A fondo
A la hora de presentarse a una licitación pública, es fundamental entender en qué consiste el mundo de la contratación pública, conocer los principales mecanismos y el proceso, o preparar la estructura de la empresa para facilitar la presentación de las ofertas.
contratos con el sector público (2ª parte)
Todas las claves para presentarse a una licitación pública En el número anterior de la revista Empresa & Limpieza, expusimos los requisitos que hay que cumplir para poder presentarse a un concurso público. En esta ocasión, profundizamos un poco más en los tipos de licitaciones que podemos encontrar, la documentación que hay que aportar o las fases de las que se compone. Cuando una pyme decide ampliar su cartera de clientes intentando contratar con la administración pública, la pregunta clave que se le plantea es: ¿Qué hago para vender al sector público? La respuesta, aunque pueda parecer complicada, por el contrario es sencilla:
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Estar convencido de ello e intentarlo. Las primeras será difícil y, probablemente, no obtendremos resultados en términos de ventas, pero hay que tener constancia e ir aprendiendo. Nada se hace de un día para otro y, por ello, es fundamental marcarse una
estrategia, cuyos pasos lógicos serían: 1. Entender el mundo de la contratación pública. 2. Conocer los principales mecanismos y el proceso de la contratación pública. 3. Preparar la estructura de nuestra empresa para facilitar la presentación de las ofertas. 4. Analizar nuestro mercado y definir una estrategia sencilla para empezar, basado en tres aspectos: a) Analizar nuestros productos y servicios y su
demanda por parte del sector público. b) Identificar a nuestros clientes potenciales básicos del sector público: Ayuntamientos, Comunidad Autónoma, etc. c) Definir una estrategia de ventas sencilla, empezando por lo más fácil. Es decir, ir de contratos de pequeño importe a contratos más importantes. 5. Empezar a ofertar y marcarnos como primer objetivo obtener la primera venta con la adjudicación del
primer contrato. 6. Independientemente del resultado obtenido en las ofertas, analizar los posibles errores y aciertos e ir mejorando. 7. Crecer en las ventas al sector público. Como a partir del cuarto apartado de la estrategia todo está muy vinculado a las características específicas de la pyme en particular en función de su perfil como empresa, en este reportaje nos vamos a centrar en los tres primeros apartados. Entender el mundo de la contratación pública Desde la propia Administración Pública, y más concretamente la Secretaría General de Industria, se publicó en el mes de marzo de 2010 la “Guía para la Contratación
pública de las PYMES”, que de una forma fácil e interactiva nos puede ayudar a comprender este “nuevo mundo” para nosotros. Los que quieran consultarla, pueden hacerlo en Internet a través del siguiente enlace: http://www.ipyme.org/esES/CreacionEmpresas/ContratacionPublica/Paginas/ GuiaPracticaContratacionPublica.aspx Igualmente, en el mercado existen compañías de consultoría que pueden ayudarnos en los primeros pasos, tutelando nuestro “desembarco” en el sector público. Otra estrategia puede basarse en la constitución de Uniones Temporales de Empresas (U.T.E.) con otras compañías que ya tengan avanzados los procedimientos y con las cuales podemos aprender de su know-how.
Uno de los pasos es analizar nuestros productos y servicios, así como su demanda por parte del sector público.
Ley de Contratos del Sector Público, tiene diferentes modelos de contratación.
Debemos saber que el sector público se compone de multitud de entidades. A grandes rasgos, podemos hablar de tres niveles: la Administración General del Estado, las administraciones de las comunidades y las locales.
Conocer los mecanismos y el proceso En primer lugar, hemos de conocer que el sector público no es UNO, sino que se compone de multitud de entidades distintas. No obstante, la característica común es que en sus compras de bienes y servicios todas se rigen por el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. A grandes rasgos, podemos decir que el sector público está estructurado en tres niveles: • La Administración General del Estado. • Las administraciones de las comunidades autónomas. • Las administraciones locales, en las que incluimos, entre otros, los ayuntamientos, cabildos, consejos insulares y las diputaciones provinciales. Dentro del sector público, además de los anteriores, también existen otros entes que pueden tener sus propios presupuestos de compra, que se pueden dividir en: • Organismos y entes
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públicos que dependen de la Administración General del Estado o de las administraciones de las comunidades autónomas. • Universidades públicas. • Sociedades o empresas de diferentes tipos en las que una parte de las mismas pertenece al sector público. • Instituciones sin fin de lucro públicas. • Consorcios formados
entre distintos organismos y entidades. Para hacerse una idea, hay más de 10.000 compradores potenciales del sector público, a los que habría que añadir los entes dependientes de la Administración General del Estado. En segundo lugar, debemos referir que el sector público, en función del mencionado texto refundido de la
Tipos de LICITACIONES a. Licitaciones sin publicidad. Solo pueden presentar ofertas aquellas empresas que han sido invitadas por el organismo que vaya a realizar la compra. • Contrato Menor. A pesar de su nombre, no es un contrato, sino un procedimiento de contratación cuyo importe nunca puede superar los 50.000 € para obras y los 18.000 € para el resto de contratos. • Procedimiento Negociado sin publicidad. En este procedimiento, como su propio nombre indica, se trata de negociar con los licitadores que hayan sido invitados a presentar ofertas y, una vez presentadas, irlas adaptando a las necesidades que están indicadas en los pliegos y en los posibles documentos complementarios, con el fin de identificar la mejor oferta, sin que tenga que ser necesariamente la de mejor precio. b. Las licitaciones con publicidad. Cualquier empresa interesada que cumpla los requisi-
Podemos distinguir entre licitaciones sin publicidad, a las que solo pueden concurrir las empresas invitadas, o licitaciones con publicidad, a las que puede presentar oferta cualquier empresa interesada que cumpla los requisitos.
Existen procedimientos con varios criterios de adjudicación (automáticos y no automáticos), conocidos anteriormente como ‘concursos’, o con uno solo, es decir, el precio, que se denominaban ‘subastas’.
tos exigidos puede presentar oferta. Siempre hay anuncio de licitación y, en función del tipo y del importe que tengan, la publicidad deberá hacerse en diferentes diarios oficiales. • Procedimiento Abierto. Hay un anuncio de licitación y puede acudir toda empresa que esté interesada en
presentar una oferta. Se prohíbe la negociación con las empresas. Es el más común de todos y es utilizado para la mayoría de los contratos públicos. Los hay con varios Criterios de Adjudicación (automáticos y no automáticos), anteriormente denominados “concursos”, o con un solo
Criterio de Adjudicación, es decir, el precio, anteriormente denominados “subasta”. • Procedimiento Restringido. Puede acudir toda empresa que esté interesada, pero se exige cumplir unos determinados requisitos de solvencia. En base a estos requisitos que vienen especificados en los pliegos, las
empresas son seleccionadas y solo a estas últimas se les permitirá presentar oferta. Del mismo modo que en el procedimiento abierto, está prohibida toda negociación con las empresas. • Procedimiento Negociado con publicidad. En este procedimiento, como su propio nombre indica, se trata de negociar con los licitadores que hayan presentado ofertas. Una vez presentadas las ofertas, se abre una fase de negociación para adaptarlas a las necesidades indicadas en los pliegos y en los posibles documentos complementarios para determinar la mejor oferta, sin que tenga que ser necesariamente la del mejor precio. • Diálogo Competitivo. Este procedimiento se utiliza cuando la administración conoce sus necesidades pero no sabe cuál sería la mejor fórmula para resolverlas. Por ello, acude al diálogo con las empresas para ver cuál sería la mejor solución. Una vez que se ha decidido la mejor solución, todas las empresas que estén en el diálogo presentarán su mejor oferta.
DOCUMENTACIÓN DE LICITACIONES Y OFERTAS documentación de una licitación
documentación de la Oferta
Una licitación pública, normalmente, se compone siempre de tres tipos de documentaciones: 1. Pliego de Cláusulas Administrativas Generales (PCAG). 2. Pliego de Cláusulas Administrativas particulares (PCAP). 3. Pliego de Prescripciones Técnicas (PPT). Ocasionalmente, las licitaciones públicas también puede aportar una serie de documentación complementaria, como pueden ser: • Listado de Subrogación de personal. • Convenio colectivo aplicable. • Inventario de las instalaciones a mantener. • Documentación técnica particular.
Prácticamente en cualquiera de los procedimientos mencionados, lo habitual, según viene reflejado en el R.D. Legislativo 3/2011, es que existan tres sobre de documentación a presentar, con la siguiente denominación:
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Sobre 1: Documentación administrativa Todo lo relativo a acreditación de la empresa y a los criterios de solvencia requeridos. Sobre 2: Criterios no evaluables de forma automática Son aquellos en los que no se van a aplicar fórmulas matemáticas y, por tanto, se consideran criterios subjetivos. Estos siempre irán en sobre aparte y
nunca debe figurar ningún apartado que vaya a ser evaluado mediante fórmulas y que hayamos incluido en el Sobre 2, ya que esto será motivo de exclusión de la oferta. Este sobre no se presenta en aquellas licitaciones con un solo criterio de Adjudicación, que es la oferta económica. Sobre 3: Criterios evaluables de forma automática Son aquellos en los que se van a aplicar fórmulas matemáticas y, por lo tanto, se consideran criterios objetivos. Dentro de estos criterios siempre estará la oferta económica (siempre se aplica fórmula), y aquellos criterios de la oferta técnica en los que también se vayan a emplear fórmulas, como, por ejemplo, mejoras valoradas.
PROTOCOLO DE ELABORACIÓN DE OFERTAS DE CONTRATOS PÚBLICOS DE LIMPIEZA FASE DE LA OFERTA B.O.P. D.O.G. B.O.E. D.O.U.E. PRENSA
DÍA 1
DECISIONES COMERCIALES DE EMPRESA ACCIONES TÉCNICO-ECONÓMICAS ACCIONES ADMINISTRATIVAS
CONVOCATORIA DE CONCURSO (ANUNCIO)
Obtención pliegos y datos subrogación. Bien con la lista de subrogación o bien con los datos obtenidos, se debe hacer un primer número.
NÚMERO PREVIO
SE DESESTIMA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA. Se archiva para conocer el histórico de licitaciones. SE ESTIMA VIABLE 1º se realiza visita al cliente DE 8 A 52 DÍAS
2º TRABAJO DE CAMPO (OBTENCIÓN DE DATOS) 3º Se elabora el número definitivo de la oferta al concurso, el cual “valida” el responsable final de la empresa SE DESESTIMA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA. Se archiva para conocer el histórico de licitaciones.
SE DECIDE PRESENTAR OFERTA
4º Se elabora la oferta Global al concurso, sobres 1, 2 y 3. Se preparan carpetas corporativas, documentación, muestras, catálogos, poderes, etc.
URGENTE URGENTE NORMAL EXTRAORD.
DÍA 8 DÍA 15 DÍA 23 DÍA 52
5º Se presenta oferta. FECHA DE PRESENTACIÓN
VARIABLE
DÍA X
Se debe tener constancia de la presentación, bien con sello de Registro o de la Oferta de Correos.
APERTURA SOBRE ADMINISTRATIVO
Posible subsanación de errores, si nos los solicitan. ¡OJO! Solo suelen ser tres días hábiles.
FECHA DE APERTURA ECONÓMICA
Asistimos a la apertura del Sobre económico, donde previamente deben dar lectura a los puntos técnicos.
Seguimiento comercial de la Oferta con los Técnicos y la Mesa de Adjudicación.
VARIABLE
DÍA X
ADJUDICACIÓN PROVISIONAL
NUESTRA EMPRESA Presentación de documentación necesaria para el contrato.
A OTROS
Se archiva para conocer el histórico de licitaciones.
VARIABLE
DÍA X
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ADJUDICACIÓN DEFINITIVA Firma del contrato, subrogación y comienzo de la prestación.
Cronograma de un Concurso Público Para presentarse a concursos públicos hay que conocer de una manera específica los plazos que rigen en una licitación de cara a poder adelantarnos a aquellas peticiones que se nos puedan realizar desde la Administración contratante. En el cuadro de la izquierda, se puede observar de manera muy visual aquellas fases de una licitación y las decisiones y /o acciones que debe ir tomando la compañía en relación a la presentación y seguimiento comercial de una oferta al Sector público. Preparar la estructura de la empresa En el cuadro hemos visto que el proceso total de una licitación pública va desde los 8 a los 52 días, según la urgencia e importe de la misma. Por lo tanto, si queremos afrontar una línea comercial con el Sector Público, debemos preparar la estructura necesaria en nuestra empresa para afrontar el reto con garantías, si no de éxito, al menos de no exclusión de las licitaciones por “no llegar a tiempo” en las distintas fases de la licitación. Así, debemos: - Garantizar la consecu-
Si queremos optar a una licitación pública, debemos contar con un personal especializado, tanto en el campo de trabajo como a la hora de elaborar las presentaciones y memorias técnicas.
ción de la Información de convocatorias de licitación a tiempo. • Preparar las principales documentaciones tanto de la empresa como de sus apoderados o administradores, como son copias notariales, poderes, bastanteos, escrituras, certificados IAE, certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, solvencia, experiencia, medios materiales, etc. • Clasificar nuestra compañía en la Junta Consultiva de contratación Administrativa. En función de nuestras
ventas, tendremos acceso a mejores contratos. • Decidir la inclusión en el Registros de Licitadores de la Comunidad. • Otras Certificaciones: ISO, OSHAS, Seguros de RC, trabajadores minusválidos, etc. • Consecución de las garantías: bancos, sociedades de garantía recíproca, crédito y caución, etc. • Soporte informático adecuado, hardware y software, así como impresoras de alta calidad. • Certificados digitales
para operar por internet. • Contar con un personal especializado, tanto en el trabajo de campo como en la elaboración de presentaciones y memorias técnicas. Artículo elaborador por Manuel Díaz, gerente de Madigest Consulting S.L., consultora especializada en empresas de limpieza. Más información en: www.madigestconsulting.com
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