AMSO Consulting

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Empresa creada en el año 1960, inició su actividad con la comercialización de carburantes, ubicados en la parte sur de Andorra. En el año 1982 se crea el Hotel Sant Eloi, junto con el cual nace la tienda de restauración (cafetería)...

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DATOS DE LA EMPRESA

CASO DE ESTUDIO

I. DATOS DE LA EMPRESA

II. RESEÑA DE LA EMPRESA

Sector Económico.- Distribución y servicios.

Empresa creada en el año 1960, inició su actividad con la comercialización de carburantes, ubicados en la parte sur de Andorra. En el año 1982 se crea el Hotel Sant Eloi, junto con el cual nace la tienda de restauración (cafetería). En la actualidad, Sant Eloi está presente en las áreas de servicios, cuentan con un hotel de 86 habitaciones más el área de restauración, además tiene el servicio de distribución con una cadena de 10 gasolineras.

Plantilla.- 150 empleados aprox. ERP.- Dynamics NAV 25 usuarios + 25 en puntos de venta. Locación.Andorra.

Sant

Julià

de

Lòria.

Proyecto Implantado.- Herramienta de Gestión Presupuestaria Prophix for SQL. Responsable del proyecto.- Víctor Melià – Director Financiero. Ventas totales 2009.- >50 millones de Euros.

III. RECONOCIMEINTO PROBLEMA

DEL

Grup Sant Eloi es un grupo de empresas que cuent con 25 departamentos de ventas y un total de 56 departamentos diferentes en todo el grupo, para los cuales, se debían de presentar resultados acumulados, así como el comparativo interanual con sus correspondientes variaciones. Para lograr esto, un experto (el Director financiero de la empresa) desarrolló una hoja de cálculo que sólo él podía modificar, lo cual, generaba una amenaza para la empresa por que todo estaba centralizado en una sola persona. De otro lado, el sistema con el que venían trabajando era poco flexible para realizar cambios (por ejemplo, la creación de un nuevo miembro de una dimensión), se tenía que tener en cuenta que al crear una tienda adicional, significaba crear un departamento adicional, es decir, la persona que desarrolló las hojas de cálculo debía de hacer ...

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este trabajo. Además, el presupuesto anual suponía 20 días, entre otros puntos, se puede comentar que no

VI. PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO

VII. DATOS ADICIONALES QUE SE DESEEN INCLUIR.

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existía un forecasting, no había una planificación plurianual, ni un balance planificado a 5 o 3 años, el acumulado no era actualizado automáticamente. Para todo lo mencionado anteriormente se buscaba una mejora. IV. OBJETIVOS QUE BUSCABA ALCANZAR LA EMPRESA Lo que buscaba Grup Sant Eloi, era reducir el tiempo de cierre presupuestario mensual, además de que la nueva herramienta se integrara con Navision y los demás sistemas con los cuales trabajaban como el sistema de gestión de reservas para el hotel, etc. Con el propósito de que se recogiera toda la información de estos, y además, la nueva herramienta debía de ser 100% compatible con el entorno de trabajo Microsoft. La herramienta, debía de ser adquirida por licencias, que las adaptaciones estuviesen contempladas de forma continua dentro del producto y que el coste de mantenimiento sea de mínima dependencia del área de informática, se estudiaron otras herramientas en el mercado, pero éstas quedaban fuera del presupuesto inicial. Uno de los objetivos principales, era que el tiempo de implantación y formación fuera rápido, que estuviera listo para ser utilizado de manera inmediata, que no necesitara de atención presencial, ni absorber recursos del departamento de informática, se buscaba ser totalmente autónomos en todo sentido.

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Grup Sant Eloi, después de hacer una investigación en el mercado, relacionada con una herramienta de gestión presupuestaria, contacta con Amso Consulting, quién ofrece PROPHIX for SQL, herramienta que cumplía con las características que buscaba la empresa y a un precio accesible, como se tenían claros los objetivos, éste era un producto que cumpliría con la mejora de la cadena de productividad de la empresa. Se toma la decisión de realizar la implantación del proyecto en el mes de enero 2009 y todo quedó listo a mediados del mes de abril, la empresa comienza a realizar su gestión presupuestaría con el nuevo sistema de cara al año 2010.

Después de que la empresa ha logrado alcanzar estos resultados, si deben mirar hacia un futuro muy próximo, consideran que con la utilización de Prophix for SQL, lograrían realizar el cierre mensual en 0,5 días, que de cara al presupuesto 2011, se concluirían estos en 4 días mejorando el workflow, serían capaces de potenciar sus análisis a través de la herramienta Delta Analysis, con proyecciones del tipo: ¿qué pasaría si?, crear un CPM, con medidas de rendimiento corporativo.

VI. RESULTADOS OBTENIDOS

Nombre: Víctor Meliá.

Entre los beneficios que Grup Sant Eloi obtuvo al implantar Prophix for SQL Server, fueron llegar a realizar el cierre mensual en un día, anteriormente cerraban el día 26 de cada mes, hoy lo hacen al día 21; este cierre, lo pueden obtener en mensual y acumulado en cualquier momento de año, de otro lado, son capaces de realizar cambios dinámicamente, agregar nuevas tiendas, crear nuevos informes, nuevos departamentos y lograr consolidarlos todos. El usuario, tiene hoy en día, total independencia, no se requiere de informática, los presupuesto del año se logran hacer en 8 días, lo que antes demoraban 20, se hacen planificaciones financieras a 3 y 5 años y de manera mensual, logran 3 actualizaciones del ejercicio (reforcast) uno después de semana santa, otro en el verano y por último en el mes de noviembre.

Cargo en la Empresa: Director Financiero

Apuesta de futuro: Magic Quadrant de Gartner.

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