PASO 1: ACLARAR EL PROBLEMA



¿Qué significa ‘Aclarar el Problema’? El paso número uno del método de Resolución Práctica de Problemas es ‘Aclarar el Problema’ y a continuación veremos que este paso consta de varias fases. Una de ellas es cuando encerramos o contenemos el problema para proteger a nuestro cliente. Esto podría significar aplicar una solución o parche a corto plazo hasta que se pueda encontrar una solución permanente. Como pueden darse cuenta, en realidad no importa cómo lo logren. Posiblemente necesitarán involucrar a gente, dinero o inventario para solucionar el problema; simplemente harán lo que sea con tal de proteger a su cliente de los problemas que están enfrentando dentro de la empresa. Una vez que el problema haya sido encerrado, lo mejor que podemos hacer es describir la situación actual de forma clara. Para poder hacer esto debemos ir a ver el problema con nuestros propios ojos y conocer bien los hechos. Esto quiere decir que tienen que hablar con la gente a lo largo y ancho de toda la organización para entender de una mejor manera los retos que enfrentan. Como pueden imaginarse, el problema se percibe de diferentes maneras, dependiendo de con quién se esté hablando. Por ejemplo, el personal del departamento de ventas pueden reclamar que no tienen producto para vender. Por otro lado, el departamento de planificación puede quejarse de que los de ventas siempre cambian sus predicciones, mientras que en el área de supervisión podrían insistir que necesitan una máquina nueva. Lo importante aquí es entender que aunque todas estas explicaciones pueden ser válidas, existe la posibilidad de que ninguna de ellas sea la única explicación o la explicación correcta del problema. Preguntas que debemos hacernos al ‘Aclarar el Problema’ También existen preguntas que debemos hacernos mientras buscamos aclarar el problema. •

Primero, debemos entender cuál es la situación “Ideal”. Muchas veces las empresas no tienen ni la menor idea de lo que está bien. Así que antes de comenzar a trabajar en mejorar las cosas, primero debemos determinar qué es el éxito.

Paso 1: Aclarar el Problema

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Después, debemos entender cómo, al solucionar dicho problema, se añadirá valor al cliente y a la empresa. Después, debemos darnos a la tarea de visualizar la franja entre el estado actual y el estado ideal usando elementos tales como fotos, símbolos y gráficas. Y finalmente, mientras ejecutamos el proceso de “Ir a Observar”, debemos hacer hasta lo imposible para evitar las preguntas con respuestas de solo “Sí” o “No”. En su lugar, debemos tratar de obtener respuestas abiertas como por ejemplo, podemos utilizar el método 5W1H, que significa ¿cuál es el problema? ¿dónde está ocurriendo? ¿cuándo pasó? ¿En qué nos afecta? ¿Por qué esto representa un problema? Y finalmente, ¿cómo sucedió?

Cómo escribir un Planteamiento del Problema correctamente Escribir un Planteamiento del Problema correctamente es un paso muy importante del método de Resolución Práctica de Problemas. En primer lugar, esta descripción debería enfocarse en la situación actual e identificar los vacíos de forma evidente. Además, estas descripciones deberían ser medibles y claras. Dicho de otra manera, el uso de palabras como “mucho” o “insuficiente” no es una definición eficiente. Necesitamos ser claros y establecer con exactitud a lo que nos estamos enfrentando. Por otro lado, un Planteamiento del Problema bien hecho no tiene una causa o causas probables. Por ejemplo, el culpar por los problemas de Entrega a Tiempo de Treetop a la falta de una previsión acertada es un ejemplo de asignación de una causa potencial y no debemos hacer eso. También, un Planteamiento del Problema bien hecho no incluye una solución. Y sí, a menudo resulta tentador tratar de incluir una causa potencial y una solución del problema en el reporte. Sin embargo debemos evitarlo, ya que esto afectaría nuestra línea o guía general en el método de Resolución de Problemas. Y finalmente un Planteamiento del Problema bien elaborado está ‘basado en hechos’, ‘sin rodeos’, y es ‘directo y al grano’. La verdad es que a muchas personas les gusta contar una historia larga como parte de la descripción del problema. Pero, de hecho, la definición ideal es de solo una o dos frases. No está mal si se agregan otro par de frases para darle un poco de contexto o antecedentes, siempre y cuando sigan las líneas de estos 3 “Qué hacer y qué NO hacer”. Paso 1: Aclarar el Problema

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