shareBI en 3 pasos para despachos profesionales

Paso 1 - Darse de alta 1. Accede a http://www.sharebi.com/despachos y haz clic en el botón "PRUÉBALO 1 MES GRATIS".

Ilustración 1 - Página web de shareBI/despachos: haz clic en el botón PRUÉBALO 1 MES GRATIS

2. Rellena el formulario con tus datos. Ten en cuenta que tu correo electrónico sea correcto, porque es el que usarás para conectarte a shareBI.

Ilustración 2 - Completa el formulario de alta

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Paso 2 - Entrar datos Es importante llevar al día la entrada de datos para que puedas ver cómo evolucionan los indicadores o ver cómo de cerca o de lejos estás de los objetivos que te hayas fijado. También es necesario entrar tus datos, para que puedas compararte con la media de todos los despachos y poder ver en qué aspectos destacas o en cuales tienes margen de mejora. Si no entras tus propios datos, tampoco podrás ver la media del resto de despachos. ¿Cómo se entran los datos? La entrada de datos manual, se organiza en función de la frecuencia de entrada de los indicadores. En nuestro caso, todos los indicadores son mensuales, de modo que deberemos ir a la pestaña Datos Mensuales, donde podremos ver los 10 indicadores definidos.

Ilustración 3 - Entra los datos mensuales para tu despacho

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Para entrar un dato, seleccionaremos el mes para el cual deseamos entrar datos. A continuación nos situaremos sobre la celda del indicador correspondiente y escribiremos el dato. Repetiremos la entrada de datos para cada indicador. Haciendo return sobre cada celda pasamos a la siguiente celda, como si fuese Excel. Al terminar debemos hacer clic sobre el botón Guardar cambios para que se almacenen todos los datos entrados.

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¿Se pueden entrar datos de otro modo? shareBI permite tres modalidades de entrada de datos (tanto para indicadores, como para objetivos), accesibles todos ellos, des de la opción de menú Gestión de datos, como muestra esta figura:

Ilustración 4 - Opciones de entrada de datos

Las 3 modalidades de entrada de datos son: 1. Entrada manual de datos y objetivos que hemos visto hace un momento. 2. Importación de datos y objetivos que ya tengas en Excel, con un simple copiar y pegar. Haz clic sobre la caja Importación de datos y haz clic en Leer cómo funciona para conocer en detalle esta opción de importación de datos. 3. Integración con otras aplicaciones, mediante nuestra interfaz pública (API), que permite a un programa hecho a medida para tu despacho, leer los datos de tus sistemas y volcarlos regularmente sobre shareBI. Ponte en contacto con nosotros en [email protected] si estás interesado en esta modalidad. Para empezar te aconsejamos que entres los datos manualmente y que asignes esta tarea a alguien de administración o de recepción.

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¿Qué pasa si me equivoco entrando datos? En cualquier momento se pueden corregir los datos entrados, en cualquiera de los métodos.

¿Puedo borrar datos ya entrados? shareBI permite borrar datos individuales o todos los datos de un determinado indicador, desde la opción Configuración/Indicadores, mediante la opción Borrar. ¿También se entran datos para los objetivos? Si, del mismo modo que para los indicadores se pueden introducir valores para los objetivos. ¿Puedo exportar los datos entrados? Si, puedes exportar todos tus datos a Excel, desde la opción Gestión Datos / Exportación de datos.

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Paso 3 - Visualizar, analizar y tomar decisiones A medida que vayas entrando datos podrás ver para cada uno de los indicadores, cómo han ido evolucionando, como de lejos o de cerca estás de los objetivos que te hayas fijado o como estás en relación a la media del resto de despachos. Para acceder a las distintas visualizaciones desde tu ordenador, haz clic en la opción de menú Cuadro de mando.

Ilustración 5 - Cuadro de mando

Haz clic sobre una de las distintas opciones, según la respuesta que quieras obtener en cada momento. Si accedes a shareBI desde tu smartphone o tableta, accederás directamente al Cuadro de mando, porque estos dispositivos móviles están pensados para visualizar datos, pero no para entrar datos o gestionar la configuración.

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Los distintos tipos de visualización shareBI permite visualizar los indicadores desde distintas perspectivas, cada una de ellas corresponde a una de las opciones del menú de la izquierda, que incluye estas 6 opciones:

Ilustración 6 - Los distintos análisis que se pueden realizar

Para poder aprovechar al máximo el ancho de pantalla, puedes minimizar el menú con la flecha que señala a la izquierda. Cuando se minimiza tiene el aspecto que se ve en la figura inferior, pudiendo volver a su vista original con la flecha que señala a la derecha. El icono situado en la esquina superior derecha, con dos flechas en diagonal, sirve para ver los gráficos en pantalla completa. ocultando el menú.

Ilustración 7 - Menú de la izquierda minimizado y botón de pantalla completa

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1. Variaciones Muestra los dos últimos valores de un indicador para poder ver su evolución en el corto plazo.

Ilustración 8 - Cuadro de mando

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2. Análisis por áreas Muestra los indicadores por áreas de negocio (Clientes, Comercial, Financiera Personas), pudiendo seleccionar un periodo de tiempo.

Ilustración 9 - Visualización por áreas de negocio

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3. Análisis por indicadores Muestra todos los indicadores definidos sin estar clasificados por áreas para facilitar su visión conjunta, pudiendo seleccionar un periodo de tiempo.

Ilustración 10 - Visualización por indicadores

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4. Análisis por desglose Muestra de forma individual un desglose o uno de sus elementos, pudiendo seleccionar un periodo de tiempo. En nuestro caso no se han definido desgloses, de modo que este gráfico aparecerá vacío, pero sí que aparecerá si defines tus propios indicadores con desglose.

Ilustración 11 - Visualización por desgloses

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5. Análisis de objetivos Muestra solo aquellos indicadores que tengan objetivos definidos y permite ver cuánto de lejos o cerca estamos del objetivo fijado, en función de los umbrales que hayamos definido, pudiendo seleccionar un periodo de tiempo.

Ilustración 12 - Visualización de objetivos

Haciendo clic sobre el botón Cambiar vista, accederemos a una segunda visualización de los objetivos, tal y como muestra la siguiente imagen.

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Ilustración 13 - Vista 2 de la visualización por objetivos

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6. Benchmarking Muestra para el periodo de tiempo seleccionado, la evolución de los valores del despacho y de la media de todos los despachos (el benchmarking). Si para un período de tiempo nuestro despacho no ha proporcionado valores, tampoco podrá ver la línea de evolución del benchmarking, ni el valor acumulado para el período y se mostrará una señal de aviso.

Ilustración 14 - Visualización del benchmarking

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7. Sedes Si tu despacho tiene distintas sedes o franquicias, desde la central se pueden visualizar cada uno de los gráficos anteriores para cada sede. Esta pantalla muestra la lista de tus sedes ordenadas alfabéticamente.

Ilustración 15 - Lista de sedes ordenadas alfabéticamente

Con el botón Ordenar por indicador podremos seleccionar un indicador, en función del cual ordenaremos las sedes, ya sea en orden creciente o decreciente.

Ilustración 16 - Lista de sedes ordenadas por un indicador

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En cualquiera de las dos pantallas haciendo clic sobre el nombre de una sede accederemos a sus análisis individuales.

Ilustración 17 - Lista de sedes ordenadas por un indicador

¿Cómo puedo acceder a más nivel de detalle para un indicador? Si hacemos clic sobre el nombre del indicador, accederemos a una nueva pantalla donde se mostrará una serie de gráficos para poder analizar en más profundidad el indicador seleccionado. Los distintos gráficos que podemos encontrar en esta parte son: 1. Gráfico de pastel con la contribución de cada elemento del desglose al total (no aplica para los indicadores definidos para despachos, pero sí que aparecerá si defines tus propios indicadores con desglose). 2. Gráfico de líneas con la evolución del indicador. 3. Gráfico de líneas con la evolución del indicador y su objetivo. 4. Gráfico de barras horizontales con la evolución de la contribución de cada elemento del desglose al total (no aplica para los indicadores definidos para despachos, pero si aparecerá si defines tus propios indicadores con desglose). 5. Gráfico de barras verticales con el ranking de cada elemento del desglose (no aplica para los indicadores definidos para despachos, pero si aparecerá si defines tus propios indicadores con desglose). 6. Tabla de valores con los datos del indicador.

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¿Desde qué dispositivos puedo ver estos análisis? Desde cualquier ordenador, smartphone o tableta. Con un diseño adaptado a cada tipo de dispositivo. ¿Puedo compartir lo que estoy analizando? En shareBI la mejor forma de asegurarte de que otra persona vea lo mismo que tu, es dándole acceso a shareBI, de este modo se controla quien accede y se asegura que todo el mundo vea la información lo más actualizada posible.

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