COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU Capítulo de Ingeniería Civil

Programa de Actualización Profesional

CURSO TALLER

“PREPARANDO OFERTAS COMPETITIVAS PARA CONTRATAR CON EL ESTADO”

APLICACIONES DE EXCEL EN COSTOS Y PRESUPUESTOS

Ing. Jorge Max Blanco Ruiz

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SISTEMA DE PRESUPUESTOS DE OBRA CON MICROSOFT EXCEL

INTRODUCCIÓN El presente trabajo ha sido preparado para formar parte del Taller de Actualización Profesional “Preparando Ofertas Competitivas para Contratar con el Estado” y esta enfocado a la preparación de la Oferta Económica de una obra en proceso de Licitación, pero el procedimiento que presentaremos ha continuación es valedero para la preparación de cualquier tipo de Presupuesto de Obra haciendo uso de una herramienta poderosa como es Microsoft Excel u otra Hoja de Cálculo de características similares. Este manual es una actualización de los procedimientos que vengo impartiendo a mis alumnos de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas – UPC y el SENCICO y muestra como preparar presupuestos de obra de manera fácil y sencilla. Este manual no pretende indicar que los demás programas de Costos y Presupuestos que existen en el mercado son de poca utilidad, sabedor sobretodo de la potencia y versatilidad que ofrecen estos, pero pretende ser una alternativa real para el profesional que no cuenta con estos recursos, pero que accede fácilmente a una Hoja de Cálculo como el Excel u otra similar. Lo que si pretende este manual es proponer una estandarización en los procedimientos de elaboración de costos y presupuestos, hasta donde esto sea posible, a fin de que independientemente del programa que usemos puedan estos compartir la información como se hace en otros países. Este manual esta dirigido a los profesionales de la construcción que desarrollan Presupuestos de Obra y cuentan con un mediano conocimiento de Excel, en el curso desarrollaremos herramientas de Excel tales como: • • • • •

Asignar Nombres a Celdas o Rango de Celdas Funciones de Búsqueda y Referencia Funciones Lógicas Filtros Tablas Dinámicas

Para explicar esto hemos preparado un ejemplo práctico que muestra el procedimiento a seguir, además haremos entrega de un disquete con un presupuesto completo de una vivienda y los ejemplos seguidos en clase. Presupuestos con Excel El siguiente procedimiento nos muestra la manera de elaborar el Presupuesto de una obra a través del uso de la Hoja de Cálculo Microsoft Excel a fin de obtener el Presupuesto de una obra, los Análisis de Costos,, la relación de Insumos, la Formula Polinómica y los cronogramas de obra Para iniciar la creación del presupuesto nosotros debemos seguir previamente los siguientes pasos: o o o o

Identificar las Partidas del Presupuesto Metrado Recopilación de Información de Análisis de Costos (AC) Codificación de las Partidas (p.ej. Reglamento de Metrados)

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La creación de los AC es un proceso en el que el Analista de Costos evaluara todos los componentes que la Especificación Técnica de la partida requiera, así como la experiencia que la empresa tenga, tales como el aporte unitario de los materiales, el rendimientos de la mano de obra y equipos y la cuadrilla asignada. Para este ejemplo hemos tomado los análisis de costos del libro “Costos y Presupuestos en Edificación” editado por CAPECO, lo cuales deben ser tomados como referenciales y ser adecuados a la realidad de la empresa constructora, el tipo de obra y la ubicación del mismo. El presente ejemplo nos muestra las partidas y metrados de una obra de edificación de un edificio multifamiliar típico, cuyos datos iniciales mostramos: Obra CONSTRUCCION EDIFICIO MULTIFAMILIAR Ubicación SURCO Fecha ENERO 2001 PROPIO 01.00 01.01 01.02 02.00 02.01 02.02 02.03 03.00 03.01 03.02 03.03 03.04 03.05 04.00 04.01 04.01.01 04.01.02 04.02 04.02.01 04.02.02 04.02.03 04.03 04.03.01 04.03.02 04.03.03 04.04 04.04.01 04.04.02 04.04.03 04.05 04.05.01 04.05.02 04.05.03 04.05.04 04.06 04.06.01 04.06.02 04.06.03 05.00 05.01

PARTIDA OBRAS Y TRABAJOS PRELIMINARES TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS LIMPIEZA DE TERRENO MANUAL MOVIMIENTO DE TIERRAS EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL EXCAVACION PARA ZAPATAS HASTA 1.00 MT DE PROFUNDIDAD RELLENO CON MATERIAL PROPIO APISONADO DE ZANJAS OBRAS DE CONCRETO SIMPLE CIMIENTOS CORRIDOS MEZCLA 1:10 CEMENTO-HORMIGON 30% PIEDRA SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON CONCRETO SOBRECIMIENTO DE 1:8 CEM-HOR 25% PM ANCHO=0.15 MT ENCOFRADO Y DEDESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.30 MT CONCRETO EN FALSOPISO DE 4" DE 1:8 CEM-HOR OBRAS DE CONCRETO ARMADO ZAPATAS CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 210 KG/CM2 ACERO PARA ZAPATAS GRADO 60 PLACAS CONCRETO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS F'C= 210 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO MUROS TABIQUES Y PLACAS ACERO EN MUROS TABIQUES Y PLACAS GRADO 60 COLUMNAS CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS ACERO GRADO 60 EN COLUMNAS VIGAS CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS ACERO GRADO 60 EN VIGAS LOSA ALIGERADA CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS ACERO GRADO 60 EN LOSAS ALIGERADAS LADRILLO HUECO/ARCILLA 12X30X30 P/TECHO ALIGERADO ESCALERA CONCRETO EN ESCALERAS F'C=210 KG/CM2 ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN ESCALERAS ACERO GRADO 60 EN ESCALERAS MUROS DE ALBAÑILERIA MURO DE SOGA LADRILLO KING-KONG CON CEMENTO-CAL-ARENA

UNIDAD

METRADO

M2 M2

128.62 128.62

M3 M3 M3

45.76 1.78 11.71

M3 M2 M3 M2 M2

30.50 1.62 5.49 84.54 99.20

M3 KG

0.49 8.82

M3 M2 KG

9.95 172.10 700.30

M3 M2 KG

12.65 350.35 3,088.90

M3 M2 KG

20.30 242.20 2,467.85

M3 M2 KG UND

43.35 542.10 17,334.60 4,516.00

M3 M2 KG

7.90 56.52 439.40

M2

758.87

En función a estos metrados procederemos a preparar la Hoja de Calculo en Excel para lograr manejar los Análisis de Costos, Insumos, Precios y el Presupuesto de Obra. Como paso Inicial para desarrollar el procedimiento, abriremos un nuevo Libro

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Excel nos muestra 3 hojas por defecto (hoja1, 2 y 3), etiquetaremos a una de ellas como Análisis de Costos (AC) y prepararemos dicha hoja para reproducir los análisis de costos que hemos preparado en el Anexo 1, primero prepararemos la estructura del AC a construir identificando a los columnas con el respectivo nombre de campo

Hemos creado 13 columnas que pasaremos a definir:

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Partida: en esta columna se ubicara el código de identificación de las partidas del presupuesto, para esto podemos tomar como referencia el Reglamento de Metrados. Código: aquí se ubicará el código de identificación del insumo o recurso componente del AC, este código identifica al insumo de acuerdo a su respectivo Índice Unificado (IU) y sus características propias. Adicionalmente ubicaremos la descripción de la partida a analizar. Para este ejemplo hemos utilizado unos Análisis de costos previamente procesados en el Programa de Presupuestos S10 Insumo: se refiere a la descripción del insumo ya sea material (MA), mano de obra (MO) o equipo (EQ) (p.ej. cemento, hormigón, capataz, operario, mezcladora, vibrador, etc). Unidad: se refiere a la unidad de comercialización y/o identificación del insumo, se abreviara a tres letras (p.ej. bls, m3, hh, he, etc) Cuadrilla: esta columna se usara para ingresar el numero de personal y/o equipo requerido para ejecutar la partida. Cantidad: se ingresara la cantidad unitaria de materiales, mano de obra y/o equipo que requiere la partida. Los materiales aportaran de acuerdo al consumo requerido para producir una unidad de la partida, la mano de obra y el equipo en función al rendimiento y la cuadrilla asignada a la partida. Se ingresara la cantidad redondeada a 4 cifras decimales Precio: se ingresara el precio del material puesto en obra sin impuestos (sin IGV), es decir incluyendo fletes y costo financieros de su adquisición, el precio de la mano de obra incluirá todas la leyes sociales que le correspondan, los equipos incluirán el coste de reposición, depreciación, mantenimiento, fletes, etc. Se reitera que en el precio NO se debe incluir el IGV. Parcial: será el resultado del Precio por la Cantidad, redondeado a 2 cifras decimales. Subtotal: es la sumatoria de los parciales de cada tipo de insumo o recurso: materiales, mano de obra y equipos. IU: es el índice unificado del Insumo, podemos ingresarlo o extraerlo del código del insumo Metrado: es el metrado de la partida sin incluir desperdicios. Lo extraeremos del Presupuesto. CT: es el producto de la Cantidad por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos muestra la cantidad total del insumo que se requiere para esta partida. PT: es el producto de la Parcial por el Metrado, redondeado a 2 cifras decimales, nos muestra el monto total del insumo que se requiere para esta partida. A las 4 primeras columnas se ingresaran datos de tipo alfanuméricos (texto), las columnas de partida y código requieren un tratamiento para el ingreso de estos dato, en cambio la de Insumo y Unidad no, pues es implícito que el dato que se ingrese será del tipo texto, por lo que es conveniente definir que el tipo de dato ingresado será texto, peor veremos que en forma practica solo es conveniente para la columna Código. Para hacer esto seleccionaremos la columna B y en el menú Formato/celdas/numero/texto definiremos a la misma como texto: Una forma abreviada de definir el formato de una celda o rango de celdas es usar la tecla abreviada CTRL+1

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Estos datos ingresados en la fila 5 constituyen la fila de encabezados, y cada uno de ellos determina el nombre de campo que manejan la base de datos de los AC, se debe hacer una sola vez y no volver a repetirse para cada AC.

La columnas E, F, G, H, I, K, L y M correspondiente a los campos Cuadrilla, Cantidad, Precio, Parcial, Subtotal, Metrado CT y PT respectivamente, serán definidas con formato numérico de estilo millares (usar separador de miles) y 2 decimales, salvo las columnas Cuadrilla y Cantidad que tendrán 3 y 4 decimales respectivamente

Ahora ingresaremos nuestro primer Análisis de Costo, para este caso usaremos la partida Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas que se mide en metros cuadrados (m2) . Programa de Actualización Profesional - Aplicaciones de Excel en Costos y Presupuesto - Ing. Jorge Blanco Ruiz

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El código de identificación de la partida “01.01” se ingresara en la primera celda disponible de nuestra plantilla, es decir la celda A6, como este dato “01.01” es un texto alfanumérico y un número a la vez. Excel determina por defecto la segunda opción, es decir nos muestra el valor 1.01 alineado a derecha, para que Excel reconozca a esta como Texto al escribirla incluiremos al inicio el apostrofe ’01.01 y así Excel determinara que es texto y la alineara a la izquierda. La descripción de la partida, “Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas“, en la celda B6, la unidad, “M2”, en la celda H6. Como se ve la descripción de la partida ocupa solo una celda pero se visualiza en las columnas B, C, D, E, F y G, además podremos ampliar el ancho de la columnas a nuestra elección. En la siguiente fila ubicaremos el dato mas importante de la partida, su rendimiento, para lo cual ingresaremos la palabra “Rendimiento” en la celda E7, el rendimiento de la partida en la celda F7 y nuestra primera formula =H6&”/día” en la celda G7 como se muestra en la figura:

Vemos que las 2 primeras filas de nuestro AC establecen la identificación, descripción, unidad y rendimiento de la partida. La formula ingresada en la celda G7 establece el procedimiento para concatenar la unidad (Celda H7) con el texto “/día” para poder visualizar la unidad por día (m2/día) . Ahora procederemos a ingresar los insumos a nuestro AC, es decir los Materiales Mano de Obra y Equipos para lo cual ingresaremos en primer termino los materiales que se requieren en esta partida: En la celda C8 ingresaremos en negrita la palabra “Materiales” , ha continuación en la celda B9 ingresaremos el código del primer material Antes reforzaremos la definición que le hemos dado al código: este debe identificar plenamente al Índice Unificado (IU), el cual será usado luego para definir la Formula Polinómica Programa de Actualización Profesional - Aplicaciones de Excel en Costos y Presupuesto - Ing. Jorge Blanco Ruiz

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Código : XXYYZZ Define el Índice Unificado (IU de a 79) Define el Tipo de Insumo Define el orden de ingreso del Insumo Por ejemplo podemos definir al Clavo para Madera de 2” con el código “020105” Código : 020105 IU=02 Acero Liso Clavos para Madera De 2”

En la partida “Trazo y Replanteo....” los materiales a usar son la Cal, Madera, Cordel y Wincha, las 2 primeras tienen IU 30 y 43 respectivamente, mientras que el Cordel y la Wincha IU 37 que define a la Herramienta Manual, sin embargo la estamos considerando como si fuera material, esto nos da una regla que usaremos, cuando una herramienta o equipo sea definida en su unidad distinta a la hora equipo (HE) la consideraremos como si fuera material, pero al definir su índice unificado este ya lo clasifico adecuadamente Procederemos entonces a ingresar en la celda B9 el código “300101”, en la Celda C9 la descripción del insumo: “CAL HIDRATADA DE 30KG”, en la celda D9 la respectiva unidad de comercialización de a Cal “BLS”, la celda E9 se deja en blanco, la celda F9 contendrá el aporte unitario de la Cal en esta partida: 0.0500 (Bls/m2), la celda G9 contendrá el PRECIO de la bolsa de Cal: S/. 11.03 y finalmente la celda H9 el producto de la cantidad de material por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F9*G9,2).

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Repetiremos el proceso para ingresar a la madera, Wincha y Cordel y luego obtendremos la suma de los parciales de los materiales.

Luego que ingresamos y obtenemos el costo de los materiales en la partida iniciaremos el ingreso de la Mano de Obra, para lo cual en la celda C13 ingresaremos en negrita la palabra “Mano de Obra” , ha continuación en la celda B14 ingresaremos el código del primer obrero “470032”, en C14 la descripción “TOPOGRAFO”, en D14 la unidad “HH” (Hora Hombre), en la celda E14 el número de personal en la cuadrilla asignada a la partida: 1.0000, en la celda F14 calcularemos la cantidad de HH que requiere este personal para ejecutar la partida mediante la formula: HH = 8/rendimiento x # Cuadrilla, para lo que aplicaremos la siguiente formula =REDONDEAR(8/F$7*E14,4). Esta formula será repetida en la partida para cada personal y/o equipo que lo requiera.

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En la celda G14 ingresaremos el “PRECIO” y finalmente la celda H14 el producto de la cantidad de Horas Hombre por el precio redondeado a 2 cifras decimales para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F14*G14,2). Repetiremos el proceso para ingresar al Capataz y Peón y luego obtendremos la suma de los parciales de la Mano de Obra. Luego que ingresamos y obtenemos el costo de la Mano de Obra en la partida iniciaremos el ingreso del Equipo, para lo cual en la celda C17 ingresaremos en negrita la palabra “Equipo” , ha continuación en la celda B18 ingresaremos el código del primer equipo “370101”, en C18 la descripción “Herramientas Manuales”, en D18 la unidad “%MO” (Porcentaje de la Mano de Obra), en la celda E18 el número de Equipos asignada a la partida, en este caso se deja en blanco, en la celda F18 calcularemos la cantidad de HE que requiere este Equipo para ejecutar la partida mediante la formula: HE = 8/rendimiento x # Equipo. En este caso se nos pide un porcentaje del costo de la Mano de Obra para definir el costo de la Herramienta Manual, estableceremos el mismo en 3% por lo que ingresaremos el valor 3.0000 en dicha celda (F18), en la celda G18 debemos ingresar el precio del equipo por hora, pero en este caso ingresaremos el costo parcial de la mano de obra que como vemos ha sido calculado en la celda I16.

Finalmente en la celda H18 el producto de la cantidad de Horas Equipo por el precio redondeado a 2 cifras decimales, en este caso el precio será multiplicada por la cantidad en porcentaje para lo cual usaremos la formula =REDONDEAR(F18%*G18,2), como se ve en la formula anterior se ha añadido a la referencia de la celda F18 el sufijo %. Repetiremos el proceso para obtener la suma de los parciales del Equipo. Luego para obtener el Precio Unitario de este AC, sumaremos los parciales de Materiales, Mano de Obra y equipos haciendo lo siguiente: en la celda I38 marcaremos la Auto suma del rango I7:I18 Ahora es un buen momento para Grabar la información , esto lo debemos hacer continuamente

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Finalmente vincularemos el código de la partida de la Celda A6 a la celda A7 y luego esta celda será copiada de A8 hasta A18 y estableceremos la fuente de la celdas A7 a A18 como de color blanco para ocultarlas a la vista

Una vez concluida nuestra primera partida usaremos a está como molde para ingresar las siguientes partidas, es decir copiaremos toda la estructura de esta partida que se ubica en el rango A6:I18 a la celda A19.

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Este Análisis de Costo copiado servirá de base para escribir sobre él el siguiente Análisis de Costo. Este procedimiento se repetirá tantas veces como AC nos falte ingresar. Una vez concluido el ingreso de los 28 AC del ejemplo nos encontraremos con el primer problema, si uno de los insumos tuviera un “PRECIO” distinto al que se definió y transcribió inicialmente, cambiarlo implicará una búsqueda del mismo en cada uno de los 28 AC, lo que implica un trabajo adicional, peor aun si el cambio debe hacerse en mas de un insumo, felizmente el Excel nos ofrece una serie de posibilidades para hacer esto, sin embargo nosotros explicaremos el proceso para automatizar el proceso. Para proceder seleccionaremos el área comprendida entre las celdas A5 y M394, como se vera la fila “5” contiene los encabezados entre las columnas “A” hasta la “M”, las otras filas contienen la información completa de todos y cada uno de los Análisis de Costo. A esta área seleccionada se la asignara un nombre aplicando una propiedad de Excel de poder asignar nombres a una celda o un rango de celdas para facilitar su localización. Esto lo haremos una vez el área ha sido seleccionada y ingresando al menú Insertar/Nombre/Definir le asignaremos el nombre “ACOSTOS”, estos pasos lo podemos abreviar con la tecla abreviada “CTRL+F3”. En el futuro para referirnos al área donde están los Análisis de Costo podemos llamar al nombre “ACOSTOS”.

Usaremos ahora que tenemos el área seleccionada para insertar en ella los filtros que nos permitan seleccionar un dato especifico para lo que iremos al menú Datos/Filtros/Autofiltro Este autofiltro agregara a la celdas de encabezado (Nombres de Campo) la posibilidad de abrir un menú desplegable que nos permitirá escoger algún dato especifico bajo una determinada columna.

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Como se ve en el gráfico anterior la columna “Unidad” nos permite abrir un menú donde se aprecia las unidades de los diferentes insumos de nuestra tabla. Esta utilidad de filtros de Excel es ampliamente provechosa nos permitirá escoger por ejemplo un determinado insumo por su código, descripción o unidad, imaginemos que el precio que hemos asignado al “Cemento Portland tipo I” hay que aumentarlo en un 10%, hacerlo implicaría buscar dicho insumo en todos los análisis con la posibilidad de cometer un error por omisión en alguno de ellos. Usando la utilidad de filtro podemos ir a la columna “insumo” y buscar y seleccionar al material en cuestión, lo que nos presentara la lista de todos los cementos en cada uno de los Análisis de Costo donde se ubican.

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Como se ve en la figura se ha seleccionado 10 filas conteniendo la descripción del material requerido, asimismo se aprecia que las filas que no corresponden a la selección se han ocultado automáticamente. Esto nos permitiría cambiar el precio de acuerdo al criterio preestablecido. Como se vera este método aparenta ser la solución pero si nuestra tabla contara con 50 insumos a los que se les debe modificar el precio nos ocasionaría repetir este proceso 50 veces. Debemos encontrar otra solución. Para esto seria muy útil encontrar una lista de todos los insumos requeridos y poder establecer una relación entre esta lista y los Análisis de Costo. Felizmente en Excel esto es fácil.

TABLAS DINAMICAS Una Herramienta poderosa que nos ofrece Excel es las Tablas Dinámicas que nos permiten hacer reporte directos de una Base de Datos a través de consultas especificas. Nosotros lo usaremos en primer termino para extraer un listado único de los insumos usados en este presupuesto y luego para obtener el listado total de los insumos requeridos acorde con el metrado del presupuesto. De este reporte también podremos obtener la Formula Polinómica. Excel define a las Tablas dinámicas de la siguiente manera: “Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.” Nuestros Análisis de Costos están estructurados como una Base de Datos en la que los encabezados son los nombres de campo, el área de esta Base de Datos es el que hemos denominado ACOSTOS y de ella queremos extraer en primer lugar un listado de todos los insumos que usan nuestros AC, es decir un listado único que indique que insumos tanto materiales, mano de obra como equipos, estamos usando en este presupuesto. Luego veremos que el uso de Tablas Dinámicas nos permitirá sacar un totalizado de los insumos que requeriremos en esta obra. Para hacer esto usaremos el Asistente de Tablas y Gráficos Dinámicos, en el menú Datos/Asistente para Tablas y Gráficos Dinámicos

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Esto dará inicio al Asistente para Tablas y Gráficos Dinámicos, que nos guiara a través de 3 simples pasos. El primero será definir el tipo de datos con que contamos y que tipo de informe deseamos crear, el segundo será darle el rango donde están los datos, en este caso el área previamente definida ACOSTO, y por ultimo, le indicaremos que deseamos que se cree una nueva hoja donde se ubicarán los resultados

Paso 1

Paso 2

Paso 3

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Finalmente seleccionaremos la tecla Finalizar y se insertará una hoja nueva (Hoja 4) que muestra una Tabla en blanco con unas áreas claramente delimitadas que indican se coloque Campos de Página, Filas y columnas, así como una ventana llamada Lista de Campos de Tabla Dinámica que muestra los campos de nuestra Tabla ACOSTOS (Partida, Código, Insumo, Unidad, Cuadrilla, Cantidad, Precio, Parcial, Subtotal, IU, Metrado, CT y PT) y otra ventana llamada Tabla Dinámica con unos botones que son herramientas para el análisi en está tabla.

Esta tabla inicial es básica para el éxito de nuestro análisis y nos permitirá crear los informe dinámico que requerimos para obtener el listado de insumos, la cantidad total requerida y finalmente la Formula Polinómica El procedimiento para armar nuestra Tabla es sencillo, pero debemos respetar los pasos seguidos: Establecer los Campos de Filas: en está área colocaremos los campos Código, Insumo, Unidad y Precio para armar nuestra tabla de insumos. El procedimiento depende de la versión de Excel que usemos pero consiste en seleccionar el campo en la ventana ”Lista de Campos de Tabla Dinámica”, picarlo y llevarlo al área de Campo de Filas. En Excel XP esto es más fácil pues basta con seleccionar el campo a llevar y en la parte baja de la ventana “Lista de Campos de Tabla Dinámica” existe un botón “Agregar a” y un desplegable que indica el área destino. Este procedimiento lo debemos repetir para los campos señalados anteriormente.

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Como se ve en el gráfico anterior se ha generado una tabla con los campos Código, Insumo, Unidad y Precio, así como un listado donde se visualiza que para cada dato se ha totalizado cada uno de los campos, para eliminar este totalizado que aparece por defecto haremos lo siguiente: Sobre la celda A4 haremos doble clic sobre la palabra código y aparecerá la siguiente ventana:

Donde aparece en Subtotales marcado Automáticos, nosotros debemos marcar Ninguno y hacer Aceptar. Este procedimiento lo repetiremos para todos los campos y el reporte se verá así

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Como se verá ya se aprecia un listado de los insumos de nuestro presupuesto, pero vemos que el insumo Herramientas Manuales tiene distintos precios, además veremos que en listado existen códigos y partidas, estas ultimas son las que identificaban a cada Análisis de Costo, para nuestro reporte solo queremos los insumos propiamente dichos, es decir materiales, mano de obra y equipos, esto es fácil de seleccionar, pues cada uno de ellos tienen una unidad asignada, en el caso del la Herramienta Manual, la unidad asignada %MO corresponde a una insumo comodín, como apropiadamente lo llaman nuestros amigos del S10. Para seleccionar únicamente a los insumos desplegamos el campo unidad que nos muestra los siguiente En el desmarcaremos la Unidad %MO y las que se indican en blanco Con esto dejaremos habilitados únicamente a los insumos que existen en nuestro presupuesto. Debemos dejar claro que nuestra Tabla Dinámica está incompleta, pero para el reporte que requerimos hasta el momento es suficiente, es decir el listado de los insumos de nuestra obra.

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De nuestra Tabla ya visualizamos el total de insumos que requerimos, los seleccionaremos y llevaremos una copia a la hoja3 que habíamos denominado Insumos. La copia la pegaremos sobre la celda A5 de la Hoja Insumos

Luego veremos que solo teníamos 35 tipo de insumos en nuestra tabla

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Esta tabla tienen la lista de Insumos que requerimos en nuestra obra y nos permitirá verificar los precios da cado uno de ellos, exceptuando claro esta a la Herramienta Manual Asimismo podremos seleccionar a esta tabla de A5 a D39 y darle el Nombre INSUMOS para referirnos a ella en el futuro.

Ahora usaremos una de las funciones incorporadas en Excel para Búsqueda y referencia, a fin de poder vincular la tabla de precios de los Insumos a los Análisis de Costos y permitir que la variación de precio en alguno de los insumos afecte inmediatamente a todos los AC que la contengan. Para esto usaremos la función BUSCARV que nos permite relacionar el código de los insumos con su respectiva descripción, unidad y precio. Esta función tiene los siguientes argumentos =BUSCARV(Qué, Dónde, Columna, 0), donde “Qué” se refiere al valor buscado en la columna mas a la izquierda de una tabla (1ra columna), “Dónde” es el nombre de la tabla donde se realizara la búsqueda y “Columna” es la ubicación de la columna de datos que se quiere extraer. Por ejemplo nosotros podríamos extraer de la tabla de INSUMOS el precio del Cemento Pórtland Tipo I (42.5Kg) cuyo código es “210000”, para esto identificaremos que la tabla INSUMOS tiene por el momento 4 columnas, la 1ra es “Código”, la 2da es “Insumos”, la 3ra es “Unidad” y la última es “Precio”; como queremos extraer el precio nos referiremos a la 4ta columna.

Luego de está explicación procederemos a vincular todos y cada uno de los insumos de nuestra tabla con la de los Análisis de Costos, dejando de lado únicamente al insumo Herramientas Manuales cuyo precio proviene de la Mano de Obra asignada a cada partida. Programa de Actualización Profesional - Aplicaciones de Excel en Costos y Presupuesto - Ing. Jorge Blanco Ruiz

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Vamos a la tabla Análisis de Costo y en la columna “unidad”, procederemos al auto filtro personalizado eligiendo en los criterios personalizados primero a todas aquellas unidades que nos son iguales a “%MO” y como segundo criterio que tampoco son unidades vacías. Esto nos permitirá seleccionar a todos los demás insumos de nuestra tabla de Análisis de Costo y poder vincularlas a la tabla de Insumos

Hecho esto veremos que la tabla de AC solo muestra los insumos, las demás filas están ocultas, esto nos permitirá reemplazar la transcripción de los insumos, unidades y precios por un vinculo a la tabla de insumos. Para hacer esto haremos uso de las formulas de Búsqueda y Referencia, específicamente la formula BUSCARV como detalláramos anteriormente. Procederemos a ubicarnos en la celda “C9” para reemplazar la descripción existente “CAL HIDRATADA DE 30 Kg” por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,2,0), luego procedemos a cambiar la unidad descrita en la celda “D9” por =BUSCARV(B9,INSUMOS,3,0) y finalmente el precio guardado en “G9” por la formula =BUSCARV(B9,INSUMOS,4,0). Como se vera la descripción, la unidad y el precio es el mismo, pero ahora están vinculados a la tabla de Programa de Actualización Profesional - Aplicaciones de Excel en Costos y Presupuesto - Ing. Jorge Blanco Ruiz

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Insumos, estas formulas podemos copiarlas una por una para su respectiva columna, haciendo esto hemos logrado que todos los insumos de nuestros Análisis de Costo dependan de la lista de Insumos.

Hemos logrado entonces que los Precios Unitarios de cada partida dependan no solo de la respectivas incidencias de materiales, mano de obra y equipo, sino también de la tabla de precios ubicada en los INSUMOS Ahora debemos armar el presupuesto, nada mas fácil con lo que hemos aprendido, podemos hacerlo de 2 maneras, primero reproduciendo en una nueva hoja a que llamaremos “presupuesto” la descripción de las Partidas y Metrado que tenemos en las páginas 2 y 3 del presente manual, solo nos faltaría vincular su respectivo precio unitario. La otra manera es filtrar la tabla de Análisis de Costos para extraer las descripción de las partidas de cada uno de los AC. Para hacer esto filtraremos en la columna “unidad” las celdas vacías y en la columna “código” las no vacías, estas opciones nos permitirán ver únicamente a las partidas con su ítem y respectiva unidad, para lo cual seleccionaremos desde la celda A5 has la H407 y copiaremos a hoja “Presupuesto” a la celda A5. Como se ve luego podemos eliminar en la hoja de “Presupuesto” a las columnas C, D, E, F y G, luego la descripción que se visualiza en C5 debe ser cambiada a “Unidad”, finalmente auto ajustaremos el ancho de las 3 columnas y podremos tener las partidas que usaremos en nuestro presupuesto. Lugo añadiremos los encabezados de “Metrados”, “Precio”, “Parcial” y “Subtotal”.

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Luego que tenemos estas partidas debemos ordenar el presupuesto añadiéndoles los títulos que agrupan partidas y los sus respectivos metrados. Preparando la hoja para recibir los precios unitarios.

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De manera análoga a como vinculamos los precios de la tabla de insumos a los Análisis de Costos, podemos vincular a estos con la hoja de presupuestos, recordaremos que la tabal de Análisis de Costos se denomina ACOSTOS y podemos referirnos a ella en cualquier formula, además el precio unitario se ubica en la novena columna de dicha tabla Se deja claro que al buscar el ítem de la partida en la tabla de AC nos referimos a la primera columna, pero dicho ítem o partida se repite varias veces, pero al ubicarse la descripción y el precio unitario en la primera fila de cada análisis Excel tomara el primer valor. Luego procederemos de la siguiente manera en la celda “E7” ingresaremos al siguiente función =BUSCARV(A7,ACOSTOS,9,0) de esta manera podremos vincular el Precio unitario de la partida con su respectivo Análisis de Costo, luego obtendremos el parcial de multiplicar el metrado por su respectivo P.U. con la formula =REDONDEAR(D7*E7,2), luego estas 2 celdas podremos copiarlas a todas las partidas.

Luego que hemos obtenido los respectivos parciales de cada partida debemos obtener los subtotales de cada bloque de partidas, en este caso se sugiere para hacer de este un proceso automático realizar la suma de los acumulados de la columna de parciales y restarle la columna acumulada superior de subtotales para obtener el subtotal de cada bloque como se ve en la siguiente figura. Adicionalmente hemos congelado la fila inicial del presupuesto para que parta siempre del mismo lugar.

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Luego de terminar estos procesos procederemos a sumar los subtotales obtenidos para obtener el Costo Directo del presupuesto, a este le debemos añadir los respectivos porcentajes de gastos generales y utilidad para obtener el costo total y finalmente el impuesto general a las ventas y obtendremos el presupuesto de la obra.

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Respecto a los Gastos Generales y Utilidad hacemos la salvedad que este ejemplo especifica un porcentaje del 25% del Costo Directo, pero este es el mayor error que comenten los presupuestadotes al estimar Gastos Generales y Utilidad del 14%, 20%, o 25% en función al monto de la obra, esto se hace de manera habitual sin ningún fundamento es pues esencial hacer un análisis de los Gastos Generales y del margen o utilidad que esperamos en cada tipo de obra. Haciendo uso del Excel podemos preparar una Hoja para analizar los gastos generales y la utilidad esperada y este valor asignarlo a la formula que calcula el monto de Gastos Generales y Utilidad. Dejamos al lector el análisis de este punto.

CALCULO DE LOS INSUMOS REQUERIDOS EN LA OBRA Hemos obtenido el presupuesto de obra amarrado completamente cada partida a su respectivo Análisis de Costo y este a sus vez a sus incidencias, rendimientos y precio de los insumos, es decir tenemos un sistema de costo y presupuestos casi completo, decimos casi pues aun no hemos obtenido algo importante, esto es el listado final de insumos requerido en la obra que nos sirva para entre otras cosas armar la Formula Polinómica, la cantidad de materiales a usar, las horas hombres de personal que requerimos y las horas maquina de los equipos, este es un simple procedimiento que lo solucionaremos de la siguiente manera procederemos a usar los metrados de las partidas y las incidencias de los análisis de costos para obtener los requerimientos de cada partida y finalmente el requerimiento total para esto iremos a la hoja de análisis de costo y traeremos los metrados de cada partida vinculando las celdas de metrado con el metrado de la hoja de presupuesto. Para hacer esto debo darle nombre a la tabla donde se ubica el presupuesto para poder extraer de ella los metrados de cada partida. Asignémosle un nombre apropiado como “PRESUPUESTO” Luego en la Tabla de AC, filtraremos la columna de unidad para ver solo los insumos y poder extraer del código de cada insumo los 2 primeros caracteres que representan el índice unificado. Esto lo haremos usando la función en la celda “J9” =IZQUIERDA(B9,2) es decir coge solo los 2 primeros caracteres de la izquierda, luego esto lo copiamos para toda la columna. Luego extraeremos de la tabla PRESUPUESTO los respectivos metrados para cada partida, recordemos que el ítem de cada partida esta oculto en la columna A, esto lo haremos con la función de búsqueda y referencia en la celda “K9” insertaremos la función =BUSCARV(B9,PRESUPUESTO,4,0), esto nos traerá el metrado de cada partida, en la siguiente celda “L9” calcularemos el producto de este metrado por la cantidad de insumo (columna F) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*F9,2), finalmente debemos calcular el parcial total el insumo utilizado multiplicando el metrado por el parcial del insumo (columna H) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*H9,2). Estas celdas deben ser copiadas a todos los insumos, pero a la vista encontraremos una primera observación el insumo Herramienta Manual que es un porcentaje de la Mano de Obra ha sumado cantidades que no corresponden pues en ese caso la cantidad total de el debe ser considerada la unidad pues el Total absorbe todo su valor, por lo que debemos seleccionar la columna de unidad y escoger solo la unidad “%MO” y en la columna de “CT” reemplazar la formula por el valor 0 (cero).

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Para obtener ahora la cantidad total de insumos procederemos a liberar de filtrados la tabla de AC y continuaremos la construcción de la TABLA DINÁMICA que dejamos inconclusa

Llevaremos de la Lista de Campos de Tabla Dinámica el campo CT al área de datos y veremos que la tabla se ha modificado mostrándonos las veces que un insumo participa en los Análisis de Costos

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En al celda A3 se visualiza “Contar de” si hacemos doble clic sobre ella veremos que aparece una ventana llamada “Campo de Tabla Dinámica” que indica que los datos han sido resumidos por la cantidad de veces que aparece en la tabla nosotros lo cambiaremos a resumir por suma y obtendremos la cantidad de material total

Finalmente vemos la tabla resumida así

De esta tabla podremos copiar los totales a la tabla Insumos y obtener el reporte final de material requerido para la obra. Dejamos al lector la tarea de preparar la Formula Polinómica para lo cual le sugerimos lo siguiente: En la hoja Análisis de Costos vuelva a llamar al Asistente de Informes de Tablas y Gráficos Dinámicos, repitiendo el proceso inicial de creación, con la salvedad que llevara de la “Lista de Campos de Tabla Dinámica” el campo IU al área de campos de filas y el campo PT al área de datos, con lo cual obtendrá los montos parciales para cada Índice Unificado. Con estos resultados es fácil proseguir con el procedimiento de elaboración de la Formula Polinómica establecido por su Reglamento.

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Conclusiones El presente manual muestra un procedimiento que hace uso de las Herramientas de Excel para la Elaboración de Costos y Presupuestos de Obra. Muestra además que un Presupuesto no es mas que una gran matriz de datos que adecuadamente manejado puede controlarse. Este manual no debe tomarse como un reemplazo de los Sistemas de Costo y Presupuesto que existen en el mercado, los cuales tienen enormes ventajas respecto a este. Cada uno de ellos tiene su ventaja pero esta propuesta viene a proponer una solución simple y sencilla como alternativa de solución a quienes no acceden a un sistema por cualquier razón. Queda para el lector la tarea de enriquecer el presente trabajo, el cual puede recibir rutinas VBA (Visual Basic for Aplication) para simplificar los procedimientos y mostrar ventanas mas amigable para el ingreso de nuevos Análisis de Costos. Cualquier comentario para este trabajo dirigirse a [email protected]

Muchas Gracias

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