.tI,PRI.IEB.e.. MANI.lAL VE URG" NIZ-,V: It)N FI}NCI()~·IES DE LA S;C RE T.A.R11\ GF.:NERAl.

y

.'

mecliante R$.!~'UK:jd se aprdJó la c-t"".rvv,;t,.rl"" HaclC*.lifIl2:aciá1 sebe P.U!I~I1I 1-til .

ele

LVE: ,ArtIculo 1°._ Manuell ele

Organización y Funciones de la Secretaría General conteniendo tres (03)

Titulas, seis (06) capltulos y 'veintiséis (26) fdios, que fcrma p~lte de 18

presente Resducién.

lima, ES ca

..

DE LA

SECRETARIA GENERAL

DEL

MINISTERIO DEL INTERIOR

~s

lV>;3N38

'o'1~'o'13~:)3S

'W:UffJ/u;f'p?~~'

PRESENTACION

El Manual de Organización y Funciones de la Secretaria General del Ministerio del Interior, es un documento normativo de gestión institucional que tiene por objeto la identificación y armonización de la estructura organizativa, la asignación de funciones específicas para cada cargo, responsabilidad y coordinación de las

así como la línea de autoridad,

unidades orgánicas

Secretaria General, en armonía con lo establecido en Organización y Funciones del Ministerio del Interior.

Se invoca al personal íntegrante de la Secretaria General, el esmerado cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual, posibilitando de esta manera la eficiente atención al público así como la consecución de los objetivos del Sector Interior.

TrlJoajo de pel lú nos

INDICE

PAG

01 02

PRESENTACION IN DICE TITULO I GENERALIDADES

A B.

05 05

Alcance Base Legal

TITULO 11 DEL DISEÑO ORGANICO

A

Organigrama Estructural de la Secretaria General Cuadro Orgánico de Asignación de Cargos B. TITULO 111 DE LAS FUNCIONES CAPITULO I DE LA SECRETARIA GENERAL

A

08

Funciones Generales CAPITULO 11 DE LA OFICINA GENERAL

A B.

Funciones Generales Funciones Específicas de los Cargos 1. Secretario General 2.Secretaria IV 3. Técnico Administrativo 11 4.Trabajador de Servicios 111

2

08 09 09 10 10 11

CAPITULO 111 OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARlO

vil': ,~ ¡:;:uncione~ Generales 'tCnu>úPi

!

-

-

-

I

B.

FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS

SECRETARIO GENERAL Funciones Específicas 1. 2.

Cumplir y hacer cumplir las funciones asignadas a la Secretaría General. Dirigir, supervisar, evaluar y controlar el funcionamiento de las Unidades Orgánicas de la Secretaría General. 3. Optimizar el funcionamiento del Sistema de Trámite Documentario y Archivo del Ministerio del 1lnterior. 4. Firmar y tramitar la documentación que disponga el señor Ministro, a los Organos del Sector o a Instituciones del Sector Público o Privado. 5. Coordinar en el ámbito de su competencia con los diversos Organos del Sector, la formulación de respuesta de la documentación oficial dirigida al señor Ministro, en los plazos establecidos. 6. Preparar la documentación para presentarla a los Despachos y Viceministerial en las horas establecidas. 7. Coordinar el nombramiento de representantes del Sector Comisiones Multisectoriales. 8. Constatar la conformidad de la documentación necesaria en 105 livP¡~j("" expedientes, obteniendo y consolidando la información pertinente. 9. Disponer la adopción permanente de medidas para ,la conservación y seguridad de la documentación administrativa y legal del Ministerio. 10. Informar el cumplimiento de las funciones de su responsabilidad a 'Ia Alta Dirección. 11. Autorizar y dar fe con su firma la autenticidad de las normas y documentos emitidos o pertenecientes al Ministerio del Interior. Líneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2.

3.

El Secretario General depende de la Alta Dirección. El Secretario General ejerce su autoridad en el ámbito de la Secretaría General y funcionalmente alcanza a todas las Unidades que conforman el Sistema de Trámite Documentario del Ministerio. Es responsable del eficiente funcionamiento del Sistema de Trámite Documentario y Archivo del Ministerio.

Requisitos Mínimos 1.

De conformidad al ArI. SOo de la Ley del Poder Ejecutivo Promulgada mediante Decreto Legislativo N°560 del 28MAR90 este cargo es de confianza; a tenor de lo dispuesto en el Decreto Ley N° 25515 del 26MAY92, la asignación para este cargo requiere Resolución Suprema.

9

SECRETARIA IV

CODIGO: T4-05-675-4

Funciones Específicas 1.

Organizar y coordinar las audiencias y reuniones en la agenda con la documentación respectiva del Secretario General. 2. Supervisar y ejecular el apoyo especializado en conversación oral y redacción de un idioma al españolo viceversa. 3. Recepcionar, atender y anotar las llamadas telefónicas al Secretario General. 4. Intervenir con criterio propio en la redacción de documentos administrativos por medios informáticos de acuerdo a indicaciones generales. 5. Organizar el control y Seguimiento de· los periódicamente los informes de situación. 6. Administrar la documentación clasificada del Secretario Gener Lineas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2.

Depende del Secretario General. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mínimos 1. 2.

Título secretaria bilingüe. Conocimientos básicos de informática.

TECNICO ADMINISTRATIVO II

CODIGO: T4-05-707-2

Funciones Específicas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Apoyar en la formulación de los documentos dispuestos por el Secretario General. Formular la relación de documentos por la Alta Dirección o el Secretario General. Formular la relación de Proyectos de Resolución Suprema y Ministeriales. Dar información relativa al área de su competencia. Llevar el control de los bienes de la Oficina. Coordinar la distribución de materiales de la oficina. Organizar los diferentes archivos de la Secretaría General.

Lineas de Autoridad y Responsabilidad 1. Depende del Secretario General. 2. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

10

I

Reguisi~os Mínimos

1. 2.

Título no universitario o estudios superiores. Conocimientos básicos de informática.

TRABAJADOR DE SERVICIOS 111

CODIGO: A3-05-870-3

Funciones Especificas

1. 2. 3. 4. 5.

Limpiar los diferentes ambientes y muebles que ocupa la Secretaría General. Conservar la buena presentación de las paredes, puertas, ventanas y cortinas de la Secretaría General. Solicitar oportunamente la dotación del material necesario para la limpieza y conservación de los ambientes. Informar al Secretario General el estado de conservación y funcionamiento del material y equipo a su cargo. Identificar, controlar y anunciar el ingreso de personas que acu Secretaría General, conforme a disposiciones específicas del S General.

Lineas de Autoridad y Re!l!0nsabilidad

1. 2.

Depende del Secretario General. Su ámbito de responsabilidad comprende los diversos ambientes que ocupa la Secretaría General.

Requisitos Mínimos

I I

1.

2.

Secundaria completa.

Experiencia en manejo de equipos de limpieza.

CAP'lTULO IJJ DE LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARlO A.

FUNCIONES GENERALES

Son funciones de la Oficina de Trámite Documentario: 1. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de recepción, registro, clasificación, distribución, control, información y seguridad de la documentación oficial dirigida al Ministro y Víceministro. . ~--~io~¡'-'il-~- " 2. Programar, dirigir y controlar el registro documentario por el Sistem i ~""'\:- ... 14'?-~\, de Procesamiento Automático de Datos. r~ ~~B;' ~ 1 11

~~'1i ,,~3J¡J .; ~ ~ "' ,

.,,\; to" . "..:.:..-:..:..: ' ·'''~'tI o- ,,\ . _-,.,-'no..!' ~

.\ ~

3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de Archivo de la Secretaría General y del Archivo Central de la documentación administrativa del Sector. 4. Coordinar y centrolar la ejecución del cumplimiento de los trámites en los plazos previstos, en observancia a las normas legales y administrativas, así como solicitar los informes de las Dependencias del Sector. 5. Otras funciones que en el ámbito de su cempetencia le encomiende el Secretario General.

B.

FUNCIONES ESPECIFICAS OE LOS CARGOS

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO 11 COOIGO: 04·05-295-2 Funciones Específicas 1. Organizar, programar, dirigir, ceordinar y controlar el funciona mi

las unidades orgánicas que conforman la oficina. ~

2. Controlar y supervisar permanentemente el cumplimiento de las n~;¡ai:l establecidas en el Manual de Seguridad Documentaria para ""':.,....-­ tramitación de la documentación clasificada. 3. Presentar la cerrespondencia clasificada para ser aperturada por el Secretario General. 4. Presentar de inmediato al Secretario General aquella documentación que tiene el carácter de ·URGENTE". 5. Mantener informado al Secretario General sobre el cumplimiento de las acciones programadas y otros que le hayan sido encomendadas. 6. Dirigir, centrolar y supervisar la labor del personal a su cargo. 7. Aperturar la correspondencia de correo común o certificado. 8. Supervisar el buen funcionamiento de la Mesa de Partes del Ministerio del Interior, de cenformidad a las normas del Sistema de Trámite Documentario y Archivo. 9. Proponer al Secretario General el otorgamiento del estímulo o aplicación de sanciones disciplinarias. 10. Asegurar los Archivos activos y pasivos de la Oficina a su cargo. Líneas de Autoridad y Responsabilidad

1. 2. 3.

Depende del Secretario General. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en la Oficina de Trámite Documentario. Su responsabilidad se circunscribe al eficiente funcionamiento de la Oficina de Trámite Documentario.

12

Requisitos Mínimos

1. 2.

Título profesional universitario. Capacitación especializada en el área de trámite documentario.

TECNICO ADMINISTRATIVO 111

CODIGO: T5-05-707-3

Funciones Específicas

I

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

Numerar las Guías de Destino y demás documentos formulados en la Secretaría General. Preparar los sobres para tramitar la d'ocumentación clasificada y otros documentos. Controlar la distribución de los diferentes documentos . mediante los cargos respectivos. Anotar correlativamente y en orden cronológico la numeración y destinatario de los diferentes documentos. Fotocopiar documentos conforme a instrucciones recibidas del Direct..-:::-.... Legajar adecuadamente la documentación cuyo trámite ha concl' ~i/~~ Aplicar los procesos técnicos del Sistema de Trámite Docu "'tari y .. Archivo. ~ o t • Informar diariamente al Director de Oficina el trámite dado a los e t documentos recepcionados en la Secretaría General. ..,.

'i,l

Líneas de Autoridad V Responsabilidad

1. 2.

Depende del Director de la Oficina de Trámite Documentario. Responsable de la organización de los archivos de la Oficina de Trámite Documentario.

Requisitos Mínimos

1. 2.

Título no universitario o estudios universitario. Experiencia en el área de trámite documentario y archivo.

TECNICO EN ARCHIVO 111

CODIGO: T4-05-730-3

Funciones Específicas

I

1. 2. 3. 4.

Custodiar los archivos activo y pasivo a cargo de la Oficina de Trámite Documentario. Facilitar los documentos de archivo para absolver las consultas requeridas. Seleccionar los documentos o expedientes para ser transferidos al arChivo general. Mantener reserva de los documentos archivados y del conteni ~ed~ .\"~\~ PEI I.~~~ mi'smos

""..,

~~ "

.

.' lJ

~

?. ,

.'

~., ~J I ~'" ."oi>'! .~ li(';011H ),. Q.-:1? ':¿'_~

l

J

/ ' .~"

.---'v,\'bd'

f, ~'"

.~

,

4. Absolver consultas sobre los servicios que brinda el archivo del Ministerio. 5. Participar en la recolección de información de la documentación que ingresa en el archivo del ministerio. Lineas de Autoridad V Responsabilidad Depende del Director de la Oficina de Archivo General. Requisitos Mínimos 1. Título no universitario o estudios superiores. 2. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados. 3. Capacit~ción técnica en el área.

TECNICO EN ARCHIVO 11 CODIGO: T3-O Funciones Especificas 1. Clasificar, legajar, rotular fondos documentales. 2. Codificar y organizar los documentos mediante fichas. 3. Formular informes estadísticos sobre documentos que se encuentran en el archivo. 4. Orientar y absolver consultas de los usuarios. 5. Coordinar y verificar la limpieza y conservación de los documentos y materiales que se encuentra en el archivo. Lineas de Autoridad y Responsabilidad Depende del Director de la Oficina de Archivo General. Requisitos Mínimos 1. 2. 3.

Título no universitario o estudios superiores. Conocimiento y dominio para operar sistemas computariz;ados. Capacitación técnica en el,área.

CODIGO: T2-05·675·2

SECRETARIA (O) 11 Funcíones Especificas

Revisar y prepara' la documentación para la firma respectiva. Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones del Director de la Oficina. 3. ' Tomar dictado taquigráfico y digitación documentaria variada. 4. Coordinar la distribución de materiales de la Oficina. ~ 5. Coordinar reuniones y concertar citas. ,,~,~'o Of( ~I(;.""'. 1. 2.

I

6. R""_,,, """""", telero,"", d~ ,...,'00 '" ~ ruadomo, 25

'ii11'

'~' ~~ U ~~,, ~

.~~; . \,'0' /

~.~. ~~-".~.

7.

Llevar el archivo documentario de la oficina.

Lineas de Autoridad y Responsabilidad Depende del Director de la Oficina de Archivo

Requisitos Minimos 1. 2. 3.

Título de secretaria Capacitación técnica en archivo. Dominio básico de Informática.

26