Jueves, 30 de abril de 2015

AVANZAMOS PATRIA Esta persistente declaración de los funcionarios del ejecutivo la asociamos automáticamente con el cambio del paisaje. Y es evidente dicho cambio. La inversión en infraestructura es impresionante, en la objetiva visión de los viajeros que han retornado al Ecuador después de cinco o mas años de ausencia. Han quedado en el pasado aquellas ratoneras de fin del siglo XX que eufemísticamente llamábamos juzgados; y hoy disponemos no solo de casas de justicia, sino de palacios de justicia. Planear, construir y equipar es una tarea de arquitectos e ingenieros. Que sin ser una tarea trivial, se resuelve con suficientes recursos económicos y con tecnología. Sin embargo, poner a funcionar una institución en nuevos y funcionales edificios, con recursos tecnológicos idóneos, pero con funcionarios que cargan con una cultura organizacional heredada, es una tarea de altísima complejidad. El cambio de una cultura organizacional adquirida y asentada por décadas, requiere de enormes esfuerzos y de un liderazgo a toda prueba; este cambio comienza por el difícil desafío institucional y personal de des-aprender. Los elementos de la cultura organizacional del sector público vienen consolidándose desde la colonia, y pueden ser sintetizados en “una cultura del papel”, que se fundamenta en reglas y acciones que tratan de coexistir con la desconfianza y el engaño, antivalores propios de la “viveza criolla”. Quien practica la cultura del papel no tiene por objetivo central resolver problemas. Su misión es documentar y archivar, sin que importe porqué y para qué ello se realiza. Su función es verificar que existan todas las copias que el trámite requiere, y que dichas copias contengan sellos de autenticación (aunque los textos y los sellos sean falsos). El funcionario entonces ha cumplido con su tarea: almacenar papel. ¿Para qué? Para librarse de responsabilidad: Vea, ésta es la copia de la cédula…. Pero es falsa!!. No sé, yo cumplí con pedir la copia, y aquí está. ¿Cómo me aseguro que usted es usted? ¡Guardando la copia de la cédula!. ¿Sabía usted que las nuevas cédulas tienen chip biométrico? ¿Y que se puede obtener identificación positiva de un sujeto con 100% de certeza? Las oficinas públicas se encuentran atestadas de archivadores llenos de expedientes que son producto de los requisitos de trámite. Requisitos que alguien instauró para tratar de comprobar la veracidad de ciertos hechos o actos: identidad, personería, propiedad, filiación, estado civil,

profesión, etc. La cultura del papel funciona a la perfección en la medida de que se almacene un respaldo documental que exima de responsabilidad. Pero en el siglo XXI -con la disponibilidad de acceso online a las bases de datos que proveen de información completa y actualizada- se tornan inútiles los requisitos de presentar copias de documentos para almacenarlos. Sin embargo, a nivel de ventanilla los funcionarios continúan exigiendo papeles, “porque así manda el reglamento”. Este es el momento de des-aprender. De entender que el papel es mentiroso (falsificable) y caro. Que de nada sirven las bodegas de expedientes. Que es la época de la tecnología digital. Si recorremos las instituciones mirando los listados de requisitos para cualquier trámite, comprobamos que la gran mayoría de documentos solicitados: a) existen en la institución, b) están disponibles online, o c) no aportan con información útil. Superar el desafío del aumento de la productividad basada en la optimización del tiempo y la reducción de costos pasa necesariamente por la simplificación de los trámites; debiéndose eliminar de urgencia todos aquellos requisitos comprobada y evidentemente inútiles. Y ello se resuelve con una simple pero contundente decisión política. ¿Alguien podría decirme porqué se debe entregar copia de la escritura (legalizada) de constitución de la compañía propietaria de un vehículo, para poder comprar una tarjeta de telepeaje?. ¿O entregar la copia del RUC para matricular un vehículo? Sin embargo hay pocas instituciones que superando la anacrónica cultura del papel se preocupan por analizar la pertinencia y utilidad de los requisitos de trámite; y a pesar de las reacciones, deciden simplificar y automatizar los procesos, liberando tiempo y costos a los ciudadanos y las empresas. La implementación de facturación electrónica por el SRI eliminó la impresión y despacho de facturas en papel, pero creó un problema mayúsculo el momento de la anulación de determinadas facturas: El emisor requería de localizar al comprador y solicitarle que intervenga en el acto de anulación. Afortunadamente el SRI cuenta con analistas que entendieron el problema y han procedido a simplificar el proceso de anulación de facturas electrónicas. Gracias, a nombre de miles de empresas. Ojalá que en el corto plazo, en todas las instituciones se produzca ese necesario cambio de cultura.

Leonardo Hernández Walker, MBA, MPA Gerente General LEXIS S.A. [email protected]