POLITICA PARA LA PREVENCION DE FRAUDE, LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO, COHECHO A FUNCIONARIOS PUBLICOS NACIONALES O EXTRANJEROS Y TRÁFICO DE DROGAS. VERSIÓN 1.0 SEPTIEMBRE DE 2014
POLITICA PARA LA PREVENCION DE FRAUDE, LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO, COHECHO A FUNCIONARIOS PUBLICOS NACIONALES O EXTRANJEROS Y TRÁFICO DE DROGAS.
Identificación de la política PLA-FR01 Política relacionada Plan de Respuesta al Fraude Procedimiento (s) relacionado (s) Modelo de prevención de delitos Responsable (s) de aprobación (es)
Encargado de Prevención de Delitos/Directorio
Dueño Funcional
Gerente de Operaciones – Enrique Velasco
Período de revisión
Anual – Septiembre
Control de Versiones
Versión
1.0
Descripción del cambio
Versión Inicial
Fecha Revisión
Fecha Aprobación
Comités / Actas
Directorio/Sesión
Solicitado por:
Fecha Vigencia
Encargado de Prevención de delitos
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POLITICA PARA LA PREVENCION DE FRAUDE, LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO, COHECHO A FUNCIONARIOS PUBLICOS NACIONALES O EXTRANJEROS Y TRÁFICO DE DROGAS.
Contenido I.
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 3
II. POLÍTICAS Y PRINCIPIOS .......................................................................................................... 3 III. DEFINICION DE ACTOS QUE CONSTITUYEN FRAUDE................................................................. 4 IV. DEFINICION DE LAVADO DE ACTIVOS ...................................................................................... 5 V. DEFINICION DE FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO............................................................... 5 VI. DEFINICIÓN DE COHECHO A FUNCIONARIO PÚBLICO NACIONAL ............................................. 6 VII. DEFINICIÓN DE COHECHO A FUNCIONARIO PÚBLICO EXTRANJERO ......................................... 6 VIII. DEFINICIÓN DE TRÁFICO DE DROGAS ...................................................................................... 6 IX. PROCEDIMIENTOS DE PREVENCIÓN ......................................................................................... 7 A.
Conocimiento de los Clientes.............................................................................................. 7
B.
Revisión y/o Cruce de la denominación de clientes con lista de Al-Qaeda ........................... 7
C.
Debida diligencia en las transacciones de los clientes ......................................................... 7
D. Operaciones que deben ser objeto de escrutinio para los efectos de prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. ................................................................................. 7 X.
POLÍTICAS PARA OPERAR CON CLIENTES RIESGOSOS .............................................................. 8 A.
Diferentes formas de recaudar con khipu y Pago Autenticado ............................................ 8 1.
Recaudación en cuenta propia ........................................................................................ 8
2.
Recaudación en cuenta de khipu con rendición diaria. .................................................... 8
3.
Pago autenticado............................................................................................................ 8
B.
Sujetos y actividades considerados riesgosos y que deben recaudar en cuenta propia........ 8 1.
Casas de Cambio, incluyendo venta de monedas virtuales .............................................. 8
2.
Clientes que ejercen una “Actividad Riesgosa”................................................................ 8
XI. PLAN DE RESPUESTA AL FRAUDE .......................................................................................... 10 XII. NORMAS DE ETICA Y CONDUCTA DEL PERSONAL ................................................................. 10
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I.
INTRODUCCIÓN
Khipu SpA está comprometido con los altos estándares legales, éticos y morales y se espera que todos los miembros del personal compartan este compromiso. Se establece esta política para facilitar el desarrollo de procedimientos que ayudarán en la investigación de fraudes, prevenir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo, tráfico de drogas y delitos conexos. Este documento, junto con al plan de respuesta frente al fraude, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho a funcionarios públicos nacionales o extranjeros y tráfico de drogas, tienen como objetivo proporcionar orientación y ayudar a los funcionarios, gerentes y directores con el que hacer frente a éstos casos. Estos documentos dan un marco para una respuesta, asesoramiento e información sobre los diversos aspectos e implicaciones de una investigación.
II.
POLÍTICAS Y PRINCIPIOS
Khipu SpA, en adelante también “khipu”, está comprometida a prevenir que se produzcan el fraude, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho a funcionarios públicos nacionales o extranjeros y tráfico de drogas dentro de su giro (en adelante y por simpleza solo “fraude”) y al desarrollo de una cultura interna antifraude. La política para la prevención de fraude se basa principalmente en las disposiciones contenidas en las Leyes N° 19.913 de 2003 y N° 20.393 de 2009. Dicha política tiene por objeto entregar las pautas que se deben observar para impedir que khipu se vea involucrado en actividades de fraude, para detectar y evitar la facilitación o realización de operaciones de lavado de activos, de financiamiento del terrorismo, cohecho a funcionarios públicos nacionales o extranjeros, o facilitación del tráfico de drogas dentro de su giro. De esta forma, reconociendo las características particulares y complejidades que significa el negocio de administración de recursos de terceros, especialmente en lo relacionado con la responsabilidad fiduciaria de khipu en dicha administración. Se establecen como lineamientos de esta Política los siguientes: A. Deberá existir un Encargado de Prevención de Delitos, quién será nominado por el directorio y durará en su cargo hasta tres años, el que podrá prorrogarse por períodos de igual duración. B. El Directorio, la Administración y el Encargado de Prevención de Delitos serán en conjunto responsables de la adopción, implementación, administración y supervisión del Modelo de Prevención de Delitos. C. El Modelo de Prevención de Delitos establece normas a las que deberán sujetarse el desarrollo de las actividades de la empresa, en relación con la prevención del lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho a funcionarios públicos nacionales o extranjeros. D. El Modelo de Prevención de Delitos será actualizado al menos anualmente o cuando se sucedan cambios relevantes en las condiciones del negocio, actividad de la cual será responsable el Encargado de Prevención de Delitos.
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E. El Encargado de Prevención de Delitos, difundirá y comunicará a toda la organización el Modelo de Prevención de Delitos, roles y responsabilidades que de éste emanan y las sanciones por incumplimiento del mismo. F. Se realizarán negocios sólo con personas o entidades debidamente identificadas, involucradas en negocios legítimos y que dispongan de los permisos legales correspondientes. G. Se declara estricta adherencia a las leyes y regulaciones, así como la colaboración con todas las autoridades legalmente facultadas para prevenir, investigar y combatir el lavado de activos, financiamiento del terrorismo y cohecho a funcionarios públicos nacionales o extranjeros. H. Se deberá disponer de procedimientos para asegurar un adecuado monitoreo, alerta, registro y reporte de operaciones sospechosas I. El personal correspondiente deberá ser permanentemente capacitado para dar cabal cumplimiento a esta política. J. Se deberán establecer y aplicar programas de auditoría para probar y asegurar el cumplimiento efectivo de esta política La organización es responsable de: •
• • •
Desarrollar y mantener controles efectivos para evitar el fraude, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho de funcionarios públicos o extranjeros y tráfico de drogas. Llevar a cabo investigaciones prontas y enérgicas si se produce el fraude. Tomar acciones legales y / o disciplinarias apropiadas contra los autores del fraude. La adopción de medidas disciplinarias contra los supervisores donde las fallas de supervisión han contribuido a la comisión del fraude.
Los gerentes son responsables de: • • •
La identificación de los riesgos a los que los sistemas y procedimientos están expuestos. Desarrollar y mantener controles eficaces para prevenir y detectar el fraude. Asegurar que los controles se están cumpliendo.
Los funcionarios son responsables de: •
•
III.
Actuar con probidad en el uso de recursos oficiales y en el manejo y uso de fondos de la empresa si están involucrados con dinero en efectivo o pagos sistemas, recibos o tratar con los contratistas o proveedores Reportar de inmediato a (su superior inmediato o próximo director más veterano) si sospechan que un fraude ha sido cometido o ven cualquier acto o eventos sospechosos.
DEFINICION DE ACTOS QUE CONSTITUYEN FRAUDE
No existe una definición jurídica precisa de fraude; muchos delitos a los que se refiere como fraude ya están cubiertos por distintas leyes. El término se utiliza para describir actos tales como el engaño, el soborno, falsificación, extorsión, corrupción, robo, conspiración, malversación, apropiación indebida, falsa representación, la ocultación de material hechos y colusión. A efectos prácticos, y de 4
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esta política, el fraude puede definirse como el uso del engaño con la intención de enriquecerse de forma ilícita, apropiarse o utilizar indebidamente dineros provenientes de cuentas corrientes de terceros o causar perjuicio a un tercero.
IV.
DEFINICION DE LAVADO DE ACTIVOS
La Convención de Viena de 1988 define el lavado de activos como: I.
II.
"La conversión o la transferencia de bienes a sabiendas de que tales bienes proceden de alguno o algunos de los delitos tipificados de conformidad con el inciso a) del presente párrafo, o de un acto de participación en tal delito o delitos, con objeto de ocultar o encubrir el origen ilícito de los bienes o de ayudar a cualquier persona que participe en la comisión de tal delito o delitos a eludir las consecuencias jurídicas de sus acciones;" "La ocultación o el encubrimiento de la naturaleza, el origen, la ubicación, el destino, el movimiento o la propiedad reales de bienes, o de derechos relativos a tales bienes, a sabiendas de que proceden de alguno o algunos de los delitos tipificados de conformidad con el inciso a) del presente párrafo o de un acto de participación en tal delito o delitos."
En Chile, la Ley Nº 19.913 en su artículo 27 lo define como: a) El que de cualquier forma oculte o disimule el origen ilícito de determinados bienes, a sabiendas de que provienen, directa o indirectamente, de la perpetración de hechos constitutivos de alguno de los delitos contemplados en la ley Nº 19.366 (reemplazada por la let Nº 20.000), que sanciona el tráfico ilícito de estupefacientes y sustancias psicotrópicas; en la ley Nº 18.314, que determina las conductas terroristas y fija su penalidad; en el artículo 10 de la ley Nº 17.798, sobre control de armas; en el Título XI de la ley Nº18.045, sobre mercado de valores; en el Título XVII del decreto con fuerza de ley Nº 3, de 1997, del Ministerio de Hacienda, Ley General de Bancos; en los Párrafos 4, 5, 6, 9 y 9 bis del Título V del Libro II del Código Penal y, en los artículos 141, 142, 366 quáter, 367 y 367 bis del Código Penal; o bien, a sabiendas de dicho origen, oculte o disimule estos bienes. b) El que adquiera, posea, tenga o use los referidos bienes, con ánimo de lucro, cuando al momento de recibirlos ha conocido su origen ilícito.
V.
DEFINICION DE FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO
El financiamiento del terrorismo consiste, básicamente, en prestar apoyo financiero a grupos o acciones de carácter terrorista. Este tipo de financiamiento tiene lugar cuando una persona, por cualquier medio, directa o indirectamente, ilegal o legalmente, proporciona o recauda fondos con la intención de que sean utilizados o sabiendo que serán utilizados, completa o parcialmente, para llevar a cabo un acto terrorista. El Convenio Internacional para la Represión del Financiamiento del Terrorismo, señala en su artículo 2º: "Comete delito en el sentido del presente Convenio quien por el medio que fuere, directa o indirectamente, ilícita y deliberadamente, provea o recolecte fondos con la intención de que se utilicen, o a sabiendas de que serán utilizados, en todo o en parte, para cometer:
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a) Un acto que constituya un delito comprendido en el ámbito de uno de los tratados enumerados en el anexo y tal como esté definido en ese tratado; b) Cualquier otro acto destinado a causar la muerte o lesiones corporales graves a un civil o a cualquier otra persona que no participe directamente en las hostilidades en una situación de conflicto armado, cuando, el propósito de dicho acto, por su naturaleza o contexto, sea intimidar a una población u obligar a un gobierno o a una organización internacional a realizar un acto o a abstenerse de hacerlo." En Chile el delito de financiamiento del terrorismo está tipificado en el artículo 8º de la Ley Nº 18.314: "Artículo 8º.- El que por cualquier medio, directa o indirectamente, solicite, recaude o provea fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión de cualquiera de los delitos terroristas señalados en el artículo 2º, será castigado con la pena de presidio menor en sus grados mínimo a medio, a menos que en virtud de la provisión de fondos le quepa responsabilidad en un delito determinado, caso en el cual se le sancionará por este último título, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 294 bis del Código Penal."
VI.
DEFINICIÓN DE COHECHO A FUNCIONARIO PÚBLICO NACIONAL
El que ofreciere o consintiere en dar a un empleado público un beneficio económico, en provecho de éste o de un tercero, para que realice un acto propio de su cargo o para omitir o ejecutar un acto con infracción a los deberes de su cargo (Artículo 250, Código Penal).
VII. DEFINICIÓN EXTRANJERO
DE
COHECHO
A
FUNCIONARIO
PÚBLICO
El que ofreciere, prometiere o diere a un funcionario público extranjero, un beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de éste o de un tercero, para que realice una acción o incurra en una omisión con miras a la obtención o mantención, para sí u otro, de cualquier negocio o ventaja indebidos en el ámbito de cualesquiera transacciones internacionales (Artículo 251 bis, Código Penal).
VIII. DEFINICIÓN DE TRÁFICO DE DROGAS La producción, fabricación, elaboración, distribución, transporte, comercialización, importación, exportación, posesión o tenencia de precursores o de sustancias químicas esenciales, con el objetivo de destinarlos a la preparación de drogas estupefacientes o sustancias sicotrópicas para perpetrar, dentro o fuera del país, alguno de los hechos considerados como delitos de TRAFICO ILICITO DE ESTUPEFACIENTES Y SUSTANCIAS SICOTROPICAS según la ley Nº 20.000. En resumen, se entenderá que cometen el delito de tráfico de drogas, los que, sin contar con la autorización competente, importen, exporten, transporten, adquieran, transfieran, sustraigan, posean, suministren, guarden o porten tales sustancias nocivas o las materias primas para su elaboración.
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IX.
PROCEDIMIENTOS DE PREVENCIÓN A.
Conocimiento de los Clientes
Por cliente se entiende toda persona natural o jurídica que establece o mantiene una relación de origen contractual con khipu a fin de obtener el primero la contratación de los servicios ofrecidos dentro del marco propio del giro, ya sea que la relación sea de carácter ocasional, esporádico, único, reiterado, frecuente o permanente. Para obtener y comprobar un buen conocimiento del cliente, se requiere el desarrollo de actividades tendientes a obtener y mantener antecedentes probatorios de la identidad de los clientes, la cual debe estar acreditada. De igual forma se debe indagar sobre las necesidades del cliente y las razones por las cuales busca los servicios de khipu y evaluar si su requerimiento se ajusta al perfil establecido.
B.
Revisión y/o Cruce de la denominación de clientes con lista de Al-Qaeda
La Unidad de Análisis Financiero en su sitio web www.uaf.cl mantiene un link denominado “Comité de sanciones ONU”, que contiene una nómina que individualiza a personas físicas y entidades miembros de los talibanes y de la organización Al-Qaeda o asociados a ellos. La revisión y chequeo permanente de estos debe constituir una señal de alerta en el sistema preventivo, dado que dentro de los delitos contemplados en la ley se determinan las conductas terroristas fijando su penalidad, especialmente lo referido al financiamiento del terrorismo. Por lo anterior la denominación de los clientes, deberá ser cotejada con dicha nómina cuando el número de movimientos o montos transados así lo ameriten.
C.
Debida diligencia en las transacciones de los clientes
Las operaciones en que participe khipu requieren de una adecuada identificación mediante el seguimiento de las mismas para determinar, en la medida de lo posible y conforme a la experiencia detentada, aquellas que correspondan a operaciones inusuales, conforme a la definición que la normativa otorga a dichas operaciones. khipu debe crear y perfeccionar constantemente herramientas que le permitan detectar, y controlar, aquellas operaciones que por sus características puedan revestir el carácter de sospechosas, conforme sean definidas aquellas.
D. Operaciones que deben ser objeto de escrutinio para los efectos de prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. El artículo 3º de la Ley 19.913 expresa: “...Se entiende por operación sospechosa todo acto, operación o transacción que, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, resulte inusual o carente de justificación económica o jurídica aparente, sea que se realice en forma aislada o reiterada.”, y que este asociado para la comisión de alguno de los delitos descritos en el artículo 19 de esta ley. Se deberá dar especial atención a aquellas operaciones que presenten elementos o características inusuales, irregulares o anormales, en relación con las actividades o giro del cliente o de cualquiera de los que participan en ella, y/o que por su gestación, diseño financiero, estructura, presentación, documentación utilizada, modificación de antecedentes ya registrados, información proporcionada o falta de ésta, por la reiteración o cuantía de las mismas o la intervención inusual de terceros o 7
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desconocidos. Asimismo, corresponderá adoptar las medidas pertinentes para mantener, ya sea por medios físicos o electrónicos, el registro de todas las operaciones realizadas a través de khipu.
X.
POLÍTICAS PARA OPERAR CON CLIENTES RIESGOSOS A.
Diferentes formas de recaudar con khipu y Pago Autenticado 1.
Recaudación en cuenta propia
La recaudación en cuenta propia consiste en que los dineros propios del pago serán transferidos de forma íntegra y directa desde la cuenta bancaria del comprador hacia a la cuenta bancaria del cliente. Khipu sólo presta servicios de proveedor tecnológico para automatizar la conciliación de cartolas y opcionalmente mejorar la experiencia del usuario al realizar la transferencia mediante la aplicación “Terminal de pagos”. Khipu recibe posteriormente desde el cliente los pagos correspondientes al costo por sus servicios en los plazos contractualmente convenidos.
2.
Recaudación en cuenta de khipu con rendición diaria.
En esta modalidad el pagador realiza una transferencia bancaria hacia khipu, khipu retiene los fondos transferidos, descuenta de éste monto lo convenido con el cliente por concepto de costo por servicio, y finalmente, transfiere al cliente el saldo, consolidando en un pago diario toda la recaudación recibida el día anterior (entre las 00:00 y 23:59).
3.
Pago autenticado
El pago autenticado consiste en forzar el pago utilizando el “Terminal de pago” y además forzar el RUT del titular de cuenta corriente con el cual se pude realizar la transferencia. De esta forma, sólo pagadores previamente conocidos y registrados por el cliente pueden realizar los pagos de forma exitosa.
B. Sujetos y actividades considerados riesgosos y que deben recaudar en cuenta propia 1.
Casas de Cambio, incluyendo venta de monedas virtuales
Khipu, considera de Alto Riesgo operar con Casas de Cambio y de venta de monedas virtuales, motivo por el cual, no se permite que clientes que registren este giro recauden usando la modalidad “Recaudación en cuenta de khipu con rendición diaria”. Esta política también se debe aplicar a los socios de estas instituciones. Khipu además hará exigible que dichos clientes implementen políticas de “Conocimiento de los clientes” y el uso del pago autenticado.
2.
Clientes que ejercen una “Actividad Riesgosa”
Todo sujeto o potencial cliente que ejerza alguna actividad catalogada como riesgosa, y que solicite recaudar en la modalidad “Recaudación en cuenta de khipu con rendición diaria” deberá ser reportado al Oficial de Cumplimiento de khipu para su análisis y posterior determinación que se tome sobre la materia. Para efectos de lo anterior se entrega una nómina (no taxativa) de sujetos y actividades consideradas riesgosas. Detalle (no taxativo) de Sujetos Riesgosos •
Notarios 8
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Conservadores Hipódromos Agentes de Aduana Casas de Remate y Martillo Corredores de Propiedades Comité de Inversiones Extranjeras Operadores de Mercados Futuro y Opciones Empresas dedicadas a la Gestión Inmobiliaria Emisoras y Operadoras de Tarjetas de Crédito Empresas de Transferencia y Transporte de Valores y Dinero Sociedades Anónimas Deportivas Profesionales Sociedades Administradoras y Usuarios de Zonas Francas Leasing Securitizadoras Administradoras Generales de Fondos Administradoras de Fondos de Inversión Administradora de Fondos Mutuos Compañías de Seguros Casinos Bolsas de Comercio Corredores de Bolsa Agentes de Valores
Detalle (no taxativo) de Actividades Riesgosas • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Clubes de Juego Inversiones Turísticas Agencias de Viaje Giro Construcción Compra/Venta Autos Usados Compra/Venta Obras de Arte Iglesias Movimientos Religiosos Fundaciones sin Fines de Lucro Organización no Gubernamentales - ONG Joyerías y dealers de Metales Dealers de Piedras Preciosas Empresas Extranjeras ubicadas en Paraísos Tributarios Corredores Intermediarios no inscritos en la SBIF o SVS Moteles, Apart hotel o similares Discotecas Estaciones de Servicio Restaurantes Supermercados Estacionamientos 9
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XI.
Negocios de esquema “Multinivel”
PLAN DE RESPUESTA AL FRAUDE
khipu ha preparado un plan de respuesta frente al fraude que puede actuar como una lista de control de las acciones y una guía a seguir en el caso de fraude o de su sospecha. Cubre temas tales como: • • • • • •
Acciones a tomar en las primeras 48 horas. A quién informar. Cómo asegurar la evidencia. Cómo prevenir las pérdidas. Quién notificará a la Policía e investigará el fraude. Quién tiene la responsabilidad de notificar a los interesados y responder a las consultas externas.
XII. NORMAS DE ETICA Y CONDUCTA DEL PERSONAL Todo funcionario de khipu deberá conocer y comprometerse a poner en práctica el Código de Conducta y las normas de buenas prácticas definidas y por tanto asumir su obligación en las responsabilidades y tareas asignadas, conforme a las políticas definidas en relación a la prevención del lavado de activos y por tanto, deberá reportar toda transacción inusual y/o sospechosa que identifique en su ámbito de acción, al Oficial de Cumplimiento designado.
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