ANÁLISIS DE LOS 5 ¿POR QUÉ? Definición de los 5 ¿Por qué?
La herramienta tan popular llamada los 5 ¿Por qué? es un método de resolución de problemas usado para explorar la relación Causa-Efecto de un problema en particular. Sakichi Toyoda, uno de los fundadores de Toyota Motor Corporation, es reconocido como la primera persona en haber llevado a cabo el Análisis de los 5 ¿Por qué?. Taiichi Ohno uno de los principales arquitectos del Sistema de Producción de Toyota dijo una vez que este análisis era la base del enfoque científico de Toyota; inclusive dijo que repitiendo ¿Por qué? 5 veces, la naturaleza del problema y la acción correctiva a aplicar se aclaran. Y parece que el señor Ohno lo decía para evitar un método de análisis extremadamente complicado. En lugar de ello, se debe buscar la Causa Raíz de manera persistente. Cómo llevar a cabo un Análisis de los 5 ¿Por qué? Estos son los 3 pasos para llevar a cabo el Análisis de los 5 ¿Por qué? 1. El primer paso es simplemente escribir el planteamiento del problema o problemas. 2. Después nos preguntamos ¿Por qué existe dicho problema? En este paso es importante mantener las respuestas cortas y al punto. 3. El tercer paso es continuar preguntándonos ¿Por qué? sobre el mismo Punto de Causa hasta que podamos identificar la Causa o Causas Raíz. Esto es muy importante ya que debemos estar enfocados en el mismo problema y no saltar a otro mientras nos preguntamos 5 veces “¿Por qué?”. Jamás pregunten 5 veces por qué a 5 diferentes problemas. Otro punto importante que me gustaría mencionar es que aunque el nombre de esta herramienta es los 5 ¿Por qué?, no significa que necesariamente se pregunten 5 porqués. Algunas veces tendrán que usar más y a veces menos. Ejemplos del Análisis de los 5 ¿Por qué? Tal vez los 5 ¿Por qué? no sea un concepto complicado, pero sí toma algo de práctica para poder obtener buenos resultados. Así que para ayudarlos a comprender un poco más el uso de esta herramienta les presentaremos algunos ejemplos. En este caso el problema es que la leche está en mal estado.
Análisis de los 5 ¿Por qué?
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Entonces hacemos la pregunta “¿Por qué está en mal estado la leche?” y la respuesta es: “no nos tomamos todos los botes de leche antes de que caducaran”.
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Después preguntamos “¿Por qué pasó eso?” A lo que contestamos que había demasiados botes de leche en el refrigerador.
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Y cuando preguntamos “¿Por qué pasó esto?” contestamos que compramos más botes en la tienda de los que necesitábamos.
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Aquí el equipo está más cerca de la Causa Raíz y siguen preguntando, “¿Por qué se compraron más botes de los que se necesitaban?” Y fue ahí donde nos dimos cuenta de que había una oferta de leche y quisieron ahorrar algo de dinero.
Así que como pueden ver en este ejemplo, bastaron solo 4 ¿Por qué? para llegar a la Causa Raíz que el equipo descubrió. Múltiples caminos, múltiples Causas Raíz Por otro lado, en algunas situaciones podemos enfrentarnos a un problema con varias Causas Raíz. Cuando esto ocurre, nuestro Análisis de los 5 ¿Por qué? tomará un giro un poco diferente. Así que veamos un ejemplo de múltiples caminos y múltiples Causas Raíz.
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En este caso, el problema es que las unidades de producción por hora están por debajo de nuestro objetivo. •
“¿Por qué pasa esto?” Porque no somos capaces de producir suficientes partes por hora.
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“¿Por qué sucede esto?” Porque estamos perdiendo oportunidades de producción.
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“¿Y por qué estamos perdiendo oportunidades de producción?” Es debido a tiempo perdido y a pérdida en partes chatarra. Como pueden ver, aquí hay 2 razones diferentes identificadas que han creado múltiples caminos.
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Cuando nos preguntamos “¿Por qué estamos perdiendo tiempo?”, descubrimos que tenemos pérdidas en Tiempos de Ciclo. Además, el proceso no está funcionando, así que nuevamente creamos múltiples caminos.
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Por otro lado, para comprender mejor la causa de pérdida de Tiempo de Ciclo descubrimos que el tiempo de carga de la máquina era demasiado largo.
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Y al tratar de comprender la causa por la cual el proceso no funcionaba, nos dimos cuenta que teníamos que limpiar la máquina.
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Regresando al problema de carga de la máquina, descubrimos que el operador tenía que caminar 5 pasos para agarrar el material.
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Además, la razón por la que teníamos que limpiar era porque las cosas estaban ensuciándose, “¿Por qué?” Porque había fugas.
Como acabamos de ver en este ejemplo, el Análisis de los 5 ¿Por qué? puede ramificarse en distintas rutas en algunas ocasiones. También, como ya hemos mencionado anteriormente, no siempre tenemos que preguntarnos solo 5 veces ¿Por qué?, especialmente en los casos que generan varias rutas. Análisis de Causa Raíz : Prueba de la pregunta “¿Entonces…?” Una vez que ustedes y su equipo hayan finalizado el Análisis de los 5 ¿Por qué? querrán comprobar la lógica de la Causa-Efecto de sus resultados haciéndose una simple pregunta de una palabra … ¿Entonces? Por ejemplo, si nos centramos en el último camino que tomamos podemos decir que la máquina tiene fugas, • entonces se ensucia, • entonces la limpiamos, • entonces el proceso deja de funcionar,
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entonces genera pérdida de tiempo, entonces perdemos oportunidades de producción, entonces no nos permite producir suficientes partes por hora.
Como pueden ver, al simplemente usar la palabra “Entonces” y volver hacia atrás en sus respuestas podremos comprobar si nuestro Análisis de los 5 ¿Por qué? tiene sentido y es lógico. Errores más comunes al realizar el Análisis de los 5 ¿Por qué? Y para terminar este módulo, me gustaría hablar de algunos de los errores más comunes que se comenten durante el Análisis de los 5 ¿Por qué?. •
El primero aparece cuando la gente hace 5 preguntas diferentes en lugar de solo profundizar con sus preguntas en el mismo Punto de Causa.
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Otro error frecuente ocurre cuando las organizaciones se detienen en el quinto “¿Por qué?”, cuando en realidad es necesario continuar y hacer la pregunta más veces, especialmente cuando nos encontramos con diferentes caminos durante el análisis.
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Y el tercer error es cuando no se comprueba la relación Causa-Efecto preguntando “¿Entonces?”. Por esta razón la Prueba del ¿Entonces? es una parte muy importante del proceso de los 5 ¿Por qué?.
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Y finalmente, el cuarto error es cuando no vamos a observar para poder verificar que nuestra evaluación es precisa, por lo que es muy importante tener claro que el Análisis de los 5 ¿Por qué? no es una actividad que se puede realizar en una sala de reuniones.
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