Especificaciones Técnicas. Goplek está encargado de desarrollar un sistema que de soluciones a las necesidades de Servicios y Ase soría Agrícola de Oriente S.A. de C.V.

Los problemas que se atacarán serán los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Captura de factura (Cliente). Captura de remisión (Cliente). Captura de factura (Proveedor) Captura de remisión (Proveedor). Detectar huecos en folios remisiones/recibos valores Desplegar información precisa y funcional para el usuario. a. Mercancía Global. b. Mercancía por Bodega. c. Cuentas por cobrar (Basado en Remisiones) i. Por cliente. ii. Por zona.

El problema lo dividiremos en dos, Clientes y Bodegas dándoles solución de la siguiente manera:

Clientes Un Cliente requiere mercancía. Este producto se lo puede proveer una de las 3 Bodegas con las que cuenta Servicios y Ase soría Agrícola de Oriente S.A. de C.V. Cuando el cliente hace el pedido se le genera una nota de Remisión con el que posteriormente este podrá efectuar el pago. Hay varios tipos en la facturación que son:

Caso en el que un cliente requiere una factura. Capturar los datos que se encuentran en la nota de Remisión que se le generó al Cliente y también los datos que se generarán de la nueva Factura. De esta manera tenemos que los datos necesarios son: 1. 2. 3. 4.

Folio de la Nota de Remisión. Fecha de la Nota de Remisión. Folio de la Factura. Fecha de la Factura.

Estos datos se cotejaran para llevar un control en el inventario de la mercancía que sale. Esta información es útil visualizarla para el usuario.

Caso en el que un cliente requiere una factura parcial. Cuando el cliente hace pagos parciales se factura ese pago proporcional y debe verse reflejado en su cardex, tanto el abono como la parte facturada de la remisión. De esta manera el usuario podrá

tener tantos abonos como sean posibles hasta pagar el total. De cada factura es necesario caputrar: 1. 2. 3. 4.

Folio de la nota de Remisión. Fecha de la nota de Remisión. Cada Folio de las Facturas creadas. Cada Fecha de las Facturas creadas.

Caso en el que un cliente no requiere factura. Cuando el cliente no requiere factura, este se captura en un apartado especial, en donde habrán más clientes que no la requirieron de esta manera el usuario del sistema podrá generar una factura global. Es necesario capturar: 1. Folio de la nota de Remisión. 2. Fecha de la nota de Remisión. Notas: Hay casos en el que el cliente requiere una factura antes de hacer el pago. A veces el cliente requiere que se facture a otro nombre. Un Cliente hace una devolución. Servicios y Ase soría Agrícola de Oriente S.A. de C.V. Genera una nota de devolución donde tienen que ir los siguientes datos:

1. 2. 3. 4.

Nombre del Producto. Cantidad del Producto. Fecha de Nota de Devolución. Folio de Nota de Devolución.

A cada cliente se le genera un cardex donde se refleja todas compras de los productos que ha hecho. En este cardex se requieren capturar los siguientes datos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Fecha Nota de Remisión. Folio Nota de Remisión. Fecha de Factura. Folio de Factura. Nombres de los productos. Cantidad. Cantidad Pagada. (En algunas ocasiones no se hace el pago completo en este apartado se irán abonando cantidades.) 8. Total.

Bodegas Las Bodegas requieren mercancía. Servicios y Ase soría Agrícola de Oriente S.A. de C.V. cuenta con uno o más proveedores, que le pueden surtir mercancía a las Bodega s, cuando el Proveedor hace una ent rega a una Bodega, se genera una Factura por cada producto que se le solicita.

Es necesario capturar los siguient es datos de la factura que genera el Proveedor. 1. 2. 3.

Factura (folio). Fecha de Factura. Nombre del movimiento. (Entrada del Proveedor)

Ya que posteriormente se utilizara cotejando con los datos de las notas de Remisión del client e.

Las Bodegas requieren un traspaso. Cuando una bodega carece de mercancía y necesita resolver un pedido, la Bodega puede pedir un traspaso de mercancía. Este traspaso no es necesariamente entre las Bodegas con las que cuenta Servicios y Ase soría Agrícola de Oriente S.A. de C.V. Caso de traspaso entre Bodegas de Servicios y Asesoría Agrícola de Oriente S.A. de C.V. Se tendrá que generar una nota de Traspaso en el cual tendrán que estar los dat os siguientes: 1. 2. 3. 4. 5.

Nombre del producto. Cantidad que requiere. Fecha de la nota de traspaso. Folio de la nota de traspaso. Nombre del movimiento (Traspaso de Bodega “A” a Bodega “B ”).

Posteriormente a la Bodega que recibió el producto se le sumara el me ncionado y a la Bodega que ofreció se le restara, ya que esto tiene que estar reflejado en el reporte de Mercancía por Bodega.

Caso de traspaso de una Bodega ajena. Se tendrá que generar una nota de Traspaso en el cual tendrán que estar los dat os siguientes: 1. 2. 3. 4. 5.

Nombre del producto. Cantidad que requiere. Fecha de la nota de traspaso. Folio de la nota de traspaso. Nombre del movimiento (Traspaso de Bodega “A” a Bodega “B ”).

Notas: La mercancía debe desglosarse por concepto y lote (cada producto de semilla tiene un lote específico)

Glosario Cliente: Persona la que requiere movimientos de mercancía de las Bodegas, los movimientos pueden ser: devolución de producto y requerimiento de producto. A esta persona se le generan Facturas y Notas de Remisión. Bodegas: Hacen movimientos con la mercancía, por un lado proveen al cliente y por otro lado compran mercancía a proveedores, estos movimientos generan Facturas y Notas de Remisión. Actualmente existen 3 Bodegas. Puebla, Tecamachalco y Valles Altos.

Factura del Proveedor: Estas las ofrece el proveedor a la Bodega cuando la bodega adquiere mercancía. Los datos de esta Factura son necesarios para llevar un control en el inventario. Nota de remisión entre las Bodegas: Esta nota se genera cuando una bodega requiere un traspaso, en esta es necesario capturar los siguientes datos: Nombre del producto, Cantidad de producto, Fecha de la nota de Remisión y Folio de la nota de Remisión. Nota de remisión Cliente: Con esta nota, el usuario puede hacer el pago del producto que adquirió de una bodega, para que posteriormente este pueda efectuar el pago. Factura del Cliente: Se le genera al cliente después de haber efectuado el pago con la nota de Remisión.