Un repaso a la Planeación Hoshin

En este módulo aprenderemos a revisar los resultados del proceso de Planeación Hoshin. Al finalizar este módulo ustedes podrán monitorear resultados continuamente utilizando un documento A3, así también como crear y presentar reportes de contramedida, identificando los “factores críticos de éxito” y también como estos se relacionan con la revisión de resultados. Es muy importante contar con solo un “Centro de Control” para una buena comunicación visual y facilitar el aprendizaje. Algunas empresas prefieren mantener esta información a puertas cerradas, sobre todo si algunas de las iniciativas estratégicas no son públicas o contienen información sensible de Recursos Humanos, también es esencial el contar con un calendario cíclico de revisión que le permita a la empresa el poder rastrear los resultados con la frecuencia adecuada. Lo que solemos ver comúnmente es que la frecuencia de los controles aumente a medida que se acercan al punto de acción, por ejemplo, el CEO y sus ejecutivos probablemente revisarán sus A3s mensualmente, mientras que los supervisores y líderes de equipos revisarán sus A3s semanalmente, y en ocasiones, a diario. Cuando inicien el proceso de Planeación Hoshin, les recomendamos que los líderes de su empresa se reúnan dos veces al mes para acelerar el ciclo de aprendizaje, una vez que el proceso ha madurado, pueden cambiar a hacer revisiones mensuales. En el primer o segundo año, las revisiones frecuentes son la clave del éxito y existe una tendencia natural a que la asistencia disminuya en cada junta, así que traten este proyecto como una misión crítica donde sea obligatorio el presentarse, la última fase del proceso de Planeación Hoshin es el de crear nuevas juntas, así que todas las sesiones de revisión Hoshin deben integrarse con ciclos de administración existentes, en otras palabras, les recomendamos el substituir las juntas en vez de agregar nuevas. Es muy importante el definir las normas para que las juntas de revisión Hoshin sean efectivas y aunque hay muchas formas diferentes de resolver esto, queremos compartir con ustedes algunos consejos e ideas de cómo ejecutar sus Juntas de revisión Hoshin.

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En este ejemplo podemos ver cómo es que luce la sección superior derecha una vez que los equipos de trabajo incluyeron sus iniciativas principales.

Ustedes pueden ver que existen círculos amarillos, rojos y verdes al lado de cada iniciativa. Los círculos verdes representan artículos de acciones que están a tiempo. Los amarillos nos previenen de que esa iniciativa esté en peligro de no ser completada a tiempo. Y los círculos rojos significa que la iniciativa o acción o fuera del plan o está ya muy retrasada. Más adelante en este módulo vamos a compartir con todos ustedes un mapa para saber cómo dirigir una junta de revisión Hoshin, uno de los temas que veremos ahí es como los miembros del equipo pueden reportar acciones que no pudieron llevarse a cabo, para ilustrarlo con un ejemplo, veamos como el equipo solucionó el artículo de acción número 3, creando lo que llamamos un Reporte de Contramedidas de Planeación Hoshin.

Este reporte es muy similar a un A3, por ejemplo, lo primero que el equipo debe de hacer es describir el problema, en este ejemplo, vemos que este equipo se ha retrasado y aún no han

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podido identificar cuáles son los conductores que son parte del problema. La siguiente sección está planeada para que el equipo incluya una muy breve descripción de lo que ellos creen que son las causas del problema de raíz que están experimentando. En este ejemplo, el equipo reporta que no hay suficiente colaboración entre los dos departamentos, adicionalmente su sistema de recolección de datos no es lo que ellos necesitan y, por último, el equipo añadió que varias juntas fueron canceladas debido a problemas de producción. Una vez hecho esto, el equipo puede trabajar en definir las contramedidas necesarias. Por ejemplo, el equipo ha decidido asignar líderes de proyectos para los departamentos de Ensamblaje y Aserradero, también han decidido invitar al Director General de la planta a sus juntas cada quince días, asegurándose de que reciben el apoyo necesario de la administración. La última sección del informe resume como estas contramedidas serán medidas. Por ejemplo, una de las contramedidas es que se inicie la recolección de información de datos defectuosos cada hora, y para confirmar, un miembro del equipo de otro departamento verificara que esto efectivamente ocurra. Otra herramienta popular de seguimiento de Planeación Hoshin se llama “La Tabla de Boliche” ya que se parece a una tabla de puntuación de juego de bolos. Esta herramienta visual se utiliza para monitorear medidas clave de rendimiento mensual, esta tabla se le mostrará a todo el equipo pertinente en una sala de guerra o una sala de juntas Hoshin durante las juntas de revisión, como vemos en esta gráfica de “Tabla de Boliche”, cada estrategia inicia con su nivel en la tabla de medición actual. Esto es a veces llamado el “Punto de Partida”.

Es entonces cuando podemos documentar un plan mensual de medición, tomando nota de los resultados reales justo debajo, cuando no llegamos a la meta, coloreamos esa celda de color rojo o amarillo y la persona responsable crea un informe de contramedida Hoshin.

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¿Cómo es que muchas empresas realizan sus juntas de revisión Hoshin? El punto principal al cual nos gustaría que le pusieran más atención es que los A3s son los puntos clave de esta junta. Cada participante de la junta debe revisar todos y cada uno de los A3 antes de que la junta inicie, así mismo deben de procurar tener juntas informales para poder responder de cualquier pregunta que pudieran tener, esto debe de suceder antes de la junta, garantizando así que la junta de revisión sea lo más eficiente posible. Una vez que la junta comienza, los dueños de los A3 presentan el progreso de cada uno de sus equipos y si alguna de sus acciones esta en rojo o amarillo, tienen que presentar la contramedida correspondiente. ¿Como usar el proceso de revisión trimestral y anual? Es muy importante llevar a cabo sesiones trimestrales de reflexión, donde las lecciones aprendidas son escritas y compartidas con el resto del equipo. Adicionalmente, debe de llevarse a cabo una revisión anual, donde el equipo pueda trabajar en encontrar las formas de mejorar el proceso Hoshin, y al mismo tiempo establecer los objetivos clave del próximo año; El aspecto más importante de la junta de revisión Hosin es el de comunicar lo aprendido y el progreso logrado mediante la actualización de las normas de la empresa, aquí también es cuando se establecen las normas para las juntas, su frecuencia, como agendarlas, y cuanta información es presentada en ellas. El proceso de Planeación Hoshin debe de mejorarse siempre.

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