5.1
LECCIÓN 5
Uso de correo electrónico en Outlook Una vez completada esta lección, podrá: Redactar, poner dirección y enviar mensajes. Dar formato al texto de un mensaje. Adjuntar un archivo a un mensaje. Comprobar si hay mensajes de correo electrónico. Leer mensajes. Responder a mensajes y reenviarlos. Imprimir mensajes. Encontrar mensajes. Recuperar mensajes. Eliminar mensajes. Guardar un borrador de un mensaje. Se han pasado los tiempos en que el teléfono era el principal medio de comunicación inmediata con otras personas y el correo postal era la mejor forma de enviar cartas y documentos. Hoy en día, el correo electrónico le permite comunicarse y compartir información con otras personas de manera más rápida y versátil que los métodos que había disponibles en el pasado. Correo electrónico se refiere a cualquier comunicación que se envía o se recibe a través de equipos, ya sea a través de Internet o mediante un programa de mensajería utilizado con la red interna de una organización, o intranet. La creación, el envío, la recepción y la lectura de mensajes de correo electrónico son las actividades que probablemente realizará con más frecuencia con Microsoft Outlook. El correo electrónico ofrece un método rápido para enviar y recibir mensajes, archivos y documentos como informes, hojas de cálculo y fotografías. Las carpetas de Outlook ya deben contener los elementos de Outlook (mensajes de correo electrónico y fichas de contactos) necesarios para completar los ejercicios de esta lección.
En esta lección aprenderá a crear, poner dirección, dar formato y enviar un mensaje de correo electrónico. Aprenderá a adjuntar un archivo, comprobar si hay mensajes y leerlos, y responder a los mensajes que reciba y reenviarlos. Verá cómo marcar mensajes con un aviso para usted o para el destinatario, de forma que pueda hacer un seguimiento del mensaje en una fecha determinada. También aprenderá a imprimir, buscar y recuperar mensajes que ha enviado. Verá cómo guardar mensajes de correo electrónico que todavía no están terminados y listos para enviar en Borrador, una carpeta donde se almacenan los mensajes incompletos. Por último, aprenderá a eliminar mensajes.
5.2
Utilización de Internet y del World Wide Web
Para completar los ejercicios de esta lección necesitará utilizar los archivos Map y Syllabus de la carpeta Practice del disco duro.
Importante Para completar algunos de los ejercicios de esta lección tendrá que intercambiar mensajes de correo electrónico con un compañero de clase. Si no tiene ningún compañero o está realizando los ejercicios en solitario, puede enviarse el mensaje a sí mismo. Basta con introducir su propia dirección de correo electrónico en lugar de la dirección de un compañero de clase.
Redacción, inclusión de la dirección y envío de mensajes Si ha utilizado otros programas de correo electrónico, probablemente verá que la creación y el envío de mensajes es similar en Outlook. Para crear un nuevo mensaje de correo, haga clic en el botón Nuevo cuando esté en la carpeta Bandeja de entrada. Puede crear un mensaje nuevo de correo electrónico desde cualquier carpeta. Seleccione Nuevo en el menú Archivo y haga clic en Mensaje para ver una nueva ventana de mensaje. El mensaje que cree puede tener la longitud que desee y puede contener cualquier información. En la siguiente ilustración se muestra la ventana utilizada para crear un mensaje de correo electrónico.
Lección 5
Uso de correo electrónico en Outlook
Del mismo modo que debe poner la dirección en un sobre antes de enviar la carta, también debe proporcionar al menos una dirección de correo en el cuadro Para del mensaje. Es posible enviar mensajes de correo a cualquier número de destinatarios y el mensaje se enviará a todos ellos simultáneamente. Para enviar un mensaje a varios destinatarios, escriba un signo de punto y coma después de la dirección de correo de cada destinatario en el cuadro Para. Después de escribir una o más direcciones de correo, escriba el asunto del mensaje, escriba el mensaje y haga clic en el botón Enviar para enviar el mensaje. Normalmente, el mensaje llegará a la Bandeja de entrada del destinatario unos segundos después de que usted lo envíe. Outlook simplifica la inclusión de la dirección en un mensaje de correo si ya ha enviado un mensaje al mismo destinatario anteriormente o si la dirección está almacenada en la Libreta de direcciones de Outlook. La función Autocompletar direcciones termina automáticamente la dirección cuando usted empieza a escribirla. Si la dirección que Outlook sugiere es correcta, presione la tecla Tab para introducir la dirección completa. Si Outlook encuentra varias direcciones coincidentes, presentará una lista de direcciones posibles. Utilice las teclas de dirección para seleccionar la entrada correcta y presione Entrar.
Cuentas de correo electrónico de Internet Microsoft Outlook 2002 acepta varios tipos de cuentas de correo electrónico de Internet. Entre estos tipos de cuenta se incluyen POP3, IMAP y HTTP. ■
Protocolo de oficina de correo 3 (POP3): tipo común de cuenta de correo electrónico suministrado por un ISP (Proveedor de servicios Internet). Para recibir mensajes, se conecta a un servidor de correo electrónico y descarga los mensajes en su equipo local.
■
Protocolo de acceso a correo de Internet (IMAP): los mensajes se almacenan en el servidor de correo electrónico. Cuando se conecta a un servidor de correo, lee los encabezados y selecciona los mensajes para descargarlos a su equipo local.
■
Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP): los mensajes se almacenan, recuperan y muestran como páginas Web. MSN Hotmail, un servicio de correo gratuito basado en el Web ofrecido por Microsoft, proporciona cuentas HTTP.
5.3
5.4
Utilización de Internet y del World Wide Web
Debajo del botón Para está el botón CC. CC es el acrónimo inglés de carbon copy y se refiere a la época de las cartas en papel, cuando se hacían copias mediante papel carbón o calcos. La copia contiene lo mismo que se envía al destinatario que figura en el cuadro Para. Sin embargo, una copia de un mensaje se envía a otras personas con fines únicamente informativos; los destinatarios que figuran en el cuadro CC no tienen que realizar ninguna acción. La función CC es opcional: Puede enviar un mensaje sin enviar ninguna copia. Sin embargo, hay veces que es útil poder enviar una copia de un mensaje a otras personas. Para enviar una copia, basta con escribir la dirección de correo electrónico de una persona en el cuadro CC. Para enviar una copia a varios destinatarios, escriba un signo de punto y coma después de la dirección de correo de cada destinatario. Cuando el destinatario que figura en el cuadro CC recibe el mensaje, aparece su dirección en el encabezado del mensaje como CC. El asunto del mensaje suele ser una breve descripción de la información contenida en el mensaje. Todos los destinatarios de un mensaje verán el encabezado del mensaje cuando éste llegue a sus Buzones de entrada. El encabezado de un mensaje incluye el nombre del remitente, el asunto del mensaje, y la fecha y la hora en que se envió el mensaje. Esta información permite a los destinatarios identificar rápidamente el propósito del mensaje sin necesidad de abrirlo. Si no escribe ningún asunto para un mensaje, Outlook le advertirá de que el mensaje no tiene asunto antes de enviarlo.
Importante Aunque haya hecho clic en el botón Enviar, el mensaje no tiene por qué haberse enviado necesariamente a través de Internet (o de la intranet) todavía. De manera predeterminada, Outlook se conecta al servidor (grupo de trabajo, corporativo o de un proveedor de servicios Internet) para enviar y recibir correo cada 10 minutos. Los mensajes que se han enviado pero que todavía no están en el servidor se almacenan en la Bandeja de salida, una carpeta cuyo acceso directo se encuentra en el grupo Mis accesos directos de la barra de Outlook. Para enviar y recibir correo electrónico inmediatamente, haga clic en el botón Enviar y recibir. Esta acción hará que el equipo se conecte al servidor, enviará todos los mensajes que haya en la Bandeja de salida y recuperará todos los mensajes que haya en el servidor para usted. Para evitar retrasos mientras realiza los ejercicios de este libro, haga clic en el botón Enviar y recibir inmediatamente después de hacer clic en el botón Enviar.
Lección 5
Uso de correo electrónico en Outlook
Dar formato a un mensaje Las apariencias no lo son todo, pero un mensaje que tenga una buena apariencia tendrá un impacto positivo sobre el destinatario. Outlook 2002 utiliza Microsoft Word como editor de correo electrónico predeterminado, por lo que pone a su disposición la eficacia de las opciones de formato propias de Word. Con unos pocos clic con el mouse (ratón) puede aplicar formato que resalte la información importante o que dé a su mensaje un poco de alegría para hacer que destaque entre la multitud de mensajes que abarrotan muchas Bandejas de entrada. La barra de herramientas Formato le resultará familiar si suele utilizar Microsoft Word. Le permite aplicar formatos que crean la imagen que usted desea presentar. Ponga en color el nombre de su producto. Ponga en negrita las fechas de una conferencia para que los destinatarios puedan verlas de un vistazo. Resalte las cifras importantes de un informe de ventas. Sálgase con la suya con una lista con viñetas. Sus opciones son infinitas.
Es fácil aplicar formatos. Escriba el texto del mensaje de correo electrónico en el área del mensaje. Seleccione el texto al que desee dar formato. Haga clic en el botón apropiado de la barra de herramientas Formato. El texto seleccionado adoptará inmediatamente el nuevo formato. Puede incluir la dirección de un sitio Web en un mensaje de correo electrónico. Cuando un destinatario haga clic en la dirección Web, se iniciará automáticamente el explorador Web predeterminado y mostrará ese sitio Web. Es útil incluir la dirección de un sitio Web en el mensaje porque el destinatario no tiene que salir del mensaje para abrir un explorador Web y escribir la dirección del sitio Web para tener acceso al sitio. Para incluir la dirección de un sitio Web en un mensaje, basta con escribirla en el mensaje. Outlook dará formato automáticamente a la dirección (o dirección URL, que es el acrónimo inglés de Uniform Resource Locator, Localizador de recursos universales) como un vínculo a una página Web; por ejemplo, www.microsoft.com/spain/default.asp.
5.5
5.6
Utilización de Internet y del World Wide Web
Marcado de mensajes Algunas veces es necesario recordarse a sí mismo o notificar a los destinatarios la importancia de un mensaje que usted envía. Quizás envíe un mensaje sobre un evento que tiene un plazo concreto o ha pedido información acerca de un tema determinado. Puede marcar el mensaje para que se acuerde de hacer el seguimiento de un tema o puede marcar un mensaje saliente con una solicitud para que alguien haga el seguimiento de la respuesta. Cuando cree un mensaje nuevo, haga clic en el botón Marcar mensaje para seguimiento de la barra de herramientas Mensaje de la ventana de mensaje. Aparecerá un cuadro de diálogo que le permitirá identificar la razón por la que marcó el mensaje, como solicitar una respuesta o solicitar una acción de seguimiento y que indica que no se necesita ninguna respuesta. También puede establecer la fecha de vencimiento de la acción de seguimiento. Cuando un destinatario recibe un mensaje con una marca, el propósito de la marca se muestra en la parte superior del mensaje. Si se estableció alguna fecha, también aparecerá esa fecha. El mensaje aparecerá en la Bandeja de entrada del destinatario con una marca roja, que indica que todavía hay que realizar esa acción, o con una marca gris, que indica que la solicitud ya se ha completado. En este ejercicio redactará un mensaje y lo enviará a un compañero de clase. 1
Cuando esté en la carpeta Bandeja de entrada, haga clic en el botón Nuevo mensaje de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá una ventana de mensaje.
2
En el cuadro Para, escriba la dirección de correo de su compañero de clase o escriba su propia dirección si está trabajando en solitario.
3
Presione Tab dos veces. El punto de inserción pasará al cuadro Asunto.
4
Escriba Recordatorio del picnic y presione Entrar. Se introducirá el asunto y el punto de inserción pasará al área de mensaje.
Lección 5
Uso de correo electrónico en Outlook
5
Escriba Sólo es para recordaros que el 5º picnic anual Diversión bajo el sol se celebrará el sábado 6 de junio. La ventana de mensaje contendrá toda la información necesaria.
6
En la barra de herramientas Mensaje de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Enviar. Se enviará el mensaje al destinatario.
El cuadro Para contendrá la dirección de correo electrónico de su compañero de clase.
Si el servidor no funciona o si hay algún problema con la conexión a Internet, se pondrán los mensajes en la Bandeja de salida hasta que se establezca una conexión.
Adjuntar un archivo a un mensaje En los puestos de trabajo actuales, donde se trabaja a toda prisa, necesita poder entregar información a varias personas en un período de tiempo breve. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works, un centro de vacaciones al aire libre, desea distribuir las hojas de cálculo de Microsoft Excel con las previsiones de ventas a los demás directores del centro. En lugar de distribuir copias impresas o de volver a escribir el contenido de estos documentos en un mensaje de correo electrónico, puede convertir el archivo de hoja de cálculo en un dato adjunto, un documento externo incluido como parte de un mensaje, y enviar el mensaje y el dato adjunto a todos los destinatarios a la vez. Un dato adjunto puede ser un archivo, un documento almacenado en un disco u otro elemento de Outlook. Un archivo puede ser cualquier tipo de documento, como un documento de Microsoft Word, una hoja de cálculo de Excel o una fotografía. Un elemento es un objeto de Outlook, como un contacto, una tarea o una nota. Más adelante en este curso aprenderá a crear y utilizar estos y otros elementos de Outlook.
5.7
5.8
La apariencia del icono depende del tipo de archivo del dato adjunto. Por ejemplo, el icono para un archivo de Word adjunto es el mismo icono que representa los archivos de Word en el Explorador de Windows. El icono para un archivo de Excel adjunto es el mismo icono que representa los archivos de Excel en el Explorador de Windows.
Utilización de Internet y del World Wide Web
El dato adjunto seleccionado aparece en un campo nuevo, el cuadro Adjuntar, situado debajo del cuadro Asunto. El dato adjunto se muestra como un icono, o representación gráfica del archivo adjunto. También se muestran el nombre y el tamaño del archivo. Cuando envíe el mensaje, el destinatario del mismo puede hacer doble clic en el icono para abrir y ver el archivo o el elemento. Para adjuntar un archivo a un mensaje, redacte el mensaje de la forma habitual y haga clic en el botón Insertar archivo de la barra de herramientas Mensaje en la ventana de mensaje. Vaya hasta la carpeta donde está el archivo, haga clic en el nombre de archivo y, después, haga clic en el botón Insertar. Repita este procedimiento si tiene que adjuntar varios archivos a un mensaje. Para adjuntar un elemento de Outlook a un mensaje, haga clic en la flecha hacia abajo que hay junto al botón Insertar elemento en la barra de herramientas Mensaje. Seleccione Elemento para ver el cuadro de diálogo Insertar elemento. En la lista Buscar en, haga clic en el nombre de carpeta correspondiente al tipo de elemento de Outlook, como un contacto, que desea adjuntar. En la lista Elementos del panel inferior, haga clic en el elemento que desea adjuntar y, después, haga clic en Aceptar. El icono que representa el elemento de Outlook adjunto aparecerá en el cuadro Adjuntar.
Establecimiento de la prioridad de un mensaje También puede especificar la prioridad de un mensaje. Cuando marca un mensaje como prioridad Alta, el encabezado del mensaje aparece en la Bandeja de entrada del destinatario con un signo de exclamación rojo, lo que indica que desea que el destinatario responda o lea el mensaje lo antes posible. Cuando marca un mensaje como prioridad Baja, en el encabezado del mensaje aparece una flecha hacia abajo de color azul que indica que el destinatario puede responder o leer el mensaje cuando le venga bien. Para marcar un mensaje con prioridad Alta o Baja: ■
En la barra de herramientas Estándar de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Importancia: Alta (indicado por un signo de exclamación de color rojo).
o bien ■
En la barra de herramientas Estándar de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Importancia: Baja (indicado por una flecha hacia abajo de color azul).
Lección 5
Uso de correo electrónico en Outlook
En este ejercicio redactará un mensaje, le adjuntará una imagen, y enviará el mensaje y el archivo adjunto al destinatario. 1
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Nuevo mensaje. Aparecerá una ventana de mensaje.
2
En el cuadro Para, escriba la dirección de correo electrónico del destinatario.
3
Presione Tab dos veces y escriba Invitación al picnic Diversión bajo el sol en el cuadro Asunto.
4
Presione Entrar. En el área de mensaje, escriba Espero veros en el picnic el 6 de junio a las 1:30 p.m. Para ver cómo llegar al Parque de las cerezas, consultad el mapa adjunto. Nos vemos allí.
5
En la barra de herramientas Mensaje de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Insertar archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar archivo.
6
Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en, vaya hasta la carpeta Unlimited Potential del disco duro y haga doble clic en ella.
7
Haga doble clic en la carpeta Practice.
8
Haga doble clic en la carpeta Lesson05.
5.9
5.10
Utilización de Internet y del World Wide Web
9
Haga doble clic en el archivo Map para adjuntarlo al mensaje de correo electrónico. Outlook adjuntará el archivo Map al mensaje de correo y se cerrará el cuadro de diálogo Insertar archivo. Su pantalla debe tener una apariencia similar a la mostrada en la siguiente ilustración.
10
En la barra de herramientas Mensaje de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Enviar. Se enviará el mensaje al destinatario.
Si envía un adjunto de correo a alguien que se conecta a Internet mediante un módem lento (33,6 KBps o menos), debe limitar el tamaño del adjunto a 300 KB como máximo. Los mensajes que tienen datos adjuntos grandes pueden tardar mucho tiempo en recibirse en el programa de correo electrónico del destinatario.
Comprobación de si hay mensajes de correo electrónico Igual que Outlook envía correo cada 10 minutos, también comprueba automáticamente si hay correo nuevo cada 10 minutos. Más adelante en este curso aprenderá a cambiar este valor a un intervalo más largo o más corto. Puede comprobar manualmente si hay mensajes en cualquier momento. Basta con hacer clic en el botón Enviar y recibir de la barra de herramientas Estándar. Todos los mensajes que haya en el servidor de correo aparecerán en la Bandeja de entrada.
Lección 5
Uso de correo electrónico en Outlook
Importante El correo entre oficinas, el correo electrónico enviado a través de una red de área local (LAN) o a una oficina de correos de Microsoft Exchange Server, suele enviarse de forma casi instantánea. Sin embargo, cuando envía correo a alguien que está fuera de su LAN o de Exchange Server, el mensaje se envía a través de Internet. El servidor de correo de su proveedor de servicios Internet pone los mensajes entrantes en una cola de correo. La cola de correo es una lista de mensajes recibidos por un servidor de correo y estos mensajes están organizados según el orden en que se recibieron. A su vez, los mensajes se envían a los destinatarios en el orden en que los recibió el servidor. Algunas veces, esto significa que tendrá que esperar unos minutos hasta recibir un mensaje de correo de Internet que le han enviado.
En este ejercicio comprobará si hay mensajes de correo electrónico entrantes. 1
Si es necesario, haga clic en la barra del grupo Accesos directos de Outlook de la barra de Outlook y, después, haga clic en el acceso directo Bandeja de entrada. Aparecerá el contenido de la carpeta Bandeja de entrada. En el caso de los mensajes que ya ha recibido, los encabezados de los mensajes se mostrarán en el panel superior de la ventana de mensaje.
5.11
5.12
Si está utilizando Exchange Server para enviar y recibir mensajes de correo electrónico, o si tiene varias cuentas de correo, seleccione Enviar y recibir en el menú Herramientas, y haga clic en la cuenta desde la que desee enviar y recibir mensajes.
2
Utilización de Internet y del World Wide Web
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Enviar y recibir. Aparecerá brevemente una barra de progreso que indica que Outlook está enviando y recibiendo mensajes antes de que aparezcan los nuevos encabezados de mensajes en el panel superior de la ventana de mensaje. Usted o su compañero de clase crearon y enviaron los mensajes en los ejercicios anteriores.
Lectura de mensajes De manera predeterminada, el panel Vista previa aparece al abrir la carpeta Bandeja de entrada. El panel Vista previa está situado bajo la Bandeja de entrada. Para leer el texto de un mensaje en el panel Vista previa, haga clic en el encabezado del mensaje en la Bandeja de entrada. Los mensajes que ya ha leído se muestran con un icono de sobre abierto a la izquierda del encabezado y los mensajes no leídos aparecen con un icono de sobre cerrado. Si el panel Vista previa no se muestra, haga doble clic en el encabezado de un mensaje para abrir el mensaje en una ventana independiente. La característica Vista previa se ha mejorado en Outlook 2002. Seleccione Vista previa automática en el menú Ver. Se mostrarán hasta tres líneas de cada mensaje en la Bandeja de entrada, justo debajo del encabezado de mensaje. Esto le permite ver si hay mensajes importantes y leer un mensaje sin abrirlo en una ventana independiente. Vista previa automática es útil si recibe docenas de mensajes cada día y desea recorrerlos rápidamente para determinar qué mensajes debe leer primero. Puede detectar rápidamente mensajes de correo electrónico no deseado que tengan encabezados engañosos. El panel Vista previa muestra el encabezado completo del mensaje y ofrece una barra de desplazamiento para ver el mensaje entero. También puede abrir un dato adjunto en el panel Vista previa. En la esquina superior derecha del panel Vista previa, haga clic en el icono de clip de papel y, después, haga clic en el dato adjunto. Los comandos de menú de los paneles Vista previa automática y Vista previa son alternadores. Es decir, si hace clic en uno de estos comandos mientras la característica está activada, se desactivará dicha característica. Si hace clic en uno de estos comandos mientras la característica está desactivada, se activará dicha característica. Seleccione el panel Vista previa automática o Vista previa en el menú Ver para alternar cada una de estas características.
Lección 5
Uso de correo electrónico en Outlook
En este ejercicio leerá los mensajes de correo que le ha enviado su compañero de clase. Asegúrese de hacer un único clic en el mensaje Recordatorio del picnic en el paso 1. Hacer doble clic en el mensaje produce otro resultado diferente.
También puede abrir el dato adjunto en el panel Vista previa. En el encabezado del mensaje, haga clic en el icono que represente el dato adjunto.
1
Haga clic en el encabezado del mensaje Diversión bajo el sol. El mensaje se mostrará en el panel Vista previa.
2
Haga doble clic en el encabezado del mensaje Invitación al picnic Diversión bajo el sol. El mensaje se mostrará en una ventana independiente. Observe el icono de dato adjunto que hay en el mensaje.
3
Haga doble clic en el icono de archivo adjunto Map en la ventana de mensaje. El mapa aparecerá en una ventana independiente de la aplicación utilizada en el equipo para ver los gráficos.
4
En la esquina superior derecha de la ventana que contiene el mapa, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la aplicación.
5
En la esquina superior derecha de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará el mensaje.
5.13
5.14
Utilización de Internet y del World Wide Web
Respuesta y reenvío de mensajes Si recibe un anuncio por correo postal, puede leerlo o descartarlo. Si recibe una carta de un amigo por correo postal, puede responderle si escribe y envía una respuesta a su amigo. El correo electrónico es similar. Algunas veces leerá un mensaje de correo electrónico sin enviar una respuesta. Otras veces responderá a los mensajes de correo electrónico enviados por sus amigos o compañeros. Una respuesta envía una copia del mensaje original y el texto adicional que usted escribe. El destinatario ve el texto RE: y el asunto original en el encabezado del mensaje. Cuando responde a un mensaje, la respuesta se envía automáticamente al remitente. Si el mensaje original se envió a usted y a otros destinatarios más, puede elegir entre responder al remitente y responder a todos los demás destinatarios. Después de recibir un mensaje de correo electrónico, puede decidir que la información contenida en ese mensaje será útil para otras personas. En tal caso, puede reenviar el mensaje a otros destinatarios. Reenviar un mensaje le permite enviar un mensaje a personas que no estaban incluidas originalmente en la lista de destinatarios. Basta con hacer clic en el botón Reenviar de la barra de herramientas Estándar de la carpeta Bandeja de entrada, escribir las direcciones de correo de los destinatarios adicionales en el cuadro Para y hacer clic en el botón Enviar. También puede escribir información adicional al principio del mensaje reenviado antes de enviarlo. Necesitará la dirección de correo electrónico de alguien de su clase que no sea su compañero para poder realizar este ejercicio. Si no hay disponible otra dirección de correo, utilice la suya. Las respuestas y los mensajes reenviados se enviarán a su dirección.
En este ejercicio responderá al mensaje que usted recibe y lo reenviará a otra persona. 1
En la Bandeja de entrada, compruebe que esté seleccionado el encabezado del mensaje Invitación al picnic Diversión bajo el sol.
2
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Responder. Aparecerá una ventana de respuesta que contiene el mensaje original. El punto de inserción estará ya en el área de mensaje.
3
En el área de mensaje, escriba Sí, iré al picnic.
4
En la barra de herramientas Estándar de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Enviar. Se enviará la respuesta a su compañero de clase.
5
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Enviar y recibir. Llegará a la Bandeja de entrada una respuesta de su compañero de clase.
6
En la Bandeja de entrada, haga clic de nuevo en el encabezado del mensaje Invitación al picnic Diversión bajo el sol.
Lección 5
Cuando reenvía un mensaje puede agregar texto nuevo en el área del mensaje antes de enviarlo.
Uso de correo electrónico en Outlook
7
Haga clic en el botón Reenviar de la barra de herramientas. Aparecerá una ventana de reenvío donde se mostrará el mensaje original.
8
En el cuadro Para, escriba la dirección de correo electrónico de otra persona del aula que no sea su compañero de clase.
9
En la barra de herramientas Estándar de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Enviar. Se reenviará el mensaje a un miembro de la clase.
10
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Enviar y recibir. Llegará a la Bandeja de entrada un mensaje reenviado de un miembro de la clase.
Sugerencia También puede responder o reenviar un mensaje si hace clic en Responder o en Reenviar en el menú Acciones.
Impresión de mensajes A veces resulta cómodo imprimir una copia de un mensaje de forma que pueda leerlo cuando no esté delante de su equipo o que pueda dar el mensaje impreso a otra persona que no tenga acceso al correo electrónico. Por ejemplo, los empleados de Adventure Works encontraron útil imprimir una copia de un mensaje que daba instrucciones para ir al picnic de la compañía y poder así llegar al parque sin perderse. Al imprimir un dato adjunto, Outlook puede mostrar un cuadro de alerta que le avisa del posible peligro de virus ocultos en los mensajes adjuntos. Haga clic en el botón Imprimir del cuadro de mensaje para continuar con el proceso de impresión.
También puede imprimir datos adjuntos al mensaje si la aplicación usada para crearlos está instalada en su equipo. Puede imprimir un dato adjunto si lo abre y utiliza el comando Imprimir del programa que abre el dato adjunto. También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en el icono del dato adjunto en la ventana de mensaje y hacer clic en Imprimir en el menú contextual. El dato adjunto se imprimirá en la impresora predeterminada de su equipo. Outlook incluye varias opciones para imprimir mensajes de correo electrónico cuando se encuentra en la carpeta Bandeja de entrada. Los mensajes se pueden imprimir en estilo Tabla o Memorando. Si imprime utilizando el estilo Tabla, el documento contendrá una lista de mensajes en formato de tabla, similar a la Bandeja de entrada; los encabezados de los mensajes que haya actualmente en la Bandeja de entrada aparecerán en una lista bajo los encabezados de columna, como De, Asunto y Recibido. Si imprime con el estilo Memorando, el documento incluirá su nombre en la parte superior de la página, información acerca del mensaje (de quién era el mensaje, cuándo se envió, a quién fue enviado y su asunto); el mensaje propiamente dicho aparece al final.
5.15
5.16
Utilización de Internet y del World Wide Web
Seleccione Configurar página en el menú Archivo para abrir el cuadro de diálogo Configurar página. Esto le permite obtener una vista previa del estilo de página, el tamaño de las columnas y las filas (si seleccionó el estilo Tabla) y las fuentes con que se imprimirá el mensaje. Haga clic en la ficha Papel del cuadro de diálogo Configurar impresión para cambiar el tipo de papel y seleccionar un estilo de página. Entre las opciones de papel se incluyen carta, oficio y A4. Los estilos de página incluyen Day-Timer y Franklin Day Planner. En este ejercicio imprimirá un mensaje de correo electrónico en el estilo Memorando, y configurará Outlook para que imprima un mensaje de correo y sus datos adjuntos. 1
En la Bandeja de entrada, haga clic en el encabezado del mensaje Recordatorio del picnic. Se seleccionará el encabezado del mensaje Recordatorio del picnic.
2
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Imprimir. Se imprimirá una copia del mensaje de correo electrónico.
3
Haga clic en el encabezado original del mensaje Invitación al picnic Diversión bajo el sol.
4
En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir. Las opciones del cuadro de diálogo serán diferentes si elige Estilo de tabla.
5
En la sección Opciones de impresión del cuadro de diálogo, active la casilla de verificación Imprimir archivos adjuntos y haga clic en Aceptar. Outlook imprimirá el mensaje de correo en el estilo Memorando e imprimirá también los datos adjuntos.
Lección 5
Uso de correo electrónico en Outlook
Búsqueda de mensajes Si suele enviar y recibir muchos mensajes, la Bandeja de entrada y la carpeta Elementos enviados puede contener docenas o incluso cientos de mensajes. En algún momento quizás necesite hacer un seguimiento de un mensaje determinado enviado a un destinatario o de un mensaje recibido de una dirección de correo concreta. Por ejemplo, uno de los nuevos empleados de Adventure Works dice que no recibió las instrucciones para llegar al picnic. El remitente abrió la carpeta Elementos enviados y buscó una palabra clave o una frase (como instrucciones picnic) que sabía que estaba contenida en el mensaje. Reenvió el mensaje al empleado que no había recibido las instrucciones. En este ejercicio buscará los mensajes que contienen la palabra instrucciones. 1
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Buscar. Aparecerá el panel Buscar elementos en Bandeja de entrada.
2
En el cuadro Buscar, escriba instrucciones.
3
Seleccione la ubicación donde desea buscar.
4
Haga clic en el botón Buscar ahora. Se mostrarán los resultados. Los mensajes que contienen instrucciones deben ser los únicos que se muestren.
5
Haga clic en el botón Cerrar del panel Buscar elementos. Se cerrará el panel.
5.17
5.18
Utilización de Internet y del World Wide Web
Recuperación de mensajes Si está conectado a una red que utiliza Microsoft Exchange Server, puede recuperar un mensaje y enviar un mensaje actualizado. Utilice esta característica para volver a enviar información que se había enviado incorrectamente o para recuperar mensajes enviados a un destinatario equivocado. Por ejemplo, el director de actividades recreativas de Adventure Works envió un mensaje al equipo de planeamiento para anunciarles un próximo evento y escribió accidentalmente una fecha errónea para dicho evento. Recuperó el mensaje, corrigió la fecha y envió el mensaje corregido. Para que se pueda recuperar un mensaje, debe cumplir cuatro criterios. El destinatario debe tener iniciada una sesión en la red. El destinatario debe utilizar Microsoft Outlook. El mensaje debe estar en la Bandeja de entrada del destinatario. El mensaje debe estar sin leer. Para recuperar un mensaje, siga estos pasos: 1
Abra la carpeta Elementos enviados.
2
Haga doble clic en el mensaje que desea recuperar.
3
Haga clic en Recuperar este mensaje en el menú Acciones.
4
Elija entre eliminar los mensajes no leídos o eliminar los mensajes no leídos y enviar un mensaje sustitutorio.
5
Haga clic en Aceptar para recuperar el mensaje.
Eliminación de mensajes Para seleccionar varios encabezados de mensaje que se muestran juntos, haga clic en el primer encabezado, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el último encabezado de mensaje. Para seleccionar varios encabezados de mensaje que no se muestran juntos, haga clic en el primer encabezado, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada encabezado de mensaje que desee seleccionar.
Después de leer mensajes nuevos puede dejarlos en la Bandeja de entrada. Sin embargo, verá que con el tiempo la Bandeja de entrada puede estar abarrotada si no organiza o quita mensajes periódicamente. Puede eliminar los mensajes de correo electrónico viejos si hace clic en el encabezado del mensaje y, después, hace clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas Estándar o si presiona la tecla Supr. Cuando elimina mensajes, no se quitan de Outlook de manera definitiva. En su lugar, se ponen en la carpeta Elementos eliminados hasta que decida vaciarla. Esta precaución permite restaurar los mensajes si los elimina accidentalmente o si se da cuenta de que todavía necesita algunos mensajes eliminados.
Lección 5
Uso de correo electrónico en Outlook
En este ejercicio eliminará un mensaje de la Bandeja de entrada y vaciará la carpeta Elementos eliminados.
Para restaurar un mensaje eliminado, arrastre el mensaje desde la carpeta Elementos eliminados al acceso directo Bandeja de entrada de la barra de Outlook.
También puede eliminar todos los mensajes de la bandeja Elementos eliminados si hace clic en Vaciar la carpeta “Elementos eliminados” en el menú Herramientas.
1
En la Bandeja de entrada, haga clic en el encabezado del mensaje Recordatorio del picnic.
2
En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Eliminar. El mensaje irá a la carpeta Elementos eliminados.
3
En la lista de carpetas, haga clic en Elementos eliminados. Se abrirá la carpeta Elementos eliminados y mostrará el mensaje que usted eliminó.
4
Haga clic en el mensaje. Se seleccionará el mensaje.
5
Presione Supr. Aparecerá un cuadro de alerta donde se le pedirá que confirme la eliminación.
6
Haga clic en Sí. Se quitarán los elementos de la carpeta Elementos eliminados y se eliminarán de manera definitiva.
Guardar borradores Si le interrumpen mientras redacta un mensaje, puede guardarlo en la carpeta Borrador. Puede terminar y enviar el mensaje más tarde. Hay dos formas de crear el borrador de un mensaje: ■
En la esquina superior derecha de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Cerrar. Outlook le preguntará si desea guardar el mensaje. Haga clic en Sí para guardar el mensaje sin enviarlo.
o bien ■
En la barra de herramientas Estándar de la ventana de mensaje, haga clic en el botón Guardar y, después, haga clic en el botón Cerrar de la esquina superior derecha de la ventana de mensaje.
Para recuperar un borrador de forma que pueda completar el mensaje y enviarlo: 1
Muestre la lista de carpetas y haga clic en la carpeta Borrador.
2
Haga doble clic en el mensaje para abrirlo.
3
Termine o modifique el mensaje y envíelo de la manera habitual.
5.19
5.20
Utilización de Internet y del World Wide Web
Resumen de la lección En esta lección se han presentado algunas de las posibilidades de correo electrónico de Outlook, incluyendo cómo redactar, guardar y enviar correo electrónico. Ha aprendido a leer un mensaje, y a responder a mensajes y reenviarlos. También ha aprendido a incluir un dato adjunto en un mensaje de correo electrónico, buscar y eliminar un mensaje, y mover elementos entre dos carpetas. Si va a proseguir con la siguiente lección: ■
En la esquina superior derecha de la lista de carpetas, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la lista de carpetas.
Si no va a proseguir con otras lecciones: ■
En la esquina superior derecha de la lista de carpetas, haga clic en el botón Cerrar. Se cerrará la lista de carpetas.
Ejercicio corto 1
¿Cómo comprueba manualmente si hay mensajes en Outlook, sin esperar que se envíen o se reciban los mensajes en el intervalo preestablecido?
2
¿Qué pasos hay que seguir para crear un mensaje de correo electrónico?
3
¿Qué ocurre con un mensaje cuando lo elimina de la Bandeja de entrada?
4
¿Qué información contiene el encabezado de un mensaje?
5
¿Cómo se lee un mensaje de correo electrónico?
6
¿Cómo guarda un mensaje sin enviarlo, de forma que pueda terminarlo o modificarlo más tarde?
7
¿Qué es la Bandeja de entrada?
8
¿Qué puede insertar en mensaje de correo electrónico de Outlook?
9
¿Qué función tiene Vista previa automática?
Lección 5
Uso de correo electrónico en Outlook
Resumen de conceptos Ejercicio 1: el director de aprendizaje de Adventure Works debe enviar
un anuncio del curso de Outlook a todos los que se hayan apuntado al curso. El mensaje debe incluir la fecha, la hora y la ubicación del curso. Utilice la fecha, la hora y la ubicación del curso de Outlook para ofrecer esta información. Se debe enviar un programa del curso como dato adjunto. El programa del curso se encuentra en la carpeta Lesson05 de la carpeta Practice del disco duro. Envíe el anuncio del curso con el programa, e incluya una marca, a su compañero, a otro miembro de la clase y a sí mismo. Cuando reciba el mensaje, imprima el programa del curso. Ejercicio 2: después de enviar el anuncio del curso, descubrió que la ubicación
del aula ha cambiado. Notifique a los destinatarios que la ubicación del aula ha cambiado. Después de realizar esta tarea, elimine el mensaje. Ejercicio 3: cree un mensaje donde se describan las ventajas de utilizar
Outlook. Utilice la barra de herramientas Formato para aportar interés visual al mensaje. Establezca una marca para solicitar una respuesta antes de 10 días. Envíe el mensaje. Ejercicio 4: mueva los mensajes enviados sobre el picnic de la carpeta Elementos enviados a la carpeta Elementos eliminados. Elimine los mensajes. Ejercicio 5: un compañero se queja de que sus mensajes de correo tardan
varios minutos en enviarse y con frecuencia sufre retrasos al recibir mensajes. Utilice la Ayuda de Microsoft Outlook para explicar el retraso en el envío y la recepción de correo. Describa cómo puede resolver el problema.
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