficos 1 ................................................................................................................................... 7 Asistente para gráficos 2 ................................................................................................................................... 8
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El Software de Hoja de cálculo fue diseñado para organizar y analizar datos, de modo que su prioridad es preservar su integridad y no su formato. Por lo general integran capacidades de cálculo, presentaciones gráficas y de base de datos. Elementos básicos de la interfaz gráfica de Excel Barra de título
Barra de Herramientas Estándar
Barra de Menús
Barra de Fórmulas
Barra de Formato
Barra de etiquetas
Barras de Desplazamiento
Interfaz gráfica
Organización El libro de trabajo se compone de varias hojas, accesibles por etiquetas disponibles en la parte inferior del área de trabajo, cada hoja de cálculo posee una estructura tabular, formada por filas identificadas por números y columnas identificadas por letras. La intersección de una fila y una columna forma una celda y se identifica con letra y número (A1; B4; C7). Los datos, texto (cadena alfanumérica), número, fórmula o función, se almacenan en las celdas y para operar con ellos se hace referencia a la dirección de celda o rango que los contiene. Un rango es un conjunto de celdas que Excel trata como unidad y se indica mediante las direcciones de las celdas de los extremos, separadas por dos puntos. Puede estar formado por: 2
Rangos de celdas
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Celdas adyacentes en una fila (A2:D2) Celdas adyacentes en una columna (A4:A7) Celdas en bloque (C4:E8) Desplazamiento en la hoja de cálculo
Atajos de teclado
Generar, guardar y recuperar información Desde este menú se puede crear un libro nuevo, abrir uno existente, guardar, configurar, visualizar e imprimir una hoja de cálculo. Introducción y edición de datos La introducción o edición de datos se realiza celda a celda, a partir de una celda activa, para lo cual simplemente se debe posicionar el cursor en la celda deseada, escribir y al concluir, presionar Enter para desplazarse hacia abajo, Tab para el costado, cualquier tecla de dirección o hacer clic con el mouse en la celda deseada, validando así el dato ingresado. Para modificar datos ya ingresados se debe activar la celda y presionar F2 o hacer doble clic con el mouse, de lo contrario el contenido anterior será reemplazado. Desplazar, copiar o cortar datos Para cualquiera de estas operaciones primero se debe seleccionar la celda o celdas deseadas. Desplazamiento: posicionando el puntero sobre uno de los bordes de la selección, al transformarse en una flecha de cuatro puntas, se puede desplazar la selección a su nueva posición. Copiar contenido en celdas adyacentes: al posicionar el puntero en el vértice inferior derecho de la celda, el puntero se transforma en una cruz (indicador de Autorrelleno), permitiendo copiar el contenido vertical u horizontalmente.
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Copiar o cortar datos: Hacer clic en las opciones copiar o cortar y desplazar las celdas seleccionadas a su nuevo destino, presionar Enter para pegar una sola copia o utilizar la opción pegar para varias copias. Seleccionar un rango de celdas no adyacentes: Seleccionar el primer rango de celdas, presionar la tecla CTRL y mantenerla presionada mientras se selecciona el siguiente rango, soltar al finalizar la selección. Trabajar con Hojas, Filas y Columnas Estos elementos pueden agregarse o eliminarse, para ello sólo hay que posicionarse en los respectivos encabezados o etiquetas y desplegar el menú con el botón secundario del mouse y elegir la opción deseada, o bien desde el menú Insertar para agregar y del menú Edición para eliminar una hoja. Las Filas y Columnas también pueden ocultarse y volverse a mostrar en cualquier momento, basta con seleccionarlas y elegir Insertar filas y columnas ocultar desde el menú contextual del mouse. También puede modificarse el alto de filas y el ancho de columnas, posicionando el mouse en la línea que separa los encabezados de filas y columnas y sin soltar el mouse, desplazar hasta obtener el alto o ancho deseado. Si en lugar de arrastrar el mouse, hacemos doble clic, el ancho de columna se ajustará automáticamente al texto más largo que hayamos introducido en dicha columna.
Presentación de datos Aplicar formato Un formato siempre irá aplicado a una celda o rango de celdas y puede aplicarse antes o después de introducir datos. Para ello, pueden utilizarse los comandos del menú Formato, los comandos del menú contextual o bien los botones de las barras de herramientas para formato. Tanto en el menú Formato como en el menú contextual encontramos el comando Formato de celdas, que es el que se utilizará más a menudo, ya que posee diferentes pestañas que permiten realizar acciones como: alineación de texto, combinar celdas, ajustar el texto a la selección, todo lo referente a la fuente, aplicar bordes, color de relleno, modificar la visualización de los números (porcentaje, moneda, etc.), o bien proteger o bloquear las celdas para que no sufran modificaciones. Formato condicional Se puede dar formato a las celdas dependiendo de determinadas condiciones. Podemos resaltar los resultados de una fórmula que deseemos supervisar y podremos identificar con facilidad celdas concretas mediante la utilización de este tipo de formato. Para seleccionar Formato condicional, debe activar la celda que le interesa y seleccionar el comando Formato condicional del menú Formato. Las condiciones se pueden aplicar tanto a las fórmulas como a los valores en las celdas y que el formato que se puede definir es tanto para el tipo de letra como para los bordes y las tramas. Cuando se necesita más de una condición para conseguir los formatos adecuados, debe hacer clic en el botón Agregar>>
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Fórmulas y Funciones Una fórmula es una secuencia formada por valores, nombres, referencias a celdas, funciones u operadores, que permite analizar datos y devolver un resultado. Puede escribirse en una celda o en la barra de fórmulas y siempre debe comenzar con el signo =. Los distintos tipos de operadores son: ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos: + - * /
% ^
TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto: & RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación: < > = = REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas: A1:G5 Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas: A1,G5 Las funciones, son fórmulas predefinidas que operan sobre uno o más valores y pueden ser de diferentes tipos. Para cumplir su cometido, necesitan datos que se denominan argumentos. La sintaxis de cualquier función es: =nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Van siempre precedidas del signo igual y, a continuación, el nombre de la función seguido de un paréntesis que contendrá todos los argumentos separados por punto y coma (;). Los paréntesis son imprescindibles, incluso si la función no lleva argumentos. En caso de que alguno de ellos falte, Excel avisará con un mensaje de error. =SUMA(A1:A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A2+A3+A4+A8 =SUMA(A1;A4;A8) nos devuelve el resultado A1+A4+A8 Argumentos de las funciones Como argumento de las funciones podemos usar los siguientes: Números: SUMA(43;56;345) Rangos: SUMA(A1:A24) Texto: MAYUSCULAS(“jesús”) Nombres: PRODUCTO(Cantidad;Dólar_peseta) Valores lógicos: SI(A1
