La gestión de documentos como elemento sustancial para la transparencia.

Alfonso Diaz-Rodríguez Gobierno de Asturias - España

TRANSPARENCIA Y VERDAD NO SON SINÓNIMOS

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La transparencia resulta ser una necesidad

constante de la sociedad con el fin de conocer las reglas, normas y procedimientos de quienes actúan en la esfera del sector público, en sus

diferentes

cargos,

convirtiéndose

en

los

últimos años en tendencia, es casi podríamos afirmar una moda.

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el planteamiento sobre transparencia

no

es

correctivo,

paliativo,

sino

ni

que

tan

siquiera

resulta

ser

preventivo.

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La transparencia es algo muy sencillo de entender, simplemente es dar noticia de algo (RAE, 2014).

desde un punto de vista técnico, el de archiveros y gestores de documentos, se define a este término como

el conjunto de datos a los que se ha dado valor a partir de la recopilación, análisis, e interpretación, de los mismos. Quédense con algunos conceptos del término transparencia:

recoger,

analizar,

interpretar,

y

anunciar, (publicar). _____________________________________________________________ La gestión de documentos como elemento sustancial para la transparencia

gestión de documentos conjunto de “funciones, actividades y procesos que en una organización se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad” (Heredia, 2011, 118)

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transparencia activa,

cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la transparencia de actividades relacionadas con el funcionamiento y control de la actuación pública conjunto

de

“informaciones

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transparencia pasiva conjunto de informaciones “ o documentos,

cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación del régimen jurídico y que hayan sido producidos o adquiridos en el ejercicio de sus funciones

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Procesos transversales de gestión de documentos

Diseño de tipos de documentos comprende el conjunto de operaciones destinadas a analizar la función, el contenido informativo, la estructura y el contexto de los documentos

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Procesos transversales de gestión de documentos

Captura

proceso de entrada de los documentos en un sistema de gestión administrativa.

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Procesos transversales de gestión de documentos

Registro legal de documentos proceso de control, paralelo al de la captura y establecido como un requisito legal, por el que se genera el correspondiente asiento registral de los documentos,

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Procesos transversales de gestión de documentos

Clasificación de documentos

conjunto de operaciones encaminadas a agrupar los documentos y expedientes, que se generan en el ejercicio de cada actividad administrativa

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Procesos transversales de gestión de documentos

Descripción se entiende por descripción el proceso de identificar, organizar y registrar aquella información que representa el contenido de los documentos y su contexto

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Procesos transversales de gestión de documentos

Acceso a los documentos

proceso mediante el cual las personas ejercen su derecho a localizar, recuperar y utilizar la información contenida en los documentos

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Procesos transversales de gestión de documentos Calificación de los documentos

conjunto de operaciones encaminadas a establecer los criterios concretos que permitirán o no el acceso a los documentos, tanto a nivel de series de documentos, como de los documentos simples que forman parte de un expediente

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Procesos transversales de gestión de documentos

Determinación de los documentos esenciales

se entiende por documentos esenciales aquellos que resultan fundamentales para asegurar la ejecución de las obligaciones legales, administrativas y financieras de la organización

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Procesos transversales de gestión de documentos

Valoración de documentos y determinación de plazos de conservación proceso de análisis del contexto y de las características administrativas, legales e informativas de los documentos, que dará como resultado el establecimiento de los períodos de conservación, transferencia o eliminación

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Procesos transversales de gestión de documentos

Conservación de los documentos conjunto de operaciones que se requieren para asegurar el mantenimiento del contenido, contexto y componentes de los documentos, así como su valor probatorio a lo largo del tiempo

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Procesos transversales de gestión de documentos

Destrucción o eliminación Comprende el conjunto de operaciones realizadas sobre los documentos para el borrado de la información, incluidos los metadatos asociados y, en su caso, la destrucción física del soporte

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CONCLUSION

los procesos de gestión de documentos tienden a reforzar jurídicamente el contenido del derecho de acceso a la información pública y los instrumentos para ejercerlo

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Sin documentos no hay acceso a la información, y mucho menos transparencia(G. Maldonado, BUAP, México, 2014)

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Muchas gracias

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