ACADEMIA DE BOMBEROS DE

GUAYAQUIL “CRNL. (B) GABRIEL GÓMEZ SÁNCHEZ

MANUAL DE PROCESOS

P-AB-002-V01

Coordinación de Cursos, Talleres y Prácticas Emisión: Mayo 2015 Elaboración:

Control de Gestión

DE PROCESOS Revisado por: MANUAL Coordinación de Gestión de la Academia de Bomberos de Guayaquil Modificación:

Academia de Bomberos de Guayaquil “Crnl. Gabriel Gómez Sánchez” PROCEDIMIENTO INTERNO COORDINACIÓN DE CURSOS, TALLERES Y PRÁCTICAS

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1. PROPÓSITO: Establecer un procedimiento que permita al personal de Instructores, tener un control seguro de la coordinación y logística necesaria para cursos, talleres y prácticas, permitiendo así cumplir los procedimientos establecidos para estos fines. 2. ALCANCE: Incluye la coordinación y gestión logística previa al inicio de un curso; así como las gestiones posteriores al fin de curso para registro de los resultados y control de gestión académica del curso dictado. No incluye la labor docente durante el desarrollo del curso. 3. RESPONSABILIDAD: Director, instructores y personal de Apoyo de la Academia de Bomberos de Guayaquil, Coordinación de Gestión de Talento Humano, Coordinación de Gestión Financiera, y Coordinación de Gestión Administrativa. 4. MARCO LEGAL: 

Ley Orgánica del Servicio Público y su Reglamento de aplicación.



Reglamento Interno de la Academia de Bomberos de Guayaquil “Crnl. Gabriel Gómez Sánchez”

5. POLÍTICAS GENERALES: 5.1

5.2

5.3

Será responsabilidad del Director de la Academia, coordinar con los Instructores los cursos, talleres y prácticas a realizarse en la Academia. Ante la ausencia del Director, la responsabilidad de esta tarea corresponde al Coordinador Académico o Director del Proyecto respectivamente, o al suplente designado por el Primer Jefe. Si algún curso involucra la fabricación de algún simulador o escenario para la práctica, la construcción y adquisición del mismo deberá ser coordinado a través del Director de la Academia o suplente. Para ello, remítase al Manual de Procedimientos de Adquisiciones. Será responsabilidad del Coordinador Académico asegurarse de que la logística solicitada por el Instructor esté lista para el curso. En este contexto, se denomina “Logística” a los equipos, herramientas y unidades que necesiten durante el desarrollo del curso o entrenamiento, así como personal de apoyo y auxiliares que requieran para el buen desenvolvimiento docente.

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Previo a finalizar el curso, taller o práctica, el instructor será responsable de realizar la evaluación, mediante pruebas programadas escritas y/o prácticas. La política para la aprobación es con una calificación mínima de 70/100, a excepción de los cursos de primeros auxilios en que deben aprobar con 80/100. Los niveles de calificación son:

5.4 5.5 5.6 5.7

5.8

5.9

Calificación

Equivalente a:

91 – 100

Excelente

80 – 90

Muy Bueno

70 – 79

Bueno

Menos de 70

Insuficiente

Para el caso de los participantes aprobados, se entregará Certificado de Aprobación. Para el caso de los participantes que no aprueben, se entregará Certificado de Asistencia. Para el caso de los instructores, asistentes y auxiliares se entregará Certificado de “Reconocimiento por la Colaboración”. Los participantes completarán una encuesta de opinión sobre el curso recibido, cuyos resultados serán analizados por los Coordinadores de Capacitación y Entrenamiento y por el Director de Área. Esta encuesta será por curso. El resultado de la evaluación podrá ser: Calificación

Equivalente a:

90 – 100%

Excelente

70 – 89%

Favorable

Menos de 70%

Desfavorable

De obtener un resultado Desfavorable, pasará a análisis de la Dirección de la Academia de Bomberos de Guayaquil para la respectiva revisión docente, de acuerdo al procedimiento correspondiente.

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6. PROCEDIMIENTO PARA LA CURSO/TALLERES/PRÁCTICAS:

COORDINACIÓN

PREVIA

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AL

INICIO

DEL

INSTRUCTOR: 6.1

Debe entregar al Director o suplente toda la información y logística necesaria para el curso, charla y/o práctica a realizar, con 15 días de anticipación, debiendo incluir los siguientes datos: 6.1.1 Para teoría: 6.1.1.1 Nombre del curso 6.1.1.2 Carga horaria del curso 6.1.1.3 Temario 6.1.1.4 Fechas y horarios 6.1.1.5 Instructores y Asistentes 6.1.1.6 Evaluación que se receptará. 6.1.1.7 Cantidad de participantes (25 personas por aula) 6.1.1.8 Adecuación del aula 6.1.1.9 Materiales a utilizar en el aula 6.1.1.10 Coordinar refrigerios (si aplica) 6.1.1.11 Coordinar transportación (si aplica) 6.1.2

Para práctica 6.1.2.1 Área a utilizar 6.1.2.2 Logística a utilizar 6.1.2.3 Horario de prácticas 6.1.2.4 Programa de actividades diarias a desarrollarse, con indicación de horario. 6.1.2.5 Material (si aplica) a. Equipos de protección b. Sistema hidráulico (si aplica) c. Extintores (si aplica) d. Unidades (si aplica) e. Combustibles (diesel, gasolina, etc.) f. Materiales (madera, aserrín, etc.) 6.1.2.6 Cantidad de escenarios y responsables de los mismos 6.1.2.7 Descripción de la evaluación que se tomará para evaluar la práctica.

Esto se llenará en el formato que consta en el Anexo 1.

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DIRECTOR DE LA ACADEMIA O SUPLENTE: 6.2

Verifica la información recibida y si es factible la logística solicitada. 6.2.1 De verificarse que no es factible o que es parcialmente factible, se convoca al instructor para solicitar que proponga una alternativa, revisando las razones por las cuales no se puede realizar lo propuesto inicialmente. 6.2.2 De verificarse que es factible, se confirma al instructor para que realice las gestiones necesarias.

6.3 Distribuye las tareas relativas a la organización del evento, de acuerdo a la lista de chequeo (Anexo 2). Los delegados para cada tarea irán llenando la lista con la fecha en que se cumplió la tarea, procurando realizarla oportunamente. INSTRUCTOR: 6.4 Cuando falten tres días hábiles antes de que inicie el curso, debe solicitar una reunión con el Director de la Academia, Instructores y Asistentes para coordinación de los detalles del curso, revisar material didáctico y definir escenarios de las prácticas. Se definirá si habrá un evento de clausura y las personas a las que debe convocarse al mismo. Debe diligenciar un acta de reunión con lo acordado, suscrito por los presentes. 6.5 Para el caso de los cursos teóricos, imprime el material y las evaluaciones. DIRECTOR DE LA ACADEMIA O SUPLENTE: 6.6 Coordina con los Jefes de Divisiones la cantidad de cupos para rentados y voluntarios, en base al curso a dictarse. Se remite la información recibida al Asistente de Academia para que envíe convocatoria al personal voluntario. 6.7 Remite por correo electrónico a la Coordinación de Gestión de Talento Humano, con mínimo 2 semanas de anticipación, la nómina de participantes que corresponde a personal rentado, para que se gestione la convocatoria y permiso laboral. En el correo se detallará: a) Nombre del curso. b) Tipo de curso: Curso, Seminario, Taller, Prácticas, u otro que corresponda. c) Fecha de inicio y culminación del curso. d) Horario a cumplir. e) Requisitos f) Nómina de participantes: Nombres y Apellidos g) Equipo o material necesario que deberá llevar el participante o alguna otra indicación especial.

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ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE ACADEMIA 6.8

Remite correo electrónico al personal voluntario, con copia al Jefe de Brigada y Jefes de Divisiones relacionados, la convocatoria al curso, con los mismos datos que se indica en el numeral 6.8. 6.9 Gestiona la apertura del enlace para que el personal voluntario pueda inscribirse vía web. 6.10 Al personal voluntario inscrito, se los clasifica por antigüedad para asignar los cupos. Se verifica si no tiene sanciones por no haber abandonado un curso o por haberlo reprobado. COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO – ASISTENTE ENCARGADA DE CAPACITACIONES: 6.1 6.2

Remite, dentro de las 24 horas de recibida la convocatoria al curso al personal rentado, incluyendo los datos de los literales a) hasta d) que se detallaron en el numeral 6.8. Registra en el sistema biométrico, en las fechas indicadas y para todo el personal detallado en la convocatoria, la justificación de la ausencia con el concepto “Curso BCBG”.

INSTRUCTOR: 6.3 6.4 6.5

7.

En la fecha de inicio del curso/taller/práctica, deberá verificar que todo lo necesario para el inicio del curso, con al menos 30 minutos de antelación. Coordina el ingreso de los participantes al sitio donde se desarrollará el evento, 5 minutos antes de la hora de inicio. Se presenta y da la bienvenida a los participantes a la hora exacta de inicio de curso. Si se cuenta con una cantidad menor a la mitad de los convocados, puede esperar máximo 10 minutos para iniciar el curso, pidiendo disculpas por la espera por respeto a quienes sí estuvieron puntuales.

PROCESO DE COORDINACIÓN PARA EL FINAL DEL CURSO/TALLER/SEMINARIO:

INSTRUCTOR: 7.1 7.2

Debe receptar la evaluación para la parte teórica y/o en el caso de prácticas deberá llenar un formato con los parámetros a evaluar. Después de finalizar el curso, y en un plazo máximo de 3 días hábiles, debe entregar al Director de la Academia o su Suplente, el informe correspondiente al desarrollo del curso, donde se incluirá la siguiente información: 1. Nombre del curso o taller

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Lugar donde se realizó el curso Carga Horaria Fechas y horarios Coordinador, Instructores y asistentes Lista de participantes Tabla de calificaciones, con indicación de Aprobados y No Aprobados. Conclusiones y recomendaciones Firma del Coordinador

ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE LA ACADEMIA: 7.3

7.4

Remite la encuesta de opinión, según formato constante en el Anexo 5, vía correo electrónico a los participantes, al día siguiente de haber culminado el curso/entrenamiento. Los resultados recibidos son tabulados y se remiten al Director de Área para su análisis.

DIRECTOR DE ÁREA 7.5

7.6 7.7

Si el resultado del curso es Desfavorable (menos de 70/100), dispone a uno de los Coordinadores de Capacitación y Entrenamiento que se realice una evaluación docente al instructor en el siguiente curso. Si el resultado del curso es Favorable o Excelente, se llama al instructor y se le comunica de los resultados y de las observaciones si hubiera, para que tome correctivos y mejore. Se instruye a los Coordinadores Académicos para que realicen seguimiento del desempeño de los instructores.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE LA ACADEMIA: 7.8

Una vez recibido el informe del Instructor y/o Coordinador del curso o Taller, elabora e imprime los certificados de acuerdo a la calificación obtenida para los participantes. Los certificados incluirán la siguiente información: a. Nombre del curso o Taller b. Nombre del Participante c. No. De Cédula de Ciudadanía d. Carga Horaria e. Fecha f. Firmas g. Pensum (parte posterior)

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7.9

Elabora e imprime los certificados a los Instructores y Asistentes que participaron del curso, donde constará: a. Nombre del curso o Taller b. Nombre del Instructor c. No. De Cédula de Ciudadanía o pasaporte d. Carga Horaria e. Fecha f. Firmas 7.10 Entrega al Director de la Academia para la firma respectiva. DIRECTOR DE LA ACADEMIA O SUPLENTE: 7.11 Procede a firmar los diplomas y gestiona la recolección de la firma a las autoridades correspondientes. 7.12 Una vez completa las firmas, devuelve al Asistente Administrativo para entregar a los participantes directamente cuando se acerquen, o durante el evento de clausura, si hubiera. 7.13 Contacta a las personas que deben estar presentes en el evento de clausura, si hubiera, para presenciar el evento y/o para la entrega de diplomas. 7.14 Dispone al Asistente administrativo la elaboración y despacho de la invitación formal al evento de clausura del curso, en caso que corresponda. ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE LA ACADEMIA (UNO O VARIOS, SEGÚN DISPONGA EL DIRECTOR DE LA ACADEMIA): 7.15 Si no hubiera evento de clausura, contacta a los participantes para indicarles que pueden acercarse a retirar su diploma. 7.16 En el caso del personal rentado, elabora oficio para la firma del Director de la Academia, en el cual se remite anexo copia de los Diplomas a la Coordinación de Gestión de Talento Humano para su registro y archivo. 7.17 Se remite oficio firmado con sus anexos a la Coordinación de Gestión de Talento Humano 7.18 Si hubiese evento de clausura: 7.18.1 Elabora y remite con tres días de anticipación, la invitación formal al evento a las personas que haya dispuesto el Director de la Academia. 7.18.2 Coordina vía telefónica y por correo electrónico, con copia al Director de la Academia, la presencia de los delegados de la Coordinación de Comunicación Social, con dos días de anticipación, previo confirmación del Director de la Academia. 7.18.3 Coordina con el Director de la Academia la elaboración del punto de orden durante el evento de clausura, para poder imprimirlo y entregarlo a la persona que conducirá el evento.

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7.18.4 Verifica 6 horas antes que se encuentre listo todo lo requerido, esto incluye: a. Cantidad de sillas de acuerdo a la cantidad de asistentes, debidamente organizadas, b. Señalización en las sillas de las filas delanteras, para los invitados especiales si correspondiera, Vocativos, nombres en la mesa directiva c. Parlantes en buen estado (se efectuará prueba de sonido mínimo 2 horas antes). d. Micrófono en buen estado (se efectuará prueba de sonido mínimo 2 horas antes), e. Mesa con mantel, botellas de agua y sillas, dispuesta en la parte delantera, para las personas que harán entrega de los diplomas, f. Ubicación del podio a lado de la mesa, con su botella de agua, 7.18.5 En el caso de fallo en alguno de los puntos citados en los numerales que anteceden, se comunicará del particular al Director de la Academia para gestionar solución oportuna y que el evento se desarrolle normalmente. 7.18.6 Ordena los diplomas de acuerdo al orden de entrega. 7.18.7 Entrega el micrófono y la Agenda del evento a la persona que se ubicará en el podio, previo al inicio del evento. 7.18.8 Colabora entregando a las personas delegadas de la entrega oficial, de acuerdo a la disposición que se dé durante el desarrollo del evento. INSTRUCTOR 7.19

En el caso de que algún participante solicite una nueva evaluación o una recalificación, y ésta hubiere sido autorizada por el Director y/o Jefe Comisionado de la Academia de Bomberos de Guayaquil, procede a notificarle al participante de la nueva fecha y nuevamente recepta la evaluación, posteriormente remite las calificaciones al Asistente administrativo de la Academia, de acuerdo a lo indicado en el Reglamento Interno de la Academia de Bomberos de Guayaquil.

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ANEXO 1: FORMULARIO PARA COORDINACION DE CURSOS

ACADEMIA DE BOMBEROS DE GUAYAQUIL “Crnl. Gabriel Gómez Sánchez” FORMULARIO PARA COORDINACIÓN DE CURSOS Nombre del Curso Fecha de realización Interno (Voluntarios, Rentados, Administrativos) Externo (Empresas Privadas o Públicas) Internacional Otros

Tipo de Curso

Dirigido a Objetivo del curso Normas aplicables No. Participantes Horario Coordinador E-Mail del Coordinador No. Telf. Del Coordinador

Carga Horaria

CERTIFICACIONES Y AVALES

Hora

Tema

AGENDA Hora

Tema

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*Incluir horario de refrigerio, almuerzo y prácticas

INSTRUCTORES Instructores

Asistentes

Adecuación del Aula Cantidad

Material Didáctico

MATERIAL Cantidad

Material para Prácticas

PRÁCTICAS Áreas a utilizar

Unidades

Solicitamos cordialmente nos reenvíe este formulario a nuestras oficinas en el Km. 30.5 de la Vía Perimetral, dentro del Campus de la Escuela Superior Politécnica del Litoral (ESPOL) o vía correo electrónico a [email protected]

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ANEXO 2: LISTA DE CHEQUEO PARA ORGANIZAR EL CURSO: Eventos A: Eventos con instructores extranjeros e instructores locales que no residan en Guayaquil. Eventos B: Eventos con instructores locales que residen en Guayaquil. Llenado: En los que dice SI, llene con la fecha en que se hizo la actividad. En los que dice C (Condicional), se realiza siempre que corresponda y en esos casos se llena la fecha en que se realiza. En los que dice N/A (No Aplica), es porque esa actividad no se realiza. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

ANTES Solicitar Disponibilidad Presupuestaria Realizar Presupuesto referencial Reservaciones de Hotel Reservar Transporte Lista de Materiales para compra Uniformes para compra Definir Agenda de Atenciones Revisar Programa de Inauguración y Clausura Revisar Audio Revisar PPTs Material didáctico (plumas, copias, lápices, etc.) Convocatoria a Instructores Reunión previa con Instructores de Academia Carta de Exoneración para participantes Definir unidades que se utilizarán en el curso Credenciales Instructores Tickets de alimentación para participantes Identificativos para participantes Vocativos para Inauguración Invitación a Jefes para Inauguración Fotos y videos Coordinar con restaurantes y otras atenciones Enviar agenda de atenciones a Jefes para coordinar con ellos Solicitar Itinerario de vuelo o pasajes Definir souvenirs de regalo y/o reconocimientos Enviar Itinerario de Vuelo a personal Academia Confirmar horario de vuelo Coordinar Traslado Aeropuerto - Hotel Identificativo para espera en Aeropuerto Podium, micrófono y pedestal de micrófono Enviar a revisión vehículos de la Academia Solicitar Tickets de combustible

Eventos A SI SI SI C C C SI SI SI SI SI N/A SI SI SI SI C SI SI SI SI SI SI SI C SI SI SI SI SI SI C

Eventos B SI SI N/A N/A C C SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI N/A SI N/A N/A C N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A C C C

Academia de Bomberos de Guayaquil “Crnl. Gabriel Gómez Sánchez” PROCEDIMIENTO INTERNO COORDINACIÓN DE CURSOS, TALLERES Y PRÁCTICAS 33 34 35 36 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 0 1 2 3 4 5 6

Solicitar permisos de circulación Banderas Manteles y botellas para inauguración y clausura Solicitar 2 carpas para estación de observación DURANTE Lista de Participantes Elaborar Certificados Entregar Material didáctico Entregar carta de exoneración Ficha de Inscripción Entrega de credenciales a participantes Fotos varias y grupal Encargarse de la seguridad de las pertenencias de los participantes Estación de Hidratación (agua y hielo) Coordinar transporte de participantes Coordinar Unidades Estación de observación Entrega de souvenirs DESPUES Recopilar facturas de proveedores Seguimiento a pago de proveedores Informe final del curso Realizar inventario de materiales Definir listado único de materiales para este curso Reunión post curso

P-AB - 002-V01 Pág. 13 de 18 Versión 01 Mayo.2015 C C C C

C N/A C N/A

SI SI SI SI SI SI SI SI SI C SI SI SI

SI SI SI SI SI SI SI SI SI C C N/A N/A

SI SI SI SI SI SI

SI SI SI SI SI SI

Academia de Bomberos de Guayaquil “Crnl. Gabriel Gómez Sánchez” PROCEDIMIENTO INTERNO COORDINACIÓN DE CURSOS, TALLERES Y PRÁCTICAS ANEXO 3: FLUJOGRAMA DE LA COORDINACIÓN PREVIA AL INICIO DEL CURSO

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Academia de Bomberos de Guayaquil “Crnl. Gabriel Gómez Sánchez” PROCEDIMIENTO INTERNO COORDINACIÓN DE CURSOS, TALLERES Y PRÁCTICAS ANEXO 4: FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CIERRE DEL CURSO

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ANEXO 5: FORMULARIO DE ENCUESTA DE OPINIÓN DEL CURSO, DILIGENCIADA POR LOS PARTICIPANTES

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ENCUESTA DE OPINIÓN CURSO: [NOMBRE DEL CURSO] Instructores

Fecha: AREA A EVALUAR Y CRITERIOS A CONSIDERAR

INDICADOR DE DESEMPEÑO 1

Sobre el instructor: presentó adecuadamente Su persona, asistente, contenido del curso y objetivos.

2

Emplea la secuencia lógica del temario y agenda del curso, cumple el horario propuesto.

3

Interacción/participación: la interacción es constante con la mayoría de participantes, es respetuoso, motiva con preguntas.

4

Demuestra en forma clara el uso de herramientas, maneja medidas de seguridad durante el desarrollo del curso.

5

Dominio del Tema: demuestra dominio, explica con claridad y lo adapta al interés del auditorio, usa ejemplos y metáforas y los relaciona con la lección.

6

Respuesta a preguntas: responde directamente y con claridad, comprueba que ha sido comprendida su explicación, aprovecha intervenciones de la audiencia.

7

Motiva al participante a encontrar más de una solución para resolver situaciones presentadas.

SI/NO

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8

Al finalizar: verifica el cumplimiento de objetivos, hace algunas recomendaciones finales, ofrece referencias o bibliografía.

9

La atención del personal administrativo fue adecuada en la inscripción y otras etapas del curso.

10

El material entregado es el adecuado y fue útil.

11

Las instalaciones y demás infraestructura fueron adecuadas para el desarrollo del curso.

12

El refrigerio estuvo conforme.

Comentarios, observaciones puntuales sobre el curso, y sugerencias: [Llenar texto de comentarios] PUNTAJE TOTAL

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ANEXO 6: FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA APLICAR ENCUESTA DE OPINIÓN A PARTICIPANTES