Guía de la Persona Capacitadora

Administración y contabilidad básica

Guía de la Persona Capacitadora

Administración y contabilidad básica

Febrero, 2015

Créditos Dirección general Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) Responsable de la Unidad de Coordinación del Proyecto Yadira Mena Araya Autora Susy Lobo Ugalde Revisión técnica Yorlenny Fontana Coto Diseño y diagramación Alexandra Cortés, Producciones La Lechuza S.A. Fotografías de la portada Roberto Ramos Material desarrollado con el apoyo de:

Contenido Introducción a los módulos.......................................................................................................................... ii 1.  Presentación.......................................................................................................................................... 1 2.  Estructura de la capacitación............................................................................................................. 2 3.  Metodología del taller......................................................................................................................... 2 4.  Recomendaciones para el taller........................................................................................................ 3 5.  Programa de la sesión de capacitación............................................................................................ 4 6.  Desarrollo del taller............................................................................................................................ 6 6.1.  Estructura del taller.................................................................................................................................... 6 6.2. Actividades................................................................................................................................................... 8 7.  Técnicas de presentación de las personas participantes............................................................ 12 7.1.  Dos cualidades........................................................................................................................................... 12 7.2.  Lo que traje al taller................................................................................................................................. 12 7.3.  Mentiras y verdad..................................................................................................................................... 12 8.  Evaluaciones del taller....................................................................................................................... 13 8.1.  Evaluación de aspectos generales del taller........................................................................................ 13 8.2.  Evaluación de avance de conocimiento............................................................................................... 15

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Introducción a los módulos El Proyecto “Fortalecimiento del Programa de Turismo en Áreas Silvestres Protegidas”, ejecutado por el Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) y financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), se ejecuta con el fin de consolidar el turismo en las Áreas Silvestres Protegidas (ASP) estatales de Costa Rica, como un mecanismo para fortalecer la gestión sostenible, contribuyendo directamente al desarrollo socioeconómico local y a la conservación de los recursos naturales. En el marco del Proyecto se desarrolló la consultoría “Capacitación de actores locales: guías locales y grupos interesados en ofrecer servicios no esenciales en las Áreas Silvestres Protegidas del Sistema Nacional de Áreas de Conservación”, con el objetivo de contribuir con el desarrollo de las capacidades de los grupos locales: guías locales y grupos organizados mediante un proceso de capacitación y actualización de conocimientos y buenas prácticas, tendiente a mejorar la calidad del servicio que pueden ofrecer dichos grupos en las Áreas Silvestres Protegidas. La determinación de las necesidades de capacitación de estos actores locales, se efectuó mediante un proceso de consulta, en el que se aplicaron diversos instrumentos de diagnóstico para finalmente priorizar los temas de capacitación para cada grupo en las diferentes Áreas Silvestres Protegidas seleccionadas. Los eventos de capacitación tienen un formato de taller que conjuga elementos prácticos y teóricos, dentro de una dinámica de aprender – haciendo. Cada taller tiene una duración de 7 horas y está estructurado en sesiones temáticas, integrando diferentes dinámicas y técnicas de aprendizaje, tales como charlas introductorias, trabajos en grupo y ejercicios prácticos. Como recurso pedagógico de este proceso se elaboraron dos módulos de capacitación, cada uno dirigido a los actores locales de interés del proyecto: guías turísticos y organizaciones comunales. Cada uno de los temas que conforman un módulo fue desarrollado en un cuaderno para la persona participante y una guía para la persona que facilita. El cuaderno para la persona participante incluye la información ligada a los contenidos de cada taller, así como ejercicios que serán realizados en cada sesión de trabajo. La guía para la persona facilitadora contiene los lineamientos e información que requiere para desarrollar el taller de capacitación, abarcando los objetivos, los temas, los contenidos y el tiempo programado. Además, este instrumento asegura la coherencia en el abordaje metodológico y temático del taller, así como la calidad y profundidad de los temas seleccionados.

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Mediante estos procesos de capacitación, SINAC gestiona y facilita acciones que contribuyen con el desarrollo socioeconómico local. En el caso particular de la capacitación a los guías de turismo, se espera una mayor calidad de servicio dirigido al turista. Con los procesos enfocados a los actores locales, se pretende fortalecer los encadenamientos productivos, una mayor asociatividad y el desarrollo del emprendedurismo.

Fotografía: SINAC ©

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1.  Presentación Los temas de trabajo para este módulo son: Administración y contabilidad básica. Está dirigido a guías turísticos y representantes de organizaciones locales relacionadas con la actividad turística, con el fin de potenciar su desarrollo personal y empresarial. Debe recordarse que la gestión empresarial, contempla aspectos fundamentales para el desarrollo y crecimiento de las iniciativas de las asociaciones de guías turísticos, otras organizaciones locales o personas que se dedican a esta actividad de manera individual. La administración, la contabilidad, el poder determinar los costos, incluyendo los costos ocultos, y poder establecer un precio por el servicio brindado, serán los temas de trabajo que se desarrollarán en el taller. Por lo tanto, los objetivos de la capacitación son: Contribuir al desarrollo de las capacidades individuales y colectivas de guías turísticos y representantes de organizaciones locales. Desarrollar las habilidades y destrezas de las personas participantes. Reflexionar sobre la importancia de realizar cambios en la administración y la contabilidad en las iniciativas desarrolladas por las personas que se dedican al guiado de turismo así como otras actividades relacionadas La capacitación sobre nociones de administración y contabilidad básica es fundamental para las iniciativas empresariales de las personas que se dedican al guiado de turistas u otras actividades relacionadas. Debido a que se consideran elementos como la planificación, la dirección, la organización y el control y la evaluación, esto implica que si se organiza y se planifica la actividad se puede prestar el servicio de guiado sin que haya inconvenientes o problemas, como el que se comprometieron con dos turistas a la misma hora. Esto denota que no hubo coordinación, y eso se puede eliminar o prever con una buena administración. También es fundamental que se establezca un precio en función de los costos de la actividad, incluyendo los costos ocultos. Se detalla en el Cuaderno de trabajo que se entrega a cada persona participante, la definición de los principales conceptos, así como ejemplos para la comprensión de los temas, y una serie de ejercicios para ser trabajados en las sesiones correspondientes. Finalmente, se adjunta una lista de referencias para que se pueda profundizar según la necesidad de cada persona. La guía considera la estructura de la capacitación, la metodología y las recomendaciones del taller, el programa de la sesión de capacitación, la técnica de presentación de las personas participantes y la forma de evaluación del taller, tomando en cuenta que se presenta un examen corto para ser aplicado al inicio y al finalizar la sesión de trabajo.

Fotografía: Alexandra Cortés y Rainforest Alliance ©

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2.  Estructura de la capacitación Está compuesta por: Una guía de la persona facilitadora, donde se describen detalladamente las actividades, los procedimientos, los materiales y las técnicas a utilizar durante las sesiones de capacitación. Un cuaderno de trabajo para la persona participante, el cual tiene una serie de información, conceptos y prácticas. Un examen corto, éste se aplicará al inicio y al final de cada taller, con el propósito de medir el avance de conocimiento de cada participante.

3.  Metodología del taller Las propuestas de las actividades y contenido del taller responden a las características de las y los guías turísticos, así como a representantes de organizaciones locales, de forma tal que cuando finalice el taller las personas participantes tengan claridad de los conceptos y demás aspectos desarrollados. La persona facilitadora desarrollará los contenidos con un vocabulario comprensible para la población participante. El taller contempla los siguientes aspectos: La metodología es participativa. Los contenidos del taller se adecuan a la realidad de las personas participantes. Las temáticas se desarrollarán de manera que provoque la reflexión de cada una de las personas participantes. Los contenidos temáticos se desarrollarán en 8 horas. El módulo se implementa mediante una metodología participativa que ofrece una serie de ventajas dado que valora los conocimientos de los actores sociales y se enriquece con sus aportes, garantizando que todas las personas participantes tengan la oportunidad de retroalimentar y empoderarse del proceso, facilitando de esta manera su participación. El alcance de estos módulos es que las personas involucradas incorporen en su labor diaria los aspectos administrativos, organizativos y contables para un mejor desempeño empresarial. La capacitación es una inversión para la organización, dado que los resultados que se obtienen contribuyen al logro de los objetivos empresariales.

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4.  Recomendaciones para el taller Previo al taller Confirmación de las personas participantes. Coordinación de los servicios de alimentación. Coordinar para que la selección de la sala y la colocación de sillas sea la adecuada. Tener claridad en los objetivos de la capacitación. Preparación del material didáctico que se requiere. Conocimiento del perfil de las personas participantes. Revisión del equipo electrónico y audiovisual que se requiere. Preparación de las hojas de evaluación del taller. Preparación de las listas de asistencia. Preparación de materiales de apoyo (papelógrafos, marcadores, proyector, computadora, extensión, presentación en Power Point, tarjetas, entre otras). Durante el taller Usar un tono y modulación de la voz adecuado para la población y el lugar. Reforzar y practicar lo aprendido con las personas participantes, para ello se elaboran ejercicios al final de cada tema y también se realizan preguntas para ir midiendo el grado de asimilación. Valorar el taller con las personas participantes, utilizando la evaluación prevista en las páginas 13 y 14 de esta guía. Pasar la lista de asistencia. Tomar fotografías.

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5.  Programa de la sesión de capacitación A continuación se presenta el programa de la sesión de trabajo, encontrará información sobre la hora de inicio y de finalización de cada actividad. En las actividades, se incluye una pequeña reseña del contenido a desarrollar en el taller. Por favor, seguir el siguiente formato. Hora

Actividad

8.00 – 8.10 a.m.

Palabras de bienvenida

8.10 – 8.30 a.m.

Presentación de las personas participantes

8.30 – 8.45 a.m.

Aplicación del examen corto ¿Cómo un cambio en la administración puede mejorar mi servicio o mi producto? Desarrollo del Capítulo I: Administración

8.45 – 10.00 a.m.

Presentación magistral del tema 1. Administración Presentación magistral del tema 2. Planificación Preguntas y respuestas Práctica 1. Trabajo individual

10.00 – 10.15 a.m.

Refrigerio Continuación del Desarrollo Capítulo I: Administración Presentación magistral del tema 3. Organización Presentación magistral del tema 4. Dirección

10.15 – 12.00 a.m.

Presentación magistral del tema 5. Control y evaluación Preguntas y respuestas Práctica 2. Trabajo individual

12.00 – 1.00 p.m.

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Almuerzo

Continúa

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Continúa

Hora

Actividad Desarrollo del Capítulo II: Contabilidad Presentación magistral tema 1. Contabilidad Presentación magistral tema 2. Funciones contables Presentación magistral tema 3. Pasos fundamentales de un sistema contable

1.00 – 3.00 p.m.

Presentación magistral tema 4. Estados financieros Presentación magistral tema 5. Flujo de fondos Preguntas y respuestas Práctica 3. Grupo e individual

3.00 – 3.15p.m.

Refrigerio Continuación del Capítulo III: Costos y Precios Presentación magistral tema 1. Costos Presentación magistral tema 2. Precios

3.45 – 4.30p.m.

Preguntas y respuestas Práctica 4 ¿Cómo un cambio en la administración puede mejorar mi servicio o mi producto?

4.30 – 4.45p.m.

Evaluación de la sesión de capacitación

4.45 – 5.00 p.m.

Cierre de la actividad

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6.  Desarrollo del taller 6.1.  Estructura del taller En la siguiente tabla se describe la parte introductoria, y los diferentes capítulos que se desarrollan en el módulo. Además, del tiempo y la duración de cada actividad, se detallan los materiales que requerirá para la ejecución de las actividades. Tiempo

Parte introductoria

Duración

Actividad

08:00

30 min

Presentación de las personas participantes.

08:30

15 min

Aplicación del examen corto. ¿Cómo un cambio en la administración puede mejorar mi servicio o mi producto?

Capítulo I: Administración

08:45

1 hora y 15 min

Exposición magistral de los temas 1 y 2 Elaboración del práctica 1. Individual.

10:45

Capítulo II: Contabilidad

01:00

1 hora y 15 min

2 horas

Exposición magistral de los tema 3, 4 y 5 Elaboración del práctica 2. Individual. Exposición magistral de los temas 1, 2, 3, 4 y 5 Elaboración del práctica 3. Individual.

Materiales Técnica de presentación.

Hojas de examen.

Computadora, proyector, extensión, presentación en Power Point y hoja de ejercicios 1.

Computadora, proyector, extensión, presentación en Power Point y hoja de ejercicios 2. Computadora, proyector, extensión, presentación en Power Point y hoja de ejercicios 3.

Continúa

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Continúa

Tiempo

Duración

Actividad

Materiales

Exposición magistral del tema 1 y 2 Capítulo III: Costos y Precios

Elaboración del práctica 4. Individual. 03:45

1 hora y 45 min

Evaluación y cierre 04:30

30 min

¿Cómo un cambio en la administración puede mejorar mi servicio o mi producto?

Computadora, proyector, extensión, presentación en Power Point y hoja de ejercicios 4.

Aplicación hoja de evaluación y Hoja de evaluación. Hoja de examen de nuevo el examen corto corto. Palabras de agradecimiento y cierre del taller.

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6.2.  Actividades Actividad 1: Presentación del taller y de las personas participantes Objetivo: Presentar el taller, incluyendo las palabras de bienvenida, el programa del taller y las reglas de trabajo o de la sesión. Así como conocerse entre las personas participantes. Duración: 30 minutos. Procedimiento: La persona facilitadora da la bienvenida al grupo y presenta el programa del taller, puede indicar algunas de las reglas de trabajo del taller (hora de finalización, como se va pedir la palabra, entre otras), solicitando además a las personas participantes que también indiquen algunas reglas. Para la presentación de las personas participantes debe seleccionar una técnica de presentación. Resultado: Al finalizar los participantes se conocerán entre si y habrá mayor nivel de confianza en el grupo, así como se tendrá información sobre cómo se irá desarrollando el taller. Recomendaciones: en caso de que el grupo sea un poco rígido, la persona facilitadora deberá provocar un ambiente más relajado mediante preguntas o utilizando alguna técnica de animación.

Actividad 2: Aplicación del examen corto Objetivo: Tener una línea de base de los conocimientos sobre el tema que tienen las personas participantes. Duración: 15 minutos. Procedimiento: La persona entrega la hoja de examen y posteriormente la recoge. Resultado: Al finalizar el taller se puede medir si hubo cambios en los conocimientos de las personas participantes. Recomendación: Verificar que las personas contestaron todas las preguntas.

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Actividad 3:Presentación magistral sobre el Capítulo I: Administración Objetivo: Identificar los conceptos básicos de la administración. Duración: 1 hora y 15 minutos. Procedimiento: Antes de la presentación magistral la persona facilitadora plantea la siguiente pregunta: ¿Cómo un cambio en la administración puede mejorar mi servicio o mi producto? El propósito es ir generando reflexión entre las personas participantes y un hilo conductor entre los diferentes temas desarrollados. La persona facilitadora hace una presentación magistral en Power Point sobre los conceptos de administración (tema 1) y planificación (tema 2). Posteriormente se realiza el ejercicio 1. Resultado: Al finalizar la persona participante estará en capacidad de identificar los conceptos básicos relacionados con administración y planificación. Recomendación: Al finalizar el tema hacer una pequeña recapitulación de los temas abordados y alguna reflexión a manera de motivación sobre el tema central. Se les solicita a las personas participantes si quieren hacer algún aporte.

Actividad 4: Continuación de Presentación magistral sobre el Capítulo I: Administración Objetivo: Identificar los conceptos básicos de la administración. Duración: 1 hora y 15 minutos. Procedimiento: La persona facilitadora hace una presentación magistral en Power Point sobre los conceptos de organización (tema 3), dirección (tema 4) y control y evaluación (tema 5). Posteriormente se realiza el ejercicio 2. Resultado: Al finalizar la persona participante estará en capacidad de identificar los conceptos básicos relacionados con organización, dirección y control y evaluación. Recomendación: Al finalizar el tema hacer una pequeña recapitulación de los temas abordados y alguna reflexión a manera de motivación sobre el tema central. Se les solicita a las personas participantes si quieren hacer algún aporte.

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Actividad 5: Presentación magistral sobre el Capítulo II: Contabilidad Objetivo: Identificar los conceptos básicos de contabilidad. Duración: 2 horas. Procedimiento: La persona facilitadora hace una presentación magistral en Power Point sobre los conceptos de contabilidad (tema 1), funciones contables (tema 2), pasos fundamentales para un sistema contable (tema 3), estados financieros (tema 4) y contabilidad simple (tema 5). Posteriormente se realiza el ejercicio 3. Resultado: Al finalizar la persona participante estará en capacidad de identificar los conceptos básicos relacionados con contabilidad. Recomendación: Al finalizar el tema hacer una pequeña recapitulación de los temas abordados y alguna reflexión a manera de motivación sobre el tema central. Se les solicita a las personas participantes si quieren hacer algún aporte.

Actividad 6: Presentación magistral sobre el Capítulo III: Costos y Precios Objetivo: Identificar los conceptos básicos de costos y precios. Duración: 1 hora y 15 minutos. Procedimiento: La persona facilitadora hace una presentación magistral en Power Point sobre los conceptos de costos (tema 1) y precios (tema 2). Posteriormente se realiza el ejercicio 4. Cuando se finaliza con los temas desarrollados del taller se vuelve a plantea la siguiente pregunta: ¿Cómo un cambio en la administración puede mejorar mi servicio o mi producto? Resultado: Al finalizar la persona participante estará en capacidad de identificar los conceptos básicos relacionados con costos y precios. Recomendación: Al finalizar el tema hacer una pequeña recapitulación de los temas abordados y alguna reflexión a manera de motivación sobre el tema central. Se les solicita a las personas participantes si quieren hacer algún aporte.

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Actividad 7: Evaluación y cierre Objetivo: Conocer los conocimientos adquiridos de las personas participantes en el taller, así como su opinión de la sesión de trabajo y hacer el cierre del evento. Duración: 30 minutos. Procedimiento: La persona facilitadora entrega la hoja de examen corto, que se aplicó al inicio de la sesión. Posteriormente, entrega la hoja de evaluación y finalmente, da las palabras de agradecimiento y cierre del evento. Resultado: Al finalizar se entrega información sobre el impacto de la sesión de trabajo, así como la opinión de las personas participantes del evento. Recomendación: Al finalizar es fundamental agradecer a las personas por su participación, destacando que el tiempo invertido en la capacitación, les traerá beneficios en el futuro de la empresa.

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7.  Técnicas de presentación de las personas participantes A continuación se presentan tres ejemplos de técnicas que se recomiendan para la presentación de los participantes.

7.1.  Dos cualidades Se forma un círculo y se le pide a las personas participantes que digan su nombre, la organización a la que pertenece y dos cualidades personales que los caracteriza.

7.2.  Lo que traje al taller Se forma un círculo, se le pide a las personas que digan su nombre, la organización a la que pertenecen y los valores, reglas, o cosas importantes para la reunión. Por ejemplo: tolerancia, participación, respecto, etc.

7.3.  Mentiras y verdad Se le solicita a cada participante que mencione su nombre y que diga una verdad y dos mentiras de su persona y la persona participante que está al lado tiene que adivinar cuales son las mentiras.

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8.  Evaluaciones del taller En esta sesión se estarán evaluando aspectos generales del taller, para ello se presentan a continuación dos instrumentos de evaluación, usted puede seleccionar el que mejor se adapte a la población. Además, se incluye un apartado para evaluar los avances de conocimiento, es decir, se presenta un examen corto de 10 preguntas, el cual debe aplicar al inicio y al final de la sesión.

8.1.  Evaluación de aspectos generales del taller A continuación se presentan dos propuestas para la evaluación del taller, el primero es un instrumento más sencillo y el segundo requiere un poco más de explicación, no obstante, la persona que facilite puede utilizarlos según su conveniencia. El presente formato tiene como fin evaluar la calidad de la capacitación que ha recibido. Para ello se le solicita contestar de manera sincera y objetiva las siguientes preguntas: Actividad:___________________ Fecha:__________________ Duración:___________________ Nombre de la persona que facilita:________________ Lo que más me gustó fue:

Lo que menos me gustó fue:

Algunas sugerencias para mejorar son:

El siguiente formato tiene como fin evaluar la calidad de la capacitación que usted ha recibido. Por ello, le solicitamos contestar de manera sincera y objetiva. Por favor, indique su percepción respecto al factor por evaluar, utilizando los siguientes calificativos: Excelente ( ++) Buena (+) Regular (+-) Deficiente (--) Muy mala (--”--)

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Actividad:___________________ Fecha:__________________ Duración:___________________ Nombre de la persona que facilita:________________

Mi apreciación es: Metodología Lugar Trabajo en equipo Contenidos Técnicas utilizadas Material didáctico entregado Facilitador/a Dominio del tema Entusiasmo transmitido Claridad en las explicaciones Evaluación global

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Excelente ++

Buena +

Regular +-

Deficiente --

Muy mala --”--

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8.2.  Evaluación de avance de conocimiento El instrumento de avance de conocimiento, se estará pasando al inicio y al final de cada sesión de capacitación. A continuación se presenta el examen corto. Examen corto A continuación se presentan 5 preguntas sobre el tema de administración, contabilidad y costos y precios. Por favor responda de forma individual. Sobre Administración 1.

¿Qué es administración para usted?

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2.

¿Qué aspectos contempla la administración de una empresa?

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Sobre Contabilidad 3.

¿Qué entiende usted por contabilidad?

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 4.

¿Qué es para usted el flujo de fondos?

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Sobre Costos y Precios 5.

¿Cuál es la diferencia entre costo y gasto?

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

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Notas ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

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Notas ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________

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Secretaría Ejecutiva del SINAC Oficina Central, San José Teléfono: 2522-6500 Fax: 2248-2451 Correo electrónico: [email protected] Dirección: Avenida 15 Calle 1º (Barrio Tournón al costado Sur de la ULACIT)