A, B, C para franquicias

ÍNDICE Estimado coordinador ……………………………………………………………………………… 4 A. Misión, Visión, Impacto Social, Estructura Interna 1. Doctor Yaso, Payasos de Hospital ……………………………………………… 6 2. Impacto social …………………………….……………………………………………………………… 8 3. Metodología de Intervención …………………………………………………………… 8 4. Franquicias /Sedes Regionales ……………………………………………………… 9 5. Canales regulares de comunicación interna …………………… 10 6. Descripción de cargos ……………………………………………………………………………12 B. Estructura Organizativa de cada Franquicia 7. Organigrama Franquicias Doctor Yaso …………………………………… 16 8. Descripciones de cargo ……………………………………………………………………… 16

C.

8.1

Coordinador de sede

……………………………………………………………… 16

8.2

Coordinador de Captación de Recursos …………………… 18

8.3

Coordinador de Voluntariado …………………………………………………… 21

8.4

Coordinador de Relaciones Institucionales ……… 23

8.5

Coordinador administrativo ……………………………………………… 26

8.6

Coordinador de Formación …………………………………………………… 28

8.7

Comité de Convivencia y Disciplina ………………………… 31

Políticas y normas operativas 2 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

9. Políticas y normas operativas …………………………………………………………

37

10.

Normas generales ………………………………………………………………………………

37

11.

Ejecución de talleres de formación de voluntarios

………………………………………………………………………………………………………………………………………… 12.

39

Normas para el formador de talleres de voluntarios

…………………………………………………………………………………………………………………………………………… 40 13.

Acuerdos de alcance territorial ………………………………………… 41

14.

Gestión de visitas hospitalarias ……………………………………… 42

15.

Gestión de captación de recursos económicos ………… 43

16.

Acuerdos de alianzas nacionales/regionales/locales

…………………………………………………………………………………………………………………………………………… 46 17.

Acuerdos de relaciones institucionales ……………………… 47

18.

Gestión con medios de comunicación ………………………………… 48

19.

Actualización de datos de la franquicia …………………… 49

20.

Reuniones y eventos de sede …………………………………………………… 49

21.

Entrega de informes ………………………………………………………………………… 50

22.

Gestión administrativa ………………………………………………………………… 51

23.

Imagen corporativa …………………………………………………………………………… 52

24.

Palabras finales ………………………………………………………………………………… 53

3 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Estimado Coordinador

¡Bienvenido a la organización Doctor Yaso-Payasos de Hospital! nosotros

es

un

privilegio

su

incorporación

a

un

Para

sistema

de

franquicias Doctor Yaso-Payasos de Hospital. A través de este Manual queremos contribuir al éxito de su franquicia (también denominadas internamente “sedes”) y en consecuencia, de toda la red. El Manual tiene como objetivo proveerle a usted y a su personal, en forma

documentada,

los

lineamientos

para

la

operación

de

una

franquicia Doctor Yaso-Payasos de Hospital, con la finalidad de mantener la uniformidad de los estándares de calidad y servicio. Lo invitamos a leer detenidamente esta guía y cumplir con sus instrucciones, de igual forma agradecemos que cualquier sugerencia o modificación sea notificada a la Franquicia Master o Coordinación Nacional de Doctor Yaso-Payasos de Hospital, única autorizada para emitir las actualizaciones a este material. Esta

guía

denominada

A,B,C

de

franquicias,

es

de

ESTRICTA

CONFIDENCIALIDAD, por lo que los voluntarios o personal en general, adscrito a la organización, no podrán duplicarlo, grabarlo o de cualquier

otra

forma

reproducirlo,

divulgarlo,

comunicarlo,

transmitirlo, conceder su uso a terceros o utilizarlo para beneficio de cualquier persona distinta a la franquicia, so pena de las sanciones correspondientes.

4 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

A

Misión Visión Estructura Interna

Impacto Social

5 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

1. Doctor Yaso, Payasos de Hospital Doctor Yaso, como es sabido, es una organización sin fines de lucro

fundada

en

el

año

2005

que

tiene

como

objetivo

desdramatizar el ambiente hospitalario a través de técnicas lúdicas

basadas

en

el

payaso

de

hospital.

Sin

embargo,

verdaderamente ¿qué significa Doctor Yaso en la actualidad? La figura del payaso de hospital es realmente reciente en Venezuela, al igual que en muchos otros países, siendo Doctor Yaso una organización que ha logrado reivindicar esta labor dentro de las instituciones donde hace vida e incluso en comunidades en donde no contamos con presencia oficialmente. ¿Cómo se ha logrado esto? Gracias a miles de personas que desinteresadamente

quieren

sumarse

a

realizar

una

acción

social, ayudar al prójimo, y finalmente, hallan dentro de la figura del payaso, miles de posibilidades para entrar en contacto con realidades sociales y transformarlas. Año tras año son miles las personas que se comunican con cada uno

de

nuestros

coordinadores

a

escala

nacional

e

internacional, porque desean formar parte de la organización ya

sea

porque

han

vivido

la

experiencia

como

pacientes

hospitalizados, o porque han estado como acompañantes de algún familiar delicado de salud o simplemente porque escucharon hablar de Doctor Yaso. Igualmente no son pocas las solicitudes que recibimos para llevar Doctor Yaso a regiones en donde aún no nos encontramos, lo que ha permitido que Doctor Yaso crezca considerablemente en tan poco tiempo.

6 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Al principio (y aún hoy) el ingreso a las instituciones de salud no era algo sencillo, el personal médico y de seguridad no entendían nuestra función; sin embargo, Doctor Yaso ha ganado

espacios

poco

a

poco,

al

punto

de

que

algunas

franquicias cuentan con salones, para el trabajo de formación de los payasos de hospital, dentro de las instituciones de salud. Cada día se va ganando territorio y las personas van entendiendo

la

labor

terapéutica

que

tiene

el

payaso

de

involucra

el

hospital. Doctor

Yaso

es

un

movimiento

social

que

protagonismo constante de sus voluntarios, que son la fuente principal que da vida a la organización; no obstante, por encima de cualquier cosa, el objetivo principal es lograr abordar al paciente hospitalizado y poder ser una herramienta más para la mejora de su salud. Doctor Yaso como movimiento social se adapta a los cambios siempre en pro de su visión. ¿Cuál es nuestro sueño? Lograr que en cada hospital y centro de salud exista un equipo de Doctor Yaso dispuesto a trabajar y formar parte de las políticas públicas, así como poderle ser útil al paciente, no solamente una vez a la semana, sino serle útil siempre que haga falta.

¿Nos ayudas a alcanzar este sueño?

7 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

2. Impacto social Por medio de las visitas y charlas realizadas, así como también gracias a testimonios recopilados de personal médico y familiares, se ha podido observar que las actividades del grupo Doctor Yaso Doctor-Payasos de Hospital han incidido de la siguiente manera: • Los pacientes se muestran más colaboradores receptivos al tratamiento hospitalario diario.

y

más

• Los niños, niñas y adolescentes hospitalizados mejoran los estados anímicos, así como sus familiares y personal hospitalario. •

Los pacientes:

- Aceptan mejor las medidas terapéuticas. - Se muestran más sosegados y con mejor disposición. - Toleran mejor las restricciones dietéticas. - Aceptan mejor el ambiente hospitalario. •

Mejoramiento de la calidad de vida dentro del hospital.

• Desdramatización del ambiente hospitalarios y del personal médico.

en

los

centros

• Sensibilización de nuestra sociedad mediante actitudes solidarias. • Promoción del acercamiento entre pacientes y el personal hospitalario.

3. Metodología de intervención • Planteamiento de actividad según el área o niños, niñas y adolescentes a visitar. 8 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

• Obtención de la información necesaria (nombre, estado de salud, tratamiento, estado de ánimo, etc.), sobre los niños, niñas y adolescentes que se encuentren en el hospital, siempre recordando que esta información será trasmitida al voluntario Payaso de Hospital, en caso de ser necesario. • Realización de funciones de manera personal, es decir, cama por cama y también en áreas comunes como: pasillos, salas de espera, áreas educativas y de recreación dentro del hospital. • Asesoría psicológica y médica permanente a nuestros voluntarios en torno al tratamiento que se debe tener con los niños, niñas y adolescentes hospitalizados.

4. Franquicias / Sedes Desde ahora tu fundación o asociación civil pasa a representar a Doctor Yaso en tu localidad, esto gracias a que trabajamos con el modelo de franquicia social. El crecimiento y desarrollo de Doctor Yaso a lo largo de estos años se debe, principalmente, a que cientos de personas, que se han sentido identificadas con la labor, decidieron asumir la responsabilidad de llevar a Doctor Yaso a nuevos espacios y fronteras, sabiendo que contarían con apoyo y respaldo por parte una organización de trayectoria. Para poder acercarnos cada vez más a nuestra visión y aumentar la cantidad de visitas en los hospitales y otras instituciones en donde se encuentre Doctor Yaso, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos fundamentales: • Aplicar franquicias) operaciones.

el e

contenido del Manual Operativo (A,B,C de incentivar la estandarización de las

• Aplicar y actualizar constantemente el Programa de Capacitación del Personal Operativo de las franquicias Doctor Yaso-Payasos de Hospital. 9 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

• Desarrollar y aplicar el Programa de Supervisión y Asistencia Técnica en las Sedes Regionales Doctor Yaso-Payasos de Hospital.

5. Canales regulares de comunicación interna Como parte importante para el desarrollo del sistema Doctor Yaso-Payasos de Hospital, la estrecha relación con nuestras Sedes está enmarcada en una visión de puertas abiertas, donde en cualquier momento podrá comunicarse con la persona indicada y tener acceso a consultar, informarse o solucionar alguna eventualidad relativa a su operación. El Coordinador de Sede podrá comunicarse cuando lo necesite con la dirección Nacional de la organización (Franquicia Master) a través de los siguientes medios: Correo electrónico: [email protected] /

[email protected]

Telefax:+58-212-2675059 Facebook: Doctor Yaso Payasos de Hospital Twitter / Instagram: @doctoryaso

Para fines administrativos los datos fiscales de la organización son los siguientes: Dirección: Av. Francisco de Miranda, entre calle Guaicaipuro y Loyola. Edf. Lucerna. Piso 1. Ofic. 16. Chacao, Edo. Miranda. RIF: J-29411204-8.

Y nuestras redes sociales: Facebook: Doctor Yaso Payasos de Hospital Twitter / Instagram: @doctoryaso Youtube: Doctor Yaso Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

10

A continuación te presentamos el organigrama de Casa Matriz así como la descripción de cada uno de los cargos:

Coordinación Mercadeo Dirección de Desarrollo Institucional

[email protected]

[email protected]

Coordinación Administración [email protected]

Dirección General [email protected]

Coordinación Formación Dirección de Proyectos [email protected]

Coordinación Caracas [email protected]

Franquicias Nacionales e Internacionales

11 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

6. Descripción de cargos 

Dirección

General:

estrategias

a

definición

desarrollar,

de

así

los como

procesos el

y

control,

supervisión y comprobación de resultados. 

Dirección de Desarrollo Institucional: planificación y desarrollo

de

estrategias

de

crecimiento

para

la

organización, así como para las franquicias nacionales e internacionales. 

Dirección de Proyectos: análisis, aprobación y ejecución de proyectos. Estrategias y supervisión.



Coordinación de Mercadeo: planes de mercadeo para la franquicia

master

desarrollo

de

y

las

franquicias.

estrategias

para

Investigación

e-marketing,

y

redes

sociales, supervisión de planes de mercadeo de franquicias y del cumplimiento del manual de imagen. 

Coordinación contabilidad,

de

Administración:

sistema

de

administración,

cobranza,

realización

de

facturas y programación de pagos. 

Coordinación

de

Formación:

planes

de

formación

para

voluntarios, formadores y coordinadores en diferentes áreas de interés común. 

Coordinación Caracas: planes de desarrollo de la sede Caracas.

12 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

B

Estructura Organizativa de cada franquicia

13 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

MISION Aliviar el sufrimiento humano y contribuir a la humanización en los centros hospitalarios donde hace vida Doctor Yaso, Payasos de Hospital

A continuación te presentamos nuestra propuesta de cómo deberían estar estructurados los equipos de coordinación dentro de la franquicia. Estos equipos están pensados para ayudar en el desarrollo de la franquicia regional. Es de suma importancia tener en cuenta que Doctor Yaso, Payasos de Hospital realiza captación de voluntarios con el 14 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

propósito de conseguir personas dispuestas a ejercer la labor de ser Payaso de hospital. En ningún caso la captación de voluntarios está destinada a cubrir los perfiles para estos cargos. Estos equipos de coordinación pueden ser mostrados con total transparencia al voluntario de la organización, sin embargo,

es

representante

trabajo de

de

Doctor

la

fundación

Yaso

en

la

o

asociación

región

civil

encontrar

las

personas aptas para cubrir estos cargos y así permitir el desarrollo de la franquicia. Otra

opción

viable

es

permitir

que

los

voluntarios

colaboren dentro de los equipos de trabajo que se hayan armado dentro de la franquicia; sin embargo, ningún voluntario está en la obligación de colaborar con alguna actividad fuera de la de ser payaso de hospital. De todas formas, por experiencia, sabemos que desde el buen trato y la mejor comunicación los voluntarios siempre querrán colaborar de diferentes maneras con

la

organización

y

es

importante

tomarlos

en

cuenta

entendiendo que no es su obligación realizar estas tareas pertinentes a la franquicia.

15 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Organigrama

7. Organigrama Franquicias Doctor Yaso

Coordinador de Sede

Coordinador de Captación de Recursos

Coordinador de Voluntariado

Coordinador de Relaciones Interistitucionales

Comité de Convivencia y Disciplina

Coordinador Administrativo

Coordinador de Formación

8. Descripciones de Cargos 8.1 Coordinador de sede Puesto: Coordinador de Sede

Reporta a: Casa Matriz Educación: Universitario (No limitativo)

Casa Matriz

Coordinador de Sede

Descripción del Cargo

Se encarga de gerenciar la Sede en la localidad correspondiente; tiene la responsabilidad de llevar a cabo todo el plan de desarrollo de acuerdo a las directrices emanadas por la Casa Matriz.

16 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

TAREAS Y RESPONSABILIDADES 1. Aplicar el Plan Estratégico y directrices emanadas desde Casa Matriz. 2. Supervisar las actividades correspondientes de las diferentes áreas de trabajo. 3. Elaborar anualmente la memoria y cuenta de sus actividades, así como las proyecciones futuras de la Coordinación en su región. 4. Elaborar el presupuesto de ingresos y gastos estimados para el siguiente año de la Coordinación, en conjunto con el equipo correspondiente. 5. Representar a la Organización ante Entes Públicos y Privados. 6. Verificar y controlar la vigencia de los permisos de los Hospitales. 7. Participar en el reclutamiento, selección e ingreso a la organización de nuevos Voluntarios. 8. Elaborar Informes de gestión (trimestrales, anuales) a ser presentados a Casa Matriz. 9. Otorgar entrevistas a los diferentes medios de comunicación (locales, foráneos) sobre la labor del voluntariado. 10. Proporcionar información acerca de la Organización a Instituciones, empresas, personas naturales que lo requieran. 11. Dar asesoría a los voluntarios en el desempeño de sus funciones. 12. Cumplir y verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos, establecidos por la organización.

17 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

PERFIL DEL CARGO CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES Y CAPACIDADES:

Asistencia

Liderazgo.

Atención Trabajo

Social.

al Público.

Responsabilidad.

en equipo.

EXPERIENCIA:

numérica.

Habilidad

verbal.

Capacidad

de toma de decisiones.

Conocimiento

acerca del manejo de ONG’S y franquicias. Participación

Habilidad

Planificación

y

organización.

en otros

Capacidad

voluntariados.

equipo.

Ser

Cultura

Doctor Yaso.

de trabajo en

de servicios.

Empatía

y sensibilidad hacia los niños y adultos.

EDAD: Mínimo

Manejo

22 años.

de office.

Habilidad

para trabajar en equipo y para trabajar bajo presión. Excelente

redacción y ortografía. Compromiso.

8.2 Coordinador de Captación de Recursos Puesto: Coordinador de Captación de Recursos

Reporta a: Coordinador de Sede Educación: Universitario (No limitativo) 18

Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Descripción del Cargo Coordinador de Sede

Coordinador de Captación de Recursos

Tiene bajo su responsabilidad ampliar las fuentes de recursos y financiamiento que procuren mejorar la gestión de la franquicia, a través de la incorporación de aliados, convenios, promoción de servicios, que coadyuven con los programas/proyectos que se desarrollan.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES 1. Investigar, filtrar e identificar potenciales aportantes a nivel regional de las diferentes fuentes (fundaciones, individuos, empresas del sector privado, agencias de cooperación internacional, organizaciones multilaterales, etc.) y a través de todos los medios disponibles. 2. Buscar activamente formas innovadoras de cooperación con los aportantes para lograr oportunidades de financiamiento de los proyectos, actividades y eventos que realizamos. 3. Planear, organizar y coordinar eventos para dar a conocer la labor que realiza la organización y para conseguir fondos. 4. Mantener una relación con los aportantes, ofreciéndoles atención cualificada. 5. Enviar a las empresas aportantes informes de rendición donde se relacione la inversión realizada por dichas empresas, los mismos serán enviados a los aportantes de proyectos oportuna y regularmente. 6. Enviar informes frecuentes de actualización (información, boletines informativos, invitaciones, etc.) a los aportantes. 7. Promover y concretar las alianzas estratégicas con patrocinantes. 19 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

8. Brindar asesoría y/o acompañamiento a los voluntarios, para entrevistas o captación de posibles colaboradores. 9. Llevar un registro detallado de las empresas y/o personas visitadas. 10. Entregar registros por escrito de las donaciones y/o colaboraciones obtenidas. 11. Coordinar y supervisar las actividades de logística requeridas en sus eventos. 12. Cumplir y verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos, establecidos por la organización. 13. Apoyar cualquier otra actividad regular que se realice en la Fundación.

PERFIL DEL CARGO CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES Y CAPACIDADES:

Área

Liderazgo.

Social.

Mercadeo

Social.

Proactivo.

Negociación.

Responsabilidad.

Relaciones

Habilidad

numérica.

Habilidad

verbal y escrita

Públicas.

EXPERIENCIA:

Capacidad

En

trabajo con Organizaciones no gubernamentales. Conocimiento

de sistema de planeación, monitoreo y evaluación de proyectos sociales.

de toma de decisiones. Capacidad

de Negociación.

Planificación

y

organización. Capacidad

de trabajo en

equipo. Cultura

de servicios. 20

Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Empatía

y sensibilidad el

pública.

EDAD: Mayor

Manejo

de 18 años.

de office.

Creatividad

para idear y elaborar proyectos. Habilidad

para trabajar en equipo y para trabajar bajo presión. Excelente

redacción y ortografía. Comprometido.

8.3 Coordinador de Voluntariado Puesto: Coordinador de Voluntariado

Reporta a: Coordinador de Sede Educación: Universitario (No limitativo) Descripción del Cargo

Coordinador de Sede

Coordinador de voluntariado

Tiene bajo su responsabilidad la administración del voluntariado Doctor Yaso, Payaso de Hospital en la localidad correspondiente.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES 1. Impulsar y gestionar la acción voluntaria. 21 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

2. Registrar la participación de los Voluntarios en las diferentes actividades que se realizan (visitas a hospitales, eventos en general). 3. Coordinar las visitas a los diferentes centros hospitalarios. 4. Llevar registro de las visitas así también como del número de beneficiarios directos e indirectos visitados. 5. Promover actividades que estimulen la integración y la consolidación de lazos entre los voluntarios. 6. Controlar y supervisar las visitas regulares (Centros asistenciales) y no regulares (colegios, universidades, centros comerciales, potazos entre otras) 7. Supervisar los registros de asistencia de los voluntarios. 8. Archivar las volcadas generadas de las visitas al hospital y de las actividades especiales. 9. Coordinar y supervisar las actividades de logística requeridas en sus eventos. 10. Verificar y controlar la entrega de las minutas a la coordinación de sede de todas las actividades realizadas. 11. Entregar al Coordinador de Sede, los reportes de Asistencia. 12. Cumplir y verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos, establecidos por la organización. 13. Apoyar cualquier otra actividad regular que se realice en la Fundación.

PERFIL DEL CARGO CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES Y CAPACIDADES:

Atención

Liderazgo.

al Público.

22 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Voluntariado.

Responsabilidad.

Manejos

Habilidad

verbal.

Habilidad

escrita.

de equipos de

trabajo. Base

de Datos.

Capacidad

de toma de decisiones.

EXPERIENCIA:

Capacidad

Manejo

de público.

Planificación

Manejo

de voluntariado.

de Negociación. y

organización. Capacidad

de trabajo en

equipo. EDAD: Mayor

Cultura

de 18 años.

de servicios.

Empatía

y sensibilidad hacia los niños y adultos. Manejo

de office.

Habilidad

para trabajar en equipo y para trabajar bajo presión. Excelente

redacción y ortografía. Comprometido.

8.4 Coordinador de Relaciones Institucionales Puesto: Coordinador de Relaciones Institucionales

Reporta a: Coordinador de Sede

Educación: Universitario (No limitativo) Descripción del Cargo 23 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Coordinador de Sede

Coordinador de Relaciones Institucionales

Tiene bajo su responsabilidad el mantenimiento e impulso de las relaciones de la Asociación Civil con las instituciones públicas y privadas, especialmente regionales en beneficio del interés común. Además se encarga de impulsar y negociar convenios nacionales e internacionales en pro del beneficio de la organización, así como establecer y desarrollar acuerdos de cooperación.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES 1. Colaborar en la elaboración e implementación de una estrategia de desarrollo de mercado y un plan de marketing que permita incrementar la masa de socios actuales o generar nuevas formas de vinculación con otras organizaciones. 2. Identificar y desarrollar oportunidades de negocios. 3. Establecer contacto con potenciales socios o clientes. 4. Diseñar e implementar acciones de fidelización. 5. Relevar sistemáticamente necesidades latentes en el mercado objetivo que puedan ser satisfechas a partir de actividades de la Fundación. 6. Colaborar en la definición y ejecución de la agenda de actividades para cada semestre en base a las pautas predefinidas con el Director y organismos asesores. 7. Coordinar los recursos necesarios para la concreción de la referida agenda.

PERFIL DEL CARGO

24 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES Y CAPACIDADES:

Atención

Liderazgo.

al Público.

Conocimiento

del sector de las organizaciones sin fines de lucro. Voluntariado Manejos

de equipos de

trabajo. Base

de Datos.

Conocimiento

de la coyuntura nacional e internacional.

Responsabilidad. Habilidad

numérica.

Habilidad

verbal.

Capacidad

de toma de decisiones. Planificación

y

organización. Cultura

de servicios.

Facilidad

EXPERIENCIA:

para establecer relaciones con individuos e instituciones.

Relaciones

Capacidad

Institucionales

en ONG´S. Comunicación En

o Marketing.

diálogo y negociación.

Establecimiento

de relaciones con individuos e instituciones.

de diálogo y negociación. Capacidad

de análisis sobre la coyuntura nacional e internacional. Habilidad

para trabajar en equipo y para trabajar bajo presión. Excelente

redacción y ortografía.

EDAD: Mayor

de 18 años.

Comprometido.

25 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

8.5 Coordinador Administrativo Puesto: Coordinador Administrativo

Reporta a: Coordinador de Sede Educación: Universitario (No limitativo)

Coordinador de Sede

Coordinador Administrativo

Descripción del Cargo

Tiene bajo su responsabilidad la contabilidad y administración del capital, bienes, y activos de la Asociación. Es la responsable de gestionar y llevar el registro financiero y contable de la Institución.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES 1. Asesorar técnicamente a la Organización en el área que le compete. 2. Elaborar y distribuir el presupuesto anual. 3. Controlar la ejecución del presupuesto. 4. Administrar los recursos económicos y materiales de la Organización. 5. Coordinar el registro y control de bienes de la Organización. 6. Establecer controles eficientes sobre el proceso administrativo. 7. Proponer nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

26 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

8. Mantener informado al personal de la Organización de las Políticas, Normas y Procedimientos y decisiones de carácter administrativo. 9. Diseñar y clasificar las partidas y egresos extraordinarios. 10.

Autorizar cheques y erogaciones presupuestarias.

11. Controlar las compras, distribución de materiales, registro de proveedores, facturas y órdenes de pago. 12.

Controlar el funcionamiento de caja chica.

13. Informar a la Directiva sobre la situación financiera y administrativa de la Sede. 14. Ordenar y verificar los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la Organización. 15.

Ordenar y verificar trámites de viáticos.

16.

Controlar los Inventarios.

17. Supervisar y controlar los ingresos y egresos de las Coordinaciones Generadoras de Ingresos de la Organización. 18. Vela por la buena administración de los recursos de la organización. 19.

Elabora la memoria y cuenta de la Organización.

20. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. 21.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

PERFIL DEL CARGO CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES Y CAPACIDADES:

Programas

Liderazgo.

contables (Software).

27 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Retenciones

de I.S.L.R.

Declaraciones Elaboración Emisión

I.V.A.

de cheques.

de facturas.

Conciliaciones Manejo

Responsabilidad. Habilidad

numérica.

Habilidad

verbal.

Capacidad

bancarias.

de toma de decisiones. Planificación

de Caja.

organización.

Inventario

Capacidad

Cuentas

por pagar

equipo.

Cuentas

por cobrar

Cultura

Manejo

y

Manejo

de proveedores.

Elaboración

y seguimiento de depósitos.

de trabajo en

de servicios. de Office.

Comprometido. Excelente

redacción y ortografía.

EXPERIENCIA: En

el área Administrativa.

Trabajo

con OSFL.

EDAD: Mayor

de 18 años.

8.6 Coordinador de Formación Puesto: Coordinador de formación

Reporta a: Coordinador de sede Educación: Universitarios (No limitativo) Descripción del Cargo

28 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Coordinador de Sede

Coordinador de Formación

Debe organizar actividades para los voluntarios relacionadas con el proceso de formación y crecimiento como Payasos de Hospital. Estas actividades deben incluir no solo talleres de capacitación, sino charlas, cine foros y seguimiento.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES 1. Asesorar a la coordinación con respecto a actividades de formación como payasos de hospital. 2. Organizar y planificar talleres de capacitación en las doce áreas de formación inmersas en la Guía de Trabajo de Formadores.

3. Trabajar en equipo junto con los demás formadores de la sede en pro del beneficio y crecimiento del voluntariado. 4. Planificar un cronograma de asistencia a visitas para realizar un proceso de seguimiento personalizado a cada voluntario.

5. Educar en relación a la filosofía y valores de la organización. 6. Instruir a los voluntarios en el proceso de recibimiento y acompañamiento de nuevos voluntarios a la organización. 29 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

PERFIL DEL CARGO CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES Y CAPACIDADES:

Voluntario de la Organización.

Liderazgo.

Formador de la organización. EXPERIENCIA: Manejo

con ONG´S.

verbal.

de toma de decisiones. Planificación

y

organización.

EDAD: Mayor

Habilidad Capacidad

de conflictos

Trabajo

Responsabilidad.

de 22 años.

Capacidad

de trabajo en

equipo. Cultura

de servicios.

Comprometido. Excelente

redacción y ortografía. Empatía. Valores

organizacionales.

Conocimientos

profundos acerca de la filosofía de la organización. Experiencia

en otras disciplinas artísticas asociadas.

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8.7 Comité de Convivencia y Disciplina Puesto: Coordinador Administrativo

Reporta a: Comité de Convivencia y Disciplina Nacional Educación: Universitarios (No limitativo) Descripción del Cargo

Coordinador de Sede

Coordinador Administrativo

Grupo de la organización que, en un momento determinado, puede analizar, evaluar y revisar aspectos de la convivencia y comportamiento del voluntario, que pudiesen afectar a la organización desde sus principios y filosofía de operación.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES 1. El Comité actuará apegado por encima de cualquier juicio de valor a los elementos y criterios establecidos en esta norma. 2. El Comité deberá trabajar siempre como primera premisa el reconocimiento de la situación desde todas sus versiones y observaciones. 3. No podrá emitir sanciones si no existen pruebas que demuestren el incumplimiento con lo declarado en estas normativas. 4. Siempre emitirá juicios apegado a los valores de equidad, justicia y honestidad 5. Cualquier voluntario podrá plantear sus inquietudes al Comité de Convivencia y Disciplina, que tendrá la obligación de dar respuesta oportuna en el trascurso de tres días siguientes a la solicitud. En caso de no 31 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

recibir respuesta deberá dirigirse al Coordinar de Sede quien tiene la responsabilidad de mediar entre el voluntario y el Comité, para darle respuesta en un periodo igual de tres días siguientes, de no tener respuesta de la Coordinación podrá hacer una solicitud al Comité de Convivencia y Disciplina Nacional a través del correo, [email protected]. 6. Llevar registro de los casos atendidos. 7. Realizar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos y las sanciones. 8. Establecer mecanismos adecuados que permitan la escucha y la resolución de conflictos de la manera más favorable para las partes. 9. Podrá estar conformado por cinco voluntarios: un formador, un coordinador de equipo, un voluntario con más de un año, un voluntario de la última formación y un voluntario frecuente. 10. El coordinador será un simple observador del proceso sirviendo solo de apoyo, sin derecho a voto. 11. En caso de que alguno de los integrantes del Comité sea quien deba estar sometido al proceso de análisis, evaluación y revisión, éste deberá ser sustituido por un nuevo representante. 12. La duración del Comité será de un año. 13. Los integrantes del Comité no podrán ser reelegidos para periodos sucesivos inmediatos. 14. Los miembros del Comité serán elegidos mediante votación de la mayoría de los voluntarios activos. Cada coordinación podrá realizar este proceso con el sistema de votación que más se adapte a las condiciones de la Sede. 15. El proceso de información y revisión de los llamados de atención, sanciones y observaciones será llevado única y exclusivamente por este comité. 32 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

16. Si por la gravedad del caso o complejidad de la situación el Comité de Convivencia y Disciplina de la sede considera que debe solicitar apoyo del Comité de Convivencia y Disciplina Nacional, deberá enviar un correo con información detallada del caso a [email protected]. El Comité Nacional evaluará el caso y dará respuesta oportuna en un lapso de quince (15) días hábiles. 17. Las decisiones del Comité serán de estricto cumplimiento por todos los voluntarios miembros de la sede y por el equipo de coordinación, las mismas no serán revocables excepto por el mismo comité o por el Comité de Convivencia y Disciplina Nacional. 18. Los miembros electos del Comité deberán nombrar un responsable dentro de las 24 horas posteriores a su elección, quien servirá de enlace con el equipo de Coordinación de sede. 19. Las reuniones del Comité de Convivencia y Disciplina se realizaran de manera extraordinaria a solicitud de los voluntarios o por los mismos miembros del comité cuando así lo consideren prudente. Las reuniones para ser validas deberán tener al menos 3 de sus 5 miembros presentes. PERFIL DEL CARGO CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES Y CAPACIDADES:

Voluntario de la Organización.

Liderazgo.

EXPERIENCIA: Manejo

Habilidad

de conflictos

Trabajo

con ONG´S.

EDAD: Mayor

Responsabilidad.

verbal.

Capacidad

de toma de decisiones. Planificación

de 18 años.

y

organización.

33 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Capacidad

de trabajo en

equipo. Cultura

de servicios.

Comprometido. Excelente

redacción y ortografía. Empatía. Valores

organizacionales.

34 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

C

Políticas y normas operativas

35 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Visión Establecer a largo plazo, un equipo de Doctor Yaso-Payasos de Hospital en cada uno de los centros hospitalarios que se encuentran en el territorio nacional y que cuenten con Servicio de Pediatría

36 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

9. Políticas y Normas Operativas Doctor Yaso-Payasos de Hospital exige el cumplimiento de normas operativas y administrativas que garanticen que en cada Sede la operación sea óptima y uniforme, y que permitan integrar de manera ordenada las directrices generales para el adecuado funcionamiento de los procesos en las Sedes Regionales, dándoles a los colaboradores un instrumento de apoyo y consulta para que desarrollen sus labores con mayor eficiencia.

10. Normas generales Para la iniciación de Actividades la Casa Matriz deberá realizar una inducción a los coordinadores encargados por parte de la franquicia con el fin de aclarar dudas en relación al Sistema de Gestión Interno de Doctor Yaso y al uso y aplicación de Manuales Internos. Por otro lado el franquiciado se compromete a la entrega y cancelación de las siguientes pautas: - Cancelación del monto anual acordado en Reunión de Coordinadores correspondiente a Comité de Convivencia y Disciplina Nacional. - Cancelación anual del 5% de la utilidad neta de la franquicia por actividades a nombre de Doctor Yaso, Payasos de Hospital. - Cancelación de los porcentajes acordados por participación en proyectos nacionales tales como: Gran Potazo y Hazte Pana Doctor Yaso. - Mantener actualizado la información correspondiente a visitas y actividades realizadas por la sede en el sistema de gestión interno. - Entrega de planificación y presupuesto anual. La Sede Regional deberá alinearse a la misión de Doctor YasoPayasos de Hospital, la cual indica que la razón de ser de la 37 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

institución es contribuir en la labor social de llevar alegría a pacientes de centros de salud venezolanos y apoyar la sensibilización del entorno hospitalario. Es responsabilidad de la Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital cumplir las siguientes normas de carácter general: • Cumplir y velar por el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este documento. • El buen uso y correcta aplicación de esta normativa y sus procedimientos. • Notificar a la Casa Matriz la realización de los Talleres de Formación de Nuevos Voluntarios. • Enviar a la Casa Matriz el contenido programático del Taller de Formación de Nuevos Voluntarios para su revisión y aprobación. Para ello, tienen un plazo hasta de quince (15) días antes de la realización del Taller. • Planificar el Taller de Iniciación junto con la Coordinación Nacional, apoyando en la logística de viaje, traslado y preparación de las sesiones. • Cubrir toda la logística de traslados, hospedaje y viáticos del Formador que ejecutará el Taller de Iniciación, con el apoyo de la Coordinación Nacional cuando sea estrictamente necesario. •

Realizar el pago único del Taller de Iniciación.

• Supervisar la preparación del ambiente y/o lugar donde se realizará el Taller de Iniciación. • Gestionar la búsqueda de voluntarios a través de los medios de comunicación disponibles, respetando las normas establecidas por la Coordinación Nacional. • Planificar y ejecutar las visitas mensuales del voluntariado a centros hospitalarios, instituciones de salud y centros asistenciales bajo los parámetros establecidos por Doctor Yaso-Payasos de Hospital. 38 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

• Divulgar la información relacionada con la actualización de normas, procesos y manifiestos relacionados con las actividades del voluntariado. • Gestionar la planificación y ejecución de las actividades trimestrales y anuales, organizando la información de los resultados en los formatos establecidos para su entrega a la Coordinación Nacional. • Cumplir con el cronograma para la entrega de informes, resultados y cualquier otra información de la gestión administrativa u operativa de la Sede Regional solicitada por la Casa Matriz. • Asistir a las reuniones y eventos anuales que sean organizados por la Casa Matriz en pro de darle cumplimiento a la normativa establecida y darle seguimiento a la ejecución de proyectos. • Notificar por escrito a la Casa Matriz cualquier anomalía o incumplimiento de esta normativa y sus procesos. • La Sede Regional de Doctor Yaso-Payasos de Hospital no podrá imponer dentro de su filosofía aspectos políticos ni religiosos, tampoco visiones médicas o conductas discriminatorias que atenten contra la raza, sexualidad o condición social.

11. Ejecución de talleres de formación de voluntarios • La Sede Regional deberá planificar conjuntamente con la Casa Matriz el Taller de Iniciación para nuevos Voluntarios. • La Sede Regional deberá aplicar y activar la búsqueda de nuevos Voluntarios, a través de los medios de comunicación disponibles y respetando los lineamientos establecidos por Doctor Yaso-Payasos de Hospital: Redes Sociales, Prensa, Radio y Televisión Local. • El Taller de Iniciación de Nuevos Voluntarios consta de mínimo quince (15) horas de entrenamiento y una salida al hospital que incluye la retroalimentación al finalizar. Esta 39 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

última salida consta de tres (3) horas, para un total de dieciocho (18) horas. • La Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital deberá apegarse al contenido programático establecido por la Casa Matriz para el Taller de Formación de Voluntarios. • La Sede Regional podrá elaborar propuestas de actualización y/o modificación en el contenido programático del Taller de Formación de Nuevos Voluntarios en pro de la mejora continua y obtención de nuevas herramientas para el desarrollo efectivo de las actividades, previa revisión y autorización de la Casa Matriz. • La Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital deberá enviar la información de su propuesta relacionada con el Taller de Formación de Nuevos Voluntarios a la Coordinación Nacional en un plazo mínimo de quince (15) días previos a la ejecución de la actividad. • La Sede Regional deberá comprometerse a enviar el listado de Nuevos Voluntarios solicitado por la Casa Matriz, de acuerdo con el formato establecido.

12. Normas para el formador de talleres de voluntarios Aplica para las Sedes que tienen Formador • Preparar y ejecutar el Taller de Formación de Nuevos Voluntarios para la Sede Regional, de acuerdo al contenido programático establecido por Doctor Yaso, Payasos de Hospital. • Notificar a la Casa Matriz la realización de los Talleres de Formación de Nuevos Voluntarios. • Elaborar el Informe de Resultados del Taller de Formación de Nuevos Voluntarios en la Sede Regional, especificando su experiencia, vivencias, alcance y/o cumplimiento de los objetivos establecidos en el contenido programático de cada sesión. • Es responsabilidad del Formador asistir a la primera visita con los nuevos voluntarios. 40 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]



Realizar un voluntarios



Ejecutar talleres de reforzamiento de técnicas basados en las doce áreas de formación expuestas en la Guía de Trabajo para Formadores.

seguimiento constante formados en

a

cada el

uno

de los taller.

13. Acuerdos de alcance territorial La Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital deberá velar por el cumplimiento de los acuerdos entre sus homólogos con respecto al alcance territorial, basado en los siguientes parámetros: • La Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital deberá delimitar su alcance territorial en el momento de la conformación de la misma, definiendo el(los) Municipio(s) donde ejecutará sus actividades. • La Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital deberá delimitar sus acciones de búsqueda para acuerdos de alianzas locales con empresas e instituciones que se encuentren en su alcance territorial. • Se deberá incluir dentro de la planificación y convenio a las sedes homólogas previo acuerdo entre las partes y aprobación de la Casa Matriz, para los casos donde: - Existan dos (2) o más Sedes Regionales de Doctor Yaso, Payasos de Hospital establecidos en el mismo Estado o Ciudad delimitados por distintos Municipios. - Acuerdo de Cooperación establecidos por las sedes en beneficio mutuo, respetando los valores y la filosofía de Doctor Yaso, Payasos de Hospital. - La organización e institución con la cual se está realizando el convenio de alianza local abarque todo el territorio.

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14. Gestión de visitas hospitalarias La Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital deberá programar visitas hospitalarias dentro de su alcance territorial, tomando en cuenta las siguientes premisas: • La cantidad mínima de visitas hospitalarias equivale a dos (2) mensuales. • Cumplir la cantidad mensual de visitas establecidas con el apoyo de sus Voluntarios.

hospitalarias

• Las actividades, eventos, visitas a instituciones hospitalarias, geriátricos, albergues, comunidades entre otros, programados con el apoyo de empresas e instituciones privadas, se contemplan en el Plan Operativo Anual y cuentan en el récord de visitas hospitalarias mensuales. • Las visitas hospitalarias deberán abarcar los centros de salud e instituciones médicas localizadas dentro de su alcance territorial establecido. • Se permite el intercambio de Voluntarios entre las Sedes Regionales de Doctor Yaso, Payasos de Hospital para la ejecución de visitas hospitalarias siempre y cuando el voluntario haya realizado veinte (20) visitas respectivas en su sede correspondiente. • Cuando un voluntario quiera asistir a una visita en otra localidad, el Coordinador de la Sede deberá informar al Coordinador de Doctor Yaso-Payasos de Hospital de la ciudad dónde el voluntario hará la visita, de no enviar la notificación respectiva el voluntario no podrá realizar la visita en la localidad respectiva.

15. Gestión y captación de recursos económicos Se refiere a las actividades que desarrolla la organización con el fin de gestionar, captar y administrar 42 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

fondos, bienes y recursos económicos provenientes de acuerdos con personas, empresas e instituciones públicas y/o privadas, fundaciones u organismos con destino no lucrativo, con el propósito de lograr su permanencia en el tiempo. Para asegurar la continuidad del apoyo económico de empresas, la Sede Regional deberá cumplir con las siguientes normas: • Organizar y mantener actualizada la Base de Datos de Empresas e Instituciones con la siguiente información: - Datos de la Empresa: Razón Social, Clasificación, Ubicación. - Datos de la Persona Contacto: Nombre, Teléfonos, Correo Electrónico. • La Sede Regional deberá notificar a la Casa Matriz las Alianzas con las Empresas. • La Sede Regional podrá diseñar, plantear y ejecutar nuevos canales para la consecución de fondos tales como: - Campañas anuales de recaudación de fondos. - Cartas y/o correos personalizados.

electrónicos,

masivos

y

- Actividades Grupales con la imagen de Doctor Yaso, Payasos de Hospital. • Elaborar y entregar de manera periódica el Informe de Rendición especificando el detalle de la inversión realizada por las empresas aportantes. • Ofrecer experiencias a la Junta Directiva y a los miembros de las Sedes Regionales de Doctor Yaso, Payasos de Hospital sobre sus experiencias y mejores prácticas para solicitar recursos económicos. • Elaborar el Informe de Resultados del evento y/o actividades ejecutadas para la captación de recursos económicos para divulgarlo entre las Sedes Regionales y la Casa Matriz con la finalidad de dar a conocer sus experiencias. 43 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

• Coordinar con el personal del Área de Medios de Comunicación para la creación y desarrollo de material de difusión para la solicitud de fondos, entrega de reconocimiento y motivación de los aliados. • Contribuir con la edición de textos para los folletos dirigidos a los aportantes y empresas aliadas. • Apoyar la revisión y edición de las propuestas de proyectos, presupuestos y de informes de avance de acuerdo con las directrices del aportante. • Aplicar la metodología establecida por la Coordinación Nacional, definida en dos categorías: Fondos Solicitados y Fondos Generados. • Fondos Solicitados: La Sede Regional de Doctor YasoPayasos de Hospital deberá gestionar la solicitud de capital para lograr el mantenimiento de sus operaciones, actividades y proyectos a través de empresas e instituciones. Para ello, podrá abarcar dos mecanismos: - Donaciones: La Sede Regional podrá recibir donaciones por iniciativa de la empresa e institución y/o solicitar el financiamiento de proyectos previo acuerdo entre las partes, tomando en cuenta que la donación será de recursos económicos, bienes tangibles o intangibles. La donación de bienes tangibles podrá estar definida en materiales, muebles y/o equipos, obras de arte, obras literarias e incluso inmuebles; y de bienes intangible en derechos de uso (licencias, patentes) por tiempo determinado expresado en documento formal. Igualmente la Sede Regional podrá solicitar donaciones a personas particulares a través de los proyectos de Crowfunding nacionales, siguiendo las pautas y lineamientos específicos inmersos dentro de dicho proyecto. - Alianzas: La Sede Regional podrá realizar convenios entre una o más empresas, con el compromiso de colaborar en determinadas actividades, obteniendo la 44 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

unión o cooperación de sus miembros a través de sus capacidades y/o recursos, sin llegar a fusionarse, en pro del beneficio mutuo. (Ver detalles en ítem Acuerdos de Alianza Nacionales/Regionales/Locales). • Fondos Generados: La Sede Regional podrá ejecutar actividades de recaudación de fondos con empresas e instituciones públicas y/o privadas para el fortalecimiento o ampliación del Proyecto Doctor Yaso-Payasos de Hospital tanto en la localidad de su alcance territorial como en otras ciudades del territorio nacional donde aún no se cuenta con presencia de la organización. Para ello, podrá abarcar dos mecanismos: - Eventos: La Sede Regional podrá realizar actos que generan un beneficio económico-social, basándose en la presentación de los programas y actividades que desarrolla la organización, así como también para brindar una oportunidad de acercamiento directo entre los aliados y empresas relacionadas. - Patrocinios: La Sede Regional podrá gestionar acuerdos con empresas públicas y privadas, instituciones y particulares para el intercambio de publicidad y/o la ejecución de labores sociales para el cumplimiento de su responsabilidad social, a cambio de su apoyo en eventos populares, actividades y proyectos planificados por la organización.

16. Acuerdos de alianzas nacionales/ regionales/ locales Para asegurar el respeto y continuidad del apoyo de los Patrocinantes Nacionales y/o Locales, la Sede Regional deberá cumplir con las siguientes normas: • Cumplir el convenio bajo los parámetros establecidos enfocados en el intercambio de publicidad, ejecución de labores sociales y reconocimiento del cumplimiento de la responsabilidad social de la empresa.

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• Utilizar los logos e imagen de los Patrocinantes Nacionales, autorizados por Doctor Yaso, Payasos de Hospital, dentro de todas sus actividades y eventos planificados. • Respetar los tiempos establecidos de los acuerdos de alianzas nacionales y/o locales, que se determina en un plazo no mayor a un (1) año. • Gestionar dentro de sus posibilidades la búsqueda de apoyo, colaboración y/o patrocinio de empresas clasificadas en categorías o rubros diferentes a la que pertenecen los Patrocinantes Nacionales. • Elaborar y entregar una Carta Explicativa a la Casa Matriz describiendo la justificación y resultados del estudio de factibilidad para la aplicación de una alianza local donde aplique la misma categoría de una alianza nacional. • Notificar a la Casa Matriz la gestión de negociación y búsqueda de apoyo con empresas locales, para validar la factibilidad y aplicabilidad del convenio sin afectar los acuerdos de alianzas nacionales. • Notificar a la Casa Matriz la gestión de negociación con empresas que soliciten un acuerdo de alianza nacional, ya que es el único canal autorizado para finiquitar los contratos de esta categoría. • Para casos donde la Casa Matriz sea representante legal del acuerdo de alianza local para la negociación con la Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital, quedará establecido un 10% sobre el monto total de ingresos para la Casa Matriz. • En caso de que la Sede Regional comparta ubicación geográfica o alcance territorial con otra sede de Doctor Yaso, Payasos de Hospital, deberá respetar el Acuerdo de Cooperación existente entre las mismas, el cual determinará el papel de cada una ante compromisos, contraprestaciones y/o asuntos similares.

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17. Acuerdos de relaciones institucionales La Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital podrá ejecutar acuerdos para el fortalecimiento de sus relaciones de cooperación e intercambio con las entidades gubernamentales y privadas tanto en el ámbito nacional como internacional, a través del establecimiento de convenios; así como de su concreción y coordinación en el cumplimiento de las alianzas establecidas. Para asegurar el respeto y continuidad de la relación interinstitucional, la Sede Regional deberá cumplir con los siguientes parámetros: • Gestionar la ejecución de Convenios Regionales, Nacionales e Internacionales para asegurar el desarrollo y la sostenibilidad de los organismos relacionados. • Promocionar los servicios institucionales del organismo con el cual se mantiene la relación, a nivel local, nacional e internacional, a través de convenios con entes y organizaciones que permitan el fortalecimiento de la Identidad Organizacional y la generación de fuentes de recursos financieros. • Medir y evaluar el impacto de los servicios ofrecidos por la organización a sus usuarios internos y externos. • Promover convenios con diferentes garantizar la participación en proyectos competitividad institucional.

sectores, para que fomenten la

• Diseñar y ejecutar estrategias que garanticen el financiamiento a través de convenios y alianzas con organizaciones públicas y privadas. • Impulsar y garantizar la efectividad de los convenios interinstitucionales a través de la supervisión continua de los mismos, así como el fortalecimiento de la imagen institucional.

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18. Gestión con medios de comunicación La Sede Regional podrá hacer uso de los medios de comunicación disponibles dentro de su localidad en el alcance territorial, enmarcado dentro de la filosofía de la organización y respetando las siguientes directrices: • La Sede Regional no podrá abrir ni gestionar cuentas en Internet (sitios web, redes sociales) bajo el nombre “Doctor Yaso”. Deberá hacerlo con el nombre de su institución, gozando así de libertad para utilizar los medios disponibles permitidos: redes sociales, prensa, televisión y radio. • Garantizar la adecuada utilización de la imagen corporativa establecida por la Casa Matriz, para la publicación de información de su organización tanto en páginas web como material impreso y digitalizado. • Garantizar la adecuada utilización de la imagen corporativa de las empresas de los convenios de alianzas nacionales y/o locales para la publicación de información de su organización en eventos, actividades y reuniones planificadas. • Garantizar el cumplimiento de la normativa legal Ley Orgánica para la Protección del Niño, Niña y Adolescentes (LOPNA) por la cual se rige la Asociación enfocada en el respeto a la identidad de los pacientes e instituciones que así lo soliciten. • La Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital debe garantizar la preparación de sus Voluntarios para representar a su organización como voceros en entrevistas a través de medios de comunicación masiva. • Respetar el Acuerdo de Cooperación con otras sedes que compartan ubicación geográfica o alcance territorial, a fin de mantener la equidad al momento de visitar medios regionales/locales.

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19. Actualización de datos de la franquicia La franquicia de Doctor Yaso, Payasos de Hospital deberá cumplir con la entrega formal de información relacionada con su organización ante la Casa Matriz para la actualización de la Página Web, asegurando los siguientes parámetros: • Enviar a la Casa Matriz la información actualizada de la Sede Regional, tomando en cuenta Datos de la Organización, Aliados, Patrocinantes Locales, Fotos, Agradecimientos y Actividades Relevantes. • Garantizar el envío de la información solicitada acuerdo a las fechas establecidas por la Casa Matriz.

de

20. Reuniones y eventos de sedes • Las actividades planificadas por la Casa Matriz están definidas en: Talleres de Formación y Actualización de Herramientas, Calendario Nacional, Reuniones de Coordinadores, Rendición de Informes y Día de la Sonrisa. • La participación de la Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital en actividades planificadas por la Casa Matriz será obligatoria. • El Coordinador de la Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital será el responsable de asistir a las actividades planificadas por la Casa Matriz. • Los casos de excepción serán justificados previamente ante la Casa Matriz; designando a una persona responsable para la representación de la Sede Regional en la actividad. • El Coordinador de la Sede Regional podrá seleccionar al Voluntario que representará a la organización en la actividad planificada por la Casa Matriz. • La Casa Matriz notificará el número de participantes por cada Sede Regional permitidos para la participación en actividades generales. 49 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

21. Entrega de informes La Sede Regional deberá asegurar la adecuada gestión administrativa u operativa de la organización, respetando la filosofía que representa de Doctor Yaso, Payasos de Hospital. Para ello, la gestión administrativa debe estar basada en la planificación, ejecución, seguimiento y evaluación de actividades, proyectos y convenios; a través de los siguientes formatos de rendición:

• Informe de Gestión semestral y anual: es elaborado por la Casa Matriz a partir de la información suministrada en el Sistema de Gestión Interno que cada Sede Regional debe llevar al día. La Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital deberá organizar la información especificando todas las acciones, actividades e indicadores que se llevan a cabo. • Cartas de agradecimiento: para la elaboración del informe de Gestión semestral y anual cada Sede gestionar una carta de agradecimiento emitida por la(s) institución(es) beneficiada(s) por el programa Doctor Yaso. • Plan Operativo e Indicador de Avances: La Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital deberá elaborar y preparar el plan operativo anual enumerando los objetivos, actividades, indicadores, tiempos de ejecución y gastos estimados que ocasionará durante el período anual. Adicionalmente, deberá asegurar la actualización del indicador de avance para realizar seguimiento y la evaluación de la información estadística y de control que permite verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos. • Es obligatorio, para efectos contables y fiscales, registrar la totalidad de las operaciones de la Sede Regional. Las mismas podrán ser revisadas en cualquier momento por la Casa Matriz. • La Sede Regional deberá enviar anualmente a la Casa Matriz copia de la declaración de pago por concepto de obligaciones fiscales. 50 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

• La Sede Regional deberá enviar anualmente a la Casa Matriz, los estados financieros de la operación de la Sede (Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas).

22. Gestión administrativa Normas de cuentas por pagar • El Administrador junto con el coordinador de la Sede Regional de Doctor Yaso, Payasos de Hospital serán los responsables de controlar las obligaciones de pago que se generen como consecuencia de las compras o servicios recibidos, por lo tanto debe preparar una relación de pagos vencidos y fijar la prioridad para la cancelación de los mismos. • La Sede Regional deberá contar con los fondos necesarios para cumplir con los compromisos adquiridos, para ello el Administrador debe mantener comunicación constante con los bancos a los efectos de tener información oportuna de los movimientos de cuentas. • Todo compromiso adquirido deberá tener el soporte respectivo que justifique tal obligación (Facturas originales con Crédito Fiscal), de lo contrario no se procesará ningún pago a proveedor. • Todo compromiso de pago por concepto de compras o servicios recibidos, deberán estar presupuestado como medida de control de las erogaciones. Normas de movimiento y reposición de caja chica • El Administrador de la Sede Regional será el responsable de preparar los retiros de efectivo de caja chica. • Todo movimiento de caja chica deberá generar un comprobante de tránsito hasta el momento de ser sustituido por la respectiva factura con crédito fiscal y nombre de quien realizó el gasto. • Todos los movimientos de caja chica deberán originar su respectiva reposición. 51 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

• Solo los gastos menores al monto establecido como límite para compras, se podrán tramitar por caja chica. • Cualquier gasto mayor deberá consultarse al Coordinador Regional antes de cancelarse por caja chica. • Toda factura que se anexe como soporte de caja chica, deberá indicar claramente el concepto del gasto y que autorice el respectivo crédito fiscal. Normas de emisión de cheques • Es importante que se lleve un control sistematizado de todas las emisiones de cheques que se realice en la Sede Regional, las anulaciones y sus causas. • Así mismo, se debe preparar una relación de pagos que contenga toda la información correspondiente a cheques emitidos y cheques anulados. • El Coordinador Regional será el único responsable de autorizar las emisiones de cheques para pagos a proveedores o servicios y la misma se realizará de acuerdo al reporte de vencimiento. • Solo se emitirá un cheque por cada beneficiario, por lo tanto se recomienda que cuando exista más de un pago para un mismo proveedor, se relacione cada pago indicando el concepto de pago, monto, número de factura que soporta la obligación, fecha de la factura y cualquier observación. • Todos los cheques que se emitan y las chequeras, deberán estar resguardadas hasta el día de pago. • Para cada cheque que se emita, se colocará el sello de no endosable.

23. Imagen corporativa

• Los logos, colores e imagen que identifican a Doctor Yaso, Payasos de Hospital, deberán siempre estar adaptados estrictamente a las especificaciones dictadas en el Manual de 52 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]

Imagen Corporativa, en los impresos, tarjetas, calcomanías, vallas, pendones e identificación en general que se emitan. • Una vez formados los Voluntarios en el TALLER DE FORMACIÓN DE PAYASOS DE HOSPITAL, estos deben firmar y cumplir lo estipulado en la MANIFESTACION DE COMPROMISO DEL VOLUNTARIO CORRECTO USO DE LA BATA, mediante la cual se comprometen a: o

Mantener limpia y en buen estado la Bata Doctor Yaso.

o No usar la bata para otros estipulados por la Asociación.

fines

o Usar la Bata Doctor Yaso sólo en actividades que organice la Asociación.

que las

no

sean

los

visitas

y/o

o Intervenir la Bata, posterior a la realización de la visita número veinte (20) siempre siguiendo los lineamientos que paute la Asociación. o Devolver la Bata, si no continúa dentro del voluntariado Doctor Yaso, Payasos de Hospital.

24. Palabras finales

53 Doctor Yaso - Payasos de Hospital A.C. Rif. J-29411204-8 Nº Contacto: 0212-2675059 www.doctoryaso.com/[email protected]